Documento Inductivo Procesos Qaliwarma Impresión PDF

Material Inductivo Procesos
Programa Nacional de
Alimentacin Escolar Qaliwarma
UNIDAD DE ASESORA JURDICA
CONSULTA DE OPININ LEGAL
RECEPCIN DE RDE QUE REQUIERE

LA PARTICIPACIN DE AJ EN
COMISIONES CONFORMADAS
DEMANDAS RELACIONADAS A
PROCESOS JUDICIALES
INVITACIN A CONCILIACIN O
ARBITRAJE
NOTIFICACIN DE POSIBLE NOTICIA CRIMINAL
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS
SOLICITUD DE MODIFICACIN O
RECONOCIMIENTO DE INTEGRANTES DE
COMITES DE COMPRA
UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
Normas y directivas relacionadas con el proceso

de Planeamiento:
Normas y directivas relacionadas con el proceso

de Racionalizacin:
Resolucin de Presidencia del Consejo Directivo N

26-2014-CEPLAN/PCD: Aprueban Directiva N 0012014-CEPLAN Directiva General del Proceso de
Planeamiento Estratgico Sistema Nacional de
Planeamiento Estratgico.
Resolucin Ministerial N 006-2013-MIDIS:
Aprueban Plan Estratgico Sectorial Multianual
(PESEM) 2013 -2016 y Plan Estratgico
Institucional (PEI) 2013 2016.
Aprueban
Directiva
N
004-2014-MIDIS
Disposiciones para la programacin, formulacin,
seguimiento, evaluacin y reformulacin del Plan
Operativo Institucional del Pliego 040: Ministerio
de Desarrollo e Inclusin Social.
Aprueban Manual de Operaciones del Programa
Nacional de Alimentacin Escolar QaliWarma.
Decreto Supremo N 004-2013-PCM: Plan

Nacional de Modernizacin de la Gestin Pblica.
D.S. N 043-2006-PCM: Aprueban lineamientos
para la elaboracin y aprobacin del Reglamento
de Organizacin y Funciones ROF por parte de
las Entidades de la Administracin Pblica.
R.P.E. N 152-2014-SERVIR/PE y modificatorias:
Aprueban Directiva N 001-2014-SERVIR/GPGSC,
Establece reglas de aplicacin para la aprobacin
del Cuadro de Puestos de las Entidades.
D.S. N 008-2012-MIDIS y modificatorias: Crean el
programa Nacional de Alimentacin Escolar
QaliWarma.
R.M. N 108-2012-MIDIS: Aprueban lineamientos
para la elaboracin del Manual de Operaciones de
Programas del Ministerio de Desarrollo e Inclusin
Social.
R.M. N 174-2012-MIDIS: Aprueban Manual de
Operaciones del Programa Nacional de
Alimentacin Escolar QaliWarma.
PROCEDIMIENTO 01: FORMULACIN Y APROBACIN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
UPP- PLANEAMIENTO
UPP
UUOO
DE
MIDIS
INICIO
Elaborar proyecto de memorando a las
Unidades Orgnicas para la elaboracin
del POI.
Revisar el proyecto de memorando,

suscribir y derivar. Secretaria registra,
fotocopia y remite.
Recibir, tomar conocimiento y disponer

acciones en hoja de trmite. Secretaria
registra y entrega.
Analizar, evaluar, coordinar y formular
proyecto de POI de su unidad orgnica.
Presentar y sustentar proyecto de POI de
su unidad; preparar memorando de
respuesta.
Recibir propuestas, estudiar, analizar,

coordinar y evaluar proyecto de POI.
Toma conocimiento, registra y deriva.
Revisar, suscribir y derivar.
NO
Aprueba
SI
Sistematizar,
integrar,
consolidar,
formular, presentar y sustentar POI.
1
Recibir, tomar conocimiento y disponer
acciones.
NO
Aprueba
SI
1
Suscribir y derivar.
Recibir, procesar, evaluar y coordinar

con PNAEQW.
NO
Aprueba
SI
Disponer aprobacin, difusin y
custodia de autgrafa del POI
aprobado.
FIN
PROCEDIMIENTO 02: EVALUACIN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

UPP-PLANEAMIENTO
UPP
UUOO
DE
MIDIS
INICIO
Elaborar proyecto de memorando a
las Unidades Orgnicas solictando
la Evaluacin del POI.
Revisar el proyecto de memorando,
suscribir y derivar. Secretaria
registra, fotocopia y remite.
Recibir, tomar conocimiento y

disponer acciones en hoja de trmite.
Secretaria registra y entrega.
Analizar, evaluar, coordinar y

formular Evaluacin del POI de su
unidad orgnica.
Presentar y sustentar Evaluacin
del POI de su unidad; preparar
memorando de respuesta.
Consolidar evaluaciones de las
UUOO, analizar, coordinar y revisar
las evaluaciones del POI.
Toma conocimiento,
deriva.
registra y
NO
Aprueba
SI
Sistematizar, integrar, consolidar,
formular, presentar y sustentar
Evaluacin del POI con informe
tcnico
1
Tomar conocimiento
Evaluacin del POI.
de
la
NO
Aprueba
SI
1
Suscribir y derivar.
Recibir, evaluar y coordinar con

PNAEQW.
NO
Aprueba
SI
Disponer
difusin .
aprobacin
FIN
PROCEDIMIENTO 3 : REQUERIMIENTO DE OPININ TECNICA EN MATERIA

ORGANIZACIONAL
UNIDAD ORGANICA USUARIA
UPP
INICIO
Requerimiento creacin
de cargo / conformacin
de equipos de trabajo /
proyecto de normativas
/ opinin tcnica
organizacional diversas
Registra informacin y
asigna profesional
Realiza anlisis y
evaluacin tcnica
correspondiente,
observando factibilidad
o procedencia respecto
a la normatividad
Emite opinin tcnica

correspondiente segn
materia y deriva a jefatura
Revisa, visa y firma

documento en seal de
conformidad
Recibe documento de
respuesta
para
prosecucin de trmites
(en caso de emitirse OTF
correspondiente)
FIN
NORMAS QUE REGULAN EL SISTEMA PRESUPUESTARIO

Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto
Ley N 30281 Ley de Presupuesto para el Sector Pblico para el Ao Fiscal 2015. (Anualmente
se emite una nueva ley)
Directiva N 003-2014-EF/50.01 Directiva para la Programacin y Formulacin del Presupuesto
del Sector Pblico. (Anualmente se emite una nueva Directiva)
Directiva N 005-2010-EF/76.01 Directiva para la Ejecucin Presupuestaria y sus modificatorias.
Directiva N 006-2005-EF/50.01 Directiva para la Evaluacin Semestral y Anual de los
Presupuestos Institucionales de las Entidades del Gobierno Nacional y Gobierno Regionales para
el Ao Fiscal 2012 y sus modificatorias.
Resolucin Directoral N 045-2008-EF/76.01 Aprueban nuevos Clasificadores de Ingresos y
Gastos a ser utilizados en las diferentes operaciones del Sector Pblico durante las etapas del
Proceso Presupuestario
Resolucin Directoral N 003-2009-EF/76.01 Modifica el Clasificador de Ingresos Anexo 1 y
Clasificador de Gastos Anexo 2, aprueban Clasificadores Presupuestarios para el ao Fiscal
2009, modifican el documento Modificatorias y Derogatorias Directiva N 003-2007/76.01 y
modifican la Directiva N 0036-2007-EF/76.01 Directiva para la Ejecucin Presupuestaria.
I PROGRAMACION PRESUPUESTAL
Especialista prepara proyecto de memorando para la Unidad de Administracin, solicitando la proyeccin del gasto anual del ao siguiente de todas las dependencias que conforma el
PNAEQW. Se requiere que la misma este desagregada a nivel de Categora Presupuestal, Producto, Actividad, Genrica, Sub Genrica y Especifica nivel 1 y 2 de gasto, priorizando los
gastos de carcter permanente (planilla CAS, servicios de agua, luz, telfono).
Jefatura revisa, suscribe y deriva documento. Secretaria registra, saca copia y remite.
Unidad de Administracin, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trmite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del
PNAEQW.
Las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW, analizan, evalan, coordinan y programan su presupuesto en funcin a los objetivos y metas establecidas en el Plan Operativo
Institucional y el gasto que prevn ejecutar.
Las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW preparan informe o memorando de respuesta, remitiendo en digital (CD) y fsico la proyeccin del gasto de su Unidad o Coordinacin.
La Unidad de Administracin, Analiza, evala, coordina, consolida y remite a UPP la programacin del gasto consolidado de cada Unidad o Coordinacin del PNAEQW.
UPP Analiza, evala, coordina la programacin de gastos de las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW. Si es viable, sistematiza, integra, consolida y registra en el Aplicativo WEB del
MEF la informacin presupuestal, caso contrario, es devuelto a la Unidad de Administracin con las observaciones pertinentes.
Especialista de presupuesto prepara proyecto de documento a la Direccin Ejecutiva remitiendo el informe del presupuesto anual del PNAEQW para su revisin, anlisis y posterior
remisin a la OGPP.
La OGPP, recibe, toma conocimiento, evala y dispone acciones pertinentes. Si es viable, se consolida en el aplicativo WEB del MEF, caso contrario es devuelto con observaciones
para subsanacin.
La OGPP, remite documentos a la Direccin Ejecutiva comunicando el techo presupuestal aprobado para el PNAEQW.
La Direccin Ejecutiva revisa y deriva en hoja de trmite. Secretaria registra, registra saca copia y remite a UPP.
Jefatura de UPP toma conocimiento y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite.
Especialista de presupuesto, analiza, evala, coordina y procede a programar el techo presupuestal informado por OGPP. Efecta la rebaja del monto presupuestario inicial.
Especialista prepara una demanda adicional sobre la base del monto rebajado al presupuesto inicial.
Especialista en Planificacin de UPP toma conocimiento, analiza, evala, coordina y procede a rebajar las actividades y metas programadas, ajustndolas al techo presupuestal
informado por la DGPP.
Especialista de Presupuesto, elabora proyecto de memorando a la Unidad de Administracin informando sobre el marco presupuestal aprobado para el PNAEQW.
La Administracin, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trmite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW.
Las Unidades y Coordinaciones toman conocimiento y reformulan sus actividades adecundolas al techo presupuestal informado.
Las Unidades y Coordinaciones remiten sus actividades reformuladas a la Unidad de Administracin para su anlisis y evaluacin.
La Unidad de Administracin deriva a UPP todas las actividades reajustadas de las Unidades y Coordinaciones para su evaluacin y anlisis y consolidacin.
II FORMULACION PRESUPUESTAL
El MIDIS va correo, propicia reunin de coordinacin para exponer los lineamientos generales remitido por el MEF
para elaborar y formular el presupuesto de todas las Unidades Ejecutoras del PNAEQW.
UPP, recibe invitacin, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes.
Especialista disea la Estructura Funcional, la que refleja los objetivos de la institucin. Muestra las categoras
presupuestarias, consideradas en el clasificador presupuestario. Se determina las metas en funcin de la escala de
prioridades, consigna las cadenas del gasto y las fuentes de financiamiento.
Especialista prepara informe para la Direccin Ejecutiva para que eleve la Estructura Funcional a la OGPP
Direccin Ejecutiva, revisa, suscribe y deriva documento. Secretaria registra, saca copia y remite
OGPP evala, analiza y consolida la informacin, de encontrarla viable la sistematiza, caso contrario es devuelta con
las observaciones del caso.
Especialista prepara memorando para la Unidad de Administracin remitiendo la Estructura Funcional del PNAEQW
Jefatura, revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite.
Unidad de Administracin, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trmite o documento.
Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW.
III APROBACION PRESUPUESTAL

La OGPP del MIDIS, remite Memorando Mltiple a la Direccin Ejecutiva informando el
Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), correspondiente al Ao Fiscal vigente.
La Direccin Ejecutiva toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de
trmite o documento. Secretaria registra y entrega a la UPP.
Jefatura de UPP avala, analiza y de ser el caso, dispone efectuar los reajustes necesarios
en el sistema.
Especialista avala, analiza y de ser el caso, efecta los reajustes necesarios en el sistema
(aprobado el PIA ya no se realizan modificaciones en el aplicativo WEB)
Especialista elabora proyecto de memorando para la Unidad de Administracin informando
la aprobacin del PIA institucional.
Jefatura revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite
Unidad de Administracin, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja
de trmite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del
PNAEQW.
IV EJECUCION PRESUPUESTAL
Las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW, en base a las metas y actividades
aprobadas, realizan diversos requerimientos para la adquisicin de bienes y servicios.
Unidades y Coordinaciones del PNAEQW realizan diversos requerimientos a la UPP
(solamente abastecimiento y recursos humanos solicitan CCP.
Jefatura de UPP, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de
trmite o documento. Secretaria registra y entrega a especialistas.
Especialistas, evalan, analizan, coordinan, emiten opinin. En el caso de los CCP, si es
viable se aprueban en el SIAF, caso contrario se rechaza.
Especialista registra solicitud de CCP cuando es viable, en el sistema de control de los
CCP.
Jefatura revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite.
Las Coordinaciones de Recursos Humanos y Abastecimiento y Servicios Generales,
solicitan realizan Notas Modificatorias, para financiar los CCP rechazados por falta de
recursos.
Jefatura de UPP, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de
trmite o documento. Secretaria registra y entrega a especialistas.
Especialistas, evalan, analizan, coordinan, registra y tramitan ante la OGPP su
aprobacin, caso contrario la devuelven.
EVALUACION PRESUPUESTAL
La evaluacin presupuestaria se efecta mensualmente, para lo cual se utiliza la informacin
del SIAF. En ella se mide el avance presupuestal en funcin de los objetivos y metas
programados para el Ao Fiscal.
Cada segundo da de finalizado el mes, Se extrae informacin presupuestaria del Sistema
Integrado de Administracin Financiera (SIAF).
Se evala, analiza y procesa la informacin del SIAF.
Se preparan cuadros de resultado, para mostrar el nivel de avance de la ejecucin
presupuestaria.
Se cruza informacin entre el presupuesto programado y el nivel de avance alcanzado.
Se prepara informacin para la Direccin Ejecutiva y los rganos que tiene cuenta con
asignacin presupuestaria.
Jefatura revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite
UNIDAD DE PRESTACIONES
PROCESO DE COMPRA DE RACIONES Y PRODUCTOS
El proceso de compra se organiza y ejecuta de conformidad con las disposiciones establecidas en:
La Octogsima Cuarta Disposicin Complementaria Final de la Ley N 29951, Ley del Presupuesto del
Sector Pblico para el Ao Fiscal 2013.
El Decreto Supremo N 001-2013-MIDIS, que establece disposiciones para la transferencia de recursos
financieros a los comits u organizaciones que se constituyan para la provisin de bienes alimentarios y
servicios a los usuarios del PNAEQW.
La Directiva N 001-2013-MIDIS, Procedimientos Generales para la Operatividad del Modelo de Cogestin
para la atencin del servicio alimentario del PNAEQW, aprobada por Resolucin Ministerial N 016-2013MIDIS, y sus modificatorias.
El Manual de Compras del Modelo de Cogestin para la Atencin del Servicio Alimentario del PNAEQW,
aprobado mediante Resolucin de Direccin Ejecutiva N 7344-2015-MIDIS/PNAEQW de fecha 19-122014.
Las Bases de Raciones y de Productos, aprobadas mediante Resolucin de Direccin Ejecutiva N 73452015-MIDIS/PNAEQW de fecha 19-12-2014.
Conformacin de los Comits de Alimentacin Escolar (CAE).

Normativa del proceso de conformacin de CAE.
Se aprob el Protocolo para la Conformacin de los Comits de alimentacin Escolar (CAE) de las Instituciones
Educativas Usuarias del PNAEQW mediante Resolucin de Direccin Ejecutiva N5202-2014-MIDIS/PNAEQW.
Se logr una Norma Tcnica para la Cogestin del servicio alimentario del PNAEQW, del sector Educacin Aprobada
mediante Resolucin de Secretaria Tcnica General N602-2014-MINEDU.
Flujo Grama del proceso de conformacin de CAE.
El proceso de conformacin de CAE tiene tres fases:
Generacin de condiciones: desde la Sede

Central se establecen las metas de
conformacin de CAE y es el Componente quien
brinda asistencia tcnica permanente a las UT a
fin de cumplir lo establecido y desde las UT se
coordina con la Direccin Regional de Educacin
(DRE) y las Unidades de Gestin Educativa Local
(UGEL), a fin de garantizar el proceso de
conformacin de CAE.
Conformacin de CAE: es el proceso propio de

la conformacin del CAE en la institucin
educativa, siendo la funcin del Director(a) o
quien de sus veces, conformar el CAE, para lo
cual realiza las siguientes actividades:
Consolidacin de la informacin: en esta etapa

se realiza el registro de la informacin (ficha de
datos de integrantes del CAE) correspondiente
al aplicativo virtual de conformacin de CAE, es
el Monitor de Gestin Local responsable de
desarrollar dicha accin.
Verifica que su I.E. este priorizada

para ser atendida por el PNAE QW,
accediendo al portal electrnico o
cursando una comunicacin a la
Unidad Territorial correspondiente.
Convoca a una reunin de padres de

familia para informar sobre la
necesidad de la conformacin del
CAE.
Suscribe el Acta de Conformacin e

Instalacin y Carta de Compromiso
de los Integrantes del CAE. As
tambin completa la informacin
correspondiente a la Ficha de Datos
de los Integrantes.
Procesos de conformacin de CAE en la institucin Educativa
Implementacin de Pilotos y Proyectos en las Modalidades de Atencin del Programa
Tomando en consideracin la diversidad de

contextos socio econmico, cultural y
ambiental en el cual el programa atiende, y
enmarcados en la necesidad de articular la
gestin local con el servicio alimentario, el
programa formula, propone e implementa
actividades y alternativas innovadoras para la
atencin efectiva y eficiente a los usuarios
finales del programa.
Pilotos y proyectos, como los huertos

escolares para la produccin y disponibilidad
de productos perecibles a fin de
complementar las raciones alimentarias en IE
ubicadas en distritos de quintil 1 y 2, estos
proyectos son modelos alternativos que se
viene implementando en coordinacin con el
Componente Educativo y Alimentario de la
Unidad de Prestaciones.
Otras propuestas vinculadas con la

implementacin de pilotos y proyectos que
desarrolla el componente estn vinculadas al
desarrollo de sistemas alternativos de
equipamiento (cocinas mejoradas) y la
gestin de los residuos slidos que se
originan en el servicio en la modalidad de
raciones y productos
Acciones de Coordinacin y Articulacin Intersectorial e Intergubernamental

Articulacin intergubernamental:
Se desarrolla la firma de convenios con organismos pblicos y
privados como instrumentos normativos importantes para la
articulacin y ejecucin de actividades que contribuyan con la
mejora del servicio alimentario a nivel nacional. En ese sentido
resulta importante la formulacin, aprobacin, ejecucin y
acompaamiento de los convenios suscritos o por suscribirse
desde el programa.
Se generan espacios que permitan la articulacin con actores
pblicos y privadas a fin de fortalecer las capacidades de oferta
local, desarrollo de proveedores locales, inversin pblica y/o
privada.
Articulacin intersectorial e
intergubernamental
Desarrollado mediante la iniciativa Intersectorial e
intergubernamental de Aprende Saludable entre los
Ministerios de Educacin, Salud, MIDIS y Vivienda a nivel
central, as como la articulacin intergubernamental con las
Direcciones Regionales de Salud y las Direcciones Regionales de
Educacin en los Gobiernos Regionales, para fortalecer la
intervencin conjunta como estado en el espacio de la escuela
garantizando alimentacin, salud y educacin de calidad.
FLUJOGRAMA PROCESO COMPONENTE ALIMENTARIO UNIDAD DE PRESTACIONES
UNIDAD DE SUPERVISIN Y MONITOREO
Principales Procesos
Flujo a Nivel Sede Central Coordinacin de Supervisin y Evaluacin
Flujo Coordinacin de Monitoreo y Seguimiento
Comit Multidisciplinario de Atencin y Monitoreo de Denuncia, Quejas y Reclamos
Manejo y Anlisis de Base de Datos
Gestin Administrativa
Proceso Tcnico Normativo
UNIDAD DE TRANSFERENCIAS
Proceso de Transferencia de Recursos Financieros
Proceso de Liquidacin de Contratos
Es el procedimiento a travs del cual el PNAEQW

determina,
autoriza y ejecuta las acciones
necesarias para el desembolso de recursos
financieros a favor de los Comits de Compra,
debidamente reconocidos a efectos de financiar la
provisin de los bienes y servicios necesarios para la
ejecucin
de las prestaciones del servicio
alimentario a cargo del Programa.
Procedimiento mediante el cual se verifica el

cumplimiento de las obligaciones por parte del
proveedor y el Comit de Compra especificadas en el
Contrato. Dicho procedimiento se realiza una vez
culminada la prestacin del servicio alimentario;
asimismo, luego de aprobada la liquidacin se
procede a la devolucin de las cartas fianzas o
fondos de garantas, segn sea el caso.
UNIDAD DE ADMINISTRACIN
COORDINACIN DE RECURSOS HUMANOS
PLANIFICACION Y DESARROLLO DE CONVOCATORIAS CAS
Etapa Preparatoria.- El requerimiento (*) es

elaborado por la Unidad Orgnica respectiva y
dirigido a la Direccin Ejecutiva del PNAE Qali
Warma, donde de considerarse factible dar su visto
bueno y derivar el mismo a la Unidad
Administrativa, donde tambin estar sujeto a
observaciones de considerarse oportuno, para
finalmente ser derivado a la Coordinacin de
Recursos Humanos para el inicio del proceso.
Convocatoria Desierta: La convocatoria se declarar

desierta solo bajo los siguientes criterios: cuando no
se presenten postulantes, cuando ninguno de los
postulantes cumpla con los requisitos mnimos
exigidos; y cuando habiendo cumplido con los
requisitos mnimos, ninguno de los postulantes
obtiene el puntaje mnimo establecido en las etapas
del proceso
Etapa de Convocatoria.- Esta etapa inicia con la

comunicacin de la(s) vacante(s) al Direccin del
Servicio Nacional del Empleo del Ministerio de
Trabajo y Promocin del Empleo. La mencionada
comunicacin de realizarse diez (10) das hbiles (*),
previos a la publicacin de las mismas en la Bolsa
Laboral del PNAE Qali Warma.
Etapa de Seleccin.- Est conformada por la

evaluacin del postulante en funcin al
cumplimiento de los requisitos en los Trminos de
Referencia. En esta etapa est dividida en fases, las
cuales son cancelatorias, correspondiendo la
publicacin de los resultados (*) de las mismas, la
mencionada publicacin debe acompaarse por los
lineamientos (lugar, hora, etc.) que debern cumplir
los postulantes aptos para la siguiente etapa. La
Coordinacin de Recursos Humanos brinda soporte
tcnico al comit evaluador durante el desarrollo de
estas etapas.
Cancelacin del Proceso de Seleccin.- Solo se

proceder a esto bajo los siguientes criterios:
Cuando desaparece la necesidad del servicio previa
comunicacin de la Unidad solicitante del proceso, a la
Unidad de Administracin y Coordinacin de Recursos
Humanos
Por restricciones presupuestales.
Otros supuestos debidamente justificados o motivos de
fuerza mayor.
Publicacin final de resultados: Tras la finalizacin

de la Etapa de Seleccin, los postulantes
seleccionados recibirn una comunicacin por parte
de la Coordinacin de Recursos Humanos donde se
les detallar la documentacin a presentar, as
como los pasos a seguir para concretar su
vinculacin laboral con el Programa, Esta accin
deber realizarse en un plazo no mayor a cinco (5)
das hbiles.
Postergacin del proceso de seleccin.- El Comit

evaluador en coordinacin con Recursos Humanos,
podr disponer de manera justificada y pblica la
postergacin del proceso de seleccin * Tanto la
Cancelacin como la Postergacin podr realizarse
antes del desarrollo de la ltima etapa del proceso
de seleccin.
BIENESTAR SOCIAL
1. Procesos con ESSALUD

Trmites de Inscripcin: Est dirigido a los derechos habientes del trabajador, una vez que
el trabajador haya realizado tres aportaciones consecutivas o 4 no consecutivas ante
ESSALUD. El trabajador presentarn a su unidad, coordinacin o Unidad territorial, el
formulario 1010 y copia de su DNI, con los siguientes requisitos del derecho habiente a
quien registrar:
Hijos Menores de Edad
Copia del DNI
Hijos con discapacidad
Original de Resolucin de incapacidad otorgado por el Centro Asistencial de ESSALUD
correspondiente.
Copia DNI
Cnyuge
Partida de matrimonio (original y copia), no menor de 3 meses de antigedad.
Copia del DNI
Conviviente
Declaracin Jurada de Relacin de Concubinato de acuerdo al formato de ESSALUD, con
firma del titular
Copia del DNI, la direccin debe coincidir con el DNI del titular.
Trmites de Subsidios: Referidos a los subsidios por incapacidad temporal, maternidad, y lactancia. Le compete al trabajador
mediante solicitud requerir el subsidio correspondiente:
Subsidio por Incapacidad Temporal: Dinero que se le otorga al trabajador fin de compensar la prdida econmica derivada de la
incapacidad para el trabajo. Debe de contar con 3 aportaciones consecutivas o 4 no continuas durante los 6 meses anteriores al
inicio de la incapacidad.
Requisitos:
A partir del veintiuno avo da (21) de se debe requerir el subsidio ante essalud
Formulario 8002 en dos juegos con firma del empleador y el trabajador
El clculo del subsidio debe hacerse por el 30% de la base imponible de una UIT, la parte restante la paga el empleador.
Copia del DNI del trabajador
Certificado de incapacidad temporal emitida por ESSALUD, despus del 20 avo da.
Se registrar la incapacidad en el Sistema de administracin de Recursos Humanos (SARH).
Subsidio por maternidad: Dinero que tiene derecho la trabajadora a fin de resarcir el lucro cesante por alumbramiento y cuidado
del recin nacido. Debe de contar con 3 aportaciones consecutivas o 4 no continuas durante los 6 meses anteriores al mes que
inicio el goce de subsidio.
Requisitos:
Tener vnculo laboral al momento de la concepcin
Formulario 8002 debidamente firmado por la entidad y el trabajador.
Certificado de Incapacidad temporal CIIT.
Subsidio por Lactancia: Dinero que se entrega a la madre con el objeto de contribuir al cuidado del recin nacido. S/. 820 por
cada lactante. Debe de contar con 3 aportaciones consecutivas o 4 no continuas durante los 6 meses anteriores al mes que se
produjo el parto.
Requisitos:
Formulario 8002 debidamente firmado por la entidad y el trabajador.
Copia del DNI del lactante
El lactante debe estar inscrito como derecho habiente.
Procesos con EPS

Se difunde el plan de Entidad Prestadora de Salud, Plan Base, Plan adicional 1, adicional 2, varan los costos de acuerdo a los planes y las redes de atencin.
Si el trabajador desea comunica a Bienestar Social y se registra mediante formulario, puede inscribir a sus derechos habientes.
El 25% del descuento de los aportes a ESSALUD cubre parte del pago de la EPS, el excedente lo cubre el trabajador mediante descuento.
Una vez firmado el formulario se informa la alta o inclusin del trabajador a la EPS a la Ca. de Seguros Rmac y a la brker de la Protectora que pertenece a Rmac.
Para el caso de las bajas el trabajador informa a Bienestar Social y este a su vez informa a Rmac y la brker la baja o exclusin.
Se realiza un reporte de trabajadores que tiene EPS y se emite este reporte a planillas a fin de hacer los descuentos respectivos. Asimismo se informa la baja.
Procesos con SEGURO DE ACCIDENTES PERSONALES
Las Unidades o Unidades territoriales remitirn a la Unidad de Administracin el reporte de viajes realizados por los trabajadores de cada unidad, coordinacin o unidad territorial, a
fin de que Bienestar Social consolide el reporte de viajes del PNAEQW, y lo remita a brker de la Protectora, a fin de generar la factura y pago correspondiente por la coordinacin
de tesorera.
Descansos Mdicos
Las unidades, coordinaciones o unidades territoriales (JUT), enviar a la unidad de administracin el descanso mdico correspondiente a fin de remitirlo a la coordinacin de
Recursos Humanos, este a su vez deriva el documento a Bienestar Social, a fin de revisar y validar la documentacin.
Requisitos: para el caso el caso que no exceda de 20 das
Boleta de pago por honorarios atencin mdica (original).
Recetas mdicas (Copia).
Boleta de compra de medicinas (Original).
Copia de resultado de exmenes auxiliares (de haber)
Se validan los requisitos y se registran en el Sistema de administracin de Recursos Humanos (SARH) el descanso mdico por enfermedad.
Cuando exceden de los 20 das se presentar el Certificado de Incapacidad y se tramitar el subsidio ante ESSALUD.
De no validarse se coordinar la subsanacin de la documentacin faltante o se devuelve el documento a unidad o unidad territorial correspondiente de ser el caso.
Permisos:
Hora de Lactancia: La trabajadora solicitar a la unidad, coordinacin o jefe de la unidad territorial el permiso por hora de lactancia, esta solicitud se enviar a la Coordinacin de
Recursos Humanos, a fin de proyectar el documento de permiso, elevarlo a la unidad de administracin se apruebe y firme el documento.
La trabajadora recibir una copia de la autorizacin de permiso por hora de lactancia y la CRH tendr una copia la misma que se entregar a control y asistencia.
Bienestar Social, registrar el documento en la nmina del lactario, a fin de que pueda hacer uso de ste servicio.
Licencia por Paternidad: El trabajador solicitar el permiso por nacimiento de su hijo, presentando un acopia del documento de atencin y la programacin de parto, a fin de tener
los 4 das de permiso.
Renovaciones de Contratos
Unidad de
Administracin
enva
memorando
consultando
sobre la
renovacin o no
renovacin de
los contratos a
las Unidades
Territoriales y
Sede Central
UT/SEDE
CENTRAL
responde a la
Unidad de
Administracin
Unidad de
Administracin
enva a la
Coordinacin
de Recursos
Humanos las
respuestas
Coordinacin
de Recursos
Humanos
recepciona los
documentos y
realiza las
renovaciones y
las cartas de no
renovacin
Coordinacin
de Recursos
Humanos enva
a UT o Sede
central para la
firma del
trabajador.
COORDINACIN DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GENERALES
Consolidacin del Cuadro de Necesidades y Formulacin del Plan Anual de Contrataciones
JEFATURA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

PASOS
DESCRIPCIN
La Coordinacin de Abastecimiento y Servicios

Generales remite a las unidades orgnicas memo
mltiple, una vez habilitado el Modulo del Cuadro
de Necesidades por la Coordinacin de
Informtica y Gestin de la Informacin, para el
ingreso de las necesidades de los usuarios.
reas usuarias efectuan el correcto Ingreso de la

informacin al Modulo del Cuadro de Necesidades
y reportan la informacin Fsica a la Coordinacin
de Abastecimiento y Servicios Generales,
debidamente revisada y verificada.
La informacin de las necesidades de los usuarios

es derivada a programacin para su
consolidacin.
La informacin consolidada de los bienes

requeridos es derivada al almacn para verificar
si existe el stock de los bienes requeridos.
Una vez que almacn reporta el stock de los

bienes requeridos, es derivado al rea de
Adquisiciones y Servicios Generales para su
valorizacin y priorizacin en funcin al marco
presupuestal, para la formulacin del Plan Anual
de Contrataciones.
Una vez recibida la informacin de Adquisiciones y
Servicios Generales el rea de Programacin
verifica compulsa y Formula PAC con los tipos de
procesos de seleccin y se procede a solicitar la
Certificacin del Crdito Presupuestario, suscrita
por la Coordinacin de Abastecimiento y Servicios
Generales
La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, otorga
cobertura presupuestal del PAC y remite a la
UNIDAD DE
TIEMPO
ESTIMAD
PLANEAMIE UNIDAD DE
DIRECCIN
JEFE DE LA
O
COORDINACIN DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS
NTO Y
ASESORA
A D Q UIS IC IO COORDINACIO
EJECUTIVA HRS/DIAS
UNIDAD
PRESUPUE JURDICA
PROGRAMACI
N ES/
ALMACN
ADMINISTRATI
EQ. DE
NES DE LA
S E R V IC IO S
STO
N
VA
CASG
G E N E R A LE S
UNIDAD
Inicio
1 DA
Memo
Multiple
Modulo
Habililitado
Cuadro de
Necesidades
del usuario
Cuadro de
Necesidades
2 DAS
Stock
Almacn
Plan Anual
de
Contrataciones
2 DAS
Plan Anual
de
Contrataciones
8 DAS
Memo
Soliciitud
Certificacin
1 DA
Certificacin
Servicios Generales el rea de Programacin

verifica compulsa y Formula PAC con los tipos de
procesos de seleccin y se procede a solicitar la
Certificacin del Crdito Presupuestario, suscrita
por la Coordinacin de Abastecimiento y Servicios
Generales
La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, otorga
cobertura presupuestal del PAC y remite a la
Coordinacin de Abastecimiento y Servicios
Generales
la Certificacin de Crdito
Presupuestario para el Plan Anual de
Contrataciones.
La Certificacin de Crdito Presupuestario para el
Plan Anual, es derivado a Programacin para la
emisin del Informe y se procede el ingreso de la
informacin en el anexo SEACE y remite el Plan
Anual para su visacin a la Coordinacin de
Abastecimiento y Servicios Generales
Memo
Soliciitud
Certificacin
La Jefatura de la Unidad Administrativa luego de la

visacin del Plan Anual de Contrataciones, lo
eleva al Director Ejecutivo para la aprobacin.
11
La Direccin Ejecutiva luego lo deriva a la

Unidad de Asesora Jurdica para la proyeccin de
la Resolucin respectiva que debe ser aprobado
por la Mxima Autoridad Adm. dentro de los
quince (15) das hbiles siguientes de la
aprobacin del Presupuesto Institucional. Art. 8
del Reglamento de la Ley de Contrataciones.
12
El Plan Anual de Contrataciones y el documento

que lo aprueba, deber ser publicado en el
SEACE en un plazo no mayor de cinco (05) das
hbiles de aprobado Art. 8 del Reglamento de la
Ley de Contrataciones.
Certificacin
de Credito
Presup.
Certificacin
de Credito
Certificacin
Plan Anual
de
Contrataciones
1 1/2
DAS
Visacin
Plan Anual
El Plan Anual de Contrataciones es derivado a la

Jefatura de la Unidad Administrativa para su
visacin.
10
1 DA
Visacin
1/2 DA
Plan Anual
Plan Anual
Plan Anual
Proy.Res.
Aprobacin
Plan Anual
Publicacin
SEACE
Plan Anual
5 DAS
Trmino
Emisin de Requerimiento de Bienes y Servicios hasta la definicin de la Modalidad de Adquisicin

JEFATURA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
PASOS
DESCRIPCIN
ADQUSICIONES/
AREA USURIA
ALMACN
SERVICIOS
GRLES
El rea usuaria remite el Requerimiento de

Bienes y Servicios a la Unidad Administrativa
para su aprobacin.

Generales recepciona el requerimiento, da el
V B y traslada segun sea el caso:
1.- Servicios Generales, si el requerimiento es
de servicios para proceder con el trmite para
la contratacin de servicio en conformidad con
la Ley de Contrataciones del Estado.
2.- Almacn, si es bienes para verificar si
existe en almacn para su atencin.
El almacn verifica el Stock, si se cuenta con el

bien atiende el requerimiento, de no existir
Stock informa a la Coordinacin de
Abastecimiento y Servicios Generales para la
Adquisicin correspondiente.
Se inicia el Estudio de Posibilidades que ofrece

el mercado, se determina el Valor Referencial y
el tipo de proceso de seleccin que
corresponda segun el TDR para servicios o
las caracteristicas tcnicas para bienes, se
elabora el cuadro comparativo de cotizaciones,
es aprobado por la jefatura de la CASG, luego
se solicita la Certificacin de Credito
Presupuestario.
La Unidad de Planeamiento y Presupuesto,
NES DE LA
UNIDAD
JEFE DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PLANEAMIENT
OY
PRESUPUESTO
ESTIMADO
CESPE O C.E.
HRS/DIAS
EQ. DE
CASG
ADMINISTRATIV
Inicio
Requerimiento
BB y /o SS
Requerimiento
BB y /o SS
Requerimiento
BBs.
Requerimiento
SSs
1/2 DA
Requerimiento
BBs.
NO
1 DA
SI
Bien

Generales recepciona el requerimiento del
Almacn y lo deriva a Adquisiciones para el
Estudio de Posibilidades que ofrece el Mercado
y se proceda a elaborar el expedienteTcnico
para la Adquisicin en conformidad con la Ley
de Contrataciones del Estado y su reglamento.
COORDINACIO
TIEMPO
UNIDAD DE
COORDINACIN DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES
Pecosa
Requerimiento
BBs.
Requerimiento
BBs.
1/2 DA
Memo
Soliciitud
Certificacin
4 DAS
Informe
Certificacin
Informe
Certificacin
corresponda segun el TDR para servicios o

las caracteristicas tcnicas para bienes, se
elabora el cuadro comparativo de cotizaciones,
es aprobado por la jefatura de la CASG, luego
se solicita la Certificacin de Credito
Presupuestario.
La Unidad de Planeamiento y Presupuesto,

remite a la Coordinacin de Abastecimiento y
Servicios Generales la Certificacin de Crdito
Presupuestario.
Se adjunta al Expediente Tcnico la

Certificacin y se elabora el Informe Ejecutivo
de ser el caso
4 DAS
Informe
Certificacin
Informe
Certificacin
Ex pediente
Tecnico
Memo
aprobacin
Ex pediente
1/2 DA
Aprobacin
El Expediente Tecnico se eleva a la Gerencia

de la Unidad Administrativa para su
aprobacin.
La Gerencia de la Unidad Administrativa

aprueba el expediente para ser remitido al
CESPE o C.E.
10

Generales remite el Expediente Tcnico al
CESPE o C.E. Para convocatoria del proceso
de seleccin que corresponda.
Ex pediente
Tecnico
1/2 DA
Ex pediente
Tecnico de
proceso
Ex pediente
Tecnico de
proceso
1/2 DA
Convocatori
Modelo de Especificaciones Tcnicas para la Contratacin de Bienes
Modelo de Especificaciones Tcnicas

para la Contratacin de Bienes
01. DENOMINACION DE LA CONTRATACION (*)

Indicar una breve descripcin del requerimiento, mediante la denominacin del (los), bien(s), a ser
contratado(s).
02. FINALIDAD PUBLICA (*)
Definir el inters pblico que se persigue satisfacer con la contratacin.
03. ANTECEDENTES (*)
Se trata de una explicacin general respecto del motivo por el cual se efecta el requerimiento de
contratacin de bienes.
04. OBJETIVOS DE LA CONTRATACION (*)
Indicar con claridad el (los) objetivo(s) general(es) y el (los) objetivos(s) especficos(s) de la
contratacin.
05. ALCANCE Y DESCRIPCION DE LOS BIENES A CONTRATAR
Debern detallarse segn corresponda
5.1
Caractersticas y Condiciones
5.1.1
Caractersticas Tcnicas
5.1.2
Condiciones de Operacin
5.1.3
Embalaje y rotulado
5.1.4
Reglamentos Tcnicos
5.1.5
Normas Tcnicas
5.1.6
Impacto Ambiental
5.1.7
Acondicionamiento, montaje o instalacin
5.1.8
Modalidad de ejecucin contractual
5.1.9
Transporte y Seguros
5.1.10 Garanta Comercial
5.1.11 Disponibilidad de servicios y repuestos
5.1.12 Visitas y Muestras
5.2
Prestaciones Accesorias a la prestacin principal:
5.2.1
Mantenimiento Preventivo
5.2.2
Soporte Tcnico
5.2.3
Capacitacin y/o entrenamiento
5.3
Requisitos del Proveedor y/o Personal.
5.4
Lugar y Plazo de ejecucin de la prestacin: (*)
5.5
Entregables: (*)
5.6
Otras Obligaciones
5.7
Adelantos
5.8
Subcontratacin
5.9
Confidencialidad
5.10
Medidas de control durante la ejecucin contractual
5.11
Pruebas para la conformidad de los bienes:
5.11.1 Pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes
5.12
Forma de Pago
5.13
Formula de reajuste
5.14
Otras penalidades aplicables
5.15
Responsabilidad por vicios ocultos
5.16
Declaratoria de viabilidad
5.17
Normativa especfica
06. ANEXOS
Modelo de Trminos de Referencia para la

Contratacin de Servicios
Formato para Envo de Cotizaciones de Bienes por parte de las Unidades Territoriales
FUENTE: COTIZACIONES ACTUALIZADAS

NOMBRE O RAZN SOCIAL DEL PROVEEDOR
ITEM
N
DESCRIPCIN
UNIDAD DE MEDIDA
RUC:
RUC:
RUC:
CONTACTO:
CONTACTO:
CONTACTO:
TELFONO:
TELFONO:
TELFONO:
E-MAIL:
E-MAIL:
E-MAIL:
CANTIDAD
PRECIO UNITARIO
PRECIO UNITARIO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL
PRECIO TOTAL
PRECIO TOTAL
(Consignar moneda
(Consignar moneda
(Consignar moneda
(Consignar moneda del valor
del valor
del valor
del valor
referencial)
referencial)
referencial)
referencial)
referencial)
referencial)
MARCA
MODELO
PROCEDENCIA
AO DE FABRICACIN
INFORMACIN
ADICIONAL DE LA
FUENTE
GARANTA COMERCIAL
PLAZO DE ENTREGA
FORMA DE PAGO
MONEDA DE LA FUENTE
PRECIO UNITARIO EN LA
MONEDA CONSIGNADA EN
LA FUENTE
TIPO DE CAMBIO QUE SE USA
FECHA DE SOLICITUD
CANTIDAD DE VECES QUE SE
REITERO LA SOLICITUD
FECHA DE RECEPCIN
PROVEEDOR SE DEDICA AL
OBJETO DE LA
CONTRATACIN
ACCIONES
LA DEPENDENCIA USUARIA
Formato para Envo de Cotizaciones de Servicios por parte de las Unidades Territoriales
FUENTE: COTIZACIONES ACTUALIZADAS

ITEM
N
DESCRIPCIN
UNIDAD DE MEDIDA
RUC:
RUC:
RUC:
CONTACTO:
CONTACTO:
CONTACTO:
TELFONO:
TELFONO:
TELFONO:
E-MAIL:
E-MAIL:
E-MAIL:
CANTIDAD
PRECIO UNITARIO
PRECIO UNITARIO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL
PRECIO TOTAL
PRECIO TOTAL
(Consignar moneda
(Consignar moneda
(Consignar moneda
del valor
del valor
del valor
referencial)
referencial)
referencial)
referencial)
referencial)
referencial)
PLAZO DE EJECUCIN
INFORMACIN
ADICIONAL DE LA
FUENTE
FORMA DE PAGO
MONEDA DE LA FUENTE
PRECIO UNITARIO EN LA
MONEDA CONSIGNADA EN
LA FUENTE
TIPO DE CAMBIO QUE SE USA
Topes para Procesos de Seleccin 2015
Plazo para un Concurso o Licitacin Pblica
Plazo para una Adjudicacin Directa Selectiva
Plazo para una Adjudicacin de Menor Cuanta
UNIDAD DE ADMINISTRACION
TAREA
ACTIVIDAD
AREA
INICIO DE PROCESO DE CONTRATACION DE SERVICIOS POR

TERCEROS
UNIDAD TECNICA
(SUPERVISION DE
USUARIA
COMIT DE
COMPRA)
COORDINACION
DE TRAMITE
DOCUMENTARIO
COORDINACION DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

UNIDAD DE
ADMINISTRACION
MESA DE PARTES
COORDINACION
TECNICO DE
CONTRATACION
DIRECTA
PROGRAMADOR
TECNICO DE REVISION
DE EXPEDIENTE PARA
PAGO
UNIDAD DE
PRESUPUESTO
DIRECCION
EJECUTIVA
INICIO
SOLICITUD DE CONTRATACION DE
TERCEROS
PRESENTACION DE
SOLICITUD
SI ES UT
RECEPCION DE LA SOLICITUD
REVISION DE DE SOLICITUD Y EMISION

DE PEDIDO DE SERVICIO
SI NO ES UT
4
NO APRUEBA
SI APRUEBA
SOLICITA APROBACION DE PEDIDO DE

SERVICIO A CONTRATAR
DERIVAR PARA CONSOLIDACION DE

SOLICITUDES
EVALUACION DE TDR Y ELABORACION DE

CUADRO CONSOLIDADO
Contratacin de Servicios de Terceros
REVISION DE SOLICITUD DE
CONTRATACION PARA
APROBACION
CONVOCATORIA DE CONTRATACION
PARA SERVICIO DE TERCEROS
SI
CUMPLE CON LOS REQUISITOS PARA LA

CONTRATACION
11
NO
COMUNICA AL AREA USUARIA PARA

REPLANTEAR SOLICITUD
MODIFICACION DE SOLICITUD
10
SOLICITUD DE APROBACION PARA LA

CONTRATACION DE PERSONAL
SELECCIONADO PARA SERVICIO DE
TERCERO.
10
11
11
NO
APROBACION DE
CONTRATACION
APRUEBA LA CONTRACION
12
SI
TRAMITE ADMINISTRATIVO PARA

SOLICITAR PRESUPUESTO
13
13
14
SOLICITA CERTIFICACION PRESUPUESTAL
SOLICITUD DE
CERTIFICACION
PRESUPUESTAL
13
14
APROBACION DEL CERTIFICADO

PRESUPUESTAL
15
RECEPCION DEL CERTIFICADO

PRESUPUESTAL
16
EMISION DE LA ORDEN DE SERVICIOS
EMISION Y NOTIFICACION
DE LA ORDEN DE
SERVICIOS
17
18
FIRMA DE LA ORDEN DE SERVICIOS
NOTIFICACION DE ORDEN DE SERVICIOS

AL AREA USUARIA
DERIVAR PARA ORDEN DE SERVICIOS

PARA SU PAGO CORRESPONDIENTE
FIN DE PROCESO
16
20
18
19
21
22
FIN
Reconocimiento de Deuda
Convenio UNOPS - PNUD
Las
Unidades
y
Coordinaciones determinan
sus
necesidades
de
Contratacin va Convenio.
Se desarrollo el Plan Anual de
Contrataciones
Convenio
UNOPS - PNUD
Programa Nacional de
Alimentacin Escolar
Qali Warma
PNUD
Toma conocimiento
Presenta la propuesta de Plan
de trabajo a la Direccin
Ejecutiva y Coordinacin del
Convenio PNAEQW
Gestiona y canaliza las

coordinaciones entre PNUD y
las reas.
Unidades presentan los
trminos de Referencia para
cada una de las actividades.
PNAEQW
Coordinacin y
Unidades
COORDINACIN DE TESORERA
CAJA CHICA, USO Y RENDICION

1.
Objetivo
Garantizar que la ejecucin de los gastos de la Caja Chica se realice en forma eficiente y oportuna.
2.
Base legal
Directiva de Tesorera N 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolucin Directoral N 002-2007-EF/77.15.
Normas Generales de Tesorera, aprobadas por Resolucin Directoral N 026-80-EF/77.15.
Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley N 28112.
Ley de Presupuesto del Sector Pblico Ley N 30281, para el ao 2015.
3.
Definiciones
Cheque: Es un ttulo valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta.
Documentacin sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de
registro, seguimiento, evaluacin y control de las mismas.
Caja Chica: Monto de recursos financieros constituido con Recursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza nicamente
cuando en la Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelacin inmediata o que, por su
finalidad y caractersticas, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.
Reposicin: Consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados de acuerdo a lo aprobado y solicitado, previa verificacin de la
documentacin sustentatoria.
Sistema integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF SP): Constituye el medio informtico oficial para el registro,
procesamiento y generacin de la informacin relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y
operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores de los sistemas integrantes de la
Administracin Financiera del Sector Pblico.
Pago: Constituye la etapa final de la ejecucin del gasto, en la cual el monto del gasto devengado se cancela total o parcialmente,
debiendo formalizarse a travs del documento oficial correspondiente
4. Productos
Gastos menudos y urgentes atendidos inmediatamente.
6.
Formatos o documentos internos

Vale provisional entregado al personal o rea usuaria con el que se solicita el dinero de la Caja Chica.
7.
Consideraciones
El gasto del mes con cargo a dicho fondo no debe exceder de tres (03) veces del monto constituido,
indistintamente del nmero de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo.
Los recursos entregados mediante Recibo Provisional autorizados por la Unidad de Administracin deben
justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente.
La ltima rendicin de cuentas de la Caja Chica que se tramita al trmino del ejercicio fiscal se utiliza para
liquidar estos fondos aperturados.
Se recomienda como una prctica sana de control, que al designar al encargado del manejo de la Caja Chica se
elija a una persona distinta a los responsables de giro de cheques y del registro en el Libro de Bancos.
Descripcin del Proceso
Actividad
Direccin
Responsable
reas usuarias
Coordinacin
de Tesorera
Descripcin de las actividades
reas Usuarias
Coordinacin
de Tesorera
Coordinacin
de Tesorera
Solicitud de efectivo mediante Recibos Provisionales

Las reas usuarias solicitan a la Coordinacin de Tesorera efectivo para la atencin de
gastos menudos y urgentes, mediante Recibos Provisionales con la firma de la Unidad
de Administracin.
Producto:
Recibo Provisional con la firma de la Unidad de Administracin.
Recepcin del Recibo Provisional
La Coordinacin de Tesorera recepcin de las reas Usuarias el Recibo Provisional con
la firma de la Unidad de Administracin, a travs del cual solicitan gastos menudos y
urgentes, lo analiza y evala, si no corresponde lo devuelve al rea usuaria para ser
corregida; y de estar conforme lo firma y efecta el desembolso.
Producto:
Fondos entregados al personal para la atencin de gastos menudos y urgentes, a travs
de Recibo Provisional.
Presentan documentacin sustentatoria para rendir el Recibo Provisional recibido
Las reas Usuarias que recibieron recursos provisionales para la atencin de los gastos
menudos y urgentes, presentan a la Coordinacin de Tesorera la documentacin
sustentatoria firmada por la Unidad de Administracin dentro del plazo establecido
para su rendicin.
Recepcin de documentacin sustentatoria por el Recibo Provisional entregado
La Coordinacin de Tesorera recepciona de las reas Usuarias la documentacin
sustentatoria por los recursos provisionales entregados, la analiza, evala y verifica, de
no ser conforme devuelve la documentacin para su regularizacin; y si lo est anula el
Recibo Provisional que expidi.
Producto:
Documentacin sustentatoria aprobada por la Oficina de Administracin
Rendicin de cuentas documentada para su reposicin
La Coordinacin de Tesorera con los Comprobantes de Pago que cancel gastos
menudos y urgentes, prepara la rendicin de cuentas documentada y solicita a la
Unidad de Administracin su firma en seal de autorizacin para la reposicin del
fondo.
Producto:
Rendicin de cuentas documentada.
Unidad de Administracin
Coordinacin de Tesorera
Coordinacin de Contabilidad
Recibe rendicin de cuentas documentada autorizada

La Coordinacin de Tesorera, recibe la rendicin de cuentas autorizada por la Unidad de
Administracin y la remite mediante documento a la Coordinacin de Contabilidad para
el control previo, compromiso y devengado en el Sistema SIAF SP.
10
Rendicin de cuentas documentada para su autorizacin

La Unidad de Administracin recepciona de la Coordinacin de Tesorera la rendicin de
cuentas de los gastos menudos y urgentes, la revisa, si no es conforme la devuelve sin
visarla; y de serlo la devuelve visada para continuar con el trmite de reposicin.
Producto:
Rendicin de cuentas documentada autorizada por la Oficina de Administracin para su
pago o reembolso correspondiente
Rendicin de cuentas devengada en el Sistema SIAF SP

La Coordinacin de Contabilidad recepciona la rendicin de cuentas documentada, la
fiscaliza de acuerdo a la normatividad vigente, si no est conforme la devuelve a la
Coordinacin de Tesorera; y si esta, la compromete y devenga en el sistema SIAF SP para
continuar su trmite en la Coordinacin de Tesorera.
Producto:
Rendicin de cuentas documentada validada y con la fase del devengado aprobado en el
sistema SIAF SP
Rendicin de cuentas girada en el Sistema SIAF SP
La Coordinacin de Tesorera recibe de la Coordinacin de Contabilidad la rendicin de
cuentas documentada con el devengado aprobado en el Sistema SIAF SP, efecta el
girado, imprime el Comprobante de Pago y emite el cheque para la respectiva reposicin
del fondo.
Producto:
Comprobante de Pago
Cheque a nombre del encargado del fondo
Archivo de la documentacin sustentatoria de la reposicin de la Caja Chica
La documentacin sustentatoria de la reposicin de la Caja Chica debe ser archivada para
su custodia de acuerdo a ley
Producto:
Rendicin de cuentas documentada de la Caja Chica concluida
FLUJOGRAMA: CONTROL Y CUSTODIA DE LAS CARTAS FIANZA

Unidad de
Transferencia y/o
Coordinacin de
Abastecimiento
Unidad de
Administracin
Inicio
Pone en
conocimiento y
deriva la Carta
Fianza
Remisin de la
Carta Fianza
Recepciona la
Carta Fianza
Consulta en entidad
financiera sobre
validez de la Carta
Fianza
Devuelve
con
documento
de
invalidez
no
Es valido la
Carta Fianza
si
Renovacion
Registro de la
Carta Fianza
5
Custodia en caja
fuerte de la
Carta Fianza
Acciones de control
previo Carta Fianza
custodiado
Revisin de la
vigencia de la
Carta Fianza
Oficios a los
bancos
8
Procede
renovacin o
devolucin de la
Carta Fianza
Memorandum a la
Unidad de Transferencia
y/o, a la Coord. De
Abastecimiento
Devolucin
Comunica sobre la
procedencia de
efectuar la
devolucin de la
Carta Fianza al
proveedor
Acta de
devolucin de la
Carta Fianza
Archivo de la
Carta Fianza
entregado
10
Fin
CONTROL Y CUSTODIA DE LAS CARTAS FIANZA

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Objetivo
Efectuar las acciones necesarias que permitan al PNAE Qali Warma llevar el control y custodia de las Cartas Fianzas en forma permanente.
Base legal
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley N 28411.
Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao 2015, Ley N 30281.
Nueva Ley de Ttulos Valores, Ley N 27287. 4. Productos
Definiciones
Custodia: Cuidado y vigilancia de las Carta fianzas, incluyendo el ejercicio de los derechos que correspondan en sus respectivos vencimientos.
Reporte de las Cartas Fianzas en Custodia: Documento digital que forma parte del Sistema Integral de Administracin y en el cual se consignar toda la informacin relativa a la
Carta Fianza a custodiar.
Carta Fianza: Documento negociable que acredita unos derechos a su tenedor y unas obligaciones al emisor del mismo.
Recibo de ingresos: Documento interno que emite la Coordinacin de Tesorera para el registro y control del dinero captado por la entidad.
Productos
Carta Fianza entregado al proveedor a cambio de recibir una prestacin satisfactoria de los servicios y/o recepcin satisfactoria de los bienes
Reporte de Cartas Fianzas en Custodia.
Memorndum a la Unidad de Transferencias y/o Coordinacin de Abastecimiento.
Oficios a los Bancos.
Acta de Devolucin.
Consideraciones
La Coordinacin de Tesorera es responsable de llevar el registro, control, custodia, verificacin de la validez y de la vigencia de los documentos de valor resguardados.
la Unidad de Transferencias o La Coordinacin de Abastecimientos confirma que la Carta Fianza cumpla con los requisitos dispuestos en la Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; y la Coordinacin de Tesorera consulta en la entidad financiera que emiti el ttulo-valor sobre su autenticidad.
La Coordinacin de Tesorera deber comunicar a la Unidad de Transferencias o la Coordinacin de Abastecimiento con diez (10) das de anticipacin sobre el vencimiento de las
Cartas Fianzas en custodia.
El Reporte de las Cartas Fianzas en Custodia ser un documento digital que forme parte del Sistema Integral de Administracin, el cual permitir en lnea conocer la situacin de las
Cartas Fianzas.
El Acta de Devolucin emitida por la Coordinacin de Tesorera para entregar el documento valor al proveedor deber contar con la firma de la Unidad de Administracin, en seal
de aprobacin de dicha entrega.
La devolucin de la Carta Fianza lo efectuar Coordinacin de Tesorera, previa remisin por parte de la Unidad de Transferencias o Coordinacin de Abastecimiento del documento
en el cual se autoriza la entrega de la Carta Fianza.
Descripcin del Proceso

Direccin Responsable
* Unidad de Transferencias
* Coordinacin de
Abastecimiento y servicios
Generales
Recepcin de la Carta Fianza

La Unidad de Transferencias o Coordinacin de Abastecimiento, remite a la
Unidad de Administracin la Carta Fianza en original, aprobado en su contenido
de acuerdo a los aspectos contractuales.
Producto:
Carta Fianza
La Unidad de Administracin verifica la Carta Fianza y lo deriva a la Coordinacin
de Tesorera, para su registro, custodia y control.
La Coordinacin de Tesorera recepcin la carta fianza en original, debiendo
verificar la originalidad del documento para su custodia.
Asimismo siempre deber mantenerse en caja fuerte.
Consulta en entidad financiera sobre la originalidad de la carta fianza
La Coordinacin de Tesorera consulta a la entidad financiera que genero la carta
fianza sobre su autenticidad del documento, de no ser conforme se devuelve con
documento a la Unidad de Transferencias o Coordinacin de Abastecimientos,
para las acciones correspondientes, de serlo se contina con la siguiente
actividad.
Producto
Carta Fianza validado por la Unidad de Administracin
Acciones de control para verificar el respaldo de la Carta Fianza custodiado

La Coordinacin de Tesorera deber comunicarse peridicamente con los bancos para confrontar los saldos de las
cartas fianzas que tienen en custodia y de existir diferencia en contra de la carta fianza lo comunicara a la Unidad de
Transferencia Coordinacin de abastecimiento, para las acciones que correspondan realizar
Producto:
Oficios a los Bancos
Revisin de la vigencia de la Carta Fianza
Asimismo, la Coordinacin de Tesorera deber revisar diariamente la situacin de la carta fianza, determinando el
prximo a vencer, el cual deber ser comunicado a la Unidad de Transferencia o Coordinacin de Abastecimiento,
mediante documento, con diez (10) das de anticipacin, a fin que informen si procede la renovacin o la devolucin
de mismo.
En caso de renovarse la carta fianza se iniciara nuevamente el proceso, y de comunicarse que procede la devolucin
se continua con la siguiente actividad.
Si no responden al documento enviado y venciera se tomaran las medidas legales para su ejecucin.
Producto:
Memorndum a la Unidad de Transferencia o Coordinacin de abastecimiento
Devolucin de la Carta Fianza
La Unidad de Transferencia o Coordinacin de Abastecimiento, mediante documento comunica que procede a
efectuar la devolucin de la Carta Fianza al proveedor.
10
Registro de la Carta Fianza

Con la conformidad de la entidad financiera se procede a registrar los datos de la carta fianza en el reporte cuadro
Excel, para su control y custodia
Producto:
Reporte de cartas fianzas en custodia
Custodia en caja fuerte de las Cartas Fianzas
Una Vez finalizado el registro se colocara el documento de valor en la caja fuerte para su resguardo.
La Coordinacin de Tesorera entregara al proveedor la carta fianza en custodia mediante Acta de Devolucin.
Producto:
Acta de Devolucin
Archivo de la Carta Fianza entregado
La Coordinacin de Tesorera archivara el expediente de la carta fianza para las acciones de control posterior que
pudieran presentarse, con los siguientes documentos:
Original del Acta de Devolucin, Copia de la Carta fianza que estuvo en custodia, documento de la Unidad de
Transferencias o Coordinacin de Abastecimiento con el que se comunica que procede la devolucin.
Producto:
Expediente de la Carta Fianza
FLUJOGRAMA: GIROS TRANSFERENCIAS A LOS COMITS DE COMPRAS Y PAGO

A PROVEEDORES, C.A.S., VITICOS, CAJA CHICA, ENTRE OTROS
Coordinacin de
Contabilidad
Coordinacin de
Tesorera
Remisin de la
Resolucin Ejecutiva
para giro de
Transferencias
Inicio
Remisin de los
Expedientes de gastos
y Transferencias
devengados en el
Sistema SIAF-SP
Expedientes
Control previo de la
documentacin
sustentatoria
3
NO
Regularizacin
Cuenta con la
documentacion
sustentatoria
Expediente de pago y
transferencia
devengado y
debidamente
documentado validado
Registro de la Fase del

Girado en el Sistema
SIAF-SP
Expediente de pago
registrado en la fase
Girado del SIAF-SP
Firma Electrnica en el
Sistema SIAF SP, firma
de cheques y cartas
ordenes
Firma Electrnica para la

aprobacin del girado en el
Sistema SIAF SP
Firma de
Comprobantes de
Pagos
Impresin y firma de los

Comprobantes de Pagos,
Cheques, Carta orden y
Autorizacin de Transferencia
Electrnica
Firma de Cheques, Carta

Orden
8
7
Firma de los Comprobantes de
Pagos
Pago de honorarios,
viticos, proveedores,
transferencias a los
comits de compras
10
Archivo de la documentacin
sustentatoria de los
expedientes de gastos y
transferencias
11
FIN
GIROS TRANSFERENCIAS A LOS COMITES DE COMPRAS Y PAGO A PROVEEDORES, CAS, VIATICOS, CAJA CHICA, ENTRE OTROS.
Objetivo
Garantizar la Transferencia a los Comits de Compras y el pago de conceptos honorarios, cualquiera sea la modalidad contractual, as como viticos, caja chica, proveedores, entre
otros, en forma oportuna y bajo las disposiciones de ley.
Base legal
Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2015, Ley N 30281.
Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley N 28212.
Resolucin de Direccin Ejecutiva N 001-2013-MIDIS-PNAEQW

Definiciones
Contratacin Administrativa de Servicios: Es una modalidad contractual de la Administracin Pblica, privativa del Estado, que vincula a una entidad pblica con una persona natural
que presta servicios de manera no autnoma. Se rige por normas del derecho pblico y confiere a las partes nicamente los beneficios y las obligaciones que establece el Decreto
Legislativo N 1057 y su reglamento aprobado por Decreto Supremo N 075-2008-PCM.
Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de direccin y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administracin de los recursos
financieros, materiales, fsicos y humanos.
Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a nombre de las entidades pblicas con autorizacin de la Direccin Nacional del Tesoro Pblico para el manejo
de los fondos pblicos.
Documentacin sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluacin y control de
las mismas.
Expedientes de gastos: Conjunto de documentos que evidencian y sustentan las operaciones de gastos, los cuales estn sujetos a verificaciones posteriores. Por ejemplo: expedientes
de gastos de viticos, encargos internos, planilla de Contratacin Administrativa de Servicios - CAS, proveedores, entre otros.
Caja Chica: Monto de recursos financieros constituido con Recursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza nicamente cuando en la Unidad Ejecutora se requiera
efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelacin inmediata o que, por su finalidad y caractersticas, no pueden ser debidamente programados para efectos de su
pago mediante otra modalidad.
Comits de Compras: Es una organizacin que congrega a representantes de la sociedad civil y entidades pblicas que tienen el inters y/o competencia para apoyar el cumplimiento
de los objetivos del PNAE Qali Warma.
Mejor fecha: Es aquella en la cual vence la obligacin contrada, y en la que, segn la naturaleza de la obligacin, debe realizar el pago del gasto devengado. Dicha fecha se encuentra
establecida en los cronogramas mensuales de pago y en los contratos pactados.
Pago: Etapa mediante el cual se extingue parcial o totalmente la obligacin contrada por la entidad hasta por el monto del gasto devengado y registrado en el SIAF-SP.
Servicios No Autnomo: Es la prestacin de servicios que realiza una persona a favor de una Entidad Pblica de manera dependiente, sin que ello implique un vnculo laboral con la
Entidad.
Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF SP): Constituye el medio informtico oficial para el registro, procesamiento y generacin de la informacin
relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores
de los sistemas integrantes de la Administracin Financiera del Sector Pblico.
Producto
Planilla del personal contratado bajo el rgimen de CAS pagada.
Planilla de viticos pagada.
Asignacin de la Caja Chica.
Reposicin de la Caja Chica.
rdenes de Servicios pagada.
rdenes de Compra pagada.
Transferencia a los comits de compras en sus respectiva cuenta corriente.
Comprobantes de Pago.
Cheques.
Carta Orden.
Consideraciones
Se deber tener en cuenta al efectuar los pagos (CAS, impuestos, aportaciones, entre otros) los Cronogramas establecidos, a efectos de
cancelarlos dentro de las fechas programadas y evitar sobrecostos innecesarios para la entidad por concepto de multas o moras.
Es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos administrados y canalizados a travs de la Direccin Nacional de
Tesoro Pblico (DNTP), se efecten a travs de abono directo en sus respectivas cuentas bancarias. Para ello, la Coordinacin de
Abastecimiento debe requerir a los proveedores su Cdigo de Cuenta Interbancaria - CCI, como requisito indispensable para que se
presenten en el proceso de contratacin, a fin de evitar retrasos en sus pagos.
Cuando se utilizan cheques para el pago, de conformidad con lo dispuesto por la Directiva de Tesorera N 002-2007-EF/77.15, quien lo
recibe debe firmar el Comprobante de Pago y cancelar la Factura o Boleta de Venta en seal de conformidad de lo recepcionado.
En caso, el pago se haya realizado mediante Cdigo de Cuenta Interbancaria - CCI, la Coordinacin de Tesorera debe cancelar toda la
documentacin estampando el sello pagado.
El documento que autoriza la apertura de la Caja Chica es la Resolucin Jefatural firmado por la Unidad de Administracin, en la que se
debe sealar la Coordinacin, responsable, monto total asignado, monto total para cada adquisicin, los procedimientos y plazos para la
rendicin de cuentas debidamente documentadas.
Descripcin de Proceso
Actividad
Direccin Responsable
Coordinacin de
Contabilidad
Remisin de la Resolucin Ejecutiva

La Unidad de Administracin enva la Resolucin Ejecutiva por las Transferencias a los comits de compras, a
la Coordinacin de Contabilidad
Remisin de los expedientes de gastos devengados en el Sistema SIAF SP
La Coordinacin de Contabilidad remite a la Coordinacin de Tesorera los expedientes de gastos y
Transferencias con la documentacin sustentatoria que exige la normatividad vigente y registrados en el
Sistema SIAF SP la fase de devengado, la cual debe encontrarse debidamente aprobada.
Producto:
Expediente de gastos y transferencias, documentado con el devengado aprobado en el Sistema SIAF SP.
Control Previo de la documentacin sustentatoria
La Coordinacin de Tesorera recepciona el expediente de gastos y transferencias con el devengado
aprobado en el Sistema SIAF SP, para revisar si la documentacin est conforme y cuenta con los vistos y
autorizaciones requeridas, de acuerdo a la normas sobre la materia, de no estar conforme se devuelve a la
Coordinacin de Contabilidad para su regularizacin respectiva, y de estar conforme se continua con la
siguiente actividad.
Producto:
Expediente de gastos y transferencias validado por la Coordinacin de Tesorera.
Registro de la fase del girado en el Sistema SIAF SP
Despus de que la Coordinacin de Tesorera ha revisado el expediente de transferencias, de gastos de
honorarios, viticos, impuestos entre otros y es conforme, procede a registrar la fase del girado en el Sistema
SIAF SP para continuar con la siguiente actividad.
Producto:
Expediente de transferencias y gastos registrado en el Sistema SIAF SP, la fase de girado
Firma electrnica en el Sistema SIAF SP, carta orden y cheques
Solo en el pago a los proveedores, adicionalmente, la Coordinacin de Tesorera procede a la firma
electrnica en el Sistema SIAF SP, dado que el abono en sus cuentas se debe efectuar mediante la
transferencia electrnica a su Cdigo de Cuenta Interbancaria CCI. Luego lo deriva a la Unidad de
Administracin para la firma electrnica correspondiente.
10
11
Firma Electrnica para la aprobacin del girado en el Sistema SIAF SP

En el caso de los expedientes de gastos de los proveedores la Unidad de Administracin los recepciona y procede a
firmarlos electrnicamente para la aprobacin respectiva del girado, debido a que el abono en sus cuentas se debe
efectuar mediante su Cdigo de Cuenta Interbancaria CCI, Una vez firmado, se deriva a la Coordinacin de Tesorera para
continuar con la actividad siguiente.
Impresin de los Comprobantes de Pago, Cheques, Carta Orden y Autorizacin de Transferencia electrnica
Luego de aprobado la fase de girado en el Sistema SIAF SP, en todos los casos, se imprime y firman los Comprobantes de
Pago, Cheques, Cartas Orden y Autorizacin de Transferencia Electrnica, los cuales son anexados al expediente de gastos
respectivos y derivados a la Unidad de Administracin y Coordinacin de Contabilidad para su firma.
Se remite los cheques y carta orden a la Unidad de Administracin para su 2da firma y los comprobantes de pagos a la
Producto:
Comprobante de Pago.
Cheques.
Carta Orden.
Autorizacin de Transferencia Electrnica
Expediente de gastos con la fase de girado aprobado en el Sistema SIAF-SP
Firma de los Cheques y carta orden
Aprobado los cheques y carta orden, la Unidad de Administracin firma los cheques y carta orden y los remite a la
Coordinacin de Tesorera.
Firma los comprobantes de pagos
Firma los comprobantes de pagos y remite a la Unidad de Administracin quien lo firmara y remitir a la Coordinacin de
Tesorera para su archivo
Transferencias a los comits de compras y Pago de Gastos, CAS, Viticos, Proveedores, entre otros
Se paga al personal CAS y/o proveedores mediante abono en cuenta bancaria y/o cheques, de acuerdo al gasto. As como
se transfieren los fondos a los comits de compras.
Producto:
Cheque
Abono en cuentas bancarias.
Carta Orden.
Archivo de la documentacin sustentatoria de los expedientes de gastos
Recibe el comprobante de la Unidad de Administracin y con toda la documentacin sustentatoria de las transferencias y
de gastos debe ser archivada para su custodia y verificacin posterior de los rganos de Control, de acuerdo a ley.
Producto:
Expediente de gastos y transferencias a los comits de compras debidamente documentados y cancelados
FLUJOGRAMA: DEVOLUCIONES POR MENORES GASTOS DE VITICOS Y/O

ENCARGOS ASIGNADOS - (T6)
REA USUARIA
COORDINACIN DE TESORERA
Inicio
Entrega dinero no
utilizado por viticos,
encargos asignado y
otros
- Fondo no utilizado
- Recibo de Ingresos
Recepcin del importe

no utilizado
Recibo de ingresos
Emisin de recibos de
ingresos
Expediente de
devolucin registrada y
aprobada en el sistema
SIAF-SP
Registro de la
devolucion en el
sistema SIAF-SP
Deposito del importe

recaudado
5
Papeleta de deposito
T6 a favor del Tesoro
Publico
Archivo de la
documentacin que
sustente el ingreso
Expediente de
devolucin concluido
Fin
DEVOLUCIONES POR MENORES GASTOS DE VIATICOS Y/O ENCARGOS ASIGNADOS (T6)
Objetivo
Efectuar las acciones necesarias que permitan al PNAE Qali Warma recuperar el dinero no utilizado en forma oportuna, el cual fue entregado por viticos y/o encargos internos
al personal de la entidad.
Base legal
Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao 2015, Ley N 30281.
Directiva Interna de Tesorera

Definiciones
Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a nombre de las entidades pblicas con autorizacin de la Direccin Nacional del Tesoro Pblico para el
manejo de los fondos pblicos.
Encargos: Es la asignacin de recursos para el cumplimiento de actividades no programadas.
Menores gastos: Son los fondos asignados por concepto de viticos y encargos no utilizados.
Papeleta de depsito a favor del Tesoro Pblico (T-6): Es un documento establecido por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico, con el cual se registra las recuperaciones
efectuadas a favor del Tesoro Pblico.
Recibo de ingresos: Documento interno que emite la Coordinacin de Tesorera para el registro y control del dinero captado por la entidad.
Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF SP): Constituye el medio informtico oficial para el registro, procesamiento y generacin de la informacin
relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores
de los sistemas integrantes de la Administracin Financiera del Sector Pblico.
Viticos: Es la asignacin de fondos para cubrir los gastos por alimentacin, hospedaje y movilidad local, segn sea el caso, cuando el funcionario o personal se desplaza fuera de la
localidad o de su centro de trabajo, por comisin de servicios con el carcter de eventual o transitorio.
Productos
Depsito del dinero a favor del Tesoro Pblico recuperado por menores gastos realizados por personal de la entidad.
Formato de documentos informes
Recibo de Ingresos.
Papeleta de Depsito a favor del Tesoro Pblico (T-6).

Consideraciones
Si el dinero recuperado corresponde a la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, la Coordinacin de Tesorera deposita el importe recaudado en la cuenta bancaria
utilizando la Papeleta de Depsito a favor del Tesoro Pblico (T-6).
Cuando la comisin de servicios se realiza a nivel nacional, la rendicin de cuentas se presentar dentro de los ocho (08) das calendarios despus de culminada la misma.
De conformidad con la Directiva de Tesorera, la rendicin de cuentas de encargos deber presentarse como mximo dentro de los tres (03) das hbiles despus de concluida la
actividad materia del encargo.
Actividad
Direccin
Responsable
rea Usuaria
Coordinacin de
Tesorera
Coordinacin de
Tesorera
Coordinacin de
Tesorera
Coordinacin de
Tesorera
Coordinacin de
Tesorera
Entrega del dinero no utilizado por viticos y/o encargos asignados

El personal de la entidad que recibi fondos por viticos y/o encargos deber efectuar la devolucin del dinero no utilizado a la
Coordinacin de Tesorera, dentro de los plazos establecidos por ley, presentado copia de la rendicin para la sede central y/o recibos de
ingresos emitidos por las Unidades Territoriales de acuerdo al circular
Producto:
Fondos no utilizados de los viticos y/o encargos asignados
Recibos de ingresos
Recepcin del importe no utilizado
La Coordinacin de Tesorera recepciona el dinero no utilizado por la persona que realizo la comisin de servicio y/o encargos;
contrastando dicho monto con el que figura en la rendicin de cuenta de viticos, para que no exista diferencia al momento de registrar la
devolucin en el Sistema SIAF SP. En el caso de las Unidades Territoriales se cie al Circular
Emisin de Recibos de Ingresos
La Coordinacin de Tesorera, una vez conforme la recepcin de los saldos no utilizados, emite el Recibo de Ingresos correspondiente.
Producto
Recibos de Ingresos
Registro de la devolucin en el sistema SIAF SP
La Coordinacin de Tesorera ingresa la devolucin en el Sistema SIAF SP en el registro de origen, es decir, en el mismo registro con el cual
se le otorgo el dinero para realizar la comisin de servicios y/o encargos.
Producto:
Expediente de la devolucin registrada y aprobada en el sistema SIAF SP.
Deposito del importe recaudado
La Coordinacin de Tesorera deposita el dinero recaudado en la cuenta bancaria que corresponda.
El depsito debe realizarse dentro de las 24 horas de haber recibido el dinero, recepcionando de la entidad bancaria el voucher del
depsito efectuado.
Solo si el dinero recuperado corresponde a la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, la Coordinacin de Tesorera lo depositara
en la cuenta bancaria utilizando la papeleta de depsito a favor del Tesoro Pblico (T6).
Producto:
Papeleta de depsito a favor del Tesoro Publico (T6)
Archivo de la documentacin que sustente el ingreso
La Coordinacin de Tesorera archiva y custodia los documentos que sustenten el dinero recuperado.
Producto:
Expediente de devolucin concluido
COORDINACIN DE CONTABILIDAD
NORMATIVIDAD RELACIONADA CON VIATICOS - ENCARGOS - CAJA CHICA Y DEVENGADO
Ley N
Concepto
1 Ley 28112
Ley Marco de la Administracion Financiera del Sector Publico
2 Ley 28411
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto
3 Ley 28708
Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad
4 Ley 28693
Ley General del Sistema Nacional de Tesoreria
5 Ley 28716
Ley de Control Interno de las Entidades del Estado
6 Ley 30281
Ley de Presupuesto del Sector Publico para el ao 2015
7
DS 007-2013-EF
DS que regula el otorgamiento de viaticos para comision de servicios en territorio nacional
Directiva 002-2014-PNAEQW/UA
Normas y procedimientos para la administracion del fondo fijo de caja chica en la unidad
ejecutora 007: PNAE QALI WARMA
Normas y procedimientos para el requerimiento, autorizacion, otorgamiento y rendicion de

cuentas de viaticos y pasajes por comision de servicios de la unidad ejecutora 007: PNAE QALI
WARMA
Procedimientos para el otorgamiento, ejecucion y rendicion de cuentas por encargos al

personal del PNAE QALI WARMA
Directiva N 005-2010-EF/7 6.01
Directiva para la Ejecucion Presupuestaria N 005-2010-EF/76.01 y sus modificatorias
10
11
Control Previo Para Devengar O/C y O/S
UNIDAD DE ADMINISTRACIN
N
Secuencia de pasos
El proveedor entrega los bienes y/o servicios, adjuntado el
comprobante de pago y de ser el caso otra documentacin
adicional requerida en el contrato u orden.
La documentacin sustentatoria es recibida por Logstica, la
cual es revisada por el especialista logstico, el cual arma el
expediente para trmite de pago.
Recibe el expediente y efectua el control previo a la
documentacin presentada, a fin de verificar que esta cumpla
con los requisitos y condiciones para el pago, de acuerdo al
contrato, orden y normatividad aplicable vigente.
Si la informacin esta completa y es conforme, se procede a
efectuar el registro del devengado, si la informacin no esta
completa o existen inconsistencias es devuelta a logstica para
la subsanacin correspondiente.
Tesorera recibe el expediente, revisa la documentacin y
tramite la siguiente fase, realiza el Giro y Pago al proveedor.
El proveedor recibe el pago correspondiente, por la entrega
satisfactoria de los bienes y/o servicios efectuados al
PNAEQW.
Proveedor
Logstica
Contabilidad
(Control Previo)
Inicio
No
Fin
Si
Tesorera
Viticos
UA
Secuencia de pasos
Requerim iento
com isionado /
Unidad
Unidad requirente
Jefatura
Efectua requerimento de viaticos
Autoriza requerimiento
Autoriza
Compromete en el modulo administrativo del SIAF.

Verifica Ppto. y cuando no tiene marco solicita
ampliacion a OPP
Devenga y tramita a Tesoreria
Efectua abono o giro de cheque
Recibe viaticos
Ejecuta gasto y rinde cuenta
Revisa rendicion de cuentas y registra la rendicion

en el modulo administrativo del SIAF.
10
Archivo
Jefatura
CC
CC
Tesoreria
Encargos
Secuencia de pasos
Requerim iento
com isionado /
Unidad
UA
Unidad requirente
Jefatura
Recibe expediente
Opinion de Abastecimiento
Autoriza con RA

ampliacion a OPP
Recibe encargo
Revisa rendicion de cuentas y registra la rendicion

en el modulo administrativo del SIAF.
Archivo
Jefatura
Abastecim ie
nto
CC
CC
Tesoreria
Procesos de Caja Chica

UA
N
Secuencia de pasos
Requerim iento
Unidad
Unidad requirente
Jefatura
Recibe expediente
Autoriza con RA

ampliacion a OPP
Tesorero designado recibe caja y reembolsos
Revisa rendicion de cuentas y compromete la

rendicion en el modulo administrativo del SIAF.
Liquida caja Chica a fin de ao y archiva
Jefatura
CC
CC
Tesoreria
COORDINACIN DE TRAMITE DOCUMENTARIO
Flujograma: Mensajera local y Nacional
INICIO
Elaborar los reportes que contienen los

documentos que sern remitidos a nivel local y
nacional. Asimismo, debern de remitir el citado
reporte al correo electrnico institucional
katherina.solano@qw.gob.pe y enviar en forma
fsica los sobres membretados y encomiendas
documentales a la CTDAU.
LAS UNIDADES Y
COORDINACIONES DE LA
SEDE CENTRAL
Elaboracin
del
reporte general y
entrega documental.
CTDAU
Recepcionar la entrega documental de la

Sede Central y proceder con la notificacin
de los sobres membretados y/o
encomiendas que estn contenidos en el
citado reporte.
EMPRESA
MENSAJERA
Recepcionar
la
documentacin
remitida por la Sede Central y sellar
los cargos de notificacin de los
citados documentos.
DESTINATARIOS: LOCALES
Y NACIONALES
Revisin de los cargos de notificacin segn

la normativa vigente y entregar con
cuaderno de cargo los citados documentos a
las Unidades y Coordinaciones que
solicitaron el servicio de mensajera.
CTDAU
FIN
EMPRESA
MENSAJERA
Entrega del reporte que contiene los

cargos de notificacin que son
remitidos a la CTDAU para la
verificacin correspondiente.
Flujograma: Recepcin y Atencin a las Solicitudes de Acceso a la Informacin que son

ingresadas en la Sede Central
INICIO
Verificar que la solicitud a

recepcionar cuente con los
requisitos establecidos o en caso
contrario requerir en el momento
los datos mnimos que exige la
normativa. Registrar y remitir la
citada solicitud a la CTDAU.
TRMITE
DOCUMENTARIO
DE LA SEDE
CENTRAL
CTDAU
2
La Coordinacin de Trmite
Documentario y Atencin al
Usuario
verificar
si
la
informacin
solicitada
se
encuentra en la Sede Central o
en alguna Unidad Territorial y
proceder a solicitar los
documentos a la Unidad o
Coordinacin que posea la
citada informacin.
La informacin que ha sido solicitada a

las Unidades y/o Coordinaciones para
la atencin de las solicitudes, deber
ser remitidas en la
RESPONSABLES DE BRINDAR
LA INFORMACIN
CTDAU
CTDAU
TRMITE
DOCUMENTARIO
DE LA SEDE
CENTRAL
Al recepcionar la informacin la
CTDAU
realiza
las
siguientes
actividades:
1. Verificar si la informacin
remitida corresponde a la
informacin solicitada por el
ciudadano, a fin de proceder a
contabilizar los folios y calcular la
tasa para la entrega de la
documentacin.
2. Elaborar y notificar la carta que
brinda la atencin al ciudadano.
3. Proceder archivar las originales
de las solicitudes, cartas y cargos
de notificacin.
5
Registrar y remitir la solicitud que
adjunta la tasa por reproduccin
para
la
entrega
de
la
documentacin a la CTDAU.
FIN
FIN
Entregar los cargos de notificacin fsicamente y virtualmente e

informar bajo las mismas condiciones el ingreso de la solicitud del
ciudadano que adjunta la tasa para la entrega de la documentacin, a
fin de que la CTDAU realice la elaboracin de la carta de entrega de la
quelasla Unidad Territorial notifique la citada
Se procede a informacin
Archivar los requerida
originales yde
carta
y
la
documentacin
solicitada.
solicitudes, cartas de respuestas y cargos
de
notificacin, a fin de proceder con la
elaboracin del informe mensual que reporta
los ingresos de las solicitudes e incidencias.
Flujograma: Recepcin y Atencin a las Solicitudes de Acceso a la Informacin que son

ingresadas en las Unidades Territoriales
INICIO
Verificar que la solicitud a recepcionar

cuente con los requisitos establecidos o en
caso contrario requerir en el momento los
datos mnimos que exige la normativa.
Remitir la citada solicitud a los
responsables de la Unidad Territorial que
envan la informacin a la CTDAU
TRMITE
DOCUMENTARIO
DE LAS UNIDADES
TERRITORIALES
La informacin que ha sido enviada por los responsables de las

Unidades Territoriales, deber ser revisada por la CTDAU, a fin
de verificar que los documentos enviados correspondan a la
informacin solicitada por el ciudadano y as proceder a
contabilizar los folios y calcular la tasa para la entrega de la
documentacin. Asimismo, se solicitar a la Unidad Territorial
para que realicen el envi formal de la informacin solicitada
fsicamente y virtualmente.
RESPONSABLES DE LAS
UNIDADES TERRITORIALES DE
REMITIR LA INFORMACIN
RESPONSABLES DE LAS
CTDAU
Los responsables de las Unidades Territoriales de

remitir la Informacin a la CTDAU, debern
enviar fsicamente y virtualmente la solicitud en
el da del ingreso del documento al correo
institucional acceso.informacin@qw.gob.pe y si
la Unidad Territorial tiene a en su poder la
informacin solicitada deber ser remitida por
los mismos canales.
CTDAU
5
RESPONSABLES DE LAS
CTDAU
FIN
FIN
Se procede a Archivar los originales de las

solicitudes, cartas de respuestas y cargos de
notificacin, a fin de proceder con la
elaboracin del informe mensual que reporta
los ingresos de las solicitudes e incidencias.
Los responsables debern enviar

fsicamente y virtualmente el
Memorando
que contiene la
informacin que ser entregada al
ciudadano.
La
Coordinacin
de
Trmite
Documentario y Atencin al Usuario ,
proceder con la elaboracin de la
carta que brinda atencin a la
solicitud. Adems, enviar la citada
carta en forma virtual, a fin de que la
Unidad
Territorial
realice
la
notificacin respectiva segn la
normativa.
Entregar los cargos de notificacin fsicamente y virtualmente e

informar bajo las mismas condiciones el ingreso de la solicitud del
ciudadano que adjunta la tasa para la entrega de la documentacin, a
fin de que la CTDAU realice la elaboracin de la carta de entrega de la
informacin requerida y que la Unidad Territorial notifique la citada
carta y la documentacin solicitada.
Flujograma: Prstamo de documentos del Programa que es custodiado por el

Archivo Central
INICIO
3
PERSONAL
C.A.S.
El personal C.A.S y O.S solicitan su

requerimiento de informacin y/o
documentos que se encuentran en el
Archivo Central, enviando un correo
electrnico a la cuenta institucional
archivo.central@qw.gob.pe.
Respecto al cuarto tipo de requerimiento de

informacin, el personal que a solicitado el
prstamo del original del documento deber
firmar el Formulario de Servicio Archivstico, a fin
que se le brinde el prstamo por cinco das
hbiles. En el caso que deseen solicitar una
ampliacin debern canalizar su pedido por correo
electrnico, el cual debe ser sustentado.
CTDAU
PERSONAL
C.A.S.
4
PERSONAL
O.S.
El personal de Archivo recepciona el correo electrnico y

procede con la atencin de lo solicitado. Los tipos de
requerimientos de informacin son:
1. Imagen escaneada de documentos: Se atiende por
correo electrnico tanto al personal C.A.S y O.S. y se
finaliza con la atencin.
2. Consulta de informacin: Se atiende por correo
electrnico tanto al personal C.A.S y O.S. y se finaliza con
la atencin.
3. Autenticacin de documentos que se encuentren en
los acervos del Archivo Central: Se finaliza con la entrega
del documento autenticado y solo lo puede solicitar el
personal C.A.S.
4. Prstamo del original del documento: Se entrega la
documentacin mediante el Formulario de Servicio
Archivstico. Solo se puede realizar prstamo de
documentacin al personal C.A.S.
Solicitar al personal C.A.S. la entrega

del original de la documentacin
solicitada, a fin de que pueda firmar
el Formulario de Servicio Archivstico.
CTDAU
Entregar los documentos originales

que le fueron prestados y proceder
a firma el Formulario de Servicio
Archivstico en el campo que
corresponde a la devolucin del
documento.
PERSONAL
C.A.S.
FIN
CTDAU
El personal de Archivo procede

verificar y guardar el documento
original que fue materia de
prstamo y archiva el Formulario
de Servicio Archivstico.
Flujograma: Canal de Atencin Informtica
INICIO
USUARIOS
EXTERNOS
Canal Informtico: Los Usuarios externos realizan

sus consultas, mediante el envi de un correo
electrnico
a
la
cuenta
institucional
info@qw.gob.pe o mediante el llenado del
Formulario de contacto que se encuentra en la
pgina web del Programa. Los Usuarios internos
realizan sus consultas, mediante el envi de un
correo electrnico a la cuenta institucional
atencin.usuarios@qw.gob.pe.
USUARIOS
INTERNOS
Nota:
Usuarios Externos: Son las personas naturales, personas jurdicas o Instituciones del Estado.
Usuarios Internos: Son los trabajadores del Programa.
CTDAU
El personal de Atencin al Usuario procede

realizar la bsqueda de la informacin
requerida por correo electrnico, a fin de
brindar la respuesta dentro de las 24 horas
que ha sido recibido el mensaje. Adems,
ingresan al Sistema de Registros de Atenciones
del MIDIS, a fin de ingresar los datos de la
atencin brindada.
FIN
Flujograma: Canal de Atencin Telefnica

INICIO
USUARIOS
EXTERNOS
Canal de Atencin Telefnica: Los Usuarios

externos realizan sus consultas, mediante
una llamada telefnica al nmero de la sede
Central 743-7030 anexo 43 y los Usuarios
internos realizan sus consultas llamando al
RPC Institucional 994809197.
USUARIOS
INTERNOS
Nota:
Usuarios Externos: Son las personas naturales, personas jurdicas o Instituciones del Estado.
Usuarios Internos: Son los trabajadores del Programa.
CTDAU
El personal de Atencin al Usuario procede

recepcionar la llamada telefnica y realizar la
bsqueda de la informacin requerida, a fin de
brindar la respuesta en ese momento. En el
caso que la consulta realizada por el Usuario
interno o externo necesite un seguimiento
posterior para brindar la respuesta, el personal
de Atencin se compromete a contactar con
el Usuario, a fin de brindar la informacin
solicitada. Adems, el personal de Atencin
ingresa al Sistema de Registros de Atenciones
del MIDIS, a fin de registrar los datos de la
atencin brindada.
FIN

Documento Inductivo Procesos Qaliwarma Impresión PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Documento Inductivo Procesos Qaliwarma Impresión PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Material Inductivo Procesos

UNIDAD DE ASESORA JURDICA

CONSULTA DE OPININ LEGAL

RECEPCIN DE RDE QUE REQUIERE

NOTIFICACIN DE POSIBLE NOTICIA CRIMINAL

SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS

UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

Normas y directivas relacionadas con el proceso

Normas y directivas relacionadas con el proceso

Resolucin de Presidencia del Consejo Directivo N

Decreto Supremo N 004-2013-PCM: Plan

PROCEDIMIENTO 01: FORMULACIN Y APROBACIN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

Revisar el proyecto de memorando,

Recibir, tomar conocimiento y disponer

Recibir propuestas, estudiar, analizar,

Toma conocimiento, registra y deriva.

Revisar, suscribir y derivar.

Revisar, suscribir y derivar.

Recibir, procesar, evaluar y coordinar

PROCEDIMIENTO 02: EVALUACIN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

Recibir, tomar conocimiento y

Analizar, evaluar, coordinar y

Revisar, suscribir y derivar.

Revisar, suscribir y derivar.

Recibir, evaluar y coordinar con

PROCEDIMIENTO 3 : REQUERIMIENTO DE OPININ TECNICA EN MATERIA

Emite opinin tcnica

Revisa, visa y firma

NORMAS QUE REGULAN EL SISTEMA PRESUPUESTARIO

III APROBACION PRESUPUESTAL

PROCESO DE COMPRA DE RACIONES Y PRODUCTOS

Conformacin de los Comits de Alimentacin Escolar (CAE).

Generacin de condiciones: desde la Sede

Conformacin de CAE: es el proceso propio de

Consolidacin de la informacin: en esta etapa

Verifica que su I.E. este priorizada

Convoca a una reunin de padres de

Suscribe el Acta de Conformacin e

Procesos de conformacin de CAE en la institucin Educativa

Implementacin de Pilotos y Proyectos en las Modalidades de Atencin del Programa

Tomando en consideracin la diversidad de

Pilotos y proyectos, como los huertos

Otras propuestas vinculadas con la

Acciones de Coordinacin y Articulacin Intersectorial e Intergubernamental

FLUJOGRAMA PROCESO COMPONENTE ALIMENTARIO UNIDAD DE PRESTACIONES

UNIDAD DE SUPERVISIN Y MONITOREO

Flujo a Nivel Sede Central Coordinacin de Supervisin y Evaluacin

Flujo Coordinacin de Monitoreo y Seguimiento

Comit Multidisciplinario de Atencin y Monitoreo de Denuncia, Quejas y Reclamos

Manejo y Anlisis de Base de Datos

Proceso Tcnico Normativo

Proceso de Transferencia de Recursos Financieros

Proceso de Liquidacin de Contratos

Es el procedimiento a travs del cual el PNAEQW

Procedimiento mediante el cual se verifica el

COORDINACIN DE RECURSOS HUMANOS

PLANIFICACION Y DESARROLLO DE CONVOCATORIAS CAS

Etapa Preparatoria.- El requerimiento (*) es

Convocatoria Desierta: La convocatoria se declarar

Etapa de Convocatoria.- Esta etapa inicia con la

Etapa de Seleccin.- Est conformada por la

Cancelacin del Proceso de Seleccin.- Solo se

Publicacin final de resultados: Tras la finalizacin