Trucos para organizar la agenda de modo eficiente

Autor: Euge
Cmo anotar las tareas y tener la agenda bien organizada
La agenda debe ser un lugar para anotar tareas de forma ordenada y pueda
leerse facilmente. Te contamos algunos trucos para lograrlo.

Trucos para organizar la agenda de modo eficiente

La agenda es un elemento infaltable en una vida social o laboral completa.
All dejamos testimonio de nuestras acciones, asentamos las obligaciones y
recordatorios, hasta tenemos los contactos con sus detalles y las fechas
importantes que debemos tener en cuenta.
Con tanto contenido, es habitual que nuestra agenda diaria y semanal
entremezcle escritos, papeles y todo tipo de material, amenazando con
convertirse en un pequeo caos en lugar de una herramienta de
organizacin

Aqu te contamos algunos trucos simples para mantener una agenda bien
ordenada, fcil de seguir, y muy eficiente, ya sea electrnica o en papel.

Organiza la agenda diaria y la agenda semanal

Cada domingo, o cada lunes por la maana, define tu agenda semanal.
Anota los compromisos por cumplir, las actividades que debes realizar
pero en un papel separado de tu agenda. Luego, analiza cada tem, y ve
anotndolos en el orden correcto en tu agenda diaria, para poder establecer
as los horarios sin confusiones, claramente. Aprovecha esta doble
planificacin para anotar, junto a cada compromiso, lo que necesitars para
esa tarea, y marca en el da anterior una suerte de recordatorio.

Por ejemplo, el jueves a las 9:30 tienes una reunin con el jefe, para
presentarle tu informe de productividad. Anota la cita en ese da y a esa
hora, y anota el mircoles por la maana un recordatorio de la cita, y lo que
necesitas: maana 9:30 reunin con el jefe, tener lista la presentacin.
Puede ser el da anterior o un poco ms atrs, segn lo que debas hacer.
Tambin escribe en tu recordatorio si hubiera que planificar y apartar tiempo
para traslados, o si tuvieras que confirmar algunos minutos antes, para
tener en cuenta estos tiempos al da del evento. As evitars los apuros y los
olvidos.

Las prioridades en tu agenda

Define las prioridades en tu agenda para mantenerla organizada. Si
comienzas el da y notas que tienes dos o tres compromisos simultneos, o
en horarios muy prximos entre s, define cul es el imperativo e
impostergable, cul el secundario y cul puedes descartar. Luego, haz los
llamados necesarios para cancelar tus citas y reuniones, delegar
responsabilidades en otra persona o lo que sea.
Hazlo como primera actividad de tu da, as te aseguras de tener los asuntos
solucionados con tiempo suficiente en caso de haber otras eventualidades.

Anotando cada detalle en una agenda organizada

Al anotar tus reuniones y planificar tu agenda, hazlo de manera completa.
En lugar de slo anotar reunin con el jefe en el horario de las 9:30,
escribe claramente que se trata de una reunin para presentar el informe,
los materiales que necesitas, y cualquier toro dato de inters. As no te
suceder de olvidar para qu o con quin era el encuentro.

Escribe el sitio, el horario, el por qu o para qu, el nombre de la

persona, su telfono y su direccin, todo lo que consideres que pueda ser de
necesidad. Esto, de paso, dejar un jornal de antecedentes y si por
ejemplo- necesitas recordar con quin hablaste para pactar esa cita en qu
da y en qu horario, slo te bastar revisar la agenda.

Sigue estos trucos fcilmente para mantener tu agenda ordenada, y pueda

ser una herramienta til en lugar de un cmulo de papeles con datos que no
se entienden.