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Que es presupuesto

Un presupuesto es una previsin, proyeccin o estimacin de gastos. Como tal, es


un plan de accin cuyo objetivo es cumplir una meta prefijada. Los presupuestos
son parte de la administracin de las finanzas de familias, profesionales,
empresas, organizaciones o pases.
Una persona puede hacer un presupuesto donde calcule la cantidad de dinero que
emplear durante el siguiente mes para gastos personales, como alimentacin,
vivienda, transporte, servicios, compras y ocio, con el fin de no extralimitarse.
Las empresas, por su lado, realizan con cierta periodicidad un presupuesto
financiero donde incluyen ingresos, egresos, flujo neto, caja inicial, caja final, caja
mnima, todo ello con el objetivo de evaluar su estado econmico.
Cuando solicitamos el trabajo de una persona, solemos pedir, por adelantado, un
presupuesto de la obra donde se detallen los costos que acarrear, como
materiales, tiempo y mano de obra, con la finalidad de evaluar sus costes y
ventajas en relacin con otros presupuestos.
El Estado, por su parte, debe presentar a sus ciudadanos, anualmente y de la
manera ms trasparente posible, el presupuesto asignado para el gasto pblico
del siguiente ejercicio fiscal.
Independientemente de la finalidad del presupuesto, ya sea para recortar o
controlar gastos, evaluar el estado econmico de una empresa o conocer cmo
son administrados los recursos econmicos de una nacin, su importancia radica
en que nos permite establecer proyecciones, programas y planes de accin para
manejar nuestro dinero de la manera ms eficiente posible.
Objetivos de presupuesto
Los objetivos del presupuesto son:
- Consideracin del futuro, para que los planes trazados permitan la obtencin de
la utilidad mxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.
- Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
- La coordinacin de todas las actividades, para obtener ese fin.
- Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y
determinar la direccin que se lleva en relacin con los objetivos establecidos.
- De Previsin, de planeacin, organizacin, Coordinacin o integracin, Direccin
y control, es decir comprenden o estn en todas las etapas del proceso
administrativo, y no como todos los autores sobre la materia, que slo los
enmarcan en la planeacin y en el control, pocos agregan la Direccin. Por lo que,
como a continuacin se cita un concepto general cada etapa del proceso
Administrativo, para enseguida indicar el u objetivos del presupuesto en esa etapa:

a) De Previsin
Consiste en la determinacin de lo que se desea lograr por medio de un
organismo social, la investigacin y valoracin de cules sern las condiciones
futuras en que dicho organismo habr de encontrarse, hasta determinar los
diversos cursos de accin posible
Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.
Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la
elaboracin y ejecucin del Presupuesto
b) De Planeacin
Consiste en la determinacin del curso concreto de accin que se habr de seguir
fijando los principios que lo habrn de presidir y orientar. Camino a seguir con
unificacin y sistematizacin de actividades por medio de las cuales se establecen
objetivos de la Empresa necesarios para alcanzarlos.
Objetivo del Presupuesto: Planificacin unificada y sistematizada de las posibles
acciones, en concordancia con objetivos
c) De organizacin.
Se refiere a la estructuracin tcnica, de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una
entidad, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
sealados.
La elaboracin de los presupuestos particulares para cada departamento,
permiten apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, de esta
manera lograr el completo engranaje de sus funciones totales, por la
interdependencia departamental que debe existir.
Objetivo del presupuesto: Adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad,
utilizando en este caso El Presupuesto como elemento para modificar la
estructura de la entidad en caso necesario.
d) De coordinacin o integracin.
Consiste en dotar a la institucin de todos los procedimientos y medios necesarios
de Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades da la entidad, con el
fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que
integran su organizacin.
Objetivos del Presupuesto: Compaginacin estrecha y coordinada de todas y cada
una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. La
influencia coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda valiosa para
lograr este equilibrio.
e) De direccin.
Consiste en la funcin ejecutiva para guiar, conducir vigilar inspeccionar y
coordinar las acciones de cada miembro subordinado de la empresa, de acuerdo a
lo planeado. Es una gua para la toma de decisiones programadas por los niveles
ejecutivos.

Objetivos del Presupuesto: Ayuda enorme en las polticas a seguir, tomas de


decisiones y visin de conjunto, as como auxilio correcto y con buenas bases
para conducir y guiar a los subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que
por una parte permite delegar las decisiones programadas.
f) De Control.
Es la accin por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se estn
cumpliendo.
Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados
actuales y pasados en relacin con los esperados, por medio de acciones
controladoras que permitan establecer las desviaciones o variaciones ocurridas.
Objetivo del Presupuesto: Comparacin a tiempo entre lo presupuestado y los
resultados obtenidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para
hacer las correcciones, mejoras y formulaciones de nuevos planes para alcanzar
un eficiente manejo empresarial.
Pasos para elaborar un presupuesto
1. Contar con un plan estratgico y metas organizacionales definidas
Antes de iniciar con la elaboracin de un presupuesto es importante que te
detengas a realizar algunas acciones que pueden hacer toda la diferencia para
lograr implementar esta prctica de manera exitosa:
a) Establece las metas financieras de tu empresa: Fijas metas especficas,
medibles y realistas aportar a tu presupuesto un objetivo real e importante y
servir como motivacin para llevarlo a cabo. Por ejemplo, una meta podra ser
aumentar la utilidad neta en un 5% al cierre del ao fiscal.
b) Analiza las tendencias en tus ingresos y gastos de aos anteriores: Para
tener proyecciones ms acertadas es fundamental que stas estn basadas en
informacin real con la que cuentes en tu empresa, es til que observes cunto ha
sido el gasto promedio en cada categora y de igual manera lo hagas con las
ventas.
c) Determina montos lmites para cada categora de gastos: Estima el
porcentaje de tus ingresos que idealmente quieres gastar en cada categora antes
de elaborar el presupuesto, este ejercicio te servir mucho para priorizar y tener
una visin ms completa del destino de tus ingresos y lo que puede aportar para la
consecucin de tus objetivos empresariales.

2. Pronosticar ventas o ingresos


El primer dato con el que debes contar es el monto de las ventas estimadas, para
determinar este nmero es fundamental que tomes en cuenta algunos factores
que influyen en el mismo como son:

a) Demanda estimada del producto o servicio.


b) Mercado meta.
c) Competencia directa e indirecta.
d) Precio promedio de mercado del producto y/o servicio.
e) Capacidad de produccin.
Puedes estimar 3 escenarios principales: ventas bajas, ventas moderadas y
ventas altas. La meta del pronstico de ventas es realizar la estimacin lo mejor
posible tomando como base la informacin que se tiene actualmente, de esta
manera estars asegurando que tu proyeccin est lo ms ajustada posible a la
realidad, esto es de gran importancia ya que sobre este dato es que se toman
decisiones en distintas reas desde la produccin, compra de materia prima hasta
contrataciones de personal.
Existen diversos mtodos para realizar un pronstico de ventas, entre otros estn
los siguientes:
a) Datos histricos: Consiste en tomar en cuenta las ventas de aos anteriores y
analizar la tendencia, por ejemplo si en aos pasados se ha tenido un incremento
de un 10% en las ventas se pronosticara que stas sigan aumentando a ese
mismo ritmo.
b) Tendencias del mercado: En este mtodo lo que se toma en cuenta es algn
indicador o estadstica del sector o mercado como podra ser el ndice de Precios
al consumidor.
c) Ventas potenciales del mercado: Para llevar a cabo un pronstico en base a
este criterio se deber de considerar el total de las ventas que se estima que se
puedan generar en el mercado en que compites, de esa manera en base a tu
capacidad de produccin y distribucin se determinar qu porcentaje de ese total
podras alcanzar.
d) Juicios personales: Bajo esta modalidad, lo que se realiza es un sondeo con
personas especializadas, tambin puede darse en base a tu propia experiencia en
el negocio, preguntando a tus empleados directamente relacionados a las ventas,
etc., de esta manera se puede lograr estimar la tendencia de ventas.

3. Presupuestar gastos (costos fijos y variables)


Para toda empresa es importante contar con herramientas que le permitan tener el
control y seguimiento sobre las inversiones realizadas y las salidas de dinero, es
por eso que el presupuesto de gastos toma importancia. De esta manera podrs

detallar cada uno de los gastos y disponer de tus recursos de la manera ms


eficiente, para estimarlo es esencial que consideres los siguientes puntos:
a) Gastos generales de la compaa, divididos por fijos (agua, luz, nmina etc) y
variables (costos de venta, gastos administrativos). De preferencia es conveniente
identificarlos por departamento para tener una visin completa de qu se gasta en
cada una de las reas.
b) Proyectos planeados en los que se tiene contemplado realizar inversiones, no
importando que sean de tamao pequeo o grandes e importantes planes.
c) Imprevistos: Es crucial para una compaa contar con un monto determinado
para algn gasto no considerado que pueda surgir durante la operacin, esto
puede ser la diferencia entre la solvencia de un negocio o un gran problema de
liquidez.
Este presupuesto por lo general se debe realizar de manera anual, aunque es
posible que sea semestral o trimestral dependiendo de las necesidades de la
empresa, la industria en que se desenvuelva, etc., sin embargo, es fundamental
que est detallado de manera mensual para poder monitorear y controlar los
gastos de manera ms eficiente, esto con el fin de priorizar y evaluar los efectos
que generan a la empresa.

4. Pronosticar el flujo de efectivo


El flujo de efectivo proyectado es una herramienta bsica para la gestin
financiera, con ella se planifica el uso ms eficiente del efectivo con que cuenta tu
empresa buscando mantener saldos cercanos a las necesidades de dinero que
requiere la empresa para su correcta operacin. Esta planeacin ayuda a evitar
que se ponga en peligro el cumplimiento de las obligaciones de la organizacin
hacia sus proveedores, acreedores y personal o que por el contrario, exista
efectivo ocioso que no est generando ganancia alguna.
Cuando es positivo indica que la empresa tiene financiamiento suficiente para la
operacin, en caso contrario requerira contar con financiamiento adicional que
podra venir de los accionistas o de algn crdito bancario.
A este reporte tambin se le conoce como presupuesto de efectivo y se puede
realizar mediante dos mtodos:
a) Mtodo indirecto: Bajo este criterio, se divide el flujo en 3 categoras que son,
flujo operativo, flujo de inversin y flujo de financiamiento. Para poder realizarlo
con este mtodo es necesario contar con el balance general y estado de
resultados de los ltimos dos aos.

b) Mtodo directo: En este caso se identifica el efectivo recibido y los pagos en


efectivo realizados a travs de la operacin de la empresa. El efectivo recibido
menos el efectivo que sali te da como resultado el efectivo neto procedente de la
operacin, ste equivale a la utilidad neta con contabilidad de caja.

5. Estructurar el presupuesto de todas las reas de la organizacin


Como parte del proceso de la implementacin de presupuestos en la empresa, es
esencial que cada una de las reas operativas cuente con su presupuesto
individual para que sea ms sencillo el control y seguimiento, lo que a su vez va a
colaborar al cumplimiento del presupuesto organizacional.
Al implementar los presupuestos por cada rea de operacin se tienen ventajas
como las siguientes:
a) Motivacin y reto para los empleados al tener que cumplir con metas
especficas y alcanzar los objetivos del presupuesto para aportar valor y colaborar
en la obtencin de la meta global de la empresa.
b) Brinda la responsabilidad a cada persona asignada en cuanto al manejo
ms eficiente de los recursos.
c) Ayuda a la toma de decisiones autnomas de cada encargado de rea.
d) Evita que los objetivos operacionales sean manipulados por los encargados.
e) Consolida la estructura organizacional delimitando autoridad y
responsabilidad.
f) Fomenta la planeacin y anticipacin a las situaciones que puedan
presentarse.
g) Arroja importantes indicadores como: eficiencia en ventas, productividad,
eficiencia por departamento, uso de los recursos, cumplimiento de metas, gastos
innecesarios, etc.

6. Programar revisiones peridicas de seguimiento


El primer paso para realizar un proceso de revisin del presupuesto es examinar el
actual y comparar los montos estimados con el gasto y/o ingreso real que se tuvo.
Si existen partidas que constantemente resultan fuera de presupuesto para
perjuicio de la empresa debern ser evaluadas de nuevo y revisadas de manera
individual.
Cabe mencionar que las revisiones de presupuesto no son una actividad puntual o
nica en un periodo de tiempo, para que tu negocio est bien gestionado deben de

realizarse continuamente las revisiones en un ciclo de mejora contina buscando


siempre la mayor rentabilidad sin disminuir la calidad de los productos o servicios
ofrecidos por la empresa.

7. Tomar acciones respecto a las variaciones de resultados vs presupuesto


Conforme se realizan las revisiones del presupuesto se hace frente a la situacin y
desempeo real de la empresa de acuerdo a los recursos asignados en el mismo,
cuando se detecta alguna desviacin es importante que se lleven a cabo las
acciones pertinentes para corregirlo e identificar las reas de la empresa que no
estn siendo eficientes en el manejo de los recursos asignados, determinar
prioridades y realizar los ajustes que sean necesarios para que se cumplan en
tiempo y forma.
Es crtico que durante este proceso analices con detalle si las desviaciones
presentadas se deben a un mal manejo por parte del personal encargado, a un
evento extraordinario que se present durante el periodo o incluso si es vlido que
se evalen de nuevo las polticas de gastos o las estimaciones de ventas para
corroborar que se est presupuestando de la manera correcta en base a objetivos
especficos, realistas, medibles y alcanzables en el periodo de tiempo
determinado.
La planeacin financiera a travs de un presupuesto dar a la organizacin un
funcionamiento ms ordenado al aprovechar las oportunidades y recursos
financieros, prever las necesidades de dinero con anterioridad y priorizar su
aplicacin buscando la mayor rentabilidad. Al contar con el ERP SAP Business
One como tu aliado tendrs una gran herramienta para generar la informacin ms
confiable que te ayudar a realizar tus presupuestos de manera eficiente y as
lograr una empresa rentable y productiva que funcione como una maquinaria
perfectamente coordinada.