Organizacin del tiempo

El nico modo de tener tiempo es tomrselo.

Bertha Eckstein-Deiner.
El texto que se presenta a continuacin est
especialmente indicado para personas con problemas
debidos a la sobrecarga de actividades o cuya actividad
diaria no les es del todo satisfactoria. Si estos son los
nicos problemas, los prrafos siguientes pueden serles
de utilidad, ya que ayudan a reflexionar sobre el uso de
nuestro propio tiempo y da orientaciones de cmo
mejorarlo. No obstante, si los problemas con el tiempo
son slo una parte de un problema de mayor extensin,
se requerira la intervencin de un profesional para
ayudar a la persona a resolver sus dificultades.
Como personas tenemos una serie de intereses y
necesidades, que se traducen en actividades de distinto
tipo. Estas actividades ocupan tiempo. Y el tiempo no
puede controlarse, pero s lo que hacemos en el

tiempo. La habilidad de organizar el tiempo en

funcin de nuestras obligaciones e intereses es
importante, tanto para evitar el estrs como para
potenciar el desarrollo personal.
Por ello antes de hacer consideraciones sobre cmo
usar mejor nuestro tiempo, conviene que hagamos
una pequea auto-evaluacin de cmo nos
organizamos a travs de un auto-registro. Para ello
confeccionaremos una tabla con cuatro columnas. En la
primera, correspondiente a la hora, anotaremos
sucesivamente las horas del da. En la segunda
anotaremos las actividades que hemos hecho realmente;
en la tercera las actividades planificadas pero que no
tuvimos tiempo de realizar; y finalmente, en la cuarta,
aquellas que nos hubiera gustado hacer pero que ni
siquiera consideramos. Una vez realizada la tabla, hemos
de registrar las actividades, del modo indicado, durante
tres das.
Si durante estos tres das hay ms actividades en la
tercera columna, con respecto a la segunda, significa que
planifica ms actividades de las que realmente hace.
Si es la cuarta columna la que tiene ms actividades que
la tercera, es indicativo de que deja una gran nmero de
actividades que le agradan sin realizar.
Si ocurre algo de esto, repase la segunda columna
preguntndose si todas las actividades que ha realizado
son realmente importantes. Y aunque ninguna de estas
dos cosas ocurra, rellenar esta tabla durante 3 das le
permitir tener una visin ms objetiva de cmo usa su
tiempo y le permitir introducir cambios que redunden en
su beneficio.
Una vez sabemos ya como organizamos nuestro tiempo
realmente, pasaremos a dar unas indicaciones de cmo

se debera organizar para que se cumplieran nuestros

intereses y las verdaderas obligaciones.
1.- Metas
Seran objetivos a medio y largo plazo. Las actividades
que hacemos da a da deben orientarse a la consecucin
de estas metas. Un buen ejercicio sera tratar de escribir
nuestras metas y las actividades que podemos hacer para
alcanzarlas. Siempre pensando que las metas han de
cumplir una serie de condiciones (Acosta, 1999):

han de ser propias de uno mismo.

lo ms concretas posibles, si puede ser
cuantificables.

pocas pero importantes.

que sean compatibles (esto no siempre ser posible

por lo que habr que establecer que meta es ms
prioritaria).

alcanzables, pero que impliquen una cierta dificultad.

preferiblemente con plazo.

divididas en pasos y con premios al superar cada

paso
Las metas estn continuamente cambiando. Esto implica
que este ejercicio se puede hacer continuamente,
renovando objetivos, ordenndolos segn prioridades y
procurando que no se produzcan incompatibilidades.
2.- Programacin de actividades diarias.
Es un ejercicio que, realizado de manera adecuada, sirve
para prevenir el estrs y para facilitar el desarrollo
personal y la creatividad en aquellas reas que pueden
ser de nuestro inters. En primer lugar, ha de hacer una
lista diaria de lo que tiene que hacer y de lo que le
gustara hacer. Luego clasifique estas actividades diarias
en tres grupos (de ms a menos prioridad):
a.

Hay que hacerlas de inmediato

b.

Son muy importantes, pero no se han de hacer

necesariamente hoy. Si se demoran mucho pasan a ser
tipo A.
c.
Tambin son importantes pero se pueden dejar por
ms tiempo.
En segundo lugar se organiza el da poniendo primero
aquellas actividades que se han de hacer con un horario
concreto (las clases de ingls o ir a buscar a los nios al
colegio por ejemplo). Luego se ponen las actividades tipo
A, aunque no todos los das han de incluir este tipo de
actividades. En los huecos que queden se incluyen
actividades tipo B. Y en los espacios libres restantes se
aaden actividades tipo C. Si no se dispone de tiempo
suficiente se dejan las actividades tipo B y C.
3.- Consejos para programar actividades

Ordenar las actividades segn le gusten ms o

menos (por ejemplo dejar las ms agradables para final
del da y que as sirvan de premio a la realizacin de
otras menos agradables).

En el orden tambin se han de considerar las

exigencias de las propias actividades y el momento en
que se les puede sacar mejor partido (por ejemplo, hay
gente que, al levantarse, est ms fresca y despejada,
con lo que si quiere realizar una tarea que exija
clculos, lo har mejor por la maana, a primera hora).

Para cada actividad hay que planificar un tiempo,

que ser siempre superior a lo que exigira la tarea. As
se previenen imprevistos, y si se acaba antes de los
planificado deja tiempo libre para hacer otras
actividades.

Dejar pausas entre actividades.

Programar tambin algunos tiempos de relajacin.

Incluir no slo tareas obligatorias (ir al banco,

consultar a un asesor fiscal, hacer la compra), sino
tambin aquellas que nos reporten mayor satisfaccin

(leer un libro interesante, pasear, quedar con

amigos).
4.- Consejos para ganar tiempo

Delegue responsabilidades: aunque al principio

encargar a otros tareas que usted hace puede implicar
ms tiempo, a la larga le liberar para hacer otras
actividades interesantes. Si no sigue este consejo,
seguramente es porque piensa que los otros no lo
harn tan bien como yo o que tardo ms en
explicarlo que en hacerlo yo. Permtase comprobar que
esto, a largo plazo, no se cumple.

Aprenda a decir NO a ciertas demandas inesperadas

de los dems: si se dice sin agresividad no produce
enfado en los dems y contribuye al respeto mutuo

Ajustarse al plan previsto: cuando empezamos algo,

lo acabamos, luego ya pasaremos a otras actividades.
Si no procedemos as nos llevar ms tiempo y esfuerzo
llevar a trmino las actividades en curso. Adems el no
acabarlas implica que se mantengan en nuestro
pensamiento, interfiriendo con cualquier otra cosa que
hagamos.

Reducir el tiempo para actividades a las que les

dedicamos un tiempo excesivo.

Cuidado con las DILACIONES (posponer cosas): si

pospone actividades importantes por falta de tiempo
debe prescindir de actividades menos importantes. Si lo
hace por inseguridad, piense que al tomar una decisin
casi nunca tenemos toda la informacin que
desearamos tener. Y si pospone porque no le gusta la
actividad, cuanto antes la haga antes dejar de
preocuparle, y si la hace repetidamente puede que
hasta encuentre aspectos positivos de sta.

Cuidado con el perfeccionismo: la mayor perfeccin

no compensa el tiempo y el esfuerzo dedicados.
Adems puede generar problemas en su relacin con
otras personas.

A mitad y final del da revise su programa de

actividades y si va consiguiendo sus objetivos, felictese
porque se lo merece. Si no es as puede ser que alguna
parte del proceso est fallando.
Para saber ms
Acosta, J.M. (1999). Gestin eficaz del tiempo y control del
estrs Madrid. ESIC Editorial.
Craske, M.G. ; Barlow, D.H.; OLeary, T. (1992). Mastery of
your anxiety and worry. Albaby, NY. Graywind.
Seven-Schreiber, J.L. (2001). El nuevo arte de vivir el
tiempo, contra el estrs. Barcelona. Paids.
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Fuente: Texto: Miguel Luna. Dibujo: Ral Ario. Clnica de
la Ansiedad. Psiclogos en Madrid y Barcelona,
especialistas en el tratamiento de la ansieda