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INDICE
4.1. CONTROL: IMPORTANCIA DE LOS MTODOS DE CONTROL...................2
4.1.1. GRAFICAS DE AVANCE...............................................................................2
4.1.2. GRAFICAS DE RENDIMIENTO.....................................................................3
4.2. CIERRE DEL PROYECTO.................................................................,..............4
4.2.1. OBJETIVOS DEL CIERRE DE PROYECTO..................................................4
4.2.2. ACEPTACIN DEL PROYECTO...................................................................5
4.2.3. INFORME DEL CIERRE DEL PROYECTO....6
4.4.4. EVALUACIN Y RETROALIMENTACIN..8
BIBLIOGRAFIA9

4.1 CONTROL: IMPORTANCIA Y MTODOS DE CONTROL

El control es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo que
ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, ser
necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.
El control dentro de un proyecto se encarga de, determinar con precisin tanto el
avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total.
Vigilar las desviaciones del plan
Emprender acciones correctivas
Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
Cambiar los calendarios del proyecto
Adaptar los niveles de recursos
Cambiar el alcance del proyecto
Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes
4.1.1 GRFICAS DE AVANCE
La curva de avance, es un documento muy til cuando llegamos a la etapa de
ejecucin del proyecto. Es un documento adicional de programacin donde se ve,
grficamente, el avance del proyecto a travs de una escala de tiempo, en % de
avance del proyecto total.
Esto se logra a travs de sumar los avances parciales de cada una de las
actividades en un perodo de tiempo.
La curva de avance, se elabora en dos modalidades, una curva de avance
programado y tambin sobre este mismo grfico, se traza la curva de avance real,
2

durante la ejecucin de
los trabajos.

La principal utilidad que tiene esta grfica, es la de visualizar de manera resumida

y rpida, el desarrollo en la ejecucin del proyecto, y le sirve al Jefe del proyecto
para efectuar un anlisis de las desviaciones que van ocurriendo a lo largo del
proyecto, con lo cual puede tomar las decisiones ms acertadas para llevar a cabo
acciones preventivas y/o correctivas, incluso para reprogramar todo el proyecto.
4.1.2. GRAFICAS DE RENDIMIENTO
La grafica de rendimiento nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de
trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el
transcurso del tiempo. En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y
en la abscisa los das de duracin del proyecto mas la tolerancia calculada. En
esta grafica se seala la meta final que se encuentra en el rengln del 100 % de
eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto.

4.2. CIERRE DEL PROYECTO

El cierre de un proyecto es la culminacin del proceso proyectual, y el momento de
hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cmo de bien o de mal se a
terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos.
Un proyecto ha finalizado cuando:
Desde el punto de vista tcnico, que todas las actividades hayan finalizado por
completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.
Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes
adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente,
(independientemente de que an no se hayan cobrado). El cierre del proyecto
incluye la aceptacin oficial del proyecto y la finalizacin del mismo. Las
actividades administrativas de incluir el archivo de los expedientes y la
documentacin de todo lo aprendido a lo largo de la ejecucin del proyecto.
En el transcurso de cualquier proyecto se realizan cambios, que deben de
valorarse y adjuntase en el cierre del proyecto. El cambio es una parte normal y
prevista del proceso de ejecucin del proyecto.
Los cambios pueden ser el resultado de las necesarias modificaciones de diseo,
las diferentes condiciones del lugar, la disponibilidad de material, contratista de
cambios solicitados, el valor de ingeniera y de impacto por parte de terceros, por
citar algunos. Ms all de la ejecucin de los cambios en el terreno, el cambio
normalmente es necesario documentar para mostrar lo que de hecho se
construye.
4.2.1 OBJETIVO DEL CIERRE DEL PROYECTO
Objetivos principales
4

Analizar

desde

la

perspectiva

econmica; balance de los recursos

gastados y los beneficios obtenidos.

Diagnosticar

el

funcionamiento,

tratando

de analizar las desviaciones entre

las

previsiones iniciales y el resultado.

Corregir

(proyectos

futuros)

las

actuaciones que dieron pie a tales desviaciones. Objetivos secundarios

Consolidar los resultados tcnicos del proyecto en el curriculum de la empresa
(conocimientos adquiridos, tecnologa utilizada, documentacin, productos, etc.).
Evaluacin de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades
comerciales nacidas a partir de la consecucin del proyecto y darle continuidad
con nuevos contratos.
El cierre provoca obligatoriamente la facturacin y las reuniones de evaluacin;
donde se examinar cul ha sido el transcurso en fase del proyecto, cul es el
margen obtenido de beneficios y se extraern conclusiones sobre ello.
4.2.2. ACEPTACION DEL PROYECTO
Con el fin de evitar ambigedades que se propagan hasta el momento de la
aceptacin del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro
antes de comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en algn documento.

Con la firma del acta de aceptacin, el cliente certifica que ha revisado los trabajos
presentados y que est conforme con ellos.

4.2.3 INFORME DEL CIERRE DEL PROYECTO

El Informe de cierre de proyecto es un documento final producido en el proyecto y
usado por la directiva de la organizacin para evitar que persistan an faltas y de
esa manera concluirlo formalmente. El mismo debe desarrollarse para detallar las
actividades realizadas como cierre formal y definir los problemas, riesgos, y
recomendaciones fundamentales que deben seguirse a partir de ese momento.
De manera general, el documento debe listar las actividades de cierre y cualquier
elemento importante que se considere. Normalmente debe ser producido una vez
que el proyecto ha sido completado exitosamente y entregado a los clientes, o
cuando se decida cerrar el proyecto por alguna razn. Se recomienda siempre
hacer un Informe de chequeo de cada fase que se vaya terminando en el caso de
que el proyecto sea grande o complejo, de manera tal que luego sea mucho ms
simple.
A continuacin se muestran algunos elementos que se considera importante incluir
en el informe, aunque puede definirse un formato propio con los acpites que se
entiendan necesarios:
Descripcin del proyecto: Resumen con la descripcin general del proyecto, que
brinde una visin global acerca de sus objetivos.
Razones de ejecucin del cierre: Definir por qu est cerrndose el proyecto, ya
sea porque los resultados han sido alcanzados, la fecha de conclusin ha llegado,
6

o el presupuesto ha sido agotado. En determinados casos podra ser cerrado por

otras razones, como cambios en las polticas y prioridades de la organizacin.
Listar cada uno de los elementos que definan y justifiquen la razn mencionada
anteriormente, de manera que facilite a las personas que controlen el cierre el
tomar las decisiones correspondientes.
Equipo de proyecto: Describe los roles y la estructura que existe, los elementos
que fueron tenidos en cuenta, as como su comportamiento a lo largo del ciclo de
vida. Define, en el caso de que sea necesario, qu pasos se darn con cada
miembro del equipo, o qu sugerencias se tienen para su incorporacin a nuevas
tareas.
Gestin de conflictos: Identifica los problemas que an perduran o que pueden
aparecer, y cmo se proceder a partir del cierre.
Gestin de riesgos: Identifica los riesgos que sern transferidos con el producto
en operacin y cmo se debe proceder para su monitoreo.
Gestin financiera: Identifica cualquier problema financiero, tales como fondos
excedentes, y define o propone cmo sern manejados.
Gestin de los recursos: Describe los recursos que fueron adquiridos por el
proyecto y qu uso posterior se les dar.
Gestin documental: Identifica cada elemento de la documentacin a almacenar,
indicar el lugar de almacenamiento correspondiente, adems de dnde sern
ubicadas sus copias, ya sean duras o electrnicas, definir al responsable de esta
actividad.
Responsabilidades post proyecto: Lista todas las responsabilidades que an se
tienen con el proyecto, qu acciones se requieren y quin es el responsable a
partir de ese momento. Aqu pueden incluirse salidas que no han sido entregadas,
o que no poseen el rendimiento adecuado y deben seguir trabajndose, cmo se
7

realizar el mantenimiento y soporte de los productos en operacin, entre otras

cosas.
Recomendaciones: Lista cualquier recomendacin que se tengan, tales cmo
continuar la operacin, cmo solucionar problemas que se enfrenten, etc.
Anexos: Incluir cualquier documento que pueda brinda informacin adicional
importante, tales como copias de la aceptacin por parte del cliente para cada
entregable, copias de revisiones o evaluaciones previas del proyecto, etc.

4.2.4 EVALUACION Y CIERRE DEL PROYECTO

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIN
Cuando las actividades se adelantan en su ejecucin a las fechas programadas,
generalmente no modifican sus costos directos y en cambio s disminuyen los
costos indirectos. En trminos generales podemos decir que benefician los
resultados de los presupuestos al terminar las actividades antes de la fecha
programada. Tambin es sencilla la decisin para adelantar la actividad siguiente a
aquella terminada con anticipacin y slo debe investigarse la posibilidad de
hacerlo en cuanto a tener en ese momento los recursos humanos y materiales que
se requieren.
Tratndose de retardos, la evaluacin y la decisin no son tan sencillas porque,
por regla general, se modifican los costos, se trastornan las secuencias y se
pierde la disponibilidad del tiempo, por lo que hay necesidad de tener un
procedimiento de evaluacin que permita determinar todas las consecuencias de
un retraso en una actividad del proyecto.
Los retrasos deben ser absorbidos por las holguras y en el caso de que no existan
stas, aquellos deben neutralizarse por medio de compresiones en las
actividades.

BIBLIOGRAFIA
http://documents.mx/documents/4-control-y-cierre-del-proyecto.html
http://www.mitecnologico.com/industrial2010/Main/AdministracionDeProyectos
http://industrialopusnova.blogspot.mx/2012/05/administracion-de-proyectosunidad-4.html