SISTEMA UNICO DE PLANILLAS

MODULO DE MESA DE AYUDA

COMPONENTE MANTENIMIENTO DE TERCEROS

MANUAL DE USUARIO

Mdulo de Mesa de Ayuda

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MINEDU - OFIN
Fecha: 03/06/2013

Mdulo de Mesa de Ayuda

MDA
Versin: 1.0.1

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HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha
03/06/2013

Versin
1.0.1

Descripcin
Elaboracin de Manual

Iniciales
YCV

Autor(es)
Nombres
Yajaira Canal Vega

Iniciales
LVA

Revisor(es):
Nombres
Luis Velsquez Alvarez

Iniciales
GCG

Autorizado por:
Nombres
Grover Cerquera Guevara

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Autor
YCV

Revisor
LV

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Tabla de Contenidos
1. OBJETIVO DEL SISTEMA
2. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA
2.1. MANTENIMIENTO DE TERCEROS
3. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA
3.1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE
3.2. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
4.

DICCIONARIO DE TERMINOS

5. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS POR ETAPAS

5.1. ESQUEMA GRAFICO
5.2. DESCRIPCION POR ETAPAS
6. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
6.1. ACCESO AL SISTEMA
6.2. BUSQUEDA DE UNA ENTIDAD TERCERA
6.3. MODIFICACION DE REGISTROS
6.3.1

MODIFICAR UNITARIAMENTE LA ENTIDAD TERCERA

6.3.2

MODIFICAR MASIVAMENTE

6.3.3

ASIGNAR UGEL

6.4 CREACION DE UN TERCERO QUE NO EXISTE EN LA BASE DE DATOS LOCAL PERO SI

EXISTE EN LA CENTRAL
6.5 CREACION DE UN TERCERO NUEVO

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1. OBJETIVO DEL SISTEMA

El Mdulo de Mesa de Ayuda - MDA versin 1.0.1 (versin desktop), ha sido desarrollado por la Oficina
de Informtica del Ministerio de Educacin para ser utilizado por la Mesa de Ayuda -Soporte Nivel 1 de
la Sede del Ministerio de Educacin, siendo de mbito nacional donde cuentan con acceso al Sistema
nico de Planillas instalado
El Mdulo MDA versin 1.0.1 es un software de apoyo para dar soporte en el Sistema nico de Planillas
a Nivel Nacional. El mdulo en esta Etapa permite el registro y modificacin de manera descentralizada
a nivel nacional de los atributos de las Entidades Terceras gestionadas por el Sistema nico de
Planillas, el uso del aplicativo est a cargo de la Mesa de Ayuda Soporte 1

2. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El Mdulo de Mesa de Ayuda - MDA versin 1.0.1 cuenta con las siguientes opciones:

2.1

MANTENIMIENTO DE TERCEROS
Opcin diseada para Crear Terceros, Modificar Terceros (vigencias, ruc), agregar UGELS
segn convenio por empresa, tipo de planilla y UGEL. Esta opcin del mdulo slo es accesible
y administrada por Soporte Nivel 1 de la Mesa de Ayuda del Ministerio de Educacin.

3. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

Para la implementacin del Mdulo de Mesa de Ayuda MDA versin 1.0.1 se requiere contar con la
siguiente especificacin de requerimiento mnimo:

3.1 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

Computadora personal.
Conexin de su red LAN con la red WAN del Ministerio de Educacin (mediante Lnea Dedicada
o VPN)

3.2 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

Sistema Operativo Windows 32 bits

Sybase 11.5 (Open Client)

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4. DICCIONARIO DE TERMINOS
Entidad Tercera
Es el nombre o la razn social de la entidad que suscribe convenio con la DRE/UGEL para descuento
por planillas a los trabajadores del Sector Educacin
Convenio
Es el acuerdo suscrito por escrito (tipo contrato) entre la Entidad Tercera y la DRE/UGEL
Vigencia
Es el periodo de tiempo por el cual se suscribe un convenio entre la Entidad Tercera y la DRE/UGEL
Inicio
Es el periodo de Inicio (ao y mes) en el cual entra en vigencia un convenio
Termino
Es el periodo de Trmino (ao y mes) en el cual caduca la vigencia de un convenio
Glosa
Es el Nombre corto de un convenio. Nombre abreviado
Empresa
Represente la codificacin del Centro de Proceso o Regin donde se encuentra instalado el Sistema
nico de Planillas
Planilla
Es el Tipo de Planilla (Activo o Cesante) al cual se cuenta convenio
UGEL
Es la identificacin de La Unidad de Gestin Educativa Local
Documento
Identifica el documento sustentatorio para la creacin o modificacin de Entidad Tercera con el Mdulo
MDA

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5. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS POR ETAPAS

El proceso contempla 05 etapas

5.1 ESQUEMA GRAFICO

A continuacin se describe grficamente las etapas del Mdulo de Entrada / Salida de docentes Ley de
Reforma Magisterial ESLRM versin 1.0.1

DRE/UGEL
(Parte Administrativa - Documental)

ETAPA 1

ETAPA 2

Firma de
CONVENIO

Arma
Expediente

ETAPA 3

Enva
Documentaci
n a UPER y
OFIN

OFIN-MED

DRE/UGEL

ETAPA 4

ETAPA 5

MAD
SOPORTE1

Proceso de
Planillas

5.2 DESCRIPCION POR ETAPAS

Las actividades a efectuar en cada etapa se describen a continuacin:
ETAPA 1 A 3
(Parte Administrativa - Documental)
ACCIONES
RESPONSABLE
Firma de Convenio
DRE/UGEL
Armar Expediente para remitir a UPER
Envo de documentacin a UPER y OFIN

ETAPA 4
Validacin de datos
ACCIONES
Bsqueda, seleccin, modificacin y/o creacin
de entidades terceras con el Mdulo

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RESPONSABLE
SOPORTE1
MED-OFIN

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ETAPA 5
Proceso de Planillas
ACCIONES
Lectura y Carga de Terceros, procesamiento y
produccin de planillas

RESPONSABLE
DRE/UGEL

6. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

6.1 ACCESO AL SISTEMA
Para acceder al mdulo, se hace necesario efectuar la instalacin del aplicativo
Posterior a ello se acceder mediante el uso de credenciales de acceso al MAP, las cuales sern
las mismas con que cuentan actualmente.

Al ingresar al sistema se podr visualizar la ventana principal y elegimos Mesa de Ayuda

Dentro de Mesa de Ayuda se selecciona Mantenimiento de Terceros

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6.2 BUSQUEDA DE UNA ENTIDAD TERCERA

Al ingresar a la opcin de Mantenimiento de Terceros se abrir la siguiente ventana en donde
podremos realizar la bsqueda del tercero puede ser por Nombre de la Entidad, Cdigo de la
Entidad y por ltimo se puede realizar la bsqueda por Ruc de la Entidad

Por ejemplo vamos a realizar la bsqueda por Cdigo de Entidad Tercera. La primera bsqueda que
realiza es en el mismo Centro de Proceso, en el caso que lo encuentre le saldr una ventana que
dice Encontrado en Base de Datos Local

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En el caso que el tercero no se encuentre en la Base de Datos Local mostrara la siguiente ventana
donde indica que No encontrado en Base de Datos Local

Al no encontrar el tercero realizara la bsqueda en la Base de Datos Central como muestra en la

siguiente ventana

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6.3 MODIFICACION DE REGISTROS

Despus de realizar la bsqueda del tercero procedemos a realizar la modificacin de la fecha
de vigencia.

Pulsamos el botn Aceptar y nos mostrara la siguiente ventana:

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6.3.1 MODIFICAR UNITARIAMENTE LA ENTIDAD TERCERA

Pulsamos el boton Modificar Unitarimente, esta opcion nos va permitir modificar la fecha de
vigencia y el documento con el cual estan solicitando dicha modificacin por registro en decir uno a
la vez.

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En la parte inferio se va habilitar lo campos que vamos a modificar para esto primero seleccionamos
el registro. Solo la parte que esta en amarillo es modifcable

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Pulsamos el boton Modificar para realizar lo cambios respectivos y pulsamos el boton Grabar Detalle

Como se puede observar en la parte superior se puede ver los cambios realizados

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En el caso que el RUC este de color celeste se ingresa el RUC correcto, pulsamos el botn Grabar
Maestro lo har tanto en la Base de Dato Local como Central. Este mismo procedimiento se realizara
para la Fecha de Convenio, se podra editar siempre y cuando la fecha no sea una fecha vigente.

6.3.2 MODIFICAR MASIVAMENTE

Despus de pulsar el botn Modificar Masivamente nos va mostrar en la parte inferior los campos
que son editables.

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Se pulsa el botn Modificar, en la parte izquierda se muestra la empresa y a la derecha el tipo de planilla el
cual podemos seleccionar ambas o solo una planilla, en los campos que estn de amarillo tenemos que
poner la fecha de inicio y la fecha der trmino del convenio as como el Documento de referencia.

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Despues de ingresar los datos pulsamos Grabar Detalle

Se puede observar en la parte superior se realiz la modificacin masivamente a todos los registros

6.3.3 ASIGNAR UGEL

Ahora vamos a ver la asignacin de las ugeles, para esto seleccionamos la opcin Asigna Ugel

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En la parte inferior podemos observar el listado de las ugeles

Pulsamos el boton Seleccionar Ugel y nos ponemos en el registro de la ugel que vamos asignar, en la
parte superior aparece los datos de la ugel en color rojo, ingresamos la fecha de inicio y termino del
convenio asi como el documento.

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Pulsamos el boton Asignar Ugel y se puede observar que la ugel se ha asignado en la parte superior como
se muestra en la siguiente imagen.

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En el caso que quieran realizar una asignacion a la empresa 103 que es una Municipalidad, le mostrara la
siguiente ventana en donde indica que no se puede realizar para Municipios.

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6.4 CREACION DE UN TERCERO QUE NO EXISTE EN LA BASE DE DATOS LOCAL PERO SI EXISTE
EN LA CENTRAL
Al buscar la entidad tercera lo vamos a encontrar en la base de datos central

Se va habilitar el boton Nuevo el cual pulsamos. En la parte superior de la ventana salen los datos de la
entidad tercera que han sido traidos da la base central, en el caso que no tenga Ruc lo ingresamos y
pulsamos el boton Grabar Maestro

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Se habr grabado tanto en el local como en la central. Ahora lo que tenemos que hacer es asignar las
ugeles, ingresamos el periodo de vigencia, as como el documento de referencia, seleccionamos la ugel y
pulsamos el botn Agregar

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En la parte de inferior se mostrara la ugel que hemos asignado. En el caso que tengamos que asignar ms
ugeles los datos de la fecha de vigencia y el documento de referencia quedan pegados y solo
seleccionaramos la ugel y pulsamos el botn Agregar

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En el caso que se hayan equivocado de asignar la ugel, seleccione la ugel y pulse el botn Quitar

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Cuando salga de la ventana y busque la entidad tercera ya lo podr visualizar

6.5

CREACION DE UN TERCERO NUEVO

Cuando el tercero es nuevo, lo primero que realizamoes es la busqueda para asegurarnos que no
se haya creado en otro Centro de Proceso, como no ha encontrado el tercero en la base da datos
local ni en la base de datos central se va habiliar la opcion de Nuevo

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Ingresamos los datos del concepto de la parte superior de la ventana y luego pulsamos el boton Grabar
Maestro

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En el caso que al momento de grabar el RUC ya exista nos mostrara la siguiente ventana.

Despus del pulsar grabar Maestro se habr autogenerado el Nro del casillero

Ahora lo que toca hacer es agregar la ugel, para esto pulsamos el botn Asignar UGEL y mostrara todas
las ugeles de este Centro de Proceso.

Ingresamos el periodo de vigencia, asi como el documento de referencia y seleccionamos la ugel como
muestra la siguiente ventana y pulsamos el botn Agregar

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Despus de pulsar el botn Agregar, se habr agregado la ugel en la parte inferior como muestra la
siguiente ventana.

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En el caso que se requiera agregar mas ugeles, sin salir de la ventana, los datos generales se quedan
pegados para que puedan seguir asignando ugeles.

En el caso que se hayan equivocado en la asignacion de la ugel. Seleccione el registro y pulse el boton
quitar.

Al cerrar la ventana, y buscar al tercero ya podra visualizar la entidad tercera nueva:

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