ffiAruWffinA$

HnnsoNatiannlde Shrasy S*rvtcion

P*fulicos
$"N,C.

MANUALDE PROCEDIMIENTOS
PARAARCHIVODE DOCUMENTOS

DIRECCION
DE ADMINISTRACION 07t1ao7
MPR19140010A Versi6n04
 @DerechosReservados 2006.
BancoNacionalde Obrasy Servicios
P0blicos,
S.N.C.
Direcci6nde Administraci6n.
Gerenciade ServiciosGenerales.
Subgerencia de Servicios
Av.JavierBarrosSierraNo.515,1er.PisoCol.Lomasde SantaFe
M6xico,D.F.,C.P.A219, Tel.52-7A-12-AA

La reproducci6n total o parcialde este documentopodr6 efectuarsemediantela autorizaci6n

expresade la Direcci6n y ddndoleel cr6ditocorrespondiente.
de Administraci6n

DIRECCION
DE ADMINISTHACION 071't2l07
MPR19140010A P{gina2de 12 Versi6n04
 BANqBRAS
EancoNa.ionald obrar y SeryiciorPribli(osS,N.C,
ARCHIVODEDOCUMENTOS

HOJADE AUTORIZACION

Elabo16

Jim6nez

Elabo16

7
. JorgeCarreraPrieto
de Servicios de Recursos
Subdirector
Humanosy Materiales

DIRECCIONDE ADMINISTRACION 07ha07

MPB19140010A Pdgina3 de 12 Versi6n04
 BANqBRAS
Ban(oNadonalde Obng y ServiciorPtibli(ors,N.C.
ARCHIVODE DOCUMENTOS

SECCIONDE CONTROLDECAMBIOS
Revisi6n P6gina(s) Fecha de
Modificada(s) Descripci6ndelCambio
Emisi6n
02 2 Nupvo dornicilio de ia lnstitucion 0l/06/03
02 Pie de paglna Fechay versi6n 0U06t03
02 J Seorniti6 al Cerentecle6rea 0U06t03
02 Piedepagna Se cambiola clavede d.rea 01/06/03
02 9 Semodifica Diagramade flujo
03 Piedepagna Carnbiode fbchay versicin 0U04t05
03 a
J Secancelapunto nrimero4 0U04t05
03 a
J Se anexafinna de gerente 0r/a$las
04 a
J Resistro de firmas 07/12/07

DIRECCIONDE ADMINISTRACION 07112/07

MPR19140010A Pegina
4 de 12 Versi6n04
 BANqBRAS
EancoNadonaldi Ohaiy ServkiorPublt(oss,N.C, ARCHIVODE DOCUMENTOS

CONTENIDO

Nfmero Tema P6gina

1 Objetivo 6

2 Alcance 6

3 Referencias 6

4 Politicas 6

5 Responsabilidades 8

6 Definiciones 8

7 M6todode Trabajo I

7.1 Diagramade Flujo I

7.2 Descripci6n
de Actividades 10

8 Registros 12

9 Anexos 12

DIRECCIONDE ADMINISTRACION 07hao7

MPR19140010A PSgina5 de 12 Versi6n04
 BANqBRAS
BantoNadona,de Ob$s y $eryiciorPribli(orS,N,C, ARCHIVODEDOCUMENTOS

1. OBJETIVO

Definirla metodologiapara la adecuadaorganizacion

y la administraci6n
de los Archivos
microfilmde los documentos
en la Instituci6n.

2. ALCANCE

Este procedimientoaplicapara el manejo,control,guarday custodiade la documentaci6n

generada porla Instituci6n.

REFERENCIAS

3.1 Gu[aparala Elaboraci6n

de Manuales
de Procedimientos
GU|101100014.
3.2 parala Elaboraci6n
ManualdeProcedimientos de Documentos
PGC190000018.

3.3 Norma ISO-9001:2000

(NMX-CC-9001-IMNC-2000),
requisito7, Realizaci6ndel
Servicio.

3.4 Manualde Politicasy Procedimientos y Archivode Documentos.

de Microfilmaci6n
4. POL1TICAS

EsteManualde Procedimientos parala actividadqueaquIse escribe.

es obligatorio

EsteManualdeber6actualizarse
cadavez que se requiera,tomandocomo referenciael
Manualde Procedimientos
(PGC1 B).
9000001
o Mantenerla adecuadaorganizaci6nde documentosen el Archivode la Instituci6n
estandarizando
el manejoy control.

Orientara las unidadesorganizacionales, y/o destrucci6n

el perfodode conservaci6n de la
documentaci6n recibida,de acuerdoa la naturalezade la misma.

Es responsabilidad ordenar,y relacionar

de las 6reas,clasificar, enviada
la documentaci6n
parasu guarday custodia.

Es responsabilidad
de las dreascentralesy delegaciones
estatalesel envio al archivo
generalde la documentacion
.

Verificarla entradafisicade la documentaci6n

al archivogeneral.

Recibir,evaluary aulorizar,los
formatosdebidamente y autorizados,
requisitados anexos
al envfo por partede las 6reasdel formato"Relaci6n para Envio de Documentosa
Microfilmaci6ny/o Archivo" (02-140-1).

Lasdreasusuariasdeberdnobservarque la documentaci6n quese envleparaarchivosea

la indicadade conformidad que sefialael Manualde Politicasy
el sistemade clasificaci6n
Procedimientos.

OIRECCION
DE ADMINISTRACION 07fia07
MPR19140010A Pdgina6 de 12 Versi6n04
 BANqBRAS
lan$ Nrdonal d obris y Servidorpubli(6 S,N.C,
ARCHIVODE DOCUMENTOS

o Clasificarla documentaci6n y conservarseen original,aun cuandohaya

indispensable
sidomicrofilmada.

Proporcionar
a lasSreasusuariasuna6ptimaconsulta.

Elaborarprogramaanualde recepci6n paraarchivo.

de documentos

Supervisardentrode la instalaciones,
la seguridadde la documentaci6n
recibidade las
6reasusuarias.

Mantenerla clasificaci6n
y en ordenla documentaci6n
en archivo.

Vigilarla vigenciade conservacion

y depuraci6n,
que se deberdasignara los documentos
recibidosparaarchivo

Establecerque la documentaci6nque se conservaen los archivostiene cardcter

CONFIDENCIAL.

Solicitara pr6stamolos documentos, el interesadodeberdpresentarla "solicitud para

Documentaci6nDiversadel Archivo General"(0l-2171-l), debidamente autorizadapor
eltitulardel6rea,quehayaenviadola informaci6n.
VigilarqueelSreasea"AreaRestringida".

Solicitarun registroactualizado
de firmas.

Solicitarque el 6rea responsabley competentedentro de la Instituci6n,mantenga

aseguradoslos bienes, del Banco, contra incendios,robo, asi como instalaciones
adecuadas.

4.1 POLITICASGENERALES.

o Reportarmensualmente
a la Subgerencia
de Servicioslasactividades
m6srelevantes.

Solicitaroportunamente,
el personalde apoyointernodel 6rea.

Vigilarque el solicitantede consultasea el funcionarioresponsabledel drea a

Subgerente o superior.

ldentificarlas necesidades
de bienesde consumopropiasdel Area.

Proveerde papeleriade consumorequerida

parasusfunciones.

DIREccIoNDE ADMINISTRACI6N 07t12t07

MPR19140010A Pdgina7 de 12 Versi6n04
 BANqBRAS
BancoNadonald Oblrs y S0rvicio6
PriblicosS,N.C. ARCHIVODE DOCUMENTOS

5. RESPONSABILIDADES

Gerentede ServiciosGenerales.

5.1 Aprobarla aplicaci6n

de estemanualde procedimientos.

Subgerentede Servicios.

5,2 Enviarmedianteoficio,copia de la relaci6nde envib al 6rea usuariainformdndole,

localizaci6n
y nfmerode controlque le fue asignadoa cadacajade archivo.
5.3 Es responsabilidad el mantenimiento operativoy eficaz de los equiposinstalados
propiosparaesteservicio.
5.4 Verificarque el 6rea competentedentrode la Instituci6nmantengaaseguradosy
protegidostodoslos bienesdel Banco.
5.5 Notificarpor escrito,previo reportedel ExpertoT6cnico,en forma inmediataa la
Comisi6nNacionalBancaria,cuando existansustracciones, siniestroso cualquier
situaci6nan6maladentrodel6rea.

Experto T6cnico.

5.6 AplicaresteManualdeProcedimientos.
5.7 Recibirlascajasde carton,conteniendola documentacionparaalmacenarse.
5.8 Comunicarloscambioso mejorasquepuedanhacersea estemanual.
5.9 Notificarpor escrito,en forma inmediataa sus jefes superiorescuando existan
sustracciones,siniestroso cualquiersituacionan6malaque dentro del 6rea se
presente.
5.10 Supervisarlas vigenciasparacadaguardade la documentaci6n con el fin de evitarel
crecimientodesmedido del volumende cajasen custodia.
5.11 Transcurridoslos plazosde conservaci6nlegal de la documentaci6n en custodia,
deber6procedera la depuracionde documentos,via trituraci6n.

6. DEFINICIONES

6.1 Area:sitiodondese llevaa caboel procesode Archivo.

6.2 AreaUsuaria:el queenvfala documentaci6n
porarchivar.

6.3 Anaqueles:Espaciosdondese localizanlascajascon la documentaci6n

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DE ADMINISTRACION 07t12t07
MPR19140010A P6gina8 de 12 Versi6n04
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BancoNacioilald Obrasy SeryiclorPriblkosS.N,C, ARCHIVODE DOCUMENTOS

7. METODODETRABAJO

Este diagrama presenta de forma general las actividadespara el Manual de

Procedimientos
paraArchivode Documentos.Paramayoresdetallesver el punto7.2 de
estemismodocumento.
7.1 DIAGRAMA
DE FLUJO

2.- Guarday Custodia

3.- Supervisa
para
Procedimiento
Archivode
Documentos

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DE ADMINISTRACION 07na07
MPR19140010A P6gina9 de 12 Versi6n
04
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EancoNadonalde Obrs y Seruidorpirbli(s S.N.C, ARCHIVODE DOCUMENTOS

7.2 DESCRIPCION
DEACTIVIDADES
PARAARCHIVODE DOCUMENTOS

Responsable Paso Documento

Actividad Entregable
de Trabaio
1. RecibeDocumentos

1.1 Recibecajasconteniendo que

la documentaci6n
envlanlas Sreasusuarias. Relacionpara
Enviode
1.2 Revisarelaci6nadjuntade contenidos. Documentos a
Archivo
1.3 Clasificadocumentaci6n para microfilmaci6n
y
archivogeneral.

2. Guarday Gustodia

2.1 Asigna nfmero de controla documentospara

archivo.
Experto
T6cnico 2.2 para archivoque ya
Recibela documentacion
fuemicrofilmada.

2.3 Asigna nfmero de control a documentos

microfilmados.

2.4 Enviacopiade relaci6nal6reausuaria.

2.5 Depuradocumentacion
de acuerdoa vigencia.

2.6 Da de baja la documentaci6n

y solicitarretirar
estaa la Subgerencia
de Servicios.

2.7 Vigila desalojo y acompafra al proveedor

autorizadopara verificarque se llevea cabo la
operaci6nde trituracion. Acta de
cumplimiento
2.8 Elaboraoficio-acta,indicandoque se cumpli6 de la
con la trituracion. Trituraci6n

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DE ADMINISTRACION 07hao7
MPR19140010A Pdgina10de 12 Versi6n
04
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Ban$ Nadonald obrusy 5ruidosl0bli(s S.N.C, ARCHIVODE DOCUMENTOS

Responsable Paso Documento

Actividad Entregable
de Trabaio
3. Supervisa Procedimiento para Archivo de
Documentos.

3.1 paraenviode la copia.

Formuladocumento

3.2 Elaboraprogramaanual.

Subgerente 3.3 Elaboraprograma

de mantenimiento
a equipos. Programa
de Serviclos Anual
3.4 Verifica que las Sreas responsables,de Programade
mantener, asegurar y proteger los bienes, Mantenimien-
cumplan conelapoyo. to

3.5 Notificaa la Comisi6nNacionalBancaria,

cuando
existan:extracciones.
siniestros.
etc.

DtREcctoN
DE ADMINtsrRAcdN 07t12to7
MPR19140010A Piigina11de 12 Versi6n
04
 BANqBRAS
Eancoiladonai de obrar y $ervidorPtibli(s S,N.C,
ARCHIVODE DOCUMENTOS

8. REGISTROS

Tiempode
No. de Control Responsablede
Nombre Gonservaci6n/
Conservarlo
Disposici6n
Solicitudde Factibilidad
autorizada. ExoertoT6cnico Disposiciones
Programas de microfilmaci6ny ExpertoT6cnico conformeal
Mantenimiento. marcolegal
S/No. Formato"Relaci6n parael Envfode ExpertoT6cnico enunciados en el
Documentos a Microfilmaciony/o Manualde
Archivo". Politicasy
Oficio de envfo a cada drea. ExoertoT6cnico Procedimientos

9. ANEXOS

Anexo Nombre No. De Control

No.
Formato"Relacionparael Enviode Documentos a 44-3
1
Microfilmaci6nv/o Archivo'.
2 Solicitudparadocumentaci6n diversaalarchivogeneral 49-3.

DIRECCION
DE ADMINISTRACION 07/12J07
MPR19140010A Pdgina12de 12 Versi6n 04