ESE HOSPITAL SAN ANTONIO

INFORME DE GESTION
DE FACTURACION
1er. SEMESTRE 2010
Anlisis de resultados en el proceso de
facturacin
Alexander Marin Grajales
03/09/2010

Evaluacin de desempeo del rea de facturacin comprendido entre 1 de enero 30 de

julio del 2010, impacto de la mala facturacin en el

INTRODUCCION

La gestin en el rea de facturacin es clave en la relacin que tiene la ESE con las
diferente EPS de la regin, por tal motivo se pretender informar sobre las diferentes
actividades que se desarrollan y su respectivo seguimiento.

Se pretende dar un estado claro, veraz y breve de las falencias y fortalezas que se han
logrado tanto en el personal como en los procesos que ejecuta esta rea.

Nuestro Compromiso:
la Salud del Pueblo con Responsabilidad y Calidez Humana
Calle 5 1-40 Telefax 8325120 Gigante, Huila, Nit. 891.180.065-2
www.hospitalgigante.gov.co

FORTALEZAS

1. Reduccin de Glosas: Desde que asum el compromiso como jefe de facturacin,

llevo un registro cronolgico del total de glosas que se le adjudican por fallas en
documentacin o soportes en el rea de facturacin.
Cant
.
Fecha Glosas
Glos
as
2009
28
Sep
31
Oct
36
Nov
8
Dic
2010
15
Ene
11
Feb
7
Mar
5
May
4
Jun
Total general 145

El periodo analizado comprende desde el mes de septiembre del 2009 al mes de

junio del 2010, Como lo indica la grafica, se ha disminuido sustancialmente el
numero de glosas cargadas a facturacin. Es de anotar que este nmero solo
representa la cantidad que reporta Omaira Herrera como concepto o causa de
malos procesos en facturacin. Desde enero a julio del 2010 se han generado
79.172 facturas, de las cuales 17.022 corresponden a facturacin por evento.
Segn la grafica, en ese mismo periodo se generaron 42 glosas de facturacin lo
que representa un 0.24% de glosas a causa de malos procesos en facturacin en
las cuentas entregadas por evento.
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El mes de Julio del 2010 las cifras exactas no se tienen, ya que se presentaron unos
picos anormales por la entrada de AsmetSalud por evento. Dichos datos no fueron
registrados por Omaira a razn de la cantidad (72 glosas por Laboratorios y 10 por
RX sin lectura). El mes de agosto del 2010 presentaron similares condiciones (65
glosas por laboratorio, 15 por RX sin lectura y adicionalmente 10 glosas de la
nueva EPS que en su mayora eran infundadas ya que pedan copias de Epicrisis a
una consulta externa) estos datos corresponden solo a lo reportado por malas
practicas a facturacin.
2. Archivo y manejo de soportes: se han establecido mecanismos ms efectivos
para conservar los soportes en caso de una posible glosa. Hasta el punto que el
99% de las glosas atribuibles a facturacin son recuperables por la conservacin
de los mismos. Aunque el sistema no esta adecuado a las nuevas normas como el
manejo de FURIPS, FURTRAN, Informe Policial, Anexos Tcnicos 1, 2,3 y manejo de
Fosyga. Se establecieron plantillas y herramientas de internet que permite una
verificacin de derechos de usuario ms efectivos y una consecucin de soportes
de facturacin mas rpida y de alguna manera mas sistematizado; tema que no se
contaba cuando se recibi este servicio.
3. Controles ms efectivos: si bien no se cuenta con un proceso bien
documentado, al igual que no se tiene un 100% controlado; el servicio de
urgencias presenta en trminos generales una mejora con referencia al mes de
Agosto del 2009. Como ejemplo el control de glosas que lleva facturacin a pesar
de que otras reas no cuenta con un seguimiento detallado en este tema; la
trazabilidad de la factura ha sido una de las observaciones que se han dado sin
que a la fecha se logre implementarla por las reas involucradas un trabajo en
equipo. La idea es llegar a porcentajes de 0 glosas y 100% de recaudacin de
facturacin con 0 errores.
4. Cumplimiento de logros y objetivos: de los 9 meses analizados (desde
septiembre 2009 a junio 2010) solo 3 meses se han superado los tiempos de
entrega de cuentas (6 das de ms), con la salvedad que corresponde al periodo
donde se tena a AsmetSalud por evento y no se contaba con el personal suficiente
para su respectiva verificacin. Por lo general las cuentas se entregan antes del da
10 de cada mes.
5. Correccin de errores: el promedio de correccin de errores ha bajado un 80%,
Denis correga al finales del 2009 un promedio 2.000 errores mensuales, ahora se
realiza un anlisis previo a la verificacin de Edilma reduciendo a un promedio 500
errores mensuales.
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6. SOAT facturados a tiempo: a la fecha no se han reportado nuevos casos de

cuentas a SOAT
que no se puedan cobrar por presentar las cuentas muy
posterior a las fechas de ocurrencia del evento, favoreciendo que otros hospitales
cobren primero por servicios que iniciaron en la ESE.

DEBILIDADES

1. Existe personal no apto para facturacin: desde enero del 2010 se tiene un
seguimiento detallado del nmero de errores que comete cada facturador. Ver
cuadro.
2.
No. DE ERRORES DE LOS
FACTURADORES DESDE
EL 1 DE ANERO AL 30 DE JULIO
NO
NOMBRE
FACTURA
FACTURADO
S
R
DEVUELTA
S
MAICOL
136
FERNANDO
66
NAYLA
62
MERY
53
SANDRA
50
CARLOS G
40
DIANA
21
GLORIA
12
ALBA
POLANIA
8
NIRZA
6
DENYS
6
CRISTHIAN
5

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(en blanco)
YANETH
BELEN
JUAN
NAYLA Y
MAICOL
ALBA
URRIAGO
MIGUEL
MONICA
Total
general

3
2
2
2
1
1
1
1
478

El facturador que ms errores comete es Maicol, presentando en el periodo

analizado un total de 136 errores, tiene 4 cartas de llamada de atencin y 4
compromisos de mejora. Este caso genera malestar en el equipo de trabajo al
fomentar malas prcticas ya que no existe una sancin efectiva que pueda
determinar o afectar la conducta de las personas que no desempean las
funciones correctamente.
En reiteradas ocasiones he manifestado la necesidad de establecer mecanismos
sancionatorios y estmulos que puedan mejorar radicalmente el desempeo
laboral. Propongo establecer una multa por cada error reiterativo que presente el
facturador descontable del sueldo y se llegase a generarse glosas por estas
causas que asuman el costo de la misma.

3. No existe un proceso detallado para la parametrizacin del sistema: este

proceso que debe ser de total dominio de facturacin presenta problemas en su
realizacin y que se ven reflejados en las glosas de mayor valor cobrado o
problemas en las tarifas. En ocasiones se presentan inconvenientes ya que por las
mismas condiciones que presenta cada contrato se hace necesario que la firma
Adysnet nos colabore en realizar ajustes en el sistema.

4. Falta integralidad con la parte asistencial: Facturacin es el responsable de la

documentacin que se presentan en las cuentas, pero este trabajo debe ser realiza
de la mano con la parte asistencial. Si no existen buenas notas de enfermera,
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epicrisis, ordenes medicas, claridad en suministrado al paciente, es difcil tener

una facturacin con cero errores. El ltimo filtro es facturacin, por ende el
responsable de que no salga ninguna cuenta con errores es facturacin, pero es
responsabilidad de todas las areas de que no se generen inconsistencias de tal
manera que se pueda facturar todo lo que se realiza. No basta supeditar los
soportes generados; el esfuerzo tiene que ir mas all hasta llegar a poder controlar
que todo servicio que se preste se cobre en los trminos y tiempos establecidos.

5. Trazabilidad de la Factura: a pesar de las innumerables ocasiones que se ha

advertido al rea de cartera y de calidad sobre la necesidad de implementar la
trazabilidad de la factura, este proceso se ha parado por la congestin que se
viene presentando en los ltimos meses en con las glosas que se han generado
impidiendo poner de acuerdo a las personas que intervienen en el proceso. Es
preferente para facturacin que
6. Cuentas a FOSYGA: se tiene un retraso en la presentacin de cuentas a Fosyga
sobre los accidentes de transito que no se han podido cobrar a una aseguradora.
hasta el momento tenemos los siguientes reportes:
AO
2004
2005
2006
2009
2010
TOTAL

NUMERO
CUENTAS
1
4
12
9
6
32

CONCLUSIONES

Se requiere realizar una depuracin del personal que no esta cumpliendo con las
metas y objetivos de la ESE, o en su defecto establecer medidas de choque que
puedan determinar sanciones econmicas para los que no tiene un buen
desempeo en sus funciones.

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Establecer procesos detallados de ingreso y reingreso de personal, de tal manera

que se cuente con un componente de induccin al cargo e reinduccin o
fortalecimiento de las polticas misionales de la ESE.

Es indispensable documentar todos los procesos de la ESE.

Concretar a la brevedad posible el mejoramiento de la plataforma informtica, que

permita establecer controles efectivos para la gestin de la historia clnica y dems
soportes que acompaan a la facturacin de los servicios prestados.

Se sugiere contratar un Outsorcing para el manejo y radicacin de las cuentas de

Fosyga.

Implementar la trazabilidad de la factura.

Es inevitable enlazar todos los objetivos de la ESE a una cultura de trabajo en

equipo, estableciendo mecanismo que mejoren el clima organizacional.

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