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FUNCIONAMIENTO
DE LA BODEGA
INTRODUCCIN:
OBJETIVOS
ADMINISTRACIN DE BODEGAS
La Empresa:
A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la
misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o
controlar las personas de la empresa estn estrechamente relacionadas entre s.
Es de sentido comn que, antes de empezar a discutir las tcnicas de direccin, se
examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propsito es que los dirigentes de un
rea de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un
conocimiento del funcionamiento de ella.
Para que se comprenda con toda claridad a qu se est haciendo referencia cuando se
habla de "empresa industrial", primeramente habr que definirla. Se hablar indistintamente de
"empresa industrial", "empresa", "compaa" o "firma", si bien los ltimos dos trminos se aplicarn
generalmente a las empresas del sector privado.
Empresa industrial
PRODUCCIN
Industrias manufactureras.
Industrias de elaboracin.
Industrias extractivas.
Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la
edificacin).
Agroindustrial (en escala industrial).
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SERVICIOS
Transporte
Produccin de energa elctrica y otros
servicios pblicos.
Reparacin, conservacin, limpieza y
otros servicios.
Distribucin (al por mayor y grandes
comercios de venta al por menor).
Hoteles y Restaurantes.
Informacin y servicios de esparcimiento.
ACTIVIDAD
Realiza un listado de 15 empresas de la zona segn la clasificacin de sus actividades
industriales que reciben dentro de la administracin de bodega.
Sugerencias: Busca en las pginas amarillas de la gua de telfonos, en
Internet, llama por telfono y consulta, o has una visita a travs de sus sitios Web a
estas empresas, consultando que tipo de actividades industriales realizan.
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ADMINISTRACION DE BODEGA
Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservacin de
los materiales y productos, verificando el cumplimiento de stas disposiciones al interior de las
bodegas.
1. RECEPCIN DE MERCADERAS
La Recepcin est relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de
almacenamiento. El encargado de la recepcin de la bodega debe recibir las materias primas,
materiales, repuestos y mercaderas, adquiridas por la empresa.
Para la recepcin de estas mercaderas debe actuar en conjunto con un representante
del Departamento que solicit el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de
Compra de la Empresa y que sean los especificados.
Cuando sea necesario una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante
de la compra.
Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de
Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de
pedido del proveedor.
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2. ALMACENAMIENTO
No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el encargado de bodega es
responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos.
Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes
de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con medio da de
anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas.
Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisicin, sean controlados
por un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de
Existencias y l debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contralora.
El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un documento
escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.
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4.- REGISTROS
Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales
dentro de una Bodega.
ALMACENAMIENTO
RECEPCION
DESPACHO
REGISTROS
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2 En el almacenamiento se debe
disponer de estantes y casilleros
apropiados para los diferentes
artculos y contar con pasillos entre
las estanteras para un fcil manejo
y transporte de los materiales.
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ACTIVIDAD
Usted forma parte de la empresa Firm Cellar S.A. que se dedica a implementar
procedimientos administrativos para el manejo eficiente de bodega, por lo cual, el gerente
general le solicita que realice un manual donde se especifique cada una de las tareas que debe
realizar un restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los materiales e
insumos que esta va ha ocupar dentro de su proceso productivo.
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ACTIVIDAD
Agrpese con 3 de sus compaeros y grafique el plano para de la bodega de un
Supermercado, indicado las reas donde se recepciona, almacena y despacha la mercadera
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Capacidad de la Bodega
Equipos empleados en la Bodega
1. Naturaleza
Las condiciones del almacenamiento varan segn esta caracterstica del material,
exigiendo en cada caso un tratamiento diferente.
Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares mas
seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los ms expuestos a robos.
Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables,
etc., deben almacenarse separados entre s y de los otros materiales.
Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la accin de algunos
agentes atmosfricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de
papel o cartn.
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Lotes pequeos deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el
objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos.
Cuando se almacenan mercaderas en cantidades inferiores a bultos estndares de
almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajoneras especiales. Si es corriente
este caso, habra que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribucin
general de las Bodegas.
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a) Estantes
La utilizacin de estantes permite un acceso fcil a las mercaderas y un mximo
aprovechamiento del espacio cbico; en especial en el almacenamiento de artculos
voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros.
Uno de estos tipos son las estanteras de tablero que se utilizan especialmente en el
agrupamiento y el apilado de lotes pequeos. Por lo general son desmontables.
Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con fondos
y estantes ajustables para permitir su adaptacin al alto de la carga.
Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad.
Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas
de diferentes tipos.
b) Tableros
Consisten en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por unidad
de carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. Tambin son
conocidos como pallets.
Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o
de una combinacin de ambos.
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Factores que son necesario analizar para la determinacin del espacio, es el siguiente
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Reduccin de gastos.
Aumento de la eficiencia de las
operaciones.
Disminucin de la posibilidad de
deterioros de los materiales en el
transporte.
Ahorro de mano de obra.
Disminucin de gastos en subsidios por
accidentes en el trabajo.
Reduccin de prdidas por ausentismo.
Otros.
Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay
que manejar. Sin embargo, para facilitar la seleccin de ellos, se han dividido en cuatro clases
principales que son:
1. Transportadores, o correas,
2. Gruas horquillas,
3. Vehculos industriales (como puentes gras, gras de alta tonelaje, camiones
gras)
4. Equipo colocador y transbordador.
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Normas de apilamiento
Apilamiento de caja
Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor
aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los
almacenes como en los vehculos de transporte
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Planificada anticipadamente.
Realizada de manera de evitar la formacin de
saldos.
A tiempo, para evitar alcanzar el lmite de
conservacin de algn producto.
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c. Todas las unidades de la empresa debern solicitar los materiales a Bodega, mediante un
formulario, por ejemplo,Pedido de Materiales. Este formulario se confeccionara en
triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario
autorizado.
d. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si estn
correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado.
e. La solicitud se utilizar, adems, para registrar el despacho de los artculos, debiendo
indicarse en sta los materiales y las cantidades entregadas.
1
Solicitante
2
Bodega
despachadora
3
Departamento
solicitante
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1. Ordenes de Compra
2. Notas de pedido o entregas internos
3. Guas de despacho
4. Guas de devolucin
5. Guas de ingresos
6. Tarjetas de registro de cada articulo(si las tuviera)
7. Notas o solicitud de reposicin de sus stocks.
8. Notas o Guas de productos dados de baja.
Ventas, para que este enterado de los materiales y productos disponibles en Bodega y
ha ofrecer a sus clientes existencias reales.
Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Gua de Ventas, u otro
documento interno y no tener diferencias entre las cantidades ofrecidas y disponibles.
Produccin, para que abastezca oportunamente los materiales que estn bajo los
niveles de inventario establecidos por la Bodega.
Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volmenes disponibles en
Bodega, como tambin de los productos dados de baja.
Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de materiales en
bodega.
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Todo producto dado de baja o por mermas deber quedar registrado en los
documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.
ACTIVIDAD
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CONTROL DE INVENTARIOS
CONCEPTO DE INVENTARIO
CONTROL DE INVENTARIOS
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TIPOS DE INVENTARIOS
En la mayora de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de
un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se
alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los
artculos. La computadora seala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir existencias,
para mantener los stocks determinados por la empresa.
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Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las
comprobaciones peridicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido
mal colocada o almacenada en ms de un lugar.
Los cdigos de barras son lneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que
etiquetan los artculos de inventario con informacin codificada digitalmente.
Estos son lebles con lector ptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o
microprocesadores.
La forma de codificacin de datos Alfanumrica fue ampliamente estandarizada con
la adopcin de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los cdigos son ahora un mtodo
barato, adaptable y que facilita la automatizacin de la entrada de datos que identifican una
partida de inventario, su costo, su localizacin y otra informacin necesaria del inventario. Son
tambin muy tiles para concentrar la informacin de produccin, como la fuente del artculo,
el trabajo hecho en l y quin lo hizo, y otros datos.
Los cdigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas
industriales, comerciales y de servicios. Su uso ms conocido es la identificacin de los productos
comercializados en los supermercados; pero es slo uno de los campos donde se puede
implementar.
En una serie de lneas y espacios (smbolos de cdigos de barras) es posible almacenar
gran cantidad de informacin, la cual puede ser rescatada automticamente con la ayuda de un
rayo lser, para ser recuperada en un computador.
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Los cdigos de barra que llevan los productos permiten su registro automtico en el
punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderas, como control de
inventarios y de productos en proceso, administracin de bodegas, despacho de mercaderas,
etc.
Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas
ofrecen su instalacin, puesta en marcha y manejo. Los cdigos en estos paquetes ya vienen
asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el nombre del artculo,
ubicacin y otros datos importantes del producto.
Los lectores se debieran ubicar en la Bodega de Recepcin de Materiales para
registrar en forma inmediata los artculos recibidos (en algunos casos basta leer con el Lector
un artculo y digitar manualmente el nmero de artculos), y en la Bodega de Despacho, donde
se registrar en forma rpida la cantidad despachada y que el computador rebajar
automticamente.
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ACTIVIDAD
De acuerdo al caso del Restaurante Cafecito con tres compaeros en work o excell
disea un sistema de Control de Inventarios perpetuo y peridico para la bodega de esta
empresa.
Utiliza herramientas como Internet o averigua en empresas dentro de la zona como
realizan el control de cada uno de estos tipos de inventario.
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