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Organigrama PDF
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Concepto
Inicialmente se analizarn las definiciones de los tratadistas mas prestigiados, as
como de los ms recientes, a fin de concluir con la definicin ms propia de los
autores.
Franklin Benjamin. Un organigrama es la representacin grfica de la estructura
orgnica de una institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en las
que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.
Gmez Ceja, Guillermo. Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la
organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, y las
principales funciones que desarrollan.
Kast, Freemont y James E. Rosenzweig. Una manera caracterstica de describir la
estructura es por medio del organigrama impreso, en el que se especifican las redes de
autoridad y comunicacin formales de la organizacin. A menudo, el organigrama es
un modelo simplificado de la estructura. No es una representacin exacta de la
realidad y por lo tanto tiene limitaciones. Muestra slo algunas relaciones aun en el
nivel de la organizacin formal, y ninguna en la organizacin informal.
Koontz, Harold. Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede
representar en forma grfica puesto que un diagrama simplemente seala las
relaciones entre los departamentos a lo largo de las lneas principales de autoridad.
Munch Galindo y Garca Martnez. Los organigramas son representaciones grficas de
la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las
funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de
ella.
Reyes Ponce, Agustn. Los sistemas de organizacin se representan en forma intuitiva
y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos tambin como Cartas o
Grficas de Organizacin.
Objeto de los organigramas
El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran grficamente las
funciones departamentos o posiciones de la organizacin y cmo estn relacionados,
mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades
individuales suelen aparecer dentro de casillas que estn conectadas unas a otras
mediante lneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de
comunicacin
Utilidad de los organigramas
Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin, puesto que nos
proporcionan una imagen formal de la organizacin, facilitando el conocimiento de la
misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales
razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:
La divisin de funciones.
Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada
departamento o seccin de la misma.
Requisitos de un organigrama
Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda que no
contenga un nmero excesivo de cuadros y de puestos, ya que esto, en vez de ayudar
a la estructura administrativa de la empresa, puede producir mayores confusiones. Por
ellos, los cuadros deben quedar separados entre s por espacios separados.
Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o
empleados. Los ms frecuente es hacerlos arrancar del Director, o Gerente General y
terminarlos con los jefes o supervisores del ltimo nivel.
Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se
desea que estos ltimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una
letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo
ocupe.
Los organigramas pueden presentar un nmero muy grande de elementos de
organizacin. De ordinario sirven exclusivamente para lo anteriormente dicho
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Limitaciones de los organigramas
Los organigramas estn sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar, un
organigrama slo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las mltiples
relaciones importantes informales que se encuentran en una empresa tpicamente
organizada, pero no todas. Muestra tambin las relaciones importantes de lnea o
formales. No muestra cuanta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.
Otra dificultad con los organigramas es que quiz las personas confundan las
relaciones de autoridad con la posicin en la empresa. El funcionario staff que depende
del presidente de la organizacin puede mostrarse en la parte superior del
organigrama, mientras que un funcionario de lnea regional quiz aparezca uno o dos
niveles por debajo. Aunque una buena elaboracin del organigrama intenta hacer que
los niveles en la grfica estn de acuerdo con los niveles de importancia en la
empresa, no siempre puede hacerse as. Este problema se puede manejar exponiendo
Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que se
propongan en la reorganizacin, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular
el plan ideal.
Desventajas
Algunos funcionarios de empresas justifican el no usar organigramas dentro de su
organizacin debido a que el organigrama tiende a exacerbar en las personas el
sentimiento de ser superiores o inferiores, a destruir el espritu de trabajo en equipo y
a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensacin demasiado
grande de "propiedad". Pero como ya se menciono anteriormente, esto no es ms que
un pretexto.
Puesto que el organigrama muestra las lneas de autoridad para la toma de decisiones,
en ocasiones el simple hacho de presentar la organizacin en una grfica puede
mostrar las incongruencias y complejidades, lo cual facilita su correccin. Adems de
mostrar a los administradores y al personal de nuevo ingreso cmo encajan dentro de
toda la estructura.
Sin embargo, los organigramas presentan importantes limitaciones
Slo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un cmulo de relaciones
informales e informales significativas.
Se sealan las principales relaciones de lnea o formales ms no indica cunta
autoridad existe en cualquier punto de la estructura.
Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o
solan ser, y no cmo son en realidad. Los administradores olvidan que las
organizaciones son dinmicas y que las grficas deben redisearse.
Fecha de formulacin.
Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del rgano en que radique la
autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel.
Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano y las plazas que
comprenden cada puesto.
Debe precisarse con que otros rganos y qu tipo de relaciones tiene cada uno de
los rganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
Planeacin de la organizacin
Cuestionarios escritos.
Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las
oficinas y talleres donde se labora)
NOTA: Lo ideal es usar una combinacin de los cuatro.
Registro de datos
Los datos recogidos debern quedar registrados de tal manera que permitan su
anlisis, y su tabulacin en su caso.
Anlisis de datos
La informacin recogida debe ser sometida a un procedimiento de anlisis e
interpretacin. Analizada, interpretada y confirmada toda la informacin, se est en
condiciones de proceder a la elaboracin del organigrama.
Clasificacin
Los organigramas se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a
diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su mbito, por su contenido y por
su presentacin.
Por su naturaleza
Micro administrativos
Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global
o a alguna de las unidades que la conforman.
Macro administrativos
Involucran a ms de una organizacin.
Meso administrativos
Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un
mismo sector.
Por su mbito
Generales
Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel
jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo tanto, presentan toda
la organizacin y sus interrelaciones; se llaman tambin carta maestra.
Especficos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la
organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de un departamento o seccin
de una empresa.
Por su contenido
Integrales
Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin
as como sus relaciones de jerarqua o dependencia.
Funcionales
Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus
interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el
siguiente grfico:
Por su presentacin
Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte
superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los
de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los
manuales de organizacin.
Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo
izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras
que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen horizontalmente.
Mixtos
La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar
las posibilidades de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de
organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.
De Bloque
Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en espacios ms
reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los ltimos
niveles jerrquicos seleccionados para el grfico.
Circulares
Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad mxima en la
empresa, a cuyo derredor se trazan crculos concntricos, cada uno de los cuales
constituye un nivel de organizacin. En cada uno de esos crculos se coloca a los jefes
inmediatos, y se les liga con lneas, que representan los canales de autoridad y
responsabilidad.
Ventajas:
Sealan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerrquicos. Eliminan,
o disminuyen al menos, la idea del status ms alto o ms bajo. Permiten colocar mayor
nmero de puestos en el mismo nivel.
Desventajas:
Resultan confusos y difciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles
donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.
en
el
grfico
debe
apegarse
las
siguientes
En la administracin paraestatal:
Primer nivel Asamblea general
interconectan
las
figuras
Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque
se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, adems de crear la impresin
de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a l por una
sola lnea.
Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el organigrama. La
importancia o jerarqua de un rgano no se amplifica marcando ms las lneas.
Relacin de asesora
Es aquella que existe entre unidades que brindan informacin tcnica o conocimientos
especializados a unidades de lnea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo
cuentan con una autoridad tcnica derivada de su preparacin y/o experiencia, lo cual
les permite proponer a las unidades de lnea las medidas o criterios para resolver un
asunto, pero no para transmitrselas como rdenes. En todo caso pueden elaborar una
propuesta a un rgano superior, para que ste, a su vez, la gire con carcter de orden
o mandato. Existen dos tipos de esta clase de relacin:
Capacitacin de informacin
Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las
funciones que se estudian, con los lderes tcnicos de las reas, con el personal
operativo, as como con los usuarios de los servicios y/o reas que interactan con
el rea de cambio. Tambin se puede acudir a los archivos y centros de
documentacin, en donde , a travs de la investigacin documental se puede