Tema 3 Instrumentos contables

Las cuentas
Los sistemas de control son insuficientes cuando: El
patrimonio consta de numerosos elementos, se confa total o
parcialmente su gestin a terceros o alguno de sus elementos sufre
frecuentes movimientos. Hay necesidad de disponer de registros
histricos que permitan controlar adecuadamente los elementos
patrimoniales.
Las cuentas son registros histricos de los elementos patrimoniales
valorados en unidades monetarias cuyo origen se encuentran en esta
funcin de control, el valor inicial y los movimientos que
posteriormente le afectan, proporcionando una informacin
actualizada sobre su valor. Las cuentas se representan en forma de T,
encima se pone el nombre de la cuenta y tiene que ser representativo
de la naturaleza del elemento patrimonial que representa y no debe
incidir a confusin con el de otra cuenta. En la parte izquierda
(denominada debe) y derecha (denominada haber) de la T se anotan
los movimientos de los elementos patrimoniales. Cada anotacin en
el debe recibe el nombre de cargo, el de la anotacin efectuada en el
haber, abono. La suma de las anotaciones realizadas en el debe se
denomina suma deudora, la suma de las anotaciones realizadas en el
haber se denomina suma acreedora.
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En las cuentas de activo, el saldo inicial y los incrementos

posteriores (entradas) se anotan en el debe, y los
decrementos(salidas) se anotan en el haber.
En las cuentas de pasivo, el saldo inicial y los incrementos se
anotan en el haber, y los decrementos se anotan en el debe.
En las cuentas de patrimonio neto, el saldo inicial y los
incrementos se anotan en el haber, y los decrementos se
anotan en el debe.

Todas las entradas y salidas se valoran aplicando el mismo criterio, es

decir, precio de adquisicin en los activos y valor nominal en los
pasivos. De esta forma, la diferencia entre la suma deudora y la suma
acreedora de la cuenta proporciona el precio de adquisicin de los
activos y el valor nominal de los pasivos existentes en cada momento.
La diferencia entre la suma deudora y acreedora se denomina saldo, y
puede ser de tres tipos: Saldo deudor, saldo acreedor y saldo cero. El
saldo deudor es cuando la suma deudora es mayor que la suma
acreedora. El saldo de las cuentas de patrimonio neto y pasivo es
acreedor o cero.

En caso de detectar diferencias, deben realizarse las anotaciones

pertinentes para adecuar el saldo de las cuentas a la realidad
patrimonial.

Hechos contables y asientos

Un hecho contable es un acontecimiento pasado que afecta de
manera directa y cuantificable al patrimonio de una empresa. Cuando
decimos que afecta al patrimonio queremos decir que afecta, al
menos, a uno de sus elementos patrimoniales.
De acuerdo con el requisito de dualidad, en todo hecho contable
puede identificarse al menos un origen de recursos y al menos una
aplicacin de recursos. El origen de recursos es el elemento
patrimonial, afectado por el hecho contable, cuya variacin pone a
disposicin de la empresa unos fondos.
La representacin de los hechos contables se realiza mediante los
denominados asientos. Un asiento es una anotacin en la que se
identifican los orgenes y las aplicaciones de recursos inducidos por
un hecho contable. Al igual que las cuentas, los asientos tienen dos
partes: el debe (situado a la izquierda y en el que se registran las
aplicaciones de fondos) y el haber (situado a la derecha y en el que se
registran los orgenes de fondos) Todo asiento ocasiona una
anotacin.

Libro diario y libro mayor

En el libro diario se anotan sistemtica y cronolgicamente los hechos
contables, representados mediante asientos, que han ocurrido
durante un ejercicio contable.
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Referencia o nmero del asiento. Es un nmero asociado a cada

asiento. Sirve para vincular las anotaciones realizadas en el
libro diario y en le libro mayor.
Fecha. Es la fecha en la que se realiza la anotacin.
Documento. La informacin contable debe ser verificable, por lo
que los asientos deben estar soportados en documentos. En
esta columna se inserta un cdigo que permita identificar el
documento que soporta el asiento.
Cdigo. Las cuentas estn normalmente codificadas. En esta
columna se coloca el cdigo de la cuenta.
Concepto. Es una breve descripcin del hecho contable.

En los criterios de reconocimiento de activos y pasivos se establece

que los activos se registrarn cuando se cumplan todas estas
condiciones:

La empresa adquiera el control econmico y el riesgo de los

recursos
Puedan ser valorados de forma fiable
Se estime probable la obtencin de beneficios o rendimientos
en el futuro.

En el caso de los pasivos se registrarn cuando:

Surjan obligaciones actuales

Puedan ser valorados de forma fiable
Se estime probable la entrega de activos para su cancelacin.

Para cada una de las partes, slo surge un derecho en la medida en

que cumple con sus obligaciones y slo surge una obligacin en la
medida en que ejerce sus derechos. Aunque exista un contrato que
fije derechos y obligaciones, contablemente se entiende que no
surgen derechos ni obligaciones hasta que una parte ha cumplido,
aunque sea parcialmente, con lo estipulado y por tanto nacen los
activos y pasivos.
En el libro mayor se dedica una pgina a cada cuenta.

Proceso contable simplificado

Peridicamente (al menos una vez al ao), la informacin contenida
en el libro mayor se prepara para elaborar el balance.
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Comprobar la exactitud de los datos contables, comparndolos

con los proporcionados por el inventario fsico
Realizar las reclasificaciones precisas en los activos y pasivos
que, por mero transcurso del tiempo, hayan pasado de largo al
corto plazo. Esta actividad se denomina clasificacin correcta y
se concreta en la realizacin de asientos.

Los auditores confirman que el balance y otros estados contables de

propsito general representan la imagen fiel de la empresa y que han
sido elaborados respetando los principios y las normas contables. La
empresa distribuye el balance a los usuarios externos. Si cotiza en
bolsa, la empresa adems debe depositar toda la informacin
relevante en la comisin nacional del mercado de valores y hacerla
pblica en su pgina web. Los estados contables de propsito
general, usarn la informacin para tomar sus decisiones de
asignacin de recursos.
El asiento del cierre salda todas las cuentas, evitando que se realicen
anotaciones contables tras l.

Trminos relacionados con la gestin

de las cuentas
Requiere la realizacin de una serie de tareas que tienen una
denominacin especfica:
-

Abrir
Cargar, adeudar, debitar
Abonar o acreditar
Liquidar
Saldar
Cerrar
Reaperturar