Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Manual - Básico SAP 9.1 Boyala PDF
Manual - Básico SAP 9.1 Boyala PDF
1
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Contenido
SAP Business One 9.1 ............................................................................................ 4
Acceso a SAP Business One en la Nube ............................................................ 4
Navegacin en SAP Business One 9.1 ............................................................. 11
Configuracin de Idioma .................................................................................... 13
Descarga de archivos ........................................................................................ 14
Datos Maestros ..................................................................................................... 16
Socios de Negocio ............................................................................................. 16
Creacin y Consulta de Socio de Negocio ..................................................... 16
Inventario............................................................................................................... 23
Creacin y Consulta de Artculos ................................................................... 23
Detalles de documento comercial: ........................................................................ 29
Encabezado del Documento .............................................................................. 29
Cuerpo del Documento Comercial ..................................................................... 29
Pie de Documento Comercial ............................................................................ 32
Compras (Proveedores) ........................................................................................ 32
Creacin de Nuevo Pedido de Compra .......................................................... 33
Entrada de Mercanca (Pedido de entrada de mercancas) ........................... 35
Creacin de Entrada de mercancas .............................................................. 35
Devolucin de Mercanca ............................................................................... 38
Creacin de Devolucin de mercancas ......................................................... 39
Factura de Proveedores ................................................................................. 42
Creacin de Facturas de proveedores ........................................................... 42
Pago ............................................................................................................... 45
Compras Extranjeras (proceso de importacin) ............................................. 45
Precio de Entrega Costos de importacin ................................................... 45
Ventas (Clientes) ................................................................................................ 55
Creacin de Nueva Oferta de Venta (Cotizacin) .......................................... 55
Orden de Venta (Pedido de cliente) ............................................................... 58
Entrega........................................................................................................... 60
Factura de clientes ......................................................................................... 63
2
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
3
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
SAP Business One ayuda a gestionar todos los aspectos de su empresa brindando
acceso a la informacin empresarial en tiempo real, a travs de un sistema nico. La
aplicacin se divide en varios mdulos, cada uno dedicado a una funcin de negocio
distinta.
La solucin de nube de SAP Business One le permite a mltiples empresas compartir los
mismos recursos de hardware mientras se encuentran aisladas en un entorno de cliente
seguro dentro un verdadero escenario de alojamiento.
Los usuarios finales acceden a SAP Business One a travs del portal de acceso web
seguro de la nube de SAP Business One o la aplicacin mvil de SAP Business One
desde su dispositivo iOS.
4
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
5
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Para poder ver SAP en iOS, Android y OSX de Mac hay que descargar el app Remote
Desktop de Microsoft por itunes o google play:
6
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
7
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
URL: https://sb1.bakertillypanama.com/rdweb/feed/webfeed.aspx
Password: ********(Contrasea)
8
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Solo presionar donde dice SAP Business One Client (32-bit) y accede inmediatamente a
la aplicacin.
9
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
10
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
b. Barra de Herramientas:
Esta barra es un conjunto de iconos que permiten acceder con facilidad a
las funciones de uso frecuente. Estarn en color los botones activos,
mientras que las inactivas estarn en gris.
c. Seccin de Bsqueda:
Se encuentra situada debajo de la barra de herramientas. La Seccin de
bsqueda permite el acceso rpido a los mens, datos maestros y
documentos de marketing.
11
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
d. Men Principal:
Este men controla todas las funciones del sistema. Se podr visualizar el
nombre de la empresa y usuario actual en la parte superior izquierda. El
men principal contiene tres fichas:
Mdulos: stos son los mens esenciales que permiten acceder a todas las
ventanas y submens de SAP Business One.
Arrastrar y vincular: Este men se utiliza para buscar y visualizar
informacin importante de manera rpida y eficaz.
Men de usuario:
Es un men configurable el cual permite grabar las funciones que se utilizan
con mayor frecuencia.
12
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
f. Barra de estado:
Se encuentra en el rea inferior de la ventana de Men principal y se podrn
visualizar los mensajes de error, informacin del sistema y el progreso de
procesos de trabajo largos, como por ejemplo la ejecucin de informes o
una bsqueda en curso
Configuracin de Idioma
Ingresar en el Men Principal Mdulo de Gestin (Administration)
Opcin de Inicializacin Sistema (System Initialization) Opcin de
Parametrizaciones Generales (General Settings)
13
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Descarga de archivos
SAP Business One le permite descargar los archivos en Excel, PDF, Word.
En nuestro modelo en la nube al seleccionar cualquier documento y desea guardarlos en
el equipo local elige en el cuadro de guardar la unidad C on
NOMPRE_COMPUTADORA y elige la carpeta de su equipo deseada para guardar el
mismo ya que si elige alguna de las otras opciones, las estar guardando en el servidor
y no tendr acceso al mismo.
Le recomendamos crear una carpeta en su disco C solo para los documentos de SAP.
14
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
15
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Datos Maestros
Socios de Negocio
16
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
17
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Para definir una serie automtica de numeracin para clientes o proveedores seleccione
el mdulo de Gestin Inicializacin sistema Numeracin de documento.
Con doble clic sobre Socios de negocios cliente o proveedor, se muestra la ventana
para crear la serie de numeracin.
18
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Prefijo, Sufijo: se utiliza como identificacin adicional de la serie. Forma parte del
cdigo de socio de negocios.
19
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
20
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
21
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Pestaa Finanzas:
Asignacin de Cuentas Asociadas: Asociar una cuenta de mayor
como auxiliar de socio de negocios.
22
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Inventario
SAP Business One le permite gestionar todos los artculos que compra, fabrica, vende o
almacena en el inventario.
Para cada artculo, se introducen los datos relevantes de un rea en particular en SAP
Business One, que utiliza estos datos para las compras, las ventas, la produccin, la
gestin de almacenes, la contabilidad y los servicios.
Con doble clic sobre Artculos, se muestra la ventana para crear la serie de numeracin.
23
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Prefijo, Sufijo: se utiliza como identificacin adicional de la serie. Forma parte del
cdigo de socio de negocios.
24
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
25
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Creacin de Artculo
26
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Informacin General
Nmero de Articulo: manual, automtico
Descripcin: detalle o nombre completo de artculo
Nombre Extranjero: nombre de artculo en idioma extranjero
Clase de Articulo: artculos, trabajo, viaje
Grupo de Artculos: puede asignar o identificar los artculos dentro de un grupo.
Grupo de Unidades: es Manual por defecto
Lista de Precios: puede definir una lista para manejar los precios del artculo
Cdigo de Barras: puede definir cdigos de barra para los artculos
Precio Unitario (por lista de precio): precio de artculo segn lista de precios definida.
27
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Artculo de Compra
Caractersticas de Articulo
Pestaa General: puede definir informacin general adicional para el
artculo.
Pestaa Datos de Compra: ingrese informacin de compras para el
artculo.
Pestaa Datos de Venta: ingrese la informacin relacionada con la
venta del artculo.
Pestaa Datos de Inventario: introducir y visualizar la informacin de
almacn para el artculo.
Pestaa Datos de Planificacin: informacin relativa a la planificacin
de necesidades y la fabricacin.
Pestaa Propiedades de Artculo: caracterstica de un artculo
Pestaa Comentarios informacin relativa a la planificacin de
necesidades y la fabricacin.
Pestaa Anexos: permite adjuntar informacin o documentos
relacionados al artculo.
28
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Proveedor: d clic al botn de la lista de seleccin, o clic con la tecla de enter para llamar
a un socio de negocios.
Nombre: automticamente muestra el nombre del socio de negocios
Persona de Contacto: se muestra el nombre si se le ingreso una persona de contacto
en los datos maestros de socio de negocios.
Referencia: ingrese un nmero de referencia si utilizo previamente un documento
manual.
Status: el documento puede tener diferentes estatus:
Abierto: el documento no se ha pasado a un documento destino
Cerrado: el documento se pas a un documento destino o se cerr manualmente.
Cancelado: el documento se cancelo
Borrador: el documento fue grabado como preliminar
Impreso: se imprimi el documento.
29
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
30
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
parametrizacin de documentos.
31
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Compras (Proveedores)
SAP Business One permite gestionar el proceso de compras desde los pedidos hasta la
gestin de las facturas de proveedores.
Es posible utilizar diferentes informes para analizar informacin de compras;
Anlisis del Volumen de Compras,
Informacin Sobre Determinacin de Precios,
Antigedad de Saldos de Proveedores
32
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
33
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
34
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
35
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
36
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
37
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Devolucin de Mercanca
La devolucin de mercancas se utiliza para devolver a los proveedores las mercancas
entregadas o para anular total o parcialmente la Entrada de Mercanca.
38
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
39
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
40
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
41
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Factura de Proveedores
La factura es el documento ms importante en el proceso de compras y el nico
obligatorio, constituye una solicitud de pago y al crearla registra el costo en la cuenta de
ganancias y prdidas.
Debido a que una factura de proveedor que no hace referencia a un pedido de entrada
de mercancas aumentar las existencias, es importante asegurarse de que no haya un
pedido de entrada de mercancas anterior si crea una factura de proveedor sin referencia.
42
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
43
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
44
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Pago
Es el documento que inicia el pago a cuenta del proveedor. Existen 4 formas de realizar
ese pago: efectivo, cheques, tarjeta de crdito y transferencia bancaria. Podr acceder
a esta funcionalidad y a los informes de pagos a travs del mdulo de Gestin de
Bancos.
45
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
rea General:
Debe colocar el cdigo de Proveedor y colocar los datos relevantes para el precio de
entrega.
46
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Para aadir otros nuevos costos clic en el botn costos importacin nuevos, en la
columna importe colocar cuanto es el importe de cada uno de los gastos.
Imputacin por:
Especifique la clase de distribucin para el costo de importacin.
Valor efectivo incluidos los derechos de aduana: Los costos relacionados se
distribuyen en relacin con la cuota de un artculo del precio total FES de la entrega
menos los derechos de aduanas.
Valor efectivo excluidos los derechos de aduana: Los costos relacionados se
distribuyen en relacin con la cuota de un artculo del precio total FES de la entrega ms
los derechos de aduanas.
Cantidad: Los costos relacionados se distribuyen de acuerdo con la cantidad de un
artculo en proporcin a la cantidad total de la entrega.
Peso: Los costos relacionados se distribuyen de acuerdo con el peso de un artculo en
proporcin al peso total de la entrega.
Volumen: Los costos relacionados se distribuyen de acuerdo con el volumen de un
artculo en proporcin al volumen total de la entrega.
Igual a: Los costos relacionados se distribuyen de forma equitativa entre los artculos de
entrega.
47
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Para asignar cada artculo importado a su costo de importacin relevante, deber imputar
estos costos a los artculos diferentes segn criterios determinados.
Debe definirse el grupo de aduanas para cada uno de los artculos, se define en
Gestin Definiciones Inventario Grupo de aduanas:
Y debe ser asignado a los artculos en los datos maestros de artculos.
48
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Proceso de importacin:
1. Crear un pedido para un proveedor en el extranjero.
Opcional: Se crea un pedido para un proveedor en el extranjero exactamente de
la misma manera en que creara un pedido para uno de sus proveedores locales.
Al crear un pedido, SAP Business One actualiza la cantidad de existencias
disponibles de los artculos pedidos.
Nota:
Los precios de artculos especificados en el documento de pedido de entrada de
mercancas son los precios del proveedor, excluidos los costos adicionales que se
asignarn ms tarde para el transporte completo.
El importe total del pedido de entrada de mercancas debe ser el precio general
previsto que su acreedor le cobrar por el transporte, excluidos los costos
adicionales que deber pagar a otras partes, como su agente de aduanas.
49
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
En el caso de tener que registrar Facturas de servicios por cada Costo incluido en el
precio de entrega para diferentes proveedores debe seguir los siguientes pasos.
1- Crear un nuevo proveedor general para que todos los registros de facturacin se
reflejen en un solo auxiliar.
Ejemplo:
Ejemplo:
Seleccionamos al proveedor general que se cre, luego con el botn
Copiar de elegimos Precio de entrega y se abrir el asistente.
50
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
51
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
52
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
53
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
54
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Ventas (Clientes)
Este mdulo cubre el proceso de ventas, desde la creacin de ofertas para clientes y
partes interesadas hasta la facturacin, creacin de documentos preliminares e impresin
hasta el ltimo paso de contabilidad que es la recepcin del cobro.
SAP Business One proporciona un amplio rango de documentos de ventas, cada uno de
los cuales pertenece a una etapa diferente del proceso de ventas.
55
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
56
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
57
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
58
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
59
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Entrega
Este documento indica que se hizo el envo de la mercanca. La entrega afecta la parte
de inventario porque resta mercanca al stock y genera un asiento que afecta las cuentas
de inventario y la del costo de la mercanca.
Una vez creado una entrega este documento no se puede modificar.
60
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
5. Crear la entrega
61
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
62
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Factura de clientes
Este es el nico documento obligatorio en el proceso de ventas. Representa la solicitud
de pago y registra los ingresos en las cuentas de prdidas y ganancias.
63
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
64
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
65
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Gestin de Bancos
Utilice este componente para realizar todas las transacciones monetarias relacionadas
con cuentas bancarias, entre ellas:
Impresin de cheques
Pagos Recibidos
Cada vez que reciba un pago de un cliente, un proveedor o cuenta puede crear el
registro en la ventana de Pagos Recibidos.
66
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
5. Elija el tipo de pago que ha recibido con el botn medios de pago . Usted
puede aplicar un pago recibido por 4 medios de pago como: Cheques,
Transferencias Bancarias, Tarjetas de Crdito, efectivo.
6. Presionar clic derecho en el campo importe para copiar la totalidad del saldo
vencido. Clic en el botn OK.
67
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
68
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
3. Selecciona los medios de Pago y elija el medio por el que recibe el pago.
69
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
70
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
71
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
72
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
73
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Depsitos
En el men principal Gestin de bancos Opcin Depsitos
Crear depsitos para cheques y documentos de tarjeta con fecha posterior a la del da
de emisin.
Depsitos de cheques
1. Elija la cuenta de banco a la que har el depsito.
74
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
4. Para ingresar comisiones para depsitos bancarios, debe dar clic en el botn de
color amarillo con los tres puntitos comisiones (total)
75
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
76
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
77
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Pagos Efectuados
Cada vez que emita un pago a un proveedor, cliente, o cuenta puede crear el registro
en la ventana de Pagos Efectuados.
78
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
6. Presionar clic derecho en el campo importe para copiar la totalidad del saldo
vencido. Clic en el botn OK.
79
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
80
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
81
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Pagos ACH
1. Actualizar Informacin de Bancos
Desde el men principal de SAP Business One en el mdulo de Gestin
Definiciones Gestin de Bancos - Bancos actualizar la lista de bancos
con sus respectivas ruta.
Agregue la Ruta si el banco no la tiene.
82
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Verificar que en el TBS est correcta la cuenta bancaria que se afectar, con
83
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
84
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
85
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
86
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
En el paso 3 del asistente seleccionar el cdigo del proveedor luego con el botn Agregar
a lista aadir los socios de negocios a los que se le crearan los pagos segn los criterios
de seleccin .
Seleccione la casilla Incluir acredores con saldo debito y deudores con saldo credito.
87
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
88
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
89
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
En el paso 7 si desea guardar los criterios seleccionados porque se ejecutarn los mismos
nuevamente debe usar la opcin Grabar slo criterios de seleccin.
90
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
91
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Verificar el reporte
92
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
del reporte .
Guarde el archivo en formato CSV.
93
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Transacciones peridicas:
Ciertas transacciones comerciales se repiten de manera regular. Para no tener que
registrarla manualmente puede definir modelos para estas transacciones peridicas
usando documentos preliminares de ventas y compras.
Esta utilidad la encuentra en los siguientes mdulos:
Ventas - Clientes Transacciones peridicas
Compras proveedores Transacciones peridicas.
Inventario Operaciones de stock Transacciones peridicas
94
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Contabilizacin peridica
Utilice este procedimiento si necesita registrar cada cierto tiempo o de forma regular un
asiento contable.
95
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Varias sucursales:
Habilitar esta funcionalidad es irreversible.
Con esta funcin, puede trabajar en varias sucursales desde una base de datos de la
empresa, pero solo con datos autorizados. Las funciones principales de esta
caracterstica incluyen:
Los documentos se crean para sucursales especficas y solo con datos maestros,
por ejemplo, almacenes y socios de negocios, que se asignan a las sucursales.
Distintas sucursales comparten parametrizaciones y datos en comn, por
ejemplo, parametrizaciones de documentos y artculos.
Puede crear documentos de compras basados en documentos de ventas.
96
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Usuarios
Socios de negocios
Almacenes
Empleados
Puede asignar los siguientes datos maestros a una sucursal en particular o fijarlas como
disponibles para todas las sucursales:
Cuentas de mayor
Serie de numeracin
Creacin de documentos:
Puede especificar una sucursal nicamente en la cabecera al crear los siguientes
documentos:
Documentos de ventas y compras
Entradas y salidas de mercancas
Entradas y salidas de produccin
Recuento de inventario, contabilizacin de stocks y saldo de apertura de inventario
97
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Notas:
En el caso de los documentos de produccin e inventario, los almacenes pueden ser
diferentes en cada lnea, siempre y cuando estn todos asignados a la sucursal que
aparece en la cabecera.
Generacin de informes:
Para utilizar sucursales como criterios para generar informes, haga lo siguiente:
Abra una ventana de criterios de seleccin del informe o de criterios de seleccin
ampliados.
Seleccione el botn del campo Sucursal.
En la ventana Lista de sucursales, seleccione las sucursales necesarias y clic en el botn
OK.
Pase a definir otros criterios de seleccin y genere el informe.
98
SAP Business One 9.1
Gua Prctica de Usuario
Funciones adicionales:
Copiar tabla: Permite copiar informacin de un archivo de Excel a SAP o viceversa.
99