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Gestin de proyectos
Objetivos.. 7
...
I. Gestin de proyectos 8
..
II. Ejercicios......................................................... 31
.....
Mapa conceptual.............................. 32
..
Glosario.. 33
.
Bibliografa.34
Tablas
Presentacin
Tecsup Virtu@l, plataforma de Tecsup, inicia sus actividades a finales de los aos
90 con el fin de aprovechar el uso extendido del internet para acortar distancias y
prolongar la comunicacin entre alumno-docente, en modo virtual.
En la actualidad, esta plataforma se encuentra en su quinta versin y las
herramientas que se han desarrollado a lo largo de su vida propiciaron que sea ms
amigable e intuitiva para el usuario.
Es mediante esta plataforma que Tecsup disea y elabora una serie de cursos
virtuales, cuyo proceso de aprendizaje se caracteriza por implementar un novedoso
modelo colaborativo, el cual fomenta la interaccin entre docentes y participantes.
Gestin del proyecto del curso Elaboracin y evaluacin de proyectos es el
resultado de un trabajo conjunto, cuyo fin es propiciar el desarrollo de las
capacidades profesionales de cada uno de sus participantes.
Desde ya felicitamos a cada uno de los participantes de este curso por el deseo de
superacin y la bsqueda del conocimiento. Nos sumamos a su esfuerzo, poniendo
todo de nosotros en la elaboracin de este curso virtual.
Tecsup Virtu@l
Introduccin
En la unidad anterior hemos explorado el proceso necesario para ensamblar un
plan. Infortunadamente a muchas personas no les gusta hacer programas y esto
disminuye la efectividad tanto del proyecto como del grupo. Un programa de
trabajo, que en realidad represente grficamente lo que es el proyecto, puede hacer
que el ensamblaje del mismo sea algo ms gratificante, al mismo tiempo que le da
a ese proyecto un fuerte impulso.
Objetivos
Objetivo ge ner a l
Organizar el tiempo y actividades de las personas que aseguren un
comportamiento que concuerde con sus metas.
Matriz de responsabilidades
1. Es un mtodo utilizado para mostrar en un formato tabular, las personas que tienen la
responsabilidad de realizar las partidas de trabajo en una EDT. Es una herramienta til
porque adems muestra el papel de cada persona en respaldar el proyecto global.
Algunas matrices usan X para mostrar quin tiene la responsabilidad de cada partida
de trabajo; otras utilizan una P para mostrar la responsabilidad principal y una S para
sealar la responsabilidad de respaldo para una partida de trabajo especfica. Ver fig.
2. Es una buena idea mostrar slo una persona como lder, o principal responsable de
cada partida de trabajo. El nombrar a dos personas como responsables aumenta el
riesgo de que cierto trabajo quedar sin hacerse porque cada persona supone que la
otra lo har.
Figura 1.
1. Estructura de divisin del trabajo (EDT)
Fuente: Elaboracin propia
Recordar
La matriz de responsabilidades es una
herramienta til porque adems muestra el papel
de cada persona en respaldar el proyecto global.
Definicin de actividades
Cmo se observ antes, mediante una tormenta de ideas del equipo, se puede
elaborar una relacin de actividades especficas, detalladas y necesarias para
realizar el proyecto global, en particular en proyectos pequeos.
Sin embargo, para aquellos en los que se usa una estructura de divisin del
trabajo, la persona o el equipo responsable de cada tarea puede definir las
actividades individuales. Una actividad es una pieza de trabajo establecida que
requiere tiempo. No requiere por necesidad el empleo de esfuerzo por las
personas, puesto que actividades pueden requerir cierto tiempo para cumplir
con determinadas condiciones. En el ejemplo dado el paquete de trabajo 2.1
Desarrollar programas de computacin, se han identificado dos actividades:
Desarrollar programas de computacin para analizar los datos.
Desarrollar el programa de computacin para comprobar los datos.
Cuando se ha definido todas las actividades para cada uno de los paquetes de
trabajo, el paso siguiente es mostrarlas en forma grfica en un diagrama de
barras o un diagrama de red que muestre el orden apropiado y las
interrelaciones para lograr el alcance global del trabajo del proyecto.
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Planificar la Contratacin:
Contratacin : documentar los requisitos de los
productos, servicios y resultados, e identificar a los posibles
vendedores.
Seleccin de Vendedores:
Vendedores: revisar ofertas, elegir entre posibles
vendedores, y negociar un contrato por escrito con cada
vendedor.
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Nota
El proceso Administracin del Contrato revisa y
documenta cul es o ha sido el rendimiento de
un vendedor basndose en el contrato y en las
acciones correctivas establecidas.
La gestin de la documentacin
1.5.1 Principios Generales
Al tratar de la gestin de los proyectos es frecuente escuchar quejas
sobre la carga administrativa, incluso la burocracia, que estas tcnicas
llevan aparejadas. Algunos tcnicos llegan a considerarlas inadecuadas
o inconvenientes utilizando como argumento de rechazo el supuesto
exceso de papeleo y burocracia que obligan a soportar: No podemos
convertimos en administrativos; lo importante es ejecutar bien el proyecto
y no pasarse el da rellenando papeles.
Esta reaccin es en parte lgica y fundada pues es cierto que en muchas
ocasiones se ha cado en el tpico error de confundir el fondo con la forma
y ha habido empresas, principalmente algunas de gran tamao y talante
reglamentista, que han credo poder implantar el uso de la gestin de
proyectos a base de establecer un pesado sistema de planificacin y
control con un gran nmero de documentos a cumplimentar
obligatoriamente, aunque en realidad hayan mantenido sistemas de
trabajo tradicionales y propios de las actividades de naturaleza continua.
La gestin de proyectos no consiste en instaurar sistemas burocrticos,
rgidos y formalistas, sino en una diferente manera de trabajar y de gestionar.
Hemos tenido especial empeo en insistir en el inters de la figura del
jefe de proyecto, el papel del cliente, la importancia de no perder de vista
en ningn momento los objetivos bsicos, la necesidad de planificar la
operaci6n entendiendo por talla estimacin anticipada de actividades,
tiempos y costes, etctera.
La prueba de que una empresa est gestionando bien sus proyectos ser
comprobar que en la mayor parte de los casos se alcanza el objetivo
previamente fijado para cada operacin y que, incluso en aquellos casos
en los que por la dificultad del proyecto o por otras circunstancias el
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1.5.2 Informes
Es el instrumento ms comn y estandarizado del que se sirve un gestor para
mantener una comunicacin escrita con todos los actores y especialmente
con el cliente, usuario principal de la unidad del proyecto. De hecho los
informes se suelen remitir exclusivamente al cliente, pero segn el escrito de
que se trate y la filosofa definida al principio para la relacin entre las partes,
se editan copias para otros actores que interesa que conozcan el contenido.
Las cartulas de los informes es conveniente que dispongan de una
informacin mnima que permita una rpida identificacin y su posterior
archivo.
El informe suele apoyarse en documentacin grfica (fotografas, croquis,
esquemas, etc.) que ayudan a una comprensin rpida de la situacin.
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1.6.2. Seleccin
El primer paso necesario para garantizar la calidad del trabajo es
seleccionar adecuadamente el equipo que va a colaborar en el proyecto.
Si se cuenta con personas inadecuadas ser muy difcil que se pueda
conseguir una calidad satisfactoria aunque se establezcan medidas de
control.
El jefe de proyecto, en colaboracin y negociacin con los directores de
la lnea, tiene que velar por formar un equipo adecuado en cantidad y
capacidad a las exigencias del proyecto, pues de lo contrario ser muy
difcil que los miembros del equipo rindan satisfactoriamente.
El jefe de proyecto no deber tomar la postura cmoda de querer contar
con un equipo ideal desconociendo las limitaciones existentes pero
tampoco podr responsabilizarse de conseguir objetivos exigentes y
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1.6.3. Formacin
El proyecto puede ser una escuela de formacin de primera lnea para
los ms jvenes, si se insertan en un ambiente de trabajo profesional, de
rigor, de preocupacin por la calidad, etc. Tambin puede ser un mundo
donde se aprendan toda clase de trucos y maas negativas si el estilo de
trabajo no es el de la profesionalidad sino el de la picaresca. El jefe de
proyecto tiene pues, la enorme responsabilidad de formar en el tajo a su
equipo, imponiendo una metodologa eficaz de gestin de proyectos y
velando permanentemente por el cumplimiento de los objetivos.Dado el
carcter inusual de los proyectos, ser frecuente que no todos los
miembros del equipo tengan experiencia de haber trabajado en
operaciones similares, por lo que la tarea formativa a cargo de los ms
experimentados y, en particular, del jefe de proyecto, es esencial para el
xito del proyecto en cuestin y tambin para facilitar el desarrollo de
otras operaciones.
1.6.4. Motivacin
La preocupacin por la calidad se transmite tambin motivando a los
miembros del equipo, lo que implica una actividad constante de control y
de gestin. Desde felicitar a un tcnico que ha realizado bien su labor
hasta obligar a repetir un trabajo que se ha efectuado incorrectamente,
la calidad final del proyecto depende de esta labor de seguimiento atento
y constante.
La calidad no se consigue mediante discursos y prdicas sino tomando
decisiones concretas que sirvan de estmulo permanente al trabajo serio
y profesional.
Hay, por ltimo, que hacer una distincin entre aquellos proyectos en los
que el resultado final puede exigirse porque slo depende de que se
arbitren los medios necesarios de aquellos otros, generalmente los
proyectos de investigacin, en los que el resultado deseable puede
alcanzarse o no con independencia de la calidad del trabajo efectuado.
En los primeros, la calidad deber reflejarse en la consecucin del
resultado apetecido respetando las especificaciones tcnicas
establecidas.
En el segundo tipo de proyectos, que podemos llamar proyectos de
resultado o de xito incierto, debe tambin existir un control eficaz de la
calidad pero dicho control no podr tanto referirse a la consecucin del
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Definicin
La estructura organizativa, las
responsabilidades, los
procesos y los recursos
necesarios para llevar a cabo la
gestin de la calidad.
Filosofa
Documentos descriptivos
Implantacin
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Ejercicios
Ejerc ici o 1
Colocar verdadero (v) o falso (f) segn corresponda:
Planificar las compras y adquisiciones: determinar qu comprar o adquirir, y
cundo y cmo hacerlo. ( )
Planificar la contratacin: documentar los requisitos de los productos, servicios y
resultados, e identificar a los posibles vendedores. ( )
Solicitar respuestas de vendedores: obtener informacin, presupuestos,
licitaciones, ofertas o propuestas, segn corresponda. ( )
Seleccin de vendedores: revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y
negociar un contrato por escrito con cada vendedor. ( )
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Mapa conceptual
|
|Fuente: Elaboracin propia
se divide en
divide
Estructura de la divisin
del trabajo
Matriz de
responsabilidades
La gestin de la documentacin
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La calidad y su gestin en
los proyectos
Glosario
Plan de aseguramiento de la calidad (PAC). Da la certeza de que se van a realizar
todas las acciones que consigan hacer una buena gestin y obtener una ausencia de
errores.
Aseguramiento de
de la calidad. Segn la UNEUNE -6001. Conjunto de acciones planificadas
y sistemticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un
producto o servicio satisfaga los requisitos dados sobre la calidad.
La norma 66001. Documento que recoge las formas de operar, los recursos y la
secuencia de actividades ligadas a la calidad, que se refieren a un determinado
producto, servicio, contrato o proyecto.
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Bibliografa
Libros de con sulta
Forrest, E. (1995). Activity-Based Management. Boston, Massachusetts: Mc Graw Hill.
OKean, J. M. (1999). Anlisis del entorno econmico de los negocios. Madrid, Espaa:
Mac Graw Hill.
Amendola, L. J. (2010). Casos de negocio en la gestin integral de activos. Espaa:
Iberoamrica.
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