Qu es un boletn informativo?

Por qu crear un boletn informativo?

Cundo crear un boletn informativo?

Cmo comenzar un boletn informativo?

Cules son los pasos para producir un boletn informativo?

Cmo hacer para que otros contribuyan?

Qu ms saber acerca de los boletines?

Est pensando en comenzar un boletn informativo, pero no sabe por dnde empezar o cmo decidir cul es el mejor tipo para su organizacin. Esta seccin
es para quienquiera (los directores, el personal comprometido, los recaudadores de fondos) que desee aprender a crear el mejor boletn para su grupo o
coalicin.
Qu es un boletn informativo? Un boletn informativo es un informe impreso de informacin e ideas, el cual es distribuido en forma regular (es decir,
mensualmente o dos veces por ao) a un grupo de gente interesada. Los boletines son, tpicamente, de dos a ocho pginas de extensin, y varan
considerablemente en costo, calidad y contenido.
Por qu crear un boletn informativo? Existen muchas razones:

Para mantener a los miembros al tanto de lo que est sucediendo.

Para educar a todos los lectores sobre temas e ideas que inquietan al grupo.

Para crear cohesin y un sentido de orgullo entre los miembros.

Para despertar nuevo inters e incrementar el reconocimiento de la agencia.

Para ofrecer un formato de intercambio de informacin que todava no existe en la comunidad.

Para reducir la cantidad de tiempo que se pierde al intercambiar informacin durante las reuniones de grupo.

Para anunciar encuentros regulares.

Para reemplazar las actas de la reunin creando una seccin en el boletn dedicada a los resmenes de las reuniones.

Para mantener al pblico bien informado tambin.

Cundo crear un boletn informativo? Un boletn puede comenzar en cualquier momento de la vida de un grupo u organizacin (aunque cuanto antes,
mejor!) y especialmente cuando:

Se necesite hacer llegar una gran cantidad de informacin a mucha gente de forma regular.

Se quiera atraer a miembros nuevos.

Se quiera crear un sentido de propsito en comn o motivacin -- o ambos-- entre los miembros.

Se necesite obtener retroalimentacin de los miembros.

Se desee incrementar el reconocimiento de la organizacin o la fe en su causa.

Se quiera que el pblico considere al grupo creble y significativo.

Se quiera educar o informar a la comunidad sobre temas importantes.

Todas estas son buenas razones, pero crear un boletn y mantenerlo requiere mucho tiempo y esfuerzo. Tambin se debera considerar cada cunto se
publicar. Los boletines informativos generalmente se publican mensualmente o cada dos o cuatro meses. La eleccin depender del tamao de la
organizacin y de los recursos disponibles. Est lista la iniciativa para asumir este compromiso? Si lo est, es aconsejable consultar las secciones "Cmo
hacerlo: preguntas preliminares" y "Pasos siguientes!
Cmo comenzar un boletn informativo? El grupo es nico. El boletn tambin lo ser. Hay muchas formas de producir un buen boletn. Antes de
empezar, aqu se encuentran algunas preguntas bsicas para hacerse. Cuando estn contestadas, se estar mejor preparado para crear un boletn que se
adecue al grupo.

Cul es el propsito primario del boletn?

Quin es la audiencia?

Con cunta frecuencia se quiere que aparezca el boletn?

Cules son los otros propsitos?

Cuntas copias se quieren producir para cada tema?

Cunto costar?

Cunto se puede gastar?

Quin disear y editar el boletn?

Quin escribir los artculos?

Cmo se le distribuir el boletn a la audiencia?

Cmo se sabr si se ha tenido xito?

Cules son los pasos para producir un boletn informativo? Despus de contestar las preguntas en la ltima seccin hay algunos pasos importantes a
seguir: Decida si el grupo mismo publicar el boletn o si se usar ayuda profesional. Esto depender del tiempo, del dinero y de la habilidad disponible que
se tenga. Se debera tambin considerar la impresin que el boletn tendr en la audiencia y la imagen que se quiere proyectar cuando se decida hacerlo por
cuenta propia o no. El trabajo profesional no tiene que costar mucho. Por otro lado, sacar un boletn puede requerir que el grupo mismo lo haga. Si se quiere
producir el boletn por cuenta propia, es necesario asegurarse de contar con las herramientas necesarias:

Una mquina de escribir y acceso a una copiadora.

Una impresora de alta calidad.

Sentido del humor y mucha paciencia!

Si est usando una computadora, el software que incluya una aplicacin para procesar palabras, disear la pgina y los grficos.

Si se quiere que el boletn lo haga un profesional:

Es necesario asegurarse de que la empresa copiadora, el impresor profesional o el artista grfico se involucren en el proyecto antes de ir
ms all de la etapa de planificacin. No tema hablar con profesionales, podran desear contribuir con sus servicios u ofrecerlos a una tarifa
reducida.

Podra usarse un centro de copiado si slo se corta y pega material escrito a mquina.

En esos lugares se pueden encontrar tambin computadoras que hagan que el formato y la impresin sean ms fciles.

Los artistas grficos pueden hacer que el formato y la impresin luzcan ms atractivos e interesantes para que puedan trasmitir mejor la
informacin.

Se pueden llevar copias armadas (todo terminado) a un profesional para la impresin final.

Se debe confirmar cada aspecto del proceso de impresin en este momento, incluyendo el costo, qu colores se usarn, el tipo de papel,

etc.
Pasos para todos los boletines

Decidir qu aparecer en la publicacin y cunto se incluir de cada uno -- por ejemplo, artculos, caractersticas, notas de noticias y
artculos de opinin.

Disear el formato del boletn.

Redactar los artculos para el boletn o mandarlos a escribir.

Editar los artculosel contenido, el estilo y los espacios.

Editarlos nuevamente -- los errores son muy caros y no lucen bien. Pdale a alguien que lo ayude con la correccin. (Por otro lado, una
de las formas de saber que la gente lee el su boletn es cuando llaman para sealar los errores!

Si le imprimen el boletn profesionalmente, llevar la copia final al impresor.

Revisar la copia final por ltima vez para ver si hay algn error de impresin o de edicin.

Enviar por correo o distribuir el boletn.

Recibir cuanta retroalimentacin sea posible acerca de la publicacin.

Disfrutar del calor del sol por un rato y despus respirar hondo y repetir el proceso otra vez.

Cmo hacer para que otros contribuyan? Recuerde, no hay necesidad de ser el Llanero Solitario cuando se refiere a escribir artculos o distribuir
informacin. Otros pueden -- y deberan -- ayudarlo; no slo se disminuye as la cantidad de trabajo, sino que tambin les da a otros en el grupo, un sentido
de propiedad y de orgullo por el boletn. A continuacin presentamos algunas recomendaciones para alentar la participacin de otros:

Encuentre a otros miembros para que lo ayuden a planificar el boletn.

Solicite artculos, comentarios y columnas por parte de los miembros; un columnista invitado ocasional puede agregar un brillo extra.

Haga circular una hoja con anuncios escritos e ideas para posibles artculos en las reuniones de su grupo.

Reemplace en el boletn las actas por reportes de los grupos de trabajo.

Reimprima las noticias acerca de la coalicin que aparecen en los medios de comunicacin

Saque ideas de otros materiales que la gente le enva.

Qu ms saber sobre los boletines? Ya es hora de aprender a armar el boletn para crear un producto final atractivo e informativo. En seguida ofrecemos
ms informacin especfica sobre el diseo y los detalles bsicos del formato, consejos para abaratar los costos y la produccin.
Palabras y grficos
El encabezado es el ttulo en la cartula de cualquier boletn

Haga el nombre del boletn corto y pegadizo.

Considere usar el logotipo o smbolo de la organizacin como parte del ttulo.

Considere a un profesional para disear esta parte del boletn, aunque el resto se haga en el grupo. La cabecera es lo primero que la
gente notar: hgalo memorable.
La fuente es el estilo de letra que se usa.

Para el texto de los artculos, usar fuentes srif (o terminal) en vez de fuentes sans srif (o palo seco), har que sea ms fcil de leer.
Las de tipo srif son pequeos trazos al final de los trazos principales de una letra (los ejemplos apropiados para los boletines incluyen Times New
Roman, Bookman y Palatino) y son ms fciles de leer.

Las fuentes sans srifs aquellas que no tienen esos pequeos trazos -- (Arial, Helvetica y Avant Garde, por ejemplo) son ms
apropiadas para los titulares.

Sea consistente con cualquier fuente que decida usar. El uso de slo dos o tres fuentes diferentes le dar al boletn una apariencia ms
pulcra y ms profesional. Usar varias fuentes diferentes podra ser tentador, pero puede hacer que la pgina luzca de mal gusto. Haga uso de
alguna restriccin!

Use poca cursiva o bastardilla las palabras en cursiva son difciles de leer.

Cuando tenga dos o ms columnas, justificar el texto lo hace ms legible.

El titular es el ttulo corto que presenta o resume las ideas principales de un artculo.

Imprmalos en el mismo color que el artculo para una lectura ms fcil.

Colquelos como oraciones sin puntos (es decir, ponga mayscula solamente en la primera letra de cada oracin).

Los artculos son las historias y el texto que explican los diferentes eventos, temas y planes importantes para el grupo.

Exceptuando los boletines tcnicos, los artculos deberan ser escritos a un nivel de lectura accesible para alguien con educacin media
-octavo grado aproximadamente (Algunos correctores de gramtica computarizados pueden ayudarlo con esto).

Tpicamente el tamao de la fuente es de 10 a 12 puntos.

Elija un tema que sea interesante para usted y que los otros puedan disfrutar. Pregunte a su alrededor; averige qu quieren saber los

otros.

Hgase estas dos preguntas a s mismo antes de empezar a escribir: 1) Quin es mi audiencia? y 2) Qu ideas importantes quiero
que ellos entiendan? Tener en mente las respuestas a estas preguntas podra serle til a la hora de redactar.

Organice sus ideas antes de comenzar; considere hacer un esquema.

Evite palabras complicadas y oraciones largas.

Si usa ejemplos que respalden sus ideas, ayuda a que los otros lo entiendan mejor.

Siempre corrija su artculo por si tiene errores ortogrficos, gramaticales o de comprensin general.

Siempre que sea posible, haga que otra persona revise la redaccin antes de entregar la versin final.

Detalles bsicos del formato

Use dos o tres columnas en una pgina de 215.9 x 279.4 mm. para una lectura ms fcil.
Limite cada pgina a no ms de tres a cuatro artculos.

No le tema al espacio en blanco! Le da al lector un lugar para descansar los ojos. Una pgina con poco espacio en blanco es menos
legible que otra que tenga una cantidad moderada. Mantenga el espacio en blanco en los bordes de la pgina, no en el centro.

Retroceda un par de pasos y mire cada pgina. Luce equilibrada? Por lo general, los artculos ms claros deberan estar en la parte de
arriba de la pgina y los ms oscuros en la parte de abajo.

Use grficos, imgenes o fotografas para acortar el texto y darle a su boletn una apariencia ms pulida. Si puede acceder a ellas, las
fotografas le darn al boletn un aire profesional.

Considere mantener el boletn en seis pginas o por debajo de esta extensin (cuatro es lo ideal). Esto abaratar los costos y har que
sea menos probable que los lectores sientan que hay demasiado para leer.

Considere usar un formato constante que har que el boletn le sea ms familiar a los lectores.

Produccin
Dependiendo del presupuesto, se puede elegir mandar a imprimir el boletn por un profesional. Esto ser tan simple como decir fotocopie esto o tal vez un
poco ms complejo si se busca una apariencia ms profesional. Un impresor profesional tiene las ventajas agregadas (y los costos) del uso de una amplia
variedad de colores y tipos de papel, como tambin la habilidad de imprimir fotografas con claridad. Si se tienen los recursos, se debera considerar usar
servicios profesionales para producir el boletn de la mayor calidad posible. Cuando se trabaja con un impresor profesional, se debe considerar lo siguiente:

Involucre al impresor desde el comienzo. Hable con el impresor sobre cada detalle de las metas, los sueos, el presupuesto y los plazos.

Pida un segundo "color directo para agregarle vida al boletn, sin aumentar demasiado el costo.

Pida el tamao de papel estndar que la imprenta tpicamente usa para otros pedidos, generalmente es el ms barato.

Aprenda algo del vocabulario de impresin, as no habr confusin cuando hable con el impresor.

Escuche cuidadosamente el consejo del impresor; pero recuerde, es su boletn, por eso depende de usted tomar las decisiones finales.

Cuando se elija el papel, case a los colores neutros (blanco, beige o gris claro), que no son chillantes. El papel reciclado o que tiene un
aspecto un poco granulado es tambin apropiado.

Consejos para reducir costos

Considere vender publicidad" para ayudar a cubrir el costo del boletn. Esto puede ser tan fcil como fotocopiar la tarjeta de presentacin
o de negocios de alguien.

Determine si la organizacin puede ser considerada sin fines de lucro para abaratar las tarifas de los envos postales. Revise las tarifas
para mandar envos masivos, las cuales a veces pueden ser menos costosas. Su oficina de correo puede ayudarlo en esto.

Considere otros medios de distribuir el boletn adems de usar el correo. Por ejemplo, coloque el boletn donde pueda ser tomado y ledo
(en clnicas de salud, en iglesias, en centros de adolescentes, en hospitales, en almacenes, etc.)Sea creativo!

Decida con cunta frecuencia se necesita publicar el boletn La organizacin tiene suficiente informacin que comunicar por lo que se
necesita un boletn mensual; o con uno cada dos o cuatro meses bastar?

Muvase cuidadosamente en cada paso del proceso de creacin del boletn, y asegrese de corregir a medida que se vaya avanzando.
Los errores cuestan caro! Haga que otra persona le d el vistazo final junto con usted.

Pregntele a su impresor u a otros editores del boletn cmo puede hacerse el boletn por menos dinero.