Etapas de

Un proyecto
El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y cierre. En esta gua queremos explicar en qu
consiste cada una, cul es su objetivo, de qu actividades se componen y cules
son los documentos esenciales que se prepararn en cada momento.

Inicio

La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el

momento de definir el alcance y proceder a la seleccin del equipo. Slo
con un mbito claramente definido y un equipo especializado, se puede
garantizar el xito. Es adems, el momento de compartirla visin con los
stakeholders y buscar su compromiso y apoyo.

Actividades:
1
Elaboracin del
caso de negocio
/ plan de
proyecto

2
Estudio de
viabilidad

3
Definicin
de proyecto

4
Nombramiento
del equipo
de proyecto

5
Revisin
de la fase

Documentos esenciales:
Caso de negocio/ Plan de proyecto
Alcance de proyecto
Project charter
Estudio de viabilidad
Check list revisin etapa

Planificacin

sta es a menudo la fase ms difcil para un director de proyecto, ya que

tiene que hacer un importante esfuerzo de abstraccin para calcular las
necesidades de personal, recursos y equipo que habrn de preverse para
lograr la consecucin a tiempo y dentro de los parmetros previstos.
Asimismo, tambin es necesario planificar comunicaciones, contratos y
actividades de adquisicin. Se trata, en definitiva, de crear un conjunto
completo de planes de proyecto que establezcan una clara hoja de ruta.

Actividades:
1
Elaborar
el plan de
proyecto
inicial

2
Plan de
comunicacin

3
Plan de
gestin
de recursos

4
Plan de
gestin
financiera

5
Plan de
gestin de
calidad

6
Proyecto
de Anlisis
de Riesgos

7
Plan de
aceptacin

8
Plan de
compras y
gestin de
proveedores

9
Revisin
de la fase

Documentos esenciales:
Plan de proyecto
Plan de comunicacin
Plan de gestin de recursos
Plan de gestin financiera

Plan de gestin de la calidad

Plan de gestin del riesgo
Plan de aceptacin

Ejecucin

En base a la planificacin, habr que completar las actividades programadas, con sus tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios.
Es importante velar por una buena comunicacin en esta fase para garantizar un mayor control sobre el progreso y los plazos. Asimismo, es indispensable monitorizar la evolucin del consumo de recursos, presupuesto y
tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en alguna herramienta de gestin de proyectos. En esta etapa se deben gestionar: el riesgo, el
cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones
y modificaciones.

Actividades:
1

2
Coordinar
actividades y
recursos

4
Monitorizar
el consumo de
presupuesto

5
Hacer un
seguimiento
del uso de los
recursos

7
Detectar
desviaciones

8
Informar
sobre las
desviaciones
detectadas

9
Implementar
acciones
correctoras o
modificaciones

10
Controlar y
gestionar
los cambios

Asignar paquetes de trabajo

asociados a
cada actividad a
todos los miembros del equipo

Controlar la
relacin entre
tiempo consumido y proporcin de proyecto
completada

Acatar las
deadlines y
plazos para cada
evento o entrega de productos
intermedios

Documentos esenciales:
Informe de progreso
Minutas de las reuniones
Reporting de desviaciones, propuestas
de cambio y aceptacin

Seguimiento y control

Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento,

revisin y monitorizacin del progreso de proyecto. Se concibe como el
medio de detectar desviaciones con la mxima premura posible, para poder
identificar las reas en las que puede ser requerido un cambio en la planificacin. La etapa de seguimiento y control se encuentra naturalmen- te
asociada a la de ejecucin, de la que no puede concebirse de forma separada, aunque por su importancia y valor crtico para el proyecto, en esta gua
se trata de manera indepen- diente.

Actividades:
1

Actualizacin y
seguimiento de
los instrumentos de gestin
de proyecto

Planificacin y
puesta en
marcha de
acciones
correctoras

Definicin y establecimiento de los

indicadores clave de
gestin que aportarn mtricas sobre
las variables ms
relevantes a controlar

Monitorizacin
de los indicadores clave de
gestin

Comunicacin
de desviaciones

Creacin de un
plan de contingencias

Documentos esenciales:
Checklist revisiones de cada fase.
Plan de gestin del riesgo (para su actualizacin, caso de ser necesario)
Comunicacin de desviaciones detectadas.
Comunicacin de acciones correctoras o modificaciones a aplicar y su
plazo.

Cierre

Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente

el proyecto y las obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado
este estadio, se establece formalmente que el proyecto ha concluido.

Actividades:
2

1
Evaluar cada
actividad y
fase del proyecto

Hacer una
valoracin del
proyecto en su
conjunto

Transmitir la
informacin y
formacin
complementaria acordada

Organizar la
salida de los
equipos de
trabajo

Llegar a acuerdos con el

cliente sobre
todos los
puntos a tratar

Formalizar la
aceptacin del
proyecto

Entregar la
documentacin
de proyecto al
cliente

Documentos esenciales:
Informe de cierre de proyecto
Revisin post implementaciones
Aceptacin y entrega de proyecto
Documentacin entregable al cliente y materiales de carcter formativo o
informacional

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de un Proyecto