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Excel 2013
Dr. Ral Morales Salcedo

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Subtotales
TI1012, Tecnologas de las informacin para los negocios
Dr. Raul Morales Salcedo

Subtotales

Un subtotal es la sumatoria parcial de un conjunto de celdas con una

relacin, es decir, se puede obtener un subtotal de ventas por
departamento en una tienda y despus sumarizar las ventas totales.

Antes de utilizar esta opcin, la informacin que se desea sumarizar

debe estar ordenada de acuerdo con el campo por el cual se desean
hacer los subtotales.

Utilice la opcin de Subtotal del men Data/Datos, adems del archivo

llamado
Ej4-MissUniverso
disponible
en:
http://ubiquitous.csf.itesm.mx/~raulms/content/TI1012/

Subtotales

Utilizando el archivo de Excel recin descargado, se desea saber

cul es el promedio del nmero de idiomas que hablan las
candidatas a Miss Universo tomando en cuenta la edad, es decir, se
desea saber el promedio de idiomas de las chicas de 20, de las
chicas de 21, etc.

Primero se debe ordenar los datos por edad.

En el men de Data/Datos entrar a Subtotal

Subtotales

At each change in / Con cada cambio en, se refiere al nombre del

campo por el cual se har el subtotal y equivale al campo por el cual
est ordenada la informacin, en este caso es Edad.

Use function / Funcin usada, en este caso puede ser suma, contar,
promedio, mximo, mnimo, producto, contar nmero y otras. Se
selecciona la funcin Average/Promedio

Y por ltimo la columna en la que se colocar el subtotal, Add

Subtotal
to
/
Agregar
subtotal
a:
En este caso se seleccion la columna de cantidad de idiomas.

Subtotales

Del lado izquierdo de la hoja aparecen los niveles en los que

estn divididos los subtotales (1,2,3)

Subtotales

Estos nmeros indican el nivel que se muestra y desde ese nmero

se pueden cerrar los subtotales (-), es decir, que slo aparezca la
funcin utilizada, ya sea el promedio, la suma, etc. y abrirlos (+)
para que aparezca el detalle de ese promedio, suma, etc.

Subtotales

Para eliminar los subtotales simplemente seleccione el rea, acceda

al mismo men Data/Datos y en el cuadro de dilogo de la opcin
subtotales Subtotal seleccione la opcin de Remove all / Eliminar
todo y desaparecern los subtotales.

Haciendo tablas dinmicas con Las

Miss Universo

Tablas Dinmicas

Recordemos que cuando una organizacin realiza sus

operaciones, se genera una gran cantidad de informacin la
cual queda registrada en una Base de Datos, donde por medio
de la utilizacin de una hoja de clculo por ejemplo, podemos
analizar su historia.

Existen muchos negocios con un alto volumen de operaciones

que producen transacciones que se reflejan en una gran
cantidad de informacin. Dicha informacin puede llegar a ser
un valioso activo si se canaliza para obtener conocimiento que
sirva de apoyo en el anlisis que los administradores deben
realizar antes de tomar decisiones y definir estrategias.

Pivot Table / Tabla Dinmica

Recordemos que una Pivot Table o Tabla Dinmica permite

presentar de una manera resumida cierta informacin. Crear
una tabla dinmica permite manipular en forma rpida
grandes cantidades de datos.

Se pueden apreciar relaciones, realizar comparaciones,

detectar patrones y analizar tendencias con los datos que
fueron registrados en la operacin del negocio.

Una caracterstica importante al utilizar tablas dinmicas es el

hecho de que su actualizacin se realiza en cada momento en
que se modifiquen los datos originales a partir de los cuales
se cre la tabla.

Pivot Table

Abrir el archivo Ej6-MissUniverso.xlsx disponible

http://ubiquitous.csf.itesm.mx/~raulms/content/TI1012/

en.

Este archivo tiene informacin de las candidatas a obtener el

ttulo de Miss Universo. Es necesario estudiar a detalle la
informacin con el fin de utilizarla en algunas decisiones para
el concurso.

Lo primero ser seleccionar el rea donde se tiene la

informacin (B3:M40)

La opcin para crear las tablas dinmicas se encuentra en el

men de Insert/Insertar, PivotTable/Tabla dinmica

PivotTable
Despus

de llenar la informacin solicitada en el cuadro

de dilogo se debe oprimir OK. Aparecer las siguientes
reas en una hoja de clculo nueva, suponiendo que se
especific que la tabla dinmica se deseaba en una hoja
nueva.

Recordemos que en la parte izquierda se encuentra el rea donde se

acomodar la tabla a ser creada y en la parte derecha estn todos los

campos o datos que se tienen almacenados como datos fuente, a partir de
los cuales se crear la tabla. (esta imagen cambia si utilizamos una Mac)

Pivot Table Field List

En el rea para la definicin de campos, tenemos 5 componentes:

1.

El primer componente, en la parte superior se encuentran los campos o

datos que se tienen como fuente. Servir para seleccionar los datos que se
solicitan en una tabla dinmica.

2.

Abajo tenemos Report Filter: sirve para especificar si la tabla a crear seguir
algn filtro o alguna condicin.

3.

Column Labels: sirve para especificar cul de los datos fuente formar la
columna de la tabla dinmica

4.

Row Labels: sirve para especificar cul de los datos fuente ser usado en
los renglones de la tabla.

5.

Values: permitir indicar a Excel el tipo de valor que se presentar en la

tabla.

Ejemplo:

Se va a crear una tabla dinmica con el fin de resumir los datos

para llegar a apreciar si el nivel educativo sigue alguna tendencia
con respecto al dominio de ms idiomas.

En este caso la tabla dinmica incluir los datos: nivel educativo,

cantidad de idiomas y el nombre de la candidata para poder contar
las candidatas que tienen dichas caractersticas.

Para realizar lo anterior , la cantidad de idiomas, se toma el campo

y se arrastra para que aparezca en la tabla como columna, el nivel
educativo se arrastra en el apartado de renglones. Adems, como
Valores, se arrastra el nombre y por definicin contar los
nombres de las candidatas en cada nivel educativo que dominan
diferentes cantidades de idiomas.

Hay 37 candidatas entre las que predominan las que hablan dos idiomas y las que tienen hasta
preparatoria y carrera profesional. Las que hablan ms idiomas tienen un nivel educativo de
preparatoria o superior.

Ejemplo 2:

El

coordinador del concurso desea conocer cuntas

concursantes que provienen de provincia tienen carrera
profesional, cuntas tienen carrera comercial etc. Para ver
si existe un determinado nivel educativo entre las candidatas
de las capitales y las de provincia.

Para

hacer esta tabla, los valores seran el nombre de las

concursantes para que las cuente, en el rengln se
seleccionara el nivel acadmico y en la columna la
procedencia.

Se puede ver que existen ms candidatas con carrera profesional provenientes de la capital,
aunque con una mnima diferencia. Entonces, no hay gran diferencia entre el nivel educativo
de las capitalinas y provincianas.

Ejemplo 3:
Se

quiere saber cul es el hobby preferido de las

concursantes.

En

este caso, el nombre de las concursantes estar en los

Valores y como rengln se seala el campo de hobby.

Ejemplo 4:

Se quiere saber el promedio de los pesos por edad.

Para esto en el rengln va la edad y en el Valor se calcular el

promedio de peso

En la parte de valores se coloca el peso, pero Excel

automticamente supone que se va a sumar, vamos a dar clic en
dicho campo para que aparezcan las opciones y modificar para
que se calcule el promedio.

Cuando aparecen las opciones se selecciona Value Field Settings

y aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde se debe
seleccionar Average.

Modificar la presentacin de una tabla

dinmica

Las modificaciones a una tabla ya creada se realizan colocndose en uno

de los valores obtenidos en las columnas y haciendo clic derecho con el
ratn.

Ej. En el ejercicio anterior usar format cells para centrar los datos de las
celdas del promedio de peso y dejar lo con slo dos decimales.

Presentacin de una Tabla Dinmica

Format Cells: para dar formato a las celdas

Number Format: para cambiar formato a los nmeros.

Refresh: actualiza los datos de la tabla en caso de que haya habido cambio de los datos fuente

Sort: permite cambiar el orden

Remove: sirve para borrar los datos de la tabla

Summarize Data By: da la opcin de cambiar la funcin u operacin que se realiza con los datos, por
definicin es suma, pero se puede cambiar a promedio, mximo, mnimo, etc.

Show Details: ve a detalle los datos fuente de donde se obtuvo la tabla.

Value Fields Setting: permite cambia la funcin de los datos, es decir, cambiar la operacin de los datos

Pivot Table Options: sirve para cambiar las opciones de la tabla dinmica

Hide Field List: Permite esconder la lista de la definicin de campos para que solo sea visible la tabla
misma.

Filtro

Cuando se desea aplicar un filtro sobre la tabla se debe posicionar el

cursor sobre lo que se defini como rengln, en este caso la edad, luego
se da clic con el botn derecho y se selecciona Filter.

Ejemplo: ver las edades cuyo promedio de peso sea menor a 60

Agrupar valores

Una

opcin de mucha utilidad es poder agrupar los valores.

Por ejemplo, se pueden agrupar las edades. Se sabe que las
edades de las candidatas van de 18 a 23. Se puede resumir
haciendo grupos de la siguiente manera: 18 y 19 aos es un
grupo, 20 y 21 otro 22y23 otro.

Posicinese

en el rengln de la edad y d clic derecho con

el ratn y se selecciona Group.

En este caso los valores de inicio y fin para la formacin de grupos no cambian,
pero el incremento de los valores se debe cambiar a 2

Agrupar valores

Cuando se oprime el botn OK aparecen los datos en la tabla

agrupados en los tres grupos deseados, Excel recalcula los promedios
del peso dado que stos han cambiado al sacar un promedio para cada
grupo.

Ungroup

Si se desea volver a tener los datos sin agrupamiento, se deben hacer

aparecer las opciones y escoger ahora Ungroup.