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Orientaciones para La Formación y Participación de La Cuenta
Orientaciones para La Formación y Participación de La Cuenta
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PRESENTACIN
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CONTENIDO
1.INTRODUCCIN................................................................................................................ 3
2.DE LA FORMACIN Y PARTICIPACIN DE LA CUENTA ................................................ 6
1.1. Aspectos Generales ................................................................................................ 7
1.1.1. De la Cuenta y los Cuentadantes ................................................................... 7
1.1.2. Del Ejercicio Econmico Financiero .............................................................. 10
1.1.3. De la Participacin al rgano de Control Fiscal ......................................... 10
3.DE LA DOCUMENTACIN NECESARIA PARA LA FORMACIN DE LA CUENTA ....... 11
1.2. Relacionada con el Sistema de Control Interno ................................................ 12
1.2.1. Organizativos ................................................................................................... 12
1.2.2. Planificacin y Gestin ................................................................................... 13
1.2.3. Contable .......................................................................................................... 14
1.2.4. Administrativo................................................................................................... 14
1.2.5. Presupuestario ................................................................................................. 15
1.2.6. Financiero ......................................................................................................... 17
1.3. Relacionada con los Ingresos, Rentas, Ventas u otros. ..................................... 18
1.4. Relacionada con los Fondos (Egresos o Gastos) ............................................... 20
1.5. Relacionada con los Bienes Pblicos .................................................................. 25
1.5.1. Proveeduras y Almacenes ............................................................................. 26
4.DEL ARCHIVO Y DESINCORPORACIN DE LOS DOCUMENTOS................................ 27
5.DE LAS SANCIONES ........................................................................................................ 28
6.DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................... 29
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1. INTRODUCCIN
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Contralora General de la Repblica, mediante Resolucin que sera publicada
en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
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administracin, manejo o custodia de los recursos (Ingresos, Fondos y Bienes)
en un ejercicio econmico financiero o perodo determinado, segn
corresponda, as como la informacin sobre la programacin de metas y
objetivos a alcanzar y los resultados de su ejecucin.
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2. DE LA FORMACIN Y PARTICIPACIN DE LA CUENTA
Aspectos Generales
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econmico financiero o perodo determinado, para lo cual se designar un
(1) solo cuentadante principal, salvo en aquellos casos donde existan
dependencias de ingresos o rentas separadas y desvinculadas de la
administracin de los fondos o bienes, (Ejemplo: Servicios Desconcentrados),
en cuyo caso pudieran existir cuentadantes adicionales como responsables
de las dependencias de ingresos, rentas o Servicios Desconcentrado, quienes
tendrn la obligacin de formar, participar y rendir en la misma oportunidad
la cuenta, conjuntamente con el cuentadante principal o responsable de
gastos y bienes.
Cabe sealar que las mximas autoridades de los rganos y Entes, debern
mediante acto administrativo, designar el o los cuentadante responsables de
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la administracin, manejo o custodia de recursos en el ejercicio econmico
financiero o perodo determinado sujeto a la formacin de la cuenta, quienes
tendrn la obligacin de prepararla, formarla y notificar al rgano de control
fiscal correspondiente. Dichas designaciones debern ser informadas
oportunamente al rgano de control fiscal.
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materia de ingresos, fondos y bienes, cuya finalidad es poner a disposicin
del rgano de control fiscal correspondiente, la documentacin
debidamente organizada que justifique que la administracin, manejo y
custodia permitieron el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales
en un perodo determinado.
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Cabe sealar que, al momento de participar por escrito que la cuenta se
encuentra formada y lista para su examen, se debe anexar un listado o
relacin de todos los documentos, registros y saldos que la conforman,
incluyendo los aspectos organizativos, de planificacin, gestin, contables,
administrativos, presupuestarios y financieros a los que se refieren las
presentes orientaciones.
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En tal sentido, estas orientaciones no son de carcter limitativo, por tanto se
considera que los soportes bsicos indispensables para demostrar formal y
materialmente el manejo de los recursos para la formacin y participacin de
la cuenta, son los que se mencionan a continuacin:
Organizativos
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bancarias o instrumentos financieros, en funcionarios de alto nivel adscritos
a ellos, donde conste el monto lmite y los conceptos de gastos objeto de
delegacin, dadas las caractersticas del rgano o Ente.
Normativa legal aplicable al perodo de la cuenta a formar y sujeta a
rendicin, segn el mbito de competencia que corresponda y vinculada
a la misma.
Manuales de Organizacin vigentes para el perodo de la cuenta a formar y
sujeta a rendicin.
Instrumentos normativos debidamente aprobado por las mximas
autoridades, que sustente el Sistema de Control Interno del rgano o Ente,
tales como: Manuales de Normas y Procedimientos, Manuales de
Procedimientos del Sistema de Modificaciones Presupuestarias y
Reprogramacin de la Ejecucin del Presupuesto, Manuales de Control de
Riesgos, Sistemas de Indicadores, Puntos de Cuenta, Agendas del
Directorio, entre otros, vinculados con las reas objetos de la cuenta.
Planificacin y Gestin
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Reportes utilizados a travs de indicadores de gestin
Contable
Administrativo
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naturaleza de la materia regulada, en orden cronolgico e identificando el
ejercicio econmico financiero en el cual fueron dictados.
Constancia de la caucin del o los funcionarios o funcionarias encargadas
de la administracin y liquidacin de ingresos o de la recepcin, custodia y
manejo de fondos pblicos, correspondiente al ejercicio econmico
financiero o perodo determinado, sujeto a la formacin de la cuenta,
mediante la consignacin de garantas (Pliza de Seguros) hasta por la
suma establecida en las normativas aplicables, emitida por una institucin
bancaria o compaa de seguros, domiciliada en el pas de reconocida
solvencia e inscrita en la Superintendencia de Seguros. (Aplica para todos
los funcionarios responsables del manejo de recursos, incluye a las
Unidades Administradoras, Fondos en Anticipo, Fondos Operativos y Cajas
Chicas)
Actas de Entrega, en caso de cese de funciones por parte de los
cuentadantes o responsables de las diferentes reas que administren,
manejen o custodien recursos pblicos.
Informes de auditoras externas practicadas en el rgano o Ente, vinculadas
al manejo de recursos durante el perodo sujeto a rendicin.
Presupuestario
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aprobadas por el nivel correspondiente (Crditos Adicionales,
Rectificaciones, Insubsistencias, Rebajas, Traspasos).
Estructura para la Ejecucin Financiera del Presupuesto Institucional,
debidamente aprobada y publicada en Gaceta Oficial, correspondiente
al ejercicio econmico financiero, sujeto a la formacin y rendicin de la
cuenta de los rganos del Poder Nacional. En el caso de los Estados,
Distritos y Municipios, as como los entes descentralizados, se requerir el
medio de publicacin que corresponda.
Formulario de asignacin de crditos presupuestarios y Distribucin
Institucional Administrativa del Presupuesto de Egresos, la cual deber
contener la informacin siguiente:
- Presupuesto del ejercicio econmico financiero sujeto a la formacin de
la cuenta, discriminado por proyectos o programas (segn el nivel
territorial), unidades administradoras, unidades ejecutoras locales y
acciones centralizadas, en el cual se evidencie la distribucin
administrativa de los crditos presupuestarios, debidamente
comunicada a la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) o su
equivalente en los niveles territoriales, as como la distribucin de los
crditos por fuente de financiamiento que corresponda manejar a la
Unidad Administradora Central (Oficina de Administracin y Finanzas o
su similar segn l caso).
- Reporte de la Ejecucin Presupuestaria discriminada por partidas,
emitida por el SIGECOF (Sistema Integrado de Gestin y Control de las
Finanzas Pblicas) o el sistema automatizado equivalente, con
indicacin de los registros del pre compromiso, compromiso, causado y
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pagado, detalladas por partidas de acuerdo al Clasificador
Presupuestario que aplique.
- Relacin de Compromisos vlidamente adquiridos, causados y no
causados, con corte al 31-12 del ejercicio econmico financiero a rendir.
Financiero
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compromisos asumidos y no causados al 31 de diciembre del ejercicio
culminado, el cual deber indicar la imputacin presupuestaria,
beneficiarios, monto y fecha estimada de causacin. (Solo si aplica para
los niveles territoriales y sus entes descentralizados)
Resumen detallado de los Fondos en Avance, Anticipo y Cajas Chicas, en
caso de existir, con indicacin del acto administrativo que los creo, los
responsables, finalidades, montos, entidad y cuenta bancaria. Solicitar el
Manual o Instructivo de Caja Chica emanado de las mximas autoridades
de cada rgano o ente, debidamente aprobado conforme con las
previsiones contenidas en la LOAFSP (Ley Orgnica de la Administracin
Financiera del Sector Pblico) (Solo si aplica).
Constancia de las reposiciones de los Fondos en Anticipo y Cajas Chicas,
realizadas durante el ejercicio econmico financiero a rendir, as como del
cierre al 31-12, con su respectivo reintegro de ser el caso.
Listado de Retenciones efectuadas a los pagos distintos a los de personal,
enteradas y pendientes de enterar, correspondientes a Impuesto sobre la
Renta, IVA, Gobiernos Distritales, Estadales o Municipales, entre otros.
(Anexar comprobantes).
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Listado detallado de los recursos (Transferencias, Crditos Adicionales,
Aportes, Situado, Donaciones, entre otros) recibidos por el rgano o ente
durante el ejercicio econmico financiero o perodo determinado sujeto a
rendicin, donde se indique: el tipo, institucin emisora, fecha, monto,
objeto, entidad y cuenta bancaria. En el caso de los Servicios
Desconcentrados, se elaborar el listado de los ingresos provenientes de su
gestin, as como la utilizacin de los mismos con sus comprobantes
respectivos, si aplicara.
Reporte Administrativo o relacin detallada, cronolgica y clasificada por
tipo y ramo de ingresos o rentas (liquidados, anulados, exonerados, exentos
y recaudados), que correspondan al ejercicio econmico financiero,
donde consten todos los datos referidos a los nombres y nmeros de
contribuyentes o usuarios, concepto, base legal y de clculo.
Listado de Contribuyentes, Clientes o Usuarios por rubro de ingresos, donde
se indique: nmero de registro, nombre, direccin, concepto y monto
causado.
Estados de cuentas y conciliaciones de cada una de las cuentas
bancarias o instrumentos financieros a nombre del rgano o Ente para el
manejo de los recursos (Ingresos) de ser el caso.
Libros Auxiliares y de Banco o sus equivalentes, donde conste el registro de
todas las operaciones relacionadas con los Ingresos.
Planillas o Comprobantes de los ingresos, ventas o rentas, y cualquier otro
documento que se considere justificativo de la liquidacin y/o la
recaudacin, los cuales debern estar ordenados de forma cronolgica y
correlativa.
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Relacin detallada de los ingresos, ventas o rentas causadas y pendientes
de liquidacin, as como de aquellos incobrables.
Conciliaciones o verificaciones para determinar la correspondiente
recaudacin de los ingresos, ventas o rentas efectuadas por las Oficinas o
Bancos Recaudadores. (si aplica)
Resumen de las anulaciones, exoneraciones y exenciones otorgadas,
donde conste la justificacin y procedencia del beneficio.
Resumen de los ingresos, ventas o rentas causadas y por liquidar o registrar,
as como aquellos liquidados y pendientes de recaudacin al 31-12 de
cada ao.
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los responsables autorizados, archivados en orden correlativo, cronolgico
y con sus soportes justificativos.
rdenes o comprobantes de pago y sus soportes justificativos efectuados
con cargo a Fondos en Avances, Fondos en Anticipo y Cajas Chicas.
Listado de gastos causados y no pagados al 31 de diciembre del ejercicio
econmico financiero sujeto a la formacin de la cuenta. Esta informacin
debe ser presentada en observancia con los Lineamientos para el Cierre
del Ejercicio Econmico Financiero del ao que corresponda, dictados por
la ONAPRE, con la finalidad de registrar en el SIGECOF o sistemas
administrativos equivalentes, los momentos del gasto (compromiso-
causado-pagado) en cada ejercicio.
Relacin de comprobantes justificativos de inversin tales como: rdenes de
compras y servicios o su equivalente, requisiciones, presupuestos, actas de
controles perceptivos, solicitudes de viticos y pasajes, entre otros,
debidamente ordenados en forma cronolgica y correlativa.
Listados de los procesos de contrataciones pblicas efectuados por el
rgano o Ente durante el ejercicio econmico financiero a rendir, para la
adquisicin de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, tales
como Consultas de Precios, Concursos Abiertos, Concursos Cerrados y
Contrataciones Directas, as como aquellos excluidos de las modalidades
de seleccin.
Expedientes Administrativos de los Procedimientos de Contrataciones
Pblicas (Concluidos: incluye pagos), elaborados por parte de la Comisin
de Contrataciones y/o la Unidad Administrativa Financiera, para la
adquisicin de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios,
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durante el ejercicio econmico-financiero o perodo determinado, sujeto a
la formacin de la cuenta, tales como Concursos Abiertos, Concursos
Abiertos Anunciados Internacionalmente, Concursos Cerrados, Consultas
de Precios y excepcionalmente Contrataciones Directas, y otras,
aprobadas por la Mxima Autoridad. Dichos expedientes debern estar
numerados, foliados y contener los documentos requeridos en la Ley de
Contrataciones Pblicas y su Reglamento, entre los cuales se detallan los
siguientes:
- Solicitud de la Unidad Usuaria o requirente.
- Documento que autoriza el inicio del procedimiento o Acta de Inicio de
la modalidad al cual est sujeto el procedimiento.
- Pliego de Condiciones o Condiciones de la Contratacin.
- Actos Motivados.
- Llamado o Invitacin a los Participantes.
- Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de Condiciones si las hubiere.
- Acta de recepcin de los documentos para calificacin u ofertas.
- Documentos legales de las personas naturales o jurdicas. (Solicitados en
el Pliego de Condiciones)
- Ofertas y condiciones recibidas.
- Informe de anlisis y recomendacin de la adjudicacin o declaratoria
de desierta.
- Garantas recibidas para el mantenimiento de la Oferta.
- Documento de Adjudicacin.
- Notificacin al beneficiario de la adjudicacin y otros oferentes si fuere
el caso.
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- Documentos para formalizar el contrato.
- Contrato generado para la adjudicacin, rdenes de servicio u compra
segn corresponda.
- Cronograma de desembolso de la contratacin
- Orden de Pago u otra modalidad utilizada segn el mbito de
competencia del rgano o ente, para cancelar las obligaciones
contraidas (cheque, transferencia, y otros).
- Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social.
- Cualquier otro relacionado con el procedimiento de seleccin aplicado.
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servicio, contratado, jubilado y pensionado, entre los cuales se detallan los
siguientes:
- Manual Descriptivo de Clases de Cargos, Registro de Asignacin de
Cargos y Tabuladores de Sueldos vigentes para el personal,
debidamente aprobado por las mximas autoridades.
- Mayor de ejecucin presupuestaria en relacin a gastos de personal.
- Resumen mensual de la nmina de personal (fijo, jubilado, pensionado,
contratado que incluya al personal en comisin de servicio) y sus
Expedientes.
- Resumen mensual de las retenciones efectuadas al personal y enteradas
a sus legtimos beneficiarios. (Impuesto Sobre La Renta, Caja de Ahorros,
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, Poltica Habitacional,
Instituto Nacional de Capacitacin y Educacin Socialista, Sindicatos,
entre otros)
- Resumen mensual de los aportes patronales cancelados y enterados a
sus legtimos beneficiarios.
- Conciliaciones mensuales con los beneficiarios de los aportes patronales.
(IVSS, Paro Forzoso, Poltica Habitacional, Caja de Ahorros)
- Estado de Cuenta y Resumen Mensual detallado del Fideicomiso de
Prestaciones Sociales.
- Resumen mensual del pago por concepto de Bono de Alimentacin.
- Resumen mensual del pago de Comisiones por suministro de Tickets de
Alimentacin o su equivalente.
- Resumen mensual del pago del beneficio de HCM (Seguro de
Hospitalizacin, Ciruga y Maternidad) o su equivalente, de ser el caso.
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- Resumen mensual de pagos de otras remuneraciones al personal.
- Resumen mensual de pagos de beneficios adicionales al personal.
- Resumen mensual de pago de bono vacacional.
- Resumen de pagos de aguinaldos o bonificaciones de fin de ao.
- Relacin detallada de los compromisos pendientes al cierre del ejercicio
objeto de rendicin, por conceptos de Talento o Recursos Humanos.
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Resumen detallado de bienes arrendados o en comodato.
Relacin detallada de bienes transferidos bajo custodia y administracin.
Listado de adquisiciones e incorporaciones de bienes al inventario.
Listado de las desincorporaciones de bienes y sus justificativos.
Relacin detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes.
adquiridos, recibidos y sus condiciones.
Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos.
Resumen de Donaciones de bienes pblicos y sus justificativos.
Estudios tcnicos (Avalos) elaborados con ocasin de la adquisicin de
bienes durante el ejercicio econmico financiero o perodo determinado a
que corresponda la cuenta.
Inventario Final de bienes pblicos al cierre del ejercicio econmico
financiero o perodo determinado al que corresponda la cuenta. (31-12 de
cada ao)
Plizas de Seguro de bienes, vigente durante el perodo sujeto a rendicin.
Proveeduras y Almacenes
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Entradas Mensuales al Almacn o Depsito. (traspasos, compras,
produccin, donaciones, permuta)
Reintegros o devoluciones Mensuales
Movimientos Mensuales de Almacenes y Proveeduras, con sus
justificativos.
Movimientos Mensuales de salidas, ventas, suministros, entregas y
donaciones.
Movimiento Mensuales de las Desincorporaciones (deterioro, mermas,
inservibilidad)
Movimientos Mensuales de Prstamos autorizados.
Inventario Final al cierre del ejercicio econmico financiero.
Actas levantadas con motivo de controles perceptivos, controles de
inventarios, faltantes, desincorporaciones, prstamos, etc.)
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5. DE LAS SANCIONES
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
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