qu?, cundo?, dnde?, por qu o para qu? y cmo?

La meta y los objetivos van a variar de acuerdo a:

El alcance del evento

La cantidad de asistentes posible

Las fuentes posibles de ingresos

Los recursos que necesitemos

(Logo)

Fecha

Seor Ministro de Salud de La Nacin

Dr. Juan Luis Manzur

S / D

De nuestra mayor consideracin,

Tenemos el agrado de dirigirnos a usted, a fin de llevar a su conocimiento que entre los das
___fecha___, tendr lugar el ___nombre del evento__, con sede en ___nombre
de la sede____.
Han sido invitados los ____nombre de los invitados especiales____ todos ellos
catedrticos de las distintas universidades de sus pases de origen y notables figuras dentro
de la ____temtica del evento_____ del mundo.
La asistencia aproximada ser de 2500 colegas de toda Latinoamrica.

Por lo expuesto, solicitamos tenga a bien otorgar el Auspicio al ___nombre del

evento___. Adjuntamos un preprograma, a fin de poder evaluar mejor este requerimiento.
Agradeciendo la consideracin que d a la presente, le saludamos con nuestra consideracin
ms distinguida.

Firmas de dos o tres representantes del comit organizador

1. Escribe tus metas y la agenda del evento. Antes que nada, debes tener claramente definidas
las metas que te propones concretar con la organizacin del evento. Saber de antemano cules
son los objetivos que deseas cumplir, te ayudar a ejecutar tus acciones en la direccin
correcta.

2. Desarrolla tu presupuesto. Para poder planificar la conferencia bien, debes saber cunto
dinero puedes gastar y a qu lo vas destinar. Confecciona una lista que detalle todos los tems a
tener en cuenta en el presupuesto y cunto dinero van a costar. Averigua los precios de varios
proveedores para escoger el que ms te convenga.

3. Elige una sede. Cuando recorras lugares, ten muy presente el nmero de participantes, la
conveniencia de la ubicacin, si tiene lugar de estacionamiento y si llegan bien las lneas de
metro o bus. Tu meta debera ser encontrar un sitio que facilite la concurrencia del mayor
nmero de personas.

4. Selecciona un men. Las conferencias suelen extenderse durante varias horas por lo que
debes recordar que a los participantes no les gustar estar sentados todo el da sin comer o
tomar algo. Si el lugar elegido no brinda servicios gastronmicos, considera contratar un
catering independiente que se ocupe de eso.

5. Prepara al personal. Piensa cuntas personas vas a necesitar que trabajen durante la
conferencia y contctalas con bastante tiempo de anticipacin. Procura asignar las tareas de
forma clara para que cada uno desempee su funcin lo mejor posible.

6. No te quedes afuera. Por ms que los temas tratados no sean de tu inters, no dejes de asistir
a la conferencia que organizaste. De esta forma, tendrs la oportunidad de tomar nota de todas
las cosas que te parece que fueron acertadas y cules necesitan ser corregidas en el futuro.