Manual de Procedimientos UPBC

IDENTIFICACIN
Universidad Politcnica de Baja California
UPBC
Organismo Pblico Descentralizado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Unidad responsable de su elaboracin: Secretara Administrativa
Ejemplares Impresos: 10
Mexicali, Baja California; Marzo de 2007.
NDICE
Pgina
Introduccin .
Listado de Procedimientos.
Procedimientos de la Secretara Acadmica

I. Procedimientos de la Unidad de Gestin Escolar
Procedimiento para la entrega de fichas para examen de ingreso...
Procedimiento para la aplicacin del examen de ingreso
23
Procedimiento para inscripcin de alumnos..
31
Procedimiento para la asignacin de nmero de control a alumnos...
39
Procedimiento para reinscripcin de alumnos..
45
Procedimiento para la celebracin de Convenios de Pago.
53
Procedimiento para la expedicin de Constancias de Estudio..
61
II. Procedimientos de la Unidad de Soporte Tcnico
Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de

70
cmputo.
Procedimiento para el mantenimiento correctivo del sistema de
78
comunicaciones y telecomunicaciones..
Procedimiento para adquisicin, anlisis y desarrollo de software 86
Procedimiento para anlisis, evaluacin y adquisicin de equipo de
95
cmputo.
Procedimiento para la coordinacin de laboratorios de cmputo.. 104
Procedimiento para la impresin de credenciales de alumnos. 112
Procedimientos de la Secretara Administrativa

I. Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento para la elaboracin de nminas catorcenales del

personal administrativo y acadmico de tiempo completo.
personal acadmico por asignatura
Procedimiento para reclutamiento, seleccin y contratacin del
personal.
Procedimiento para el control de asistencia..
122
133
145
154
2
II. Procedimientos del Departamento de Recursos Materiales

Procedimiento para la adquisicin de bienes y servicios.
163
Procedimiento para la contratacin de servicios profesionales
173
Procedimiento para el registro de inventarios y resguardo de bienes

muebles.
183
III. Procedimientos del Departamento de Finanzas

Procedimientos de registros contables:
a) registro de plizas de ingresos..
191
b) registro de plizas de egresos
199
c) cierre mensual.
207
Procedimiento para la elaboracin de la conciliacin bancaria

Procedimiento para la elaboracin del Programa Operativo Anual
a) Seguimiento mensual del Programa Operativo Anual
Procedimiento para la elaboracin del Presupuesto Anual.
a) Seguimiento mensual del Presupuesto..
Procedimiento para la elaboracin del pago a proveedores.
Procedimiento para la elaboracin de pago de nmina:
a) Personal administrativo y acadmico de tiempo completo.
b) Personal acadmico por asignatura.
Procedimiento para la elaboracin de pago de obligaciones fiscales
213
221
227
233
239
245
254
260
266
Disposiciones Complementarias............. 272
INTRODUCCIN
El presente manual de procedimientos de la Universidad Politcnica de Baja

California, se realiz con la finalidad de integrar formalmente y difundir las
operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de cada una
de las reas que comprende este Organismo Descentralizado de Gobierno del
Estado.
La metodologa empleada para la elaboracin de este manual, fue la
participacin directa del personal, quienes con detalle y precisin describieron las
actividades que realizan dentro del ejercicio de sus funciones.
Enseguida se realiz un ejercicio participativo que involucr a todo el personal de
las distintas reas de las dos Secretaras, para que de manera conjunta se
corroborara la informacin contenida en el proyecto de manual de
procedimientos y se emitiera el visto bueno.
Enfatizando en lo esencial que resulta el desarrollo ptimo de las actividades que
implican las funciones inherentes a cada puesto, lo cual contribuye al
cumplimiento del objeto para el cual fue creado esta institucin, en este manual
se han incorporado los principales procedimientos de trabajo de las reas
administrativas y acadmicas, as como su relacin con las dems dependencias
que integran el Gobierno Estatal.
En virtud de lo anterior, la colaboracin del personal que integra este Organismo,
para el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este manual, se
traducir en una forma de trabajo ms coordinada y clara, dando como resultado
final una metodologa de trabajo eficaz y gil, que no se limitar solamente a la
consecucin de los objetivos organizacionales, sino que adems permitir la
elevacin constante de los niveles de calidad y la renovacin constante de la
estructura organizacional.
Cabe sealar que por la naturaleza de la informacin contenida en este manual,
no se puede dar el carcter de permanente a la metodologa de los
procedimientos descritos en el mismo, sino que requiere actualizaciones
peridicas constantes en concordancia con la evolucin de la Universidad.
Entonces, podemos afirmar que,
el manual de procedimientos es un
instrumento de informacin en el que se consignan en forma metdica los pasos
u operaciones que se deben llevar a cabo para que se cumplan adecuadamente
las funciones que se realizan dentro de una Institucin.
LISTADO DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARA ACADMICA
I.
Unidad de Gestin Escolar

Procedimiento para la entrega de fichas para examen de ingreso
Procedimiento para inscripcin de alumnos
Procedimiento para la asignacin de nmeros de control a alumnos
Procedimiento para reinscripcin de alumnos
Procedimiento para la celebracin de Convenios de Pago
Procedimiento para la expedicin de Constancias de Estudio
II.
Unidad de Soporte Tcnico

cmputo
Procedimiento para el mantenimiento del sistema de
comunicaciones y telecomunicaciones
Procedimiento para adquisicin, anlisis y desarrollo de software
cmputo
Procedimiento para la coordinacin de laboratorios de cmputo
Procedimiento para la impresin de credenciales de alumnos
SECRETARA ADMINISTRATIVA
I.
Departamento de Recursos Humanos
II.

personal administrativo y acadmico de tiempo completo
personal acadmico por asignatura
personal
Procedimiento para el control de asistencia
Departamento de Recursos Materiales
Procedimiento para la Adquisicin de bienes y servicios

Procedimiento para la Contratacin de servicios profesionales
Procedimiento de registro de inventarios y resguardo de bienes
muebles
III.
Departamento de Finanzas
a) registro de plizas de ingresos
c) cierre mensual
a) Seguimiento mensual del Programa Operativo Anual
Procedimiento para la elaboracin del Presupuesto Anual
a) Seguimiento mensual del presupuesto
Procedimiento para la elaboracin del pago a proveedores
Procedimiento para la elaboracin de pago de nmina:
a) Personal administrativo y acadmico de tiempo completo
b) Personal acadmico por asignatura
Procedimiento para la elaboracin de pago de obligaciones fiscales
PROCEDIMIENTOS
DE LA
SECRETARA
ACADMICA
PROCEDIMIENTOS
DE LA
UNIDAD
DE
GESTIN ESCOLAR
UNIVERSIDAD POLITCNICA DE BAJA CALIFORNIA
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
SECRETARA ACADMICA
Contenido:
I. Objetivo y Partes que intervienen
II. Polticas de operacin
III. Descripcin del Procedimiento
IV. Diagrama de flujo
10
I. Objetivo y partes que intervienen

SECRETARA ACADMICA
Objetivo:
Lograr el registro de los aspirantes a ingresar a alguna de las carreras
impartidas por la UPBC, as como la integracin correcta y completa del
expediente respectivo.
Partes que intervienen:
Aspirante
Institucin bancaria
11
II. Polticas de Operacin

SECRETARA ACADMICA
Polticas de Operacin:
La informacin relativa a los perodos habilitados para la entrega de

fichas para examen de admisin a los aspirantes a ingresar a alguna
de las carreras impartidas por la UPBC sern difundidas a travs de
los medios de comunicacin.
Los aspirantes, debern entregar los documentos requeridos para el
efecto en original y dos copias fotostticas.
Los aspirantes debern efectuar el pago por derecho a examen de
ingreso, debiendo realizar el depsito correspondiente en la institucin
bancaria sealada para tal efecto por la Unidad de Gestin Escolar.
12
III. Descriptivo del Procedimiento

SECRETARA ACADMICA
No. De
actividad
Descripcin de la actividad
Puesto o Unidad Administrativa
Aspirante
3
4
Aspirante
Aspirante
Aspirante
8
9

10
11
12
Elabor
Solicita la informacin relativa a la entrega de fichas para

examen.
Entrega formato con la informacin requerida para la
entrega de fichas.
Recibe el formato con la informacin requerida.
Efecta el pago por derecho a examen en la institucin
bancaria correspondiente.
Entrega los requisitos descritos en el formato a la Unidad de
Gestin Escolar.
Recibe los documentos y llena el Formato de Recepcin de
Documentos y el Formato de Examen Nacional de Ingreso a
la Educacin Superior (Ceneval) con los datos del aspirante,
coloca foto, sella y firma los mismos.
Desprende los originales del Formato de Recepcin de
Documentos y del Formato de Examen Nacional de Ingreso
a la Educacin Superior (Ceneval).
Entrega al aspirante Cuestionario de Ceneval
Desprende la parte inferior del Formato de Examen Nacional
de Ingreso a la Educacin Superior (Ceneval), sella y anota
da de examen, lugar y hora.
Engrapa los originales de los formatos de Recepcin de
Documentos y de Examen Nacional de Ingreso a la
Educacin Superior (Ceneval) y la parte Inferior del mismo.
Entrega los originales del formato al aspirante incluyendo la
gua de estudio.
Integra el expediente en el flder y coloca nmero de ficha
en la ceja del flder.
Revis
Autoriz
13
IV. Diagrama de Flujo

SECRETARA ACADMICA
Aspirante
Aspirante

INICIO
Entrega los originales
del formato al
aspirante, incluyendo
la gua de estudio.
Entrega formato con la

informacin requerida
para la entrega de
fichas
Solicita informacin
relativa a la entrega de
fichas para examen.
Recibe formato con la

informacin requerida.
Recibe los documentos y

llena el Formato de
Recepcin de Documentos y
el Formato de Examen
Ceneval , con los datos del
aspirante, pega foto y sella y
firma los mismos.
Integra el expediente
en el flder y coloca el
nmero de ficha en la
ceja del flder.
0
0
0
FIN
Efecta el pago por derecho a

examen y entrega los
requisitos descritos en el
formato al Departamento de
Gestin Escolar.
Desprende los
originales del Formato
de recepcin de
Documentos y del
Formato de Examen de
Ingreso a la Educacin
Superior (Ceneval)
Entrega al aspirante
Cuestionario de
Ceneval.
Desprende la parte inferior

del Formato de Examen de
Ingreso a la Educacin
Superior (Ceneval), sella y
anota da de examen, lugar y
hora.
Engrapa los originales de los

formatos de Recepcin de
Documentos y de Examen
Nacional de Ingreso a la
Educacin Superior (Ceneval) y
la parte inferior del mismo.
14
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
23
SECRETARA ACADMICA
Contenido:
I.
Objetivo y Partes que intervienen
II.
Polticas de operacin
IV.
Diagrama de flujo
24

SECRETARA ACADMICA
Objetivo:
Evaluar al aspirante a ingresar a alguna de las carreras que imparte la UPBC,
mediante la aplicacin del Examen Nacional de Ingreso a la Educacin
Superior (Ceneval) para obtener elementos que permiten validar sus
conocimientos y determinar la factibilidad de disear estrategias que
fortalezcan sus debilidades para un mejor desempeo acadmico.
Aspirante
Personal de Ceneval
25

SECRETARA ACADMICA
La informacin relativa al lugar, fecha y hora de presentacin del

Examen Nacional de Ingreso a la Educacin Superior (Ceneval) ser
informada al aspirante mediante el Comprobante de entrega de la hoja
de registro que entrega debidamente sellada la Unidad de Gestin
Escolar al momento de realizar el trmite de solicitud de Ficha para
Examen.
Los aspirantes debern presentarse en el lugar, fecha y hora
establecida para la realizacin del examen, en caso contrario, no habr
devolucin de dinero y deber realizar nuevamente el trmite de
solicitud de Ficha para Examen, con el respectivo pago de derechos.
Los aspirantes debern situarse en el espacio asignado para la
presentacin de su examen.
Los aspirantes debern realizar el examen dentro del tiempo
establecido para el mismo.
Los resultados obtenidos por los aspirantes sern dados a conocer
mediante su publicacin, el medio que ser utilizado para la misma y
la fecha sern comunicadas al aspirante inmediatamente al trmino de
la presentacin del examen.
26

SECRETARA ACADMICA
No. De
actividad
Aspirante
Aspirante
6
7
Personal de Ceneval
Aspirante
Aspirante
Elabor
Elabora los listados de ubicacin para los sustentantes,

segn los espacios disponibles.
Elabora etiquetas con la clave de cada saln y el listado de
los sustentantes.
Asiste al lugar, fecha y hora establecida para la presentacin
del examen, sealada en su Formato de Pase de
Cuestionario Ceneval.
Ubica su asiento y presenta la documentacin requerida
para la realizacin del examen.
Verifica los documentos a cada sustentante para la
Entrega los exmenes a los sustentantes.
Recibe el examen, lo realiza en el tiempo establecido y lo
regresa.
Recibe el examen terminado y entrega al sustentante la
informacin relativa a la fecha y medio en que sern
publicados los resultados y los requisitos y perodos de
inscripciones.
Recibe la informacin relativa a la fecha y medio en que
sern publicados los resultados del examen y los requisitos
y perodos para las inscripciones.
Revis
Autoriz
27

SECRETARA ACADMICA
Personal de Ceneval
Personal de Ceneval
Aspirante
Aspirante

INICIO
Asiste al lugar, fecha y hora

establecida para la
presentacin del examen,
sealada en su Formato de
Pase de Cuestionario
Ceneval, ubica su asiento y
presenta la documentacin
requerida.
Entrega los exmenes a los

sustentantes.
Elabora los listados de

ubicacin para los
sustentantes segn los
espacios disponibles.
Elabora etiquetas con la
clave de cada saln y el
listado de los sustentantes.
Verifica los documentos a

cada sustentante para la
Recibe el examen, lo realiza

en el tiempo establecido y lo
regresa.
Recibe el examen terminado

y entrega al sustentante la
informacin relativa a la
fecha y medio en que sern
publicados los resultados y
los requisitos y perodos de
inscripciones.
Recibe la informacin
relativa a la fecha y medio
en que sern publicados los
resultados del examen y los
requisitos y perodos para
las inscripciones.
FIN
28
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
31
SECRETARA ACADMICA
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
32

SECRETARA ACADMICA
Objetivo:
Registrar a los alumnos que fueron aceptados para inscribirse en alguno de
los programas de imparte la Universidad, tomando como base los
lineamientos establecidos por la UPBC y el resultado del Examen Nacional de
Ingreso a la Educacin Superior Ceneval.
Aspirante aceptado
33

SECRETARA ACADMICA
La informacin relativa a las inscripciones y requisitos para las mismas

sern comunicadas a los aspirantes inmediatamente al trmino de la
presentacin del Examen Nacional de Ingreso a la Educacin Superior
(Ceneval).
nicamente se inscribirn a los aspirantes cuyos folios aparezcan en la
publicacin que realice la Universidad y que han cubierto todos los
requisitos establecidos.
No habr devoluciones de dinero en los casos de bajas de alumnos ya

inscritos en la UPBC.
Los aspirantes debern realizar el trmite de inscripcin en los

perodos establecidos, ya sea en formatos impresos o va Internet.
La Unidad de Gestin Escolar es la nica rea autorizada para recabar
documentacin relativa a los alumnos a inscribirse as como establecer
los requisitos inherentes a las inscripciones.
La Unidad de Gestin Escolar ser responsable por el manejo, control y
mantenimiento de la informacin relativa a los alumnos inscritos, as
como tambin establecer los procedimientos y sistemas necesarios
para lograrlo.
El alumno deber efectuar indistintamente el pago correspondiente a
la inscripcin, o si fuera el caso solicitar Convenio de Pago.
34

SECRETARA ACADMICA
No. De
actividad
Aspirante aceptado
Aspirante aceptado
Aspirante aceptado
5
6

Elabor
Verifica que su nmero de folio aparezca en el listado de los

aspirantes aceptados.
Si el nmero de folio aparece en el listado podr realizar el
proceso de inscripcin.
Si el nmero de folio no aparece en el listado no podr
realizar el proceso de inscripcin.
Llena el Formato de Solicitud de Inscripcin, ya sea en
formato impreso o va Internet.
Entrega el formato y los requisitos de inscripcin a la Unidad
de Gestin Escolar.
Recibe la solicitud de inscripcin, ya sea por formato
impreso o va Internet y anexa los requisitos.
Verifica los requisitos y procesa la informacin.
Verifica el expediente integrado durante el proceso de
Solicitud de Ficha de examen e integra los requisitos
complementarios en el mismo expediente.
En caso de que el alumno de nuevo ingreso requiera
Convenio de Pago, se efecta el procedimiento
correspondiente.
Integra el nombre del alumno de nuevo ingreso en listas
provisionales.
Integra los nombres de los alumnos de nuevo ingreso en el
Sistema de Informacin Escolar (SIE).
Revis
Autoriz
35

SECRETARA ACADMICA
Aspirante aceptado
Aspirante aceptado

INICIO
Verifica que su nmero de

folio aparezca en el listado de
los aspirantes aceptados.
Recibe la solicitud de
inscripcin en formato
impreso o va Internet y los
requisitos de inscripcin
anexos, los verifica y procesa
la informacin.
Aparece el
nmero de
folio en el
listado
publicado
NO
B
En caso de que el alumno de

nuevo ingreso requiera
Convenio de Pago se efecta
el procedimiento
correspondiente.
SI
Llena el Formato de
Solicitud de Inscripcin, ya
sea impreso o va Internet y
lo entrega anexo a los
requisitos de inscripcin.
0
Si el nmero de folio no
aparece en el listado
publicado de los aspirantes
aceptados no podr solicitar
su inscripcin.
Verifica el expediente
integrado durante el
proceso de solicitud de
ficha para examen e
integra los requisitos
complementarios en el
mismo expediente.
Integra el nombre del

alumno de nuevo ingreso en
las listas provisionales.

alumno de nuevo ingreso en
el Sistema de Informacin
Escolar (SIE)
FIN
36
PROCEDIMIENTO:
Procedimiento para la asignacin de nmeros de control a los
alumnos
RESPONSABLE:
39
SECRETARA ACADMICA

alumnos
Contenido:
I.

II.

IV.
Diagrama de flujo
40

SECRETARA ACADMICA
alumnos
Objetivo:
Controlar la emisin de los nmeros de control de los alumnos que ingresan
a cada una de las carreras que imparte la UPBC.
41

SECRETARA ACADMICA
alumnos
La Unidad de Gestin Escolar ser la nica rea facultada para asignar

el nmero de control (matrcula) a los alumnos inscritos en alguna de
las carreras impartidas por la UPBC.
Previo a la asignacin del nmero de control (matrcula) a cada
alumno, la Unidad de Gestin Escolar deber verificar que en los
expedientes correspondientes se encuentre integrada toda la
documentacin solicitada.
El nmero de control (matrcula) se integrar de seis dgitos de los
cuales:
a) los primeros dos dgitos de la izquierda corresponden al
ao en el que ingresa el alumno.
b) Los siguientes cuatro dgitos corresponden a su nmero
de matrcula, mismos que se incrementan de uno en uno
en forma consecutiva.
El nmero de control (matrcula) servir de base para concentrar y

controlar toda la informacin relativa al alumno.
No se expedir credenciales a los alumnos de la UPBC que no tengan

asignado el nmero de control (matrcula).
El nmero de control (matrcula) asignado a cada alumno debe darse a
conocer a los mismos alumnos.
Si el aspirante incumple la entrega de documentos en los tiempos
establecidos no ser considerado como alumno perdiendo todos sus
derechos sin responsabilidad para la UPBC.
42

SECRETARA ACADMICA
Procedimiento para la asignacin de nmeros de control a los alumnos
No. De
actividad
Elabor
Verifica que en el expediente del alumno se encuentren

integrados los documentos solicitados.
Identifica en sus controles internos quienes han cumplido y
quienes no han cumplido con la entrega de la
Si cumplieron con todos los requisitos, se incluyen en una
relacin, para posterior asignacin de nmero de control.
Determina y asigna el nmero de control correspondiente a
cada alumno.
Los que no cumplieron con todos los requisitos, se incluyen
en una relacin de alumnos con documentos faltantes, para
posterior requisicin de los mismos. Emite circular en donde
se establece fecha lmite para la entrega de documentos.
Ejecuta el proceso de impresin de credenciales de los
alumnos con nmero de control asignado.
Revis
Autoriz
43

SECRETARA ACADMICA
Procedimiento para la asignacin de nmeros de control a los alumnos
INICIO
Verifica que en el expediente

del alumno se encuentren
integrados los documentos
solicitados.
A
Identifica en sus controles
internos quienes han
cumplido y quienes no han
cumplido con la entrega de la
Cumplieron
todos los
requisitos
solicitados
NO
B
SI
Se incluyen en una
relacin para posterior
asignacin de nmero de
control.
B
Determina y asigna el
nmero de control
correspondiente a cada
alumno.
Ejecuta el proceso de
impresin de
credenciales para los
alumnos con nmero
de control asignado.
Se incluyen en una relacin de

alumnos con documentos
faltantes, para la posterior
requisicin de los mismos, va
circular donde se establece
fecha lmite para entrega de los
mismos.
FIN
44
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
45
SECRETARA ACADMICA
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
46

SECRETARA ACADMICA
Objetivo:
Lograr el registro de los alumnos que solicitan su inscripcin al cuatrimestre
consecutivo y que han cumplido con los lineamientos de evaluacin que
emita la UPBC.
Alumno
Institucin bancaria
47

SECRETARA ACADMICA
La Unidad de Gestin Escolar ser la nica rea facultada para

reinscribir a los alumnos inscritos en alguna de las carreras impartidas
por la UPBC.
Previo a la reinscripcin del alumno, la Unidad de Gestin Escolar
deber verificar en el Sistema de Informacin Escolar (SIE) que el
alumno cumpla con los requisitos acadmicos que establece el
reglamento de alumnos, en caso contrario no proceder la
reinscripcin.
El alumno deber efectuar indistintamente el pago correspondiente a
la colegiatura del cuatrimestre al que solicit su reinscripcin, o si
fuera el caso solicitar Convenio de Pago.
48

SECRETARA ACADMICA
No. De
actividad
Alumno
Alumno
Elabor
Efecta el pago de la colegiatura, depositando en el nmero

de cuenta e institucin bancaria indicadas.
Llena el Formato de Solicitud de Inscripcin al cuatrimestre
correspondiente y lo entrega a la Unidad de Gestin Escolar.
Recibe la Solicitud de Inscripcin y verifica las calificaciones
de las materias cursadas por el alumno en el cuatrimestre
inmediato anterior.
Si el alumno cumple con los requisitos acadmicos que
establece el reglamento de alumnos procede a su
reinscripcin.
En caso de que el alumno a reinscribirse requiera Convenio
de Pago, se efecta el procedimiento correspondiente.
Integra el nombre del alumno reinscrito en listas
provisionales.
Integra los nombres de los alumnos reinscritos en el
Sistema de Informacin Escolar (SIE).
Revis
Autoriz
49

SECRETARA ACADMICA
Alumno solicitante
Alumno solicitante

Jefe de la Unidad de Gestin Escolar
Recibe la Solicitud de
Inscripcin y verifica las
calificaciones de las materias
cursadas por el alumno en el
cuatrimestre inmediato
anterior.
INICIO
Efecta el pago de la
colegiatura en la institucin
bancaria y cuenta indicadas
El alumno
cumple con el
reglamento
de alumnos?
NO
Se aplica lo que establece el

reglamento de alumnos
Llena el Formato de
Solicitud de Inscripcin y lo
entrega para su trmite.
SI
Reinscribe al alumno en el
cuatrimestre autorizado. En
caso de que el alumno
requiera Convenio de Pago
se efecta el procedimiento
correspondiente.

alumno reinscrito en las
listas provisionales.

alumno reinscrito en el
Sistema de Informacin
Escolar (SIE)
FIN
50
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
53
SECRETARA ACADMICA
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
54

SECRETARA ACADMICA
Objetivo:
Apoyar a los alumnos que no se encuentren en posibilidad de cubrir en una
sola exhibicin el importe correspondiente a su cuota de inscripcin,
otorgndoles una opcin para efectuar la liquidacin de la misma en
parcialidades.
Alumno
55

SECRETARA ACADMICA
La Unidad de Gestin Escolar ser la nica rea facultada para celebrar

con los alumnos inscritos en alguna de las carreras que imparte la
UPBC, y que lo soliciten, Convenios de Pago para la liquidacin en
parcialidades del importe de sus colegiaturas.
El Convenio de Pago no tendr validez si no contiene la firma
autgrafa del Jefe de la Unidad de Gestin Escolar.
El Convenio de pago podr celebrarse para cubrir una parte del
importe de la colegiatura.
El alumno solicitante establecer el plazo requerido para la liquidacin
de su adeudo permaneciendo ste sujeto a validacin del Jefe de la
Unidad de Gestin Escolar.
El plazo mximo establecido para la liquidacin de los importes
estipulados en los Convenios de Pago nunca ser mayor a 60 das
naturales contados a partir del da inmediato anterior siguiente ala
firma del documento.
El alumno deber efectuar indistintamente los pagos requeridos hasta
la liquidacin de la totalidad de su adeudo dentro del plazo establecido
en el Convenio de Pago celebrado entre el alumno y la UPBC.
La Unidad de Gestin Escolar ser la nica rea facultada para aplicar
los procedimientos necesarios en los casos de incumplimiento de
pagos o plazos relativos a los Convenios de Pago celebrados.
El incumplimiento del Convenio de Pago le impide al alumno
inscribirse en el cuatrimestre inmediato posterior. Ser hasta que
liquide su adeudo con la UPBC cuando proceda su inscripcin siempre
y cuando no sobrepase las fechas establecidas para ello.
56

SECRETARA ACADMICA
No. De
actividad
Alumno
2
3
Alumno
Alumno
Elabor
Solicita convenio de pago para cubrir una parte de la cuota

por concepto de colegiatura.
Entrega su solicitud a la Unidad de Gestin Escolar.
Recibe la solicitud de convenio de pago y llena el Formato
de Convenio de Pago.
Entrega el formato al alumno solicitante para su lectura y
establecimiento de plazo mximo de pago.
Recibe el Formato de Convenio de Pago, procede a su
lectura, establece el plazo, lo firma y lo regresa para su
validacin.
Recibe el Formato de Convenio de Pago firmado por el
alumno, lo valida firmando y sellando el mismo.
Integra el expediente del convenio correspondiente para su
posterior seguimiento.
Archiva el expediente.
Revis
Autoriz
57

SECRETARA ACADMICA
Alumno
Alumno

INICIO
Solicita convenio de pago

para cubrir una parte de la
cuota por concepto de
colegiatura. Entrega la
solicitud a la Unidad de
Gestin Escolar.
Recibe el Formato de
Convenio de Pago, procede
a su lectura, establece el
plazo, lo firma y lo regresa
para su validacin.
convenio de pago y llena el
Formato de Convenio de
Pago.
0
Entrega el formato al
alumno solicitante para su
lectura y establecimiento de
plazo mximo de pago.
Recibe el Formato de
Convenio de Pago firmado
por el alumno, lo valida
firmando y sellando el
mismo.
Integra el expediente del

convenio correspondiente
para su posterior
seguimiento.
Archiva el
expediente.
FIN
58
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
61
SECRETARA ACADMICA
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
62

SECRETARA ACADMICA
Objetivo:
Proporcionar a los alumnos que lo soliciten, inscritos en alguna de las
carreras que imparte la UPBC, un documento en el que se valide el
cuatrimestre, la carrera y la matrcula con la que se encuentran cursando
clases en esta universidad.
Alumno
63

SECRETARA ACADMICA
La Unidad de Gestin Escolar ser la nica rea facultada para expedir

Constancias de Estudio a los alumnos inscritos en alguna de las
carreras que imparte la UPBC.
No se expedirn Constancias de Estudios a alumnos que muestren
incumplimiento en la liquidacin de adeudos convenidos en pago.
No se expedirn Constancias de Estudios a estudiantes que no tengan
asignado nmero de control (matrcula).
La Constancia de Estudios no tendr validez si no contiene la firma
autgrafa del Jefe de la Unidad de Gestin Escolar.
La Constancia de Estudios slo se emite con fines informativos y no
suple a documentos oficiales de certificacin.
64

SECRETARA ACADMICA
No. De
actividad
Alumno
Recibe la solicitud de Constancia de Estudios.
Revisa la informacin del alumno en el Sistema de

Informacin escolar (SIE), verificando su estatus.
Una vez verificado su estatus se expide la Constancia de
Estudios con la informacin requerida.
Entrega el Formato de Constancia de Estudios en original al
alumno y solicita firma de recibido.
Integra la copia firmada de recibido al expediente del
alumno.
Elabor
Entrega su solicitud a la Unidad de Gestin Escolar.
Revis
Autoriz
65

SECRETARA ACADMICA
Alumno
Alumno

INICIO
Entrega su solicitud de
Constancia de Estudios a la
Unidad de Gestin Escolar.
Constancia de Estudios
Revisa la informacin del

alumno en el Sistema de
Informacin Escolar (SIE),
verificando su status. Si es
alumno, expide la
Constancia de Estudios con
la informacin requerida.
Entrega el Formato de
Constancia de Estudios en
original al alumno y solicita
firma de recibido.
Integra la copia firmada de

recibido al expediente del
alumno.
FIN
66
PROCEDIMIENTOS
DE LA
UNIDAD
DE
SOPORTE TCNICO
69
PROCEDIMIENTO:
cmputo
RESPONSABLE:
70
SECRETARA ACADMICA

cmputo
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
71

SECRETARA ACADMICA
cmputo
Objetivo:
Proporcionar a los usuarios los servicios necesarios para que el equipo de
cmputo se encuentre en condiciones ptimas de ser utilizado.
Usuario solicitante
Titular del rea solicitante
72

SECRETARA ACADMICA
cmputo
La solicitud de servicios informticos debe ser comunicada a la Unidad

de Soporte Tcnico mediante el formato correspondiente, y debe
contener la firma del solicitante.
La Unidad de Soporte Tcnico calendarizar las fechas probables de
atencin a las solicitudes de servicio comunicadas por las diversas
reas que integran la UPBC.
La Unidad de Soporte Tcnico realizar la solicitud al Departamento de
Recursos Materiales, de las piezas a reemplazar en los equipos de
cmputo, con motivo de las necesidades de mantenimientos
correctivos detectadas.
La
Unidad
de
Soporte
Tcnico
realizar
semanalmente
mantenimientos preventivos superficiales al equipo de cmputo
ubicado en las diversas reas de la UPBC.
La Unidad de Soporte Tcnico realizar mantenimientos preventivos y
servicios completos al final de cada cuatrimestre, al equipo de
cmputo ubicado en las diversas reas de la UPBC y los laboratorios de
cmputo.
73

SECRETARA ACADMICA
Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de cmputo
No. De
actividad
Usuario solicitante
Jefe del Depto. de Recursos

Materiales
6
7

Usuario solicitante
Elabor
Efecta el reporte del problema detectado en su equipo de

cmputo.
Hace la solicitud de servicios informticos a la Unidad de
Soporte Tcnico.
Recibe la solicitud de servicios informticos por parte del
usuario afectado, se asigna al personal para atender el
reporte y de acuerdo con las actividades del personal a
cargo de la Unidad de Soporte Tcnico, se asigna fecha
aproximada de ser atendida.
Revisa el problema en la fecha asignada, y se detecta la
falla en el equipo de cmputo.
Si es posible repararse, se procede a su reparacin.
Si se requiere reemplazar partes y no es posible repararse,
se elabora la solicitud de partes.
Entrega al Departamento de Recursos Materiales la
solicitud.
Recibe la solicitud y efecta el trmite de adquisicin de las
partes, entregndoselas a la Unidad de Soporte Tcnico una
vez recibidas.
Recibe las partes nuevas y procede a su reemplazo en el
equipo de cmputo daado.
Entrega el equipo de cmputo reparado al usuario.
Recibe el equipo de cmputo reparado y firma de
conformidad.
Revis
Autoriz
74

SECRETARA ACADMICA
Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de cmputo
Usuario solicitante
Usuario solicitante
INICIO
Departamento de Recursos
Materiales
Materiales
servicios informticos, asigna
al personal para atender el
reporte y asigna fecha
aproximada para ser atendida.
Efecta el reporte del problema

detectado y hace la solicitud de
servicios informticos a la
Unidad de Soporte Tcnico.
Revisa el problema en la fecha

asignada, y se detecta la falla
en el equipo de cmputo.
Se requieren partes
para la reparacin
del equipo de
cmputo?
NO
B
SI
Recibe la solicitud y efecta el
trmite de adquisicin de las
partes, entregndoselas a la
Unidad de Soporte Tcnico una
vez recibidas.
Elabora la solicitud de las partes

y la entrega al Departamento de
Recursos Materiales para el
trmite de su adquisicin.
Recibe las partes nuevas y

procede a su reemplazo en el
equipo de cmputo daado.
Recibe el equipo de cmputo

reparado y firma de
conformidad,
Procede a efectuar la reparacin

del equipo de cmputo
Entrega el equipo de cmputo
reparado al usuario.
0
FIN
75
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
78
SECRETARA ACADMICA

Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
79

SECRETARA ACADMICA
Objetivo:
Proporcionar a los usuarios los servicios necesarios para que el equipo de
comunicacin y telecomunicacin se encuentre en condiciones ptimas de
ser utilizado.
Usuario solicitante
Titular del rea solicitante
80

SECRETARA ACADMICA
La solicitud de servicios a los sistemas de comunicaciones y

telecomunicaciones debe ser comunicada a la Unidad de Soporte
Tcnico mediante el formato correspondiente, y debe contener la firma
del solicitante.
Recursos Materiales para la adquisicin de los equipos de
comunicaciones o telecomunicaciones, necesarios en la UPBC.
81

SECRETARA ACADMICA
No. De
actividad
Usuario solicitante

Materiales
Usuario solicitante
Elabor
Efecta el reporte del problema detectado en su equipo de

comunicacin o telecomunicacin.
Hace la solicitud de servicios informticos a la Unidad de
Soporte Tcnico.
Recibe la solicitud de servicios informticos por parte del
usuario afectado y asigna al personal para atender el
reporte.
Revisa los sistemas instalados, en forma fsica y en
software.
Si la falla es de software, procede con las modificaciones.
Si la falla es fsica, procede con la elaboracin de la solicitud
al Departamento de Recursos Materiales.
Recibe la solicitud y efecta el trmite de adquisicin,
entregndole el material a la Unidad de Soporte Tcnico una
vez recibido.
Recibe el material y procede con la instalacin y
configuracin del software.
Llena el Formato de Solicitud de Servicios Informticos y
recaba la firma del solicitante.
Recibe el servicio o el equipo reparado y firma de
conformidad.
Revis
Autoriz
82

SECRETARA ACADMICA
Procedimiento para el mantenimiento correctivo del sistema de comunicaciones y
telecomunicaciones
Usuario solicitante
Usuario solicitante
INICIO
Materiales
Materiales
Recibe la Solicitud de
Servicios Informticos y
asigna al personal para
atender el reporte.
Efecta el reporte del problema

detectado y hace la solicitud de
servicios informticos a la
Unidad de Soporte Tcnico.
Revisa los sistemas instalados

en forma fsica y en software.
SI
Es una falla de
software?
NO
Si es una falla fsica, procede a

la elaboracin de la solicitud al
Materiales y la entrega para su
trmite.
Recibe el equipo reparado y

firma de conformidad,
Recibe la solicitud y efecta el

trmite de adquisicin,
entregndole el material a la
Unidad de Soporte Tcnico una
vez recibido.
Recibe el material y procede

con la instalacin y
configuracin del software.
Llena el Formato para Servicios
Informticos y recaba la firma
del solicitante.
Procede con las

modificaciones.
FIN
83
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
86
SECRETARA ACADMICA
Procedimiento para adquisiciones, anlisis y desarrollo de software
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
87

SECRETARA ACADMICA
Objetivo:
Suministrar a los usuarios del equipo de cmputo de la UPBC las aplicaciones
necesarias para la sistematizacin de la informacin y mantener actualizados los
mismos, llevando a cabo el anlisis peridico de la factibilidad de la
implementacin de nuevos sistemas o modificaciones a los ya existentes.
Usuario solicitante
Titular del rea Solicitante
88

SECRETARA ACADMICA
La solicitud de software debe ser comunicada a la Unidad de Soporte

Tcnico va correo electrnico o mediante el formato correspondiente, el
cual debe contener la firma del solicitante y del titular del rea
solicitante.
Recursos Materiales, para la adquisicin de software, previa revisin de
la disponibilidad presupuestal.
La Unidad de Soporte Tcnico deber notificar a los usuarios solicitantes
en los casos en que no proceda la adquisicin de software debido a
insuficiencia presupuestal.
La Unidad de Soporte Tcnico ser la nica rea facultada para la
instalacin y configuracin de software en los equipos de cmputo
propiedad de la UPBC.
La Unidad de Soporte Tcnico ser la nica rea facultada para el registro
y resguardo de las licencias y los programas originales adquiridos por la
UPBC.
La Unidad de Soporte Tcnico deber notificar a los usuarios la
instalacin de nuevo software en sus equipos.
89

SECRETARA ACADMICA
No. De
actividad
Usuario solicitante
6
7
Materiales
Usuario solicitante
10
Elabor
Efecta la solicitud de software va correo electrnico o llena

el Formato de Solicitud de Servicios Informticos, recabando
la firma del titular de su rea y lo entrega a la Unidad de
Soporte Tcnico.
Recibe la solicitud del usuario, va correo electrnico o por el
Formato de Solicitud de Servicios Informticos.
Procede con el anlisis de factibilidad de la adquisicin.
Procede con el anlisis de recepcin del software de los
equipos de cmputo solicitantes.
Revisa el presupuesto disponible para la adquisicin de
software.
Si hay disponibilidad presupuestal procede a la cotizacin
del software con los proveedores.
Si no hay disponibilidad presupuestal notifica al usuario
solicitante por correo, que no procedi su solicitud y las
causas.
Remite la solicitud de software al Departamento de
Recursos Materiales para su adquisicin.
Recibe la solicitud de software de la Unidad de Soporte
Tcnico y realiza el trmite.
Recibe el software y revisa los procedimientos para su
instalacin y configuracin.
Instala el software en los equipos de los usuarios o en los
laboratorios de cmputo segn la disponibilidad de tiempo.
Notifica al usuario solicitante que el software fue instalado
en su equipo.
Recibe la notificacin de que el software fue instalado en su
equipo.
Registra la licencia del software y resguarda el software y la
licencia originales.
Revis
Autoriz
90

SECRETARA ACADMICA
Usuario solicitante
Usuario solicitante
Materiales
Materiales
Recibe la solicitud del

usuario va correo electrnico
o por el Formato de Solicitud
de Servicios Informticos.
INICIO
Efecta la solicitud de software

va correo electrnico o llena el
Formato para Solicitud de
Servicios Informticos y lo
entrega a la Unidad de Soporte
Tcnico.
0
Procede con el anlisis de la

factibilidad de la adquisicin.
Procede con el anlisis de
recepcin del software de los
equipos de cmputo
solicitantes.
Revisa el presupuesto
disponible para la adquisicin
de software.
Hay suficiencia
presupuestal?
NO
B
SI
Procede a la cotizacin del

software con los proveedores
Contina en la siguiente hoja.
91
Usuario solicitante
Usuario solicitante
Materiales
Materiales
Remite la solicitud de
software al Departamento de
Recursos Materiales, para su
adquisicin.
Recibe la solicitud de software

de la Unidad de Soporte
Recibe el software y revisa

los procedimientos para su
instalacin y configuracin.
Recibe la notificacin de que

el software fue instalado en
su equipo.
Instala el software en los

equipos de los usuarios o en
los laboratorios de cmputo,
segn la disponibilidad de
tiempo. Notifica al usuario
solicitante que el software fue
instalado en su equipo.
Registra la licencia del

software y resguarda el
software y la licencia
originales.
FIN
Si no hay disponibilidad
presupuestal notifica al usuario
solicitante por correo, que no
procedi su solicitud y las
causas.
92
PROCEDIMIENTO:
cmputo
RESPONSABLE:
95
SECRETARA ACADMICA

cmputo
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
96

SECRETARA ACADMICA
cmputo
Objetivo:
Suministrar a los usuarios el equipo de cmputo requerido para atender las
necesidades de la UPBC, llevando a cabo el anlisis peridico del desempeo de
los equipos existentes para determinar las necesidades de adquisicin de
nuevos equipos.
Titular del rea Solicitante

97

SECRETARA ACADMICA
cmputo
La solicitud de equipo de cmputo debe ser comunicada a la Unidad de

Soporte Tcnico va correo electrnico o mediante el formato
correspondiente, el cual debe contener la firma del solicitante y del
titular del rea solicitante.
Recursos Materiales, para la adquisicin de equipo de cmputo, previa
revisin de la disponibilidad presupuestal.
La Unidad de Soporte Tcnico deber notificar a los usuarios solicitantes
en los casos en que no proceda la adquisicin de equipo de cmputo
debido a insuficiencia presupuestal.
instalacin y configuracin de los equipos de cmputo propiedad de la
UPBC.
evaluacin de los equipos de cmputo propiedad de la UPBC.
98

SECRETARA ACADMICA
Procedimiento para anlisis, evaluacin y adquisicin de equipo de cmputo
No. De
actividad
Usuario solicitante
6
7
Materiales
10
11
Usuario solicitante
Elabor
Efecta la solicitud de software va correo electrnico o llena

el Formato de Solicitud de Servicios Informticos, recabando
la firma del titular de su rea y lo entrega al Departamento
de Soporte Tcnico.
Recibe la solicitud del usuario, va correo electrnico o por el
Formato de Solicitud de Servicios Informticos.
Procede con el anlisis de factibilidad de la adquisicin.
Revisa el presupuesto disponible para la adquisicin de
equipo de cmputo.
Si hay disponibilidad presupuestal procede a la cotizacin
del equipo de cmputo con los proveedores.
Si no hay disponibilidad presupuestal notifica al usuario
solicitante por correo, que no procedi su solicitud y las
causas.
Remite la solicitud del equipo de cmputo y anexa las
cotizaciones, al Departamento de Recursos Materiales para
su adquisicin.
Recibe la solicitud del equipo de cmputo y las cotizaciones
del Departamento de Soporte Tcnico y realiza el trmite.
Recibe el equipo de cmputo entregado por el proveedor.
Si todo est correcto, firma de recibido en la factura o forma
correspondiente, y entrega la misma al Departamento de
Recursos Materiales.
Si hay alguna diferencia se comunica al Departamento de
Recursos Materiales y al proveedor.
Realiza un inventario de partes y captura la informacin
correspondiente as como los datos de instalacin.
Entrega el equipo al usuario, recabando la firma del mismo
en el Formato de Solicitud de Servicios Informticos,
entregado inicialmente por el usuario solicitante.
Revisa la operacin del equipo.
Si todo est correcto se registra el equipo informtico en los
controles de la Unidad de Soporte Tcnico.
Recibe el equipo de cmputo y firma de recibido en el
Formato de Solicitud de Servicios Informticos entregado
inicialmente al solicitarlo.
Revis
Autoriz
99

SECRETARA ACADMICA
Procedimiento para anlisis,
y adquisicin de equipo de cmputo
entregado por elevaluacin
proveedor
Usuario solicitante
Usuario solicitante
Recibe la solicitud del

usuario va correo electrnico
correcto?
oTodo
por elest
Formato
de Solicitud
de Servicios Informticos.
INICIO
Efecta la solicitud de software

va correo electrnico o llena el
Formato para Solicitud de
Servicios Informticos y lo
entrega a la Unidad de Soporte
Tcnico.
Materiales
Materiales
NO
C
SI
0
Procede con el anlisis de la

factibilidad
la adquisicin.
Firma dede
recibido
en la
Revisa
el presupuesto
factura
o forma
disponible
para layadquisicin
correspondiente
entrega la
de equipo
de cmputo.de
misma
al Departamento
Recursos Materiales.
Realiza un inventario de
partes
y captura la
Hay
suficiencia
informacin
correspondiente
presupuestal?
as como los datos de
instalacin.
NO
B
SI
B
Entrega el equipo al usuario,
recabando
firma en del
el
Procede
a lasu
cotizacin
Formato
de solicitud
equipo
de cmputo
conde
los
Servicios
Informticos
proveedores
entregado inicialmente.

y firma de recibido en el
Formato de Solicitud de
Servicios Informticos
inicialmente entregado al
solicitarlo.
Remite
Revisa
la solicitud
la operacin
de equipo
del
de
cmputo
y lasest
cotizaciones
equipo.
Si todo
correcto
al Departamento
Recursos
se registra elde
equipo
Materiales,
para
su
informtico
en los
controles
de la Unidad
adquisicin.
de Soporte
Tcnico.
Si no hay disponibilidad
presupuestal notifica al usuario
solicitante por correo, que no
procedi su solicitud y las
causas.
Recibe la solicitud de software

de la Unidad de Soporte
Si hay alguna diferencia se

comunica al Departamento de
Recursos Materiales y al
proveedor.
FIN
Contina en la siguiente hoja.
100
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
104
SECRETARA ACADMICA
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
105

SECRETARA ACADMICA
Procedimiento para la coordinacin de los laboratorios de cmputo
Objetivo:
Organizar estratgicamente la operacin de los laboratorios de cmputo con el
objeto de cubrir los requerimientos de equipo de cmputo y software de los
alumnos de la UPBC.
Alumnos de la UPBC
Profesores de Tiempo Completo y de Asignatura de la UPBC
Directores de Programa
106

SECRETARA ACADMICA
La utilizacin de los laboratorios de cmputo se encuentra regulada por

los Lineamientos para la Utilizacin de los Laboratorios de Cmputo y la
Unidad de Soporte Tcnico es la nica rea facultada para modificar el
contenido del mismo.
La Unidad de Soporte Tcnico es la nica rea facultada para organizar
los horarios en los que el Laboratorio de Cmputo estar a disposicin de
los alumnos.
La Unidad de Soporte Tcnico publicar en el exterior de los Laboratorios
de Cmputo los horarios disponibles para la utilizacin del mismo.
La Unidad de Soporte Tcnico realizar el alta de los servicios de correo
electrnico y red para utilizarlos en los laboratorios de cmputo, previa
verificacin en los padrones del Departamento de Recursos Humanos y
de la Unidad de Gestin Escolar.
La Unidad de Soporte Tcnico proporcionar servicio de limpieza al
equipo de cmputo y monitores cada tres das o segn se requiera, y
abastecer de consumibles a las impresoras dentro de los Laboratorios
de Cmputo.
La Unidad de Soporte Tcnico es la nica rea facultada para instalar o
realizar modificaciones al software y equipo dentro de los Laboratorios
de Cmputo.
107

SECRETARA ACADMICA
No. De
actividad

4
Elabor
Recibe los requerimientos para la operacin del laboratorio

por parte de los directores de programa, incluyendo los
horarios y requerimientos de software.
Recibe los horarios y se publican en el exterior de los
laboratorios de cmputo para que el alumno conozca la
utilizacin y horas disponibles.
Recibe los requerimientos de software, si se cuenta con el
mismo, se procede a la instalacin, misma que depende del
uso del laboratorio.
Libera la computadora, instala el software y cierra
nuevamente la mquina.
Recibe del alumno y del maestro el formato correspondiente
para el alta de servicios de correo electrnico y red para
utilizarlos en los laboratorios de cmputo, segn el padrn
Procesa solicitudes.
Procesa solicitudes en el sistema de control de impresores.
Asigna los servicios de impresin, cada alumno al presentar
su material se le asigna la cantidad de hojas a utilizar.
Proporciona servicio de limpieza al equipo de cmputo y
monitores cada tres das o segn se requiere.
Abastece de papel y tinta a las impresoras de los
laboratorios de cmputo.
Revis
Autoriz
108

SECRETARA ACADMICA

INICIO
Recibe los requerimientos

para la operacin del
laboratorio por parte de los
directores de programa,
incluyendo los horarios y
requerimientos de software.
Recibe los horarios y se

publican en el exterior de los
laboratorios de cmputo para
que el alumno conozca la
utilizacin y horas
disponibles.
Recibe los requerimientos de

software, si se cuenta con el
mismo, se procede a la instalacin,
misma que depende del uso del
laboratorio. Libera la computadora,
instala el software y cierra
nuevamente la mquina.
Proporciona servicio de
limpieza al equipo de
cmputo y monitores cada
tres das o segn se
requiere.
Abastece de papel y tinta a

las impresoras de los
laboratorios de cmputo.
FIN
Recibe del alumno y del maestro el

formato correspondiente para el alta de
servicios de correo electrnico y red
para utilizarlos en los laboratorios de
cmputo, segn el padrn de la Unidad
de Gestin Escolar.
Procesa solicitudes. Se
procesa solicitudes en
el sistema de control de
impresores.
Asigna los servicios de

impresin, cada
alumno al presentar su
material se le asigna la
cantidad de hojas a
utilizar.
109
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
112
SECRETARA ACADMICA
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
113

SECRETARA ACADMICA
Objetivo:
Proporcionar a los alumnos debidamente inscritos en la UPBC, una identificacin
con la que se acredite la matrcula con la que se encuentran cursando clases en
esta Universidad.
Alumnos
114

SECRETARA ACADMICA
La Unidad de Soporte Tcnico ser la nica rea facultada para expedir la

credencial de estudiante a los alumnos inscritos en alguna de las carreras
que imparte la UPBC, previa instruccin expresa de la Unidad de Gestin
Escolar.
La Unidad de Soporte Tcnico remitir las credenciales de estudiantes
impresas a la Unidad de Gestin Escolar, quien ser el responsable de su
entrega a los alumnos.
La credencial de estudiante ser entregada al alumno al inicio de cada
cuatrimestre.
No se expedir credencial de estudiante a alumnos que no tengan
asignado nmero de control (matrcula).
La credencial de estudiante no tendr validez si no es impresa en el
formato diseado expresamente para el efecto, si no contiene alguno de
los elementos expresados en tal formato o si carece de la firma del Jefe
La credencial de estudiante slo se emite con fines informativos y no
suple a documentos oficiales de certificacin.
115

SECRETARA ACADMICA
No. De
actividad
Elabor
Genera el padrn de alumnos.

Remite la relacin de alumnos a recibir credenciales, con los
datos necesarios para la emisin de la misma a la Unidad
de Soporte Tcnico.
Recibe la relacin de alumnos a los que se les expedir
credencial, procede con la insercin del padrn de alumnos
en el sistema para emisin de credenciales.
Toma las fotografas a los alumnos y las inserta en el
sistema.
Asigna a cada alumno el formato de credencial a utilizar,
previamente diseado.
Imprime la credencial
Elabora una relacin de las credenciales impresas y las
remite a la Unidad de Gestin Escolar para su entrega.
Recibe las credenciales impresas y un listado de las mismas
para su entrega a los alumnos.
Revis
Autoriz
116

SECRETARA ACADMICA


INICIO
Genera el padrn de alumnos.

Remite la relacin de
alumnos a recibir
credenciales y los datos
necesarios para la emisin de
las mismas a la Unidad de
Soporte Tcnico.
Recibe la relacin de alumnos a

los que se les expedir
credencial, procede a la
insercin del padrn en el
sistema para emisin de
credenciales.
Toma las fotografas a los

alumnos y las inserta en el
sistema.
Asigna a cada alumno el

formato de credencial a
utilizar, previamente
diseado.
Recibe las credenciales

impresas y un listado de las
mismas para su entrega a los
alumnos.
Imprime la credencial. Elabora

una relacin de las credenciales
impresas y las remite a la
Unidad de Gestin Escolar para
su entrega.
FIN
117
PROCEDIMIENTOS
DE LA
SECRETARA
ADMINISTRATIVA
120
PROCEDIMIENTOS
DEL
DEPARTAMENTO
DE
RECURSOS HUMANOS
121
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
122

Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
123

Objetivo:
Elaborar de forma correcta y oportuna la nmina de sueldos del personal
administrativo y acadmico de tiempo completo, con el objetivo de dar
cumplimiento a las obligaciones derivadas de las relaciones laborales y
fiscales contradas por la UPBC.

Secretara Administrativa
Rectora
124

La elaboracin de las nminas se deber realizar utilizando el sistema

de nmina autorizado y validado por la Rectora y la Secretara
Administrativa.
La elaboracin de la nmina del personal administrativo, se realiza en
base a las listas de asistencia entregadas al Departamento de
Recursos Humanos por cada una de las reas.
La elaboracin de la nmina del personal acadmico de tiempo
completo, se realiza en base a las listas de asistencia entregadas al
Departamento de Recursos Humanos por cada Direccin de Programa,
las cuales deben contener ntegro el soporte documental de la
informacin contenida en ellas as como los reportes de excepciones
debidamente autorizados por el Secretario Acadmico.
En caso de existir incapacidades mdicas por enfermedades generales,
por riesgos de trabajo o de maternidad, stas slo sern consideradas
si son expedidas por el IMSS, y si fueron entregadas directamente al
Departamento de Recursos Humanos, y si existe constancia por
escrito de ello.
La solicitud de autorizacin del pago de la nmina se hace por escrito
al Departamento de Finanzas por lo menos con dos das de
anticipacin a la fecha de vencimiento de la misma.
125

Procedimiento para la elaboracin de nminas catorcenales del personal
administrativo y acadmico de tiempo completo.
No. De
actividad

Humanos
Analista Especializado

Humanos
Secretario Administrativo

Humanos
Jefe del Depto. de Finanzas

Humanos
Elabor
Recaba las listas de asistencia del personal administrativo y

acadmico de tiempo completo de cada una de las reas.
Revisa y valida la informacin recibida para la elaboracin
de la nmina, turnndola al Analista Especializado.
Captura la informacin necesaria en el sistema de nmina.
Turna la nmina elaborada al Jefe del Departamento de
Recursos Humanos, para que proceda al trmite de su
autorizacin.
Recibe la nmina elaborada por el Analista Especializado y
la turna para que proceda a su autorizacin por el
Secretario Administrativo y el Rector.
Autoriza la nmina y la dispersin obteniendo la autorizacin
del Rector para turnarla al Departamento de Recursos
Humanos.
Enva la nmina anexa a un oficio, al Departamento de
Finanzas, para que lleve a cabo el proceso de dispersin
electrnica de la nmina.
Realiza la dispersin electrnica de la nmina en las cuentas
bancarias de cada uno de los empleados.
Regresa la nmina al Departamento de Recursos Humanos.
Recaba las firmas de la nmina correspondiente y entrega
los recibos individuales.
Procede a archivar la nmina.
Revis
Autoriz
126

administrativo y acadmico de tiempo completo.
Departamento de
Jefe de Recursos Humanos
Recursos Humanos
Jefe de Finanzas
INICIO
Recaba las listas de

asistencia de cada una
de las reas, las revisa
y valida, para la
elaboracin de la
nmina.
Autoriza la
nmina y su
dispersin
Captura la informacin en el
sistema de nmina y turna la
nmina elaborada al Jefe de
Recursos Humanos para el
trmite de su autorizacin.
0
0 0
SI
Recibe la nmina
elaborada y la turna
para que proceda su
autorizacin.
Regresa la nmina
autorizada al
Departamento de
Recursos Humanos
Realiza la
dispersin
electrnica y
regresa la nmina al
Departamento de
Recursos Humanos
Enva la nmina
autorizada anexa a
oficio, solicitando la
dispersin de la
misma.
Recaba las firmas

correspondientes y
entrega recibos
individuales
Archiva la
nmina
FIN
127
PROCEDIMIENTO:
personal acadmico por asignatura.
RESPONSABLE:
133

Contenido:
134

Objetivo:
Elaborar de forma correcta y oportuna la nmina de sueldos del personal
acadmico por asignatura, con el objetivo de dar cumplimiento a las
obligaciones derivadas de las relaciones laborales contradas por la UPBC.

Rectora
135

La elaboracin de las nminas se deber realizar utilizando el sistema

de nmina autorizado y validado por la Rectora y la Secretara
Administrativa.
La elaboracin de la nmina del personal acadmico por asignatura, se
realiza en base a las listas de asistencia entregadas al Departamento
de Recursos Humanos por cada Direccin de Programa, las cuales
deben contener ntegro el soporte documental de la informacin
contenida en ellas as como los reportes de excepciones debidamente
autorizados por el Secretario Acadmico.
En caso de existir incapacidades mdicas por enfermedades generales,
por riesgos de trabajo o de maternidad, stas slo sern consideradas
si son expedidas por el IMSS, y si fueron entregadas directamente al
Departamento de Recursos Humanos, y si existe constancia por
escrito de ello.
La solicitud de autorizacin del pago de la misma se hace por escrito al
Departamento de Finanzas por lo menos con un da de anticipacin a
la fecha de vencimiento de la misma.
136

acadmico por asignatura.
No. De
actividad

Humanos

Humanos

Humanos
Rector
10

Humanos
Elabor
Recibe las listas de asistencia del personal acadmico por

asignatura de cada una de las direcciones de programa.
Revisa y valida la informacin recibida para la elaboracin
de la nmina, turnndola al Analista Especializado.
Captura la informacin necesaria en el sistema de nmina.
Turna la nmina elaborada al Jefe del Departamento de
Recursos Humanos, para que proceda al trmite de su
autorizacin.
Recibe la nmina elaborada por el Analista Especializado y
la turna para que proceda a su autorizacin por el
Secretario Administrativo y el Rector.
Autoriza la nmina y la elaboracin de los cheques,
obteniendo la autorizacin del Rector para regresarla al
Departamento de Recursos Humanos.
Enva la nmina anexa a un oficio, al Departamento de
Finanzas, para que lleve a cabo la elaboracin de los
cheques para el pago de la nmina.
Elabora los cheques individuales para el pago de la nmina
de cada uno de los empleados.
Turna la nmina y los cheques elaborados al Secretario
Administrativo para la firma correspondiente.
Firma los cheques de nmina y los turna al Rector para la
autorizacin y firma correspondiente.
Autoriza y firma los cheques de nmina y los regresa al
Secretario Administrativo.
Regresa la nmina y los cheques al Departamento de
Recursos Humanos
Entrega los cheques que integran la nmina, recaba las
firmas de la nmina correspondiente y entrega los recibos
individuales.
Procede a archivar la nmina.
Revis
Autoriz
137

Procedimiento para la elaboracin de nminas catorcenales del personal acadmico
por asignatura.
Departamento de
Jefe de Recursos Humanos
Recursos Humanos
Departamento de
Finanzas
Jefe de Finanzas
Secretara
Administrativa
Rectora
Rector
INICIO
Captura la informacin
en el sistema de nmina
y turna la nmina
elaborada al Jefe de
Recursos Humanos para
el trmite de su
autorizacin.
Recibe las listas de

asistencia de cada una de
las direcciones, las
revisa y valida para la
elaboracin de la
nmina.
Autoriza la
nmina
0
SI
Recibe la nmina
elaborada y la turna para
que proceda su
autorizacin.
Turna la nmina autorizada

al Departamento de
Recursos Humanos para la
elaboracin de los cheques.
Elabora los cheques

individuales y los
turna para su firma
correspondiente
Enva la nmina
autorizada anexa a
oficio, solicitando la
elaboracin de los
cheques
Firma los cheques de

nmina y los turna
para firma de
autorizacin
correspondiente
0
Entrega los cheques de

nmina, recaba las
firmas y entrega los
recibos individuales
0
Recibe los cheques

autorizados y
firmados y los turna
para que se efecte el
pago de la nnima
Autoriza y firma los

cheques y los regresa
para dar continuidad
al proceso
Archiva la
nmina
FIN
138
PROCEDIMIENTO:
personal
RESPONSABLE:
145

personal
Contenido:
146

personal
Objetivo:
Efectuar el reclutamiento, seleccin y contratacin del personal de la UPBC
para proporcionar el personal ms calificado a las reas demandantes y de
acuerdo con las normas de contratacin establecidas y el Reglamento de
Ingreso, Promocin y Permanencia del Personal Acadmico (RIPPA).

Rectora
Secretara Acadmica
Directores de Programa
147

personal
Se observarn las Normas y Polticas sobre Administracin de los

Recursos Humanos emitidas de conformidad con lo dispuesto por los
artculos 14 fraccin VI y 25 fraccin IV del Decreto de Creacin de la
Universidad Politcnica de Baja California publicado en el Peridico
Oficial del Estado el 13 de Enero del 2006.
En el caso del personal acadmico se aplicarn las disposiciones
establecidas en el Reglamento de Ingreso, Promocin y Permanencia
del Personal Acadmico (RIPPPA) vigente, validado por Oficiala Mayor
de Gobierno mediante oficio DRH/DRL/1258/06 de fecha 14 de
diciembre de 2006.
Corresponde a la Secretara Administrativa de la UPBC aplicar y vigilar
el cumplimiento de las normas, polticas, lineamientos, procedimientos
y dems disposiciones necesarias para la adecuada administracin,
optimizacin y racionalizacin de los Recursos Humanos al servicio de
la Universidad.
148

Procedimiento para reclutamiento, seleccin y contratacin del personal
No. De
actividad
Rector

Humanos
Rector
Humanos
Unidad Administrativa
Solicitante
Elabor
Solicita a la Secretara Administrativa informe sobre la

disponibilidad presupuestal para la contratacin del personal
requerido.
Recibe de la Secretara Administrativa informe sobre la
disponibilidad presupuestal.
Procede con el inicio del trmite ante la Secretara
Administrativa, formula y entrega el Formato de
Requerimiento de Personal.
Recibe solicitud de plaza en Formato de Requerimiento de
Personal, para iniciar el proceso de reclutamiento de
acuerdo con el perfil elaborado.
Enva al Departamento de Recursos Humanos la Solicitud de
Inicia gestin de reclutamiento de acuerdo con las normas
establecidas, aplicando los exmenes psicomtricos a los
candidatos disponibles.
Enva resultados de los candidatos a ocupar una plaza que
aprobaron satisfactoriamente sus evaluaciones a la Unidad
Administrativa solicitante.
Decide la contratacin dando aviso por escrito a la
Secretara Administrativa de la persona elegida para iniciar
su proceso de contratacin.
Recibe notificacin de contratacin y la turna al
Departamento de Recursos Humanos para el trmite de la
contratacin.
Inicia los trmites de contratacin solicitando al candidato
los requisitos de documentacin establecidos en las normas
de contratacin.
Formula el expediente completo del candidato y formula los
avisos de alta en IMSS e Infonavit y los turna al Secretario
Administrativo para la autorizacin correspondiente.
Recibe documentacin del candidato elegido y si procede
firma de autorizado la contratacin.
Informa a la Unidad Administrativa Solicitante la fecha de
contratacin de la persona seleccionada.
Recibe informe de la fecha de contratacin de la persona
seleccionada.
Revis
Autoriz
149

Procedimiento para reclutamiento, seleccin y contratacin del personal
Titular de la Unidad
Administrativa
Rector
Solictante
Solicitante
INICIO
plaza en el Formato de
Requerimiento de
Personal, y la enva al
Departamento de
Recursos Humanos para
su trmite.
Solicita a la Secretara
Administrativa informe
sobre la disponibilidad
presupuestal para la
contratacin del personal
requerido.
Recibe de la Secretara
Administrativa informe sobre
la disponibilidad presupuestal.
Procede con el inicio del
trmite ante la Secretara
Administrativa, formula y
entrega el Formato de
Humanos
Humanos
Recibe el Requerimiento
de Personal e inicia la
gestin de reclutamiento
aplicando los exmenes
psicomtricos a los
candidatos disponibles.
Enva resultados a la Unidad

Administrativa Solicitante
de los candidatos a ocupar la
plaza, que aprobaron
satisfactoriamente los
exmenes.
Decide la contratacin,
dando aviso por escrito de la
persona elegida a la
Secretara Administrativa,
para iniciar su proceso de
contratacin
Recibe la notificacin de la
contratacin, y la turna al
departamento de Recursos
Humanos para que inicie el
trmite de la contratacin.
Recibe la
documentacin del
candidato elegido, y si
procede firma de
autorizado la
contratacin.
Inicia los trmites de la

contratacin, solicitando al
candidato elegido los
requisitos de documentacin
establecidos en las normas
de contratacin.
Formula el expediente
completo del candidato
elegido, el alta en el
IMSS, y la turna al
Secretario
Administrativo para la
autorizacin
correspondiente.
Recibe el informe de la
fecha de la contratacin de
la persona seleccionada.
Informa a la Unidad
Administrativa Solicitante la
fecha de la contratacin de
la persona seleccionada.
FIN
150
PROCEDIMIENTO:
Procedimiento para el Control de Asistencia
RESPONSABLE:
154
Contenido:
155

Objetivo:
Integrar los soportes para la elaboracin de la nmina de sueldos para el
personal administrativo y acadmico de la UPBC, de conformidad con las
normatividades aplicables para ello.
Personal administrativo y acadmico de la UPBC

156

Los controles de asistencia sern puestos a disposicin del personal

para su registro de asistencia diaria.
El personal administrativo y el personal acadmico registrar su
entrada, salida y horario de alimentos firmando el reporte diario de
asistencia.
El control de asistencia es la base para la elaboracin catorcenal de la
nmina, siendo el titular de cada rea administrativa el responsable de
la custodia, llenado y entrega al Departamento de Recursos Humanos
semanal o catorcenalmente.
El personal del nivel 18 al 21 est exento de registrar asistencia.
Las inasistencias debern ser justificadas por los titulares de las reas
administrativas para que proceda su pago.
157

No. De
actividad
Administrativa

Humanos

Humanos
Elabor
Pone a disposicin del personal las Listas de Asistencia para

su firma diaria.
Custodia los controles de asistencia y los remite previa
autorizacin, a la Secretara Administrativa cada semana o
catorcena, segn corresponda.
Recibe semanalmente o catorcenalmente los controles de
asistencia para turnarlos al Departamento de Recursos
Humanos.
Recibe los controles de asistencia, los revisa y los remite
para su anlisis detallado al Analista Especializado.
Recibe los controles de asistencia, los analiza
detalladamente, recabando en su caso las autorizaciones de
faltas justificadas.
Entrega los controles de asistencia al Jefe del Departamento
de Recursos Humanos para su validacin.
Recibe los controles de asistencia revisados con los soportes
anexos y los valida para que se inicie el proceso de
elaboracin de la nmina en el sistema de nmina.
Archiva los controles de asistencia listas de asistencia.
Obtiene validacin de la informacin contenida en los
controles de asistencia, para posteriormente iniciar el
proceso de elaboracin de la nmina.
Revis
Autoriz
158

Administrativa
Administrativa
Departamento de
Humanos
Recursos Humanos
INICIO
Pone a disposicin del

personal las Listas de
Asistencia.
Custodia los Controles

de Asistencia, y los
remite previa validacin
a la Secretara
Administrativa, cada
semana o catorcena
segn corresponda.
Recibe los controles de

asistencia semanal o
catorcenalmente y los turna
al Departamento de
Recursos Humanos.

asistencia, los revisa y los
remite para su anlisis
detallado al Analista
Especializado.

asistencia, los analiza
detalladamente, recabando
las autorizaciones de las
faltas justificadas, los
entrega al Jefe del
Departamento para su
validacin.

asistencia revisados con los
soportes anexos y los valida
para que se inicie el proceso
de elaboracin de la nmina
en el sistema de nmina.
Obtiene la validacin de la
informacin contenida en
los controles de asistencia
para posteriormente iniciar
el proceso de elaboracin de
la nmina.
Archiva los
controles de
asistencia
FIN
159
PROCEDIMIENTOS
DEL
DEPARTAMENTO
DE
RECURSOS MATERIALES
162
PROCEDIMIENTO:
Procedimiento para la adquisicin de bienes y servicios
RESPONSABLE:
163
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
164

Objetivo:
Abastecer oportunamente a las diferentes reas que integran la UPBC de los
materiales necesarios para el correcto desempeo de sus actividades, en
estricto apego a la normatividad aplicable para ello, as como proporcionar
los servicios que permitan el adecuado uso de las instalaciones.
rea solicitante
Departamento de Recursos Financieros
165

Las adquisiciones estarn sujetas a los montos sealados en la Ley de

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico,
publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 4 de Enero del 2000 y
a La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios publicada en el
Peridico Oficial del Estado de Baja California el 18 de Octubre del
2002.
El Departamento de Recursos Materiales ser el responsable de la
adquisicin de los bienes y servicios que sean requeridos por la UPBC,
supervisando que stas se realicen en las mejores condiciones de
costo, calidad y tiempo de entrega.
El Departamento de Recursos Materiales ser el encargado de
integrar, operar y supervisar los mecanismos necesarios para la
custodia y control de los bienes adquiridos, y que se realicen de
acuerdo con las normas y disposiciones establecidas para ello.
No podrn realizarse adquisiciones de bienes o servicios que
correspondan a partidas presupuestales con saldo insuficiente o sin
saldo.
La autorizacin de las adquisiciones corresponde invariablemente al
Departamento de Finanzas y a la Secretara Administrativa.
166

No. De
actividad
rea Solicitante

Materiales

Materiales
Jefe del Depto. Recursos

Materiales
Elabor
Elabora la requisicin de bienes de consumo, activos fijos o

servicios necesarios, misma que deber contener la firma
del titular del rea correspondiente y la turna para su
trmite al Departamento de Recursos Materiales.
Recibe la requisicin y cotiza los bienes o servicios
solicitados.
Remite la requisicin y la cotizacin para su validacin
presupuestal al Jefe del Departamento de Finanzas.
Recibe la requisicin y la cotizacin y analiza la factibilidad
financiera y presupuestal de la adquisicin de los bienes y
servicios requeridos
Si no hay observaciones, y hay suficiencia presupuestal y
financiera, valida la adquisicin, y regresa el trmite.
Si hay observaciones, o hay insuficiencia presupuestal o
financiera, regresa el trmite y justifica la negativa.
Recibe el trmite.
Si fue validada la requisicin y no hubo observaciones,
elabora la orden de compra y anexa requisicin y
cotizaciones y las turna para al Jefe del Departamento de
Finanzas para el trmite de la adquisicin.
Si no fue validada la requisicin, recibe la justificacin de la
negativa y lo comunica al rea solicitante.
Recibe el trmite para la adquisicin, elabora el
procedimiento de pago a proveedores.
Turna al Secretario Administrativo y al Rector cheque y
documentacin soporte para firma y autorizacin.
Informa al Jefe de Recursos Materiales la autorizacin de la
compra.
Recibe los bienes y la factura correspondiente elaborando
un contra recibo para el proveedor con fecha programada
de pago.
Turna los bienes recibidos al rea Solicitante.
Turna la factura al Jefe del Departamento de Finanzas para
que proceda al pago.
Efecta el pago al proveedor y archiva la documentacin
comprobatoria.
Revis
Autoriz
167

168
rea Solicitante
Jefe de Finanzas
Depto. de Recursos Materiales

Depto. de Recursos Financieros
INICIO
Elabora la requisicin
de equipo, materiales y
servicios, firmada por
el titular del rea y la
turna para su trmite.
Recibe la requisicin,
cotiza los bienes o
servicios solicitados y
los turna para su
validacin presupuestal
y financiera.
0
Recibe la requisicin y la
cotizacin correspondiente
y analiza la factibilidad
financiera y presupuestal
de la adquisicin.
0
0
Valida la
adquisicin
NO
B
SI
Recibe la requisicin
validada, elabora la
orden de compra y
anexa la requisicin y
cotizaciones y las turna
para el seguimiento de
su trmite.
Valida la adquisicin y
regresa la requisicin
para la elaboracin del
trmite.
Recibe el trmite para la

adquisicin, ejecuta el
procedimiento de pago a
proveedores. Turna al Secretario
Administrativo y al Rector el
cheque y documentacin para
firma y autorizacin.
Informa la autorizacin
de la compra.
Recibe la autorizacin de la
compra. Recibe los bienes y la
factura, elaborando el contra
recibo con fecha programada de
pago. Turna los bienes al rea
solicitante y la factura la
Departamento de Finanzas.
B
Efecta el pago al
proveedor y archiva la
documentacin
comprobatoria.
Regresa el trmite al
Departamento de
Recursos Materiales y
justifica la negativa.
FIN
169
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
174
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
175

Objetivo:
Suministrar a las diferentes reas que integran la UPBC de los servicios
profesionales externos necesarios para el correcto desempeo de sus
actividades, en estricto apego a la normatividad aplicable para ello.
rea solicitante
Departamento de Recursos Financieros
Rectora (Asesor Jurdico)
176

Las adquisiciones estarn sujetas a los montos sealados en la Ley de

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico,
publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 4 de Enero del 2000 y
a La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios publicada en el
Peridico Oficial del Estado de Baja California el 18 de Octubre del
2002.
adquisicin de los bienes y servicios que sean requeridos por la UPBC,
supervisando que stas se realicen en las mejores condiciones de
costo, calidad y tiempo de entrega.
No podrn realizarse adquisiciones de bienes o servicios que
correspondan a partidas presupuestales con saldo insuficiente o sin
saldo.
La autorizacin de las adquisiciones corresponde invariablemente al
Departamento de Finanzas y a la Secretara Administrativa.
177

No. De
actividad
rea Solicitante

Materiales
Elabora la requisicin de servicios necesarios, misma que

deber contener la firma del titular del rea correspondiente
y la respectiva justificacin de la necesidad de contratacin
de servicios profesionales externos y la turna para su
trmite.
Recibe la requisicin y cotiza los servicios solicitados.
Remite la requisicin y la cotizacin para su validacin
presupuestal al Departamento de Finanzas.

Materiales
Asesor Jurdico

Materiales
Elabor
Recibe la requisicin y la cotizacin.

Si no hay observaciones, y hay suficiencia presupuestal y
financiera, valida la adquisicin, y regresa el trmite.
Si hay observaciones, o hay insuficiencia presupuestal o
financiera, regresa el trmite y justifica la negativa.
Recibe el trmite.
Si fue validada la requisicin, consulta con el Asesor Jurdico
la requisitacin que debe contener en trmite, proporciona
la informacin necesaria y solicita la elaboracin del
contrato de prestacin de servicios profesionales respectivo
al Asesor Jurdico.
Recibe la solicitud para la elaboracin del contrato de
servicios profesionales y la informacin relativa a los
contratados, lo elabora y anexa la descripcin de la
requisitacin necesaria que integrar el soporte documental
del mismo.
Regresa el trmite para su seguimiento.
Recibe el contrato de servicios profesionales, anexa la
requisitacin, elabora la orden de compra y lo turna para el
trmite correspondiente.
Si no fue validada la requisicin, recibe la justificacin de la
negativa.
Recibe el trmite para la adquisicin, elabora el
procedimiento de pago a proveedores.
Revis
Autoriz
178

rea Solicitante
Rectora
Asesor Jurdico

Depto. de Recursos Financieros

Jefe de Finanzas
INICIO
Elabora la requisicin
de servicios,
justificada y firmada
por el titular del rea
y la turna para su
trmite.
Recibe la requisicin,
cotiza los servicios
solicitados y los turna
para su validacin
presupuestal y
financiera.
Recibe la requisicin y
la cotizacin
correspondiente y
analiza la factibilidad
de la adquisicin
0
0
NO
Valida la
adquisicin
SI
Recibe la solicitud.
Elabora el contrato de
servicios profesionales,
hace indicaciones de la
requisitacin del soporte
y lo turna para su
seguimiento.
Recibe la requisicin
validada, solicita la
elaboracin del contrato
de servicios
profesionales y consulta
la requisitacin de la
documentacin soporte
del contrato
Recibe el contrato de
servicios profesionales,
anexa la requisitacin,
sugerida por el Asesor
Jurdico, elabora la
orden de compra y
remite el trmite para su
seguimiento.
Valida la adquisicin y
regresa la requisicin para
la elaboracin del trmite.
Recibe el trmite para la

adquisicin, ejecuta el
procedimiento de pago a
proveedores.
FIN
B
Regresa el trmite al
Departamento de
Recursos Materiales y
justifica la negativa.
179
PROCEDIMIENTO:
Procedimiento para el registro de inventarios y resguardo de
bienes muebles
RESPONSABLE:
184

bienes muebles
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
185

bienes muebles
Objetivo:
Mantener un padrn actualizado de los bienes que constituyen activos fijos
propiedad de la UPBC, as como llevar el control de su ubicacin y los
usuarios de los mismos, de acuerdo a las normatividades aplicables para
ello.
rea responsable
186

bienes muebles

elaboracin y mantenimiento y de la constante actualizacin del
padrn de activos fijos propiedad de la UPBC.
El Departamento de Recursos Materiales integrar los expedientes
relativos a cada activo fijo y anexar el soporte documental suficiente,
en estricto apego a las normatividades establecidas para ello por los
rganos fiscalizadores de la UPBC.
187

Procedimiento para el registro de inventarios y resguardo de bienes muebles
No. De
actividad
1
2
3
4

Materiales
Jefe del Depto. de recursos
Materiales
Jefe del rea Responsable
Materiales

Materiales
Usuario Responsable

Materiales
Usuario Responsable
Elabor
Recibe el Activo del proveedor y la factura y verifica su

requisitacin.
Entrega al usuario final del Activo, y solicita la Hoja de
autorizacin del Jefe inmediato del mismo.
Otorga autorizacin para asignacin de Activo.
Recibe la autorizacin del titular del rea Responsable y
procesa la informacin del registro del Activo y del
resguardo correspondiente en el archivo respectivo.
Emite el Acta de Resguardo y la turna para recabar las
firmas correspondientes: del Titular del rea y del usuario
final.
Firma el Acta de Resguardo y turna a su jefe inmediato para
su firma de autorizacin.
Firma el Acta de Resguardo y la entrega al Departamento
de Recursos Materiales.
Recibe el Acta de Resguardo e integra el expediente
correspondiente.
Entrega el Activo al usuario final.
Recibe el Activo.
Revis
Autoriz
188

Procedimiento para el registro de inventarios y resguardo de bienes muebles
rea
Usuario Responsable
Responsable

Jefe del Depto. de Recursos Materiales
INICIO
Otorga autorizacin
para asignacin del
Activo.
Recibe el Activo y la factura

del proveedor y verifica su
requisitacin. Determina el
usuario final del Activo y
solicita la Hoja de
autorizacin de su Jefe
Inmediato.
Recibe la autorizacin
y procesa la
informacin del
registro del Activo y el
Resguardo
correspondiente.
Emite el Acta de
Resguardo y la turna
para recabar las firmas
del titular del rea
responsable y el
Usuario del Activo.
Firma el Acta de
Resguardo y la turna a su
jefe inmediato para la
firma de autorizacin.
Firma el Acta de
Resguardo y la regresa.
Recibe el Acta de
Resguardo, integra el
expediente correspondiente
y entrega el Activo al
Usuario Final.
Recibe el Activo.
FIN
189
PROCEDIMIENTOS
DEL
DEPARTAMENTO
DE
FINANZAS
191
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
192

Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
193

Objetivo:
Captura en el programa contable la informacin referente a los ingresos
obtenidos por la UPBC, con el objeto de sistematizar la generacin de los
reportes contables necesarios para cubrir los requerimientos de informacin
contable, financiera y presupuestal.
Empleados de la UPBC
Instituciones bancarias
Dependencias gubernamentales estatales y federales
194

La aplicacin utilizada por la UPBC para el procesamiento de la

informacin contable debe tener las caractersticas necesarias para
cubrir los requerimientos de informacin de la institucin.
La pliza de ingresos la captura el Analista Especializado de Finanzas,

posteriormente el Jefe del Departamento de Finanzas la revisa,
autoriza y la turna al Secretario Administrativo para su autorizacin.
Las plizas de ingresos deben contener anexo el soporte documental,
los respectivos asientos contables que expliquen en forma amplia y
suficiente el orgen de los mismos y que cumplan con los requisitos
establecidos por los lineamientos y normatividades emitidas al
respecto por los rganos fiscalizadores de la UPBC.
195

Procedimientos de registros contables: registro de plizas de ingresos
No. De
actividad
Elabor
Recibe el documento fuente: estado de cuenta bancario,

fichas de depsito de reembolso de gastos, avisos de
aportaciones federales y estatales, avisos de otros ingresos
o avisos de traspasos de cuenta.
Revisa y turna los documentos fuente al Analista
Especializado.
Captura la informacin en el sistema de Contabilidad y
emite la pliza de ingresos.
Turna la pliza al Jefe de Finanzas para su revisin y
autorizacin.
Revisa las plizas.
Si no hay observaciones, la autoriza.
Si hay observaciones la regresa al Analista Especializado
para su correccin.
Si no hubo observaciones, recibe la pliza de ingresos y
procede a archivarla.
Si hubo observaciones, procede a capturar la pliza
nuevamente, y la turna nuevamente al Jefe del
departamento de Finanzas para su revisin y autorizacin.
Recopila las plizas de ingresos del da para la autorizacin
del Secretario Administrativo.
Revis
Autoriz
196

Procedimientos de registros contables: registro de plizas de ingresos
Departamento de
Jefe de Finanzas
Finanzas
INICIO
A
en el sistema contable
y emite la pliza de
ingresos, turnndola
para la revisin y
autorizacin
correspondiente.
Recibe el documento
fuente, lo revisa y lo
turna para que se
procese la informacin.
NO
Revisa la
pliza y la
autoriza
SI
Recibe la pliza de
ingresos autorizada.
Hace las observaciones

y regresa la pliza para
su correccin.
Archiva la
pliza de
ingresos
FIN
197
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
200

Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
201

Objetivo:
Captura en el programa contable la informacin referente a los egresos
obtenidos por la UPBC, con el objeto de sistematizar la generacin de los
reportes contables necesarios para cubrir los requerimientos de informacin
contable, financiera y presupuestal.
Empleados de la UPBC
Instituciones bancarias
Personas fsicas y morales prestadores de bienes y servicios
202


La pliza de egresos la captura el Analista Especializado de Finanzas,

posteriormente el Jefe del Departamento de Finanzas la revisa y
autoriza y la turna al Secretario Administrativo para su autorizacin.
Las plizas de egresos deben contener anexo el soporte documental de
los respectivos asientos contables, que expliquen en forma amplia y
suficiente los mismos y que cumplan con los requisitos establecidos
por los lineamientos y normatividades emitidas al respecto por los
rganos fiscalizadores de la UPBC.
203

Procedimientos de registros contables: registro de plizas de egresos
No. De
actividad
Elabor
Recibe el documento fuente: cheques, comprobacin y

autorizaciones, solicitud de provisin de pasivos, solicitud de
asientos de reclasificacin u otros documentos.
Revisa y turna los documentos fuente al Analista
Especializado.
Captura la informacin en el sistema de Contabilidad y
emite la pliza de egresos.
Turna la pliza al Jefe de Finanzas para su revisin y
autorizacin.
Revisa las plizas.
Si no hay observaciones, la autoriza.
para su correccin.
Si no hubo observaciones, recibe la pliza de ingresos y
procede a archivarla.
Si hubo observaciones, procede a capturar la pliza
nuevamente, y la turna nuevamente al Jefe del
departamento de Finanzas para su revisin y autorizacin.
Recopila las plizas de egresos del da y las turna para la
autorizacin del Secretario Administrativo.
Revis
Autoriz
204

Procedimientos de registros contables: registro de plizas de egresos
Departamento de
Jefe de Finanzas
Finanzas
205
INICIO
A
y emite la pliza de
egresos, turnndola
para la revisin y
autorizacin
correspondiente.
Recibe el documento
fuente, lo revisa y lo
turna para que se
procese la informacin.
NO
Revisa la
pliza y la
autoriza
SI
Recibe la pliza de
egresos autorizada.
Archiva la
pliza de
egresos
y regresa la pliza para
su correccin.
FIN
A
206
PROCEDIMIENTO:
c) cierre mensual
RESPONSABLE:
209

c) cierre mensual
Contenido:
I.

II.

IV.
Diagrama de flujo
210

c) cierre mensual
Objetivo:
Captura en el programa contable la informacin referente a los ingresos y
egresos obtenidos por la UPBC, con el objeto de sistematizar la generacin
de los reportes contables necesarios para cubrir los requerimientos de
informacin contable, financiera y presupuestal.
211

c) cierre mensual

Al final de cada mes, se debe generar la informacin contable

financiera correspondiente, la cual debe ser autorizada por el Jefe del
Departamento de Finanzas y validada por el Secretario Administrativo.
212

Procedimientos de registros contables: cierre mensual
No. De
actividad
Elabor
Solicita al Analista Especializado que realice el cierre

mensual.
Realiza un cierre mensual en el sistema contable, genera los
auxiliares de registro, el Balance General y el Estado de
Resultados.
Turna los reportes generados, para revisin y validacin.
Revisa los reportes entregados.
Si no hay observaciones, valida la informacin y autoriza el
cierre mensual.
para su correccin.
Si hay observaciones, captura las correcciones en el sistema
contable y emite nuevos reportes.
Si no hubo observaciones, realiza el precierre mensual en el
sistema contable, turnndolo al Jefe del Departamento de
Finanzas.
Turna la informacin correspondiente para revisin y
autorizacin del Secretario Administrativo.
Revisa la informacin recibida.
Si hay observaciones, regresa la informacin al Jefe del
Departamento de Finanzas para que se efecten las
correcciones necesarias.
Si no hubo observaciones, se procede al cierre del mes.
Revis
Autoriz
213

Procedimientos de registros contables: cierre mensual
Departamento de
Jefe de Finanzas
Finanzas
INICIO
Realiza el cierre
mensual en el sistema
contable, generando los
auxiliares de registro y
los estados financieros,
y los turna para su
revisin y validacin.
Solicita que se realice

el cierre mensual
contable.
NO
Revisa los
reportes y
los valida
Revisa los
reportes y
los
autoriza
NO
C
SI
SI
Valida la informacin
y autoriza el cierre
mensual.
Realiza el precierre
mensual en el sistema
contable turnndolo al
Jefe del Departamento
de Finanzas.
Autoriza los reportes y

los firma.
FIN
Turna la informacin
correspondiente para
revisin y autorizacin
del Secretario
Administrativo.

y regresa los reportes
al Analista
Especializado para su
correccin.

y regresa los reportes
al Jefe del
Departamento de
Finanzas para su
correccin.
214
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
215
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
216

Objetivo:
Describir y explicar las diferencias encontradas entre los saldos expresados en
los reportes contables emitidos por el sistema de contabilidad y los estados
financieros bancarios, con el objeto de dar claridad a la informacin financiera de
la UPBC.
217

La conciliacin bancaria debe ser elaborada con una periodicidad

mensual.
La conciliacin bancaria debe ser elaborada a principios del mes
inmediato siguiente al mes al que corresponda.
El reporte auxiliar de la cuenta de bancos se obtiene de la aplicacin
utilizada por la UPBC para el procesamiento de la informacin
contable.
La conciliacin bancaria debe contener anexo el soporte documental
suficiente para aclarar y explicar las diferencias entre los saldos
contables y los saldos bancarios.
218

No. De
actividad
Elabor
Obtiene el estado de cuenta bancario.

Solicita al Analista Especializado que elabore la conciliacin
bancaria.
Obtiene el auxiliar de la cuenta de bancos que emite el
sistema de contabilidad y procede a la elaboracin de la
conciliacin bancaria.
Propone los registros contables referentes a las diferencias
encontradas entre los saldos contables y los saldos
bancarios, y solicita su autorizacin.
Si no hay observaciones, procesa los registros contables
propuestos y emite la conciliacin bancaria.
Si hay observaciones, hace las correcciones necesarias y
solicita nuevamente su autorizacin.
Revisa los registros contables propuestos para la
elaboracin de la conciliacin bancaria.
Si no hay observaciones, autoriza los registros contables
correspondientes a la conciliacin bancaria.
Si
hay
observaciones,
hace
las
correcciones
correspondientes y regresa la informacin al Analista
Especializado.
Revis
Autoriz
219

Departamento de
Jefe de Finanzas
Finanzas
INICIO
Obtiene el auxiliar de
la cuenta bancos que
emite el sistema
contable.
Obtiene el estado de
cuenta bancario y lo
turna para que se
elabore la conciliacin
bancaria.
Revisa los
registros
contables
propuestos
y los
autoriza
NO
B
Propone los registros

contables y los turna
para su autorizacin.
SI
de los registros
contables y los procesa
y emite la conciliacin
bancaria.
B

correspondientes y
regresa la informacin
para la correccin
correspondiente.
Archiva la
pliza de
egresos
FIN
A
220
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
223
Contenido:
I.

II.

IV.
Diagrama de flujo
224

Objetivo:
Elaborar el Programa Operativo Anual de acuerdo a los compromisos
propuestos por cada una de las reas responsables que integran la UPBC,
para lograr un proyecto con expectativas reales, que rena los requisitos
establecidos por los rganos fiscalizadores.
reas administrativas y acadmicas de la UPBC.

Rectora
Secretara de Educacin y Bienestar Social
Secretara de Planeacin y Finanzas
225

En la propuesta de metas y proyectos que integran el Programa

Operativo Anual, deben participar todas las reas que forman parte de
la estructura orgnica de la UPBC.
La propuesta del Programa Operativo Anual correspondiente a cada
rea debe contener la firma de autorizacin por el titular de la misma.
La propuesta del Programa Operativo Anual debe hacerse en estricto
apego a los lineamientos emitidos para ello por la Secretara de
Planeacin y Finanzas y por la Secretara de Educacin y Bienestar
Social.
226

No. De
actividad
Rector
rgano de la Cabeza de
Sector
Elabor
Recaba de cada una de las reas que integran la UPBC, la

propuesta de compromisos contemplados para el Programa
Operativo Anual, en los formatos establecidos por la
Secretara de Planeacin y Finanzas.
Revisa que los compromisos contenidos en su propuesta,
estn planteados de conformidad con los lineamientos
establecidos para ello por la Secretara de Educacin y
Bienestar Social y la Secretara de Planeacin y Finanzas.
Si no hay observaciones, procesa el documento final y
recaba las firmas de los responsables de cada rea.
Si hay observaciones, regresa la informacin al rea
responsable para que haga las correcciones pertinentes.
Enva la propuesta de Programa Operativo Anual al Rector
para su validacin.
Recibe la propuesta de Programa Operativo Anual y la
analiza, en caso de no haber observaciones, la enva a la
Secretara de Educacin y Bienestar Social (cabeza de
sector), para obtener su validacin, y posteriormente
enviarla a la Secretara de Planeacin y Finanzas.
Recibe la propuesta de Programa Operativo Anual y la
revisa.
Si no hay observaciones, valida la propuesta de Programa
Operativo Anual.
Si hay observaciones la regresa la propuesta a la Institucin
para su correccin.
Si no hay observaciones, obtiene autorizacin y procesa la
informacin correspondiente en el sistema implementado
para el control del Programa Operativo Anual.
Si hay observaciones hace las correcciones correspondientes
y solicita nuevamente su validacin.
Revis
Autoriz
227

reas de la UPBC
Todas las reas que
integran la UPBC
INICIO
Elabora propuesta para

el Programa Operativo
Anual.
Remite
propuesta para
el Programa Operativo
Anual.
Jefe del Departamento de Finanzas
rgano de la Cabeza de Sector

Secretara de Educacin y Bienestar
Social
Recaba la propuesta de
Programa Operativo
Anual, y revisa que los
compromisos estn
planteados de acuerdo
a los lineamientos.
Estn
planteados de
acuerdo a
lineamientos
Recibe la propuesta de
Programa Operativo
Anual y la revisa.
NO
Valida la
propuesta de
Programa
Operativo
Anual
NO
B
SI
SI
Procesa el documento final y

recaba las firmas de los
responsables de cada rea.
Enva la propuesta de POA al
Rector para su validacin.
Recibe la propuesta del

Programa Operativo
Anual y la analiza, en
caso de no haber
observaciones, la enva
a la cabeza de Sector
para su validacin y
posteriormente enviarla
a la SPF.
Valida la propuesta de
Programa Operativo
Anual.

y regresa la propuesta
al rea responsable para
su correccin.
Obtiene validacin del rgano

Cabeza de Sector, remite la
propuesta validada al Secretara
de Planeacin y Finanzas y
captura en el Sistema para el
Programa Operativo Anual.

y regresa la propuesta a
la institucin para su
correccin.
FIN
B
228
PROCEDIMIENTO:
a) Seguimiento mensual del programa operativo anual
RESPONSABLE:
230

Contenido:
I.

II.

IV.
Diagrama de flujo
231

Objetivo:
Controlar el comportamiento de los resultados reales obtenidos comparados contra
los resultados programados, a fin verificar los cumplimientos, cumplimientos
parciales o incumplimientos y obtener las justificaciones correspondientes,
detectando oportunamente necesidades de modificaciones en la programacin del
ejercicio.
Responsables de rea de los programas que integran el POA
232

El seguimiento al programa operativo anual debe realizarse con una

periodicidad mensual, como mnimo.
Para reportar el seguimiento al programa operativo anual se debe
utilizar el sistema implementado por la Secretara de Planeacin y
Finanzas, para el efecto, denominado Sistema para el Programa
Operativo Anual (SPOA).
La informacin relativa al seguimiento mensual del programa
operativo anual, debe ser enviada adicionalmente en los formatos
emitidos por el SPOA, debidamente firmados por los responsables de
cada programa y subprograma, a las Dependencias Normativas para su
revisin y evaluacin.
233

No. De
actividad
Responsables de rea
Responsables de rea
Elabor
Solicita a los responsables de cada uno de los subprogramas

del Programa Operativo Anual, los avances relativos a las
metas por el perodo determinado.
Entregan los avances relativos a las metas que integran las
actividades y proyectos a su cargo.
Recibe y revisa la informacin.
Si la informacin est completa, registra la informacin en el
Sistema para el Programa Operativo anual.
Si la informacin no est clara o completa, hace las
observaciones pertinentes y solicita al responsable de rea
que complete la informacin.
Obtiene los Formatos de Avance del POA emitidos por el
Sistema y los remite a los responsables de rea para la
firma correspondiente.
Recibe los Formatos de Avance del POA y los revisa.
Si todo est correcto, los firma y los regresa al
Departamento de Finanzas.
Si tiene observaciones, emite las mismas y regresa los
formatos al Departamento de Finanzas para su correccin.
Recibe los Formatos de Avance del POA que mand a cada
rea para su revisin y firma.
Si no hubo observaciones de parte de los responsables de
rea, enva los Reportes de Avance del POA a las
Dependencias Normativas.
Si hubo observaciones, registra las correcciones en el
Sistema y emite nuevamente los formatos al responsable de
rea para su revisin y autorizacin y posterior envo a las
Revis
Autoriz
234

Responsables de rea de la UPBC
Responsables de rea
Jefe del Departamento de Finanzas
INICIO
Solicita a los responsables de

rea, los avances de las metas
a su cargo por el perodo
determinado
Entregan la informacin de
los avances de las metas que
integran las actividades y
proyectos a su cargo.
Recibe la informacin y la
revisa.
Recibe los Formatos de

Avance y los revisa.
Est completa
la informacin?
NO
SI
Est correcta la
informacin?
NO
C
Registra la informacin en el
SPOA, emite los Formatos de
Avance y los remite a los
responsables de rea para su
revisin y firma.
SI
Recibe los Formatos de Avance

del POA firmados por los
responsables de cada rea y los
remite a las Dependencias
Normativas.
Firma los Formatos de

Avance y los regresa para su
trmite.
FIN
y regresa los formatos
para su correccin.

y regresa la
informacin para que la
complete.
235
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
236
Contenido:
I.

II.

IV.
Diagrama de flujo
237

Objetivo:
Elaborar el Presupuesto de Ingresos y Egresos Anual, que contemple las
necesidades operativas administrativas a efecto de presupuestar todas las
reas que integran la UPBC, para lograr un proyecto con expectativas reales,
que rena los requisitos establecidos en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y
Gasto Pblico del Estado de Baja California.
reas administrativas y acadmicas de la UPBC.

Rectora
238

En la propuesta del Presupuesto de Egresos Anual, deben participar

todas las reas que forman parte de la estructura orgnica de la UPBC.
La propuesta del Presupuesto de Egresos Anual correspondiente a
cada rea debe contener la firma de autorizacin por el titular de la
misma.
La propuesta del Presupuesto de Ingresos y Egresos Anual debe
hacerse en estricto apego a los lineamientos emitidos para ello por la
Secretara de Planeacin y Finanzas y las recomendaciones de la
Secretara de Educacin y Bienestar Social.
239

No. De
actividad
Rector
rgano de la Cabeza de
Sector
Rector
Elabor
Recaba de cada una de las reas normativas, las bases y

polticas que sern utilizados como parmetros para la
elaboracin del presupuesto.
Rene a las reas acadmicas, administrativas y a Rectora,
para realizar los pronsticos de recursos materiales,
humanos y financieros necesarios para el cumplimiento de
las metas propuestas en el POA, para determinar el
presupuesto de egresos por subprograma.
Recaba informacin detallada del comportamiento histrico
de cada cuenta de egresos, y con base en los
requerimientos de las reas, se estiman los gastos del
ejercicio.
Enva la informacin al Secretario Administrativo.
Revisa la informacin y procede a la elaboracin de la
propuesta del Presupuesto de Egresos y elabora las
justificaciones correspondientes.
Elabora propuesta de Presupuesto de Ingresos, en base a la
propuesta del Presupuesto de Egresos y a la informacin de
ingresos propios.
Enva a Rectora la propuesta de Presupuesto de Ingresos y
Egresos Anual.
Recibe y revisa la propuesta de Presupuesto de Ingresos y
Egresos Anual.
Si no hay observaciones, autoriza la propuesta y firma los
formatos correspondientes.
Si hay observaciones, regresa la propuesta al Secretario
Administrativo para su correccin y posterior autorizacin.
Recibe la propuesta autorizada y firmada por el Rector y la
enva a las dependencias normativas para su validacin
Recibe la propuesta de Presupuesto de Ingresos y Egresos
Anual y la revisa.
Si no hay observaciones, valida la propuesta de Presupuesto
de Ingresos y Egresos Anual.
Si hay observaciones la regresa para su correccin.
Recibe la validacin de las dependencias normativas y
somete la propuesta de Presupuesto de Ingresos y Egresos
Anual a la Junta Directiva para su aprobacin.
Una vez aprobado, se enva a la Secretara de Planeacin y
Finanzas a fin de dar cumplimiento a lo establecido en la
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico del Estado
de Baja California.
Revis
Autoriz
240

Rectora
Rector
Dependencias Normativas
y Secretaria de Planeacin y Finanzas
INICIO
Presupuesto de Ingresos y
Egresos y la revisa.
Recaba informacin acerca
del comportamiento histrico
de cada cuenta de egresos, y
hace una estimacin de las
necesidades de cada rea de
la UPBC, y la turna.
Recaba de las reas

normativas las bases y
polticas sobre las cuales ser
elaborado el proyecto de
presupuesto.
Presupuesto de Ingresos y
Egresos y la revisa.
Rene a las reas acadmicas y
administrativas para realizar los
pronsticos de recursos materiales,
humanos y financieros, necesarios
para el cumplimiento de las metas
propuestas en el POA
Autoriza la
propuesta
NO
SI
Recibe y revisa la informacin,

y elabora la propuesta del
presupuesto de ingresos y
egresos y la turna para su
autorizacin.
Autoriza la
propuesta de
Presupuesto de
Ingresos y Egresos
NO
Autoriza la propuesta y firma

los formatos
correspondientes. La turna
para el seguimiento de su
trmite.
SI
Recibe la propuesta
autorizada y la remite a las
dependencias normativas para
su validacin.
Valida la propuesta de
Presupuesto de
Ingresos y Egresos.
Obtiene validacin de las
dependencias normativas y
somete la propuesta a la Junta
Directiva para su aprobacin.
Una vez aprobado la enva a la
SPF.
C
FIN
y regresa la propuesta
para su correccin.
Hace las observaciones y

regresa la propuesta a la
institucin para su
correccin.
241
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
242

Contenido:
I.

II.

IV.
Diagrama de flujo
243

Objetivo:
Controlar el ejercicio del Presupuesto de Egresos autorizado para el ejercicio
fiscal, y monitorear el cumplimiento del Presupuesto de Ingresos a fin de
verificar que los comportamientos reales se ajusten a los proyectados,
detectando oportunamente necesidades de modificaciones.
Rectora
244

El seguimiento al presupuesto debe realizarse con una periodicidad

mensual, como mnimo.
Para reportar el seguimiento al presupuesto deben utilizarse los
formatos aprobados para ello por las Dependencias Normativas.
La informacin relativa al seguimiento mensual del presupuesto, debe
ser enviada a las Dependencias Normativas para su revisin y
correspondientes observaciones.
245

No. De
actividad
Rector
Elabor
Prepara los Reportes de Avance Presupuestal, en los

formatos autorizados por la Secretara de Planeacin y
Finanzas.
Los turna para su revisin y aprobacin al Secretario
Administrativo.
Si no hay observaciones, autoriza y remite la informacin al
Rector para su autorizacin.
Si hay observaciones, la regresa para su correccin.
Si no hay observaciones autoriza la informacin y firma los
formatos correspondientes. Regresa los formatos para el
seguimiento de su trmite.
Si hay observaciones, regresa la informacin para su
correccin y posterior autorizacin.
Recibe la informacin revisada.
Si fue autorizada, la remite a las Dependencias Normativas.
Si no fue autorizada, la regresa para su correccin.
Revis
Autoriz
246

INICIO
Rectora
Rector
revisa.
revisa.
Prepara los Reportes de

Avance Presupuestal, y
los turna para revisin
y autorizacin.
Autoriza la
informacin
Autoriza la
informacin
NO
NO
SI
A
SI
Autoriza la informacin y
firma los formatos
correspondientes. Y los turna
para el seguimiento de su
trmite.
Hace las correcciones en los

Reportes de Avance
Presupuestal y los turna para
su revisin y autorizacin.
Remite la informacin para
su autorizacin.
autorizada y los remite a las
FIN
B

y regresa la
informacin para su
correccin.
Hace las observaciones y la

regresa para su correccin.
B
247
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE:
248
Contenido:
I.
II.
IV.
Diagrama de flujo
249

Objetivo:
Liquidar las deudas contradas por la UPBC por concepto de bienes y servicios
adquiridos, en estricto apego a las normatividades establecidas por los rganos
fiscalizadores para ello.
Rectora
250

El trmite para la elaboracin del pago a proveedores debe contener la

requisicin y la orden de compra con las firmas autgrafas del Jefe del
Departamento de Recursos Materiales.
El bien o servicio objeto del pago, debe tener la validacin previa del
Jefe del Departamento de Finanzas, que avale la disponibilidad
presupuestal en la partida correspondiente.
La elaboracin del pago a proveedores debe realizarse en estricto
apego a las normatividades aplicables en esa materia, debiendo
anexarse a los trmites el soporte documental requerido para su
validacin y autorizacin.
251

No. De
actividad

Materiales
Rector
Elabor
Entrega al Jefe del Departamento de Finanzas la Requisicin

y la Orden de Compra del bien o servicio que le fue
solicitado por alguna de las reas que integran la UPBC.
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, la
Requisicin y la Orden de Compra correspondiente al bien o
servicio solicitado.
Analiza la solicitud y su congruencia con los programas de la
UPBC. Revisa la disponibilidad presupuestal y financiera.
Aprueba la erogacin?
Si no hay observaciones y hay disponibilidad presupuestal y
financiera, aprueba la erogacin y elabora una autorizacin
de recursos la firma y la turna para firma del Secretario
Administrativo.
Si hay observaciones o hay insuficiencia presupuestal o
financiera, regresa el trmite al Departamento de Recursos
Materiales y anexa la justificacin de la negativa.
Recibe el trmite de pago a proveedores, conteniendo el
debido soporte documental, lo firma y lo turna para una
tercera firma de autorizacin del Rector.
Recibe el trmite de pago a proveedores, lo firma para su
autorizacin y lo regresa al Departamento de Finanzas.
Recibe el cheque de pago firmado con el trmite anexo y lo
custodia hasta su entrega al proveedor.
Entrega el cheque al proveedor el da sealado para ello,
registra la erogacin presupuestalmente en los controles
presupuestales y turna el trmite al Analista Especializado,
para su registro en el sistema contable.
Recibe el trmite de pago a proveedor, con su debido
soporte documental.
Procesa la informacin en el sistema contable.
Archiva la documentacin en el archivo de contabilidad.
Revis
Autoriz
252

Departamento de
Recursos Materiales
Jefe del Depto. de
Recursos Materiales
Departamento de
Finanzas
Secretara
Administrativa
Rectora
Rector
INICIO
Entrega la
Requisicin y la
Orden de Compra
del bien o servicio
solicitado.
Recibe el trmite
rechazado con la
justificacin de la
negativa.
Recibe la
Requisicin y la
Orden de Compra
del bien o servicio
solicitado.
Analiza su
congruencia con
los programas y NO
revisa la
disponibilidad.
Aprueba la
erogacin?
SI
Aprueba la erogacin y
elabora la autorizacin de
recursos. La firma y la
turna para firma del
Secretario Administrativo.
Recibe el trmite
lo firma de
autorizado y lo
turna para una
tercera firma de
autorizacin.
Recibe el trmite lo
firma para su
autorizacin y lo
regresa para el
seguimiento del
trmite.
Recibe el cheque
firmado con el
trmite anexo y lo
custodia hasta su
entrega al
proveedor.
Entrega el cheque al
proveedor, registra la
erogacin
presupuestalmente y turna
el trmite para su registro
contable.
B
Recibe el trmite de
pago a proveedor y
lo registra en el
sistema contable.
Archiva la
documentacin
Regresa el trmite y
anexa justificacin
de la negativa.
FIN
253
PROCEDIMIENTO:
Procedimiento para la elaboracin del pago de nmina
a) personal administrativo y acadmico de tiempo completo
RESPONSABLE:
257

Contenido:
I.

II.

IV.
Diagrama de flujo
258

Objetivo:
Cumplir con la obligacin laboral de pago de sueldos contrada por la UPBC con sus
empleados, en forma correcta y oportuna.
259

Al personal administrativo y acadmico de tiempo completo de la UPBC

se le depositar en sus cuentas catorcenalmente el importe por concepto
de sueldos.
El Proyecto de nmina que ser utilizado para la dispersin de los
depsitos correspondientes a cada cuenta lo entregar el Departamento
de Recursos Humanos por lo menos con un da de anticipacin a la fecha
de vencimiento del pago de la nmina, a fin de que el Departamento de
Finanzas cuente con la informacin necesaria para llevar a cabo
oportunamente el proceso.
260

a)personal administrativo y acadmico de tiempo completo
No. De
actividad
4
5
6

Elabor
Recibe la Nmina prevalidada va oficio del Departamento

de Recursos Humanos.
Prepara la dispersin electrnica de la Nmina del personal
Administrativo y el personal Acadmico de Tiempo Completo
y turna el trmite para su autorizacin.
Autoriza la dispersin de la nmina y la firma.
Regresa la informacin para el seguimiento del trmite.
Realiza electrnicamente la dispersin.
Entrega la informacin al Analista Especializado.
Recibe la informacin y la procesa en el sistema de
contabilidad.
Regresa la informacin al Jefe del Departamento de
Finanzas.
Recibe la informacin y entrega la Nmina ya pagada al
Departamento de Recursos Humanos.
Revis
Autoriz
261

a)personal administrativo y acadmico de tiempo completo
Departamento de
Finanzas
INICIO
Recibe la Nmina va
oficio del
Departamento de
Recursos Humanos.
Prepara el trmite para

su dispersin y lo turna
y la procesa en el
sistema contable. La
regresa al Jefe del
Departamento de
Finanzas.
Autoriza la dispersin
de la nmina y la
regresa para el
seguimiento de su
trmite.
Realiza
electrnicamente la
dispersin de la
nmina y la entrega al
Analista Especializado.
y entrega la Nmina
ya pagada al
Departamento de
Recursos Humanos
para el seguimiento de
FIN
262
PROCEDIMIENTO:
b) personal acadmico por asignatura
RESPONSABLE:
263

Contenido:
I.

II.

IV.
Diagrama de flujo
264

Objetivo:
Cumplir con la obligacin laboral de pago de sueldos contrada por la UPBC con sus
empleados, en forma correcta y oportuna.
Rectora
265

Al personal acadmico por asignatura de la UPBC se le entregar cheque

catorcenalmente por el importe por concepto de sueldos.
El Proyecto de nmina que ser utilizado para la dispersin de los
depsitos correspondientes a cada cuenta lo entregar el Departamento
de Recursos Humanos por lo menos con un da de anticipacin a la fecha
de vencimiento del pago de la nmina, a fin de que el Departamento de
Finanzas cuente con la informacin necesaria para llevar a cabo
oportunamente el proceso.
266

b)personal acadmico por asignatura
No. De
actividad
Rector
5
6
7

Elabor
Recibe la Nmina prevalidada va oficio del Departamento

de Recursos Humanos.
Elabora los cheques de nmina del personal acadmico por
asignatura y turna el trmite para su autorizacin.
Autoriza los cheques de nmina, los firma y los turna para
una segunda firma de autorizacin del Rector.
Recibe los cheques de nmina y los firma.
Recibe los cheques de nmina autorizados firmados.
Entrega la informacin al Analista Especializado.
Recibe la informacin y la procesa en el sistema de
contabilidad.
Regresa la informacin al Jefe del Departamento de
Finanzas.
Recibe la informacin y entrega los cheques de nmina y la
nmina al Departamento de Recursos Humanos para su
pago.
Revis
Autoriz
267

b)personal acadmico por asignatura
Departamento de
Finanzas
Rectora
Rector
INICIO
Recibe la Nmina va
oficio del
Departamento de
Recursos Humanos.
Elabora los cheques de

nmina y los turna
y la procesa en el
sistema contable. La
regresa al Jefe del
Departamento de
Finanzas.
Recibe los cheques de

nmina, los firma y los
turna para una segunda
firma de autorizacin.

nmina, los firma y
regresa el trmite para
su seguimiento.

nmina firmados y
entrega la informacin
al Analista
Especializado.
y entrega los cheques
de nmina y la Nmina
al Departamento de
Recursos Humanos
para su pago a los
empleados.
FIN
268
PROCEDIMIENTO:
Procedimiento para la elaboracin del pago de obligaciones fiscales
RESPONSABLE:
269
Contenido:
I.

II.

IV.
Diagrama de flujo
270

Objetivo:
Cumplir con las obligaciones fiscales a cargo de la UPBC, en tiempo y forma
evitando posibles sanciones derivadas de su incumplimiento.
Rectora
271

En el sistema de contabilidad deben provisionarse oportunamente las

obligaciones fiscales correspondientes a cada perodo.
El pago de cada obligacin fiscal debe hacerse mediante cheque y/o
electrnicamente o en los formatos oficiales autorizados, segn
corresponda.
272

No. De
actividad
3
4

Rector
Elabor
Revisa calendario de vencimiento de pago de obligaciones

fiscales (IMSS, RETIRO, INFONAVIT, ISPT e ISRTP).
Obtiene del sistema de contabilidad los reportes auxiliares
correspondientes a las provisiones de las obligaciones
fiscales.
Determina el monto y la clase de obligacin fiscal a cumplir.
Prepara el formato de pago con cheque anexo o solicitud de
pago electrnico segn sea el caso, y lo turna para la
autorizacin correspondiente.
Recibe el formato para pago de obligaciones fiscales con el
cheque anexo o la solicitud de pago electrnico,
En caso de los formatos para pago de obligaciones fiscales,
lo autoriza y lo firma, turnndolo para una segunda
autorizacin.
En el caso de solicitud de pago electrnico, lo autoriza y
regresa el trmite.
Recibe el formato para pago de obligaciones fiscales, con el
cheque anexo y los firma para su autorizacin.
Recibe la solicitud de pago electrnico o el formato para
pago de obligaciones fiscales con el cheque autorizados y
procede al pago.
Revis
Autoriz
273

Rectora
Rector
INICIO
Revisa calendario de
vencimiento de pago
de obligaciones
fiscales.
Obtiene del sistema de

contabilidad los
reportes auxiliares
correspondientes a las
provisiones de las
obligaciones fiscales.
Prepara el formato de
pago y el cheque o la
solicitud para pago
electrnico de
obligaciones fiscales y
lo turna para su
autorizacin.
Recibe el formato para

pago de obligaciones
fiscales y el cheque o
la solicitud para pago
electrnico.
Autoriza el pago
electrnico de las
obligaciones fiscales y
regresa el trmite para su
seguimiento, en el caso
de formato para pago y
cheque los turna para una
segunda autorizacin.
Recibe el formato para

pago de obligaciones
fiscales y el cheque, los
autoriza, los firma y los
regresa para el
seguimiento del
trmite.
del pago electrnico o
el formato de pago de
obligaciones y el
cheque autorizados y
procede al pago.
FIN
274
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
ARTICULO PRIMERO.- El presente Manual de Procedimientos de la Universidad
Politcnica de Baja California, entrar en vigor al da siguiente de su aprobacin por el
rgano de Gobierno de esta Entidad Paraestatal.
ARTICULO SEGUNDO.- El presente Manual de Procedimientos deber actualizarse por
lo menos una vez cada ao, y sta deber validarse con la aprobacin del rgano de
Gobierno.
Dado en la Sala de Juntas de esta Entidad Paraestatal, a los veintin das del mes de
marzo del ao dos mil siete.
Atentamente
Ing. Moiss Rivas Lpez

Rector
275

Manual de Procedimientos UPBC

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Manual de Procedimientos UPBC

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IDENTIFICACIN

Universidad Politcnica de Baja California

Unidad responsable de su elaboracin: Secretara Administrativa

Mexicali, Baja California; Marzo de 2007.

Procedimientos de la Secretara Acadmica

Procedimiento para la aplicacin del examen de ingreso

Procedimiento para inscripcin de alumnos..

Procedimiento para la asignacin de nmero de control a alumnos...

Procedimiento para reinscripcin de alumnos..

Procedimiento para la celebracin de Convenios de Pago.

Procedimiento para la expedicin de Constancias de Estudio..

II. Procedimientos de la Unidad de Soporte Tcnico

Procedimiento para el mantenimiento correctivo del equipo de

Procedimientos de la Secretara Administrativa

Procedimiento para la elaboracin de nminas catorcenales del

II. Procedimientos del Departamento de Recursos Materiales

Procedimiento para la contratacin de servicios profesionales

Procedimiento para el registro de inventarios y resguardo de bienes

III. Procedimientos del Departamento de Finanzas

b) registro de plizas de egresos

Procedimiento para la elaboracin de la conciliacin bancaria

Disposiciones Complementarias............. 272

El presente manual de procedimientos de la Universidad Politcnica de Baja

Unidad de Gestin Escolar

Unidad de Soporte Tcnico

Departamento de Recursos Humanos

Procedimiento para la elaboracin de nminas catorcenales del

Departamento de Recursos Materiales

Procedimiento para la Adquisicin de bienes y servicios

UNIVERSIDAD POLITCNICA DE BAJA CALIFORNIA

Procedimiento para la entrega de fichas para examen de ingreso

I. Objetivo y Partes que intervienen

II. Polticas de operacin

III. Descripcin del Procedimiento

IV. Diagrama de flujo

I. Objetivo y partes que intervienen

Partes que intervienen:

II. Polticas de Operacin

La informacin relativa a los perodos habilitados para la entrega de

III. Descriptivo del Procedimiento

Unidad de Gestin Escolar

Unidad de Gestin Escolar

Unidad de Gestin Escolar

Unidad de Gestin Escolar

Unidad de Gestin Escolar

Unidad de Gestin Escolar

Unidad de Gestin Escolar

Solicita la informacin relativa a la entrega de fichas para

IV. Diagrama de Flujo

Unidad de Gestin Escolar

Entrega formato con la

Recibe formato con la

Recibe los documentos y

Efecta el pago por derecho a

Desprende la parte inferior

Engrapa los originales de los

UNIVERSIDAD POLITCNICA DE BAJA CALIFORNIA

Procedimiento para la aplicacin del examen de ingreso

Objetivo y Partes que intervienen

III. Descripcin del Procedimiento

I. Objetivo y partes que intervienen

Partes que intervienen:

II. Polticas de Operacin

La informacin relativa al lugar, fecha y hora de presentacin del