Implementacin de un software para automatizar el

registro de las atenciones de urgencias.

Por: Ing. Marcelino Mateos Palacios
Encargado de Tecnologas de la Informacin del Hospital de la Niez
Oaxaquea.

A mediados del mes de septiembre del ao 2013, se inici la implementacin

del sistema para automatizar el registro de las atenciones de urgencias
desarrollado por el Departamento de Tecnologas de la Informacin de este
hospital.
El objetivo primordial de este software, es reducir el sub registro de las
atenciones brindadas por el rea de urgencias ya que en l se registran TODAS
las personas que solicitan atencin sin importar la naturaleza de esta.

Metodologa utilizada para evaluar el sub registro.

Se analiz la informacin de tres fuentes en el periodo que comprende los
meses de enero a agosto de 2013.

La libreta de registro de ingresos hospitalarios: El que el rea de

admisin hospitalaria registra a todos los pacientes que son internados
en el hospital.
Las hojas de registro de atenciones de trabajo social: El formato en el
que se registran todos los pacientes que acuden a la ventanilla a
solicitar atencin
Los reportes generados por el Subsistema Automatizado de Urgencias
Mdicas: La plataforma oficial donde en se deben registrar todas las
atenciones brindadas por el hospital en el rea de urgencias.
Los resultados de las consultas se muestran a continuacin.

Fe Ma Ab Ma Ag
Mes Ene b r r y Jun Jul o
17 22 23 21 42 31 35
Reportadas en SIS 7 4 3 3 n/a 0 2 7
Segn libreta de Trabajo 37 34 30 34 36 24 33 33
Social 3 8 6 0 0 6 5 1
20 18 17 17 17 17 15 19
Segn libreta de ingresos 6 0 3 2 4 7 0 1
El comportamiento de las curvas que arroja cada fuente no es constante y
guarda gran distancia entre ellas. Se esperara que, sobre todo, las reportadas
en el sistema oficial y la libreta de trabajo social deberan ser idnticas o
guardar un patrn muy similar.
Las razones para este comportamiento tan irregular son las siguientes:

La libreta de registro de ingresos hospitalarios, muestra solamente a los

pacientes que han sido internados, ya sea para observacin o para
ingreso en forma al hospital. No muestra atenciones para consulta o
atenciones no brindadas y solamente registra datos como son: fecha,
hora, nombre, documentos que integran su expediente y servicio al que
fue internado.
Las hojas de registro de atenciones de trabajo social: Registra a todas las
personas que acuden a la ventanilla a solicitar atencin del rea de
urgencias. Registra solo datos como: Nombre, edad, diagnstico (sin
ninguna codificacin), Hora de llegada, hora de salida, tipo de atencin
(consulta o internamiento), si es referido, el mdico que atiende y
observaciones. Dicho registro carece de los datos que solicita el
Subsistema Automatizado de Urgencias Mdicas a travs del formato
SIS-SS-16P. Otra deficiencia es que no hay personal que cubra el turno
nocturno, por lo que todas esas atenciones no son registradas.
Subsistema Automatizado de Urgencias Mdicas: Que es la fuente ms
confiable que se tiene aunque de acuerdo a lo mostrado en la grfica
anterior, el sub registro por parte de los mdicos es evidente. A esto hay
que sumarle que muchos de los datos que solicita el sistema y no
rellenan los mdicos, son complementados por el tcnico en estadstica
encargado del rea. En caso de que el formato sea complementado de
manera incorrecta o sea imposible complementar, esa atencin no es
registrada. De igual forma, hay ocasiones en que las hojas de registro no
llegan a manos de estadstica y no son registradas.

Acciones implementadas
Se desarroll e implement el software para la administracin de los
pacientes de urgencias basndose tanto en lo establecido en las
disposiciones oficiales como en las sugerencias del personal involucrado
 Contratacin del personal para tener cubiertas tanto las reas de
recepcin como el consultorio mdico, de manera que se tenga
cobertura las 24 horas.
Instalacin de 5 equipos de cmputo en el rea de urgencias
Capacitaciones PERSONALIZADAS cada una de las personas
involucradas.

Resultados obtenidos
Gracias al trabajo conjunto realizado tanto por las reas de trabajo social,
agentes de informacin y mdicos en turno en el rea de urgencias, as como
de la Jefatura de la divisin de Medicina Crtica, se han podido obtener los
siguientes resultados.

Al momento de rellenar los datos que el software solicita, se va creando

de manera automtica el formato SIS-SS-16P (HOJA DIARIA DE
SERVICIOS DE URGENCIAS). Esta hoja es impresa por el personal de
planeacin, por lo cual el mdico ha dejado de complementarla.
En el software, se implementarn tanto la hoja de valoracin (triage)
como el resumen clnico. Dichos formatos son rellenados por el mdico
para cada paciente atendido. Ahora, al momento de retirarse se le
entrega una copia impresa del resumen a cada paciente.
Ahora se puede medir de manera confiable el tiempo efectivo de espera
del paciente, ya que el software incorpora contadores para el tiempo de
llegada, de atencin y de alta.
La cantidad de atenciones reportadas, se incrementaron
considerablemente, lo que se puede visualizar en la tabla siguiente:

Acciones a futuro
Todos los sistemas deben ser mejorados.
En el caso de este sistema informtico, el desarrollo e implementacin de
mejoras permitir que se obtengan mejores resultados.
Es por esto que en prximas fechas, se realizarn las siguientes acciones:

Se elaborarn estrategias para realizar encuestas que permitan conocer

el grado de aceptacin y sugerencias de mejoras por parte de los
usuarios.
Permitir que el sistema genere automticamente el reporte digital (base
de datos de Microsoft Access) solicitado por los entes normativos en
salud, evitando que el rea de estadstica tenga que volver a capturar
los datos. Esto basndose en las Guas de Intercambio de Informacin
publicadas por la Direccin General de Informacin en Salud apegndose
a lo marcado en la NOM-024-SSA3-2012 Sistemas de informacin de
registro electrnico para la salud. Intercambio de informacin en salud.

Tecnologas utilizadas para la creacin del software:

Motor de base de datos: MySQL
Lenguajes utilizados para el desarrollo: Javascript para las interfaces,
Groovy /Java para el procesamiento montados en un servidor APACHE
TOMCAT.

Algunas pantallas del sistema

Fig. 1 PANTALLA DE RECEPCIN DE PACIENTES

Fig. 2 REGISTRAR NUEVA ATENCIN

Fig. 3 COMPLEMENTAR LOS DATOS DE LA ATENCIN

Fig. 4 REPORTE DE ATENCIONES POR DA