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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICA NACIONAL

DIRECCIN GENERAL
RESOLUCIN NMERO

03392

DEL

30 DE JULIO DE 2015

Por la cual se expide el Manual del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional

EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICA NACIONAL DE COLOMBIA


en uso de las facultades conferidas, y

CONSIDERANDO:
Que la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del
control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones determina que
el control interno es el sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes,
mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por
una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la
administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales
y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos
previstos.
Que la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la
Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones consagra el Sistema de Desarrollo Administrativo
como un conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter
administrativo y organizacional para la gestin y manejo del talento humano y de los dems recursos,
orientados a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo institucional, con el fin de aumentar
la efectividad del Estado para producir resultados que satisfagan los intereses ciudadanos, el cual se
implementar a travs del Manual que se expide en el presente acto administrativo.
Que la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003 Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en
la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios, en su artculo 1.
CREACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD, establece: Crase el Sistema de Gestin
de la Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestin sistemtica y transparente
que permita dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en
la prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estar enmarcada
en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. El Sistema de Gestin de la Calidad
adoptar en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las
expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el
ordenamiento jurdico vigente.
Que a travs de la Resolucin 03515 del 14 de junio de 2006, se adopt el Sistema de Gestin Integral
de la Polica Nacional, basado en la complementariedad de los sistemas: Gestin de la Calidad, Control
Interno y Desarrollo Administrativo.
Que el Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006 Por el cual se modifica parcialmente la estructura
del Ministerio de Defensa Nacional, en su artculo 2 numeral 8, faculta al Director General de la Polica
Nacional de Colombia, para expedir las resoluciones, manuales y dems actos administrativos
necesarios para administrar la Polica Nacional en todo el territorio nacional y puede delegar esta
funcin de conformidad con las normas legales vigentes.
Que el Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009 Por medio de la cual adopta la actualizacin de la
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, en su artculo 2 determina que los organismos y
entidades a las cuales se les aplica la Ley 872 de 2003 dentro del ao siguiente a la publicacin del
presente decreto, debern realizar los ajustes necesarios para adaptar sus procesos a la nueva versin
de la norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP1000 Versin 2009.

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Que el Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales
para la integracin de la planeacin y la gestin aplica en su integridad a las entidades y organismos
de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del Orden Nacional, organizados en los trminos sealados en
el artculo 42 de la Ley 489 de 1998.
Que mediante Resolucin 00176 del 26 de marzo de 2013 Por la cual se adopta la actualizacin
Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional y se derogan otras disposiciones, se
realiz la actualizacin de los lineamientos generales para el Sistema de Gestin Integral.
Que mediante Resolucin 00392 del 29 enero de 2014 "Por la cual se adopta el modelo para la
implementacin y aseguramiento del Sistema de Gestin de Calidad en la Polica Nacional", se
establecen las etapas para la implementacin y aseguramiento del Sistema de Gestin de Calidad, que
son: conformacin de equipos, diagnostico, planificacin, implementacin, evaluacin y mejora y
verificacin de conformidad con los requisitos dispuestos por la norma.
Que mediante Decreto 943 del 21 de mayo del 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estndar de
Control Interno MECI, se adopta la actualizacin del Modelo Estndar de Control Interno para el
Estado Colombiano MECI, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para
establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos
obligados a su desarrollo, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 5 de la Ley 87 de 1993, de igual
forma en el numeral 2 del artculo 4 establece que Las entidades y organismos que cuentan con un
Modelo implementado, debern realizar los ajustes necesarios para adaptar en su interior los cambios
surtidos en la actualizacin del MECI, dentro de los siete meses siguientes a la publicacin del presente
decreto.
Que a travs de la Resolucin 0223 del 29 de enero de 2015 "Por la cual se adoptan las definiciones y
el Marco Estratgico Institucional 2015 - 2018 de la Polica Nacional", se orienta respecto al desarrollo
de las polticas de marco normativo as como el contenido del renovado Plan Estratgico Institucional.
Que en atencin a los preceptos normativos que rigen lo relacionado con la implementacin del
Sistema de Control Interno, Sistema de Desarrollo Administrativo y Sistema de Gestin de Calidad, as
como de los dems sistemas para la modernizacin y mejora de la gestin pblica basados en normas
internacionales de gestin, que determine la Polica Nacional en cumplimiento de las polticas estatales,
se hace necesario expedir el Manual del Sistema de Gestin Integral, con el fin de contar con un
instrumento de consulta y orientacin para los funcionarios, que permita conocer el modelo gerencial
adoptado por la Institucin para alcanzar los objetivos propuestos dentro del cumplimiento de su misin
constitucional, para lo cual:

RESUELVE:

ARTCULO 1. EXPEDICIN. Expedir el Manual del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional,
en respuesta a los cambios que el mismo modelo gerencial ha presentado con motivo de la dinmica
institucional y la mejora continua.
ARTCULO 2. ESTRUCTURA DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA
POLICA NACIONAL. La estructura del presente manual, estar compuesto por los siguientes
captulos, as:

CAPITULO I
INTRODUCCIN AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

ARTCULO 3. OBJETIVO. Exponer a todos los integrantes de la Institucin las caractersticas


generales del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, su alcance y criterios de nivel
estratgico, generando unidad de criterio en la interpretacin de los componentes del sistema, la
interaccin entre ellos, sus caractersticas de funcionamiento y del sistema en general.
En este manual se establecen las particularidades de cada uno de los componentes que conforman el
Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.

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Lo anterior con el propsito que los miembros de la Institucin identifiquen dentro del Sistema cual es el
nivel de actuacin, las responsabilidades y deberes frente a los grupos sociales objetivo o clientes y
dems partes interesadas de la Polica Nacional.
ARTCULO 4. MBITO DE APLICACIN. El objetivo del Manual del Sistema de Gestin Integral para
la Polica Nacional, contemplada en el artculo 3 ser realizada por los Servidores Pblicos de la
Institucin dentro del contexto del Sistema de Gestin Integral.
ARTCULO 5. RESPONSABILIDADES. El Jefe de la Oficina de Planeacin debe responder por la
emisin, modificacin, control y distribucin de este manual y su formalizacin a travs de actividades y
criterios establecidos en el Procedimiento Control de Documentos.
Cada uno de los miembros de la Institucin es responsable de hacer un uso adecuado de este
documento, asegurando que para su aplicacin cuente con la ltima versin publicada en la Suite
Visin Empresarial.
ARTICULO 6. NOCIONES DEL SISTEMA. La Polica Nacional implement el Sistema de Gestin
Integral (SGI) desde mediados de los aos 90 como el enfoque gerencial que orienta la gestin del
servicio policial hacia la satisfaccin de la comunidad, mediante un desarrollo integral y armnico
fundamentado en la mejora continua.
Este sistema ha aportado de manera fundamental en el cambio institucional de los ltimos aos
generando la orientacin y congruencia necesaria en la gestin de los diferentes niveles
organizacionales para el cumplimiento de los objetivos y metas de la Institucin, ante una sociedad que
tantos resultados le demanda.
El pas ha cambiado, la Institucin tiene nuevos e importantes retos a cumplir como la consolidacin de
una cultura de convivencia y seguridad, la lucha para combatir el crimen y las diferentes formas de
delincuencia organizada, el profesionalismo del hombre y la mujer polica, la generacin de servicios
con mayor valor agregado, entre otros; que requieren de igual manera la evolucin en su modelo de
gestin sometiendo el mismo a un anlisis y ajuste cuyos resultados se presentan en este manual.
El esquema del Sistema de Gestin Integral propuesto, est ajustado a la nueva realidad institucional, a
los nuevos conceptos de los modelos de gestin integral y sobre todo a un enfoque claro para la
creacin de valor Institucional a sus diferentes grupos sociales objetivo o clientes, mediante una oferta
de valor claramente diferenciada, sostenible y no fcilmente imitable.
La estructura y los mtodos diseados, permiten su actualizacin de acuerdo con las necesidades de la
Institucin, de los cambios exigidos por el Gobierno Nacional y los eventos ocurridos en el pas en
materia de comportamiento social, tecnologa y cooperacin internacional, entre otros; confirindole al
sistema la versatilidad y dinmica necesarias para su sostenibilidad y el cumplimiento de las funciones
institucionales.
La Polica Nacional es un sistema compuesto por partes o subsistemas interdependientes cuya
interaccin, hacen que la Institucin se comporte como un todo organizado, completo y coherente.
Es as como la consolidacin del Sistema de Gestin Integral de la Institucin a travs de la evolucin
del modelo, plantea la interaccin de tres grandes componentes: i) Estrategia y Gestin Estratgica; ii)
Gestin y Estructura de Procesos; y iii) Talento Humano y Gestin de la Cultura; enmarcados en una
plataforma de Perfil y Pensamiento Institucional, con el propsito final de Crear Valor.
Este Manual presenta el nuevo esquema de Sistema de Gestin Integral, as:

El Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, que presenta por una parte, la
evolucin en el tiempo que ha tenido el modelo gerencial de la Polica Nacional, y por otra, los
conceptos, caractersticas propias y principios del esquema actual propuesto para el Sistema
de Gestin Integral de la Polica Nacional sus componentes, interacciones y despliegue y otros
elementos que hacen parte de la gestin institucional y que soportan la gestin del modelo.

El Pensamiento y Perfil Institucional, que expone el marco filosfico de la Institucin, inspira


y moviliza el accionar institucional. Ver artculo 21.

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El componente Estrategia y Gestin Estratgica, que establece las grandes lneas


orientadoras que dan rumbo a la Institucin (Estrategia) y las metodologas para su
construccin y puesta en operacin (Gestin Estratgica). Ver artculo 28.

El componente Gestin y Estructura de Procesos, que define la forma como la Institucin


gestiona su da a da en el marco del mejoramiento continuo para generar valor, responder gil
e inteligentemente a los cambios y alcanzar la estrategia. Ver artculo 43.

El componente Talento Humano y Gestin de la Cultura, que define la Cultura Institucional


(fundamentada en valores, principios y creencias), el desarrollo del talento humano
fundamentado en competencias o habilidades, y la forma de traducir esos elementos en
conductas y comportamientos visibles en las personas de la Institucin. Ver artculo 49.

Creacin de Valor, que expresa como objetivo fundamental del Sistema, que los diferentes
grupos sociales objetivo o clientes perciban el valor que se genera en la Institucin, tanto por la
interaccin entre sus componentes, como por la gestin de resultados y el mejoramiento
continuo, sin lo cual el Sistema no lograra retroalimentarse para ajustarse a las necesidades
que surjan tanto interna como externamente. Ver artculo 59.

Este Manual recoge la conceptualizacin necesaria para el entendimiento del Sistema de Gestin
Integral, as como definiciones propias de la Polica Nacional enmarcadas en el mismo y por lo tanto, se
convertir en documento obligatorio de consulta al incorporar nuevos elementos en la gestin
institucional.

CAPITULO II
EVOLUCIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

ARTICULO 7. ORIGEN Y DESARROLLO. El Sistema de Gestin Integral (SGI) de la Polica Nacional,


tiene su origen en el proceso de transformacin cultural que inici la Institucin desde 1995, orientado a
lograr mayor efectividad, incrementar la confianza de la comunidad en el servicio que presta y fortalecer
su liderazgo en el desarrollo del pas.

El proceso de transformacin cultural centr sus objetivos en cuatro pilares fundamentales:

Construir una cultura de seguridad a partir de una mayor interaccin con la comunidad.

Cambiar la forma de trabajar centrada en funciones, reglamentos y manuales rgidos, por una
gestin por procesos que garantice una mayor calidad del servicio policial.

Profesionalizar el polica, expresado en el aprendizaje permanente y el desarrollo de


habilidades gerenciales.

Incrementar los niveles de calidad de vida y satisfaccin de los integrantes de la Institucin a


travs de un modelo de gestin humana.

El Sistema de Gestin Integral, retom y articul estos mismos objetivos y en consecuencia, la Polica
Nacional declar al SGI como el enfoque gerencial que orienta la gestin del servicio policial hacia la
satisfaccin de la comunidad, mediante un desarrollo integral y armnico fundamentado en la mejora
continua.

El modelo que fue estructurado en sus inicios, referente al Sistema de Gestin Integral de la Polica
Nacional se acredit as (ver grafico 1).

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Grafico 1. Modelo anterior para el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional


Como se aprecia en la ilustracin, el Sistema de Gestin Integral inclua tres importantes componentes:
el Direccionamiento Estratgico, que daba respuesta a la finalidad de la Institucin; la Gerencia de
Procesos, que precisaba las actividades a ejecutar para cumplir con esa finalidad; y la Gestin del
Talento Humano, responsable de hacer realidad la prestacin de los servicios. Estas dimensiones
interactuaban entre ellas para generar sinergia, permeando la Cultura Institucional, de tal manera que la
proyeccin de la Institucin fuese coherente, consistente y promoviera el incremento de la efectividad
de las actividades que ejecutaba, teniendo en cuenta que el recurso ms importante de la Institucin ha
sido su gente, quien hace posible el trabajo y el logro de los objetivos establecidos.
Despus de varios aos de implementacin del Sistema de Gestin Integral en la Institucin, se decidi
revisar el modelo que lo soporta, el cual ha aportado de manera sustancial para la definicin de un
sistema gerencial institucional en el cumplimiento de los objetivos, pero dada la evolucin normal de la
Institucin se hace necesario determinar su vigencia, conveniencia y pertinencia.
A continuacin se presentan los hechos ms significativos dentro del proceso evolutivo del Sistema de
Gestin Integral:

AO
1995

1996

1997

1998

2001

2002

Tabla 1.Proceso evolutivo del SGI en la Polica Nacional de Colombia


EVOLUCIN DEL SGI
El Sistema de Gestin Integral (SGI) de la Polica Nacional, tiene su origen en el
proceso de transformacin cultural que inici la Institucin desde 1995, orientado
a lograr mayor efectividad, incrementar la confianza de la comunidad en el
servicio que presta y fortalecer su liderazgo en el desarrollo del pas.
Se proyecta y ejecuta el Programa de Transformacin Cultural, el cual se
estructur en 6 grandes componentes: 1. El Plan Transparencia; 2. Participacin
Ciudadana para el Cambio: en este componente se realiz por primera vez la
gran encuesta denominada La Consulta Ciudadana establecindose como el
primer proceso de retroalimentacin con el cliente; 3. Potenciacin del
Conocimiento; 4. Bsqueda de la Vocacin y el Talento Policial; 5. Una Nueva
Cultura del Trabajo: en este componente se da inicio al establecimiento de
lineamientos para la creacin e implementacin de una gestin organizacional
basada en procesos y 6.Desarrollo Gerencial.
Se expide el Decreto 2158 de 1997 Por el cual se desarrolla la estructura
orgnica, se determina la visin, misin, funciones y principios de la gestin en la
Polica Nacional.
Se formula el primer Plan Estratgico cuatrienal para los aos 1999-2002,
desarrollando las siguientes polticas: 1. Participacin de la Comunidad, 2. Nueva
Cultura del Trabajo, 3.Fortalecimiento de la Capacidad Operativa, 4. Desarrollo
Gerencial, 5. Potenciacin del Conocimiento y 6. Modernizacin de la Gestin
Administrativa.
Implementacin del aplicativo SIATH (Sistema de Administracin del Talento
Humano) con el fin de iniciar un proceso de mejora en la administracin del capital
humano Institucional.
Se evala el Plan Estratgico formulado para los aos 1999-2002.
A partir de los conceptos de calidad apropiados por la Institucin, se incorporan
los conceptos de: eficacia y eficiencia para la medicin, seguimiento y monitoreo,
tanto de indicadores como de planes de accin.

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AO

2003

2004

2005

2006

EVOLUCIN DEL SGI


Formulacin del PEI 2003-2006 de acuerdo a las metas gubernamentales.
Se implementa la herramienta informtica de diseo propio: Sistema de
Informacin para el Control y Seguimiento de la Gestin Policial SICOG.
El 30 de diciembre del ao 2003 se expide la Ley 872 Por la cual se crea el
Sistema de Gestin de Calidad de la rama ejecutiva del poder pblico.
La Institucin estandariza por primera vez sus procesos y procedimientos
mediante la Resolucin 1113 del 27 de mayo de 2004 Por la cual se adopta el
manual de procedimientos del servicio policial para la Polica Nacional y con el
propsito de facilitar y agilizar la gestin gener una herramienta virtual, la cual
fue convalidada mediante el Instructivo 114 OGESI-DIPON del 29 de noviembre
de 2004 Funcionamiento del aplicativo Sistema de Administracin de
Procedimientos Policiales SAPROP.
Se implementa el anlisis de coherencia, pertinencia y suficiencia a los planes de
accin construidos por las unidades para cada anualidad.
Se desarrolla como herramienta gerencial para el direccionamiento del talento
humano, un modelo de gestin por competencias laborales centrado en el
conocimiento, experiencias y habilidades en el desempeo laboral, desde un
enfoque humanista.
Se expide el Decreto 4222 del 2006 Por el cual se modifica parcialmente la
estructura del Ministerio de Defensa Nacional.
Resolucin 3515 del 14 de junio de 2006 Por la cual se adopta de manera formal
el SGI para la Polica Nacional.
Mediante la Resolucin 01748 del 22 de marzo de 2006 Por la cual se
reglamenta el sistema de intervencin para la medicin y el mejoramiento del
clima institucional en la Polica Nacional.
Mediante Resolucin 3628 del 08 de octubre de 2007, se establece la Poltica
Estratgica Educativa de la Polica Nacional, a travs del Sistema Educativo
Policial.

2007

2008

2009

Formulacin e implementacin del PEI 2007-2010 de acuerdo a las metas


gubernamentales y a las polticas sectoriales del Ministerio de Defensa Nacional.
Se incorpora el mtodo de red de ofertas de valor y priorizacin de actividades y
elementos de valor, como complemento del anlisis de la realidad institucional
para el diagnstico de la Institucin, a nivel interno y externo. Se formulan los
mapas estratgicos y el Cuadro de Mando Integral CMI, tanto institucional como
de las 21 direcciones y oficinas asesoras.
Se realiza el fortalecimiento del SGI. Se implementa la metodologa Balanced
Scorecard -BSC y la herramienta informtica Suite Visin Empresarial-SVE para
el seguimiento, monitoreo y evaluacin de la gestin estratgica y de procesos.
Se expide la Resolucin 05298 del 5 de diciembre de 2008 Por la cual se adopta
el Manual de Calidad del SGI para la Polica Nacional.
La Direccin de Inteligencia de la Polica Nacional fue la primera Direccin de la
Polica Nacional en obtener la certificacin de sus procesos por parte del Instituto
Colombiano de Normas Tcnicas-ICONTEC, mediante las normas NTCGP
1000:2004 e ISO 9001:2000.
La Polica Nacional obtiene la certificacin del Sistema de Gestin de Calidad del
Instituto Colombiano de Normas Tcnicas-ICONTEC, mediante las normas
NTCGP 1000:2004 e ISO 9001:2008, para los 17 procesos de primer nivel
soportado en 21 unidades policiales (Direcciones y Oficinas Asesoras).
Se incorpora la medicin de los indicadores de equidad, economa, medio
ambiente y financieros, mediante la Directiva Administrativa Permanente 026
DIPON-OFPLA del 30 de octubre de 2009.

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AO

EVOLUCIN DEL SGI


Se realiza la formulacin estratgica del siguiente cuatrienio 2011-2014.
Se ampla el alcance de la certificacin de calidad con ICONTEC a 10 unidades
policiales del nivel operacional y se actualiza la certificacin de la Institucin en
NTCGP 1000:2009.

2010

2011

2012

2013

2014

2015

Mediante la Resolucin 02731 del 30 de agosto de 2010, se adopta la


metodologa de perfiles de cargos por competencias para los cargos estructurales
(comandantes, asesores, coordinadores y jefaturas) y dems cargos de la Polica
Nacional para llevar a cabo la propuesta de ubicacin laboral del personal
uniformado.
Mediante la Resolucin 01744 del 20 de mayo de 2011, "Por la cual se
implementa el modelo de cultura institucional, se crea la metodologa, equipos de
trabajo, espacios de identificacin, articulacin y movilizacin para la
operacionalizacin y se deroga la Resolucin 00225 del 04 de febrero de 2011".
La Institucin recibe el Premio Iberoamericano de la calidad otorgado por su
desempeo y mejoramiento continuo en el mbito administrativo y de gestin,
convirtindose en referente de la gestin pblica en Colombia e Iberoamrica.
Primera renovacin del certificado de la ISO9001 y NTGCP1000 para la Polica
Nacional en 61 unidades Policiales en los niveles Estratgico, Tctico y
Operacional.
Diseo y aplicacin del Modelo Interno de Implementacin y Aseguramiento del
Sistema de Gestin de Calidad de la Polica Nacional MIA bajo el estndar
NTCGP 1000:2009, en nueve unidades del nivel operacional.
Se realiza la formulacin para la vigencia 2015-2018, y se modifica la metodologa
para el despliegue del Plan Estratgico Institucional en las 8 regiones de Polica.
Como resultado de este despliegue, se pasa de 22 mapas estratgicos a 9, y se
disminuye el nmero de objetivos e indicadores institucionales.
A diciembre de este ao, la Polica Nacional cuenta con: 71 unidades certificadas
por ICONTEC en la norma ISO9001 y NTCGP10002009, 13 unidades con
certificacin en ISO14001, 02 unidades con certificacin ISO27001, 05 unidades
con certificacin en NTC5906, 01 unidad con certificacin OHSAS18001 y 22
unidades operacionales que cuentan con certificacin interna de calidad que
avala el cumplimiento de los requisitos de la norma NTCGP1000, expedida por la
Oficina de Planeacin de la Direccin General.
Mediante Directiva Administrativa Transitoria 004 DIPON OFPLA del 18 de enero
de 2015 se establecen los lineamientos de la Alta Gerencia para la segunda
renovacin del certificado expedido al Sistema de Gestin de Calidad de 71
Unidades Policiales, verificacin de requisitos de cumplimiento de la NTCGP1000
a travs del modelo interno MIA a 36 unidades operacionales y la ampliacin y
mantenimiento de los sistemas de gestin (Ambiental, Seguridad y Salud en el
trabajo, Seguridad de la Informacin y Centros de Conciliacin) certificados por
ICONTEC a la Polica Nacional.
De igual manera se establecen lineamientos para la aplicacin por primera vez en
la Institucin, de auditoras bajo el esquema multisitio en los colegios de la
Direccin de Bienestar Social, Integracin de los Sistemas (ISO9001, ISO14001 y
OSHAS18001) para la Escuela de Cadetes Francisco de Paula Santander e inicio
a partir del segundo trimestre del proceso la alineacin, simplificacin y
optimizacin de los procesos con la formulacin estratgica Institucional con un
enfoque regional.
Mediante Resolucin 0223 del 29 de enero de 2015 Por la cual se adopta las
Definiciones y el marco estratgico Institucional 2015-2018 de la Polica
Nacional, se establece la nueva formulacin estratgica.

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ARTICULO 8. CONCEPTUALIZACIN DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL. El
gran propsito del Modelo para el Sistema de Gestin Integral es que sirva de referencia para que la
Polica Nacional siga permanentemente el camino que la lleve al cumplimiento de sus grandes
objetivos, incorporando prcticas de instituciones de clase mundial y a satisfacer a sus grupos sociales
objetivo o clientes mediante una oferta de valor claramente diferenciada, sostenible y no fcilmente
imitable. Lo anterior se hace posible a travs de la integracin de una clara y retadora estrategia, de
una definicin y control permanente a la gestin del da a da y de una cultura institucional que aporte
para que todos los integrantes de la Institucin tengan unos comportamientos que les permitan trabajar
sinrgicamente hacia el logro de los objetivos institucionales.

Entendindose un sistema como un conjunto de partes, elementos o componentes organizados y


relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo, la Polica Nacional administra mltiples
sistemas que debe articular en un gran sistema de gestin, a fin de crear la sinergia requerida para el
logro de los grandes propsitos institucionales.

La Polica Nacional, comprende que implementar un sistema de gestin es lograr que la Institucin se
disee, se interprete y funcione como un sistema dinmico y verstil, que tiene la capacidad de
adaptarse a los cambios que el contexto le exige y a mejorar su desempeo en funcin del
cumplimiento de la misin que le encarga la Constitucin Poltica.

ARTICULO 9. LA GESTIN COMO SISTEMA. En las organizaciones de todo tipo, la gestin est
compuesta por diferentes elementos que conforman un sistema, lo cual implica fundamentalmente que
tienen zonas comunes y mltiples interacciones. Una concepcin avanzada de la gestin como sistema
involucra tres grandes elementos, como se muestra en la siguiente ilustracin: Gestin Estratgica,
Gestin de Procesos y Gestin de la Cultura (ver grafico 2).

Grafico 2. Gestin como Sistema

Entendindose su significado as:

Gestin Estratgica: conjunto de procesos y metodologas para definir o construir la Estrategia


y lograr que sta se vuelva realidad en la operacin de la organizacin.

Gestin de Procesos: conjunto de metodologas y herramientas para mantener, mejorar e


innovar los procesos repetitivos y estandarizados en la organizacin.

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Gestin de la Cultura: conjunto de metodologas y acciones deliberadas para cerrar las


brechas entre la cultura ideal y la cultura real de la organizacin, las cuales se expresan en
conductas y comportamientos visibles en las personas.

En la zona de confluencia de los tres elementos se genera la Creacin de Valor para los diferentes
grupos sociales objetivo o clientes, propsito fundamental y razn de ser de todas las organizaciones.
Precisando este concepto, las acciones de la organizacin deben estar enfocadas a la creacin de
valor superior, tangible e intangible, para los diferentes grupos sociales objetivo o clientes, alcanzando
as resultados consistentes y altos niveles de competitividad y sostenibilidad de la organizacin.
ARTICULO 10. LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA. Las organizaciones son sistemas sociales,
compuestos por partes o subsistemas interdependientes, que se encuentran delineadas por lmites a
veces difciles de identificar. La interaccin e interdependencia entre las partes hace que la
organizacin se comporte como un todo organizado, completo y coherente, con la caracterstica
fundamental de que el todo es ms que la suma de las partes.
Es as como en toda organizacin, interactan mltiples elementos de cuya definicin clara y
consistente depende su gestin orientada al logro de los objetivos de la misma.
Los elementos que interactan en la organizacin son:

Estrategia: grandes definiciones que dan rumbo a la organizacin. Pueden variar en funcin de
las metodologas, los modelos o las herramientas que utilice la organizacin. 1:

Estructura: conjunto de unidades y cargos de la organizacin que representan y establecen la


forma de distribucin del poder y las atribuciones, definiendo adems los roles. Incluye tambin
las relaciones e interacciones entre las diferentes unidades de la organizacin para que puedan
asumir plenamente su responsabilidad en el cumplimiento de la estrategia.

Procesos: la estrategia se debe hacer realidad en el da a da u operacin de la organizacin a


travs de una adecuada estructura de los procesos y la gestin de los mismos. Este elemento
de la organizacin involucra los procesos y los procedimientos. Un proceso es un conjunto de
actividades interrelacionados que transforman insumos para el logro de los grandes propsitos
estratgicos de la organizacin.

Mediciones: informaciones sobre el desempeo de la Institucin, en cuanto a procesos y


resultados, que permiten focalizar los esfuerzos, promover la disciplina y la persistencia en el
alcance de los objetivos, sirviendo para el mejoramiento constante y el enriquecimiento de la
estrategia.

Capital Humano: conjunto de personas con conocimientos, competencias, experiencias,


rasgos culturales, caractersticas, entre otros fundamentales para asegurar la viabilidad de la
estrategia y el desarrollo sostenible de la organizacin.

Grafico 3. Organizacin como Sistema

1. Estrategia: El arte y la ciencia del combate competitivo Carlos Pizano Mallarino - 2002.

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ARTICULO 11. INTEGRACIN DE LA GESTIN Y LA ORGANIZACIN EN UN SISTEMA. La gestin
y la organizacin como sistema no son independientes sino que tienen mltiples zonas comunes e
interacciones entre los elementos que los conforman.
Ejemplos claros de interacciones entre elementos de los dos subsistemas, son:

Estrategia, elemento de la organizacin como sistema con Gestin Estratgica, elemento de la


gestin como sistema.

Estructura de Procesos, elemento de la organizacin como sistema; con Gestin de


Procesos, elemento de la gestin como sistema.

Capital humano, elemento de la organizacin como sistema con Gestin Estratgica, Gestin
de la Cultura, Gestin de Procesos, elementos de la gestin como sistema.

Estructura, elemento de la organizacin como sistema con Gestin Estratgica, Gestin de la


Cultura, Gestin de Procesos, elementos de la gestin como sistema.

Mediciones, elemento de la organizacin como sistema con Gestin Estratgica, Gestin de la


Cultura, Gestin de Procesos elementos de la gestin como sistema.

CAPTULO III
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA POLICA NACIONAL

ARTICULO 12. DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL. Teniendo en cuenta la


conceptualizacin de un Sistema de Gestin Integral, se construye una propuesta para el modelo
gerencial de la Polica Nacional en el cual se reconoce la realidad de la Institucin y se estructura la
forma en que la misma se organiza para entregar valor claramente diferenciado a sus grupos sociales
objetivo o clientes.
Es as como se genera un sistema en el que la estrategia, que constituye las lneas orientadoras que
dan rumbo a la Institucin (definiciones, lineamientos e iniciativas), se despliega por medio de las
metodologas propias de la Gestin Estratgica; a travs de la cadena de valor interacta con el
componente: Gestin y Estructura de Procesos, el cual permite su operacionalizacin de manera
controlada, identificando oportunidades de mejora para potencializar la gestin del da a da en busca
del mejoramiento y la innovacin, el componente de Talento Humano y Gestin de la Cultura con lo
cual se pretende identificar y cubrir las necesidades cualitativas y cuantitativas del personal que
desarrollara la gestin estratgica y la gestin de procesos.
El sistema de Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, se evidencia as (ver grfico 4).

Grafico 4. Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional

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Por lo anterior el Sistema de Gestin Integral en la Polica Nacional se define como el enfoque
gerencial que orienta la gestin del servicio policial hacia la creacin de valor a los grupos sociales
objetivo o clientes, mediante un desarrollo integral y armnico de sus componentes, subsistemas y
elementos, fundamentado en el mantenimiento, mejoramiento e innovacin de los servicios de la
organizacin en coherencia con la misin y horizonte institucional.
Estos componentes se enmarcan en un Pensamiento y Perfil Institucional que garantizan la Creacin
de Valor en seguridad y convivencia a los grupos sociales objetivo. Los tres componentes se describen
as:

Estrategia y Gestin Estratgica, que establece las grandes lneas orientadoras que dan
rumbo a la Institucin (Estrategia); y las metodologas para su construccin y puesta en
operacin (Gestin estratgica).

Gestin y Estructura de Procesos, que define la forma como la Institucin gestiona su da a


da en el marco del mejoramiento continuo para generar valor, responder gil e
inteligentemente a los cambios y alcanzar la estrategia.

Talento Humano y Gestin de la Cultura, que define la Cultura Institucional (basada en


valores, principios y creencias), el desarrollo del talento humano fundamentado en
competencias y la forma de traducir esos elementos en conductas y comportamientos visibles
en las personas de la Institucin.

Los tres componentes se desarrollan mutuamente, dando lugar a zonas comunes de interseccin entre
ellos, creando un rea comn de confluencia que seala el resultado de todo el sistema: la Creacin de
Valor de la Institucin. Todo el sistema se soporta en el perfil y el pensamiento institucional de la
Polica, que son referentes superiores que orientan todas las acciones que se realicen en la Institucin
y que deban ser acogidas y respetadas plenamente por todos sus integrantes.
Por otro lado como entidad pblica del Estado, la Policial Nacional incorpora dentro de su Sistema de
Gestin Integral subsistemas transversales como el Sistema de Control Interno a travs del Modelo
Estndar de Control Interno MECI, el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA y el Sistema de
Gestin de Calidad SGC, entre otros, los cuales dan respuesta a los cumplimientos legales del
ordenamiento jurdico Colombiano, articulndose en su interior de acuerdo a los lineamientos
establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP.
2

ARTICULO 13. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL . El enfoque de Gestin


Integral, orienta la Institucin hacia el logro de una mayor efectividad, fundamentado en los siguientes
principios:

2.

Enfoque sistmico: permite visualizar la Institucin como transformadora de informacin y


conocimientos, en servicios de calidad dentro de un entorno cambiante. As mismo, identificar,
entender, mantener, mejorar y en general, gestionar los procesos as como sus interrelaciones
como un sistema; lo cual contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de la Institucin en el
logro de sus objetivos.

Orientacin a los grupos sociales objetivo o clientes: dirige los esfuerzos a la satisfaccin
de las necesidades y expectativas de la comunidad. El ciudadano es el juez final de la calidad
del servicio policial. El mejor modo de optimizar esa calidad es evaluar de manera permanente
la satisfaccin del ciudadano con el servicio prestado, medir la oportunidad de la respuesta,
revisar la actitud de servicio del polica en el momento de acercarse al ciudadano y asegurar
que los procedimientos ejecutados corresponden a lo establecido por la Institucin.

Liderazgo: el Alto Mando, a nivel institucional y de sus unidades policiales, debe lograr la
unidad de propsito dentro de la Institucin, generando y manteniendo un ambiente interno
favorable, en el cual los miembros de la organizacin puedan llegar a involucrarse totalmente
en el logro de los objetivos de la Polica Nacional.

Adaptado para la Polica Nacional a partir de la norma NTGCP1000-2009.

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Participacin activa: el personal de todos los niveles aporta en el diseo y desarrollo de los
planes y programas institucionales, lo cual permite una intervencin interdisciplinaria de la
gestin en beneficio de la Institucin y sustenta la creacin e innovacin para el mejoramiento
continuo del servicio policial.

Enfoque basado en procesos: la Institucin dispone de un conjunto de procesos, que al


trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza ms
eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un
proceso.

Mejora continua: siempre es posible implementar maneras ms prcticas y mejores para


prestar los servicios en la Institucin. Es fundamental que la mejora continua del desempeo
global de la Polica Nacional sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y
efectividad en cada uno de los niveles de la organizacin.

Gestin basada en datos y hechos: reconoce el poder de la informacin para acertar en la


toma de decisiones, retroalimenta el sistema de gestin integral y permite el mejoramiento
continuo para la permanente creacin de valor.

Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: la


Polica Nacional y sus proveedores son interdependientes; una relacin beneficiosa, basada en
el equilibrio contractual, aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

Coordinacin, cooperacin y articulacin: el trabajo en equipo, en y entre unidades de la


Polica Nacional, as como su interaccin con entidades externas, es importante para el
desarrollo de relaciones que beneficien a sus grupos sociales objetivo o clientes, y que
permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.

Transparencia: la gestin de la Polica Nacional se fundamenta en las actuaciones y las


decisiones claras; por tanto, es importante que se garantice el acceso a la informacin
pertinente de su gestin para facilitar as el control social.

ARTICULO 14. SUBSISTEMAS TRANSVERSALES DEL SGI Y LA GESTIN INTEGRAL DEL


RIESGO. Los subsistemas y la Gestin Integral del Riesgo tienen como propsito fortalecer la
capacidad administrativa, el desempeo institucional y optimizar la administracin de los recursos
humanos, logsticos y financieros de la Institucin.
ARTICULO 15. SUBSISTEMAS DE GESTIN. Los subsistemas de Gestin en la Polica Nacional se
han constituido en instrumentos que fortalecen cada una de las acciones que realiza la organizacin,
cada uno de ellos contribuyen de manera particular a ese propsito as: el sistema de Control interno
(Ley 87 de 1993) se orienta a la configuracin de control de la gestin, el Sistema de Desarrollo
Administrativo (Ley 489 de 1998) centra su propsito en la planeacin de la gestin estatal del orden
nacional y el Sistema de Gestin de Calidad (Ley 872 del 2003) se enfoca en la administracin y
definicin de acciones para mejorar el desempeo de la Institucin.
La articulacin de estas tres herramientas obligatorias para las entidades pblicas, pueden ser
integradas tambin de manera voluntaria con otros estndares, como el ambiental, seguridad de la
informacin y los Requisitos Generales del Servicio para los Centros de Conciliacin y/o arbitraje, entre
otros, sin embargo es preciso aclarar que el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de acuerdo al Decreto 1443 del 2014, ser una cuarta herramienta obligatoria para aplicacin en la
Polica Nacional, por lo cual la Direccin de Talento Humano en coordinacin con la Direccin de
Sanidad emitirn los lineamientos para su implementacin en la Polica Nacional.
ARTCULO 16. SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Sistema de Control Interno desarrollado a
travs del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI, se establece como el
Conjunto de los Planes, Mtodos, Principios, Normas, Procedimientos y Mecanismos de Verificacin y
Evaluacin adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con
las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en
3
atencin a las metas u objetivos previstos .

Ley 87 de 1993, articulo 1 Definicin del Control Interno

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ARTICULO 17. SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO. El Sistema de Desarrollo
Administrativo es un conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de
carcter administrativo y organizacional para la gestin y manejo de los recursos humanos, tcnicos,
materiales, fsicos, y financieros de las entidades de la Administracin Pblica, orientado a fortalecer la
capacidad administrativa y el desempeo institucional, de conformidad con la reglamentacin que para
4.
tal efecto expida el Gobierno Nacional
ARTICULO 18. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD. El Sistema de Gestin de Calidad es una
herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo
institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las
entidades y agentes obligados, la cual estar enmarcada en los planes estratgicos y de desarrollo de
tales entidades. El sistema de gestin de la calidad adoptar en cada entidad un enfoque basado en los
procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y
5
beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurdico vigente.
ARTICULO 19. OTROS SISTEMAS. Dentro del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, se
puede contemplar la incorporacin de normas internacionales para algunas unidades como es el caso
del Sistema de Gestin Ambiental a travs de la implementacin de la ISO14001, Seguridad de la
Informacin establecida en la ISO27001, Requisitos Generales del Servicio para los Centros de
Conciliacin y/o arbitraje a travs de la Norma Tcnica Colombiana NTC5906 y otras, las cuales hasta
el momento de publicacin de este manual no son de obligatorio cumplimiento, salvo la establecida por
el Decreto 1443 de 2014 por medio del cual se dictan disposiciones para la implementacin del Sistema
de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Pargrafo 1. Con el nimo de complementar los criterios y conceptos especficos que no se encuentran
en el presente Manual del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, se describen en
manuales independientes los aspectos que en materia de gestin pblica debe implementar la
Institucin, con nfasis en los sistemas: de control interno (SCI), desarrollo administrativo (SISTEDA),
calidad (SGC), ambiental (SGA), seguridad en la informacin (SGSI) y sistema de seguridad y salud en
el trabajo (SGSST), entre otros modelos y estndares para la gestin, previa planificacin y desarrollo
de las etapas que sean definidas por la Oficina de Planeacin, durante la transicin establecida para la
aplicacin de la presente resolucin.
Pargrafo 2. La Escuela de Cadetes de Polica General Francisco de Paula Santander, se ha
propuesto desarrollar un sistema integrado de gestin que incorpora los modelos de gestin de calidad,
ambiental, as como seguridad y salud en el trabajo. A travs del Manual del Sistema Integrado de
Gestin SIG ECSAN, se establecen los lineamientos para la planeacin, operacin, control del mismo,
vinculando los tres sistemas mencionados al actual Sistema de Gestin Integral, aplicado al mbito de
gestin educativo de la Polica Nacional de Colombia.
Por lo anterior es preciso indicar que para la mencionada unidad policial, aplicaran los criterios
generales y operacionales correspondientes a la integracin armonizada de los requisitos de las
normas ISO9001, NTCGP1000, ISO14001 y OHSAS18001 en el Sistema Integrado de Gestin, segn
la informacin descrita en el documento: 1DS-MA-0001 Manual del Sistema Integrado de Gestin de la
unidad, y de igual forma utilizaran los lineamientos establecidos en el manual referido frente a ejercicios
de auditoras, verificaciones, autoevaluacin, mejora continua y desempeo de los procesos, del
sistema integrado de gestin y en trminos generales de todos los elementos de evaluacin y
seguimiento.
ARTICULO 20. GESTIN INTEGRAL DEL RIESGO. La Gestin Integral del Riesgo en la Polica
Nacional, est soportada bajo los conceptos de previsin y provisin, los cuales se asocian
directamente a todos y cada uno de los propsitos institucionales, a partir de la identificacin de las
posibles fallas, problemas, vacos, incertidumbres y desafos, que puedan llegar a incidir de
manera negativa en el alcance de la Misin y Visin policial.
La aplicacin de esta metodologa, se basa en poder determinar a travs de los resultados obtenidos,
los riesgos y causas relacionadas con la presentacin de hallazgos o no conformidades, incumplimiento
de indicadores de estrategia y gestin, producto y/o servicio no conforme, resultados de la revisin de
las quejas y reclamos, revisin por la direccin y compromisos establecidos en las sesiones del
subcomit central, regional o local de mejoramiento gerencial, con el fin de proveer al Mando
Institucional de la informacin suficiente de cmo, cundo, quin y dnde, focalizar y crear
4
5

Ley 489 de 1998, articulo 15 Definicin del Sistema.


Ley 872 del 2003, articulo 1 Definicin del Sistema de Gestin de Calidad

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sinergia para atacar las diferentes problemticas que se presenten en el nivel estratgico, tctico y
operacional, para el cumplimiento de la misin constitucional.
A continuacin se presentan las fases para la ejecucin de la metodologa Gestin Integral del Riesgo
para la Polica Nacional, las cuales se encuentran virtualizadas y/o sistematizadas en el mdulo
Riesgos PRO, de acuerdo a lo establecido en el acto administrativo (Resolucin) adoptado para tal fin,
de la siguiente manera:

Grafico 5. Fases para la gestin integral del riesgo

CAPITULO IV
PENSAMIENTO Y PERFIL INSTITUCIONAL

ARTICULO 21. PENSAMIENTO Y PERFIL INSTITUCIONAL. Tiene como propsito exponer el marco
filosfico, el cual inspira y moviliza el accionar de la Polica Nacional. El elemento anterior nace y se
cimienta en la Doctrina Policial, son la base fundamental que rodea cada uno de los componentes del
Modelo de Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.
ARTICULO 22. DOCTRINA INSTITUCIONAL. La doctrina policial entendida como el conjunto de ideas
u opiniones, preceptos ticos, legales y conceptos oficialmente aceptados, en los cuales se fundamenta
todas las acciones a nivel general, de manera que la Institucin tenga bien claro su destino a la luz de
los principios filosficos y dogmticos que le sealen su razn de ser en el mbito de las entidades del
Estado.
La doctrina policial se desprende de los fundamentos de la propia ciencia de polica, es la plataforma
que soporta los dems componentes que caracterizan a la Polica Nacional y los condiciona. Es la base
para la construccin de la estrategia y para el diario actuar de la misma.
Doctrina significa etimolgicamente "lo que es objeto de enseanza", la doctrina de cualquier polica,
entonces, es el conjunto de ideas bsicas que fundamentan su accionar, unen a la Institucin y a sus
miembros y le dan un carcter propio. Hace parte del patrimonio intangible que se transmite a las
nuevas generaciones mediante la enseanza y el ejemplo.
Para la consolidacin del modelo gerencial es necesaria una doctrina fundamentada en principios y
valores, influenciando a sus integrantes a tomar decisiones acertadas que deriven en su fortalecimiento
y funcionen como una herramienta de gestin al fomentar una identidad, asegurando que la misin,
visin, metas, objetivos y estrategias se alineen y funcionen eficazmente.
La identidad funciona como generadora de coherencia y propulsora del sentido de pertenencia hasta el
punto de buscar y encontrar la realizacin profesional y personal de cada uno de sus integrantes.
As las cosas, la doctrina policial es en s una cultura de vida que inicia al ingresar a las aulas policiales
donde se adquiere esa formacin inicial que estructura al hombre y mujer polica y lo convierte en
modelo de funcionario pblico con una misin especfica, que se transmite continuamente mediante el
ejemplo. Es un elemento transversal en la Institucin que garantiza que cada esfuerzo de construccin
institucional este inmerso dentro de la misma.
La doctrina policial permanece en el tiempo y se expresa a travs del Pensamiento y el Perfil
Institucional, del Cdigo de tica Policial, de los principios, valores y reglamentos que fundamentan la
funcin policial. Est presente en todos los smbolos que representan al cuerpo - polica (bandera,
escudo, himno, uniforme) y en el aprendizaje adquirido a travs de su historia.
Es el referente que gua el pensamiento estratgico que impulsa una visin al futuro sin olvidar su
historia, una actitud proactiva, una forma de pensar, sentir y actuar acorde con la Institucin; es la

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materia prima con la que se moldea al hombre polica para que en su representacin como funcionario
pblico encargado de garantizar la seguridad y convivencia ciudadana cumpla con su misin
institucional como polica.
ARTICULO 23. PENSAMIENTO INSTITUCIONAL. Las organizaciones de todo tipo requieren tener
referentes superiores que orienten todas las acciones que se realizan en ellas y que deben ser
acogidos y respetados plenamente por todos sus integrantes.
En ese sentido, el punto de partida de los procesos estratgicos es la construccin y documentacin del
pensamiento Institucional, que corresponde a la filosofa que hace parte de la doctrina de referencia
principal de la vida en la Polica Nacional. Es la base para la construccin de la estrategia y para el
diario actuar de la misma.
El Pensamiento y Perfil Institucional permanecen en el tiempo, son construidos al ms alto nivel (Alto
Mando).
El siguiente es el pensamiento de la Polica Nacional:
La Polica Nacional protege a los nacionales y extranjeros que se encuentran en
Colombia, asegurndoles su vida, integridad, libertad y patrimonio econmico;
constituyndose en la base sobre la que se asientan el resto de los servicios del Estado,
en la medida en que stos necesitan un entorno de respeto a la ley, el orden, la justicia y la
paz para funcionar adecuadamente.
La labor Policial es una funcin pblica que procura la armona social, la convivencia
ciudadana, el respeto recproco entre las personas y de stas hacia el Estado, imprimiendo
a la actividad policial un carcter eminentemente comunitario, preventivo, educativo,
ecolgico, solidario y de apoyo a las autoridades judiciales.
La organizacin policial es parte de la comunidad, existe para servir a todos los
ciudadanos sin distinciones ni discriminaciones y contribuir al desarrollo integral de la
sociedad, a su humanizacin, en un ejercicio de valoracin y respeto a su dignidad y
derechos; en el marco de la democracia y del respeto al estado social de derecho.
La excelencia y la transparencia en el servicio son las premisas de la actividad policial, que
garantizan su progreso, sostenibilidad y posicionamiento para responder eficiente y
eficazmente a todos los retos que le exige la sociedad.
ARTICULO 24. PERFIL INSTITUCIONAL. El perfil es el punto de partida para conocer la realidad de la
Institucin y su contexto. Est constituido por:
Propsito fundamental: corresponde al planteamiento global de las necesidades y oportunidades del
mercado que la Institucin pretende atender mediante los productos y servicios que ofrece.
Naturaleza y evolucin: describe el tipo de Institucin y la evolucin desde su constitucin.
Entorno: se refiere al conjunto de condiciones externas que rodean e influencian la operacin de la
Institucin tales como la evolucin, el ambiente y las tendencias del pas en trminos econmicos,
sociales, de competitividad, de seguridad, de relaciones internacionales, los grupos sociales objetivo o
clientes, etc.
Relaciones: son las conexiones o enlaces que hace la Institucin para el desarrollo de su actividad y el
logro de sus propsitos estratgicos; stas incluyen alianzas, convenios, trabajo en red; con diferentes
actores pblicos y privados a nivel nacional e internacional.
Retos: son los principales desafos que enfrenta la Institucin y que tiene en cuenta para la definicin
de su estrategia y focalizacin de esfuerzos.
A continuacin se relacionan cada uno de los aspectos que definen el perfil de la Polica Nacional.
Propsito Fundamental. El propsito de la Polica Nacional est dado en primer lugar por el artculo
218 de la Constitucin Poltica de Colombia; La Polica Nacional es un cuerpo armado, permanente, de
naturaleza civil, a cargo de la Nacin, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones
necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas, y para asegurar que los habitantes de
Colombia convivan en paz.

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Por su parte la Ley 62 de 1993 en su artculo 5, aclara: La Polica Nacional es un cuerpo armado,
instituido para prestar un servicio pblico de carcter permanente, de naturaleza civil a cargo de la
Nacin. Su fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los
derechos y libertades pblicas para asegurar la paz ciudadana.
La expedicin de la Ley en referencia proyecta a la Institucin a la bsqueda del mejoramiento de la
calidad en la prestacin del servicio; esta norma, define en su artculo 2 que: El servicio pblico de
Polica se presta con fundamento en los principios de igualdad, imparcialidad, control ciudadano y
publicidad mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. Por tanto,
el inters por mantener la armona social, la convivencia ciudadana, el respeto recproco entre las
personas y de stas hacia el Estado, da a la actividad policial un carcter eminentemente comunitario,
preventivo, educativo, ecolgico, solidario y de apoyo judicial.
De igual forma, la actividad policial se define como una profesin y en consecuencia, todo miembro de
la Polica Nacional debe recibir formacin integral en academias y centros especializados en la cultura
de los derechos humanos, la instruccin tica, los sistemas de calidad, la ecologa, el liderazgo y el
servicio a la comunidad.
Naturaleza: La Polica Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, con regmenes y
disciplinas especiales, adscrita al Ministerio de Defensa Nacional y por lo tanto, parte del sector
defensa del pas.
Evolucin: La Polica Nacional de Colombia es una Institucin centenaria, creada el 5 de noviembre de
1891 es la nica fuerza de polica en el pas, por tanto le compete la conservacin del orden pblico
interno y tiene jurisdiccin nacional. Constitucionalmente hace parte de la Fuerza Pblica, no es
deliberante, no puede ejercer la funcin del sufragio o intervenir en actividades o debates de partidos o
movimientos polticos. Desde 1953 depende del Ministerio de Defensa Nacional.
Para garantizar el cumplimiento de su misin y el logro de su visin, tiene funcionarios distribuidos en la
categora de Oficiales, Suboficiales, personal del Nivel Ejecutivo, Patrulleros, Agentes, Auxiliares
Bachilleres, Auxiliares de Polica y Personal no Uniformado, que se encuentran en cerca de 2.600
lugares geogrficos del pas (ciudades, municipios, corregimientos e inspecciones), logrando un
cubrimiento nacional.
As las cosas, la conformacin de la Doctrina, ha sido un proceso que se ha desarrollado generacin
tras generacin, dando lugar a un conjunto sistematizado de normas, principios, valores y tradiciones
que orientan los pensamientos, palabras y actos, definiendo el propsito del quehacer profesional que
desarrollamos, as como la manera en que se logra cumplir con la misin.
ARTICULO 25. ENTORNO. En el entorno cambiante en el que se encuentra la Polica Nacional, se ha
demostrado que est a la vanguardia de otros cuerpos de Polica del mundo, mediante la consolidacin
de una doctrina, filosofa y naturaleza civil, que le ha permitido su posicionamiento a travs de un
servicio en funcin de las oportunidades y amenazas para el logro de la misin, objetivos y estrategias.
El entorno dentro del cual la Polica Nacional debe estructurar sus servicios se encuentra enmarcado
por los siguientes desafos estructurales, que contemplan especificidades del orden nacional, regional y
local, y que explican situaciones particulares de tipo delictivo: I) prevenir la aparicin de nuevos actores
criminales y la reincidencia; II) combatir el crimen y la delincuencia organizada; III) desarticular
mercados de economa ilegal sobre los cuales se constituyen, articulan y consolidan estructuras
criminales; IV) responder en forma efectiva a las conductas que pongan en riesgo la seguridad
individual y colectiva o atenten contra ella; v) fortalecer el Estado de derecho garantizando el imperio de
la ley y la justicia; VI) Proteger los derechos individuales y colectivos; VII) promover una cultura
ciudadana y cvica; y VIII) promover la legalidad, el respeto y la convivencia como prcticas y valores
sociales.
ARTICULO 26. RELACIONES. Con la poltica de fortalecer la coordinacin interinstitucional y las
relaciones internacionales, se mantiene la cooperacin en temticas especficas que permiten
interacciones para formular propuestas, realizar encuentros, establecer compromisos y acuerdos. De
igual manera, la existencia de la seguridad ciudadana en el Estado colombiano es posible siempre y
cuando se logren los mayores niveles de sinergia institucional, en particular con las Fuerzas Militares;
ya que como instituciones complementarias de cara a una realidad compleja por la situacin de orden
pblico y violencia que afectan nuestro pas, se deben brindar soluciones integrales y sostenibles en el
tiempo a las problemticas de violencia, inseguridad y delincuencia que afligen a los ciudadanos.

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El servicio de Polica implica permanente coordinacin y planificacin con autoridades del orden
administrativo local; con Gobernadores, Alcaldes y Personeros; con Fiscales, Procuradores y Jueces;
con el clero, lderes empresariales, comunales y de opinin; as como con organizaciones o gobiernos
internacionales. El liderazgo institucional debe reflejarse en una permanente interlocucin constructiva y
propositiva que elimine distancias y fronteras interinstitucionales. En este contexto el Presidente de la
Repblica, los Gobernadores y los Alcaldes son las primeras autoridades y jefes de Polica a nivel
nacional, departamental y local, respectivamente.
A manera de ejemplo de las mltiples relaciones interinstitucionales nacionales e internacionales que
mantiene la Polica Nacional, se puede mencionar cmo la Institucin desde el ao 2004 lidera el
programa Departamentos y Municipios Seguros (DMS), el cual fortalece la gobernabilidad local en
materia de convivencia y seguridad ciudadana. El Programa ha contado con la participacin de otras
importantes instituciones como el Ministerio del Interior, el Ministerio de Justicia, el Ministerio de
Defensa Nacional, la USAID (United States Agency for International Development), La Universidad de
Georgetown y la Fundacin Ortega y Gasset.
De igual manera, a nivel internacional se puede mencionar cmo la Polica Nacional ha trabajado
conjuntamente con la Comunidad Latinoamericana y del Caribe de Inteligencia Policial (CLACIP) y la
Oficina de Polica Europea (EUROPOL) y ha liderado con apoyo de instituciones policiales de otros
pases, la creacin de la Comunidad de Policas de Amrica (AMERIPOL), como un instrumento de
cooperacin policial.
ARTICULO 27. RETOS. La Polica Nacional enfrenta grandes retos en el cumplimiento de su misin en
un contexto nacional que viene registrando cambios en las dinmicas de seguridad que han generado
una reconfiguracin en el panorama criminolgico del pas, esto impone a la Institucin la necesidad de
implementar modelos de mejora continua e innovacin bajo un enfoque corresponsable, focalizado y
diferencial para garantizar la seguridad y tranquilidad del ciudadano, con capacidad de anticipacin
frente a los fenmenos criminales y la generacin de respuestas y alternativas de solucin de
problemticas en los diferentes niveles de gestin de la organizacin.
Adems de estos modelos que generan competitividad y capacidad de anticipacin frente a los
fenmenos criminales, se plantean entre los retos institucionales, la articulacin de esfuerzos y la
optimizacin de los recursos para la satisfaccin de las necesidades y expectativas tanto de las dems
autoridades, como de la comunidad nacional e internacional, mediante la adopcin de herramientas
gerenciales y de compromisos con la calidad y efectividad de su servicio.
Por otra parte, en trminos organizacionales, la Institucin deber incrementar el nivel de
profesionalizacin de su personal y sus condiciones de bienestar, a fin de garantizar la calidad y
efectividad de la labor policial. Se hace necesario optimizar el gerenciamiento del servicio de Polica, la
coordinacin y gestin de la informacin para la seguridad y la prevencin, el fortalecimiento y medicin
de la gestin territorial, la integracin de las capacidades tecnolgicas y la mejora y optimizacin de los
medios de Polica para el fortalecimiento del servicio.

CAPITULO V
COMPONENTE ESTRATEGIA Y GESTIN ESTRATGICA
6

ARTICULO 28. PROPSITO Y ALCANCE DE LA ESTRATEGIA Y GESTIN ESTRATGICA El


componente de Estrategia y Gestin Estratgica incluye:

La definicin de la estrategia institucional entendindose como el conjunto de definiciones para


desarrollar y sostener la capacidad de creacin de valor institucional. Incluye todos los
elementos para la formulacin del Plan Estratgico Institucional.

Las metodologas (Gestin Estratgica) para formular y poner en marcha la estrategia en todos
los niveles institucionales, con el fin de asegurar que las actividades desarrolladas por todos los
integrantes respondan coherentemente a los propsitos de la misma.

La descripcin de metodologas y conceptos relacionados con estrategia y gestin estratgica que se presentan en este manual,
se encuentran descritos de manera detallada la Gua metodolgica para la formulacin y gestin de la estrategia de la Polica
Nacional.

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A continuacin se presenta el esquema que representa el componente de Estrategia y Gestin
Estratgica y su desarrollo en la Institucin (Ver grficos 6 y 7).

Grafico 6. Componente Estrategia y Gestin Estratgica

Grafico 7. Esquema para la Formulacin Estratgica

ARTICULO 29. ANLISIS DE LA REALIDAD INSTITUCIONAL. Es un diagnstico de los mbitos


externo e interno de la Polica Nacional, que permite identificar las diferencias entre las definiciones de
la formulacin estratgica y la realidad del da a da. El anlisis califica algunos elementos del Plan
Estratgico Institucional vigente, a fin de determinar las brechas entre las condiciones planteadas y la
situacin actual; tambin se realiza un anlisis comparativo especfico entre seguridad percibida y
seguridad objetiva. Requiere adems conocer el Marco Estratgico Institucional, que contiene las
polticas y planes nacionales y sectoriales entre otros, a fin de mantener la correcta alineacin
estratgica y la articulacin nacional, logrando la sinergia necesaria entre las entidades para el
cumplimiento de los objetivos propuestos.
El anlisis antes mencionado se convierte a su vez, en insumo para la definicin del nuevo Plan
Estratgico Institucional y da inicio a la formulacin e implementacin del mismo.

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ARTICULO 30. FORMULACIN. Construccin de las definiciones estratgicas que inspiran y movilizan
el accionar institucional a travs de la definicin de la misin, visin, MEGA, principios, valores, polticas
institucionales misionales, grupos sociales objetivo o clientes, oferta de valor Institucional y recursos,
convirtindose en el eje de ruta del Plan Estratgico Institucional. Estos elementos dan
direccionamiento y sientan las bases para la construccin del PEI.
Como producto de la revisin o reformulacin de estos elementos se generan las definiciones
estratgicas segn se describe a continuacin:
ARTICULO 31. MISIN. Es la razn de ser, el propsito comn y permanente que le confiere identidad,
especifica el rol funcional que la Institucin va a desempear en su entorno e indica con claridad el
alcance y direccin de sus actividades, representa el compromiso y deber con la sociedad. La Misin
determinada por la Polica Nacional, es la siguiente:
La Polica Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nacin, cuyo
fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y
libertades pblicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz. (Art. 218
C.P.C.).
ARTICULO 32. VISIN. Ambicin de la Alta Direccin que expresa la situacin ideal de lo que la
Institucin quiere ser, seala el rumbo y es el puente que une el presente con el futuro, la Visin
definida por la Polica Nacional es la siguiente:
La Polica Nacional se consolidar en el 2022 como Institucin fundamental para la construccin de un
pas equitativo y en paz, garante y respetuoso de los derechos humanos, afianzando la convivencia y
seguridad a travs del control del delito, la educacin ciudadana, prevencin, mediacin y articulacin
institucional e interinstitucional como ejes centrales del servicio.
ARTCULO 33. MEGA - META GRANDE Y AUDAZ. La MEGA conecta la Misin con la Visin. En este
sentido, es el gran propsito o sueo que une a la Visin y por ende unifica los esfuerzos de todos los
integrantes de la Institucin con una fuerza superior, la MEGA definida por la Polica Nacional para el
periodo 2015-2018 es la siguiente:
Al 2018 la Polica Nacional ser la Institucin ms reconocida, en virtud de la excelencia profesional de
sus integrantes para brindar un servicio policial basado en el humanismo, solidario y cercano al
ciudadano, afianzando la confianza, credibilidad y legitimidad Institucional.
ARTCULO 34. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES. Los principios Institucionales son verdades
universales que sirven de premisas para fundamentar y orientar tanto la doctrina policial, como el
quehacer en el desarrollo de las funciones y servicios. Los principios definidos por la Polica Nacional
son los siguientes:

Principio de Vida. Reconocer que la humanidad forma parte de una comunidad de vida, y que
su bienestar depende de la preservacin de una biosfera saludable, con todos sus sistemas
ecolgicos, una rica variedad de plantas y animales, tierras frtiles, aguas puras y aire limpio.
Por ello nos comprometemos con la proteccin y defensa de la vida humana, de la diversidad
de formas de vida y del medio ambiente en general, as como a tratar a todos los seres vivos
con respeto y consideracin.

Principio de Dignidad. Afirmar que los seres humanos tenemos una dignidad inherente e
inviolable, y reconocemos los Derechos Humanos y las libertades fundamentales como el
marco tico de nuestro accionar, el cual est orientado a promover una cultura de tolerancia,
no violencia y paz, como garanta de seguridad y convivencia ciudadana.

Principio de Equidad y Coherencia. Sostener que la justicia social y econmica son requisitos
para que todos los habitantes del pas alcancen un modo de vida digno y seguro, que garantice
su desarrollo humano dentro del marco de la democracia; afirmamos la igualdad y la equidad
como base de la objetividad en nuestras actuaciones, y nos comprometemos con el buen
ejemplo como ciudadanos y como servidores pblicos a ser referentes para la sociedad.

Principio de Excelencia. Exaltar el honor y la vocacin policial como el ncleo de nuestra


identidad profesional, y nos comprometemos a esforzarnos para imprimirle al actuar policial, el
ms alto nivel de desempeo.

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ARTCULO 35. VALORES INSTITUCIONALES. Se constituyen en pautas que direccionan el
comportamiento humano. Estn presentes en las conductas, percepciones y metas de un individuo y
orientan la cultura institucional.

Vocacin Policial. Profunda conviccin y total disposicin hacia el servicio. Asumimos la


profesin policial como proyecto de vida y somos testimonio ejemplar de lo que significa ser
Polica.

Honestidad. Capacidad de ser coherente entre lo que se piensa, se dice y se hace, proteger y
respetar lo ajeno.

Compromiso. Asumir como propios los lineamientos y polticas institucionales, enfocndose


hacia el logro de los objetivos dentro del mejoramiento continuo. Hacemos propias las
directrices policiales sobre la familia, la comunidad, la sociedad y el Estado, cumplimos con
empeo, profesionalismo y sentido de pertenencia los deberes y obligaciones, orientamos
todas nuestras actuaciones hacia el logro de los objetivos institucionales.

Honor Policial. Orgullo policial por la excelencia del deber cumplido ante la comunidad y las
leyes. Entregamos el mejor esfuerzo en el ejercicio de la funcin policial y la ejecutamos con
profesionalismo y abnegacin.

Disciplina. Disposicin para reconocer la autoridad, cumplir las rdenes y acatar las normas.
Reconocemos la subordinacin a las autoridades jerrquicas, cumplimos a cabalidad las
rdenes que nos sean impartidas y regulamos nuestras actuaciones segn el marco legal
establecido.

Solidaridad. Disposicin para actuar de manera altruista frente a los otros. Actuamos
humanitariamente ante las necesidades de la comunidad y del pas, y mantenemos el espritu
de compaerismo fomentando el trabajo en equipo y apoyndonos en la adversidad.

ARTCULO 36. POLTICAS INSTITUCIONALES. Las Polticas Institucionales, son directrices o


lineamientos generales que sirven fundamentalmente para orientar la accin institucional y facilitar el
proceso de toma de decisiones. Estas se dividen en Polticas Institucionales Misionales y Polticas
Institucionales de Sistemas de Gestin.
ARTCULO 37. POLTICAS INSTITUCIONALES MISIONALES. Las Polticas Institucionales Misionales
son directrices que una Institucin se compromete a cumplir y que orientan sus esfuerzos y recursos
hacia el futuro. Son formuladas por el Alto Mando Institucional, de forma tal que buscan alcanzar a toda
la Polica Nacional, deben ser conocidas, apropiadas y servir de gua a todos sus integrantes.
Las Polticas Institucionales Misionales de la Polica Nacional de Colombia son los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Poltica de unidad institucional.


Poltica del servicio policial.
Poltica de integridad policial.
Poltica de comunicaciones efectivas.
Poltica de gestin humana y calidad de vida ptima.
Poltica de educacin e innovacin policial.
Poltica de buen uso de recursos.

ARTCULO 38. POLTICAS INSTITUCIONALES DE SISTEMAS DE GESTIN. Las polticas


institucionales de sistemas de gestin son directrices por parte de la Direccin General de la Polica
Nacional, en las que se expresa su compromiso de cumplir con los requisitos, legales, normativos, del
cliente, entre otros, mejorando de manera contina la eficacia, eficiencia y efectividad del respectivo
sistema de gestin. As mismo, son marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y metas
de cada sistema de gestin.
La adopcin e implementacin de las normas, facilitan la coordinacin entre las distintas entidades y
actores gubernamentales que intervienen en la implementacin de la gestin pblica, facilitan el
seguimiento de la ejecucin de las polticas pblicas y coadyuvan en el fortalecimiento de los
mecanismos de transparencia y rendicin de cuentas.

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Para las principales normas de sistemas de gestin se constituye en un requisito imprescindible la
declaracin de cada organizacin, del compromiso con el logro de los objetivos y cumplimiento de los
requisitos explcitos e implcitos de cada estndar, por lo cual para la Polica Nacional, las polticas
institucionales de sistemas de gestin de la Polica Nacional son:
1. Poltica de calidad - Sistema de Gestin de Calidad (SGC).
En la Polica Nacional nos comprometemos a prestar un servicio profesional, respetuoso,
efectivo y cercano al ciudadano, para garantizar comunidades seguras, solidarias y en
convivencia, a travs del mejoramiento de los estndares de eficiencia, eficacia y efectividad
del Sistema de Gestin Integral.
Para asegurar el seguimiento y medicin de la Poltica de Calidad, se adoptan los siguientes objetivos
de calidad:

Fortalecer las condiciones de seguridad para la convivencia ciudadana.


Lograr reconocimiento y legitimidad institucional a travs de la prestacin de un servicio de
polica de impacto.
Contrarrestar la comisin de delitos que afectan la seguridad y convivencia ciudadana.

2. Poltica ambiental - Sistema de Gestin Ambiental (SGA).


En la Polica Nacional nos comprometemos a contribuir con la proteccin del medio ambiente a
travs de la prevencin de la contaminacin, el cumplimiento de la legislacin y las diferentes
regulaciones ambientales y el control de los impactos ambientales adversos asociados a
nuestras instalaciones, procesos y servicios; as como al mejoramiento continuo del
desempeo ambiental de la Institucin.
3. Poltica de seguridad en la informacin Sistema General de Seguridad de la Informacin
(SGSI).
La Polica Nacional se compromete a salvaguardar sus activos de informacin, protegindolos
a travs de una adecuada gestin del riesgo, el cumplimiento de los requisitos legales y una
estrategia de seguridad basada en las mejores prcticas y controles, con el fin de resguardar
los activos de informacin de las amenazas que se ciernen sobre ellos.
4. Poltica de Gestin Integral del Riesgo.
La Polica Nacional se compromete a administrar de manera integral los riesgos inherentes a la
misin Institucional y a los objetivos de sus procesos, promoviendo la aplicacin de los
principios de la gestin de riesgos en todos los niveles, desarrollando preventiva y
correctivamente las acciones pertinentes, suficientes y coherentes para la mitigacin de los
riesgos y sus efectos adversos, con el fin de garantizar de forma permanente la calidad del
servicio. La Polica Nacional, integra en esta poltica un especial compromiso con la
identificacin y tratamiento del riesgo de corrupcin, en cualquiera de sus formas y un
monitoreo constante a los controles establecidos, teniendo como premisa, que las acciones
desarrolladas para hacerle frente a este flagelo, son fundamentales para mantener firmemente,
un actuar con transparencia y honestidad.
Seguridad y Salud en el Trabajo: En cumplimiento a las Leyes 776 de 2002 y 1562 de 2012, y el
Decreto 1443 de 2014, la Polica Nacional se encuentra en la implementacin de su Sistema de
Seguridad y Salud en el Trabajo, sus componentes y elementos, incluyendo la definicin de la Poltica
Institucional de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Este sistema de gestin da cumplimiento a la norma OHSAS 18001, la cual tiene como objetivo apoyar
y promover buenas prcticas de seguridad y salud en el trabajo, en equilibrio con las necesidades
socio-econmicas. Esta norma le permite a la Institucin implementar una poltica que contemple los
requisitos legales e informacin acerca de los riesgos de seguridad y salud en el trabajo. Actualmente,
la Direccin de Talento Humano de la Polica Nacional en coordinacin con la Direccin de Sanidad se
encuentra en el proceso de formulacin de su poltica para este sistema de gestin.
Teniendo en cuenta las necesidades de adoptar e implementar diferentes sistemas y modelos de
gestin de forma progresiva y automtica, se incorporan al Sistema de Gestin Integral las Polticas
que se requieran.

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ARTCULO 39. GRUPOS SOCIALES OBJETIVO O CLIENTES. Son los sectores sociales o grupos de
clientes hacia los que la Institucin focaliza sus esfuerzos y pretende atender de forma destacada.

Se definen como grupos sociales objetivo o clientes de la Polica Nacional:

Tabla 2. Grupos Sociales Objetivo o Clientes de la Polica Nacional


GRUPOS SOCIALES OBJETIVO O CLIENTES
Poblacin

General
Gremios, asociaciones y sector productivo

Organizada
COMUNIDAD

Medios de comunicacin
Policas de otros pases
Internacional
Organismos multilaterales
Ejecutiva
Ramas del poder pblico

Judicial

ESTADO
Legislativa
rganos de Control

COMUNIDAD
POLICIAL

rganos de Control
Personal Activo

Usuarios
Personal en uso de buen retiro y pensionados

ARTCULO 40. OFERTA DE VALOR INSTITUCIONAL. Es una propuesta claramente diferenciada,


sostenible, difcilmente imitable, percibida y apreciada por los grupos sociales objetivo o clientes,
porque les agrega valor para su xito y desarrollo, y cuyo valor es percibido por quienes lo reciben,
como superior a la retribucin entregada. La oferta de valor es una declaracin en la cual la Institucin
identifica la promesa a sus grupos sociales objetivo o clientes.

Los elementos de valor son aquellos atributos que el cliente percibe que la Polica le est generando
con un valor adicional.

La oferta de valor definida por la Polica Nacional es la siguiente:

Servicio de polica efectivo, prestado en todo el territorio nacional de manera equitativa, justa y
garante de los Derechos Humanos.

Desempeo del rol educador de la ciudadana en convivencia y seguridad, mejorando la


prevencin y el comportamiento frente a la ocurrencia de delitos y contravenciones.

Definicin e implementacin de sistemas y modelos innovadores para atender todos los temas
de seguridad y convivencia en el mbito urbano y rural.

Atencin especfica de delitos y contravenciones, con apoyo de las diferentes especialidades


del servicio de polica.

Personal experto y capacitado para trabajar de forma cercana y solidaria con la comunidad, y
las diferentes instituciones del orden nacional e internacional.

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Asertividad en la generacin de productos de inteligencia y calidad de las investigaciones, que


permiten comprender y atender los fenmenos que atentan contra la seguridad y convivencia
ciudadana.

Generacin y adaptacin de tecnologas orientadas al mejoramiento contino del servicio de


polica.

ARTCULO 41. IMPLEMENTACIN. Para la implementacin se construye el Mapa Estratgico


Institucional y su correspondiente Matriz Estratgica de Indicadores o Cuadro de Mando Integral e
Iniciativas Estratgicas, a fin de cumplir con las funciones propias de la Institucin, acercndose a la
MEGA y Visin descritas.
Una vez se define el Plan Estratgico Institucional y sus correspondientes iniciativas estratgicas, se
inicia el despliegue de los objetivos estratgicos institucionales a los diferentes niveles organizacionales
a travs de diferentes instrumentos operacionales que garantizan que toda la Institucin se moviliza
alrededor de los objetivos definidos.
El modelo para el despliegue de la estrategia incluye la elaboracin de los planes de accin para cada
iniciativa estratgica formulada, las cuales se pueden operacionalizar tambin a travs de planes,
programas o proyectos dependiendo de la complejidad de la iniciativa y cuyo control a su ejecucin se
realiza en la Suite Visin Empresarial.
De igual manera es a travs de los procesos definidos institucionalmente que se ejecutan las
actividades estandarizadas que apoyarn el cumplimiento de los planes de accin y por ende de los
objetivos estratgicos.
Teniendo en cuenta que los procesos se gestionan en el da a da para ponerse al servicio del
cumplimiento de la estrategia, es importante mencionar que las actividades incluidas en los procesos
estandarizados de la Institucin se ejecutan como parte del direccionamiento para el logro de los
propsitos establecidos.
La articulacin y determinacin de lineamientos armonizados entre la estrategia institucional y los
procesos que permiten el logro de sus objetivos se efecta mediante la interaccin de los elementos de
los componentes que incorporan, el marco estratgico institucional y el modelo de operacin por
procesos, como se explicara en el captulo de las interacciones entre los diferentes componentes, sin
embargo es preciso destacar la coherencia entre las metas institucionales y las actividades ejecutadas
en la operacin diaria y prestacin de los diferentes servicios, convergiendo en herramientas de gestin
como el seguimiento de los indicadores de efectividad de la Polica Nacional.
ARTCULO 42. SEGUIMIENTO Y CONTROL. El seguimiento y control de la estrategia le permite a la
Institucin identificar oportunamente las posibles desviaciones en el cumplimiento de la misma a fin de
generar los planes de mejoramiento que ayuden a encauzar nuevamente la accin o la definicin de su
planteamiento estratgico.
El seguimiento y control al Plan Estratgico Institucional, se realiza a travs de: i) los planes de accin y
ii) los indicadores de la Matriz Estratgica de Indicadores o Cuadro de Mando Integral. El seguimiento a
los planes de accin de las Direcciones y Oficinas Asesoras, lo realiza la Oficina de Planeacin de la
Direccin General de la Polica Nacional y cada una de las oficinas de planeacin de las Direcciones y
Oficinas Asesoras. Para el caso de las unidades desconcentradas (Metropolitanas y Departamentos) el
seguimiento es responsabilidad de los Comandantes de las Regiones de Polica.
La Polica Nacional cuenta con el Software Suite Visin Empresarial-SVE, que hace posible la
automatizacin de los resultados de la gestin en trminos de los procesos y la estrategia. Este
software permite la integracin de los sistemas de informacin utilizados por la Institucin, as como el
seguimiento y control en tiempo real, adicionalmente, facilita a los intervinientes en los procesos
(dueos, responsables y ejecutores) desde cualquier lugar, sustentar sus desempeos y ejercer
controles de acuerdo con su rol y competencia.
El proceso detallado de seguimiento y control al Plan Estratgico Institucional se describe en la Gua
Metodolgica para la Formulacin y Gestin de la Estrategia de la Polica Nacional.

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CAPITULO VI
COMPONENTE GESTIN Y ESTRUCTURA DE PROCESOS

ARTCULO 43. PROPSITO Y ALCANCE GESTIN Y ESTRUCTURA DE PROCESOS. Tiene como


objetivo definir la estructura para el gerenciamiento del da a da Institucional, la metodologa
establecida para su gestin y la forma en que integran los grupos sociales objetivo o clientes en el
mantenimiento y mejoramiento de los procesos, todo con el fin de crearles valor, responder gil e
inteligentemente a los cambios (brechas) y alcanzar los objetivos estratgicos de la Institucin.
Para desarrollar los conceptos anteriores se implementa el modelo de operacin por procesos que
permite estandarizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a la misin institucional y
objetivos estratgicos, busca que la ejecucin de los procesos se realice de manera continua,
garantizando la generacin de productos o servicios que correspondan con los esperados por los
grupos sociales objetivo o clientes, a travs de un conjunto de actividades enmarcadas en el ciclo
PHVA (Planear, hacer, verificar y actuar). Para esto la Institucin define una estructura que se presenta
en la siguiente grafica (Ver grfico 8).

Grafico 8. Componente Gestin y Estructura de Procesos

ARTCULO 44. MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS. El Modelo de Operacin por Procesos
es el estndar institucional para la gestin y control de las actividades que realiza cada uno de los
mbitos de gestin de la Polica Nacional, permite liderarla como un todo, definir las actividades que
agregan valor, trabajar en forma sistmica y disponer de los recursos necesarios para su realizacin.
Su estructura define las principales actividades a realizar y los productos a disear e implementar para
lograr la gestin por procesos de la Institucin. Sus elementos bsicos son los que presenta el siguiente
esquema (Ver grfico 9).

Ilustracin 7. Elementos estructurales del Modelo de Operacin por Procesos

MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS

MAPA DE PROCESOS INSTITUCIONAL


NIVELES DE
RESPONSABILIDAD
Y AUTORIDAD

PROCESOS
ACTIVIDADES (Manuales, guas, procedimientos y protocolos)

Grafico 9. Modelo de Operacin por procesos


La Institucin establece la herramienta informtica Suite Visin Empresarial y la Gua de Disposiciones
como consulta de toda la informacin requerida para la operacionalizacin de lineamientos
institucionales en el modelo de operacin por procesos de la Institucin.
A continuacin se presenta la descripcin de estos elementos:

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ARTCULO 45. MAPA DE PROCESOS INSTITUCIONAL. El mapa de procesos Institucional es la
representacin grfica de la interaccin de los procesos adoptados para el logro de la satisfaccin de
sus clientes o grupos sociales objetivo.
Permite liderar la Institucin como un todo, donde: el nivel gerencial cumple la funcin de planear los
grandes retos institucionales los procesos misionales definen y desarrollan las actividades en
cumplimiento de esos logros, apoyados en la gestin de los recursos necesarios para su realizacin el
Proceso de Control Interno verifica la gestin y resultados y finalmente, el Proceso de Mejora Continua
e Innovacin permite ajustar el sistema con el fin de optimizar el desempeo y ofrecer un valor
agregado a la satisfaccin de los clientes.
Debido a la complejidad, en cuanto a tamao y unidades desconcentradas que conforman la Institucin,
igualmente a los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad de tipo estratgico, tctico y
operacional, la Polica Nacional, estableci una priorizacin de procesos as:
Procesos misionales: responden de manera integral por los resultados estratgicos, tcticos y
operacionales del proceso, para el logro de los objetivos estratgicos Institucionales a nivel nacional.
Para ello cada proceso se documenta a travs de una caracterizacin que describe el objetivo, alcance,
actividades del ciclo PHVA, recursos y responsables, entre otros.
Procesos gerenciales y de soporte: definen lineamientos y suministran recursos para responder de
manera integral a los objetivos de los procesos misionales.
En el mbito misional institucional se documentan a travs de una caracterizacin que describe el
objetivo, alcance, actividades del ciclo PHVA, recursos y responsables entre otros.
En los mbitos: educativo, salud y bienestar, se documentan a travs de despliegue de procesos, los
cuales son la delegacin de las actividades que se desarrollan en las caracterizaciones de los procesos
gerenciales y de soporte.
Procesos de Evaluacin y Mejora: evalan el cumplimiento de requisitos del Sistema de Gestin
Integral, define lineamientos para la mejora continua y realizan seguimientos a los resultados obtenidos;
retroalimentando a la alta direccin, facilitando la toma de decisiones para la mejora e innovacin.

PROCESOS GERENCIALES
Direccionamiento
Estratgico

Direccionamiento
del Sistema de
Gestin Integral

Integridad
Policial

Comunicacin
Pblica

Relaciones
Internacionales

Direccionamiento del Talento Humano

PROCESOS MISIONALES
CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
PREVENCIN

INVESTIGACIN
CRIMINAL

INTELIGENCIA

PROCESOS SOPORTE
Direccionamiento Tecnolgico
Administracin de
Recursos Financieros

Logstica y Abastecimiento

Actuacin Jurdica

Gestin Documental

PROCESOS DE EVALUACION Y MEJORA


Control Interno

Mejora Continua e Innovacin

Grafico 10. Mapa de proceso Institucional

SATISFACCIN DE LA COMUNIDAD Y PARTES NTERESADAS

NECESIDADES DE LA COMUNIDAD Y PARTES INTERESADAS

Procesos de Segundo Nivel: los procesos de segundo nivel dan lineamientos de tipo tctico sobre
temas especficos de acuerdo con la misionalidad de cada una de las direcciones de la Polica Nacional
y establecen planes, programas y procedimientos de operacin. Tienen un enfoque tctico.

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ARTCULO 46. NIVELES DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. La Polica Nacional establece
diferentes roles dentro de la gestin por procesos, determinados por la responsabilidad, autoridad y
ejecucin sobre los procesos. Estos roles se ven reflejados a travs de la asignacin de
responsabilidades en las actividades del ciclo PHVA de los procesos as:
Dueo de proceso: tiene como responsabilidades fundamentales:

Definir, revisar, modificar, aprobar, actualizar, publicar, entrenar, medir, analizar y mejorar la
caracterizacin, despliegue, procedimientos, guas y formatos requeridos para su ejecucin.

Realizar la alineacin del proceso con la estrategia e iniciativas a las cuales le aporta.

Efectuar el control de calidad del proceso y efectuar todos los ajustes necesarios para que el
producto corresponda con lo planeado, es decir con el objetivo del proceso.

Responder por el cumplimiento del objetivo del proceso, que le ha sido asignado.

Propender por la satisfaccin del grupo social objetivo o cliente, cuando aplique.

Promover la mejora continua del proceso, liderando la construccin de las acciones correctivas,
producto de los hallazgos identificados a nivel estratgico en las unidades desconcentradas,
como tambin el monitoreo y orientacin en la construccin de acciones correctivas por parte
de las unidades desconcentradas frente a los hallazgos identificados en los despliegues.

Monitorear los resultados de la gestin del proceso.

Liderar la revisin por la direccin, cuando aplique.

Gestionar las acciones para la apropiacin de la poltica y los objetivos de calidad

Responsable de proceso: tiene como responsabilidades fundamentales:

Ejercer las responsabilidades determinadas por el dueo de proceso definidas en las


caracterizaciones y despliegues de los procesos.

Proponer los ajustes necesarios para la mejora de la ejecucin y gestin al dueo del proceso.

Realizar seguimiento y facilitar el logro en el cumplimiento de los objetivos del proceso a travs
de la medicin de los indicadores, evaluando tendencias para la mejora de su gestin.

Efectuar el seguimiento a la satisfaccin del grupo social objetivo o cliente, cuando aplique.

Liderar acciones para la apropiacin e interiorizacin de la poltica y los objetivos de calidad.

Realizar seguimiento al control del servicio no conforme y ejecutar acciones de mejora, cuando
aplique.
Implementar las acciones de mejora necesarias sobre el resultado de la gestin del proceso.

Efectuar los ajustes determinados por el dueo de proceso para mejorar la prestacin del
servicio.

Identificar los riesgos que afectan la ejecucin del proceso y controlarlos para evitar su
materializacin.

Ejecutor de proceso: Tiene como responsabilidades fundamentales:

Conocer ampliamente el proceso que ejecuta y los procesos con quien interacta, teniendo
siempre como referente la satisfaccin del grupo social objetivo o cliente.

Ejecutar las actividades del proceso dejando evidencia de la realizacin de los mismos en los
formatos u otros medios definidos para registro.

Trabajar permanentemente para lograr el objetivo del proceso.

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Interiorizar la poltica y los objetivos de calidad.

Garantizar la coherencia del SGI en la prestacin del servicio.

Proponer los ajustes necesarios para la mejora de la ejecucin y gestin al dueo del proceso.

Participar activamente en el desarrollo de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Colaborar con los dueos de proceso en las actividades de documentacin, revisin y


actualizacin de los documentos asociados al proceso, a travs de la metodologa dispuesta
por la Institucin.

Ejecutar de manera inmediata el procedimiento de control de documentos cada vez que un


manual, mapa de procesos, proceso, procedimiento, formato y gua entre otros, requiera
actualizacin por cambios de la normatividad legal vigente o procedimental.

Socializar las actualizaciones de los documentos que afectan al proceso y asegurar su


aplicacin.

Apropiar la utilizacin del mdulo de documentos del aplicativo SVE.

ARTCULO 47. PROCESOS Y ACTIVIDADES. El proceso es el conjunto de actividades relacionadas


mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en
resultados. Los procesos se componen de actividades, las cuales se documentan a travs de
manuales, procedimientos, guas y protocolos, estos se implementan en cada una de las unidades
tcticas y operacionales, orientado el desarrollo de la operacin, de forma que aporta al cumplimiento
de los objetivos definidos para cada proceso, se aplican puntos de control a las tareas de guas y
procedimientos, en las cuales se requiera un control especfico de acuerdo al nivel de criticidad:
verificacin, revisin, chequeo y comprobacin entre otros (ver grficos 11 y 12).
PROCESO

TAREAS

ACTIVIDADES

MANUALES, PROCEDIMIENTOS, Y GUAS

Grafico
11.Elementos de un proceso
PROCESO

Soporte Legal
P
r
o
v
e Entradas
e o insumos
d
o
r
e
s
Objetivos

Indicadores

Controles

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Recursos
Recursos

Riesgos

Grafico 12.Diagrama de un proceso

Resultados,
salidas o
productos

C
l
i
e
n
t
e
s

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El despliegue de los procesos es la responsabilidad en la ejecucin de las actividades asignadas por
parte de los dueos de los procesos gerenciales y de soporte de primer nivel, a las unidades policiales
(operativa, administrativa o educativa) con el fin de mantener un enfoque sistmico.
7

ARTCULO 48. MBITOS DE GESTIN. En el marco de la Gestin y Estructura de Procesos, la


Polica Nacional define mbitos de gestin a travs de los cuales analiza y desarrolla los procesos y
caractersticas de la Polica Nacional, determinando un mbito de gestin institucional, que cumple con
la misionalidad policial, y tres mbitos subordinados que son: a) Educativo; b) Salud; y c) Bienestar
Social. Estos mbitos de gestin, enmarcados en el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), son parte
fundamental del Sistema de Gestin Integral (SGI) de la Institucin, y estn basados en la estructura
del ciclo Planear- Hacer- Verificar- Actuar (PHVA).
Dichos mbitos establecen parmetros de seguimiento y medicin especficos en cada caso, definiendo
previamente criterios estratgicos, concretos, alineados y que aporten a los objetivos institucionales. A
continuacin, se describe la misionalidad de cada uno de ellos:
Institucional Misional Policial: el objetivo del mbito de gestin misional policial a cargo del Director
General de la Polica Nacional, es desarrollar la misin encomendada por la Constitucin Nacional,
orientada a mantener las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas,
y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz. Los grupos sociales objetivo o
clientes de este mbito de gestin son la comunidad y el Estado.
Educativo: el mbito de gestin educativo, a cargo de la Direccin Nacional de Escuelas DINAE-, se
concibe como el direccionador de la formacin integral del talento humano de la Polica Nacional, a
travs del proyecto educativo institucional, en cumplimiento de las funciones de docencia, investigacin
(aplicada al servicio de polica) y proyeccin social con el fin de contar con personal policial
competente, idneo y sustentado en principios ticos.
Los principales grupos sociales objetivo o clientes de este mbito de gestin son: la Direccin y
Subdireccin General de la Polica Nacional, el personal profesional de la Polica Nacional, los
estudiantes de las Escuelas de Polica, Auxiliares de Polica que prestan su servicio militar en la
Institucin, los policas de otros pases, el Ministerio de Defensa Nacional, el Ministerio de Educacin
Nacional y las Secretaras de Educacin correspondientes a la localizacin de las diferentes escuelas
de la Polica Nacional, y la comunidad en general.
Salud: el objetivo del mbito de gestin de salud a cargo de la Direccin de Sanidad DISAN-, es
contribuir a la calidad de vida de los usuarios de DISAN, satisfaciendo sus necesidades de salud a
travs de la administracin y prestacin de servicios de salud integrales y efectivos.
Los principales grupos sociales objetivo o clientes de este mbito de gestin son: los afiliados y
beneficiarios del personal activo y del personal con asignacin de retiro de la Polica Nacional, as como
aquellos miembros de la comunidad en general que reciben servicios de urgencia vital.
Bienestar Social. El mbito de gestin de bienestar social de la Polica Nacional comprende los
Centros Vacacionales y Recreativos, los Centros Sociales y los Colegios de la Polica Nacional.
Los Centros Vacacionales y Recreativos de la Polica Nacional prestan los servicios de hospedaje,
alimentos y bebidas, actividades culturales y sociales, recreacin dirigida y escenarios deportivos, a la
comunidad policial, ofrecidos con profesionalismo, amabilidad y actitud de servicio. Sus principales
clientes son miembros de la comunidad policial afiliados: personal activo (uniformado y no uniformado)
y el personal en uso de buen retiro, pensionados y sus beneficiarios.
Los Centros Sociales brindan servicios de hospedaje, recreacin, deporte, cultura y eventos sociales a
la comunidad policial afiliada y sus beneficiarios de acuerdo con su categora. Sus principales clientes
son miembros de la comunidad policial afiliados a los centros sociales, sus beneficiarios e invitados.
La Polica Nacional cuenta con colegios que ofrecen el servicio de educacin preescolar, bsica y
media y educacin para el trabajo y desarrollo humano a los hijos en edad escolar del personal activo,
pensionado o en uso de buen retiro, afiliados a los servicios de la Direccin de Bienestar Social.
7

A menos que se especifique lo contrario, la seccin de mbitos de gestin es extractada del documento Aspectos preliminares
hacia un sistema integrado de gestin: elementos de los sistemas de gestin de calidad, medio ambiente, seguridad y salud
ocupacional (SGC- SGSYSO -SGA) para la Polica Nacional de Colombia, elaborado en 2013 bajo la coordinacin del Grupo de
Procesos.

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CAPITULO VII
COMPONENTE TALENTO HUMANO Y GESTIN DE LA CULTURA

ARTCULO 49. PROPSITO Y ALCANCE TALENTO HUMANO Y GESTIN DE LA CULTURA. El


Talento Humano y la Gestin de la Cultura es el complemento esencial para que la Estrategia y Gestin
Estratgica y la Gestin y Estructura de Procesos se puedan desarrollar, en razn a que este
componente del Sistema de Gestin Integral incluye un conjunto de caractersticas fundamentales que
poseen los servidores pblicos uniformados y no uniformados, para asegurar la viabilidad de lo
planeado por la Institucin, es decir, perfiles y competencias, que generen en ellos cualidades
diferenciadoras frente a otros servidores pblicos.

Grafico 13. Componente Talento Humano y Gestin de la Cultura


As mismo, aporta a la adopcin de comportamientos requeridos para que la gestin institucional de la
Polica se refleje en productos y servicios que agreguen valor a los grupos sociales objetivo o clientes.
La Cultura Institucional comprende los valores y principios ticos, las creencias y entendimientos que
los integrantes de la Institucin (uniformados y no uniformados) tienen en comn y que se manifiestan
en las conductas y comportamientos que los mantienen articulados, en las tradiciones que se
conservan, en las actitudes y sentimientos de las personas, en las historias y experiencias que cuentan
y que comparten los integrantes de una Institucin.
El componente de Talento Humano y Gestin de la Cultura del Sistema de Gestin Integral propende
por un talento humano competente, fundamentado en una tica policial, con el fin de alcanzar una
cultura institucional. Tiene varios objetivos:

Lograr la apropiacin de los valores y principios institucionales a fin de consolidar experiencias,


hbitos, costumbres, creencias y valores, que caracterizan al grupo de integrantes de la
Institucin y que controlan la manera en que interactan para cumplir con el Plan Estratgico
Institucional.

Desarrollar las competencias que potencian el conocimiento y las habilidades de mujeres y


hombres integrantes de la Institucin para enfrentar y administrar el cambio, lo que exige
proponer estrategias que posibiliten el desarrollo y mejoramiento de las capacidades y
potencialidades de las personas para desempearse laboralmente en forma efectiva.

Definir las metodologas y procesos para lograr que las conductas y comportamientos sean
visibles en la personas que hacen parte de la Institucin.

Establecer un marco de referencia para que los integrantes de la Polica dirijan su desempeo
hacia los objetivos de la Institucin, y as traduzcan en comportamientos de hoy las
necesidades organizativas del maana.

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Mejorar la adecuacin persona-cargo. La obtencin del perfil por competencias de los puestos y
de los integrantes de la Institucin, supone una fuente de informacin para mejorar la
adecuacin entre ambos. Al posibilitar el modelo esta comparacin, permite gestionar las
diferencias en trminos de necesidades de formacin, posibles movimientos/promociones
dentro de la Institucin o establecimiento de objetivos de desempeo en el proceso de
evaluacin.

Orientar la armonizacin del Direccionamiento de Talento Humano, para el aseguramiento de la


calidad de vida laboral y la efectividad del servicio de polica a travs de la seleccin,
educacin, salud y bienestar social de los integrantes de la Institucin.

Fortalecer la credibilidad y confianza institucional ya que las mismas se construyen en las


interrelaciones que los integrantes de la Institucin tienen con su equipo de trabajo, con la
comunidad y en general con la sociedad.

Integrar y articular esfuerzos, y lograr unidad de la organizacin, con el fin que todos los
integrantes de la Polica Nacional trabajen por los mismos objetivos institucionales.

Permitir conocer y gestionar cmo es la Institucin y cmo son sus integrantes, cules son los
aspectos que los frenan y los impulsan para tener una mejor gestin y lograr la dignificacin
policial que redunde en un servicio profesional, efectivo, cercano y respetuoso.

ARTCULO 50. MODELO DE GESTIN HUMANA POR COMPETENCIAS DE LA POLICA


NACIONAL. El Talento Humano y Gestin de la Cultura, como componente base del SGI, se desarrolla
a travs del Modelo de Gestin Humana fundamentado en competencias, cuya responsabilidad y
gerencia recae sobre el Director de Talento Humano. Este modelo de gestin recoge e integra un
conjunto de elementos precisos para la administracin y el gobierno de personas, cuyo propsito es
contribuir al cumplimiento de la misin y el logro de los objetivos estratgicos de la Institucin,
beneficiando el incremento del potencial individual. A su vez, se integra con el Modelo de Gestin de la
Cultura Institucional.
El modelo se centra en competencias como el elemento conductor y articulador. Se desarrolla en tres
grupos de elementos: I) planeacin, II) gestin y III) desarrollo del talento humano. Se enmarca dentro
de un conjunto de principios y valores regidos por el Sistema tico Policial y la Cultura Institucional.
A continuacin se describe el concepto de competencias en la Polica Nacional y cada uno de los
elementos del modelo de gestin humana y su esquema, (ver grfico 14).

1)
2)
3)
4)

Calidad de vida
laboral y
familiar

Planeacin y proyeccin de planta


Seleccin e incorporacin.
Educacin
Ubicacin laboral

1)Induccin/ reinduccin,
entrenamiento
y capacitacin

Competencias

2) Clima institucional
3) Bienestar laboral
4) Plan de Carrera
5) Estmulos e
incentivos

1) Evaluacin de
desempeo
2) Procedimientos
de personal
3) Seguridad social
4) Anlisis
ocupacional

Grafico 14. Modelo de gestin humana de la Polica Nacional

Mejoramiento
del servicio
policial

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ARTCULO 51. COMPETENCIAS. Las competencias se definen para la Polica Nacional como el
conjunto de conocimientos tcnicos, habilidades, motivaciones (intereses), valores y rasgos de
personalidad, que le permiten al integrante de la Institucin ejecutar de manera exitosa la labor policial.
Las competencias estn relacionadas con el saber, que representa los conocimientos mnimos
requeridos para el desempeo de un cargo e incluye grado, nivel de educacin y formacin especfica;
con el saber hacer, referido a la aplicacin prctica de conocimientos y experiencia que demuestran el
dominio de los requerimientos del cargo; con el saber estar, relacionado con las habilidades y el
comportamiento adecuado en funcin de las normas, reglas, cultura Institucional y requerimientos del
cargo.
ARTCULO 52. PERSONAL UNIFORMADO. Dentro del modelo de gestin humana se han establecido
dos tipos de competencias o habilidades para el personal uniformado: genricas y especficas. Las
genricas hacen referencia a las que todos los policas deben adquirir y desarrollar para el
cumplimiento de la misin institucional y las especficas son los comportamientos laborales de ndole
tcnico y prctico, vinculados a un rea laboral u ocupacional determinada.
Competencias o habilidades genricas:

Orientacin del Servicio a la Comunidad: disposicin y compromiso para atender en forma


efectiva las necesidades, expectativas y requerimientos de la comunidad.

Liderazgo: capacidad de orientar y dirigir acertadamente equipos de trabajo y/o grupos


sociales.

Trabajo en Equipo: capacidad de trabajar colectivamente en el logro de los objetivos


institucionales.

Resolucin de Conflictos: capacidad para prevenir, disuadir e intervenir en situaciones que


involucran posiciones e intereses diferentes.

Aprendizaje Continuo: capacidad para adquirir y asimilar constantemente conocimientos,


habilidades y valores.

Relaciones Interpersonales: capacidad de establecer vnculos e interacciones apropiadas con


diferentes personas o grupos, en diversas situaciones.

Efectividad en el Servicio: capacidad para cumplir las metas asignadas en su labor.

Adaptabilidad: capacidad para asimilar y responder adecuadamente a situaciones.

Condicin Fsica: capacidad para generar y mantener hbitos de cuidado fsico.

Actualmente la Institucin est iniciando el desarrollo de competencias o habilidades funcionales


transversales al servicio de la Polica como: Conduccin de vehculos, uso de armas, conocimiento y
apropiacin de los procedimientos de Polica.
ARTCULO 53. PERSONAL NO UNIFORMADO. La Polica Nacional posee tres plantas de personal no
uniformado: Polica, Bienestar, y Sanidad; cada una de ellas cuenta con un manual de funciones que
describe las competencias requeridas en educacin, formacin y experiencia.
El Decreto 1666 del 14 de mayo de 2007 define las habilidades comportamentales en cinco niveles:
directivo, asesor, profesional, tcnico y asistencial; la Resolucin 3135 del 30 de junio de 2011 define
las habilidades funcionales y los resultados de su evaluacin son registrados en la Tabla de Registro de
Competencias Laborales descrito en la Resolucin 3579 del 27 de mayo de 2013.
La definicin de competencias del personal contratista que presta servicios que afectan la calidad de
los servicios de la Institucin - en trminos de educacin, formacin, experiencia y habilidades segn se
requiera- se tiene en consideracin en los estudios de conveniencia que se realizan previamente a la
contratacin, y su cumplimiento se verifica a travs de los mecanismos de supervisin contractual.
ARTCULO 54. ELEMENTOS DEL MODELO DE GESTIN HUMANA. El Modelo de Gestin Humana
fundamentado en Competencias se compone de los siguientes elementos:

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Planeacin: comprende la definicin, proyeccin y optimizacin a corto, mediano y largo plazo de los
procesos de administracin del talento humano, con el fin de lograr los objetivos institucionales,
familiares y personales. Se desarrolla a travs de los siguientes elementos:

Planeacin y proyeccin de planta: es una actividad de carcter proactivo que busca estimar
las necesidades de personal a corto y largo plazo para el logro de los objetivos y estrategias de
la Institucin.

Seleccin e incorporacin: seleccin de aspirantes con un mnimo exigido de competencias


del polica exitoso.

Educacin (formacin policial): corresponde al primer momento educativo que se desarrolla


al ingresar por primera vez en las escuelas de formacin de Polica.

Ubicacin laboral: este proceso interrelaciona, articula y retroalimenta constantemente los


procedimientos en el campo de la administracin de Talento Humano: traslados, destinaciones,
comisiones, vacaciones, suspensiones, reubicacin laboral, excusas del servicio, licencias y
encargos.

Gestin: se ocupa de la medicin del desempeo y mantenimiento de las condiciones laborales que
permiten el desarrollo de la capacidad personal e institucional. Se desarrolla a travs de los siguientes
elementos:

Evaluacin del desempeo: se orienta a medir el valor agregado de la gestin de cada


miembro de la Institucin en el cargo, teniendo en cuenta al personal uniformado y al no
uniformado.

Procedimientos de personal: permiten gerenciar, controlar, evaluar y ajustar los procesos de


administracin de personal. Incluye ubicacin laboral, retiros e identificacin policial,
administracin hojas de vida, administracin de nmina y de desarrollo del talento humano.

Seguridad social: se orienta a promover y mantener a la comunidad policial en el ms alto


grado de bienestar fsico, mental y social.

Anlisis ocupacional: identifica las actividades y requisitos del trabajador y los factores
tcnicos y ambientales de la ocupacin. En este sentido, identifica las tareas de la ocupacin,
las habilidades, conocimientos, aptitudes y responsabilidades que se requieren del trabajador
para la ejecucin satisfactoria de la ocupacin.

Desarrollo. Hace referencia a los elementos que permiten fortalecer el talento humano hacia mejores
niveles de efectividad, de desempeo laboral y de crecimiento personal. Se desarrolla a travs de los
siguientes elementos:

Induccin, re-induccin, entrenamiento y capacitacin: la induccin debe realizarse al


funcionario cuando es trasladado o se presenta por primera vez a una unidad de Polica. La reinduccin se requiere cuando se presentan cambios dentro de la Institucin en cualquiera de
los asuntos del SGI. El entrenamiento se realiza en el sitio de trabajo, siempre que el
funcionario cambia de cargo, aun si esto ocurre dentro de la misma unidad. La capacitacin se
suministra para actualizar o profundizar el conocimiento del personal sobre temas necesarios
para el buen desempeo de su cargo, de acuerdo con una planificacin de necesidades por
parte de la Direccin Nacional de Escuelas.

Clima institucional: evala las percepciones que el personal tiene de las estructuras y
procesos que ocurren en un medio laboral, para mejorar el nivel de satisfaccin de los
integrantes de la Institucin en sus unidades y propiciar el ambiente laboral adecuado al
desarrollo y fortalecimiento de las competencias.

Bienestar laboral: atiende las necesidades integrales del personal policial y su ncleo familiar,
con el propsito de prevenir, minimizar y mejorar su calidad de vida.

Plan de carrera: desarrolla planes para el desarrollo del capital humano contemplando las
expectativas e intereses de los funcionarios, la identificacin de los requerimientos de personal
a futuro y la planificacin de las acciones para la formacin y el desarrollo.

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Estmulos e incentivos: est conformado por el conjunto interrelacionado de planes,


disposiciones y eventos que interactan, con el propsito de optimizar la satisfaccin y
productividad en el servicio del personal de la Institucin

ARTCULO 55. GESTIN DE LA CULTURA.8 La cultura Institucional se constituye en el elemento que


articula la estrategia, los procesos y el talento humano. Esta articulacin se basa en la gestin de
comportamientos alineados a la identidad organizacional, para que sus integrantes trabajen por los
objetivos y unan esfuerzos para aportar al servicio efectivo y fortalecer la coherencia en la Polica
Nacional. Agrega valor al fortalecer la gestin y el servicio policial, para consolidar la credibilidad y
confianza en la Polica Nacional por parte de sus grupos de inters.
Este rol articulador busca alcanzar un actuar integrado y coherente en funcin de alinear las
percepciones, las actitudes y los modos de operacin, para poder trabajar y proyectar la Polica
Nacional a nivel interno y frente a los mbitos interinstitucional y con la comunidad.
La gestin de la cultura se realiza a travs de un modelo, (ver grfico 15), que tiene como base la
realidad institucional de los aspectos que impulsan y frenan el logro de los objetivos estratgicos. Este
modelo cuenta con dos ejes de desarrollo - Institucin e Integrantes de la Institucin - y sietes focos de
accin especficos que se movilizan a travs de:

Ciclo de consolidacin: cuyo propsito es generar una gestin permanente por medio de tres
fases: I) identificacin (quines somos y cmo somos), II) articulacin (qu nos une y cmo unir
esfuerzos) y III) movilizacin (qu hbitos consolidamos y cmo mejoramos y nos
proyectamos).

Red de cultura institucional: conformada para movilizar y consolidar la cultura institucional a


travs de tres funciones: I) direccionar (Cuerpo Orgnico de Cultura), II) coordinar (Equipo de
Gestin de Cultura), III) operar (integrantes de la red de cultura en las unidades).

mbitos de impacto: el modelo de cultura incide en tres mbitos en donde se busca que se viva la
esencia y naturaleza de ser polica, evidenciada en las relaciones que los integrantes de la Institucin
tienen I) en lo personal e institucional, II) con la comunidad y III) con otras instituciones durante el
servicio.

Grafico 15. Modelo de Cultura Institucional


ARTCULO 56. EJES DE DESARROLLO. La gestin de la cultura institucional busca una mayor
integracin entre el proyecto institucional y el proyecto de vida de los integrantes de la Polica Nacional
es por ello que se definen dos ejes de desarrollo: Institucin e Integrantes de la Institucin.

El modelo de gestin de la cultura desarrollado por el Grupo SAF

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El primero se refiere a lo que la Polica Nacional requiere para lograr sus objetivos estrategicos y por
ello se definen las dimensiones que desde la gestin de cultura se deben consolidar; y el segundo, los
integrantes de la Institucin, define lo que ellos necesitan aportar y gestionar para la consolidacin de la
Cultura de la Polica Nacional.
Los dos ejes son fundamentales para vincular y enlazar los esfuerzos como organizacin y los
individuales como funcionarios pblicos policiales, lo cual no implica generar un nuevo sistema, sino
entrar en una lgica de coherencia y articulacin para tener una visin proyectiva y de conjunto de la
Polica Nacional.
ARTCULO 57. EJE INSTITUCIN. Esencia y naturaleza de ser Polica que se evidencia en tres
momentos: el momento de verdad (servicio), que se vive en cada situacin entre policas y en el
servicio a la comunidad; el momento del ser (integracin), que refleja la vocacin policial; y el momento
de conocimiento (gestin), que posibilita la efectividad para el logro de los objetivos institucionales, (ver
grfico 16).

Grafico 16. Dimensiones del Modelo Institucional


Nuestro Servicio: Es la responsabilidad y profesionalismo a nivel interno, externo, nacional e
internacional, para consolidar las relaciones con la comunidad basadas en la solidaridad y afecto hacia
los ciudadanos al prestar un servicio profesional, respetuoso, efectivo y cercano. Es mantener el inters
por tener una formacin para la eficacia en el desempeo de los roles y estar disponible para aportar al
cumplimiento de los objetivos de la Institucin. Para consolidar el servicio o el momento de la verdad,
se aplican los siguientes dos focos de accin:

Sea Polica: es el sello de los comportamientos, es la frmula para ser un buen polica y un
buen ser humano al saludar, escuchar y actuar.

Vivir el humanismo en 3D: es el eje de los comportamientos al proteger los derechos y


reconocer los deberes para exaltar la dignidad.

Nuestra Integracin: Es la vocacin policial materializada en los valores y principios de la Institucin,


fundamentada en los comportamientos cotidianos, la conciencia y valoracin de la profesin articulada
en lo personal y laboral, para lograr una dignificacin policial y un reconocimiento institucional a la
labor, redundando en la calidad de vida. Para consolidar la Integracin o el momento del ser, se aplican
los siguientes focos de accin:

Liderar y crear confianza: es la clave de la vocacin al tener un ritmo contino en el trabajo y


dar una interpretacin al entorno para generar armona.

Actuar por conviccin: es el reflejo de la vocacin al ser honestos y tener honor policial para
defender el orden social.

Valorar y honrar la familia: es la razn de la vocacin al DAR: Desarrollar, Amar y Reconocer


a la familia.

Nuestra Gestin: Es la planificacin integral con sustento en la continuidad, basada en las realidades
del contexto y en la capacidad de alcance, ejecucin y cobertura de la doctrina hacia todos los niveles
de la Institucin. Esto con el fin de lograr efectividad, articulacin y sinergia del talento humano y los

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recursos en funcin de los objetivos institucionales. Para consolidar la Gestin o el momento del
conocimiento, se aplican los siguientes dos focos de accin:

Articular y consolidar: es la sinergia para la efectividad que se logra con el trabajo en RED al
Relacionar, Emprender y Decidir.

Conocer y apropiar: es la base para la efectividad a travs del ABC: Actualizar, Buscar y
Comprender.

ARTCULO 58. EJE INTEGRANTES DE LA INSTITUCIN. Determina qu debe aportar cada miembro
de la Institucin para consolidar la Cultura Institucional a travs del conocimiento, de la auto percepcin
y el comportamiento cotidiano.

Conocimiento: es la dimensin racional, referida a lo que la persona conoce y sabe de


diferentes fuentes para informarse, aprender y comprender.

Auto percepcin: es la dimensin referida a las emociones y actitudes que se materializan en


la percepcin de cada integrante de la Polica con respecto a su carrera, a la Institucin y a la
vocacin del servicio.

Comportamiento: es la dimensin referida a las prcticas y conductas especficas que se


materializan en la efectividad, oportunidad, profesionalismo y organizacin para el servicio.

Grafico 17. Eje integrantes de la Institucin


CAPITULO VIII
CREACIN DE VALOR
ARTCULO 59. PROPSITO Y ALCANCE DE LA CREACIN DE VALOR. Es la definicin de las
acciones a las cuales, la Institucin debe proporcionar un valor agregado tangible e intangible, para los
diferentes grupos sociales objetivo o clientes. De esta manera se alcanzan resultados consistentes, y
altos niveles de competitividad, entendida como un concepto asociado al desempeo y a los logros
obtenidos en el pasado y hasta el presente y sostenibilidad, relacionada con el enfoque de las
estrategias que aseguran la permanencia y crecimiento de la Polica Nacional en el futuro, (ver grfico
18).

Grafico 18. Creacin de valor

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En este sentido, la creacin de valor en la Polica Nacional tiene lugar gracias a la actuacin articulada
de los tres componentes del sistema, e igualmente gracias a sus gestiones para lograr la medicin,
anlisis y mejora continua de su SGI.
La creacin de valor supone la identificacin y satisfaccin de las expectativas de los grupos sociales
objetivo o clientes. Para ello es necesario entre otros, que en la Institucin se lleven a cabo de forma
peridica: ejercicios profundos de reflexin y autocrtica sobre el modelo de gestin; se contemple la
posibilidad de impulsar transformaciones estructurales; y se revise cmo se desarrollan las funciones y
se gestionan los procesos y el talento humano. A lo largo de esta revisin, se debe mantener un
enfoque estratgico basado en la interaccin entre las definiciones estratgicas de la Institucin misin, visin, MEGA, polticas institucionales, grupos sociales objetivo o clientes, oferta de valor,
recursos estratgicos, procesos y resultados de la gestin del talento humanos y la cultura.
ARTCULO 60. INTERACCIN ENTRE LOS COMPONENTES ESTRATEGIA Y GESTIN
ESTRATGICA Y TALENTO HUMANO Y GESTIN DE LA CULTURA En las intersecciones entre
cada uno de los componentes del Sistema, se derivan una serie de actividades que fortalecen la
gestin de la Institucin y coadyuvan en la generacin de valor hacia sus grupos sociales objetivo o
cliente (ver grfico 19).

Grafico 19. Interaccin entre los componentes


La Estrategia y la Cultura Institucional son interdependientes.
Las definiciones estratgicas son desplegadas en toda la Institucin y en otros grupos de inters con el
propsito de incidir en la cultura Institucional. Los valores y principios institucionales definidos en el
Componente de Estrategia y Gestin Estratgica se convierten en base para la conformacin de la
cultura y del modelo por competencias de la Polica Nacional.
Las polticas, prcticas, tradiciones, creencias y formas de hacer las cosas de una Institucin se
combinan para dar a sta una cultura caracterstica. Las acciones estratgicas reflejan sus rasgos
culturales y sus valores directivos.
La nica forma de desarrollar acertadamente la gestin estratgica de la Polica Nacional depende de
tener en cuenta el talento humano y la gestin de la cultura institucional. Este aspecto hace que las
estrategias sean particulares, especficas y acordes con las reales caractersticas organizacionales.
Por otro lado, si dentro de la estrategia no se visualizan los elementos del talento humano y de la
gestin de la cultura necesaria para transformar, la Institucin vivir cerrada en su pasado, en sus
logros anteriores y en sus creencias pasadas. Al incluir estos elementos dentro de la estrategia se
asegura que a la par de los resultados estratgicos, se desarrollen los aspectos culturales necesarios
para alcanzar la visin.
La ventaja de gestionar el talento humano y la cultura desde la estrategia, es generar una Institucin en
constante crecimiento, con una estrategia ajustada a la medida del entorno y sus propias
caractersticas, donde se potencian sus recursos, buscando siempre saltos cualitativos en torno a su
cultura y legitimando las etapas y logros de su constante desarrollo.

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Todo cambio en la estrategia representa retos para el talento humano. Cuando se presentan cambios
en el Plan Estratgico Institucional, se debe tener en cuenta:

Implementar un plan de comunicaciones con las respectivas actividades de re-induccin y


capacitacin que lo complementan, con el fin de transmitir las nuevas apuestas a todos los
niveles de la organizacin en el lenguaje y los medios apropiados.

Revisar los elementos de planeacin, desarrollo y gestin del modelo de gestin humana de
acuerdo con las nuevas necesidades y metas.

Asegurar la alineacin del nuevo PEI con la evaluacin de desempeo y con el sistema de
estmulos e incentivos.

Medir el grado de compromiso emocional del talento humano para con la Institucin y la
consecucin de sus objetivos, mediante evaluaciones de clima institucional.

Apropiar el carcter transversal de la Cultura Institucional en armona con la gestin del Talento
Humano, para el logro de los objetivos a travs de su implementacin desde la estrategia
institucional para que tenga continuidad y permanencia.

ARTCULO 61. INTERACCIN ENTRE LOS COMPONENTES GESTIN Y ESTRUCTURA DE


PROCESOS Y TALENTO HUMANO Y GESTIN DE LA CULTURA. La estructura de procesos est
desarrollada para materializar el enfoque de mejoramiento continuo en la Institucin con una clara
orientacin hacia la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los grupos sociales objetivo o
clientes, mediante el diseo de procesos.
Un enfoque en procesos requiere involucrar a las personas, permitir su participacin, partir de sus
propias ideas y recursos, para convertir el cambio en algo que conduzca al mejoramiento personal,
grupal e Institucional.
El talento humano y la gestin de la cultura institucional es fundamental, porque es el elemento que
soporta y sostiene en el tiempo las definiciones estratgicas y la implementacin de nuevos modelos de
gestin, dado que orienta las formas de ser, de concebirse, de trabajar, de organizar el trabajo y de
relacionarse, que se convierten en un estilo de vida nico.
Los modelos de gestin evolucionan permanentemente en un ejercicio continuo siguiendo el ciclo
PHVA. Gracias a las mejoras o a la innovacin que se introduce en los procesos, el modelo de gestin
evoluciona a un nivel superior que deber ser apropiado en la cultura institucional para que se vuelva
parte de su da a da.
Cualquier revisin o ajuste en los procesos, debe estar acompaado por acciones tendientes a:

Implementar un plan de re-induccin y capacitacin que prepare a los funcionarios para cumplir
con las nuevas especificaciones de los procesos modificados.

Revisar la correspondencia del perfil de quien ejecuta el proceso con las necesidades del
cargo.

Ajustar el Manual de Funciones en coherencia con los roles de los procesos.

Asegurar la alineacin de los ajustes al proceso con la evaluacin de desempeo y con el


sistema de estmulos e incentivos.

Incorporar los conceptos de pensamiento sistmico, gestin por procesos, PHVA y todos los
elementos generales del Sistema de Gestin Integral, a travs del desarrollo del foco de
conocer y apropiar.

Verificar la adecuacin de la formulacin del proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin


del Talento Humano, asegurando la interaccin con las necesidades institucionales en
competencias y perfiles.

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Grafico 20.Interaccin de los componentes de Gestin y Estructura de Procesos con Talento


Humano y Gestin de la Cultura
ARTCULO 62. INTERACCIN ENTRE LOS COMPONENTES GESTIN Y ESTRUCTURA DE
PROCESOS Y ESTRATEGIA Y GESTIN ESTRATGICA. Para crear valor a los grupos sociales
objetivo, responder gil e inteligentemente a los cambios, alcanzar los propsitos estratgicos
definidos por la Polica Nacional, y asegurar productos y servicios acordes con las necesidades y
expectativas de los grupos sociales objetivo o clientes, es necesario que la Institucin opere de manera
estructurada y coherente con una adecuada gestin de procesos.
La gestin de procesos permite gerenciar el da a da de la Institucin, logrando que en todos los
niveles se trabaje para el logro de los objetivos estratgicos. De ah la importancia de articular la
cadena de valor con el PEI, su esquema y despliegue, de tal manera que su sinergia evite reprocesos
en la gestin.
La Polica Nacional ha implementado diferentes sistemas de gestin (calidad, control interno, ambiental
y seguridad de la informacin entre otros) y en cada uno de ellos se definen ciertos objetivos y polticas
que direccionan su operacionalizacin. Estos objetivos y polticas se encuentran en esta rea de
interaccin (Estrategia y Gestin Estratgica Gestin y estructura de Procesos) ya que deben estar
alineados con la estrategia a fin de garantizar su articulacin, seguimiento y sinergia para su
cumplimiento.
Una vez definido el Plan Estratgico Institucional, se garantiza su despliegue de manera tal que toda la
organizacin est al servicio de su cumplimiento (ver grfico 21 y 22).

Grafico 21. Interaccin de los componentes de Gestin y Estructura de Procesos y Estratgica


y Gestin Estratgica

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Objetivos
Estratgicos

Iniciativa
Estratgica

Planes

Indicador de
Efectividad
Optimizacin de
recursos
(Eficiencia)

Procesos

Proyectos

Programas

Herramienta
Planes de
Accin
(Eficacia)

Actividades

Grafico 22: Alineacin de los Procesos y la Estrategia

Para cada objetivo estratgico, se definen iniciativas estratgicas que se desarrollan mediante Planes,
Programas y Proyectos. stos se operacionalizan a travs de planes de accin que vinculan los
procesos relacionados con el logro del objetivo propuesto, y cuyo cumplimiento constituye una
dimensin de la eficacia de la Institucin. Es a travs de los procesos que se asegura el cumplimiento a
las metas de efectividad, a los planes de accin (eficacia) y haciendo un uso ptimo de recursos
(eficiencia).
La estrategia institucional y la estructura de procesos son interdependientes y por lo tanto trabajan
articuladamente para la creacin de valor institucional. La interaccin entre ambos se visibiliza en
diferentes momentos:

En la formulacin de planes de accin se armonizan tareas con las actividades de los procesos.
Esto permite que todos los integrantes de la Polica, gracias a su gestin diaria, aporten al
cumplimiento de: la estrategia (efectividad), los planes de accin (eficacia) y del uso ptimo de
recursos (eficiencia).

Cualquier revisin o ajuste en los procesos, deber siempre acompaarse de una actualizacin
de: I) anlisis de pertinencia del proceso en cuestin, frente a los objetivos estratgicos e
indicadores correspondientes; II) anlisis de su suficiencia y pertinencia frente a la oferta de
valor de la Institucin.

En la revisin peridica de las necesidades y expectativas de los grupos sociales objetivo o


clientes se deben analizar los resultados de la aplicacin de los mecanismos para la
retroalimentacin de los clientes como: encuestas de percepcin, seguimiento quejas y
reclamos entre otros.

ARTCULO 63. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIN


INTEGRAL. Las herramientas de medicin, anlisis y mejora continua del SGI de la Polica Nacional
tienen como propsito determinar si los componentes y sus interacciones estn logrando los objetivos
establecidos por la Institucin (eficacia), optimizacin de los recursos (eficiencia) y si dichos logros
impactan de manera positiva la seguridad del pas (efectividad).
El seguimiento y la verificacin del cumplimiento de los objetivos de los procesos se realizan a travs
del clculo y anlisis de indicadores de gestin. La planificacin de estas mediciones se encuentra
detallada en la Matriz Estratgica de Indicadores o Cuadro de Mando Integral.

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La captura de todos los datos correspondientes al desarrollo de las actividades programadas para el
cumplimiento de los objetivos, son llevadas a cabo por cada equipo de trabajo, quienes adems,
obtienen grficas de comportamiento de cada una de las mediciones. Estos datos, grficas y
tendencias son analizados por el dueo y/o responsables del proceso y sus equipos, usando diversas
metodologas, con el fin de conocer las causas de los comportamientos de los procesos y sus objetivos,
bien sean estos positivos o negativos, para desarrollar acciones de mejora continua.
Con las oportunidades de mejora identificadas y por medio de una metodologa establecida, se elabora
un plan de mejoramiento, el cual comienza con la realizacin de mesas de trabajo integradas por los
dueos de procesos o sus representantes, donde se analizan las causas que generan dichas
debilidades, para proponer acciones tendientes a solucionar los hallazgos, no conformidades,
observaciones y aspectos por mejorar encontrados. La Institucin ha establecido las siguientes fuentes
de informacin, para detectar oportunidades de mejoramiento:

Anlisis de recurrencia y grado de importancia de incumplimientos en materia ambiental y de


seguridad ocupacional.

Anlisis de recurrencia y grado de importancia de incumplimientos en materia ambiental y de


seguridad ocupacional.

Evaluacin de simulacros y respuesta ante emergencias.

Hallazgos o no conformidades de auditoras internas, externas o entes certificadores y


acreditadores.

Incumplimiento detectado en verificacin interna (Modelo de verificacin institucional


"Inconsistencias").

Resultado de las quejas / reclamos y peticiones

Resultado del seguimiento a indicadores de gestin

Riesgos materializados (Gestin del riesgo)

Resultados de la Revisin por la Direccin (compromisos y rdenes, segn decisin de quien


preside la reunin).

Resultados de los Subcomits de Mejoramiento Gerencial (compromisos).

Evaluacin de la audiencia pblica - Rendicin de cuentas.

Aspectos por mejorar de auditoras identificados por entes certificadores y acreditadores


(cuando aplique, segn criterio del auditado).

Recomendaciones de auditoras internas (cuando aplique, segn criterio del auditado).

Resultados de acompaamientos y asesoras del dueo de proceso a las unidades policiales.

Iniciativas para mejorar el servicio o proceso.

Resultados de encuestas internas y externas (Cuando no est controlado por medio de


indicadores)

Herramientas de seguimiento

Autoevaluacin de los puntos de control.

Anlisis del control de producto y/o servicio no conforme.

Informe de autoevaluacin del control y la gestin, aunque en su estructura contiene algunos de


los elementos antes mencionados, es la herramienta fundamental para el seguimiento y
evaluacin del desempeo de las unidades y sus procesos.

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A partir de la informacin analizada, es posible identificar: a) no conformidades potenciales; b) no
conformidades reales; c) aspectos por mejorar; y d) recomendaciones.
Se disponen de los siguientes mecanismos como instrumentos gerenciales :9
ARTCULO 64. AUTOEVALUACIN DEL CONTROL Y DE LA GESTIN. La autoevaluacin del
control en la Polica Nacional permite valorar la calidad y efectividad de los controles en los procesos y
procedimientos que buscan asegurar el cumplimiento de sus objetivos. La herramienta antes
mencionada adicionalmente, establece criterios para medir el estado de los elementos de control del
Sistema de Control Interno de la Institucin, determinando el nivel de avance en la implementacin y la
efectividad de su operacin.
La autoevaluacin de la gestin, basado en un conjunto de indicadores de gestin diseados en los
planes, programas y proyectos, y en los procesos de la Polica Nacional, permiten contar con una visin
clara e integral de su comportamiento, la obtencin de las metas y de los resultados previstos e
identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la
orientacin de la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
ARTCULO 65. AUDITORAS INTERNAS. Ayudan al Alto Mando Institucional a alcanzar sus metas y
objetivos al proporcionarle en forma oportuna, informacin, anlisis, evaluaciones, comentarios y
recomendaciones pertinentes sobre el ejercicio de la auditora. Con la accin de la Auditora Interna se
obtiene, como beneficio derivado, una mejora en el trabajo del personal, de las reas y de la Institucin,
permitiendo fortalecer su funcionamiento o efectuar los cambios necesarios (acciones correctivas,
acciones preventivas) para lograr los objetivos previamente fijados.
ARTCULO 66. REUNIONES DE SEGUIMIENTO. Existen instancias determinadas por la Polica
Nacional para analizar y gestionar de forma eficiente la labor policial, tanto la gestin interna como
externa. Permiten al Alto Mando institucional a travs de una serie estructurada de reuniones, realizar
la revisin y ajuste del rumbo estratgico. Igualmente el seguimiento a la estrategia, permite garantizar
que el proceso de direccionamiento estratgico sea dinmico y orientado para la toma de decisiones.
ARTCULO 67. REVISIN POR LA DIRECCIN. El Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional,
debe ser adecuado, conveniente, eficaz, eficiente y efectivo para los propsitos de la Institucin, para el
Estado colombiano y para la comunidad en general. Estos aspectos se soportan a travs de la
demostracin del cumplimiento de: los requisitos legales asociados a la Institucin, la alineacin con los
objetivos del Estado y sector defensa definidos en el direccionamiento constitucional, la prestacin de
los servicios misionales (eficacia), el adecuado uso de los recursos de la Institucin a favor de la
prestacin de los servicios (eficiencia), y la garanta que las actividades y servicios prestados por la
Polica han contribuido a generar condiciones de convivencia y seguridad ciudadana para los
colombianos.
La Revisin por la Direccin es el instrumento gerencial de la Polica Nacional que permite realizar la
evaluacin del desempeo institucional apoyado en los criterios de eficacia, eficiencia y efectividad y
para su realizacin se da cumplimiento a los criterios definidos en instructivos complementarios, en
ellos se tiene en cuenta entre otros aspectos, la siguiente informacin:

Acciones de seguimiento de revisiones previas o anteriores efectuadas por la direccin.

Resultado de las auditoras (internas o externas).

Retroalimentacin de los grupos sociales objetivo o clientes (cuando sea procedente).

Estado de las acciones preventivas, correctivas y de mejora de los procesos.

Posibles cambios que puedan afectar el funcionamiento del Sistema: Planes, programas o
proyectos estratgicos, cambios en la normatividad, entre otros.

Recomendaciones para la mejora de los procesos.

Matriz de riesgos actualizados e identificados, as mismo, los riesgos materializados si se


presentaron y los planes de manejo adoptados.

Desempeo de los procesos y la conformidad de los productos o servicios.

Cartilla 5 de Evaluacin y Mejora del Sistema de Gestin de Calidad (SGC)

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CAPTULO IX
GLOSARIO

Activos estratgicos: son los elementos valiosos que la Institucin ha acumulado a travs del tiempo,
tangibles e intangibles, apropiables, difciles de adquirir o de imitar, competitivamente superiores y que
son capaces de generar un valor apreciado por los clientes.
Administracin del riesgo: conjunto de elementos que le permiten a la entidad identificar, evaluar y
gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el
logro de sus objetivos institucionales.
Cadena de valor: secuencia e interrelacin de los procesos misionales que en la institucin, buscan
lograr la satisfaccin del cliente, generando valor para este y contribucin a la estrategia en sus
diferentes niveles. La generacin de valor para el cliente es desarrollada con el cumplimiento de los
planes de accin, acciones correctivas y las actividades de los procesos alineadas a los objetivos
estratgicos de la Polica Nacional
Capacidades distintivas: son todas aquellas habilidades, destrezas, conocimientos y experticias que
la Institucin debe saber hacer especialmente bien para poder cumplir y hacer sostenible la
formulacin estratgica en coherencia con la oferta de valor institucional.
Cliente: los clientes o grupos sociales objetivo son todas aquellas personas naturales, jurdicas o
pblicas a las que constitucional o legalmente la Institucin debe atender y que se configuran en la
razn de ser de la Polica Nacional.
Clima Organizacional: se refiere a las percepciones del personal de una organizacin con respecto al
ambiente global en que desempea su trabajo.
Competencias: conjunto de conocimientos tcnicos, habilidades, motivaciones (intereses), valores y
rasgos de personalidad, que le permiten al integrante de la Institucin, ejecutar de manera exitosa la
labor policial.
Cuadro de Mando Integral CMI-: el CMI o Matriz Estratgica de Indicadores, es el tablero que
contiene la totalidad de los indicadores definidos para medir los objetivos estratgicos. Estos
indicadores miden el estado y desempeo de una variable en un momento determinado e indican el
grado en que se estn logrando las metas planteadas. El CMI mide continuamente el desempeo en la
implementacin del Plan Estratgico Institucional y muestra el avance sobre los resultados esperados.
Cultura: comprende los valores y principios ticos, las creencias y entendimientos que los integrantes
de la Institucin tienen en comn y que se manifiestan en las conductas y comportamientos que los
mantienen articulados, en las tradiciones que se conservan, en las actitudes y sentimientos de las
personas, en las historias y experiencias que cuentan y que comparten los integrantes de una
Institucin.
Cultura de la Legalidad: es el conjunto de creencias, valores, normas y acciones que promueve que la
poblacin crea en el Estado Social de Derecho, lo defienda y no tolere la ilegalidad. Es la aceptacin
consciente de las normas por parte de todos los ciudadanos.
Estrategia Institucional: se refiere al conjunto de definiciones de rumbo de la Institucin para
desarrollar y sostener la capacidad de creacin de valor institucional.
Impulsores de la MEGA: son los que movilizan a la Institucin a la accin, adems de ser elementos
que inciden directamente en el alcance de la MEGA y jalonan la consecucin de esta meta.
Mapa estratgico: es una herramienta que permite definir y visualizar los objetivos estratgicos de la
Institucin para alcanzar la MEGA y la Visin. Se disea bajo una metodologa especfica de causa y
efecto, que muestra cmo el cumplimiento de un determinado objetivo en una de las perspectivas,
impulsa el cumplimiento de otro objetivo en la siguiente perspectiva hacia arriba, asegurando que el
mapa tenga la estructura lgica de cmo se crea valor en la Institucin y cul es el camino para
apalancarlo.

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Mapa de Procesos: esquema que integra sus procesos gerenciales, misionales, de soporte, y de
evaluacin y mejora. ste evidencia la interrelacin que existe entre los procesos, donde generalmente
la salida de uno se constituye en la entrada del siguiente, lo que permite desarrollar una gestin
sistmica y enfocada en procesos. (Manual Sistema de Gestin Integral vigente).
Mapa de Riesgos: representacin o descripcin de los distintos aspectos tenidos en cuenta en la
valoracin de los riesgos que permite visualizar todo el proceso y el plan de manejo de stos. En
primera instancia, define las causas o factores de riesgo, tanto internos como externos; posteriormente,
presenta una descripcin de cada uno de stos y finalmente precisa las posibles consecuencias.
Marco Estratgico Institucional: la estructura mediante la cual la Institucin se alinea a dos
elementos: Polticas del Marco Normativo y las Polticas Institucionales, estas ltimas comprendidas por
las polticas institucionales misionales y las polticas institucionales de sistemas de gestin. Este marco
configura la base para la construccin del Plan Estratgico Institucional.
Nivel operacional: corresponde a la prestacin de servicios en las unidades desconcentradas
(metropolitanas, departamentos, escuelas de polica, colegios, centros sociales y vacacionales etc.) que
desarrollan los procesos misionales en cada mbito de gestin, con un enfoque operacional de
cumplimiento a lineamientos.
Manual. Documento que contiene disposiciones de carcter general y describe los criterios y lneas de
accin operacionales para desarrollar una actividad critica en la Institucin; contiene la descripcin de
tareas que deben seguirse para el logro de un objetivo especfico en un contexto amplio, en uno de los
mbitos de gestin de la Polica Nacional.
Procedimiento. Documento que describe el conjunto de tareas establecidas en forma coherente y
secuencial, requeridas para cumplir con una actividad crtica de un proceso; establece en qu
consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de
llevarlas a cabo, documentos de entrada y salida, puntos de control, documentos asociados y su marco
legal.
Gua. Documento en el cual se detalla una actividad o conjunto de actividades de un proceso
institucional, que por su grado de complejidad o por facilidad de comprensin requiere aclararse,
mediante el uso de narrativas, coherentes, secuenciales y ordenadas, elementos grficos entre otras
herramientas de apoyo informativo.
Plan: instrumentos de operacionalizacin macro mediante los cuales la Institucin ordena y organiza
programas, proyectos y acciones que va a desarrollar para el cumplimiento de las iniciativas
estratgicas segn se determina en su correspondiente plan de accin. Los planes determinan
prioridades y criterios, disposicin de recursos, previsin presupuestaria y horizonte temporal. Los
planes se construyen para encauzar grandes lneas de accin de la Institucin y por lo tanto, se
formulan a alto nivel para garantizar su integridad y cumplimiento institucional.
Polticas del Marco Normativo: se entienden como todas aquellas polticas que deben ser adoptadas
por la Polica Nacional de Colombia, algunas de las cuales son exigencia de entidades, elementos e
instancias externas de ndole internacional y nacional. Estas polticas pueden generarse desde: los
tratados, convenios y acuerdos dentro de un marco normativo internacional, polticas gubernamentales,
el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Estratgico Sectorial.
Plan Estratgico Institucional: consiste en la definicin de los objetivos estratgicos, su forma de
gestin y medicin.
Planes de accin: el plan de accin es un instrumento gerencial de programacin y control a la
ejecucin de los planes, programas y proyectos que permiten un seguimiento permanente al
cumplimiento de las iniciativas en los diferentes niveles de despliegue organizacional, para dar
cumplimiento al mapa estratgico institucional y debe tener en cuenta la meta del objetivo estratgico
que pretende operacionalizar.
Proceso: Es el conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor
y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

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Programa: unidad lgica organizada y coherente de actividades orientada a un propsito superior (Ej.
Programa de Renovacin de la Administracin Pblica PRAP), expresada en un conjunto de
proyectos coordinados o relacionados entre s, que son de similar naturaleza. Un programa est
orientado a apoyar la direccin del esfuerzo y a mantener cohesin entre los diferentes actores para
que se enfoquen al cumplimiento de las iniciativas y objetivos estratgicos, con el fin de obtener
mayores beneficios y control. Un programa parte de la definicin de responsabilidades frente al Estado
y la sociedad, y del examen de los procesos estructurales de gestin de la Institucin, en funcin del
cumplimiento de su misionalidad.
Proyecto: intervencin concreta, individualizada, para hacer realidad algunas de las acciones
contempladas en una o varias iniciativas estratgicas. Los proyectos tienen un tiempo de vida
previamente definido, es un esfuerzo temporal que se realiza para conseguir un resultado especfico o
parcial y puede superar las capacidades y el conocimiento de las Direcciones, Oficinas Asesoras y
unidades desconcentradas.
Sistema: conjunto de elementos ordenados e interactuantes para cumplir con un propsito o fin
determinado.
Sistema de Estmulos e Incentivos: conjunto interrelacionado de polticas, planes, disposiciones y
eventos que interactan, con el propsito de optimizar la satisfaccin y productividad en el servicio del
personal de la Institucin.
Sistema tico Policial: conjunto de principios y valores Institucionales, que interactan entre el
funcionario, la Institucin, la comunidad y el Estado, en el logro de objetivos comunes; incidiendo en el
comportamiento del servidor pblico, para construir una cultura de lo tico en el que hacer policial.
Valores institucionales: se constituyen en pautas que direccionan el comportamiento humano, estn
presentes en las conductas, percepciones y metas de un individuo y orientan la cultura institucional.
ARTCULO 68. DESPLIEGUE DE LINEAMIENTOS OPERACIONALES. Del presente manual sern
desplegados los lineamientos generales del Sistema de Gestin de Calidad a los casos especficos
para los mbitos de gestin educativo, de sanidad y de bienestar social, documentndose en un
manual respectivamente para cada caso.
ARTCULO 69. SUPRESIN, ADICIN O MODIFICACIN AL MANUAL. Las Direcciones, Oficinas
Asesoras y Unidades de Polica podrn presentar y solicitar a la Oficina de Planeacin, supresiones,
modificaciones y actualizaciones al Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional,
dependencia encargada de realizar el trmite para la aprobacin del seor Director General.
ARTCULO 70. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE SU APLICACIN. La responsabilidad de
desarrollar, implementar, mantener y revisar el presente Manual, estar a cargo de las Direcciones,
Oficinas Asesoras y sus Unidades Desconcentradas, de acuerdo con el mbito misional que les
corresponda.
ARTCULO 71. PUBLICIDAD Y DIFUSIN. La Oficina de Planeacin o la dependencia en que se
delegue esta tarea, pondr en funcionamiento los mecanismos de difusin necesarios para el
conocimiento y aplicacin del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional en las
unidades policiales. Igualmente, se tendr a disposicin de los usuarios de la Institucin en los sistemas
de comunicacin, consulta y publicidad disponibles para el efecto.
ARTCULO 72. APLICACIN EN PROGRAMAS DE FORMACIN. Los dueos y responsables de
procesos en coordinacin con la Direccin Nacional de Escuelas, implementarn actividades
pedaggicas para la enseanza del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, a
travs de los programas de formacin, actualizacin, entrenamiento y capacitacin del sistema
educativo policial.
ARTCULO 73. OBLIGATORIEDAD. El manual adoptado mediante el presente acto administrativo,
ser de obligatorio cumplimiento en el desarrollo de las actividades relacionadas con el Sistema de
Gestin Integral.

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ARTCULO 74. VIGENCIA. La presente resolucin entrar en vigencia a partir del 15 de enero del ao
2016 y deroga la Resolucin 00176 del 26 de marzo de 2013, Por la cual se adopta la actualizacin
Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional.

PUBLQUESE Y CMPLASE.

Dada en Bogot, D. C.

Original Firmado
General RODOLFO PALOMINO LPEZ
Director General Polica Nacional de Colombia

Elaborado por: PT. Jhonnathan Cuellar Rozo


Elaborado por: MY Ribelino Snchez Sierra
Elaborado por: Dra. Deicy Liliana Leal
Revisado por: TC Olga Lucia Hernndez Benavidez
Revisado por: CR. Humberto Castillo Saavedra
Fecha de elaboracin: 25/07/2015

SEGEN

Email: ofpla.desog@policia.gov.co
Carrera 59 26-21 P. 4 CAN Tel. 3159000 9175 FAX 3159175