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MS-PROJECT
1.1 Qu es la administracin de proyectos? .................................................................................... 3
1.2 Dominar la administracin de proyectos en cuatro pasos ........................................................... 4
1.3 Definicin del proyecto ............................................................................................................... 5
1.4 El plan del proyecto: una herramienta indispensable .................................................................. 6
1.5 Seguimiento: la importancia de mantenerse informado .............................................................. 6
1.6 Cierre del proyecto ...................................................................................................................... 6
1.7 Asistencia proporcionada por Microsoft Project ......................................................................... 7
Equilibrar los factores de programacin crticos con facilidad ......................................................... 7
Identificar problemas antes de que afecten a la programacin ......................................................... 7
Realizar un seguimiento del plan de proyecto .................................................................................. 8
Cierre del proyecto ............................................................................................................................ 8
1.8 Lista de libros de referencia sobre la administracin de proyectos ............................................. 9
1.9 Los elementos bsicos: tareas, recursos y asignaciones .............................................................. 9
Tareas ................................................................................................................................................ 9
Recursos ............................................................................................................................................ 9
1.10 Asignaciones ........................................................................................................................... 10
1.11 Dnde van los datos? El flujo de informacin de Microsoft Project .................................... 10
2.0 Divisin del proyecto en tareas, fases e hitos............................................................................ 11
2.2 Tareas ........................................................................................................................................ 12
2.3 Fases .......................................................................................................................................... 13
3.0 EL NCLEO DEL PLAN DEL PROYECTO: LA LISTA DE TAREAS ............................... 13
Escribir una tarea en el Diagrama de Gantt ..................................................................................... 14
Capacidad mxima .......................................................................................................................... 20
4.0 DETRS DE CADA RECURSO: LOS CALENDARIOS LABORALES .............................. 21
4.1 Crear los calendarios laborales de un grupo de recursos .......................................................... 21
4.2Asignar un grupo de recursos a un calendario laboral ............................................................... 22
4.3 Modificar un calendario laboral para un recurso individual ..................................................... 22
4.4 Asignar uno o varios recursos a una tarea ................................................................................. 23
4.6 Quitar un recurso de una tarea................................................................................................... 25
4.7 Reemplazar un recurso en un solo paso .................................................................................... 25
5.1 Asignar tareas a los recursos ..................................................................................................... 27
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MS PROJECT
MS PROJECT
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Podr utilizar Microsoft Project para los pasos 2 y 3, creacin de un proyecto y seguimiento y
administracin del mismo. Sin embargo, ningn programa de administracin de proyectos le
servir de gran ayuda en los pasos 1 y 4. Para el paso 1, definicin de un proyecto, tendr
que anotar los objetivos y los limites, por ejemplo el numero de recursos disponibles o el
presupuesto del proyecto. No obstante, aunque utilice Microsoft Project como ayuda para
evaluar y almacenar un proyecto cuando concluya, la mayora de las tareas del paso 4, cerrar
un proyecto, no requieren el uso de un programa de administracin de proyectos.
1.3 Definicin del proyecto
En esta etapa del proyecto se toman las decisiones mas importantes para el proyecto; las
conclusiones se convierten en el alma de este. En este punto deber:
Definir el mbito del proyecto. Qu objetivos desea cumplir? Cules son las tareas
mas importantes y cuantas son necesarias para cumplir los objetivos?
Determinar los recursos. Qu recursos, concretamente personas y equipos, se
encuentran disponibles para ayudarle a alcanzar los objetivos del proyecto?
Determinar los lmites de la programacin. Cunto tiempo tiene para finalizar el
proyecto? Cules son los hitos y las fechas lmite del proyecto?
Una vez decididos los objetivos y el alcance del proyecto, estar preparado para crear un plan
del mismo.
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Identificar todas las tareas del proyecto, as como que o quien las va a realizar.
Realizar una estimacin del trabajo y del equipo que ocuparan las tareas,
preferiblemente en funcin de las personas directamente implicadas en dichas tareas.
Determinar las dependencias entre tareas. Por ejemplo, observar si una tarea no
puede comenzar hasta que otra finalice, si hay varias tareas que deben empezar al
mismo tiempo o si hay dos tareas que deben terminar aproximadamente en la misma
fecha.
Indicar las delimitaciones de tareas y proyectos. Por ejemplo, si desea que una tarea
comience en una fecha determinada.
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Comparar el plan original con el progreso real de los acontecimientos del proyecto.
Analizar los problemas e identificar reas para futuras mejoras.
Almacenar el archivo del proyecto.
Ningn programa de administracin de proyectos puede cerrar el proyecto por usted. Sin
embargo, un plan de proyecto creado con Microsoft Project puede ayudarle a definir la
direccin correcta que debe tomar en el siguiente proyecto.
1.7 Asistencia proporcionada por Microsoft Project
Microsoft Project es una herramienta eficaz que ayuda a organizar y a controlar las diversas
peculiaridades de un proyecto.
Calcular la mayora de los detalles de la programacin.
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Por ejemplo, si la mitad del equipo se pone enfermo, es posible que decida recortar el mbito
para que el resto de los integrantes del equipo puedan realizar el proyecto y se pueda cumplir
la fecha limite original. Como alternativa, puede mantener el mbito original y retrasar la
fecha limite del proyecto.
1.10 Asignaciones
Cuando se asigna un recurso para trabajar en una tarea, se realiza una asignacin. Las
asignaciones afectan directamente a la cantidad de tiempo necesario para completar una
tarea e indirectamente al tiempo total del proyecto. Cuando las fechas limites cambien y sea
necesario completar un proyecto en menos tiempo del planeado, podr asignar mas recursos
a una tarea. En esencia, se realizan nuevas asignaciones con el objeto de emplear menos
tiempo en completar las tareas individuales. Si se reduce la duracin de las tareas, la
duracin del proyecto global se reducir tambin.
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Las tareas transforman los objetivos del proyecto de meros deseos a resultados concretos.
Sin embargo, la simple inclusin de las tareas en el proyector no es suficiente para alcanzar
los objetivos de forma eficaz. Las tares individuales que no dependen de otras tareas son
como un montn de vigas apiladas desordenadamente. Al igual que las vigas, los ladrillos, las
columnas o los arcos deben agruparse lgicamente para formar una estructura, las tareas
tambin. En proyecto, la agrupacin lgica de tareas que completa un paso importante de
denomina fase. Normalmente, la conclusin de una fase del proyector indica que se ha
alcanzado un hito, es decir, un acontecimiento significativo que marca el progreso del
proyector.
Microsoft Project permite agrupar las tareas por fases y especificar hitos fcilmente. Adems,
puede mostrar las fases y las subfases del proyecto (y las subsufases, si lo desea), as como
la jerarqua de las tareas esquematizndolas. En Microsoft Project, una fase o cualquier otra
forma de agrupacin lgica de tareas se representa mediante una tarea de resumen, que se
compone de las tareas que lo constituyen y las resume.
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2.2 Tareas
Una tarea es un paso concreto necesario para conseguir el objetivo del proyecto. Representa
el trabajo real que se deber realizar en el proyector, su estructura fundamental.
Para administrar el proyecto de manera eficaz, deber definir la tareas de forma que tenga el
tamao adecuado. Si son demasiado largas, es posible que oculten a las ms cortas que, de
hecho, se deben completar y controlar inmediatamente. Si las tareas son demasiado cortas,
pueden ser triviales y confundir el plan del proyecto, dificultando as la administracin de
aquellas que son realmente importantes.
Por ejemplo, levantar los cimientos de una torre es un proceso demacrado largo para ser una
tarea. Porqu? Porque Levantar los cimientos de una torre no es una tarea simple. No se
trata de una accin nica que pueda realizarse de una vez. Para cumplir este objeto es
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necesario llevar a cabo varias tareas como excavar un agujero y verter el hormign. Estas
son las tareas que se incluirn en el plan de este proyecto. Sin embargo, levantar los
cimientos de una torre se puede considerar una tarea de resumen que incluya otras tareas;
consulte el apartado Una lista de tareas lgica y bien ordenada ms adelante en este
captulo.
Por otro lado, una accin como poner en marcha la mezcladora de cemento es demasiado
corta para incluirla como tarea. Por s no se hace que el proyector avance en absoluto, sino
que realmente es una parte de la tarea de verter el hormign.
Lo ms importante que hay que recordar es que aunque las tareas deben estar bien
definidas, ser precisas y detalladas, tambin deben ser relevantes. Su conclusin ha contribuir
considerablemente en el avance del proyector.
2.3 Fases
Una fase se compone de un grupo de tareas relacionadas, por ejemplo, comprar el cemento,
aquilar la mezcladora de cemento y verter el hormign. Una fase es un paso importante en la
realizacin del proyecto. Si divide el proyecto en fase, podr centrarse nicamente en un
aspecto del mismo, ver el flujo lgico de las tareas del proyecto, determinar si falta alguna de
las tareas de esa fase y realizar un informe del estado del proyecto a nivel de detalle que
resulte adecuado para otras personas.
2.4 Hitos
La mayora de las tareas que componen una fase representan acciones que se deben llevar a
cabo, como pintar una pared. Sin embargo, tambin es posible incluir otras tareas con el
solo objeto de indicar (o celebrar) el principio o el fin de una fase, por ejemplo comenzar o
terminar de pintar todas las salas. Los hitos son las tareas que no necesitan trabajo real. Son
objetivos provisionales que podrn utilizar para controlar el progreso del proyecto.
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Incluya solo las tareas que son relevantes para la conclusin del proyecto.
Agregue solo las tareas que sean significativas, con un nivel de detalle tal que el
perodo de tiempo necesario para completar cada una de ellas sea breve comparado
con la duracin global del proyecto.
Recuerde las tareas que sean repetitivas, como las reuniones semanales, los informes
de estado y el trabajo de revisin anticipado.
Recuerde las tareas que sean repetitivas, como las reuniones semanales, los informes de
estado y trabajo de revisin anticipado.
En Microsoft Project, las tareas se administran y se definen principalmente en la vista
Diagrama de Grantt. Mientras crea la lista de tareas, puede perfeccionarla fcilmente
agregando hitos, escribiendo tareas que tengan lugar a intervalos regulares, especificando el
tiempo estimado que durar cada una de ellas y eliminando las que sean innecesarias.
Escribir una tarea en el Diagrama de Gantt
Puede crear rpidamente una lista de tareas de programacin escribiendo tareas en el campo
Nombre de tarea. Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que
constituye la programacin. Puede que le resulta ms fcil escribir las tareas en el orden en
que cree que se van a realizar.
1. en la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el campo Nombre de tarea , escriba el nombre de una tarea.
3. Presione la tecla ENTRAR.
Sugerencia Microsoft Project permite utilizar un esquema para organizar la programacin a
medida que se van especificando las tareas, aunque tambin puede esperar hasta haber
definido todas las tareas del proyecto. Al crear un esquema de la programacin del proyecto
se simplifica su organizacin, de forma que resulta ms sencillo crear, administrar y mantener
el proyecto.
Eliminar una tarea
1 En la Barra de vista, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee eliminar.
3. En el men edicin, elija Eliminar tarea
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En
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tarea
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(B)
(B)
(B)
(B)
no
no
no
no
puede
puede
puede
puede
3.5 Vincular
En un proyecto, establecer dependencias entre tareas. Cuando se vinculan tareas, se define
una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Existen cuatro tipos de dependencias
entre tareas: fin a comienzo (FC), comienzo a comienzo (CC), fin a fin (FF) y comienzo a fin
(CF).
En la vinculacin e incrustacin de objetos (OLE), el establecimiento de una conexin entre
programas de tal manera que se pueda actualizar la informacin (por ejemplo, un grfico o
un texto) de un documento contenedor cuando cambie en el documento original.
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No finalizar antes del Finaliza la tarea en o despus de la fecha que escriba. Utilice esta
(NFAD)
delimitacin cuando una tarea no pueda finalizar antes de una fecha
determinada. Cuando escribe una fecha de fin de tarea o crea una
tarea arrastrando el puntero de derecha a izquierda, Microsoft
Project automticamente asigna esta delimitacin si la programacin
se est realizando a partir de una fecha de comienzo.
No comenzar antes del Comienza la tarea en o despus de la fecha que escriba. Utilice esta
(NCAD)
delimitacin cuando una tarea no pueda comenzar antes de una
fecha determinada. Cuando escribe una fecha de comienzo de tarea
o crea una automticamente asigna esta delimitacin si la
programacin se est realizando a partir de una fecha de comienzo.
No finalizar despus Finaliza la tarea en o antes de la fecha que escriba. Utilice esta
del (NFDD)
delimitacin cuando una tarea deba finalizar en una fecha
determinada. Cuando escribe la fecha de fin de una tarea, Microsoft
Project asigna automticamente esta delimitacin si la programacin
se est realizando a partir de una fecha de fin.
No comenzar despus Comienza la tarea en o antes de la fecha que escriba. Utilice esta
del (NCDD)
delimitacin cuando una tarea deba comenzar en una fecha
determinada. Cuando escribe una fecha de comienzo de tarea
usando el puntero, Microsoft Project asigna automticamente esta
delimitacin si la programacin se est realizando a partir de una
fecha de fin.
Debe finalizar el (DFE) Finaliza la tarea en una fecha determinada. Utilice esta delimitacin
cuando una tarea deba finalizar en una fecha concreta.
Debe comenzar el Comienza la tarea en una fecha determinada. Utilice esta
(DCE)
delimitacin cuando una tarea deba comenzar en una fecha
concreta.
3.7 Delimitacin
Restriccin o limitacin que establece el usuario o Microsoft Project en la fecha de comienzo
o de fin de una tarea. Por ejemplo, puede especificar que una tarea debe comenzar en una
fecha determinada o que no debe finalizar ms tarde de una fecha de comienzo, Microsoft
Project le asigna automticamente la delimitacin lo antes posible. Por el contrario, cuando
se agrega una nueva tarea a un proyecto que est programado desde la fecha de fin,
Microsoft Project le asigna automticamente la delimitacin lo mas tarde posible.
3.8 Comenzar o finalizar las tareas en una fecha concreta
Puede programar tareas de forma eficaz estableciendo la duracin de las tareas y dejando
que Microsoft Project calcule las fechas de comienzo y fin en funcin de las dependencias
entre tareas. Slo cuando las tareas deban comenzar y terminar en fechas concretas, deber
escribir la fecha de comienzo y fin y dejar que Microsoft Project calcule la duracin de la
tarea.
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6 Por ejemplo, escriba 300% para indicar tres unidades a tiempo completo de un recurso
determinado.
7 Si es necesario, cambie la informacin predeterminada que aparece en los dems campos
8 Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.
Nota Debe escribir nombres de correo electrnico para que los recursos puedan utilizar las
funciones de trabajo en grupo de Microsoft Project.
Sugerencia Cuando trabaje en la vista Diagrama de Gantt u otras vistas de tareas, puede
agregar nombres de recursos adicionales. Para asignar nuevos recursos, haga clic en Asignar
recursos y despus escriba un nombre de recurso en el campo Nombre. Tambin puede
hacer clic en Direccin y seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo
electrnico.
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Siempre que varios recursos compartan informacin de la programacin bsica, puede crear
diferentes calendarios base para ellos. Por ejemplo, puede tener un calendario base para los
trabajadores del turno de da y otro para los trabajadores del turno de noche.
Una vez creado el calendario base, es necesario asignarlo a cada uno de los recursos que
lo vaya a utilizar.
Para asignar recursos a un calendario laboral
1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos
2. En el campo Calendario base de cada recurso que desee asignar a un calendario,
seleccione el mismo calendario base.
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Cuando se asigna un recurso a una tarea, Microsoft Project utiliza el calendario de recursos
para determinar la programacin de trabajo del recurso. Por ejemplo, si especifica una
semana de vacaciones en el calendario de recursos del responsable de diseo, Microsoft
Project no programar trabajos durante esa semana.
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la tarea. De forma predeterminada, Microsoft Project asigna el 100 por cien de unidades a
cada recurso (a menos que se trate de un recurso a tiempo parcial). Si el recurso representa
una entidad nica, el 100 por cien de unidades significa que el recurso est trabajando en la
tarea a tiempo completo. Si asigna un grupo de recursos (por ejemplo, un grupo de tres
pintores), al 100 por ciento, significa que slo uno de los pintores se encuentra asignado a la
tarea. Si asigna los tres pintores, sera el 300 por ciento.
Si el trabajo asignado a un recurso sobrepasa la asignacin de tiempo completo diario que se
indica en su calendario laboral, Microsoft Project mostrar en rojo el nombre del recurso
sobre asignado en las vistas de recursos.
Haga doble clic en un recurso en el cuadro de dialogo Asignar recursos para mostrar el
cuadro de dialogo informacin del recurso.
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Estimar el costo total del proyecto, lo que resulta til para desarrollar un presupuesto.
Ver el costo actualizado de una tarea determinada o del proyecto en general.
Controlar la acumulacin de costos.
Determinar si es posible contratar recursos adicionales para agilizar la programacin,
sin salirse del presupuesto.
De dnde vienen los costos? En la mayora de los proyectos, el trabajo necesario por realizar
las tareas se lleva la mayor parte del presupuesto. El costo total de una tarea es igual a sus
costos variables (costos que cambian en funcin del tiempo), ms sus costos fijos (costos que
permanecen iguales en el transcurso del tiempo). El costo variable ms comn es el de los
salarios de los recursos, por ejemplo, un pintor que cobra 15 dlares por hora. Cuanto ms
tarde el pintor en pintar una pared, ms costar la tarea. Un costo fijo comn es el costo de
los materiales. La cantidad de pintura (y por tanto el costo) necesaria para pintar una pared
es la misma, independientemente de lo que tarde el pintor.
Para controlar los costos eficazmente, primero es necesario asignar tasas a los recursos.
Asignar tasas por horas a algunos recursos y costos por uso a otros. Un ejemplo de costo
por uso es la cantidad estndar que se paga cada vez que se alquilan equipos u oficinas. Si
un recurso trabaja en dos o ms tipos de tareas diferentes, para las que se requieren
diferentes tipos de aptitudes, puede asignar al recurso una tasa diferente para cada tarea.
Tambin puede especificar aumentos o reducciones de pago para que tengan efecto en un
momento determinado. Cuando haya terminado de asignar los costos de los recursos y de los
materiales, y haya asignado los recursos a las tareas, Microsoft Project podr mostrar el costo
total del proyecto. A partir de esta estimacin, podr desarrollar un presupuesto del proyecto.
A medida que el proyecto avanza, es posible que desee saber cunto ha costado una tarea
determinada hasta el momento. Microsoft Project le ayudar a determinarlo ofrecindole una
serie de mtodos de acumulacin de costos.
5.1 Asignar tareas a los recursos
El primer paso para realizar un seguimiento de los costos es asignar una tasa a cada recurso.
Las tasas de los recursos pueden ser por horas o fijas. Para las tasas por horas, puede
asignar una tasa estndar, que es la que se paga a un recurso durante un horario laboral
normal. Puede asignar una tasa de horas extra, que es la que se paga a un recurso que
trabaja ms horas de las comprendidas en el horario laboral normal. Tambin puede asignar
costos por uso fijos a algunos recursos; por ejemplo, es muy probable que un contratista
cobre siempre una cantidad estndar por realizar un trabajo determinado.
Del mismo modo, puede asignar una tasa de costo por uso fija junto con una tasa por horas.
Por ejemplo, el alquiler de equipos puede tener un costo de entrega e instalacin de 50
dlares por cada vez que se utilice, adems de un recargo por hora.
Para asignar una tasa a un recurso
1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos
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2. En los campos Tasa estndar, Tasa horas extra y Costo por uso del recurso,
escriba las tasas que correspondan y, a continuacin, haga clic en o presione ENTRAR.
5.2 Especificar tasas estndar
y de horas extra predeterminadas
Cuando los recursos que vaya a agregar al plan del proyecto cobren la misma tasa por horas,
puede ahorrar tiempo si deja que Microsoft Project introduzca las tasas estndar y de horas
extra. Para ello, especifique las tasas estndar y de horas extra predeterminadas antes de
asignar nuevos recursos.
Estas tasas de pago predeterminadas se aplican nicamente a los recursos que agregue
despus de escribirlas. Por tanto, puede especificar una tasa de pago predeterminada
diferente para cada conjunto de recursos nuevo que asigne; Microsoft Project aplicar dicha
tasa al siguiente grupo de recursos.
A continuacin, podr cambiar la tasa de pago predeterminada para que Microsoft Project la
aplique a cualquier recurso que agregue excepto al primer conjunto de recursos.
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Acumular el costo de un recurso cuando comienza la tarea si debe pagar una cantidad
global antes de comenzar el trabajo
Prorratear el costo de un recurso si necesita realizar un seguimiento del costo segn el
grado de conclusin de la tarea. Los costos estndar y de horas extra del recurso se
pueden prorratear. De manera predeterminada, Microsoft Project prorratea los costos
de los recursos
Acumular el costo de un recurso cuando acabe la tarea si retiene el pago hasta que el
trabajo finalice.
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Es necesario seguir dos pasos principales para evaluar y ajustar la programacin. Primero,
compruebe que el plan es preciso y completo. Observe detenidamente el plan del proyecto.
Cumple los objetivos del proyecto? Incluye todas las tareas necesarias? Las estimaciones
del costo, de la duracin y del trabajo, son precisas? Ha escrito alguna informacin
errnea, como la asignacin de un recurso incorrecto a una tarea?
Segundo, perfeccione el plan en lo posible. Observe detenidamente el plan del proyecto. Es
lo suficientemente conciso? Un plan conciso incluye nicamente las tareas necesarias para
conseguir los objetivos. Adems, utiliza los recursos eficazmente, finaliza en la fecha ms
prxima y cuesta lo menos posible.
En este captulo se describen una serie de mtodos para conseguir que el plan sea preciso y
completo. Adems, se resumen las acciones que se pueden llevar a cabo para que el plan sea
ms eficaz, como reducir la programacin y los costos del proyecto. Para obtener informacin
ms detallada sobre cmo perfeccionar un plan, consulte los captulos de 11 al 13.
Si guarda cada versin del proyecto regularmente con un nuevo nombre, le resultar fcil
volver a la versin anterior. Por ejemplo, puede incluir la fecha actual en el nombre de cada
una de las versiones del plan del proyecto: Plan 7-9, Plan 8-9 y as sucesivamente.
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Del mismo modo, tambin es un buen momento para buscar cualquier error que se haya
podido filtrar inadvertidamente en el plan, por ejemplo, una tasa de horas de un recurso
incorrecta.
6.2 Revisar los objetivos, el mbito y las suposiciones
Puesto que los objetivos del proyecto son los que ayudan a determinar los pasos necesarios
del plan del proyecto y, consecuentemente, el mbito, puede comenzar la evaluacin
averiguando si los objetivos han cambiado desde que comenz a disear el plan. O bien,
puede perfeccionar los objetivos originales haciendo que sean lo ms especficos y
mensurables posible. Por ejemplo, un objetivo tan importante como Producir el mejor
producto de su categora puede sonar bien, pero es tan general que identificar todos los
pasos necesarios para conseguirlo puede resultar imposible. Un objetivo especfico como
Hacer que este producto sea un 10 por ciento ms pequeo que su predecesor es
mensurable, alcanzable e incluso ya est dividido en pasos concretos.
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A medida que revisa los objetivos y el mbito, puede examinar las suposiciones. Si todava no
ha documentado las suposiciones ms importantes, quiz sea el momento de hacerlo. Por
ejemplo, hgase las siguientes preguntas:
Durante el curso del proyecto, vuelva a evaluar las suposiciones y cambie el plan del proyecto
para valorar las nuevas circunstancias. Por ejemplo, si un pintor menos especializado
reemplaza a otro ms especializado, es posible que tenga que agregar tiempo a las
estimaciones relacionadas con el tiempo que se necesitar para pintar una sala.
6.3 Agregar o eliminar tareas
Despus de reconsiderar los objetivos y las suposiciones, probablemente observe que el
mbito del proyecto ha cambiado. Por ejemplo, si ha reducido o perfeccionado un objetivo, es
posible que algunas o todas las tareas necesarias para lograrlo ya no sean esenciales. Por
otro lado, si ha agregado un objetivo, es posible que tambin necesite agregar tareas.
Sin embargo, no es necesario que los objetivos cambien para poder agregar o quitar tareas
del plan del proyecto. Si examina la lista de tareas, probablemente encontrar que algunas
son redundantes, triviales o tan grandes que deberan dividirse en otras ms pequeas.
6.4 Perfeccionar las estimaciones de las duraciones de tareas
Cuanto ms precisa sea la informacin que contiene el plan del proyecto, con ms exactitud
podr programar las tareas Microsoft Project. Por este motivo, es tan importante examinar
detenidamente las estimaciones de las duraciones de las tareas. Se pueden realizar algunas
tareas en menos tiempo? Desde una perspectiva realista, la experiencia y la intuicin le
dicen que algunas tareas durarn ms de lo previsto? Utilizando la mejor informacin
disponible, indique cualquier nueva estimacin de la duracin de una tarea en el plan del
proyecto.
6.5 Comprobar la fecha de fin del proyecto
La fecha de fin del proyecto que calcula Microsoft Project ofrece una buena previsin sobre si
los objetivos del proyecto se van a lograr a tiempo. Si crea una programacin que finalice en
o antes de la fecha de fin requerida, lo ms probable es que alcance los objetivos a tiempo.
Sin embargo, si la programacin finaliza despus de la fecha de fin requerida, es posible que
sea necesario reducir o quitar algunas tareas, o recortar los objetivos.
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Por supuesto, la fecha de fin del proyecto de la programacin, al igual que la temperatura
corporal de una persona, es slo un indicador de la salud global del proyecto. Aunque
puede alertarle ante los problemas, no puede identificar causas especficas. Tendr que
determinar las razones personalmente. Busque donde haya demasiadas tareas, vinculaciones
inadecuadas entre ellas, pocos o muchos recursos asignados a una tarea o delimitaciones
innecesarias. Pero, as como una temperatura corporal normal puede esconder problemas
subyacentes, una fecha de fin de proyecto a tiempo tambin puede ocultar otros problemas.
Comprobar la fecha de fin del proyecto puede ser una de las acciones comprendidas en la
estrategia de evaluar y perfeccionar el plan del proyecto.
6.6 Determinar si las delimitaciones de fecha fija son necesarias
Cuando una tarea deba comenzar o finalizar realmente en una fecha determinada, puede
aplicar una delimitacin de fecha fija en la tarea, por ejemplo la delimitacin Debe comenzar
el o Debe finalizar el. Sin embargo, aplicar delimitaciones de fecha fija innecesarias puede
impedir que Microsoft Project calcule la programacin correctamente. Por ejemplo, si
especifica que una tarea debe comenzar en una fecha determinada cuando no es necesario,
es posible que impida que Microsoft Project programe dicha tarea para que comience en la
fecha ms prxima posible. En general, cuanto antes comience (y finalice) una tarea, antes
finalizar el proyecto.
Algunas veces, los administradores del proyecto aplican una delimitacin de fecha fija cuando
no procede (p. Ej., cuando indican una fecha de comienzo y de fin determinadas para una
tarea despus de escribirla). Si vincula las tareas, no es necesario escribir fechas en los
campos Comienzo o Fin; Microsoft Project lo hace automticamente.
Tambin es posible que inadvertidamente aplique delimitaciones de fecha fija arrastrando el
puntero en el Diagrama de Gantt para crear una barra de tareas (y, por tanto, una tarea). Si
crea una tarea con este mtodo, Microsoft Project delimita la tarea segn haya arrastrado el
puntero. Si arrastra el puntero de izquierda a derecha, Microsoft Project delimitar la tarea
para que no comience antes de una fecha. Si arrastra el puntero de derecha a izquierda,
Microsoft Project delimitar la tarea para que no finalice antes de una fecha.
Compruebe todas las tareas con delimitaciones de fecha fija para asegurarse de que cada
delimitacin es necesaria y no se ha aplicado por equivocacin.
6.7 Comprobar los costos con el presupuesto
Si ha indicado los costos de las tareas y los recursos en el plan del proyecto, puede
comprobar el costo total del proyecto. Si se ha sobrepasado el presupuesto o resulta
inaceptablemente alto, ser necesario examinar los costos de las tareas y los recursos uno
por uno para ver si se pueden reducir. Por ejemplo, puede reducir el mbito de una tarea o
reemplazar un recurso caro por otro menos costoso.
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Por ltimo, no dude en experimentar. Realice los cambios adecuados para perfeccionar la
programacin. Con Microsoft Project, podr ver los efectos de un cambio inmediatamente,
decidir si es positivo y, a continuacin, realizar cualquier otro cambio que considere necesario
para conseguir una programacin eficaz del proyecto.
7.0 REDUCCIN DE LA PROGRAMACIN
En numerosos proyectos, el tiempo es el principal factor restrictivo: la fecha lmite del
proyecto se debe cumplir. Esto significa que el proyecto se debe acabar antes de la fecha de
fin de la programacin del mismo. Si se encuentra ahogado por las limitaciones de tiempo, la
mejor solucin es reducir la programacin.
A continuacin se citan tres de los mtodos principales para reducir la
programacin:
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Asigne trabajo de horas extra. Emplee este mtodo si los recursos con las aptitudes
requeridas ya se encuentran totalmente ocupados durante su horario laboral normal y
el presupuesto permite un aumento en el costo.
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Aumente el horario laboral de un recurso slo cuando desee que el recurso trabaje
ms horas en todas las tareas asignadas dentro de un perodo determinado.
Para aumentar el horario de trabajo de un recurso
1. En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.
2. En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar.
3. En el calendario, seleccione los das que desea cambiar.
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Dependiendo de la situacin en que se encuentre, puede utilizar algunos o todos los mtodos
que se citan a continuacin para que las tareas comiencen antes:
Reorganizar las tareas en un orden ms eficaz.
Dividir una tarea grande en tareas ms pequeas Agregar tiempo de adelanto a las tareas Cambiar el tipo de vinculacin.
Cambiar el tipo de delimitacin.
Cambiar el tipo de tarea.
8.1 Cambiar la secuencia de tareas
La secuencia en que suceden las tareas puede afectar a la duracin del proyecto. Por
ejemplo, supongamos que en la preparacin de la exposicin de relojes, las tareas Pintar las
paredes, Colgar los relojes y Organizar el mobiliario estn programadas para el lunes, el
martes y el mircoles respectivamente. Sin embargo, como las paredes tardan 24 horas en
secarse, la tarea de colgar relojes no podr comenzar hasta el mircoles y la de organizar el
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Para que el trabajo avance, quiz no sea necesario que algunas de las subtareas se
completen de manera secuencial, por lo que podr reducir la ruta crtica convirtiendo algunas
de las subtareas en no crticas. Incluso aunque algunas de las subtareas sean crticas, es
posible que pueda superponerlas o cambiar el tipo de vinculacin. Las tareas ms pequeas y
superpuestas pueden tener una duracin total menor que la tarea grande original.
Normalmente, cuando se utiliza Microsoft Project para dividir una tarea grande en otras ms
pequeas, la tarea grande se convierte en una tarea de resumen si le agrega subtareas.
Para dividir una tarea grande en una tarea de resumen y subtareas
1. En la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas
2. En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado o en Gantt de seguimiento y, a
continuacin, elija Aplicar.
3. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea de la ruta crtica que pueda
completarse en varios pasos.
4. Haga clic en Desvincular tareas
5. Quite los recursos asignados a esta tarea.
Para obtener informacin acerca de quitar recursos en una tarea, consulte el captulo 8
"Asignacin de recursos a las tareas".
6. Seleccione la tarea situada debajo de la que desee cambiar y haga clic en Nueva
tarea en el men Insertar.
7. Repita el paso 6 para cada subtarea que desee agregar.
8. Por cada nueva tarea, escriba un nombre en el campo Nombre de tarea y una duracin
en el campo Duracin.
9. En el campo Nombre de tarea, seleccione las nuevas tareas y haga clic en aplicar
sangra
para convertirlas en subtareas de la tarea origina!.
La tarea origina! se convierte en una tarea de resumen.
10. Vincule las nuevas tareas segn corresponda.
8.3 Agregar tiempo de adelanto a las tareas
Lo ms probable es que haya vinculado muchas de las tareas con vnculos de Fin a comienzo
(FC), para que la tarea sucesora no comience hasta que finalice su predecesora. En algunos
casos, esta dependencia es absolutamente necesaria y realista. Un reloj no se puede colgar
antes de fabricarse. Sin embargo, en otras ocasiones, el trabajo en una tarea sucesora puede
comenzar antes de que su predecesora haya finalizado totalmente, es decir, se puede
solapar. Si el persona! del museo prepara las paredes de la galera una por una, quizs
puedan empezar a colgar los relojes antes de que estn todas terminadas.
Para conseguir que se superpongan las tareas con una vinculacin FC es agregar tiempo de
adelanto a la vinculacin. Al agregar tiempo de adelanto, puede conseguir que la tarea
sucesora comience en una fecha anticipada. Si la tarea sucesora es una tarea crtica, al
agregar el tiempo de adelanto, el proyecto acabar antes. Observar que es posible
superponer las tareas hasta el punto de que comiencen a la vez. Si ste es el caso, considere
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los resultados y realizar los ajustes necesarios. Este mtodo resulta a menudo ms rpido
que agregar retrasos a las tareas una por una.
En un proceso denominado redistribucin, Microsoft Project retrasa o divide las tareas
automticamente hasta que el recurso asignado a ellas deja de estar sobreasignado. Puede
dar prioridad a las tareas para especificar cules deben retrasarse en primer lugar y cules no
deben retrasarse bajo ningn concepto.
Tambin puede decidir si se redistribuirn todos los recursos o solamente los seleccionados.
Y, por ltimo, puede redistribuir retrasando o sin retrasar la fecha de fin de la programacin.
De todos modos, no olvide que la redistribucin se debe aplicar slo despus de que se haya
analizado y ajustado la programacin.
El proyecto se puede redistribuir aunque est programando desde una fecha de fin.
Las versiones anteriores de Microsoft Project no permitan la redistribucin de proyectos
probados a partir de una fecha de fin. Las tareas de redistribucin de proyectos programados
a partir de una fecha de fin tienen asignados valores de retraso negativos. Esto provoca que
la fecha de fin de una tarea o de una asignacin de recursos tenga lugar antes, debido a que
el retraso se aplicar desde el fin de la tarea o asignacin.
Es posible que la redistribucin automtica no sea la mejor solucin al problema, ya que
Microsoft Project slo puede seguir un conjunto limitado de reglas fijas. Comprueba las
dependencias entre predecesoras, el margen de demora, las fechas, las prioridades y las
delimitaciones de tareas para determinar las tareas que se deben retrasar. Sin embargo, no
puede ser creativo y sustituir un recurso en una tarea sobreasignada o cambiar la duracin
de una tarea. Slo usted conoce las sutilezas de su programacin.
Siempre debe revisar los cambios que haya realizado Microsoft Project cuando redistribuya
recursos retrasando tareas. Puede revisar dichos cambios en la vista Diagrama de Gantt. Si
los cambios no son de su agrado, puede deshacerlos en cualquier momento.
Para retrasar tareas automticamente con el fin de redistribuir recursos
sobreasignados
1. En el men Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos.
2. Haga clic en Manual para redistribuir los recursos slo cuando haga clic en el botn
Redistribuir ahora.
3. En el cuadro Buscar sobreasignaciones con el criterio, haga clic en el perodo de
tiempo que desee utilizar para reconocer las sobreasignaciones.
La redistribucin slo se producir si un recurso est programado para realizar ms
trabajo del que realmente puede realizar en el perodo especificado.
4. En mbito de la redistribucin de, seleccione si desea redistribuir todo el proyecto
o solamente las tareas comprendidas en un perodo de tiempo especfico.
5. En el cuadro Orden, haga clic en uno de los siguientes tipos de ordenacin:
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Haga clic en Slo identificador si desea que Microsoft Project compruebe las
tareas en orden ascendente de sus nmeros identificadores antes de considerar
otros criterios de redistribucin para determinar las tareas que se van a redistribuir
Haga clic en Estndar si desea que Microsoft Project compruebe las tareas en
orden ascendente de sus dependencias de predecesoras, margen de demora,
fechas, prioridad y, despus, delimitaciones de tareasHaga clic en Prioridad, estndar si desea que Microsoft Project compruebe las
prioridades de las tareas que se van a redistribuir antes de considerar las
dependencias de predecesoras, el margen de demora, las fechas y las
delimitaciones de tareas.
6. Para evitar que la fecha de finalizacin del proyecto se desplace, active la casilla de
verificacin Redistribuir slo conforme al margen de demora disponible.
7. Para que la redistribucin se ajuste cuando un recurso trabaje en una tarea
independientemente de que haya otros recursos trabajando en la misma tarea, active la
casilla de verificacin La redistribucin puede ajustar asignaciones individuales.
Cuando se establece la prioridad de tarea No redistribuir, Microsoft Project ignora la
tarea.
8. Para interrumpir las tareas creando divisiones en el trabajo restante en las tareas o
asignaciones de recursos, active la casilla de verificacin La redistribucin puede crear
divisiones en el trabajo restante.
9. Haga clic en Redistribuir ahora.
Inmediatamente despus de redistribuir el proyecto, podr deshacer la accin si no ha
conseguido los resultados que esperaba.
Para deshacer inmediatamente los efectos de la redistribucin
En el men Edicin, haga clic en Deshacer Redistribuir
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