Aplicaciones en La Nube para La Mejora de La Productividad

Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 1. Evolucin de las formas de trabajo: El
trabajo en la red

productividad
trabajo en la red
PRESENTACIN
La evolucin de las formas de trabajo ha estado vinculada a la evolucin
tecnolgica. Desde los primeros ordenadores a la nube han habido
numerosos avances que responden a las necesidades laborales de cada
momento.
En la sociedad de la informacin, la globalizacin y la hiperconectividad van
de la mano, y hacen que las personas recurran a la tecnologa, y en
concreto a la nube, para poder desarrollar sus tareas de manera eficaz. La
nube y los dispositivos mviles conectados a internet eliminan las barreras
de la oficina tradicional.
Los trabajadores del conocimiento tienen que aprender a desenvolverse en
este panorama y deben poseer una serie de habilidades que favorezcan su
productividad.
Conocer qu es la nube, su historia, evolucin y sus caractersticas, es
fundamental para entender la importancia que sta adquiere en el contexto
actual y que seguir teniendo en los prximos aos.
Trabajar en la nube tiene numerosas ventajas y algunas desventajas que
conviene tener en cuenta para poder implantar nuestra propia nube personal
e ir desbancando poco a poco al uso de los programas tradicionales que nos
servan para desempear nuestras tareas.
AL FINALIZAR ESTA UNIDAD SABRS...

Descubrir los retos y oportunidades de la nube.
Aprovechar el potencial que nos ofrece para mejorar
nuestra eficacia en las tareas cotidianas personales y/o
profesionales.

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trabajo en la red
CONOCIMIENTOS PREVIOS Y RECURSOS

A lo largo de esta unidad vamos a trabajar una serie deconceptosque
requieren de unos conocimientos previosbsicos que te permiten el
seguimiento del curso sin dificultad. Adems, ponemos a tu disposicin
losrecursos didcticos necesariospara poder realizar un ptimo
seguimiento.
CONOCIMIENTOS PREVIOS
Para una adecuada asimilacin de los contenidos de esta
unidad se recomiendan los siguientes conocimientos previos:
Tener conocimientos bsicos de informtica.
Saber navegar por internet.
Estar familiarizado con el mercado laboral actual.
RECURSOS DIDCTICOS
Mapa conceptual.
Autoevaluacionesintercaladas en el contenido.
Actividades.
Resumen con lasideas clave de la unidad.

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1. EVOLUCIN DE LAS FORMAS DE

TRABAJO
SABAS QUE...?
Hace tan solo un par de dcadas, los ordenadores eran
mquinas menos potentes en prestaciones que nuestros
actuales telfonos inteligentes o smartphones. Por poner un
ejemplo, si comparsemos un PC de IBM de 1981 y un iPhone
actual, descubriramos que la potencia de este ltimo es muy
superior. Esta simple comparacin entre un ordenador con un
telfono inteligente nos muestra el brutal avance de la
tecnologa a lo largo del tiempo.
El desarrollo tecnolgico representa la apuesta del ser humano por dotarnos

constantemente de herramientas y recursos que nos permitan enfrentarnos
al mundo. Pero la realidad es queel mundo es cambiantey por eso son
necesarios cada vez nuevas respuestas tecnolgicas que cubran nuestras
necesidades.
Las tecnologas de la informacin y la expansin del universo digital

conforman un cambio de gran alcance en el mbito de la comunicacin, el
aprendizaje, el conocimiento, y el desempeo profesional. La presencia de
la tecnologa y su evolucin sigue modificando todos los campos de
nuestra actividady lo relacionado con el mundo laboral, en el siguiente
enlace podrs ampliar el concepto sobre las Nuevas formas de trabajo que
ya estn cambiando tu vida.
RECUERDA
Internet es una red de redes mundialdonde los contenidos
adoptan mltiples formas y formatos. La revolucin digital
posibilita que datos de orgenes distintos se puedan procesar,
combinar y enviar rpidamente. Este hecho ha ayudado a
laglobalizacin, que ya se muestra como un fenmeno
irreversible.

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1.1. EVOLUCIN DE LAS NUEVAS

TECNOLOGAS
PRESTA ATENCIN
El papel de las tecnologas del trabajo est en constante
transicin, es cambiante. Como puedes ver en la infografa, la
tecnologa ha formado parte del lugar de trabajo durante

ms de 100 aos. Desde la mquina de escribir a la nube, son
numerosos los cambios tecnolgicos producidos.

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1.2. HIPERCONECTIVIDAD
La cantidad de informacin existente en el mundo crece sin parar. Internet
se ha convertido en un espacio de referencia para el almacenamiento, la
gestin, el intercambio y la bsqueda de informacin.
El nmero de personas conectadas a la red tambin crece
exponencialmente (como podrs observar en la pantalla "Datos en vivo
sobre internet"), incluso en las zonas ms pobres del planeta, donde
tambin aumenta el nmero de personas conectadasa menudo a travs de
telfonos y otros dispositivos mviles.
La pgina web Internet Live Stats ofrece datos actualizados de acceso a
internet a escala mundial. Puedes encontrarlos en la pestaa Trends &
More, en el apartado Internet Users.
SABAS QUE...
Desde el ao 2005 se celebra, cada17 de mayo,el Da de
Internet,con la finalidad de promover la importancia de las TIC
ydar a conocer sus posibilidades para mejorar el nivel de vida
de los pueblos y sus ciudadanos.
Es necesariocontribuir a que se conozca mejor

Internetpara que se convierta en un recurso mundial
verdaderamente accesible al pblico"(Artculo 121 del
documento de conclusiones de la Cumbre Mundial de la
Sociedad de la Informacin).
ACTIVIDAD
Una vez hayas visitado los anteriores enlaces y localizados los
datos, analiza cul es el continente con mayor nmero de
usuarios de internet y busca los datos de Espaa (Spain)
encuanto a cul es el nmero de usuarios de internet en
Espaa. Recuerda compartir tus conclusiones con el resto de
compaeros/as en el tema "Actividad 1:Hiperconectividad" del
foro de actividades del campus virtual.

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1.3. DEL TERMINAL "TONTO" A LA NUBE

1.3.1. Evolucin 1.3.2. El trabajo del futuro
Desde los aos 50, las tecnologas de la informacin han idocambiando
lentamente la manera en que vivimos y trabajamos, pero estamos
experimentando cambios an mayores y ms rpidos, que afectarn no solo
a nuestra forma de trabajar, sino a nuestra manera de comportarnos y
pensar.
La productividad fue el argumento fundamental para la adopcin de
tecnologa en el caso de los ordenadores por parte de sus primeros clientes:
las empresas.El ordenador era para la empresa una mquina para llevar a
cabo esencialmente los mismos procesos, pero a mayor velocidad.Estos
primeros ordenadores se dedicaban, en su mayora, a realizar tareas de
contabilidad y finanzas, que precisaban un intenso tratamiento y anlisis de
datos muy repetitivo, y en las que exista un requisito legal de
almacenamiento de los mismos. Tambin se requera de los ordenadores en
el mbito de recursos humanos, para algunos procesos comoel clculo de
nminas.
La primera etapa de la computacin se caracteriz por el uso de
ordenadores centrales o mainframes, en los que se realizaba toda la
actividad y se almacenaba la informacin. Esto resultaba poco accesible
para los usuarios, que slo podan acceder a ellos dentro de sus centros de
trabajo a travs de terminales "tontos" (que no procesaban datos ni
ejecutaban programas en local).

Con la llegada del PC son los usuarios los que tratan y almacenan la
informacin, ofreciendo mayor control y exibilidad.
Internet vuelve a cambiar la forma en que los usuarios acceden a la
informacin. La parte ms importante del ordenador est por detrs: es su
cable de red. Los programas que generalmente acaparan la pantalla durante
ms tiempo son: el gestor de correo electrnico, la mensajera instantnea y,
sobre todo y cada vez de manera ms patente, el navegador.
En un mundo en el que el acceso a internet se desplaza hacia los
telfonos y terminales mviles, los usuarios demandan cada vez ms la
posibilidad de acceder a su informacin desde cualquier lugar y en cualquier
momento. La nube supone un estadio ms en la evolucin de la informtica.
RECUERDA
La proliferacin dela nube, junto con la evolucin de los
dispositivos mviles, est suponiendo un cambio signicativo en
la manera de vivir y de trabajar de la sociedad. Los ciudadanos
almacenan sus datos en la nube ypueden acceder a esta
informacin desde cualquier lugar, con cualquier
dispositivo y en cualquier momento.

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De qu manera nos afecta el actual acceso a la informacin?
La Red es equivalente a un gran ordenador que almacena y procesa los
datos de los ciudadanos, a los que stos acceden a travs de los diversos
dispositivos conectados a este gran ordenador.Este acceso universal a la
informacin no slo est cambiando la forma en que vivimos y trabajamos,
sino que tambintiene un profundo impacto en la forma en que
pensamos, nos comportamos y nos relacionamos.
Nuestras formas de trabajar estn cambiando constantemente gracias a
la evolucin tecnolgica, tal como se muestra en la infografa: hemos ido
de las jerarquas a las estructuras ms planas; del horario fijo a horarios
ms flexibles; de acumular informacin a compartirla; del liderazgo
autoritario al empoderamiento e inspiracin de los empleados; de la
tecnologa fija a la nube; del correo electrnico como principal forma de
comunicacin a otras formas de comunicacin que dejan al correo
electrnico en segundo plano; de subir la escalera corporativa peldao a
peldao a crear escaleras y formas de ascender; de la compaa
fragmentada a la compaa conectada y comprometida; del trabajo en la
oficina al trabajo en cualquier lugar.

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En el siguiente video se ofrece un anlisis de la evolucin de las tendencias
de empleo en la economa digital y una reflexin sobre la importancia de la
capacitacin de las personas respecto a las nuevas formas de trabajo:
ACTIVIDAD
En el apartado anterior, El trabajo del futuro, te mostramos un
vdeo que trata sobre la evolucin del trabajo a causa de los
avances tecnolgicos. Responde a las siguientes preguntas
Qu trabajos no existan hace 10 aos? Menciona al menos 1
herramienta que se haya convertido en nueva forma de trabajar.
Recuerda compartir tus respuestas con tus compaeros/as en el
tema "Actividad 2: el trabajo del futuro" del foro de actividades
del campus virtual.

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1.4. PROFESIONALES DEL CONOCIMIENTO

1.4.1. Pasaporte de habilidades para un trabajador del conocimiento
DEFINICIN
Los trabajadores del conocimiento son aquellos que usan su
cabeza para trabajar, los que utilizan su conocimiento en la
resolucin de tareas no rutinarias. A los trabajadores del
conocimiento tambin se les llama knowmads.
En el siguiente enlace se amplia la informacin sobre Quines
son los knowmad? Llegan los profesionales del conocimiento
La sociedad industrial requera que los trabajadores estuvieran en un lugar

fsico fijo para realizar funciones muy concretas. En la actualidad, las
actividades asociadas a los trabajadores del conocimiento ya no requieren
de ubicacin concreta. Esta circunstancia se ve favorecida por las
tecnologas, que permiten efectuar el trabajo fuera de la oficina o
combinando oficina fsica y virtual.
Los trabajadores del conocimiento asimilan los cambios tecnolgicos, y

esto permite dar respuestas a situaciones que le hacen avanzar como
individuo y como sociedad.
Las tecnologas ofrecen nuevas posibilidades y su adecuado uso puede
incrementar la mejora personal, profesional y social de este complejo y
cambiante panorama.
Dominar ciertos datos y generar conocimiento puede significar tener un
grado de poder elevado al servicio de los intereses econmicos, ideolgicos,
sociales, polticos o empresariales. Pero tener acceso a toda esa cantidad
de informacin no es sinnimo de ser competente en su uso; por eso es
indispensable aprender a utilizar de forma ptima todas estas nuevas
herramientas que nos permiten movernos en entornos virtuales y
relacionarnos con otros profesionales.
La presencia de las empresas en la nube es una tendencia que seguir en
aumento, por lo que la seleccin de trabajadores para este tipo de empresas
tendr en cuenta a aquellas personas disciplinadas, con capacidad de
autogestin y que cuenten con habilidades y recursos para
desenvolverse bien en el entorno de la nube, entre otras caractersticas.
PRESTA ATENCIN
La labor fundamental del trabajador del conocimiento essaber
qu informacin necesita y saber cmo aplicarla.Para ello,
los trabajadores del conocimientotienen la capacidad de
configurar y contextualizar su espacio de trabajo en
cualquier momento y lugar, lo que genera nuevas
oportunidades.

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1.4. PROFESIONALES DEL CONOCIMIENTO

1.4.1. Pasaporte de habilidades para un trabajador del conocimiento
Los trabajadores del conocimiento poseen una serie de habilidades que
les permiten ser competentes en el desempeo de su trabajo:
ACTIVIDAD
Ahora que ya sabes cules son las habilidades de un Knowmad

o trabajador del conocimiento analiza Cules de estas
habilidades posees? Se te ocurren otras habilidades que
puedan ser necesarias en los trabajadores del conocimiento?,
cules? Recuerda compartir tus respuestas con tus
compaeros/as en el tema "Actividad 3: trabajadores del
conocimiento" del foro de actividades de la plataforma.

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AUTOEVALUACIN
Preguntas
La principal forma de comunicacin...
del pasado es el SMS.
dejar de ser el correo electrnico ya que se adoptarn
otras formas de comunicacin.
en el futuro ser la misma que en el pasado, el correo
electrnico.
Cules de estas caractersticas no pertenece a un

trabajador del conocimiento?
Evita la procrastinacin realizando tareas muy especficas
desde su lugar de trabajo fijo.
Es capaz de configurar su espacio de trabajo en cualquier
momento y desde cualquier lugar.
Asimilan los cambios tecnolgicos.

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2. QU ES LA NUBE?
DEFINICIN
La nube es un sinnimo de internet. Procede del trmino ingls
Cloud Computing(computacin en la nube).Hace referencia al
uso de servicios a travs de internet.
El RAD Lab de la Universidad de Berkeley, explica que el cloud computing

se refiere tanto a las aplicaciones entregadas como servicio a travs de
Internet, como al hardware y el software de los centros de datos que
proporcionan estos servicios. Los servicios anteriores han sido conocidos
durante mucho tiempo como Software as a Service (SaaS), mientras que el
hardware y software del centro de datos es a lo que se llama nube.
Computacin en la nube, cloud computing, cloud o nube agrupa varios
conceptos tecnolgicos con un denominador comn: el consumir recursos
informticos como un servicio a travs de internet. La nube pone el foco
en los servicios, no en los equipos informticos, ya que puede accederse a
ella desde diversos dispositivos.
La nube implica que los usuarios no necesitan tener ningn software

instalado en su ordenador, pudiendo acceder a los programas y
aplicaciones a travs de internet, en cualquier momento y desde
cualquier lugar, utilizando un ordenador, un smartphone o cualquier otro
dispositivo con conexin a la Red.
El concepto de cloud computing est muy presente en nuestra sociedad
aunque, en ocasiones, no seamos conscientes de ello. Cuando consultamos
el correo electrnico desde el navegador, usamos servicios de mensajera
instantnea, usamos las redes sociales, escuchamos msica desde algn
servicio online o realizamos una bsqueda en Google, en realidad estamos
haciendo uso de la nube. La computacin en la nube no se limita a mejorar
la ecacia de los servicios que ya estaban disponibles en los orgenes de
Internet, sino que su impacto en la sociedad es mucho ms profundo. El
acceso a la informacin desde cualquier lugar y en cualquier momento
est transformando la sociedad actual y los consumidores se lanzan a
compartir esa informacin y a colaborar los unos con los otros sin un
incentivo econmico aparente. La nubey las redes sociales estn facilitando
la colaboracin y la comunicacin hasta unos lmites impensables hace slo
unos aos.
En el siguiente video podrs ver de una manera simplificada que es y para
que sirve la nube.

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2.1. HISTORIA DE LA NUBE

2.1.1. Un caso de xito
2.1.2. El futuro
La computacin en la nube ha tenido un desarrollo tardo, debido a que

hasta los aos 90 no hubo un ancho de banda significativo que permitiera
tener una conexin a internet potente. Algunos hitos importantes:
John McCarthy introduce el concepto de computacin en la nube

(cloud computing). "Algn da la computacin se organizar como un
servicio pblico". John McCarthy, 1961.
"El PC de escritorio est muerto. Bienvenido a la nube de Internet, donde un

nmero enorme de instalaciones a lo largo de todo el planeta almacenarn
todos los datos que usted podr usar alguna vez en su vida".George Gilder,
2006.

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2.1.2. El futuro
Gmail, de Google, empez a ganar popularidad a nivel de usuario:

En un mercado dominado por
proveedores como Hotmail o
Yahoo, que ofrecan, gratis, unos
pocos megas de espacio de
almacenamiento y no permitan ficheros adjuntos grandes, apareci Gmail
como un gran competidor que ofreca, por entonces, un giga de espacio de
almacenamiento y permita archivos adjuntos de tamao elevado.
Los usuarios de Gmail comenzaron a cambiar hbitos en la gestin de su

correo electrnico. Al disponer de mayor espacio ya no borraban correos,
sino que los almacenaban y podan recuperarlos en cualquier momento
utilizando el sistema de bsqueda.
El servicio comenz a ganar popularidad a pesar de que en un
principio se ofreca en beta privada a travs de invitacin. Tambin
supuso que los competidores hicieran cambios en sus ofertas.
En 2007 se abre la beta y se ofrece el servicio al pblico en general.
En 2009 alcanza los ciento cuarenta y seis millones de usuarios en el
mundo.
Muchos usuarios encontraban en Gmail mejores prestaciones que en
sus cuentas de correo corporativas: mejores estadsticas de
disponibilidad, mejor seguridad, mejor filtro antispam, mejor
accesibilidad (especialmente desde dispositivos mviles).
La experiencia llev a cada vez ms directivos a redireccionar sus
correos corporativos, reenvindolos a sus cuentas de Gmail
personales.
Tras Gmail, Google fue ofreciendo progresivamente
prestaciones, como la agenda y los documentos.
otras
Google Docs naci de dos productos separados, Writely y Google

Spreadsheets. Writely era un procesador de texto individual en red creado
por la compaa de software Upstartle, el cual fue lanzado en agosto de
2005.La funcionalidad de Google Docs era muy simple en comparacin
con un programa de ofimtica convencional; sin embargo, la mayor parte de
los usuarios solo tecleaban textos, los impriman o enviaban, modificaban
algn formato como tipo de letra, negrita, cursiva o subrayado, sin realizar
mayores cambios o tareas. Por otro lado, a la hora de trabajar en grupo,
Google Docs desbancaba a los paquetes ofimticos tradicionales (como
Microsoft Office).
A travs de un correo electrnico se invita a los colaboradores para que
puedan trabajar simultneamente y en tiempo real en un mismo documento.
Esto hace posible poner fin a la engorrosa dinmica de envo y
almacenamiento de distintas versiones de un documento. Todos los
miembros trabajan en el mismo documento de forma online, y todos los
miembros pueden ver, en tiempo real, los cambios que se van produciendo
sobre el mismo.
Visita el siguiente enlace para conocer ms acerca de Google Docs

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2.1.2. El futuro
UNA VENTANA AL MUNDO

Un reto a asumir es el referente a lanube ecolgica. A pesar
de que la centralizacin de la computacin permite reducir el
consumo energtico, los grandes centros de datos son enormes
consumidores de energa y este consumo va en aumento, por lo
que los proveedores debern desarrollar soluciones que
permitan mejorar su rendimiento.
Google predice que la mayora de las grandes innovaciones en las

aplicaciones de negocio de los prximos diez aos sucedern en la
nube. Las razones para esta prediccin las sustenta en cuatro tendencias
presentes en la sociedad y en los negocios:
1 Las innovaciones en usabilidad, abilidad y seguridad estn
surgiendo directamente de los consumidores, y stos ya se han
decantado por la nube.

2 El mundo actual se basa cada vez ms en la colaboracin y las
relaciones sociales, premiando la productividad en grupo frente
a la productividad individual, y la nube se presenta como
facilitadora de esta tendencia.
3 Cambio en los aspectos econmicos de la tecnologa. Los usuarios
tienen acceso a recursos a precios muy competitivos, e incluso
gratuitos, ylos negocios deben ser capaces de asegurar esos
mismos niveles de recursos para poder ser competitivos.
4 Reduccin en las barreras de entrada que representan la
conectividad, la abilidad y la seguridad, provocadas por la
evolucin de la nube, que fomentarn la innovacin por parte de
las empresas en ese entorno.
En el siguiente video se explica el concepto la nube "Cloud Computing"
ACTIVIDAD
Cloud computing
Despus de haber visualizado el video del apartado anterior
comenta con el resto de compaeros/as cuales son las ventajas
y desventajas de la nube en el tema "Actividad 4: el futuro de la

nube" del foro de actividades del campus virtual.

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2.2. MODELO TRADICIONAL VS. MODELO

NUBE
Podemos hablar de un modelo de uso de programas tradicional y un
modelo de uso de herramientas en la nube. Ambos modelos, tradicional y
nube, muestran caractersticas muy diferentes.
En el modelo tradicional, el programa concede licencias de usuario

para que pueda ser utilizado; por tanto es limitado, en contraposicin al
modelo nube en el que hay licencias de usuario ilimitadas.
En el modelo tradicional, los programas requieren un despliegue y una
instalacin lenta. Sin embargo, el modelo nube tiene una
configuracin e instalacin rpidas.
Otra caracterstica diferenciadora de ambos modelos es que, mientras
el modelo tradicional exige la instalacin de las nuevas

actualizaciones, el modelo nube va sumando continuamente nuevas
capacidades.
Los gastos y la inversin en software y hardware para hacer uso de
programas es mucho mayor en el modelo tradicional. El modelo nube
es ms econmico, ya que tanto las aplicaciones como los
dispositivos son ms baratos.
Tener que depender de un ordenador para poder hacer uso de los
programas hace que el modelo tradicional no permita la movilidad, al
contrario que el modelo nube, que permite el acceso a las
aplicaciones en cualquier momento, lugar y desde cualquier
dispositivo conectado a internet.

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2.3. CARACTERSTICAS DE LA NUBE

La nube presenta las siguientes caractersticas principales:
Pago por uso: usan el modelo de facturacin basado en el consumo,

es decir, el pago que debe abonar el cliente vara en funcin del uso
que se realiza del servicio cloud contratado.
Virtualizacin:la virtualizacin hace posible que muchos programas,
desarrollados en la poca del esplendor del ordenador personal, pasen
a la nube y podamos ejecutarlos sin limitaciones ni restricciones de
dispositivos o sistemas operativos, incrementando su utilidad.Esto
posibilita, por ejemplo, que desde un dispositivo mvil tenga acceso a
trabajar con programas que antes eran exclusivos para equipos

informticos con procesadores de mayor potencia.
Agilidad en la escalabilidad: consiste en aumentar o disminuir las
funcionalidades ofrecidas al cliente, en funcin de sus necesidades
puntuales sin necesidad de nuevos contratos ni penalizaciones. De la
misma manera, el coste del servicio asociado se modifica tambin en
funcin de las necesidades puntuales de uso del servicio.
Multiusuario:permite a varios usuarios compartir los medios y recursos
informticos, permitiendo la optimizacin de su uso.
Multiformato y multiplataforma:cada vez un mayor nmero de
aplicaciones se exponen en mltiples formatos y plataformas, a la vez
que se pueden utilizar en diferentes situaciones por el usuario.
Autoservicio bajo demanda:las actividades digitales de los usuarios
son mucho ms autodirigidas. Los usuarios demandan la posibilidad de
tomar sus propias decisiones acerca de las aplicaciones, servicios y
contenidos que desean consumir.
Movilidad: posibilidad de acceder a los servicios contratados en
cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo que
disponga de conexin a internet. El acceso a los servicios en la nube
se realiza a travs de la red, lo que facilita que distintos dispositivos,
tales como telfonos mviles, tabletas u ordenadores, puedan acceder
a un mismo servicio ofrecido en la red mediante mecanismos de acceso
comunes.
ACTIVIDAD
Dos de las caractersticas de la nube que hacen referencia a la
forma en la que se consume son:
Pago por uso
Autoservicio bajo demanda
Analiza estos conceptos junto con tus compaeros/as en el
tema "Actividad 5: caractersticas de la nube" en el foro de
actividades del campus virtual.

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2.4. SEGURIDAD EN LA NUBE
PRESTA ATENCIN
La seguridad en la nube puede ser igual o mejor que en los
sistemas tradicionales. Los proveedores de servicios en la
nube son capaces de proporcionar recursos queresuelven
problemas de seguridady quedotan de fiabilidada sus
aplicaciones.
Sin embargo, el uso de la nube incrementa la vulnerabilidad de nuestros

datos, especialmente cuando los datos que se manejan son confidenciales,
haciendo que exista una mayor preocupacin, por parte de los usuarios, de
asegurar la proteccin de datos. Por ello, es importante utilizar
aplicaciones conocidas e informarnos de las condiciones de uso de
estas aplicaciones antes de darles acceso a nuestra informacin.
En un entorno distribuido, es vital para las aplicaciones autenticar la
identidad del usuario, tiene que entender lo que el usuario est autorizado a
hacer, actualizar o crear una cuenta y tambin auditar sus actividades. Los
usuarios, los dispositivos y las aplicaciones, dejan la seguridad de tu

empresa en un movimiento hacia la nube, por lo tanto la identidad se
convierte en la clave para poder mantener la visibilidad, la seguridad, y el
control.
La autenticacin: El proceso de probar una identidad. Una entidad
(usuario) usa credenciales (piezas relevantes de informacin) para
comprobar su identidad ante la aplicacin.
A travs de la autenticacin, el usuario toma el control de acceso del
servicio en la nube. Muchos de estos servicios poseen un sistema de
autenticacin basado en el nombre de usuario y contrasea, que en
ocasiones puede ser fcilmente obtenible por atacantes. Es recomendable
utilizar contraseas seguras, que no sean fciles de averiguar, y utilizar
sistemas de recuperacin o reestablecimiento de contraseas, por
ejemplo, proporcionando un correo electrnico o respondiendo a una
pregunta secreta.

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2.5. DERECHOS DE LOS USUARIOS EN LA

NUBE
SABAS QUE...?
Al acceder a diversoscontenidos digitales en la nube o a
determinados servicioscloud, deberan asegurarnosderechos
de privacidad, intimidad y propiedad.
DECLOGO DE LOS DERECHOS DE LOS USUARIOS

EN LA NUBE:
1 Comunicacin clara y concisade las polticas de privacidad y
condiciones del servicio.
2 Conocer los fines comerciales: qu informacin guardan, por
cunto tiempo y para qu.
3 Preavisar cambiosa los usuarios.
4 Borrar historial. El usuario podr acceder a sus datos en
cualquier momento y borrarlos si lo considera oportuno.
5 Garantizar la propiedad. Garantizar que los contenidos adquiridos

son propiedad de quien los ha comprado (salvo alquiler).
6 Avisar si es alquiler, pago por lectura o suscripcin al contenido
digital.
7 Servicio sin restricciones. Garantas de acceso al servicio desde
cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier
lugar.
8 Garantizar la privacidad. Garantizar un entorno plenamente
privado para los datos de los usuarios.
9 Regalar o revender contenidosdigitales adquiridos en la nube.
10 Acceso a las anotaciones privadashechas en contenidos
digitales en la nube (por ejemplo, en libros electrnicos), derecho a
compartirlas o a eliminarlas si se desea.
11 Portabilidad de datos. Si un usuario desea abandonar un servicio
en la nube por otro similar, deber poder transportar sus datos a
nuevas plataformas sin problemas.
12 Derecho al olvido. Los usuarios podrn borrar su historial y
eliminar sus datos en cualquier momento y sin dejar rastro digital.
ACTIVIDAD
Lee esta noticia publicada en prensa sobre el derecho al
olvido:Derecho al olvido: Si no te borramos de internet, te
devolvemos el dinero.
Tras leer la noticia y el artculo de opinin, expresa tu opinin
sobre:
Si crees necesario, en la sociedad de la informacin,
garantizar el derecho al olvido a todos los ciudadanos?
Recuerda comentar tus conclusiones con el resto de
compaeros/as en el tema "Actividad 6: derechos de los
usuarios en la nube" del foro de actividades del campus virtual.

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2.6. ESCUELAS EN LA NUBE

Puede la nube facilitar el aprendizaje?
Descubre cmo se trabaja en la nube desde el sector educativo bajo un
revelador experimento realizado por el especialista en educacin hind
Sugata Mitra que ofrece sorprendentes respuestas a estas cuestiones,
comentadas a su vez por el profesor Jordi Adell:
RTVE.es utiliza cookies con finalidad tcnica para ofrecer la mejor
experiencia al usuario. Al navegar por RTVE.es aceptas el uso de
cookies.AceptarMs informacin
ver vdeo
Escuelas en la nube

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trabajo en la red
AUTOEVALUACIN
Preguntas
Indica cul de estas afirmaciones sobre la nube es
incorrecta:
La nube es una metfora para indicar aquellos programas
que almacenan archivos y datos en nuestro disco duro
personal.
La nube es un sinnimo de internet.
La nube se refiere tanto a lasaplicaciones entregadas
como servicio a travs de Internet, como elhardwarey
elsoftwarede los centros de datos que proporcionan estos
servicios.
Cul de estas afirmaciones es correcta:

Es infrecuente encontrar una misma aplicacin en distintas
plataformas.
Las aplicaciones en la nube no tienen condiciones de uso y

ni fines comerciales, a diferencia de los programas
informticos de escritorio.
Gracias a la virtualizacin puedo ejecutar, en mi telfono
mvil, programas que antes solo poda usar en un
ordenador.

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3. VENTAJAS DE TRABAJAR EN LA NUBE

El acceso a la informacin desde cualquier lugar y en cualquier
momento est transformando la sociedad actual y los usuarios se lanzan a
compartir esa informacin, a asociarse y a colaborar con un fin personal,
social o econmico. El incremento de servicios electrnicos y aplicaciones
en la nube ser exponencial y redundar en una sociedad ms integrada en
las TIC y con mejor calidad de vida.
Gracias a la nube, los usuarios podrn acceder a una oferta de servicios y
aplicaciones en la red gratuitos o a un coste muy razonable, sin
necesidad de contar con un equipamiento y dispositivos especficos. La
ofimtica, la informacin, la cultura, el conocimiento y la educacin, el
consumo electrnico de bienes y servicios, el ocio electrnico, las redes
sociales, la oferta de servicios en dispositivos mviles, y otros muchos
aspectos sociales, han encontrado una nueva autopista de desarrollo gracias
a la nube, de dimensiones comparables al impacto que supuso internet.
Trasladar a la nube nuestros procesos de trabajo nos permitir descubrir
diversas herramientas para ser ms productivos y extraer todo el
potencial de las aplicaciones web y del software como servicio (SAAS o
Software as a service). Este cambio puede suponer la sustitucin total o
parcial del software instalado en nuestros equipos, debido al hecho de poder
olvidarnos de las tediosas actualizaciones y, adems, ganar tiempo.
RECUERDA
Una correcta seleccin y utilizacin de las herramientas
disponibles puede hacer quela nubesea unentorno de
trabajo muy productivo.

productividad
trabajo en la red
3.1. VENTAJAS E INCONVENIENTES

Algunas ventajas de trabajar en la nube son:
Inmediatez: podemos acceder a nuestras aplicaciones en cualquier
momento.
Ahorro de costes: supone un ahorro en software, hardware, energa,
infraestructuras y tiempo.
Democratizacin:la computacin se hace accesible a pases e
individuos que no disponen de la capacidad para invertir en las
infraestructuras necesarias pero s cuentan con el talento y las ideas
para desarrollar productos innovadores.
Innovacin:la nube se sita como una palanca impulsora de la
innovacin. Pequeas empresas y usuarios individuales pueden
acceder a recursos equiparables a los de las grandes corporaciones,
con una inversin mnima y pagando por el uso que se haga de los
mismos.
Siempre actualizado: las actualizaciones se realizan de forma
automtica sin apenas percibirlas.
Movilidad: podemos llevar nuestras aplicaciones con nosotros, en
nuestros dispositivos mviles.
Acceso permanente: podemos hacer uso de la nube siempre que
queramos, tan solo necesitamos un dispositivo conectado a internet.
Facilita el trabajo colaborativo: algunas aplicaciones hacen posible
compartir con otras personas conectadas y ver archivos, as como
trabajar con ellos de manera simultnea.

Seguridad: las copias de seguridad automticas mantienen a salvo
nuestro trabajo. Nuestros archivos no se pierden a causa de extravos,
rotura o robos de dispositivos.
Flexibilidad: los servicios en la nube se adaptan a nuestras
necesidades de uso.
Acceso a la informacin actualizada: nos proporciona las ltimas
versiones de nuestros archivos y documentos.
Productividad:Ahorro de tiempo, formas de gestin de tareas
efectivas, posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier
momento.
Pero no debemos obviar algunas desventajas de su uso como son:
La necesidad de conexin a internet para poder hacer uso de las
aplicaciones.
Dependencia de los proveedores de servicios.
Vulnerabilidad de los datos que estn almacenados en la nube y que
transmitimos a travs de ella.
Nuestra informacin queda expuesta a terceros.
RECUERDA
Las caractersticas de la nube junto a las ventajas de su uso
harn que la nube personal reemplace al ordenador.

productividad
trabajo en la red
3.2. OFICINAS EN LA NUBE

Utilizar un ordenador en casa y otro en la oficina, un ordenador porttil
cuando se viaja y un telfono inteligente u otros dispositivos mviles,
empieza a ser ms una norma que una excepcin, y responde a por qu es
necesaria la nube, a la cualse puede acceder desde cada uno de los
dispositivos sin necesidad de duplicar innecesariamente los archivos.
Los trabajadores del conocimiento dedican gran cantidad de tiempo y
esfuerzo diario a localizar informacin, recursos humanos y
herramientas adecuadas para realizar el trabajo. Son directores de una
inmensa orquesta cuyos intrpretes e instrumentos estn repartidos por el
mundo.
La nube cambia radicalmente la forma en la que los trabajadores del
conocimiento hacen sus tareas. Disponer total o parcialmente de nuestras
herramientas de trabajo en la nube facilitar al usuario la movilidad,
laflexibilidad horaria, la accesibilidad y el trabajo colaborativo.
Los cambios tecnolgicos han propiciado que las herramientas ms
comunes de software profesional estn en la nube. Estas aplicaciones son
cada vez ms potentes, e incluso podemos encontrar que las versiones en
la nube de muchas aplicaciones son ms eficaces y econmicas que las que
podemos tener instaladas en nuestro equipo.
La respuesta a las necesidades actuales de las empresas y sus trabajadores
est encombinar las aplicaciones de oficina en la nube, junto con los
entornos virtuales
comunicacin.
de
trabajo
las
diversas
herramientas de
EJEMPLO
Un buen ejemplo desoftwareque se ha trasladado a la nube de
forma eficaz son las suites ofimticas. Google supo llevar a la
nube las necesidades de los usuarios de este tipo de
aplicaciones de uso tan comn. As, en Google Drive, podemos
encontrar un buen paquete de aplicaciones ofimticas ofrecidas
en red, que nos permiten crear, compartir, trabajar
colaborativamente, guardar, organizar y exportar.

productividad
trabajo en la red
AUTOEVALUACIN
Preguntas
La democratizacin constituye una ventaja importante de la
nube porque...
la tecnologa en la nube permite poder votar por internet, lo
que favorece el proceso de democratizacin.
la tecnologa en la nube llega a aquellos usuarios,
empresas y pases que no pueden invertir mucho dinero en
tecnologa y que con los sistemas de computacin
tradicionales no podan acceder a ella.
facilita el trabajo colaborativo, trabajando cooperativamente
y en tiempo real sobre archivos compartidos en la nube.
Seala la opcin correcta:

La nube hace que nuestros datos estn mucho ms
seguros que en nuestro ordenador, libre de ataques, virus,
robos de informacin o prdidas.

Nuestros datos son vulnerables solamente cuando no
disponemos de conexin a internet, ya que no podemos
acceder a la nube.
Nuestros datos son vulnerables en la Red y los servicios en
la nube deben garantizarnos la seguridad y privacidad de
los mismos.

productividad
trabajo en la red
RESUMEN
A lo largo de esta unidad hemosvisto cmo las distintas formas de trabajo
estnvinculadas a los avances tecnolgicos.
Los distintos hitos tecnolgicos ylos avances en el entorno de trabajo,
que van desde los primeros ordenadores centrales hasta la nube, junto con
las caractersticas del panorama actualen el que se busca una mayor
productividad,
hiperconectividad
y
globalizacin,
han
ido
produciendocambios en nuestra forma de actuar, de pensar y de
relacionarnos.
Para poder trabajar en el cambiante contexto actual, los trabajadores del
conocimiento deben adaptarse a estas nuevas realidades tecnolgicas.
La oficina fsica se abandona por la oficina en la nube, o se combinan
ambas; los horarios de trabajo se vuelven flexibles, dado que se puede
trabajar desde cualquier sitio, en cualquier momento y desde cualquier
dispositivo conectado a internet. Para trabajar de forma productiva en la
nube, es necesaria la capacidad de autogestin, la disciplina y algunas
habilidades que permiten desenvolvernos con soltura.
Usaremos cada vez ms un modelo de uso de aplicaciones en la nube
debido a las ventajas que nos ofrece en cuanto a inmediatez, ahorro de
costes, ahorro de tiempo, democratizacin, innovacin, actualizacin,
movilidad, acceso permanente, colaboracin, seguridad, flexibilidad,
informacin actualizada y productividad.
RECUERDA
Llevar la oficina a la nube nos abre una ventana al mundo,sin
barreras fsicasy contotal disponibilidad. Permitereducir
costes y tiempo. Adems,disminuye el estrs, es
mssostenibleque la oficina fsica y es muchoms
productivosiempre que se aplique algn mtodo de
organizacin para vencer la procrastinacin.

productividad
Unidad 2. Productividad

productividad
PRESENTACIN
Como se ha visto en la unidad de aprendizaje anterior, el contexto est en
constante cambio y se deben adaptar hbitos para poder ser ms eficaces
en el trabajo.
En el da a da existen actividades en las que se suele invertir demasiado
tiempo. Con una buena organizacin y teniendo claros los objetivos se
podra agilizar las tareas e invertir el tiempo restante en otras actividades
ms placenteras.
Existen diversos mtodos para mejorar la productividad. Uno de los ms
utilizados es el mtodo GTD (Getting Things Done), que establece un
sistemade organizacin del trabajo que permite liberar la mente de las
tensionesque rompen con la eficacia en todos los aspectos de la vida.
La planificacin con GTD se lleva a cabo siguiendo un procesocompuesto
por cinco pasos. Teniendo en cuenta las caractersticas de los entornos
laborales digitales y la cantidad de tareas cuyo desempeo requiere el uso
de tecnologa, es necesario aprender a implementar el mtodo GTD en la
nube.

Identificar
las
claves
para
vencer
la
procrastinacinymejorar la productividad personal,

incorporando en el da a da tcnicas bsicas del mtodo
GTD (Getting Things Done) a travs del uso de
aplicaciones en la nube.

productividad

requieren de unos conocimientos previos bsicos que te permiten el
seguimiento del curso sin dificultad. Adems, ponemos a tu disposicin los
recursos didcticos necesarios para poder realizar un ptimo seguimiento.
CONOCIMIENTO PREVIO
En esta unidad se estudianconceptos avanzadosque
requieren de unos conocimientos previos bsicos que permitan
el seguimiento del curso sin dificultad:
Conocer el uso bsico de aplicaciones.
Saber navegar por internet
Bsqueda de recursos por internet
RECURSOS DIDCTICOS
En
la
unidad
se
hace
uso
de
numerososrecursos
pedaggicosque facilitanel aprendizajede los conocimientos

mostrados:
Definicionesyejemplosde los principales conceptos.
Actividadespara poner en prctica los conocimientos
adquiridos.
Autoevaluacionespara
adquirido.
comprobar
el
Resumen de las ideas clavesde la unidad.
aprendizaje

productividad
1. QU ES LA PRODUCTIVIDAD
CONCEPTO
La productividad personal tiene que ver con nuestra capacidad
para conseguir los resultados que buscamos de forma
fluida, natural y sin estrs.
La productividad est vinculadaa la autogestin. No depende delnmero de

horas trabajadas, sino de cmo se han utilizado esas horas y del partido
que se les ha sacado. Tiene relacin con laorganizacin eficiente del
trabajoy con lacapacidad y responsabilidad del trabajador.

La productividad se consigue mejorando los hbitos de vida, cambiando las
rutinas; para ello hay que ser constante y comprometido. Los hbitos
nuevos se mantienen en el tiempo con motivacin.
Existen muchas definiciones de productividad: algunas solo atienden a
criterios econmicos mientras que otras tienen un enfoque centrado en la
persona, como esta:
"Productividad es conseguir los objetivos con el uso ptimo de recursos" Jeroen Sangers.
Antes de decidir si es necesario usar un mtodo de mejora de la
productividad personal, es importante hacer una revisin de
losfundamentos de la productividad. De este modo, se asentar una
buena base y ser ms eficaz la aplicacin de tcnicas productivas .
Los fundamentos sobre los que poder trabajar son:
Tenermotivacin.
Plantearobjetivos.
Establecertareas.
Calendarizarlas actividades.
Poner en marchala actividad.
Evaluar y analizarlos resultados.

productividad
1.1. MOTIVACIN Y OBJETIVOS

En
el
siguiente
enlacehttp://www.eoi.es/blogs/madeon/2013/03/11/importanciade-la-motivacion-laboral/ se habla de la importancia que tiene la
motivacin dentro de las organizaciones: qu medidas se toman
para motivar a la plantilla, los factores que los empleados
consideran motivadores y algunas formas no econmicas de
motivar.
Estar motivado es fundamental para poder llegar a la accin y conseguir

los objetivos que se plantean.El inters por lo que realmente importa es el
motor para realizar las tareas.
Para averiguar la motivacin personal hay que preguntarse:
"Por qu hacerlo?".
"Qu me mueve?".
No perder de vista los motivos por los que hacemos las cosas hace que sea
ms fcil llevar a cabo las actividades, ya que estas cobran sentido, son de
utilidad y no se hacen porque s.
Los objetivos son necesarios en la productividad para mantener la
motivacin, dar direccin, ilusionar ycomprobar progresos. Suponen un
compromiso personal con uno mismo.
Generalmente, se tiende a poner metas muy altas y a desistir de ellas
pronto, lo cual genera frustracin.Algunas pautas para evitar el fracaso a la
hora de establecer objetivos son:
Realismo ambicioso: hay que establecer metas, teniendo en cuenta

que las metas imposibles no sirven de nada y resultan desmotivantes
cuando no se consiguen. Deben tener un punto ptimo de dificultad:
difciles, pero no demasiado.
Pensar por qu ese objetivo es importante, encontrar la motivacin
personal.
Objetivos claramente definidos, concretos, especficos.
Los objetivos que se planteen deben tener un horizonte a medio plazo;
es til dividirlo en subtareas.
Los objetivos deben ser medibles; esto permitir evaluar si se estn
consiguiendo.
Calendarizar: establecer plazos manejables, administrar tiempos:
fecha/hora de inicio, fecha/hora tope.
Debe ser el fin ltimo del esfuerzo y debe mantenerse siempre a la
vista.
ACTIVIDAD
Lee el siguiente artculo de la psicloga Patricia Ramrez sobre
la motivacin y extrae las principales ideas de cmo hay que
trabajar la motivacin. Recuerda comentar tus conclusiones con
el resto de compaeros/as en el tema "Actividad 1: motivacin y
objetivos" del foro de actividades del campus virtual.

productividad
1.2. TAREAS
1.2.1 Tipos de tareas
1.2.2. Eficacia en las tareas
CONCEPTO
Una tarea es una unidad de trabajo indivisible, con una duracin
nunca mayor de dos horas y cuya consecucin es medible.
Una vez planteado un objetivo, es importante saber traducirlo en tareas

para que sea ms manejable y para que se puedan medir apropiadamente
los progresos.Al considerar un objetivo, se debe ver si el trabajo a realizar
puede ser dividido en pequeas tareas ms ejecutablesy que ocupen
menos tiempo. Tanto a nivel psicolgico como a nivel prctico, es mucho
ms fcil acometer una tarea cuanto ms fcil de completar parezca.
Como indica la definicin de tarea, la duracin debe ser menor de dos
horas. Esto se debe a quedos horas es el tiempo en el que se puede
mantener la concentracin trabajando sobre algo. Pasadas esas dos
horas, la concentracin cae en picado y, en consecuencia, baja el
rendimiento. Dividiendo la jornada laboral en periodos de dos horas de
trabajo con descansos intercalados, se alcanza un rendimiento ptimo y se
aprovechan mejor losciclos de productividaddiarios. Por tanto, si una

tarea ocupa ms de dos horas, no es una tarea; hay que dividirla en trozos
ms pequeos.
Una vez planteada una tarea, hay que planificar cundo acometerla y en qu
momento hacerla;una vez completada, se podr tachar de la lista. Esta
es la mejor forma detrabajar para alcanzar los objetivos.
Los descansos entre tareas son totalmente necesarios, ya que sirven
para refrescar los ciclos mentales. Ayudan a cambiar de actividad con
eficacia, dejando que la mente se libere y pueda volver a enfocarse de
nuevo en la siguiente actividad.
Tomar descansos tambin puede servir para tener pequeas recompensas
o gratificaciones por acabar tareas, por ejemplo: levantarse, salir a tomar el
aire, tomar un t, estirarse, etctera.

productividad
1.2.1 TIPOS DE TAREAS

Las tareas no son todas iguales. Se pueden clasificar siguiendo varios

criterios.
CLASIFICACIN
TIPO DE TAREA
Tareas urgentes poco importantes: son aquellas

que necesitan una atencin inmediata y requieren
poco tiempo. Pueden ser atendidas por uno mismo o
por otra persona.
Grado de
urgencia
Tareas urgentes muy importantes:no pueden

esperar a ser atendidas y requieren tiempo. Una
buena planificacin, as como una previsin de
posibles dificultades, hacen que se reduzca su
aparicin.
Tareas importantes poco urgentes: relacionadas
directamente con los objetivos que se han planteado.
Pueden planificarse para otro momento.
Tareas poco importantes y poco urgentes:
aquellas que no tienen relacin con los objetivos
planteados pueden esperar, pueden ser realizadas
por otra persona o pueden descartarse.
Lo urgente no siempre es lo importante, por eso es
fundamental priorizar, ya que si todo es importante, en
realidad nada lo ser.
Tareas de Alta Intensidad:son aquellas que

requieren toda la potencia cerebral y una
concentracin mxima.
Tareas de Intensidad Media:son la tareas que
tambin necesitan un gran compromiso, aunque no
es necesario estar al cien por cien para poder
acometerlas.
Grado de
intensidad
Tareas de Baja Intensidad:son las que no

necesitan mucha concentracin o las que se pueden
hacer incluso estando relativamente cansados.
Tareas Administrativas:son tareas que requieren
interlocucin con un tercero y que, normalmente,
necesitan poca ms atencin que la mera presencia.
Tareas Colectivas:son las que requieren la
presencia de varios actores, ya sean compaeros de
trabajo, clientes o proveedores externos. No suelen
requerir un nivel de energa alto, pero s un cierto
grado de planificacin para que salgan bien;
principalmente, que todos los actores implicados
sepan cundo se va a llevar a cabo la tarea y
exactamente qu puntos se deben abordar.

productividad
1.2.1 TIPOS DE TAREAS

Hay una serie de mximas que se deben tener en cuenta a la hora de

plantear tareas y ser eficaces:
1 Las
tareas
se
alargan
al
interrumpirlas.
Cuanto
ms
interrumpamos una actividad que estamos realizando, ms tiempo

invertimos en terminar esa tarea.
2 Una tarea compleja supone ms esfuerzo y tiempo que una
simple. Cuando las tareas son complejas, lo mejor es dividirla en
trozos ms pequeos, es decir, en subtareas o tareas ms
sencillas que sirven para conseguir finalizar la compleja.
3 El valor de la tarea no crece en funcin del tiempo que se le

dedica. Se puede dedicar treinta minutos a responder correos
electrnicos y cinco minutos a hacer llamadas a clientes, pero la
tarea de responder correos electrnicos no tiene ms valor que la
de hacer las llamadas.
ACTIVIDAD
Imagina que tienes que redactar y exponer un informe sobre la
productividad en Espaa. Divide este objetivo en tareas ms
manejables para poder acometerlo, compara y comparte tus
conclusiones con el resto de compaeros/as en el tema
"Actividad 2: eficacia en las tareas" del foro de actividades del
campus virtual.

productividad
1.3. CALENDARIZAR Y ACTUAR
CONCEPTO
Calendarizares llevar la planificacin al calendario
estableciendo plazos una vez marcados los objetivos y
traducidos en tareas.
Para llevar este cometido a la accin de forma eficaz, es importante:

Calcular la duracin de las actividades:Fecha/Hora
yFecha/Hora de finalizacin.
de
inicio
Escribir en el calendario el nombre de las tareas de forma clara y

sinttica, que no d lugar a confusin.
Para que se produzca un cambio, es necesario actuar.Una vez se haya
calendarizado, hay que llevar a cabo las tareas. No sirve de nada plantear
objetivos y establecer tareas si no las llevamos nunca a la accin.La accin
implica comenzar, ponerse en marcha y terminar las tareas. Es la nica
manera de conseguir lo que se quiere.

En el siguiente video la psicloga Patricia Ramrezda pautas sobre cmo
conseguir los objetivos que nos planteamos.
ver vdeo

productividad
1.4. EVALUAR Y ANALIZAR

Tras establecer los objetivos, traducirlos a tareas concretas, calendarizarlas
y llevarlas a la accin, llega el momento derevisar cmo se est
haciendo, es decir, hay que comprobar si los cambios estn produciendo
los resultados esperados. Para ello, hay que poner la mirada en
losobjetivos planteados y comprobar el grado de consecucin. Hay que
preguntarse:
Lo he conseguido?
En caso negativo, por qu?, qu me ha faltado?
Qu puedo hacer ahora?
Este anlisis es una parte importante del proceso productivo, ya
queestablece la base para la siguiente planificacin.
Antes de introducir nuevas tcnicas o cambios en la forma de trabajar, se
debe tener en cuenta que no se obtendrn resultados hasta que los
cambios se conviertan en hbitos, es decir, hasta que no estn
incorporados en las rutinas de trabajo.
Algunas premisas a considerar para formar hbitos productivos:

productividad
1.5. LOS ENEMIGOS DE LA PRODUCTIVIDAD

1.5.1. La procrastinacin
1.5.2. Vencer la procrastinacin
1.5.3. Otros ladrones de tiempo

En el camino a la mejora de la productividad hay una serie de piedras a
sortear. Lo mejor es conocerlas para que reconocerlas al encontrarlas sea
ms fcil y, de este modo, se podrn abordar de forma positiva sin que
afecte a la productividad.
Estos aspectos, enemigos de la productividad, son los"ladrones de
tiempo ", e impiden que se consigan los objetivos. Reciben este nombre
porque, cuando aparecen, consumen el tiempo que se debera dedicar a las
tareas programadas.
El primer paso para luchar contra ellos es conocerlos bien. Existen
distintostipos de ladrones de tiempo, estos son algunos ejemplos:

productividad

CONCEPTO
Procrastinar: Del latnprocastinare.
Diferir,
aplazar,
posponer.Es la accin o el hbito depostergar actividadeso
situacionesque deben atenderse, sustituyndolas por otras
situaciones ms irrelevantes o agradables.
La procrastinacin es un problema de autorregulacin y organizacin del

tiempo. La forma de poner remedio a la procrastinacin es abordar cuanto
antes las actividades importantes, especialmente si son poco agradables,
difciles o aburridas.
Hay rasgos de la personalidad
asociados
a
las
personas
procrastinadoras:
Creencias irracionalesbasadas
en
una
pobreautoimagenyautoconceptode s mismos que les hace verse

como inadecuados o incompetentes.
Perfeccionismo.
Miedo al fracaso.
Ansiedad.
Catastrofismo.
Rabia e impaciencia.
Necesidad de sentirse querido,que se manifiesta asumiendo todo lo
que los dems demandan con el fin de agradar.
Sentirse saturado.
A veces, la razn de la procrastinacin se relaciona con el nivel de
dificultad de la tarea:cuanto ms difcil es la tarea, mayor es la tendencia
a dejarla para otro momento. Dividir la tarea en subtareas ms simples y
asumibles es la mejor forma de afrontarlo.
La voluntad es determinante a la hora de conseguir un objetivo. La falta de
voluntad est relacionada con no saber u olvidar la razn por la que se
hace algo, por qu se quiere hacer. Si al plantear un objetivo se establece
claramente la razn que motiva el hacerlo, es ms difcil que se caiga en la
procrastinacin. Sin embargo, si no se tiene claro por qu se hace, es muy
probable que se procrastine.
Los factores externos tambin favorecen la procrastinacin; por ejemplo, si
cerca sucede algo relacionado con los propios intereses personales, la
atencin preferir desviarse hacia esos intereses antes que hacia las
obligaciones.
Las consecuencias de la procrastinacin son: por un lado, el cargarse
uno mismo de tareas pendientes y, por otro,estresarse, ya que aumenta
el nivel de ansiedad al no haber realizado la tarea en cuestin.
En el siguiente video veremos una serie de consejos para evitar la
procrastinacin.
ACTIVIDAD
Despues de visualizar el video anterior, piensa en tu propia
experiencia a la hora de acometer tareas y responde:
1 Qu tareas sueles postergar dicindote el clsico
"ya lo hago luego"?
2 Por qu razones decides aplazarlas?
3 Por qu actividades o hbitos agradables sueles
sustituir dichas tareas?
Recuerda compartir tus respuestas con el resto de
compaeros/as en el tema "Actividad 3: la procrastinacin" en el
foro de actividades del campus virtual.

productividad


Es posible vencer la procrastinacin; para ello, hay que identificar las
causas por las que aparece y, en funcin de ello, establecer las estrategias
de afrontamiento, las principales causas son:
"NO ME GUSTA ESA TAREA"

Estrategia: Automatizarla. Valorar lo que se ganar al terminar la tarea.
Todas las tareas tienen algo positivo. Delegarla o intercambiarla con alguien,
pero no sin antes pensar en los dems, ya que a veces son otros los que
pagan las consecuencias de la procrastinacin.
"NO S CMO RESOLVER LA TAREA"

Estrategia: No percibir la tarea como una amenaza, sino como un reto.
Pedir ayuda, consejo, encontrar apoyo. Usar el compromiso social: contar a
los dems lo que se va a hacer aumenta el compromiso con esa tarea.
Buscar informacin. Formarse.
"NO TENGO TIEMPO"

Estrategia:
Ordenar el espacio de trabajo.

Planificarse. Determinar en qu momento se va a realizar la tarea.
Priorizar, distinguir lo urgente de lo importante.
Romper con los malos hbitos que impiden que lo logremos.
No autoengaarse.
"REALMENTE NO S SI QUIERO HACERLO"

Estrategia: Revisar el objetivo planteado y ver si es o no prioritario.
"ESTOY BLOQUEADO/A", "ES MUY DIFCIL"

Estrategia:
No percibirlo como una amenaza.
Plantearlo como un reto.
Dividirlo en tareas ms pequeas.
"TENGO QUE REFLEXIONAR SOBRE ESTO"

Estrategia: Procrastinacin necesaria y apropiada.

productividad

SABAS QUE...
La concentracin es la capacidad de mantener la atencin en
una tarea. Tras los primeros minutos realizando una tarea, la
concentracin alcanza su pico mximo y, a medida que pasa el
tiempo, comienza a descender. Cada vez que hay una
interrupcin en la actividad que realizamos, se vuelve al punto
de partida, es decir, tienen que volver a pasar unos minutos
hasta que se vuelve a estar concentrado. Por eso, es
importante, por un lado, evitar interrupciones y, por otro,
establecer un tiempo lmite de dedicacin a una tarea.
Hay factores que influyen en la concentracin. En la siguiente
infografa se muestran algunos pasos para mantener la
atencin.
La procrastinacin no es el nico ladrn de tiempo. Existen otros enemigos

de la productividad, como el perfeccionismo; luchar contra l es
complicado, ya que siempre se encuentran cosas que mejorar, por lo que lo
ms productivo eshacer la tarea sin retroceder y despus revisar para
mejorarla y pulirla si se dispone de tiempo.
1 La falta de planificacinsupone ir improvisando en lo que se
hace, actuando sin reflexin ni direccin.
2 Hay personas que no son capaces de delegar tareas. Suelen
decir eso de ya lo hago yo, incluso cuando se ven saturados. Es
importante no cargarse con ms tareas de las que se pueden
asumir y confiar en los dems para que las hagan.
3 La desganaest causada por la prdida u olvido de la motivacin;
las razones que mueven a hacer algo. Cuando aparece, hay que
preguntarse si se quiere hacer la tarea y por qu, para descubrir o
recordar los motivos por los que se decidi llevar a cabo ese
objetivo. Sin motivos, sin razones de peso, es probable que el
impulso se desvanezca.
4 La multitarea impide que pongas toda tu atencin y energa en lo
que ests haciendo. Tiende a mezclar lo importante con lo
irrelevante, afectando a la productividad. La multitarea promueve el
estrs, la ansiedad y los agobios.Es necesario enfocarse para
lograr mantener toda la atencin en la tarea a realizar, de tal modo
que se consigue dar respuesta ms rpido y de forma ms
efectiva. Al concentrar la atencin en una tarea, se reducen
posibles distracciones y se cierra la puerta a los despistes.
5 Las interrupcionesinfluyen negativamente en la concentracin.
Toda actividad interrumpida es menos eficaz y consume ms
tiempo que si se hiciera sin interrupciones. Hay interrupciones que
se pueden evitar, por ejemplo:evitar tener el correo abierto para no
atenderlo de inmediato,silenciar el telfono mvil, etc. Pero hay
interrupciones que no dependen de nosotros, como llamadas de
telfono o compaeros de trabajo que solicitan atencin. En esos
casos, lo mejor es establecer una rutina para reducir este tipo de
interrupciones, como por ejemplo, poner un horario de atencin de
llamadas o comunicar a los dems cundo se les puede atender y
cundo no. Si no queda ms remedio que atender en el momento,
se debe ser breve, directo y asertivo, dedicando un tiempo lmite si
no se soluciona, proponiendo otro momento para tratar el asunto o

finalmente delegando en otra persona.
6 Incapacidad para decir no: posponer las cosas o decidir no
hacerlas no siempre es sinnimo de procrastinacin, sino de
eleccin productiva. Aprender a decir no es necesario, ya que no
siempre se pueden asumir todas las tareas que nos llegan.
7 El desorden y la desorganizacin tambin son ladrones de
tiempo. Mantener ordenado y limpio el espacio de trabajo permite
concentrarse mejor y localizar lo que se necesita con mayor
rapidez. Si no se trabaja siempre en el mismo espacio fsico, el
porttil o los dispositivos mviles seran las reas de trabajo y
tambin habra que mantenerlas limpias y ordenadas; por ejemplo,
el escritorio del ordenador con el mnimo de accesos, o tener
carpetas para organizar aplicaciones y/o documentos en los
dispositivos mviles y en los servicios en la nube.
8 A veces surgen imprevistosque nos roban tiempo. Para minimizar
los imprevistos, hay que obtener toda la informacin necesaria y
hacerse con todos los recursos que se van a utilizar, para poner
freno a la dificultad antes de que se convierta en un problema
mayor. En definitiva, mantener una actitud proactiva, reaccionando
con calma para solucionar los posibles percances y analizando los
pasos que se pueden dar.
En el siguiente video la Psicloga Patricia Ramrez habla sobre cmo

gestionar el tiempo y as poder enfrentarnos a las tareas que nos cuestan.
ACTIVIDAD
Despues de visualizar el anterior video piensa en dos
actividades que ests postergando. Anota el tiempo, el nivel de
esfuerzo y la fecha lmite para finalizar la tarea y comparte tus
respuestas con el resto de tus compaeros/as en el tema:
"Actividad 4: Otros ladrones de tiempo" del foro de actividades
del campus virtual.

productividad
AUTOEVALUACIN
Preguntas
De qu depende la productividad?
Del nmero de horas que se trabaje; cuanto ms horas se
trabaja, ms productivo se es.
De las capacidades mentales de cada uno y de su titulacin
acadmica.
De cmo se han utilizado las horas de trabajo.
Los ladrones de tiempo

Nos entrenan. Hacen que seamos ms productivos y
competentes.
Son los incontrolables enemigos de la productividad. Contra
ellos no se puede luchar.
Son obstculos para la productividad que se deben
identificar y abordar.

productividad
2. ERES UNA PERSONA PRODUCTIVA?

Tras hacer un acercamiento al concepto de productividad y sus
fundamentos, es preciso aterrizar todo este conocimiento en uno mismo
ypreguntarse si uno es o no es productivo, y para qu ser productivo.
La productividad hace que se trabaje mejor, lo cual otorgabeneficiosen el
trabajo, en el contexto familiar y en la persona:
Entre los beneficios que se producenen el trabajose encuentran:
lograr terminar las tareas con total concentracin y entrega, completar
las tareas antes, conseguir ms y mejores resultados, centrarse en lo
verdaderamente importante, valorar cada cosa que se hace en su justa
medida y dedicar los recursos y tiempos que merecen, mantener a raya
la infoxicacin, usar el tiempo de forma ms eficaz (no son necesarias
ms horas), y asumir nuevos retos y oportunidades.
En el contexto familiar y personal: disfrutar ms del momento,
conciliar mejor la vida profesional con la personal, usar el tiempo de
forma ms eficaz e invertirlo en otras actividades.
En uno mismo: descubrir que se puede hacer las cosas mejor,
sentirse satisfecho, til, liberarse de preocupaciones, deshacersedel
estrs, liberar la mente y abrir la puerta a la creatividad, querer ser
mejor: La productividad llama a la productividad.
Como se muestra, los beneficios son muchos y hacen que merezca la pena
decidir ser ms productivo.
Al decidir ser ms productivo, es importante evaluar el grado de

compromiso que se va a establecer con la propia productividad. Hay
distintos grados de compromiso y stos muestran semejanzas con el
cuento de los tres cerditos. Qu haran los tres cerditos si quisieran
ser ms productivos? El cerdito 1, el de la casa de paja, buscara una
solucin rpida y fcil. Por ejemplo, probar varias aplicaciones fciles,
gratuitas, buscar trucos y consejos fciles de entender y aplicar. Por
su parte, el cerdito 2, el de la casa de madera, querr asegurarse de
que va a optimizar su esfuerzo, pero necesita algo que produzca
resultados rpidos. Probar ms herramientas y se informar ms,
pero las prisas le impedirn profundizar. Por ltimo, el cerdito 3, el de
la casa de ladrillos, asume que no es una tarea fcil y rpida, ya que
un mtodo slido requiere tiempo y una buena planificacin.
ACTIVIDAD
Despues de leer la cita anterior responde a las siguientes
preguntas:
1 Quieres ser una persona productiva?
2 Cul va a ser tu grado de compromiso con la
productividad?
3 Con cul de los tres cerditos te identificas?
4 Cul crees que obtendr mejores resultados?
Comenta tus respuestas con el resto de compaeros/as en el
tema "Actividad 5: Eres una persona productiva?" en el foro de

productividad
2.1. HBITOS DE LAS PERSONAS POCO

PRODUCTIVAS
Decidir ser ms productivo hace plantearse un cambio en los hbitos. En el
da a da se realizan gran cantidad de tareas de determinada manera, se
crean hbitos que en un principio hacen pensar que estn bien y son tiles,
pero si se analizan, se descubre que son hbitos poco productivos. Es
bueno detectarlos para erradicarlos y establecer buenos hbitos en su
lugar que s aumenten la productividad.
Algunos hbitos de las personas poco productivas son:
Tienen todo en la cabeza: utilizan la memoria como almacn donde
van tratando de recordar todo lo que les surge a lo largo del da. Es
uno de los errores ms comunes. Esto obliga a tratar de resolver lo
ltimo que ha entrado de forma inmediata, antes de olvidarlo. Es
importante tener una o varias listas donde ir descargando todo lo que
va surgiendo o llama la atencin a lo largo del da. Para ello se puede
hacer uso de una hoja de papel, un post-it, un cuaderno o incluso,
alguna de las numerosas aplicaciones informticas existentes en el
mercado.
No es una persona libre: no decide qu tareas realiza, son los dems
quienes le dictan qu hacer. Pasa el da resolviendo incidencias,
imprevistos, urgencias. Cada vez que entra un correo, siente la
imperiosa necesidad de leerlo; esto denota unos hbitos reactivos muy
fuertes. Esta persona no se da cuenta de que trabaja solucionando, en
muchos casos, necesidades de otros.
No tienen metas u objetivos profesionales y personales: las metas
u objetivos definidos dan la direccin hacia donde deben ir las

acciones, sirven de gua, de brjula para dar la importancia debida a
cada tarea a realizar. Sirven para ganar la perspectiva suficiente para
dar sentido al trabajo.
Son procrastinadores: dejan para otro da la tarea que deberan hacer
hoy. Se autoengaan diciendo: "ya lo har maana". Hipotecan su buen
hacer, su productividad, su autoestima y su motivacin.
Caen constantemente en la multitarea: al final del da tienen un
montn de tareas empezadas y sin terminar.
No usan ningn mtodo de productividad para gestionar su da: no
saben cmo administrar su trabajo. Se dedican a trabajar muchas
horas, de manera descontrolada y sin ningn rumbo. Van acabando
algunas tareas, pero no se ven capaces de priorizar, ya que, en
general, actan apagando fuegos y en situacin de crisis continua.
Su vida profesional ha invadido la vida personal: tiene abandonadas
las principales reas de responsabilidad de su vida particular y familiar.
Desatiende sus compromisos familiares excusndose en la falta de
tiempo. Tampoco dedican tiempo a sus aficiones personales.
PRESTA ATENCIN
Identificar alguno de estos hbitos, o todos ellos, en uno mismo,
sirve como punto de partida para buscar la forma de mejorar y
ser ms productivos.

productividad
2.2. PLANIFICARSE
Por qu hay gente que tiene tiempo y gente que no?
24 horas no son pocas. Son las que tiene todo el mundo.El problema de la
productividad no es la falta de tiempo, sino de autogestin.La cuestin
de cmo gestionamos bien el tiempo y cmo aprovechamos los momentos
depende en gran medida de laplanificacin personalque se haga.
La planificacin quita mucha incertidumbre y permite saber siempre qu
hacer. Esto mejora el proceso de concentracin.
1 hora de planificacin ahorra 5 horas de problemas.
Antes de planificar, conviene tener en cuenta cmo se comporta la

productividad. A lo largo de la jornada laboral, la productividad personal
flucta, sufre altibajos, principalmente relacionados con los periodos de
descanso.
PERIODO
DESCRIPCIN
El cerebro esta
TAREAS
Comienzo de
la jornada
descansado y listo
para acometer
cualquier tipo de
tarea.En esta hora la
persona se introduce
poco a poco en la
vorgine de la
jornada.
Ejecutar tareas
rpidas:contestar emails,
hacer algunas llamadas, leer
informacin importante,
mantener reuniones de
coordinacin con los
compaeros.
Mxima
productividad
Se saca adelante el
trabajo de verdad.
Hay concentracin
alta y el cerebro se
encuentra
descansado.
Tareas que requieran ms

concentracin y esfuerzo
individual.
Curva
descendente
de la maana
La sensacin de
cansancio comienza a
hacerse notar,aunque
todava el cerebro
est ptimo
funcionamiento.
Primera hora de este periodo

paratareas importantes pero
que requieran menos
concentracin. La segunda
hora para tareas en grupo.
Hora de
comer
Se para la actividad.
Descansar.
Vuelta al
trabajo
El periodo despus de
la hora de comer es la
hora de productividad
ms variable.
Recuperar la
concentracin poco a
poco.
Tareas con una exigencia

cada vez mayor.
Segundo
periodo de
mxima
productividad
Periodo de cierta
calma y concentracin
alta.
Tareas de alta intensidad.
El cansancio se hace
notar. Lacapacidad
productiva es residual.
Comentar problemas con los

compaeros, pedir consejo,
hacer las ultimas llamadas y
redactar los ltimos correos
electrnicos y, sobre todo,
dedicar un mnimo de 15
minutos aplanificar el da
siguiente.
ltima hora
de la tarde

productividad
AUTOEVALUACIN
Preguntas
Las personas poco productivas
Hacen las tareas de una en una, prolongando el tiempo que
dedican a trabajar.
Practican la multitarea, comenzando varias tareas a la vez y
no acabndolas todas.
Dedican demasiado tiempo al ocio y tiempo libre.
La planificacin
Quita incertidumbre y permite saber qu hay que hacer.
Es intil para los periodos de la jornada laboral que son
menos productivos.
Slo es necesaria
productivos.
en
personas
con
hbitos poco

productividad
3. MTODO GTD
Existen multitud de mtodos de productividad personal, todos ellos con la
finalidad de aplicar sistemas para que el comportamiento sea ms eficaz y la
persona pueda centrarse en las tareas que hay que desempear.
Muchas personas pueden encontrarse perdidas ante la gran cantidad
mtodos, o pueden naufragar de mtodo en mtodo con la esperanza
encontrar el definitivo, el que realmente les ayude a ser ms productivos.
que est claro es que no existe el mtodo milagro, ya que los mtodos
dan los mismos resultados en todas las personas.
de
de
Lo
no
Otro aspecto importante es que la eficacia de un mtodo de productividad

se ve a largo plazo, pasado el proceso de adaptacin y tras haber
asentado bien el proceso de aprendizaje del mismo y haber convertido las
tcnicas en hbitos, incorporados de forma natural en las rutinas.
Una vez analizada la situacin personal y decidido que se quiere mejorar la
productividad utilizando un mtodo, llega el momento de descubrir el propio
sistema; puede ser GTD o puede ser otro, o quizs una mezcla de varios.
Cada persona es un mundo, y lo que funciona para unos no da los mismos
resultados en otros. Siempre es positivo intentarlo, probar lo que se crea
que puede resultar til, quedarse con lo que funcione y descartar el resto. Al
fin y al cabo, el responsable de la propia productividad es uno mismo, no el
mtodo, y la suma de las pequeas mejoras producirn el gran cambio.
ACTIVIDAD
Piensa y responde las siguientes preguntas:
1 Has
probado
personal?,
algn
cules
mtodo
conoces?,
de
productividad
cules
te
han
funcionado?
2 Busca en internet informacin sobre uno de estos
mtodos: Pomodoro, Autofocus, Kanban, 5S.
Y comparte tus conclusiones con el resto de compaeros/as en
el tema "Actividad 6: Mtodo GTD (mtodos de productividad
personal)" en el foro de actividades del campus virtual.

productividad
3.1. QU ES GTD
CONCEPTO
GTD, siglas de Getting Things Done, es unsistema de
organizacin y gestin,creado por David Allen, que se ha
convertido en un paradigma de laproductividad personal.
Principalmente, es un sistema de recopilacin de informacin,
organizacin del tiempo y ejecucin de las tareas, basndose
para ello en categoras y objetivos y apoyndose en revisiones
peridicas programadas.
La esencia del mtodo GTD est en canalizar el flujo de informacin

diario hacia un sistema categorizado, convirtindolo en una lista de tareas
programadas en tiempo, organizadas y fciles de gestionar.
Su principal ventaja radica en la sensacin de liberacin y control que otorga
una vez se maneja apropiadamente.Frente a otros sistemas creados
paramejorar la productividad personal, el truco de GTD es usar el sentido
comn, hacer las cosas fciles y volcar todo lo que hay en la cabeza
dentro del sistema.

Una vez gestionado el flujo de trabajo, la persona queda liberada para
reflexionar sobre las tareas que va a acometer y poder centrarse solo en la
ejecucin.
El mtodo es slo una pieza, el hbito es la clave. Adoptar nuevos hbitos
y desarrollarlos cada da es el nico mtodo para cambiar a largo plazo,
de forma real y duradera. Las rutinas nos dan seguridad y confianza, y eso
influye positivamente en la productividad personal.
El siguiente vdeo hace un resumen del mtodo GTD para la productividad.

productividad
3.2. LOS 5 PRINCIPIOS DEL GTD

El mtodo GTD establece 5 principios sobre los que hay que actuar:
recopilar, procesar, organizar, revisar y actuar.
Recopilar:poner toda la informacin en un mismo lugar, un cesto o
bandeja de entrada (correos electrnicos, libretas de notas, agendas, etc.).
El objetivo es liberar a la mente de la carga de tener que almacenar y
recordar, para que pueda centrarse en la ejecucin de las tareas.
1)
Procesar:procesar la informacin del cesto o bandeja de entrada.

Vaciarla. No significa llevar a cabo todas las acciones que se han
recopilado, sino identificar y decidir qu son, qu significan y qu se va
a hacer con ellas. El procesamiento debe seguir estas pautas:
2)
- Empezar por el principio.

- De uno en uno.
- No devolver ningn elemento a la cesta.
- Elementos que requieren una accin:
Si pueden realizarse en menos de 2 minutos, hacerlo en el momento.
Si llevan ms de 2 minutos, posponer.
Si no corresponde hacerlo a uno mismo, delegar.
- Elementos que no requieren accin:
Archivar como referencia

Desechar
Dejar en cuarentena
3) Organizar: identificar las partes significativas, organizar los componentes,
secuencias y prioridades. Para ello se utilizan las listas y el calendario. Cada
lista es una categora, estableciendo las siguientes:
Prximas acciones (tareas que requieren atencin y deben realizarse
prximamente. Se pueden agrupar por contextos donde se deben
realizar, por ejemplo: ordenador/oficina/telfono).
Proyectos (conjunto de varias tareas o tareas complejas).
En espera (tareas delegadas).
Algn da/quizs (cosas que se quieren hacer pero actualmente no es
posible llevarlas a cabo o no son prioridad).
El calendario es otra herramienta importante en la fase de organizacin:
sirve para llevar el seguimiento de las tareas que deben hacerse en un
plazo concreto.
La clave de esta fase es el sistema recordatorio; debe ser fcil, simple y
amigable, por ejemplo a travs de post-it o alarmas, notificaciones, etctera.
4) Revisar peridicamente las actividades a realizar. Revisin diaria,
semanal y general.
5) Actuares la nica manera de conseguir los objetivos planteados.
Mantn todo fuera de tu cabeza. Decide qu acciones requieren tus

tareas cuando aparezcan no cuando expiren. Organiza
recordatorios de tus proyectos y sus acciones prximas en las
categoras apropiadas. Mantn tu sistema actualizado, completo y
suficientemente revisado para conocer las opciones de las que
dispones sobre lo que ests haciendo (y no haciendo) en cualquier
momento.

productividad
3.3. GTD EN LA NUBE

Muchas personas culpan a internet de sus distracciones, prdidas de tiempo
y bajo rendimiento, cuando lo cierto es que ni Twitter, ni Facebook, ni
Youtube son culpables de la baja productividad. La solucin no pasa por
aislarse de la tecnologa, ya que el contexto actual es claramente digital,
sino por aprender a relacionarse con ella de forma natural, inteligente y
productiva.
La tecnologa es un complemento crucial, un potenciador de la
productividad.La tecnologa e internet, bien utilizados, pueden y deben
multiplicar la capacidad para organizarse y completar con eficacia las tareas
y proyectos.
En este curso se han presentado las ventajas de la nube y cmo, por sus
caractersticas, es recomendable utilizar este tipo de servicios para trabajar.
Dado que adoptar la nube como sistema de trabajo es una realidad, lo ms
lgico y eficaz es implementar el mtodo de productividad, en este caso el
GTD, con el sistema de trabajo, es decir, en la nube.
Hay que partir de que no existe ninguna herramienta en el mundo que por s
sola haga a las personas ms productivas. Lo que convierte a una
herramienta en til es el uso que se haga de ella, y algunas claves para
ello son:
Menos es ms: Es esencial preguntarse por las aplicaciones que se

necesitan realmente, y asegurarse de que se dominan a fondo.
Tambin se debe tener presente el principio de lo simple:mejor pocas
herramientas que muchas. Tener que utilizar muchas herramientas
hace que sea necesario dedicar ms tiempo en administrarlas que en
realizar las tareas.
El mtodo GTD utilizalistaspara anotar tareas,calendariospara
planificarlas y un sistema sencillo derecordatorios. Si en analgico el
material que necesitaramos es un cuaderno, un bolgrafo, unos post-it
y un calendario, debemosbuscar herramientas en la nube que
cumplan estas funciones.
Adoptar unos slidoshbitos digitales. Las tres grandes actividades
del da a da digital son elcorreo electrnico, lalectura de
informacin en pantallay labsquedaynavegacin por internet.
Estas tareas, estn al servicio de la persona, no al revs, ysirven para
conseguir los objetivos planteados. Por eso es importante dedicar
un momento concreto para realizarlas y establecer un lmite de tiempo.
Disponible sin conexin: uno de los inconvenientes de la nube es que
para acceder a ella se necesitaconexin a internet. Un fallo de
conexin puede echar por tierra la jornada. Para que estono paralice
el flujo de trabajoes importante considerar, siempre que sea posible,
aquellas aplicaciones en la nube que estn disponibles en modo sin
conexin, as se podr acceder a ellas y seguir trabajando sin que la
tecnologa se convierta en un ladrn de tiempo.

Las herramientas en la nube que se seleccionen deben servir
paraeconomizar tiempo y ganar en seguridad y productividad. Hay
que revisar que eso es as, de lo contrario, es mejor descartar la
herramienta y buscar otra que sea realmente til para el fin que se
persigue: ser personas mucho ms productivas que antes.

productividad
AUTOEVALUACIN
Preguntas
Getting Things Done
Es el mtodo de productividad que se basa en usar la
memoria como contenedor de informacin.
Es el mtodo de productividad basado en canalizar la
informacin dentro de categoras que se traducen en una
lista de tareas programadas.
Es el mtodo de productividad que rompe con las rutinas y
permite improvisar en cada momento lo que se va a hacer
tras reflexionar sobre ello.
El mtodo GTD
No puede llevarse a la nube, ya que internet es uno de los
mayores ladrones de tiempo.
Debe
aliarse
con
la
tecnologa
para
potenciar la
productividad.
Hace uso de muchas aplicaciones; cuantas ms
aplicaciones se use, mayor probabilidad de ser productivos.

productividad
RESUMEN
Estar motivadoes fundamental para poder llegar a la accin, ya que se
visualizan las razones por las que queremos conseguir losobjetivos. Los
objetivos, por su parte, dan direccin, ilusionan, y sirven para comprobar
progresos. Es importante sabertraducirlos en tareas, que son de distintos
tipos en funcin de la importancia, urgencia o nivel de intensidad que
tengan. Posteriormente, hay queestablecer plazospara realizar dichas
tareas, y una vez se hayan calendarizado, hay que llevar a cabo las
tareas.No sirve de nada plantear objetivos y establecer tareas si no se
llevan nunca a la accinni posteriormente serevisa cmo se est
haciendo.
La productividad personal tiene que ver con nuestracapacidad para
conseguir los resultados que buscamos de forma fluida, natural y sin
estrs. No depende delnmero de horas trabajadas, sino de cmo se han
utilizado esas horas y del partido que se les ha sacado.
Hasta que los cambios no se conviertan en hbitos, no se obtendrn
resultados verdaderamente productivos; para ello, deben estar incorporados
en las rutinas de trabajo.
En el camino a la mejora de la productividad hay una serie de piedras a
sortear: son los ladrones de tiempo, como la procrastinacin, que es el
hbito de dejar las obligaciones para otro momento, sustituyndolas por
actividades ms gratificantes. Es necesario detectar losmalos hbitos
productivosparaerradicarlosyestablecer buenos hbitosen su lugar.
La cuestin de cmo gestionamos bien el tiempo, y cmo aprovechamos los

momentos, depende en gran medida de laplanificacin personalque se
haga.
Existen multitud demtodos de productividad personal:uno de los ms
utilizados es elmtodoGetting
Things
Done(GTD), que
consisteencanalizar el flujo de informacindiario hacia unsistema
categorizado, convirtindolo en unalista de tareas programadasen
tiempo, organizadas y fciles de gestionar. El mtodoestablece5
principiossobre los que hay que actuar: Recopilar, procesar, organizar,
revisar y actuar.
Dado que adoptar la nube como sistema de trabajo es una realidad, lo ms
lgico y eficaz esimplementarel mtodoGTDen la nube, y convertir la
tecnologa en unpotenciador de la productividad.

productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la
nube para la productividad

productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad
PRESENTACIN
Durante las unidades de aprendizaje 1 y 2, se han dado razones suficientes
para entender la importancia que las aplicaciones en la nube tienen en el
contexto laboral y, por lo tanto, en la productividad personal.
Tal como recomienda el mtodo GTD, las herramientas necesarias para
llevar a la prctica el mtodo consisten bsicamente en cuadernos para
anotar, calendarios, listas de tareas y recordatorios. Hoy en da es posible
encontrar aplicaciones que cumplen esas mismas funciones y que adems
ofrecen la ventaja de estar en la nube.
A travs de esta tercera unidad, se conocern diversas herramientas y
aplicaciones en la nube que, bien utilizadas, pueden potenciar la eficacia
en las tareas a desarrollar diariamente.
Se muestran ejemplos concretos de aplicaciones parala colaboracin, el
desempeo de tareas, el uso compartido, la recopilacin y
procesamiento de informacin, la organizacin y revisin de proyectos,
y la automatizacin de acciones desde la nube. Se aprender a usar
dichas herramientas, siempre teniendo en cuenta el enfoque de mejora de
productividad a travs de las fases del mtodo GTD.

Conocer, utilizar y seleccionar segn nuestras
necesidades,algunas aplicaciones, herramientas y
servicios clave.
Utilizar dichas herramientas para la colaboracin, el
desempeo de tareas, el uso compartido, la recopilacin y
procesamiento de informacin, la organizacin y revisin de
proyectos, y la automatizacin de acciones desde la
nube,de forma que mejoremos la productividad
denuestro quehacer diario.

productividad
la productividad

requieren de unos conocimientos previos bsicos que te permiten el
seguimiento del curso sin dificultad. Adems, ponemos a tu disposicin los
recursos didcticos necesarios para poder realizar un ptimo seguimiento.
CONOCIMIENTO PREVIO
En esta unidad se estudianconceptos avanzadosque
requieren de unos conocimientos previos bsicos que permitan
el seguimiento del curso sin dificultad:
Uso bsico de correo electrnico.
Saber navegar por internet.
Conocimiento bsico de procesadores de texto.
RECURSOS DIDCTICOS
En la unidad se hace uso de numerososrecursos

pedaggicosque facilitanel aprendizajede los conocimientos
mostrados:
Definicionesyejemplosde los principales conceptos.
Actividadespara poner en prctica los conocimientos
adquiridos.
Autoevaluacionespara
adquirido.
comprobar
el
Resumen de las ideas clavesde la unidad.
aprendizaje

productividad
la productividad
1. GOOGLE APPS, EL PAQUETE DE

PRODUCTIVIDAD EN LA NUBE
CONCEPTO
Google Appses unpaquete de productividad basado en la
nubeque permite conectar personas y trabajar desde cualquier
lugar y dispositivo. Es fcil de configurar, utilizar y administrar, lo
que facilita la productividad y eficacia del trabajo.
Se puede utilizar desde

cualquier
dispositivo
conectado a internet, como
un ordenador, un mvil o una
tableta, ya que el acceso es va
web o a travs de las
aplicaciones especficas para
dispositivos mviles.
Google
Apps
est pensado
para organizaciones,
ofreciendo
sus
soluciones previo pago si son empresaso gratuitamente si son

instituciones educativas. Sin embargo, a nivel individual se pueden
utilizar las diferentes aplicaciones que integra Google Apps, de forma
gratuita, a travs de una cuenta de Google. Existen pequeas diferencias
entre las prestaciones de las versiones para empresa (Google Apps for
Business), para instituciones educativas (Google Apps for Education) y las
que puede usar un usuario de Google individual (por ejemplo, el espacio de
almacenamiento de las cuentas de correo electrnico es diferente), pero las
funciones son las mismas.
El paquete se compone de distintas aplicaciones de uso comn, con las que
crear, compartir y almacenar:
Gmail: el correo electrnico con las funciones de bsqueda de Google.
Calendario: para la creacin de calendarios en la nube que permiten
estar sincronizados con otros miembros.
Drive: almacenar tus archivos en la nube, compartirlos y tener acceso
a los mismos desde cualquier lugar.
Documentos:crear, compartir y trabajar en documentos con otros
miembros en tiempo real.
Hojas de clculo:administrar los datos de las hojas de clculo de
forma ms rpida con grficos y comentarios.
Presentaciones:crear presentaciones de forma conjunta.
Se puede acceder a ms aplicaciones Google una vez creada la cuenta,
aunque las principales son las sealadas.
PRESTA ATENCIN
Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente
desde un dispositivo mvil como mviles o tabletas, debers
hacer los siguiente:
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
UTILIZA SISTEMA IOS DE
APPLE
1 Abre
1 Abre en tu dispositivo
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
en
dispositivo
la
plataforma
de
Apple Store.
dentro
2 Una
vez
busca la aplicacin
busca
que necesites.
aplicacin
3 Instala
dispositivo.
en
tu
tu
dentro
la
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad
1.1. ACCEDER A GOOGLE APPS

Para comenzar a utilizar Google Apps, hay tres posibilidades:
1 Siendo una empresau otro tipo de organizacin no educativa.
2 Siendo una institucin educativa.
3 Siendo un usuario Individual.
USUARIO
DE
GOOGLE
GOOGLE APPS
PARA
INSTITUCIONES
EDUCATIVAS
GOOGLE APPS
PARA EMPRESAS
Coste
Gratis
Gratis
Pago por
usuario/mes o por
ao
Almacenamiento
Hasta 15
GB
entre
Google
Drive,
Gmail y
Fotos de
Google+
Cada usuario
dispone de 30
GB de
almacenamiento
para Google
Drive, Gmail y
lbumes web de
Picasa.
Cada usuario
dispone de 30 GB
de espacio de
almacenamiento
para subir archivos
a Google Drive,
Gmail y lbumes
web de Picasa.
Crear
Solicitar cuenta
Acceso
una
cuenta
de
Google.
deGoogle Apps
for Education.
Contratar el
servicioGoogle
Apps for Business.
En este curso se explicar nicamente el proceso de creacin de cuenta

como usuario individual de Google. No obstante, se puede acceder al
proceso de contratacin de los servicios para empresas y a las cuentas para
centros educativos en los enlaces facilitados arriba.

productividad
la productividad
1.2. GMAIL
1.2.1. Organizar la bandeja de entrada
1.2.3. Gmail sin conexin
1.2.2. Gmail Labs
1.2.4. Tareas
1.2.5. Filtros
1.2.6. Atajos
1.2.7. Netiqueta de los correos electrnicos

Una de las aplicaciones ms relevantes de Google es Gmail, el correo
electrnico. Este servicio, accesible desde la web o desde su
correspondiente aplicacin mvil, posee las siguientes caractersticas
principales:
Acceso al correo desde cualquier lugar. Gmail funciona en cualquier
ordenador o dispositivo mvil con conexin de datos.
Posibilidad de trabajar sin conexin.
Espacio suficiente para no tener que borrar nada (15 GB compartidos
con el resto de Apps, para usuarios Google/30GB para usuarios de
Google Apps Business y Education).
Enviar y recibir archivos adjuntos de hasta 25 MB.
Potente funcin de bsqueda para encontrar todo lo que se necesita.
Etiquetas y filtros que ayudan a mantenerlo todo bien organizado.
Conectar con otros usuarios a travs de chat de texto, voz y vdeo.
Filtro de spam.
Se integra con el Calendario. Se pueden enviar y recibir eventos del
calendario, haciendo fcil la comprobacin de disponibilidad y anotar
citas en el calendario personal.

Gestin de tareas a travs de listas.
Estas son las diferentes zonas y funciones que presenta la interfaz de
Gmail:
1 Desde esta pestaa se accede a las tres funciones de Gmail:

Correo electrnico, Contactos y Tareas. Por defecto, la pantalla
se inicia con el correo electrnico directamente, pero haciendo clic
en la pestaa se puede seleccionar las otras dos funciones.
2 Buscador: a travs de este buscador se pueden localizar
mensajes y documentos almacenados.
3 Icono de acceso a las aplicaciones de Google.
4 Cuenta y privacidad.
5 Configuracin.
6 Redactar un correo electrnico.
7 Etiquetas y categoras para organizar el correo electrnico. Por
defecto, Gmail incluye las etiquetas 'Recibidos', 'Destacados',
'Importante', 'Chats', 'Enviados', 'Borradores', 'Todos', 'Spam' y
'Papelera'. Las categoras que hay por defecto son 'Social',
'Promociones', 'Notificaciones' y 'Foros'.
8 Crear nuevas etiquetas y categoras.
9 Chat.
10 Pestaas para filtrar correos. Por defecto aparecen 'Principal',
'Social' y 'Promociones'. Se pueden eliminar las pestaas o crear
nuevas. Los correos se van filtrando en una u otra pestaa.
11 Bandeja de entrada, donde van apareciendo, por orden de

llegada, los correos electrnicos.
PRESTA ATENCIN
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
APPLE
1 Abre
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
en
dispositivo
la
plataforma
de
Apple Store.
dentro
2 Una
vez
busca la aplicacin
busca
que necesites.
aplicacin
3 Instala
dispositivo.
en
tu
tu
dentro
la
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad
1.2. GMAIL
1.2.2. Gmail Labs
1.2.4. Tareas
1.2.5. Filtros
1.2.6. Atajos

Para tener una bandeja de entrada organizada, Gmail pone a disposicin de
los usuarios distintas opciones:
Estrellas y otras marcas para los mensajes: todos los correos que
llegan a la bandeja de entrada pueden ser marcados con una estrella u
otros smbolos para distinguirlos a simple golpe de vista.Adems de la
estrella amarilla, existen hasta 6 colores distintos y 12 marcas en total.
Para activarlas, hay que ir a laconfiguracingeneral. Una vez activada
esta funcin, basta con hacer clic consecutivamente sobre la marca de
la estrella en el correo que se quiere marcar hasta que aparezca la
marca que interesa.
Gmail analiza los mensajes recin llegados y decide cules son

importantes segn varios factores (cmo se han tratado mensajes
similares antes, por ejemplo). Los mensajes importantes llevan una

marca amarilla de manera automtica; el sistema aprende con el
tiempo y va mejorando su filtro para determinar qu mensajes son
importantes para el usuario.
El usuario tambin puede utilizar esta marca si llega algn mensaje que
considera importante. De este modo, el sistema advertir que para los
prximos mensajes similares debe tenerlos en consideracin y
marcarlos como importantes. Esta opcin se activa o desactiva en la
configuracin de mensaje recibidos.
Indicadores personales:distinguen con una flecha simple () aquellos

mensajes que se envan nicamente al destinatario, y con una flecha
doble () los que se envan a una lista de distribucin o grupo.Para
activar o desactivar los indicadores personales, hay que ir a
lasopciones de configuracingeneral.
Uso de las pestaas: Gmail permite recibir los correos electrnicos en
distintas pestaas, que funcionan a modo de categoras, dependiendo

del tipo de correo electrnico que sea. Las pestaas pueden eliminarse
y mantener una nica bandeja de entrada principal, o activarse las
distintas opciones, o incluso crear nuevas pestaas. Se activan en la
configuracin de la bandeja de entrada.
Uso de etiquetas: los correos se pueden etiquetar para organizarlos

mejor.Por ejemplo, una etiqueta para los mensajes relacionados con el
trabajo, otra para lo ms personal y una para las listas de correo. Se
pueden crear tantas etiquetas como sean necesarias, para ello hay que
ir a la configuracin de las etiquetas.
Dentro de las etiquetas es posible anidar subetiquetas, para organizar

an ms dentro de una categora. El procedimiento para crearlas es el
mismo que el de las etiquetas, solo que hay que marcar la opcin
"Anidar etiqueta en:" y seleccionar en el men desplegable la etiqueta
principal a la que asocia.Cada una de las etiquetas funciona como una
carpeta para almacenar los correos electrnicos. Al poner los mensajes
en sus carpetas correspondientes, la bandeja de entrada queda limpia.
Se puede aprovechar esta funcin para establecer las distintas
categoras de organizacin segn el mtodo GTD: 'Prximas acciones',
'Proyectos', 'En espera', 'Algn da/Quizs', etc.

productividad
la productividad
1.2. GMAIL
1.2.2. Gmail Labs
1.2.4. Tareas
1.2.5. Filtros
1.2.6. Atajos
CONCEPTO
Labsde Gmail es un laboratorio de pruebas de funciones
experimentales que todava no estn listas para salir a la luz
pero que se pueden probar, siempre teniendo en cuenta que
puedencambiar,fallarodesapareceren cualquier momento.
En la configuracin de los Labs se pueden habilitar o deshabilitar.

Algunos Labs interesantes a tener en cuenta:
Deshacer el envo: evita durante unos segundos que los mensajes se
enven despus de haber pulsado el botn "Enviar". til cuando se
pulsa 'enviar' por error o de forma precipitada. Da un margen de 10
segundos para deshacer la accin.

Respuestas estndar:permite crear plantillas con respuestas
predefinidas para enviar de forma automtica. til cuando se suele
responder a varios mensajes de la misma manera.
Gadget de Google Calendar: aade un cuadro a la columna de la
izquierda, junto al icono del chat, que muestra Google Calendar. Sirve
para consultar los prximos eventos, ubicaciones y detalles.
Se pueden ver todos los Labs disponibles en la configuracin. Es importante
recordar que hay que guardar los cambios despus de habilitar las nuevas
funciones para poder utilizarlas.

productividad
la productividad
1.2. GMAIL
1.2.2. Gmail Labs
1.2.4. Tareas
1.2.5. Filtros
1.2.6. Atajos
CONCEPTO
Sin duda, una opcin muy interesante que ofrece Gmail es la
posibilidad deuso sin conexin. Esto permite poder utilizar el
correo electrnico en situaciones en las que la conexin a
internet falla, sincronizndose cuando vuelva a haber una
conexin mejor.
Esta opcin solo est disponible para el navegador Chrome, ya que para
poder hacer uso de la opcin sin conexin hay que instalar una aplicacin
para este navegador. Dentro de la configuracin sin conexinde Gmail se
accede al enlace para la instalacin.
Una vez instalada la aplicacin para Chrome, se puede empezar a utilizar.
Aunque Gmail puede utilizarse desde cualquier navegador, lo ideal es

hacerlo desde el propio de Google, Chrome, ya que ofrece gran cantidad de
extensiones, aplicaciones y temas que pueden ser de utilidad en Gmail.

productividad
la productividad
1.2. GMAIL
1.2.2. Gmail Labs
1.2.4. Tareas
1.2.5. Filtros
1.2.6. Atajos
CONCEPTO
La funcinTareassirve para controlar las cosas pendientes de
hacer. Se pueden crear listas, incluir fechas de vencimiento y
notas, e incluso aadir mensajes de Gmail directamente a
Tareas.
Para utilizar la funcin Tareas,en la esquina superior izquierda de Gmail,

hay que hacer clic en la pestaaGmaily luego seleccionar la
opcinTareas.
Se abrir una pequea ventana en la parte inferior derecha de la pantalla,

donde se encuentran todas las opciones necesarias paracrear y
administrar listas y tareas asociadas a las listas.
Para crear una lista tan solo hay que hacer clic en el icono y seleccionar
'Nueva lista'.
Una vez creada la lista,se aaden tareas, situando el cursor sobre la lista
y escribiendo. Cada tarea se puede gestionar haciendo clic en la flecha de la
derecha. Existen las opciones de calendarizar la tarea, aadir notas, enviar
por correo electrnico, etctera.
Las listas de tareas tambin pueden verse en el Calendario de Google, para

llevar un mayor seguimiento de las mismas.
Se pueden crear tareas relacionadas con un correo electrnico; para ello,

con el correo que se quiera aadir abierto,se usa la combinacin de teclas
Mays+T o se elige la opcinAadir a Tareasdel menMs opciones.

productividad
la productividad
1.2. GMAIL
1.2.2. Gmail Labs
1.2.4. Tareas
1.2.5. Filtros
1.2.6. Atajos
CONCEPTO
Una de las caractersticas ms interesantes de Gmail son
losfiltros. Tal como indica su nombre, con ellos se puede filtrar
de forma automtica el correo entrante. Los filtros, adems de
ayudar a organizar, tambin facilitan la bsqueda de correos y
asegura que los correos deseados no se filtren como spam.
Una forma de sacar provecho de los filtros es crearlos para evitar que
mensajes que no son tan importantes lleguen a la bandeja de entrada,
eliminando as distracciones y ganando tiempo, dejando esos mensajes que
no son urgentes para revisarlos en los ratos libres.
Para crear filtros hay que ir a la configuracin de filtros de Gmail y hacer clic
en la parte de abajo, en 'Crear un filtro nuevo'.
A continuacin hay que cumplimentar los campos.
Una vez creado el filtro, el sistema comienza a identificar y filtrar

automticamente los correos electrnicos que lleguen y cumplan los
requisitos definidos.
Se pueden localizar los correos filtrados en las categoras y etiquetas
correspondientes, a la izquierda de la pantalla, para acceder a ellos cuando
sea conveniente.
ACTIVIDAD
Entra en tu cuenta de Gmail (si no tienes una, debes crearla en
el siguiente enlace crear nueva cuenta de Gmail) y crea una
lista de tareas 'Unidad 3 Curso' con las siguientes tareas: Leer
el apartado 3.1 del curso; Hacer la actividad 1; Hacer la
actividad 2; Hacer la actividad 3. Una vez hayas realizado el
ejercicio haz una captura de pantalla y sbelo a la tarea
"Actividad 1: Filtros de Gmail" del campus virtual.

productividad
la productividad
1.2. GMAIL
1.2.2. Gmail Labs
1.2.4. Tareas
1.2.5. Filtros
1.2.6. Atajos

Con las combinaciones de teclas en Gmail se puede ahorrar mucho tiempo,
pues no es necesario mover las manos del teclado para utilizar el ratn.
Existen atajos que siempre estn activos y otros que hay que habilitar en la
configuracin general.
Atajos siempre activos:
DEFINICIN
Enviar
Mensaje
Ir a la
ACCIN
Al terminar de
redactar un
mensaje, se usa
esta combinacin
de teclas para
enviarlo.
Con esta
combinacin, el
cursor se coloca
COMBINACIN
MAC
+Intro
COMBINACIN
PC
Ctrl+Intro
en la ventana
principal o en la
ventana siguiente
de chat o de
redaccin.
+.
Ctrl+.
Ir a la
ventana
anterior
Con esta
combinacin, el
cursor se coloca
en la ventana
principal o en la
ventana anterior
de chat o de
redaccin.
+,
Ctrl+,
Aadir Cc
En la ventana de
redaccin de un
mensaje, abre el
campo "Cc" para
aadir
destinatarios.
+Mays+c
Ctrl+Mays+c
Aadir Cco
En la ventana de
redaccin de un
mensaje, abre el
campo "Cco" para
aadir
destinatarios
ocultos.
+Mays+b
Ctrl+Mays+b
Cambiar
direccin
del
remitente
En la ventana de
redaccin de un
mensaje, abre el
campo "De" para
cambiar la
direccin de
remitente. Esta
combinacin
solamente
funciona si se han
configuradovarias
direcciones de
remitente.
+Mays+f
Ctrl+Mays+f
siguiente
ventana
Otros atajos interesantes que hay que habilitar en la configuracin general

de Gmail:
DEFINICIN
ACCIN
COMBINACIN
DE TECLAS
Redactar
Sirve para escribir un mensaje

nuevo.
Enviar mensaje
Al terminar de redactar un
mensaje, se usa esta combinacin
de teclas para enviarlo.
Tabulador+Intro
Ir a una
conversacin
ms
reciente/antigua
Abre una conversacin ms

reciente/anterior o coloca el cursor
en ella. Al pulsar la teclaIntrose
ampla la conversacin.
k/j
Abrir
Abre la conversacin. En la "Vista

de conversacin" tambin ampla o
contrae un mensaje.
ooIntro
Seleccionar
conversacin
Marca y selecciona una

conversacin de forma automtica
para poder archivarla, etiquetarla o
realizar otra accin a elegir en el
men desplegable.
Mensaje ms
reciente/anterior
En la "Vista de conversacin",
coloca el cursor en el mensaje
ms reciente/antiguo. Al pulsar la
teclaIntro,el mensaje se ampla o
se reduce.
n/p
Etiquetar
Abre el men "Etiquetas" para

etiquetar una conversacin.
Eliminar
Enva la conversacin a la
"Papelera".
Responder
Responde al remitente del

mensaje.Mays+rabre una
ventana nueva en la que puedes
contestar al mensaje (solo
funciona en la vista de
conversacin).
Reenviar
Reenva un
mensaje.Mays+fabre una
ventana nueva en la que puedes
reenviar el mensaje (solo funciona
en la vista de conversacin).
Todas las combinaciones de teclas de Gmail.

productividad
la productividad
1.2. GMAIL
1.2.2. Gmail Labs
1.2.4. Tareas
1.2.5. Filtros
1.2.6. Atajos

Detrs de los correos electrnicos hay personas; es necesario hacer un
buen uso de las funciones del correo, as como seguir un protocolo de
comportamiento adecuado, para facilitar la comunicacin por esta va. Seguir
las normas de la Netiqueta har que el propio trabajo y el de los dems sea
ms productivo.
A continuacin se explican algunas normas importantes de la netiqueta en
los correos electrnicos.
1 Mensaje conciso. No extenderse en exceso ni divagar. Exponer o
responder de forma concreta y clara.
2 Uso correcto de Cc Y Cco. Cuando se quiere hacer llegar el correo
a otras personas, adems de al destinatario principal, se hace uso
de Cc (con copia), pero si el correo se quiere enviar a otra persona
sin que el remitente principal lo sepa, se debe hacer uso de Cco
(con copia oculta).
3 Buena ortografa y gramtica. El mensaje que se enva debe
estar bien escrito, ser inteligible.
4 Responder/responder a todos. Cuando un correo tiene varios

destinatarios, hay que tener en cuenta a quin se est
respondiendo. En una conversacin se debe continuar el hilo
respondiendo a todos los destinatarios.
5 Tono adecuado. El tono de los correos electrnicos debe ser
moderado y neutro, sin dar lugar a malas interpretaciones. Dado
que es un medio escrito y se carece del apoyo de la comunicacin
oral y no verbal, puede ser fcil interpretar errneamente las
intenciones de un mensaje.
6 Advertir si hay archivos adjuntos. Cuando se enven archivos
adjuntos se debe informar al destinatario. No enviar archivos
adjuntos que no sean realmente necesarios. Tener en cuenta que
no todos los servicios de correo electrnico tienen la misma
capacidad de tamao para los adjuntos, si se envan archivos
pesados es mejor advertirlo antes y determinar si se pueden
adjuntar o es mejor utilizar otra forma de envo, por ejemplo, a
travs de un enlace compartido en un disco duro en la nube.
7 Asunto explicativo. Facilita muchsimo el detallar en el asunto o
ttulo del correo, de qu se trata. No escribir asuntos demasiado
genricos. Cuanto ms concreto sea el asunto, ms informacin
tendr el destinatario sobre el contenido del correo antes de abrirlo,
y tambin ser ms fcil buscar dicho correo a travs del buscador,
filtrarlo o etiquetarlo adecuadamente.
8 Cuidar comienzos y finales. No se comienza del mismo modo un
correo electrnico dirigido a un desconocido que uno que se dirige
a un compaero o amigo. Hay que ajustar el protocolo de inicio,
saludo, presentacin y el de despedida, en funcin de a quin se
dirige el mensaje.
9 No usar maysculas, es gritar. El uso de maysculas en la
comunicacin en la red es sinnimo de gritar, lo que resulta poco
cordial y agresivo. Adems, entorpece la lectura. Debe evitarse.
10 No hacer spam. Evitar mandar correos no deseados de forma
masiva; adems de ser molesto, los sistemas de correo electrnico
pueden detectar dichas prcticas y sancionar a quien lo hace.
11 Uso adecuado de emoticonos. Una forma de apoyar el tono de los
mensajes es a travs de los emoticonos, deben seleccionarse
aquellos que de verdad enfatizan lo que dice el texto, pero sin
abusar. Pueden ser tiles, por ejemplo para hacer entender al

destinatario que una frase es broma.
12 Mensajes FYI, no responder/advertir. Las siglas FYI (For Your
Information) se aaden en los mensajes que son puramente
informativos y no requieren respuesta. Es una forma de indicar que
no se responda, por tanto, cuando llega un mensaje con la frmula
FYI o similar (No responder/No reply), no debe responderse. As
mismo, si se enva un correo que es informativo, es bueno indicar
que se responda.
13 Seleccionar remitente adecuado. Las prisas pueden hacer que se
enve un correo electrnico al destinatario que no corresponde. Hay
que asegurarse de que el correo se manda al destinatario correcto
y a la cuenta de correo adecuada, si es que tiene varias.
14 Firmar los mensajes. Los correos electrnicos deben incluir una
firma con informacin del remitente.
15 Revisar antes de enviar. Una vez escrito el correo, debe revisarse
que est bien escrito, con los archivos adjuntos, si es que se
requieren, y con los destinatarios bien seleccionados. Una vez
hecha la comprobacin, se puede enviar.
ACTIVIDAD
En el apartado anterior, 'Netiqueta de los correos electrnicos',
se exponen 15 recomendaciones para la correcta utilizacin del
correo electrnico como herramienta de comunicacin digital. Es
probable que se te ocurran otras recomendaciones que no
aparecen ah. Piensa en otros aspectos que puedan formar
parte de la netiqueta y comparte tu conclusin con el resto de
compaeros/as en el tema "Actividad 2: netiquetas de los
correos electrnicos" del foro de actividades del campus virtual.

productividad
la productividad
1.3. CALENDARIO
1.3.1. Acceso e interfaz de Calendario
1.3.3. Recordatorios y notificaciones
1.3.2. Crear calendarios

1.3.4. Crear eventos
1.3.5. Tareas
El Calendario de Google es un calendario
online gratuito que permite ordenar la
agenda de forma cmoda, controlandolos
eventos importantes en un solo sitio.
El calendario se puede compartir con
otros usuarios, lo que facilita planificarse
con otras personas y concretar fechas para
realizar acciones determinadas. Asimismo,
se puede consultar calendarios que otros
usuarios han compartido, y conocer la
planificacin y disponibilidad de estas personas.
Gracias a la sincronizacin entre los distintos dispositivos, ordenadores,

telfonos o tabletas, se puede acceder al calendario desde cualquier lugar,
ya sea desde la web (utilizando una versin de Google Calendar para
mviles) o desde la propia aplicacin para dispositivos mviles.
Con el sistema de recordatorios se hace fcil recordar las tareas y eventos
programados. Las notificaciones llegan por correo electrnico o al telfono
mvil.
Permite invitar a gente a los eventos. Los invitados pueden confirmar su

asistencia desde Gmail o con Google Calendar.
En este vdeo se ofrece una visin general del funcionamiento y utilidad del
Calendario de Google. Aunque el vdeo se centra en explicar la utilidad de la
aplicacin para la empresas, sirve de introduccin para todos los usuarios
de Google, ya que las funciones son las mismas.
PRESTA ATENCIN
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
APPLE
1 Abre
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
en
dispositivo
la
plataforma
de
Apple Store.
dentro
2 Una
vez
busca la aplicacin
busca
que necesites.
aplicacin
3 Instala
dispositivo.
en
tu
tu
dentro
la
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad
1.3. CALENDARIO

1.3.5. Tareas
El acceso alCalendariode Google se hace desde eliconode aplicaciones
o desde la direccin webhttps://www.google.com/calendar/, con el usuario y
contrasea de Google.
La interfaz del calendario muestra las siguientes funciones:
1 Buscador del calendario, para localizar eventos.

2 Acceso a las aplicaciones de Google.
3 Cuenta de Google.
4 Crear evento.
5 Vista del mes.
6 Otros calendarios del usuario o compartidos con el usuario. Crea
calendarios y configuracin de calendarios.
7 Seleccionar tipo de vista: da, mes, 4 das o agenda.
8 Momento que se muestra en la vista.
9 Desplazarse por el calendario.
10 Imprimir y actualizar.
11 Configuracin.
12 Vista del calendario.

productividad
la productividad
1.3. CALENDARIO

1.3.5. Tareas
Tener varios calendarios resulta muy til para organizar las distintas facetas
de la vida. Aunque siempre haya un calendario principal asociado a la
cuenta Google, se pueden crear todos los calendarios que se necesiten.
De este modo, es posible crear un calendario para la familia, otro para los
amigos, otro para el trabajo, etctera. Se pueden visualizar los eventos de
todos los calendarios o de aquellos que sean de inters en cada momento.
Para crear un calendario:
1) Hacer clic en la flecha hacia abajo, a la derecha deMis calendarios.
2) SeleccionarCrear nuevo calendario.
3) Escribir los datos del calendario nuevo. Se puede indicar aqu si el

calendario ser pblico o si se va a compartir con otros usuarios.
4) Hacer clic en el botnCrear calendario.

Todos los calendarios que se crean figuran en la listaMis calendarios,en
el lateral izquierdo de la pantalla. Se pueden aadir, borrar y modificar
eventos de cualquier calendario cuando se quiera.
Una vez creado el calendario, se puede compartir o se pueden gestionar los

recordatorios para que enve notificaciones sobre todos los eventos de
ese calendario.

productividad
la productividad
1.3. CALENDARIO

1.3.5. Tareas
Establecer recordatorios y enviar notificaciones es una funcin muy til para
no olvidar aquellas tareas o eventos pendientes. Los recordatorios son un
elemento importante en la fase de organizacin del mtodo GTD, y con el
Calendario de Google es posible configurar un sistema de recordatorios a
travs de dos tipos de notificaciones: las notificaciones en ventana
emergente y las notificaciones por correo electrnico. Se puede establecer
en qu momentos se quieren recibir los recordatorios y la configuracin
puede hacerse tanto a nivel general, es decir, para cada uno de los
calendarios que se tengan, como a nivel particular para cada evento en
concreto. Los recordatorios y notificaciones generales se gestionan en la
configuracin del Calendario de Google. Para crear recordatorios para un
evento en concreto:
1) Se hace clic en el evento que interesa dentro del calendario, y se
selecciona 'Editar evento':
2) Dentro del apartado 'Recordatorios' se hace clic en aadir un

recordatorio:
3) Se selecciona el tipo de notificacin (ventana emergente o correo) y

momento previo al evento en el que se desea recibir la notificacin. Se
pueden aadir tantos recordatorios como se necesiten:

productividad
la productividad
1.3. CALENDARIO

1.3.5. Tareas
SE PUEDE CREAR UN EVENTO DE TRES FORMAS

DIFERENTES:
1) Haciendo clic y escribiendo para crear un evento:hay que pulsar en el
da en el que se quiere crear un evento nuevo. Si el evento dura ms de
una hora o varios das, basta con hacer clic en l y arrastrarlo hasta
seleccionar las horas o das de duracin del evento. Se escribe el ttulo y la
hora del evento nuevo en el cuadro. Finalmente, se hace clic enCrear
eventopara publicar el evento en el calendario de forma inmediata, o se
editan detalles del eventopulsando sobre el mismo.
2) Crear un evento utilizando el botn 'Crear':se hace clic en 'Crear',en

la columna de la izquierda del calendario. Esta accin lleva a una pgina
donde hay que introducir la informacin acerca del evento. Tambin se
pueden aadir invitados, cambiar la configuracin de los recordatorios y
publicar el evento para otros usuarios. Una vez se haya introducido la
informacin y seleccionado la configuracin deseada, hay queGuardar.
3) Crear un evento desde la lista de calendarios:en la lista de

calendarios de la izquierda, hay que hacer clic en el botn de flecha hacia
abajo, al lado del calendario sobre el que se vaya a crear el evento, y
seleccionarCrear evento en este calendario.

productividad
la productividad
1.3. CALENDARIO

1.3.5. Tareas
Uno de los calendarios que aparecen por defecto en la lista de Mis
calendarios, es el de Tareas, que no es un calendario en s mismo. Al hacer
visibles las Tareas, se abrirn a la derecha de la pantalla, y desde ah se
pueden gestionar del mismo modo que desde Gmail.
ACTIVIDAD
Entra en tu Calendario de Google (para ello hay que tener
cuenta en Google y haber iniciado sesin) y haz lo siguiente:
1 Crea un calendario nuevo que se llame 'Curso
Aplicaciones en la Nube - Tu nombre'.
2 Edita el color del calendario, ponlo verde.
Una vez hayas realizado los pasos anteriores realiza una
captura de pantalla y sbela a la tarea "Actividad 3: Tareas del
calendario" del campus virtual.

productividad
la productividad
1.4. DRIVE
1.4.1. Acceso e interfaz de Drive
1.4.3. Compartir
1.4.2. Archivos y carpetas
1.4.4. Uso sin conexin
1.4.5. Documentos, Hojas de Clculo y Presentaciones

1.4.6.
Acceso
interfaz
de
Documentos,
Hojas
de
Clculo y
Presentaciones
1.4.7. Uso productivo de Documentos, Hojas de Clculo y Presentaciones
de Google
Google Drive permite almacenar y
acceder a los archivos desde cualquier
lugar: desde la web, en el ordenador o en
un dispositivo mvil.
La
capacidad
de
espacio
de
almacenamiento para usuarios Google es
de 15 GB, a repartir entre Google Drive,
Gmail y Google+ Fotos. Este espacio es
ampliable, una vez gastado, previo pago.
La aplicacin permite acceder a todo el contenido de Google Drive desde
todos los dispositivos, inclusosin conexin.
Los archivos se mantienen sincronizados de forma automtica. Esto
garantiza que los archivos y las carpetas estn siempre actualizados. Si se

cambia algo en un dispositivo, se cambia en todos, evitando que se creen
distintas versiones de un mismo archivo que pueda dar lugar a confusiones.
Google Drive permite compartir archivos, lo que evita los problemas de
adjuntar archivos que sobrepasan el peso en el correo electrnico.
En este vdeo se explican las utilidades de Google Drive para los usuarios
(est en ingls, pero tiene subttulos en espaol que pueden activarse en la
propia ventana del vdeo, haciendo clic en el icono de subttulos, junto a la
rueda de configuracin):
PRESTA ATENCIN
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
APPLE
1 Abre
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
en
dispositivo
la
plataforma
de
Apple Store.
dentro
2 Una
vez
busca la aplicacin
busca
que necesites.
aplicacin
3 Instala
dispositivo.
en
tu
tu
dentro
la
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad
1.4. DRIVE
1.4.3. Compartir

1.4.6.
Acceso
interfaz
de
Documentos,
Hojas
de
Clculo y
Presentaciones
de Google
Se puede acceder a Google Drive desde el icono Acceso a Google Drive
de
aplicaciones
o
desde
la
direccin
webdrive.google.comcon el usuario y contrasea
de Google.
Tambin se puede instalar en el ordenador o en los dispositivos
mviles:Enlace para la instalacin.
La interfaz de Drive presenta las siguientes funciones:
1 Buscador
de
Drive,
para
localizar
documentos
y archivos
almacenados.
3 Cuenta de Google.
4 Detalles y actividad en Google Drive. Es el historial de actividad en
la aplicacin.
5 Seleccionar vista de los archivos en filas o cuadrcula.
6 Configuracin.
7 Crear
carpeta,
documento,
presentacin,
hoja
de clculo,
cuestionario o dibujo.
8 Subir archivo o carpeta.
9 Listado de categoras y carpetas de la unidad.
10 Archivos.
11 Acceso al enlace de instalacin del programa.
SABAS QUE...
En la funcin dedisco duro virtualse puede almacenar
archivos de distinto tipo y organizarlos en carpetas. Tambin se
pueden compartir.

productividad
la productividad
1.4. DRIVE
1.4.3. Compartir

1.4.6.
Acceso
interfaz
de
Documentos,
Hojas
de
Clculo y
Presentaciones
de Google
Archivos
Es posible subir archivos de distintos formatos. Para ello, hay que hacer clic
en el icono de la flecha hacia arriba, situado a la izquierda de la pantalla. Se
selecciona el archivo y se sube.
CARPETAS
Con las carpetas se puede organizar fcilmente todos los archivos y los
documentos en Google Drive. Las carpetas se pueden organizar de forma
jerrquica, es decir, con carpetas dentro de otras carpetas, y adems se
pueden compartir.
Para crear una carpeta en Google Drive:
1 Hacer clic en el botnCrearsituado en la parte superior izquierda

de Google Drive.
2 En el men desplegable, seleccionarCarpeta.
3 Escribir un nombre para la carpeta.
4 Hacer clic enAceptar. La carpeta se crear enMi unidad.
Una opcin muy til para ayudar a organizar el contenido del Drive es
asignar colores a las carpetas:
Para mover una carpeta dentro de otra:

1 Colocar el cursor sobre la carpeta que se quiere mover y hacer clic
en la flecha que aparece a la derecha. Se abre un men
desplegable y se selecciona 'Mover a'.
2 Seleccionar la carpeta en las que se quiera colocar.

3 Clic en Mover.
Para aadir archivos a una carpeta:

1 Seleccionar el elemento o los elementos en Google Drive
marcando la casilla que aparece junto al ttulo.
2 Hacer clic en el icono de carpeta situado encima de la lista de
elementos.
3 Seleccionar la carpeta donde se quiere almacenar los elementos.
4 Hacer clic en Mover.
Otra opcin para mover archivos y carpetas es arrastrarlos y soltarlos en la

carpeta que se desee.

productividad
la productividad
1.4. DRIVE
1.4.3. Compartir

1.4.6.
Acceso
interfaz
de
Documentos,
Hojas
de
Clculo y
Presentaciones
de Google
Otra de las ventajas de Drive es que permite compartir carpetas y archivos
con facilidad. Para ello, se marca la casilla del archivo o carpeta que se
quiera compartir y se hace clic en la pestaa 'Ms', se selecciona 'Compatir'
y se indica con quin y qu tipo de permisos o acceso tendr sobre el
archivo.

productividad
la productividad
1.4. DRIVE
1.4.3. Compartir

1.4.6.
Acceso
interfaz
de
Documentos,
Hojas
de
Clculo y
Presentaciones
de Google
Para utilizar Google Drive en modo sin conexin, hay que activar esta
opcin. Slo est disponible para el navegador Chrome.
ACTIVIDAD
Entra en tu Drive y haz lo siguiente:
Crea una carpeta que se llame 'Cursos' y ponla de color
verde.
Crea una carpeta que se llame 'Aplicaciones en la nube
para la productividad' y ponla de color rojo. Mueve esta
carpeta a la carpeta 'Cursos'.
Una vez hayas finalizado los pasos anteriores realiza una
captura de pantalla y sbela a la tarea "Actividad 4: uso sin
conexin" del campus virtual.

productividad
la productividad
1.4. DRIVE
1.4.3. Compartir

1.4.6.
Acceso
interfaz
de
Documentos,
Hojas
de
Clculo y
Presentaciones
de Google
LosDocumentos, las Hojas de
clculo y las Presentaciones de
Google
son
aplicaciones
de
productividad que permiten crear
distintos tipos de documentos online,
trabajar con ellos en tiempo real con
otras personas y guardarlos en Google Drive, todo ello de manera gratuita.
Se puede acceder a documentos, hojas de clculo y presentaciones creadas
desde cualquier ordenador y en cualquier lugar del mundo. Incluso permite
hacer algunas tareas sin conexin a internet.
Google Docs: es un procesador de texto online que permite, adems de
crear documentos y darles formato, colaborar con otras personas en tiempo
real. Con esta aplicacin se puede:

Subir un documento de Word y convertirlo en un Documento de
Google.
Dar estilo y formato a documentos.
Realizar bsquedas en la web sin salir del documento y aadir
directamente enlaces, citas o ver resultados previamente.
Invitar a otros usuarios a colaborar en un documento y permitirles ver,
modificar o comentar.
Colaborar online en tiempo real y chatear con otros colaboradores
desde el documento mismo.
Ver el historial de revisiones de documentos y volver a cualquier
versin anterior.
Descargar documentos en el ordenador en diversos formatos.
Traducir un documento a otro idioma.
Enviar documentos adjuntos en un correo electrnico.
Hojas de clculo de Google: es una aplicacin de hojas de clculo online
que permite, adems de crear hojas de clculo y darles formato, colaborar
simultneamente con otras personas. Con esta aplicacin se puede:
Importar y convertir datos en distintos formatos a una hoja de clculo
de Google.
Exportar datos en distintos formatos.
Utilizar la edicin de frmulas para realizar clculos de datos y aplicar
formato para darles el aspecto que se prefiera.
Chatear en tiempo real con otros usuarios que estn modificando la
hoja de clculo.
Crear grficos con datos.
Insertar una hoja de clculo o una seccin de una hoja de clculo en
un blog o sitio web.
Presentaciones de Google: es una aplicacin de presentaciones online
que permite, adems de crear y mostrar trabajos de modo visual, colaborar
con otros usuarios en la elaboracin de la presentacin. Con esta aplicacin
se puede:
Crear y modificar presentaciones.
Modificar una presentacin con otros y compartirla con total facilidad.
Importar archivos de presentaciones y convertirlos en presentaciones

de Google.
Descargar presentaciones como archivos de diverso tipo.
Insertar imgenes y vdeos en la presentacin.
Publicar e insertar presentaciones en un sitio web.

productividad
la productividad
1.4. DRIVE
1.4.3. Compartir

1.4.6.
Acceso
interfaz
de
Documentos,
Hojas
de
Clculo y
Presentaciones
de Google
Paraaccedera estas tres aplicaciones (Documentos, Hojas de clculo y
Presentaciones), hay queentrar en Google Drive. Una vez dentro, se hace
clic en el botn 'Crear' situado en la parte superior izquierda de la
pantalla.Se selecciona el tipo de documento que se desea y se abrir en
una ventana nueva.
La interfaz de Documentos muestra las siguientes funciones:
1 Acceso a Google Drive.

2 Ttulo del documento.
3 Marcar documento como destacado.
4 Mover a la carpeta...
5 Cuenta de Google.
6 Men de Documentos.
7 Funciones ms habituales de Documentos.
8 Documento.
9 Ver comentarios hechos en el documento.
10 Compartir documento.
11 Ocultar/Mostrar men.
La interfaz de Presentaciones muestra las siguientes funciones:

2 Ttulo de la presentacin.
3 Destacar presentacin.
4 Mover presentacin a...
5 Cuenta de Google.
6 Ver presentacin a pantalla completa.
7 Men de Presentaciones.
8 Funciones principales de Presentaciones.
9 Columna con las miniaturas de las diapositivas de la presentacin.
10 Diapositiva.
11 Notas.
12 Ver los comentarios sobre la presentacin.

13 Compartir presentacin.
14 Ocultar/Mostrar men.
La interfaz de las Hojas de Clculo de Google presenta las siguientes
funciones:

2 Ttulo de la hoja de clculo.
3 Destacar hoja de clculo.
4 Mover hoja de clculo a...
5 Men de la hoja de clculo.
6 Cuenta de Google.
7 Funciones principales de la hoja de clculo.
8 Hoja de clculo.
9 Ver comentarios sobre la hoja de clculo.
10 Compartir hoja de clculo.

productividad
la productividad
1.4. DRIVE
1.4.3. Compartir

1.4.6.
Acceso
interfaz
de
Documentos,
Hojas
de
Clculo y
Presentaciones
de Google
Independientemente de que los documentos, hojas de clculo y
presentaciones de Google tengan funciones y usos distintos, la manera de
sacar partido a este tipo de aplicaciones es similar.
Ms all del uso individual de estas aplicaciones, que no difiere mucho del
de cualquier programa ofimtico similar, es importante destacar el uso
colectivo y colaborativo de las mismas. Como se ha sealado en
apartados anteriores (Uso productivo de Drive), cualquier documento
guardado en Drive se puede compartir con otros usuarios, permitiendo que
puedan ver los documentos y guardarlos en su Drive o en su equipo, o
que, adems de verlos, puedan editarlos desde su Drive. Esta funcin hace
posible poder trabajar con otras personas que estn en lugares distintos.
Para compartir el documento, basta con invitar a un usuario con su correo
de Gmail y decidir el tipo de permiso que se le va a otorgar sobre el
documento: puede ver o puede editar. La invitacin puede enviarse por

correo electrnico.
La edicin compartida de los documentos, hojas de clculo y

presentaciones se puede hacer en tiempo real, y es posible realizarla
simultneamente entre todos los usuarios que tengan permiso. Los
cambios que se realizan en los documentos se guardan en el momento y
son vistos por todos los usuarios que lo editan.
En la vista de un documento compartido entre varios usuarios con permisos
de edicin, el sistema de Google Drive utiliza marcadores de presencia de
coloresdistintos para cada usuario; de este modo, se puede identificar
fcilmente quin est haciendo cambios en el documento y se evitan
solapamientos a la hora de editar una misma parte.
La comunicacin entre los distintos usuarios que editan el documento se

facilita a travs de los comentarios, visibles en tiempo real. De esta forma,
es ms fcil tomar decisiones sobre lo que se est haciendo, plantear y
resolver dudas y llegar a un consenso entre todos.
No se crean distintos archivos por cada versin editada, sino que el archivo
es nico para todos los usuarios que lo comparten, y se puede acceder
a versiones anteriores dentro del historial del propio documento.
Los documentos se pueden crear, modificar o borrar en cualquier
momento y desde todos los dispositivos en los que se tenga la aplicacin
de Drive; por tanto, al suprimir un documento desde la web de Drive,
desaparecer tambin de la aplicacin mvil y de la aplicacin de escritorio.
Si se suprime un documento compartido, se eliminar totalmente de
Google Drive para todos los colaboradores, que ya no tendrn acceso a
dicho documento. Antes de eliminar un documento compartido, es
recomendable establecer a otro usuario como propietario para que los
colaboradores puedan seguir accediendo a l.
Los documentos creados se pueden descargary exportar en otros
formatos. El envo por correo electrnico de documentos, hojas de clculo
y presentaciones puede hacerse desde el propio Google Drive, sin
necesidad de abrir la aplicacin de Gmail.
Como se ha explicado en apartados anteriores, es posible el uso de Drive
sin conexin; esto permite que podamos realizar algunas acciones en los
documentos y que los cambios se sincronicen cuando se est conectado a
internet.

productividad
la productividad
AUTOEVALUACIN
Preguntas
Qu es Google Apps?
Un programa que se instala en el ordenador y que sirve
para mandar correos electrnicos sin conexin.
Un paquete de aplicaciones para la productividad que
permite conectar personas, organizarse, compartir archivos
y colaborar en la nube.
Una aplicacin mvil de pago que solo est disponible en
Android porque es de Google.
Con cul de estos iconos se identifica Google Drive:

productividad
la productividad
2. DROPBOX, GUARDAR Y COMPARTIR

ARCHIVOS
Losservicios de almacenamiento en la nubehan
transformado
los
paradigmas
del
trabajo
colaborativo, convirtindose en herramientas de
productividad imprescindibles, al permitiracceder a
los archivos desde cualquier dispositivo
conectado.
Sin duda, uno de los mejores servicios de
almacenamientoonlineesDropbox, el servicio
multiplataforma que ha cambiado para siempre la forma de gestionar
archivos en la nube. Se trata de unespacio virtualdondeguardarfotos,
documentos, vdeos y otros archivos. Los archivos guardados en Dropbox se
mostrarn automticamente en todos los dispositivos que tengan la
aplicacin: ordenador, dispositivos mviles o desde el navegador. De este
modo, se puededisponer de los archivos en cualquier lugar.
Gracias a Dropbox, tambin es muy fcilcompartir archivos. Se
puedeinvitara otras personas a las carpetas guardadas en Dropbox, y as
pueden acceder a los archivos que se comparten dentro de ellas. Tambin
se puedenenviar enlacesa archivos, fotos y carpetas especficos que
estn en Dropbox. Todo esto lo convierte en una herramienta ideal para
proyectos en equipo.
Es til paraconservar archivossin temor a perderlos. Guardando archivos
enDropbox se puede tener la seguridad de conservarlos aunque se

estropee el ordenador, o se pierda una memoria usb o un dispositivo mvil.
Los archivos estn seguros en la nube y se puede acceder a ellos siempre,
incluso si se eliminan dentro de Dropbox, se puede deshacer esa
eliminacin.
Dropbox ofrece2 GB de espacio gratis,que son ampliables si se
recomienda el servicio a otroscontactos y estos se suscriben mediante un
enlace especial personalizado. Tambin es posible contratar una versin pro
con 100 GB de espacio, pagando una tarifa mensual. Existe tambin un plan
para empresas que cuentan con un mnimo de 5 usuarios, ofreciendo
espacio ilimitado previo pago de una tarifa mensual por cada usuario.
SABIAS QU...?
En el ao 2006, Drew Houston, graduado del MIT, cofund
Dropbox, cansado del uso de los USB. Crea que deba haber
una manera ms rpida, conveniente y segura de almacenar
datos y compartirlos. Hoy Dropbox est en la cspide de las
empresas tecnolgicas, compitiendo junto a los gigantes de la
tecnologa como IBM y Google.
RECUERDA
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
APPLE
1 Abre
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
en
dispositivo
la
plataforma
de
Apple Store.
dentro
2 Una
vez
busca la aplicacin
busca
que necesites.
aplicacin
3 Instala
dispositivo.
en
tu
tu
dentro
la
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad
2.1. ACCESO E INTERFAZ DE DROPBOX

Para acceder aDropboxhay quecrear una cuenta. Existen tres tipos de
cuenta:
1 Cuenta gratuita.
2 Cuenta pro.
3 Cuenta para empresa.
COSTE
DROPBOX
Gratis
DROPBOX PRO
Pago por mes o

por ao en
funcin del
espacio que se
quiera
DROPBOX
PARA
EMPRESAS
Pago
por
usuario/mes
(mnimo 5
usuarios)
100 GB
ALMACENAMIENTO
2 GB
200 GB
500 GB
Ilimitado
ACCESO
Registrarse
Comprar Pro
Contratar
Dropbox
para
empresas
En este curso se explicar nicamente el proceso de registro para acceder a

lacuenta gratuita de Dropbox. No obstante, se puede acceder al proceso
de contratacin de la cuenta Pro y para empresas en los enlaces facilitados
en la tabla.
Pararegistrarseen
Dropbox
hay
que
ir
a
webhttps://www.dropbox.comy hacer clic en 'Registrarse'.
la
direccin
Tras cumplimentar los campos que se solicitan y aceptar las condiciones de

Dropbox, se hace clic en 'Regstrate'. A continuacin se selecciona enplan
bsico de Dropbox.
Una vez seleccionado el plan bsico gratuito, se da la opcin dedescargar
e instalar el programa en el ordenador. Tras instalarlo, se podr tener
acceso directo aDropbox desde el propio ordenador, ya seaWindows, Mac
o Linux,a travs de unacarpeta en el disco duro. La carpeta de Dropbox
funciona igual que cualquier otra carpeta del ordenador, salvo que cualquier
archivo que se guarde en ella, se guarda tambin en el espacio web y en el
resto de dispositivos en los que se tenga Dropbox instalado, ya quese
sincronizaautomticamente. No es imprescindible instalar el programa en
el ordenador porque se puede utilizar el espacio de almacenamiento de
Dropbox desde la web, pero s es recomendable, ya que hace ms cmodo
el proceso de subida de archivos a travs de la sincronizacin. Igualmente,
es recomendable disponer de laaplicacinen losdispositivos mviles.
Una vez finalizado el registro se puedeaccederdesde la web de
Dropbox,https://www.dropbox.com.
La interfaz de la web contiene las siguientes funciones:
1 Archivos: todos los archivos y carpetas que se han subido a

Dropbox.
2 Fotos: todas las fotos que se han subido a Dropbox. Se muestran
como lbumes de fotos.
3 Compartiendo: muestra los archivos y carpetas compartidas.
4 Enlaces: todos los enlaces que se han compartido.
5 Actividad:muestran la lnea temporal de los cambios ocurridos
en Dropbox.
6 Comenzar: en los primeros pasos con Dropbox, aparece este
apartado para aprender a utilizarlo y conseguir ms espacio
gratuito.
7 Muestra los archivos, fotos, carpetas o enlaces compartidos y
actividad, segn se seleccione una opcin del men de la
izquierda.
8 Subir archivos a Dropbox.
9 Crear carpetas.
10 Compartir carpetas.
11 Mostrar archivos eliminados.
12 Buscar archivos en Dropbox.
13 Ampliar cuenta: contratar un plan Dropbox Pro o Dropbox para
empresas.
14 Notificaciones.
15 Cuenta de Dropbox: acceso a la informacin de la cuenta y a la
configuracin.

productividad
la productividad
2.2. USO PRODUCTIVO DE DROPBOX
PRESTA ATENCIN
Para sacar el mximo partido a Dropbox y darle un uso
productivo, es indispensable controlar las acciones bsicas del
servicio, como sonsubir archivos, crear carpetas, compartir
y sincronizarcon todos los dispositivos.
SUBIR ARCHIVOS
Desde la web:
Forma 1
1) Desde la web de Dropbox, una vez iniciada la sesin, se hace clic
en el icono 'Subir' situado en la parte superior derecha de la
pantalla.
2) Se selecciona el archivo que se desea subir y se carga

automticamente. Al finalizar la carga, se mostrar en los archivos de
Dropbox.
Forma 2
Seleccionar archivo y arrastrar hasta la web de Dropbox; una vez all,
soltar. Se sube automticamente, y una vez subido aparecer en el
listado de archivos.
Desde el ordenador:
Forma 1
Localizar los archivos que se quieren subir y arrastrarlos hasta la
carpeta Dropbox del ordenador. Se subirn automticamente.
Forma 2
Localizar el archivo que se quiere subir y hacer clic derecho sobre l.
Se abrirn las opciones, entre las que se seleccionar 'Mover a
Dropbox'.
CREAR CARPETAS
En la web de Dropbox se hace clic en el icono 'carpeta nueva' situado en la

parte superior derecha de la pantalla.
Se asigna un nombre a la carpeta. Una vez creada, aparecer en el listado

de archivos de Dropbox.
Desde el ordenador se puede crear una carpeta nueva del mismo modo que
se crean carpetas normales.

productividad
la productividad
2.3. COMPARTIR Y SINCRONIZAR

COMPARTIR
Existen dos mtodos para compartir archivos o carpetas de Dropbox con
otras personas:
Compartiendo enlaces: se puede crearun enlace a los archivos o las
carpetas de Dropbox para compartir rpidamente con otras personas,
incluso aunque no usen Dropbox. Para ello, en la web de Dropbox,
hay que seleccionar el archivo o carpeta que se quiere compartir y
hacer clic en el icono 'compartir enlace'. Posteriormente, se decide la
forma de compartir el enlace, que puede ser por correo electrnico, a
travs de las redes sociales (1), u obteniendo directamente el
enlace (2), que se copia y se pega donde se quiera.
Desde el ordenador tambin se pueden compartir enlaces a archivos o

carpeta. Para ello, hay que entrar en la carpeta Dropbox del equipo y hacer
clic derecho sobre el archivo o carpeta que se desea compartir,
seleccionando 'Compartir enlace a Dropbox'.
A travs de carpetas compartidas: se pueden crear carpetas
compartidascon otras personas para colaborar en los mismos archivos.
Los cambios en el contenido de las carpetas compartidas se
sincronizan con los dems miembros casi al instante.Cualquier
miembro de la carpeta puede aadir, eliminar o modificar archivos
dentro de la carpeta compartida. Para crear una carpeta compartida, en
la web de Dropbox, se hace clic en el icono 'Compartir una carpeta'
situado en la parte superior derecha de la pantalla. Posteriormente, se
indica si se va a crear una carpeta nueva o si se va a compartir un
carpeta ya existente en Dropbox.

En el caso de crear la carpeta compartida nueva, habr que indicar el
nombre de esta nueva carpeta y, despus, escribir el correo electrnico de
las personas con las que se va a compartir para que se enven las
invitaciones a la nueva carpeta.
Si se va a compartir una carpeta ya existente, tras hacer clic en el icono

'compartir carpeta' y seleccionar 'me gustara compartir una carpeta
existente', se elegir la carpeta que se desea compartir y, posteriormente, se
indicarn las direcciones de correo electrnico de las personas con las que
se va a compartir.
Las carpetas compartidas se distinguen de las no compartidas por el icono

que utilizan y por su descripcin:
Desde el ordenador, en la carpeta Dropbox se puede compartir una carpeta

haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando 'Compartir esta carpeta'.
Hay que tener en cuenta que:

No es posible compartir una carpeta que est dentro de otra carpeta
compartida. La aplicacin da opcin de compartir la carpeta de nivel
superior.
Solo elpropietariode una carpeta compartida puedeexpulsar a otros
usuarios.
A diferencia de Google Drive, si dos personas abren y editan un mismo
archivo en una carpeta compartida al mismo tiempo, Dropbox guardar
ambas versiones del archivo como archivos diferentes.
SINCRONIZAR
Una de las mayores ventajas de Dropbox es la de poder disponer de los
archivos en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Como se ha mostrado, existe versin web de Dropbox y versin de escritorio
para el ordenador, y ambas estn conectadas entre s, sincronizndose
automticamente. La versin de escritorio permite poder trabajar sin
conexin: los archivos que se guarden en la carpeta Dropbox del ordenador
y las carpetas que se creen se sincronizarn con la web en cuando el
equipo se conecte a internet.
Pero para que la experiencia sea lo ms productiva posible, es aconsejable
disponer tambin de la aplicacin en los dispositivos mviles (Android,
iOS y Blackberry). Los archivos estarn sincronizados en todos los
dispositivos, lo que dar mucha movilidad al usuario, que no tendr que
estar pendiente de llevar un dispositivo concreto para poder acceder a los
archivos que necesite, sino que all donde vaya podr acceder a ellos.

productividad
la productividad
2.4. DROPBOX VS. GOOGLE DRIVE

La siguiente infografa presenta una comparativa entre los dos servicios de
almacenamiento en la nube vistos en este curso: Dropbox y Google Drive.
Las caractersticas de ambos servicios son similares, lo que puede hacer
difcil tener que decidirse por uno. La comparacin se establece en base a
los aspectos de cantidad de almacenamiento en las versiones gratuitas,
tipos de planes, versiones para el escritorio del ordenador, aplicaciones
para dispositivos mviles, gestor web y funciones de ambas.

productividad
la productividad
AUTOEVALUACIN
Preguntas
Se puede compartir archivos en Dropbox
Slo con usuarios de Dropbox.
Slo a travs de una carpeta compartida.
A travs de enlaces y a travs de carpetas compartidas.
El espacio
Dropbox
de
almacenamiento
Es de 15 GB.
Es de 2 GB.
Es mayor que el de Google Drive.
gratuito
que ofrece

productividad
la productividad
3. FEEDLY: ORGANIZAR, LEER Y

COMPARTIR EL CONTENIDO DE TUS SITIOS
FAVORITOS
Si gestionar el correo
las actividades que
llegar a consumir en
la lectura de informacin es, sin duda, la otra gran
tiempo.
electrnico es una de
ms tiempo puede
la jornada de trabajo,
tarea consumidora de
Vivir rodeados de informacin abundante tiene sus ventajas, pero hay que
aprender a gestionarla para no sufrir los sntomas de la infoxicacin. Los
trabajadores del conocimiento, a diario tienen que leer, filtrar y digerir
cantidades ingentes de informacin en internet. En trminos productivos,
es fundamental desechar lo irrelevante para centrarse en lo importante, y as
lograr los objetivos deseados. Laeliminacin de informacinintrascendente
va a depender en gran medida del criterio personal y lainteriorizacin de los
hbitos productivos, pero la nube ofrece algunas aplicaciones que
pueden servir de aliadas en este cometido, como es el caso de Feedly.
Feedlyes una buena aplicacin para organizar, leer y compartir el
contenido de sitios web de inters. Con Feedly se puede organizar el
contenido de los blogs favoritos, sitios de noticias, podcasts y canales
de YouTube, y acceder a ellos en un solo lugar. Al contener todo el
contenido de intersorganizado, el usuario ahorra tiempo, ya que no tiene
que acudir a revisar, una por una, todas las fuentes de noticias y RSS.
Los artculos, noticias y dems contenido agregado a Feedly, pueden

compartirse directamente en las redes sociales (Twitter, Facebook,
Google+, Pinterest o LinkedIn), pueden enviarse por correo electrnico, o
pueden guardarse en algunos de los servicios con los que se integra
Feedly, como por ejemplo,Evernote.
SABAS QUE...?
Se puede acceder al contenido de Feedlydesde el navegador
o desde los dispositivos mviles, a travs de su aplicacin;
de este modo, es posible leer la informacin en cualquier
momento, desde cualquier lugar, y con la seguridad de que los
dispositivos estnsiempre sincronizados.
PRESTA ATENCIN
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
APPLE
1 Abre
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
dentro
en
tu
dispositivo
la
plataforma
de
Apple Store.
2 Una
vez
dentro
busca la aplicacin
busca
que necesites.
aplicacin
3 Instala
dispositivo.
en
tu
la
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad
3.1. QU ES RSS?
En este vdeo se explica de un modo sencillo qu es y para qu sirven las
RSS y cmo gestionarlas con un lector de feeds:

productividad
la productividad
3.2. ACCESO A FEEDLY

Por el momento, Feedly est disponible en ingls, pero su diseo sencillo e
intuitivo hace que sea fcil utilizarlo.
ACCESO
Para acceder a Feedly, hay que entrar en la direccin
webhttps://feedly.come iniciar sesin (Login). Feedly da varias opciones
para el inicio de sesin: a travs de la cuenta Google, a travs de
Facebook, a travs de Twitter, a travs de Microsoft o a travs de
Evernote.
Sea cual sea el servicio de acceso que se elija, habr que dar permiso a la
aplicacin, por ejemplo, si se inicia sesin con la cuenta de Google:
Tras aceptar los permisos, las cuentas estn conectadas y el acceso a

Feedly se realizar a travs de la cuenta del servicio que se haya
seleccionado.
Existe una versin Pro, con opcin de pago mensual o anual. Para crear
una cuenta Pro, hay que entrar en la webhttps://feedly.com/#pro. En este
curso se ver nicamente la versin gratuita de Feedly.

productividad
la productividad
3.3. INTERFAZ DE FEEDLY

INTERFAZ DE FEEDLY
Una vez iniciada la sesin, la interfaz de Feedly muestra las siguientes
funciones:
1 Buscar feeds que se quieran aadir escribiendo la URL, el ttulo o

el tema.
2 Importar un archivo de feeds/RSS que ya se tenga de otro
servicio.
3 Explorar feeds por temticas.

4 Abrir el men: despliega la columna izquierda, donde aparecern
las categoras y los feeds a los que se suscribe, as como la
configuracin o el acceso a contratar la versin Pro.
1 Cuenta.
2 Actualizar a la versin Pro.
3 Acceso al historial de lectura, organizacin de los feeds, temas
para Feedly, preferencias (configuracin de Feedly), soporte de la
cuenta Pro, ayuda, comunidad de Feedly en Google Plus, acceso a
las aplicaciones mviles y cierre de sesin.

productividad
la productividad
3.4. USO PRODUCTIVO DE FEEDLY

3.4.1. Explorar y encontrar contenido nuevo
3.4.3. Lectura
3.4.2. Categoras
3.4.4. Etiquetas y compartir
AGREGAR CONTENIDO
Lo primero de todo es comenzar a agregar contenido en Feedly. Como se
ha visto en la interfaz, Feedly da tres opciones:
1 Agregar contenido buscando por URL, tema o nombre de la
pgina que se quiera agregar.
2 Importar un archivo de feeds que se pueda tener de otro servicio
de lectura de RSS.
3 Explorar contenido por temticas.
Al buscar en el cajn de bsqueda de Feedly, aparecen varios feeds de
inters:
Para suscribirse a uno, tan solo hay que hacer clic en el botn + feedly.
Se abrir la columna izquierda donde se indica la coleccin o categora en

la que se va a incluir el feed, y se hace clic en el botn 'Add'.
Una vez aadido el feed, aparecer en la columna de la izquierda, dentro de

su categora correspondiente. Al hacer clic sobre l, se abren las distintas
entradas para que puedan leerse.
Si se quiere aadir un feed de una web o blog que ya se conoce, se

escribir la direccin web (URL) o nombre del sitio en el buscador y, una vez
localizado, se hace clic en el botn +feedly.

productividad
la productividad

3.4.3. Lectura
3.4.2. Categoras
El buscador de Feedly permite localizar contenido nuevo buscando por

palabras clave. Tambin se ofrecen categoras para poder explorar nuevos
feeds y encontrar contenido de inters. Otra opcin es explorar las
etiquetas que aparecen en los feeds suscritos en busca de contenido
similar. Al hacer clic sobre una etiqueta de un feed, aparecen otros feeds
que han sido etiquetados del mismo modo.

Tras explorarlos, se pueden aadir a Feedly para recibir las actualizaciones.

productividad
la productividad

3.4.3. Lectura
3.4.2. Categoras
La lectura de blogs y noticias es una actividad muy habitual en el da a da,

y el volumen diario de entradas por leer o procesar suele ser muy grande.
Un lector de feeds, como Feedly, ayuda a gestionar las suscripciones a las
distintas fuentes RSS, aunque el simple hecho de utilizarlo no es garanta de
productividad. Para ello, se deben tener en cuenta algunas premisas de la
metodologaGTD y centrarse en cmo se procesa y cmo se lee la
informacin.
Para procesar feeds con eficacia, lo primero es categorizarlos. El uso de
categoras ayudar a organizar el contenido y centrar la atencin en aquel
que interese en cada momento.
La forma ms habitual de organizar el contenido es por temticas,
agrupando feeds con tema comn en una nica categora:
Aunque si se est suscrito a una cantidad enorme de feedso se reciben

muchsimas entradas cada da de los feeds suscritos, y se dispone de muy
poco tiempo, quizs es conveniente utilizarla opcin de marcar los feeds
como imprescindibles. Para ello, hay que marcar la casilla 'Must read' al
aadir el feed:
Una vez creado el feed, aparecer dentro de la categora 'Must read'

creada por defecto en Feedly. Con la opcin 'Must read', los feeds
sealados como imprescindibles aparecen los primeros. Esto permite que
el tiempo que se dedique a leer feedsgarantice leer la informacin
importante antes que la que se considera menos relevante.

productividad
la productividad

3.4.3. Lectura
3.4.2. Categoras
Al entrar en Feedly para hacer un repaso de los feeds, la pantalla muestra

las entradas del da en los diferentes blogs y webs,ordenadas por
categora (1). En la parte superior derecha se pueden marcar las entradas
como ledas, se puede actualizar el contenido recibido para comprobar si
hay nuevo, y se puede configurar el modo de presentacin de las entradas
con tres opciones: solo ttulo, revista o postal (2). Tambin se puede buscar
o explorar contenido desde esta pantalla para posteriormente aadirlo a
Feedly.

Para leer feeds con entradas de fechas distintas al da actual, hay que
seleccionarlos en la columna izquierda, que muestra aquellos que tienen
entradas pendientes de leer. Una vez seleccionado el feed, se puede ver
las entradas que contiene:
En la parte de arriba aparece el ttulo del feed seleccionado (1) y justo

debajo se puede ver informacin sobre el mismo, as como el nmero de
artculos sin leer (2), el nmero de lectores suscritos al feed (3), lo que
ayuda a conocer la popularidad del sitio; y las etiquetas asociadas a ese
sitio con enlace a otros sitios que contienen la misma etiqueta (4). Las
entradas se muestran ordenadas por fecha (5) y segn el modo de
presentacin que se haya elegido, marcando en un tono ms claro aquellas
entradas que ya estn ledas (6). En la parte superior derecha se puede
marcar el feed como ledo, actualizar el feed para comprobar si hay nuevas
entradas y configurar el modo de presentacin de ese feed en concreto.

Los feeds aadidos se pueden dar de baja en cualquier momento, y
tambin se puede editar la suscripcin para, por ejemplo, cambiar de
categora o indicar que es un feed imprescindible.
Al abrir una entrada, aparecer el ttulo de la misma en la parte superior

con enlace al artculo en la web (1); justo debajo, se puede leer informacin
sobre esa entrada, como la popularidad de la misma (2), el nombre del blog
o web del que procede con enlace al sitio (3), cundo se public (4), y
tambin da opcin de conservar la entrada como no leda (5), ocultarla (6), o
acceder a una vista preliminar de la entrada en su web en una ventana
emergente (7). Feedly da la opcin de realizar distintas acciones con las
entradas que se leen, algunas de ellas gracias a la conexin con servicios
diversos: guardar entrada para ms tarde, guardar en Evernote, enviar a
Readability, guardar en OneNote, aadir a Instapaper, aadir a Pocket,
aadir una etiqueta, enviar por correo electrnico o enviar a las redes
sociales (8). El artculo se puede leer ntegramente en Feedly (9), y una vez
ledo se cierra la entrada en el icono de la parte superior derecha (10).

En la parte inferior del artculo se da la opcin de ir directamente a la pgina
web del artculo:
Adems de las funciones sealadas, hay una serie de acciones que se

pueden realizar sobre una parte del contenido textual de los artculos.
Seleccionando texto de la entrada, se abre un men contextual que permite
tuitear el texto seleccionado con enlace al artculo, guardarlo en Evernote,
buscar en Feedly o en Google:

productividad
la productividad

3.4.3. Lectura
3.4.2. Categoras
ETIQUETAS
A travs de etiquetas es posible organizar el contenido que se lee e
interesa conservar. En cada artculo se da la opcin de aadir etiquetas (+
Tag). Esto puede ser de ayuda para guardar el contenido de inters y volver
a acceder al mismo cuando se desee. Las etiquetas aadidas aparecen en
la columna de la izquierda, bajo las categoras y feeds.
Aunque lo ms comn es etiquetar por temas, una forma productiva de

aprovechar esta funcin es etiquetar el contenido que interese con tags que
indican acciones, por ejemplo: 'Referencias para escribir en el blog', 'Para

aadir a una red social', etctera. As se podr acceder al contenido para
actuar sobre el mismo en otro momento.
COMPARTIR
Feedly se conecta con diversos servicios y redes sociales para poder
compartir el contenido que se lee de forma fcil y cmoda. Desde el propio
artculo que se est leyendo se puede publicar en las distintas redes
sociales o enviar por correo electrnico.

productividad
la productividad
AUTOEVALUACIN
Preguntas
Feedly es
Una aplicacin para leer correos electrnicos.
Una aplicacin que permite agregar y organizarfeedspara
leerlos en un mismo lugar.
Un lector defeedsque enva artculos por SMS.

Feedly permite descubrir contenido, agregar contenido,
organizarlo, leerlo y compartirlo.
Feedly permite agregar contenido, organizarlo y leerlo, pero
no compartirlo ni descubrir nuevo.
Feedly permite descubrir contenido, agregarlo, organizarlo,
leerlo y, si se pasa a Pro, tambin compartirlo.

productividad
la productividad
3.5. FEEDLY APP

AunqueFeedlynaci en 2008, bajo el nombre de Feeddo, no fue
hastamarzo de 2013que alcanz la fama mundial. Tras el anuncio
delcierre de Google Reader, el servicio por excelencia para la lectura de
RSS, Feedly se catapult, situndose como la aplicacin preferida para
llenar el vaco del lector de Feeds de Google.
Aprovechando el grandsimo xito cosechado, los fundadores decidieron
lanzar al poco tiempo lasaplicaciones para dispositivos iOS y Android.
El caso de Feedly es sorprendente, ya que antes del anuncio por parte de
Google del cierre de Reader,tena cuatro millones de usuarios. Pero ante la
sorpresa y decepcin generalizada entre los usuarios de Google
Reader,Feedly vio una oportunidad para lanzarse y promocionarse. Los
resultados fueron casi instantneos:500.000 nuevos usuarios en los dos
primeros das,y tan solo unos meses ms tardela cifra alcanzaba los 7
millonesde usuarios.
Utilizar Feedly en losdispositivos mvileses una opcin que otorga
mucha libertad a los usuarios, ya que pueden leer la informacin en
cualquier momento, estn donde estn, entrando en la aplicacin a travs
de su telfono o tableta. La aplicacin mvil se sincroniza con la web de
Feedly, de este modo, por ejemplo, las entradas que se lean en el
dispositivo mvil, aparecern como ledas en la web y viceversa. Feedly est
disponible para dispositivosiOSyAndroid.
ACTIVIDAD
Inicia sesin en la web de Feedly:https://feedly.com
Una vez iniciada la sesin, haz lo siguiente:
Elige un artculo de ese feed y etiqutalo como 'Curso de
Aplicaciones en la Nube para la Productividad' haz una captura
de pantalla de la columna izquierda de Feedly y sbela a la
tarea "Actividad 5: Feedly App" en la plataforma del campus
virtual.

productividad
la productividad
4. ANOTACIONES EN LA NUBE
Al tratar el tema de la productividad, se ha visto que memorizar todos los
datos y tareas por hacer no es un buen sistema, ya que es muy fcil olvidar
la informacin. Por tanto, el gesto de tomar notas debe formar parte
esencial del flujo de trabajo diario. Apenas se repara en esta accin, pero
saber escribir cosas, conseguir anotaciones organizadas y actuar siguiendo
estas notas es un aspecto que puede facilitar la productividad, ya que
supone desarrollar de manera ptima la fase de recopilacin del mtodo
GTD.
La toma de notas ayuda a organizarse mejor, a recordar informacin y,
adems, aumenta la concentracin y comprensin del tema sobre el que
se anota, permitiendofocalizarse en l.
La revisin de notas es una parte esencial para trabajar de forma
productiva; no sirve de nada tomar notas si luego no se procesan y se
deciden acciones sobre ellas.
En la actualidad, adems de tomar notas en papel, es posible tomar
anotaciones aprovechando la gran diversidad de aplicaciones existentes
para este fin. Contar con unaherramienta de anotaciones en la
nubepermite acceder a estas notas desde cualquier lugar y no perderlas, lo
que supone una ventaja respecto al papel. Por otra parte, lasnotas
digitalesya no tienen por qu ser solo texto, tambin pueden ser archivos
de audio, imgenes o contener enlaces.

El mercado de aplicaciones para tomar notas es inmenso; hay
aplicaciones para dispositivos mviles, para la web, aplicaciones
de escritorio, extensiones para el navegador, etctera. Lo ideal
es elegiraplicaciones sencillas, que permitan tomar notas de
distinto tipo de formafcil, que se puedanorganizar,y que se
puedan utilizar endistintos dispositivossin problemas de
sincronizacin. Tres de estas aplicaciones son:
Evernote
Skitch
Google Keep

productividad
la productividad
4.1. CLAVES PARA TOMAR NOTAS
PRESTA ATENCIN
Tomar notas es algo habitual y, precisamente por eso, no se
suele reflexionar sobre la forma en que se toman. Es esencial
para hacer una buenarecopilacin de informacin, tomando
notas que sean realmente tiles y sirvan tanto pararecordar
informacincomo paraorganizar ideasytransformarlas en
acciones.
La infografa muestra algunas claves para que la toma de notas sea un

proceso efectivo:
1 Elegir soporte: soporte papel o soporte digital. Ambos tienen sus
ventajas y sus inconvenientes; depender de las preferencias
personales y de la situacin en la que se est. Debe valorarse qu
soporte es mejor utilizar para cada situacin concreta.
2 Seleccionar, sintetizar, anotar: notas breves, que sintetizan ideas
que se escuchan, se hablan, se ven o se leen.

3 Usar un sistema de smbolos: establecer una clave de smbolos
que signifiquen acciones concretas es un buen modo de abreviar y
tomar las notas de un modo rpido.
4 Usar un sistema de cuadrante: tomar anotaciones por categoras
establecidas en un cuadrante; en funcin de lo que sea, cada nota
ir en su espacio del cuadrante correspondiente.
5 Revisar las notas: procesar y decidir qu son (mtodo GTD).
6 Transformar las notas en acciones: organizar esas notas,
concretar la accin que requieren y establecer cundo se tienen
que llevar a cabo.

productividad
la productividad
4.2. EVERNOTE: RECURDALO TODO

4.2.1. Acceso a Evernote
4.2.2. Interfaz de Evernote web
4.2.3. Uso productivo de Evernote: Las notas

4.2.4. Uso productivo de Evernote: Organizacin de notas
4.2.5. Uso productivo de Evernote: Compartir
4.2.6. Uso productivo de Evernote: Recordatorios, listas de tareas y
notificaciones
4.2.7. Evernote en el contexto educativo
CONCEPTO
Evernotees una aplicacin cuyo objetivo es laorganizacin de
informacinmediante la creacin denotasy suarchivado,
hacindolasaccesibles en cualquier dispositivo. Su lema es
"recurdalo todo".
Algunas de sus funciones son:
Crear notas de texto, audio, voz e imgenes.

Organizar notas por libretas y etiquetas.
Realizar bsquedas para acceder rpidamente a la informacin,
incluso dentro de imgenes, notas manuscritas y documentos.
Enviar notas por correo electrnico o compartir en las redes sociales.
Posibilidad de crear y sincronizar las notas en todos los dispositivos.
Compartir libretas y notas para trabajos colaborativos.
Conectar Evernote con otras aplicaciones y dispositivos.
Crear notas con capturas de web con un solo clic que incluyen todos
sus contenidos, enlaces, imgenes, etctera.
Incorporar archivos a las notas arrastrando desde el escritorio o el
proceso contrario.
Combinar notas de contenido similar.
El siguiente vdeo hace una breve introduccin a Evernote:
RECUERDA
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
APPLE
1 Abre
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
en
dispositivo
la
plataforma
de
Apple Store.
dentro
2 Una
vez
busca la aplicacin
busca
que necesites.
aplicacin
3 Instala
dispositivo.
en
tu
tu
dentro
la
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad


notificaciones
Hay tres tipos de cuentaEvernote:
EVERNOTE
EVERNOTE
PREMIUM
EVERNOTE
BUSINESS
Coste
Gratis
Pago mensual
Pago
mensual
Almacenamiento
60 MB al mes
1 GB al mes
4 GB al
mes
Crear una
Contratar
una
cuentaEvernote
Contratar
el servicio
Acceso
cuentaEvernote.
Premium.
Evernote
Business.
En este curso se mostrar el funcionamiento de la versin gratuita de

Evernote; no obstante, se puede acceder al resto de versiones en los
enlaces de la tabla.
Lo primero de todo es crear la cuenta. Accediendo a la web de Evernote se
puede iniciar el sencillo proceso:
Se indicar una cuenta de correo electrnico y una contrasea para el

registro:

Una vez creada la cuenta, ya se puede comenzar a utilizar. Se puede usar
Evernote de tres formas:
Desde laweb:https://evernote.com/
Desde
elprogramapara
elordenador(Mac
Windows):http://evernote.com/intl/es/download/
Desde
laaplicacinparadispositivos
mviles:(http://evernote.com/intl/es/products/)
RECUERDA
La experiencia es mucho ms completa si se accede de las tres
formas, conectando y sincronizando los dispositivos.

productividad
la productividad


notificaciones
Lainterfazde Evernotewebpresenta las siguientesfunciones:
1 Barra lateral: ofrece muchas formas de explorar los contenidos de

Evernote.
2 Lista de notas: muestra todas las notas de Evernote. De forma
predeterminada, las notas actualizadas ms recientemente se
muestran primero. Tambin se muestran aqu los resultados de las
bsquedas.
3 Editor de notas: es el lugar donde se ve y se edita la nota
seleccionada en la lista de notas. De forma predeterminada, la nota
actualizada ms recientemente se mostrar cada vez que se inicie
Evernote.
4 Buscar: busca palabras clave, etiquetas y ms en todas las notas
de Evernote. Tambin permite buscar texto escrito con el
ordenador y a mano dentro de imgenes.
5 BotnNueva nota: para crear una nueva nota en blanco en la
libreta en la que se est.
6 MenInformacin de la cuenta: configuracin de la cuenta, cierre
de sesin y otras funciones tiles.

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la productividad


notificaciones
CONCEPTO
Lasnotasson elementos almacenados en Evernote.
CREAR NOTAS
Para crear una nota se hace clic en el botn 'Nueva nota'. La nota se crear
en la libreta que se tenga seleccionada. Para colocarla en otra libreta
diferente, hay que hacer clic en la pestaa desplegable que hay bajo el ttulo
de la nota y seleccionar la ubicacin que se desee.
Se hace clic enListo y la nota creada se sincronizar en la cuenta de

Evernote, mostrndose disponible inmediatamente en cualquier dispositivo
donde se disponga de Evernote.
EDITAR NOTAS
Para editar una nota, basta con seleccionarla de la lista de notas y hacer
clic sobre ella en la ventana de edicin. Tambin haciendo clic derecho
sobre la nota y seleccionando 'editar'.
El editor de notas funciona como un editor de texto normal y muestra
distintas opciones en la barra de men:
Se pueden aadir archivos adjuntos a la nota: diversos tipos de archivos,

imgenes y audio. Para aadir un adjunto, se abre la nota en el Editor de
notas y se hace clic sobre la nota para editar. Hay que pulsar en el icono de
adjuntar:
Se abre una ventana en la que se seleccionar el archivo que se quiere

adjuntar y se hace clic en 'Adjuntar':
El archivo se adjuntar a la nota y se cargar en la cuenta de Evernote.

Se pueden eliminar notas en cualquier momento pulsando en el icono de
borrar situado en la barra del editor de notas, o haciendo clic derecho sobre
la nota que se quiera eliminar y seleccionando 'borrar'. Se abrir una
ventana para confirmar si se desea borrar la nota y se pulsa en 'borrar'.
Las notas se pueden localizar fcilmente con el buscador, que permite

buscartodo tipo de contenido de las notas, etiquetas y adjuntos.
Evernote tambin busca texto escrito y escritura a mano dentro de las
imgenes:

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la productividad


notificaciones
SABAS QUE...?
Evernote ofrece dos formas deorganizarlas notas: a travs
delibretasy a travs deetiquetas.
Libretas
Una libreta es un recipiente para las notas.
Las libretas son la forma ms fcil de organizar las notas de Evernote. Se

utilizan para separar las notas por categora, ubicacin u objetivo, por
ejemplo, 'Notas de trabajo', 'Notas personales', etctera.
Todas las cuentas de Evernote tienen una libreta predeterminada que se
establece automticamente cuando se crea la cuenta.
Para crear una nueva libreta, en la barra lateral, se hace clic en la pestaa
situada en 'Libretas' y se selecciona 'Nueva libreta':
Se abrir una ventana donde se indicar el nombre de la libreta y se har

clic en 'Guardar':
Una vez creada, se pueden aadir notas inmediatamente; para ello, basta
con arrastrar y soltar la nota desde la lista de notas hasta la libreta nueva en
la barra lateral.
Las libretas se pueden eliminar en cualquier momento, pero es importante
tener en cuenta que si se borra una libreta, se borran tambin todas las
notas incluidas en ella.
Para eliminar una libreta, se selecciona en la barra lateral y se despliega la
pestaa que aparece al lado, haciendo clic en 'borrar'. Aparecer una
ventana para confirmar que se desea borrar la libreta:
Se puede crearpilas de libretas, es decir, libretas que contienen otras

libretas, agrupndolas en conjuntos. Las pilas de libretas se utilizan para
agrupar las libretas que tienen un tema general o una temtica similar. Por
ejemplo, la pila 'Apuntes del curso' que contiene las libretas 'Unidad 1',
'Unidad 2' y 'Unidad 3'.
Para crear una nueva pila de libretas, en la barra lateral, se arrastra una
libreta y se suelta en otra libreta. Aparecer la ventana 'Crear una nueva
pila'. Se introduce el nombre y se hace clic enGuardar.
Una vez creada la pila de libretas, basta con arrastrar y soltar cualquier
libreta hasta la pila para poder agregarla.
Las pilas de libretas se pueden eliminar en cualquier momento, pero a

diferencia de las libretas, si se elimina una pila de libretas, no se eliminar
ninguna nota ni libreta que estuvieran contenidas en esa pila. Para eliminar
una pila de libretas, se abre la pestaa situada junto a la pila (en la barra
lateral) y se selecciona 'borrar'.
ETIQUETAS
Las etiquetas son una forma opcional de asociar palabras clave a las
notas, haciendo que sean ms fciles de localizar y mejorando su
organizacin. Se pueden aadir varias etiquetas al momento de crear una
nota o posteriormente. Las etiquetas se usan con frecuencia para asociar las
notas con categoras, recuerdos o ubicaciones.
Las etiquetas que se crean aparecen listadas enla barra lateral. Para
aadir una etiqueta a una nota, se abre la nota en el editor y se hace clic
sobre ella para editar. Bajo el ttulo de la nota aparece un espacio para
aadir las etiquetas que se deseen.
Para eliminar una etiqueta de una nota, se coloca el cursor sobre la

etiqueta que se desea eliminar y se hace clic en laXque aparece junto a la
etiqueta.

productividad
la productividad


notificaciones
SABAS QUE...?
Una de las funciones ms interesantes de Evernote es la
decompartircon otras personas y poder colaborar en
proyectos
conjuntos
desde
Evernote.
Se
pueden
compartirnotasy tambinlibretas.
COMPARTIR NOTAS
Se puede compartir cualquier nota mediante Evernote, as como a travs

de correo electrnico, redes sociales y en la web, incluso con personas
que no utilizanEvernote.
Para compartir una nota, se abre la nota en el editor y se hace clic en el
icono 'compartir', eligiendo dnde:
Se puede compartir en Facebook, Twitter, Linkedin, por correo

electrnico o a travs de enlace pblico.
Los enlaces pblicos se pueden desactivar. Para ello, hay que hacer clic
de nuevo en el icono 'compartir', seleccionar 'enlace' y hacer clic en 'detener
uso compartido'.
COMPARTIR LIBRETAS
La opcin libretas compartidas permite compartir libretas y las notas
contenidas en libretas con cualquier persona, sean o no usuarios de
Evernote. Es una excelente opcin para trabajar en grupos de forma
colaborativa.
Para convertir una libreta en una libreta compartida, se selecciona la libreta
en la barra lateral, y se despliega la pestaa que aparece al lado,
seleccionando 'compartir libreta':

Se abre una ventana en la que hay que elegir si se quiere compartir con
personas concretas, o se quiere crear un enlace pblico a la libreta:
Si se desea compartir con personas concretas, hay que invitarlas por

correo electrnico. Tambin hay que indicar el tipo de permiso que
tendrn en el la libreta (ver notas, ver notas y actividad, modificar notas,
modificar e invitar a otros), y se puede habilitar la opcin de poder ver la
libreta sin necesidad de tener Evernote.

Las personas invitadas recibe un correo electrnico con un enlace que les
muestra las opciones para acceder a la libreta.
Si se desea crear un enlace pblico a la libreta, se selecciona la opcin

'crear un enlace pblico' y se hace clic en 'hecho'.
Las libretas compartidas aparecen distinguidas con un icono en la barra

lateral:

Se puede desactivar un enlace pblico en cualquier momento con solo hacer
clic en la opcinCompartirde la libreta y, luego, hacer clic en 'Borrar
enlace pblico', o haciendo clic derecho sobre la libreta compartida y
seleccionando 'modificar uso compartido'. Tambin se pueden eliminar
usuarios con los que se ha compartido la libreta, en la opcin 'modificar
uso compartido', haciendo clic sobre el aspa que aparece junto a la persona
que se desea eliminar.

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la productividad


notificaciones
Los recordatorios son una manera de seguir el rastro a las notas que
contienen informacin pendiente o que hay que traducir a tareas. Se puede
establecer un recordatorio en cualquier nota abrindola en el editor y
haciendo clic en el icono de Recordatorio.
Automticamente, el recordatorio aparecer en un cajn de recordatorios, en
la parte superior de la lista de notas, mostrndose como una lista de tareas

pendientes. Haciendo clic sobre l se puede editar el recordatorio, pulsando
el icono del reloj para aadir una notificacin. Las notificaciones
programadas se reciben por correo electrnico.
Los recordatorios se pueden marcar como hechos a medida que se

completan.
Una vez completada la tarea, se debe borrar de la lista de recordatorios.

Esto no elimina la nota original. Para eliminar el Recordatorio, simplemente
se hace clic en el icono del reloj y se selecciona 'borrar recordatorio'.

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la productividad


notificaciones
Evernote es una herramienta til para tomar notas, puede ayudar a ser ms
productivos en el trabajo, pero tambin puede ser de utilidad en otros
contextos como el educativo. En el vdeo se muestra un caso real en el que
un centro educativo decidi cambiar los cuadernos de papel por Evernote.
Vdeo en ingls con subttulos en espaol (si no aparecen los subttulos
automticamente, se pueden activar en la ventana de vdeo, pulsando el
icono de subttulos).
ACTIVIDAD
Inicia
sesin
en
la
Evernote:https://evernote.com/intl/es/(si
debers crearla).
no
web
de
tienes cuenta,
Una vez iniciada la sesin, haz lo siguiente:

Crea una libreta que se llame 'Curso Aplicaciones en la
Nube para la Productividad' y comparte la libreta a travs
de un enlace pblico con el resto de tus compaeros/as en
el tema "Actividad 5: tomar notas con Evernote" del foro de

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la productividad
4.3. SKITCH
4.3.1. Acceso a Skitch
4.3.2. Interfaz de Skitch
4.3.3. Uso productivo de Skitch: Crear notas y editar notas

4.3.4. Uso productivo de Skitch: Compartir notas
4.3.5. Ejemplos de uso de Skitch
Skitches una sencilla aplicacin desarrollada
porEvernotecon la que se puededibujar sobre una
imagen o incorporar flechas, smbolos y texto a
cualquier instantnea o captura de pantalla.
Por su fcil manejo y susmltiples posibilidades, se
convierte en el complemento perfecto de Evernote,
ofreciendo una completa integracin con esta aplicacin, que almacena las
imgenes editadas como notas para acceder a ellas desde cualquier
dispositivo.
Entre las posibilidades de Skitch, destacan el poderredimensionar y
recortarlas imgenes, hacertrazosde diferente color y grosor, aadir
flechas, yresaltar texto,e incluso incorporaranotacionesa partir de
smbolos, formas y texto.
Adems, desde Skitch se puede compartir fcilmente las notas en las redes
sociales. La aplicacin es completamente gratuita y puede utilizarse desde
el escritorio del ordenador y desde los dispositivos mviles.
El vdeo hace una breve introduccin a Skitch:
RECUERDA
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
APPLE
1 Abre
en
dispositivo
tu
la
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
plataforma
Apple Store.
dentro
2 Una
vez
busca la aplicacin
busca
que necesites.
aplicacin
3 Instala
dispositivo.
en
de
tu
dentro
la
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad
4.3. SKITCH

PRESTA ATENCIN
Para comenzar a utilizarSkitch,lo primero que hay que tener en
cuenta es que de esta aplicacinno existe versin web, por
tanto, es necesariodescargar e instalar la aplicacinpara el
escritorio de ordenador o la aplicacin mvil.
En la webhttp://evernote.com/intl/es/skitch/se puede seleccionar el

dispositivo o equipo en el que se va a utilizar y proceder a la descarga e
instalacin.

La aplicacin est disponible para los ordenadores Mac y Windows, y para
los dispositivos iOS y Android.
Una vez instalada la aplicacin, hay que iniciar sesin con la cuenta
Evernote (si no se dispone de cuenta, puede crearse desde ah):
Una vez creada la cuenta, ya es posible utilizar Skitch.

productividad
la productividad
4.3. SKITCH

Dado que no hay versin web de Skitch, a continuacin se presenta la
interfaz de la aplicacin en los odenadores Mac y Windows:
INTERFAZ EN MAC
1 Cuenta.
2 Pantalla de inicio.
3 Sincronizar con Evernote.
4 Vista de las notas tomadas con Skitch.

5 Crear nueva nota a travs de captura de pantalla (varias opciones),
sacar foto desde la webcam, subir imagen o archivo PDF o abrir
nota en blanco.
6 Buscar notas.
7 Compartir.
8 Eliminar notas.
9 Pantalla completa.
INTERFAZ EN WINDOWS
1 Barra de herramientas.
2 MenNueva nota.
3 Opciones del menGuardar nota.
4 Lienzo.

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la productividad
4.3. SKITCH

Para sacar el mximo partido a Skitch, hay que dominar una serie de
funciones principales que a continuacin se explican:
CREAR NOTAS
Con Skitch se puede capturar una imagen nueva, usar una imagen que ya
se tenga o empezar con la pizarra en blanco, y luego realizar
anotaciones sobre la imagen.Para comenzar, se hace clic en la pestaa
de 'Foto de pantalla' y se elige el tipo de nota que se desea: captura de
pantalla completa, foto de pantalla, instantnea de pantalla temporizada,
hacer foto con la webcam, abrir imagen o PDF (los PDF nicamente en
usuarios Evernote Premium), o nota en blanco.

Una vez se haya creado la imagen, aparecer en el lienzo de edicin y se
podr aadir sobre ella distintos elementos.
EDITAR NOTAS
En el lateral izquierdo del lienzo aparece la barra de edicin; desde ella
podemos aadir elementos y realizar acciones sobre la nota. Los
elementos y las acciones que se pueden aadir son de distinto tipo:
Flechas.
Texto.
Formas: rectngulos, rectngulos redondeados, valos y
lneas.
Resaltar o dibujar.
Sellos de distinto tipo para llamar la atencin sobre algn
aspecto de la imagen.
Pixelar.
Recortar.
Cambiar color de los elementos que se aaden.

Cambiar tamao de los elementos que se aaden.
GUARDAR NOTAS
Skitch automticamente almacenar la nota en Evernote dentro de la
libreta Skitch. Los cambios en la nota se sincronizan en Evernote
automticamente.
Otra opcin para guardar las notas es a travs de la pestaaArrastrar que
aparece en la parte inferior del lienzo:
Sirve para exportar rpidamente una copia de la nota de Skitch. Solo hay
que seleccionar un tipo de archivo del men desplegable que aparece junto
a la pestaa, y arrastrar la pestaa a cualquier lugar del ordenador.

productividad
la productividad
4.3. SKITCH

PRESTA ATENCIN
Con Skitch, el proceso para compartir es muy simple. Se puede
compartir una nota Skitch porcorreo electrnico,redes
sociales, a travs de URLo desdeEvernote.
Skitch para Windows no tiene opciones de uso compartido
incorporadas, pero como todas las notas se comparten
automticamente con Evernote, es fcil compartirlas desde all,
como se mostrar ms abajo.
MEN COMPARTIR (MAC)
Desde el lienzo de edicin de la nota, haciendo clic en el men

'Compartir', se elige la opcin que se desee:
BOTN COMPARTIR (MAC)

Para compartir una nota ya creada en Skitch, se selecciona desde la
pantalla de inicio y se hace clic en el botnCompartir,seleccionando la
opcin que se desee:
Correo electrnico.
Twitter.
Facebook.
Compartir y copiar URL de uso compartido.
Compartir, copiar y abrir URL de uso compartido en el navegador.
DESDE EVERNOTE
Las notas creadas en Skitch se guardan automticamente en la libreta
Skitch; desde ah se pueden compartir como notas normales de Evernote.
DETENER USO COMPARTIDO

Se puede detener el uso compartido en cualquier momento. Para ello,
desde Skitch se selecciona la imagen en la pantalla de inicio y se hace clic
en el botn 'compartir', seleccionando la opcin 'detener uso compartido' y
confirmando que se desea detener.
Si se ha compartido desde Evernote, deben seguirse los pasos para

detener el uso compartido, en la opcin compartir nota desde enlace.

productividad
la productividad
4.3. SKITCH

Como se hemos visto, Skitch ofrece funciones muy tiles para tomar notas
visuales de forma efectiva. A continuacin se muestran algunos ejemplos
prcticos de uso.
Hacer capturas de pantalla y sealar elementos en ella, por ejemplo,
para utilizarlas en tutoriales sobre uso de programas o aplicaciones:
Apoyar las explicaciones educativas con imgenes, por ejemplo, para

explicar una leccin:
Sealar lugares en un mapa o crear rutas, por ejemplo, cuando se va de

viaje:
Anotar las medidas de un espacio, por ejemplo, cuando se quiere hacer

una obra en casa:
Anotar medidas de un mueble, por ejemplo, cuando se va a una tienda

a comprar uno:
Pixelar informacin personal en imgenes que se van a publicar, por

ejemplo, en un anuncio de venta de coche:
Hacer comentarios en imgenes, por ejemplo, en la planificacin de

una boda:

productividad
la productividad
4.4. GOOGLE KEEP

4.4.1. Acceso e interfaz de Google Keep
4.4.2. Uso productivo de Google Keep
4.4.3. Google Keep vs. Evernote
CONCEPTO
Google Keepes unaaplicacindesarrollada porGoogleque
permite organizar la informacin personal a travs del archivo
denotas.Est disponiblepara los dispositivosAndroidy en
laweb.
La aplicacin permite registrar rpidamente notas de

texto, de imagen, de voz (solo en la app mvil),
aadir recordatorios, crear una lista de tareasy
localizar fcilmente todas las notas con su buscador.
Las notas creadas en Google Keep se sincronizan en
la web y en el telfono mvilpara tenerlas siempre
disponibles.
Fases del mtodo GTD en las que utilizarlo: Recopilar - Procesar Organizar - Revisar
ImgenesFuente
RECUERDA
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
APPLE
1 Abre
en
dispositivo
tu
la
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
plataforma
Apple Store.
dentro
2 Una
vez
busca la aplicacin
busca
que necesites.
aplicacin
3 Instala
dispositivo.
en
de
tu
dentro
la
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad
4.4. GOOGLE KEEP

PRESTA ATENCIN
Es necesario tenercuenta en Google para acceder a Google
Keep. Parainiciar sesin, se accede a travs de la
webhttps://keep.google.com/
Una vez iniciada la sesin, se puede comenzar a utilizar Google Keep. La

interfaz de la aplicacin web muestra las siguientes funciones:
1 Tabln de notas.
2 Buscar notas.
3 Vista del tabln de notas: por lista o por cuadrcula..
4 Crear nota nueva.
6 Usuario.

productividad
la productividad
4.4. GOOGLE KEEP

PRESTA ATENCIN
El uso de Google Keep es muy sencillo e intuitivo, como se ver
a continuacin. La funcin principal es la de crear notas de
distinto tipo; una vez creadas, es conveniente saber cmo
organizarlas y localizarlas.
CREAR NOTAS
Para crear una nota, se hace clic en el cajn 'Aadir nota' dentro del
tabln de notas:

Se despliega el cajn para poder editar el ttulo y el cuerpo de la nota:
La nota puede contener texto, imagen o ambas cosas. Tambin se pueden

aadir diversas opciones:
Aadir recordatorio, indicando fecha y ubicacin.
Cambiar el color de la nota.
Crear una lista de tareashaciendo clic en el icono de 'lista' de la nota y

ajustar las preferencias de la lista una vez creada.
Aadir imgenes y, una vez creada la nota,transcribir el textoque

hay dentro de ella, incluso si es manuscrito.
ORGANIZAR NOTAS
La organizacin de notas de Google Keep se puede ver en la columna
desplegable de la izquierda (se despliega haciendo clic en el icono de 'notas'
situado en la esquina superior izquierda).

Por defecto, aparecen tres categoras: notas (todas las notas),
recordatorios (notas a las que se les asign un recordatorio) y archivadas.
Tambin aparece la papelera, con las notas que se han eliminado
recientemente. Haciendo clic en alguna de las categoras se muestran las
notas de ese tipo.
Una forma fcil de organizar las notas es a travs de un sistema de color,
otorgando un color distinto para cada tipo de nota o tema. Esto servir de
ayuda visual para localizar a simple vista el tipo de nota que se busca.
Las notas se pueden cambiar de sitio dentro del tabln. Para ello, tan
solo hay que arrastrarlas hasta el lugar que se desee. De este modo, es
fcil agrupar notas por temticas, por ejemplo.
ENCONTRAR NOTAS
La funcin de bsqueda de Google Keep es una potente opcin para
localizar aquellas notas que se necesitan; basta con poner una palabra o
frase que aparezca en la nota, incluso en una imagen, ya que Google
Keep es capaz de rastrear el texto de las mismas.

productividad
la productividad
4.4. GOOGLE KEEP

Desde la aparicin de Google Keep en 2013, los expertos en aplicaciones lo

situaron como ungran competidor de Evernote. Ambos tienen como
funcin principal latoma de notas, como se ha visto; sin embargo, tienen
aspectos que los hace diferentes y que son oportunos conocer para tomar
una decisin sobre si usar uno u otro, o sobre cundo es mejor usar cada
uno.
La siguiente tabla establece unacomparacinentreGoogle Keep y
Evernote:
GOOGLE
KEEP
EVERNOTE
Versin Gratuita
PRECIO
Gratis
Versin Premium
Versin Business
Web,
Extensin de
Chrome,
Android
Web, Windows, Mac, iOS, Android,

Windows Phone, Blackberry
INTEGRACIN
Google Drive
Aplicaciones de
Evernote:Skitch,Penultimate,Evernote
Web Clipper,Evernote Food,Evernote
Clearly
SISTEMA DE
ORGANIZACIN
Categoras
predefinidas
(notas,
recordatorios,
archivadas),
sistema de
color,
agrupar
moviendo
notas en el
tablero
Libretas, pilas de libretas y etiquetas
TIPO DE INFORMACIN
Texto,
imagen,
audio
(Android),
lista de
tareas
Texto, enlaces, imgenes, audio,

archivos adjuntos, listas de tareas
COMPARTIR/COLABORAR
No
MODO SIN CONEXIN
En la
extensin
para Chrome
En la aplicacin para el escritorio del

ordenador
SINCRONIZACIN
Automtica
Automtica
RECORDATORIOS
PLATAFORMAS

productividad
la productividad
AUTOEVALUACIN
Preguntas
En Evernote se pueden crear notas que contengan distinto
tipo de informacin: texto, imagen, audio, hipertexto,
archivos adjuntos
En Skitch se pueden crear notas que contengan distinto
tipo de informacin: imagen, texto, audio.
En Google Keep se pueden crear notas que contengan
distinto tipo de informacin: texto, imgenes, audio, vdeo.
Las claves para tomar notas de forma productiva son

Escribirlas en soporte digital, seleccionar la informacin y
sintetizar ideas, usar smbolos, usar un cuadrante, revisar y
guardar en la nube.
Elegir el soporte, seleccionar la informacin y sintetizar

ideas, usar smbolos, usar un cuadrante, revisar y
transformar en acciones.
Elegir soporte, seleccionar informacin y explicar del modo
ms detallado posible, usar smbolos, usar un cuadrante,
revisar y desechar.

productividad
la productividad
5.2. WUNDERLIST
5.2.1. Acceso a Wunderlist
5.2.2. Interfaz de Wunderlist
5.2.3. Uso productivo de Wunderlist: Crear una lista

5.2.4. Atajos de teclado en Wunderlist
CONCEPTO
Wunderlistes unaaplicacin paracrear listas de tareas. Es
una forma sencilla deadministrar y compartirlistas de cosas
por hacer (to-do list).
Con Wunderlist se puede:

Planificar cosas:proporciona herramientas para poder conseguir los
objetivos.
Colaborar con otros: una funcin muy til para trabajar en proyectos de
grupo.
Acceder a las listas desde cualquier lugar: se sincroniza con todos
los dispositivos y equipos que tienen la aplicacin, para poder utilizarlo
desde cualquier sitio.

La aplicacin est disponible en la web, y para dispositivos mviles y
ordenadores, mostrando, en todos los casos, una interfaz muy visual,
sencilla e intuitiva.
RECUERDA
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
APPLE
1 Abre
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
en
dispositivo
la
plataforma
de
Apple Store.
dentro
2 Una
vez
busca la aplicacin
busca
que necesites.
aplicacin
3 Instala
dispositivo.
en
tu
tu
dentro
la
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad
5. LISTAS EN LA NUBE
Realizar listas de tareaslibera a la mentede la
tediosa tarea de retener tantos datos. Confiar en
la memoria para acordarse de las cosas que hay
que hacer puede ser poco efectivo, ya que es
muy fcil olvidarse de algo.
Por otro lado, ayuda aconseguir los objetivos,
permitiendo abordar las actividades y proyectos
entareaspequeas y concretas, abordables. No
hay que olvidar el grado decompromisoque se
genera cuando se organizan por escrito las cosas
que hay que hacer, facilitando centrarse en ellas; adems, el ir tachando
tareas de la lista genera un sentimiento positivo, de confianza, comprobando
quese es capazde conseguir los objetivos.
Como ya se ha visto anteriormente, las listas de tareas son, junto a los
calendarios y los archivos de notas y referencias, un elemento importante en
cualquier mtodo de productividad.
Al igual que existen calendarios digitales y aplicaciones para tomar y
organizar notas, tambin se pueden encontrar aplicaciones en la nube
para elaborar listas de tareas. El poder acceder a ellas desde cualquier
lugar, con cualquier dispositivo conectado a internet, hace que la fase de
organizacin y revisin sea muy efectiva, ya que se puede aprovechar
cualquier momento para anotar tareas por hacer, comprobar las tareas
pendientes y marcar aquellas que ya se han completado.
La lista est en el origen de la cultura. Es parte de la historia del arte

y de la literatura. Para qu queremos la cultura?: para hacer ms
comprensible el infinito. Tambin se quiere crear un orden, no
siempre, pero a menudo. Y cmo, en tanto seres humanos, nos
enfrentamos a lo infinito?, cmo se puede intentar comprender lo
incomprensible? A travs de las listas, a travs de catlogos, a travs
de colecciones en los museos y a travs de enciclopedias y
diccionarios. Hay cierto encanto en enumerar con cuntas mujeres se
acost Don Giovanni: fueron 2063, al menos segn el libretista de
Mozart, Lorenzo da Ponte. Tambin tenemos listas prcticas: la lista
de la compra, el testamento, el men... que son asimismo
adquisiciones culturales por propio derecho.

productividad
la productividad
5.1. HACER UNA LISTA DE TAREAS
PRESTA ATENCIN
A la hora de realizar una lista de tareas, tanto en digital como
en papel, es importante tener algunos aspectos en cuenta, que
pueden
ser
clave
pararealizar
las
cosas
pendientes,conseguir los objetivos propuestosy, en
consecuencia,mejorar la productividad.
En la infografa se muestran 7 claves a considerar cuando se concreten

tareas en una lista:
1 Limitar la lista a un tipo de tareas concretas, que tengan relacin.
2 Asignar una prioridad a cada tarea: si es importante, urgente, poco
urgente, poco importante, etctera.
3 Planificar el horario en el que se har cada tarea: sealando da y
hora de comienzo y de vencimiento.
4 Agrupar tareas por espacios en los que se van a realizar: por
ejemplo, en casa, en la oficina, en el gimnasio, en el ordenador,

etctera.
5 Enumerar de manera realista, solo las tareas que se pueden
realizar: no excederse en la cantidad de tareas a hacer, considerar
de forma realista el tiempo del que se dispone y cunto llevar
hacer cada tarea.
6 Tachar o borrar las tareas completas.
7 Comenzar una nueva lista.

productividad
la productividad
5.2. WUNDERLIST

Hay tres tipos de cuentaWunderlist:
Coste
Funciones
WUNDERLIST
WUNDERLIST
PRO
Gratis
Pago
mensual/anual
Pago mensual
(desde 5
miembros)
Bsicas
Completas,
ilimitadas
Completas,
especiales para
grupos de trabajo
Contratar
Acceso
Crear una
cuentaWunderlist
una
cuentaWunderlist
Pro
WUNDERLIST
PARA NEGOCIOS
Contratar el
servicioWunderlist
para Negocios
HAZLO T MISMO
En este curso se tratar nicamente laversin gratuita de
Wunderlist; no obstante, se proporcionan los enlaces para
acceder a las versiones Pro y Negocios en la tabla.
Para acceder a Wunderlist, hay queinscribirseen la direccin
webhttps://www.wunderlist.com/. El registro puede hacerse con
la cuenta deFacebook,la cuenta deGoogleo connombre,
correo electrnico y contrasea. Se elige una de las tres
opciones. Si se selecciona el registro a travs de Facebook o
Google, es necesarioaceptar los permisosde la aplicacin.
Una vez hecho el registro, ya se puede empezar a utilizar
Wunderlist.

productividad
la productividad
5.2. WUNDERLIST

Es posible realizar acciones de un modo rpido a travs de los atajos de
teclado. Es recomendable memorizarlos o tenerlos a mano para recordarlos.
Adems, Wunderlist permite personalizar los atajos indicando las
combinaciones de teclas que se desee para una accin. Para ello, hay que
abrir las preferencias (icono de 'configuracin') y ver la pestaa 'atajos'.
En esta tabla se muestran los atajos de teclado de Wunderlist:
ACCIN
ATAJO
Aadir nuevo elemento
CTRL + N
Aadir nueva lista
CTRL + L
Marcar elemento seleccionado como 'completado'
CTRL + D
Marcar elemento seleccionado como 'importante'
CTRL + S
Seleccionar todos los elementos
CTRL + A
Eliminar lista o elemento seleccionado
CTRL + BACKSPACE
Enfocar bsqueda
CTRL + F
Abrir preferencias
CTRL + P
Enviar lista por correo electrnico
CTRL + E
Mostrar centro de actividad
CTRL + SHIFT +A
Abrir bandeja de entrada
CTRL + I
Abrir la lista inteligente 'asignado a m'
CTRL + 1
Abrir la lista inteligente 'destacadas'
CTRL + 2
Abrir la lista inteligente 'hoy'
CTRL + 3
Abrir la lista inteligente 'semana'
CTRL + 4
Abrir la lista inteligente 'todos'
CTRL + 5
Abrir la lista inteligente 'terminadas'
CTRL + 6
Abrir la lista inteligente 'conversaciones'
CTRL + 7
Sincronizar

productividad
la productividad
5.2. WUNDERLIST

La interfaz de Wunderlist web presenta las siguientes funciones
principales:
1 Cuenta: sincronizar, ajustes, preferencia, y accesos a planes pro y

otros servicios de Wunderlist.
2 Notificaciones.
3 Buscar.
4 Bandeja de entrada.
5 Listas: creadas por defecto por la aplicacin. Aparecen 'privado',
'trabajo', 'de compras', 'pelculas para ver' y 'lista de deseos'.
6 Aadir lista nueva.
7 Borrar lista.
8 Configuracin.
9 Tabln de tareas: segn se seleccione una lista, aparecern las
tareas que pertenecen a esa lista.
10 Aadir una tarea nueva.
11 Invitar a la lista a otros usuarios, enviar tarea o lista por correo
electrnico, imprimir lista o tarea, ordenar tareas por orden
alfabtico y eliminar tarea.

productividad
la productividad
5.2. WUNDERLIST

Parte I: Crear tareas
Parte II: Colaborar con otros usuarios y sincronizar
PRESTA ATENCIN
Lasrutinas principalesen las que basa el uso de Wunderlist
son la creacin delistas, la creacin detareasy
lacolaboracincon otros usuarios. Dominar estas rutinas
supone hacer un uso efectivo de la aplicacin y, por extensin,
de las fases deorganizacinyrevisin.
Antes de comenzar la actividad en Wunderlist conviene revisar
laconfiguraciny laspreferencias,para que la aplicacin
funcione segn se desee. Por ejemplo, se puedecambiar el
idioma, ya que la aplicacin se muestra por defecto en ingls.
Para poner la aplicacin en espaol, hay que hacer clic en el
icono decuentae ir a lapestaa general(o desde el icono
deconfiguracin,en la parte inferior de la columna izquierda),

y posteriormente, en idioma, se selecciona espaol y se hace
clic en el botn 'hecho'.
CREAR UNA LISTA

Crear listas en Wunderlist es muy sencillo: tan solo hay que hacer clic en +
Aadir una lista, en la columna izquierda, bajo las listas. Se escribe el
nombre de la lista y se hace 'intro'.
La lista creada aparecer en la columna izquierda y se podr aadir tareas

en ella.
Se puede eliminar una lista seleccionndola en la columna izquierda y

haciendo clic en el icono 'borrar' que aparece en la parte inferior de esa
columna.
Una forma productiva de utilizar las listas es crear una para cada uno de
los contextos en los que tenemos que hacer cosas. As, por ejemplo, se
pueden crear las listas 'casa', 'oficina', 'recados', 'ordenador', 'telfono', 'con
mis amigos',etctera. De esta forma, ser posible filtrar y ver en el tabln
las tareas disponibles para hacer en cada contexto.

productividad
la productividad
5.2. WUNDERLIST

Con la misma facilidad que se crean las listas, se pueden crear las tareas. Tan solo
hay que seleccionar la lista en la que se quiere aadir la tarea y hacer clic en el cajn
'aadir un elemento', dentro del tabln de tareas.
Se escribe la tarea en el cajn y se hace 'intro'.

Tambin es posible crear tareas con voz, haciendo clic en el icono del
micrfonoy habilitando los permisos para acceder al micrfono del
ordenador. Una vez habilitado, se pulsa el icono de micrfono y se dicta la
tarea para que la aplicacin la transcriba.
Las tareas creadas se mostrarn en el tabln de tareas por orden de
creacin, aunque se pueden ordenar alfabticamente haciendo clic en el

icono correspondiente situado en la parte inferior del tabln de tareas.
Haciendo doble clic en una tarea, se abre una columna a la derecha con
opciones para editar esa tarea. Las opciones de edicin de la tarea son:
Marcar como hecha.
Marcar como destacada.
Calendarizar: establecer fecha de realizacin.
Aadir un recordatorio (con notificaciones emergentes, por correo
electrnico y en la propia aplicacin).
Aadir subtareas si se trata de una tarea compleja.
Hacer anotaciones.
Adjuntar archivos.
Aadir comentarios.

Para marcar/desmarcar las tareas como hechas, no es necesario editar
cada una de las tareas; basta con seleccionar la lista y hacer clic en el
recuadro que aparece en cada tarea, en el tabln. Las notas completadas
desaparecen de las pendientes y se colocan en la categora de tareas
hechas.

Para eliminar una tarea, basta con seleccionarla en el tabln y hacer clic en
el icono de 'borrar' situado en la parte inferior del tabln.
Se puede cambiar de lista las tareas; para ello, hay que arrastrar la tarea
que se desee cambiar desde el tabln hasta la lista en la que se quiere
ubicar.

productividad
la productividad
5.2. WUNDERLIST

COLABORAR CON OTROS USUARIOS

Una opcin muy interesante de Wunderlist es la de compartir listas e invitar
a otros usuarios a colaborar en las listas. Es muy til para trabajar en
equipo.
Para compartir listas, hay dos posibilidades: enviar lista o tarea por correo
electrnico o invitar a una lista.
Para enviar una lista o tarea por correo electrnico, hay que seleccionar la
lista o la tarea que se desee y hacer clic en el icono de 'correo electrnico'
situado en la parte inferior del tabln de tareas.
Para invitar a otros usuarios a una lista, se selecciona la lista que se desea
compartir y se hace clic en el icono 'compartir' situado en la parte inferior
del tabln. Se hace clic en 'invitar' y se escriben las direcciones de correo
de los usuarios con quien se desea compartir. Posteriormente, se hace clic
en el icono 'aadir'.
Desde la columna izquierda tambin se puede compartir una lista; basta con
pasar el cursor por encima de la lista que se desea compartir, y aparecer el
icono al lado.
Para dejar de compartiruna lista, se vuelve a seleccionar y de nuevo se
pulsa el icono 'compartir'. En la ventana de 'invitar gente' aparecen los
usuarios con los que se comparte la lista, y junto a cada usuario aparece
una Xque, al pulsar sobre ella, elimina al usuario.
SINCRONIZACIN
La sincronizacin de Wunderlist es automtica en todos los dispositivos en
los que se dispone de la aplicacin. Utilizar la aplicacin en todos los
dispositivos hace que la experiencia sea ms completa y efectiva, dado que
se puede acceder a las listas de tareas en cualquier momento. Wunderlist
puede utilizarse en dispositivosiOS y Android, ordenadoresMac
yWindows, y en la web.

productividad
la productividad
5.3. REMEMBER THE MILK

5.3.1. Interfaz de Remember The Milk
5.3.2. Uso productivo de Remember The Milk: Listas y tareas
5.3.3. Uso productivo de Remember The Milk: Compartir
CONCEPTO
Remember The Milk, oRTM, es un administrador
detareasdiarias basado en el mtodoGTD,que con una
sencilla interfaz permite acceder a las listas de tareas de forma
eficiente, desde cualquier lugar, a travs de lawebo a travs
de losdispositivos mviles.
La
aplicacin
destaca por su gran
cantidad
de
opciones,
tanto
para aadir tareas
como para editarlas,
aadir recordatorios
o compartirlas con
otras personas.
Se integra conotras aplicaciones, entre las
que destaca especialmenteGoogle Maps.Tambin se puede sincronizar
con calendarios, como el Calendario de Google o iCal (Mac).
RECUERDA
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
APPLE
1 Abre
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
en
dispositivo
la
plataforma
de
Apple Store.
dentro
2 Una
vez
busca la aplicacin
busca
que necesites.
aplicacin
3 Instala
dispositivo.
en
tu
tu
dentro
la
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad

La interfaz de la aplicacin web Remember The Milk presenta las siguientes
funciones:
1 Listas creadas: por defecto, aparecen 'Buzn de entrada',

'Personal', 'Study' ('Estudios'), 'Work' ('Trabajo'), 'Enviadas' y 'All
task' ('Todas las tareas'). Se pueden eliminar, editar, aadir otras.
2 Panel de tareas: muestra las tareas que hay en cada lista

seleccionada.
3 Agregar tarea nueva.
4 Acciones a realizar sobre las tareas seleccionadas.
5 Ordenar tareas.
6 Buscador de tareas.
7 Informacin de la lista seleccionada.
8 Compartir lista seleccionada con contactos de Remember The Milk
para colaborar.
9 Publicar lista: hacer pblica para que los contactos de Remember
The Milk puedan verla, o hacer pblica para todo el mundo, incluso
para que personas que no usan Remember The Milk puedan verla
(a travs de una URL pblica).
10 Cuenta.
11 Resumen de las tareas prximas y pasadas.
12 Vista de tareas (vista que aparece al iniciar sesin).
13 Ubicaciones de las tareas.
14 Contactos y grupos en Remember The Milk, y envo de
invitaciones a contactos para que se unan.
15 Preferencias.
16 Ayuda.
17 Cerrar sesin.
HAZLO T MISMO
ParaaccederaRemember The Milk,hay queregistrarseen su
web. El registro se puede hacer de manera rutinaria, mediante
losdatosde nombre, apellido, correo electrnico, usuario y
contrasea, o bien, a travs de una cuenta de Facebook, o una
de Google. Sise elige hacer el registro a travs
deFacebookoGoogle,hay queaceptar los permisosde
conexin, elegir nombre de usuario para la aplicacin y la
contrasea, yconfirmar el registro a travs del correoque
enva la aplicacin.

productividad
la productividad

Hay varias posibilidades para compartir listas y tareas en Remember The
Milk. A continuacin, se detallan las distintas opciones:
Listas: desde la pantalla principal, seleccionando la lista que se desea
compartir, aparece, en la columna derecha, la ficha de la lista con tres
pestaas; una de ellas contiene informacin sobre la lista, y las otras dos
ofrecen la posibilidad decompartirypublicarla lista.
Compartir:se pueden compartir listascon los contactos que se
tengan agregados en Remember The Milk. Al compartir una lista con
un contacto, se le est permitiendover la lista y editarla. Por tanto,
con esta opcin, la lista se convierte en unalista compartida. Es una
buena opcin para proyectos de grupo en el que varias personas tienen
tareas asignadas y crean tareas nuevas. Para compartir una lista, una
vez seleccionada, se hace clic en la pestaa'Compartir'que aparece
en la columna derecha, se marca la opcin decompartiry
seselecciona el contactoo los contactos con los que se va a
compartir. Es imprescindible que sean usuarios de la aplicacin y que
estn agregados mutuamente como contactos en Remember The Milk.
Publicar: las listas se pueden publicar, es la opcin ideal para que

otras personas puedanver la lista pero no puedan editarla. Una lista
se puedepublicar para los contactos de Remember The Milkque se
seleccionen, o se puede hacerpblica en la webpara que todo el
mundo, sea o no usuario de la aplicacin, pueda ver la lista a travs del
enlace que se genera.
Las opciones compartir y publicar se puedendeshaceren cualquier

momento, del mismo modo que se procedi para habilitar la opcin, pero
sealando 'no compartir' o 'no publiques'.
Tareas: las tareas, por separado, se puedenenviar y compartir.
Enviar: desde la pantalla principal, seleccionando una tarea, se va
aenviar a un contactoagregado a Remember The Milk, haciendo clic
en la pestaa desplegable 'Ms acciones' y seleccionando'enviar'.La
tarea desaparecer de la lista en la que se ubicaba y aparecer en la
lista de'enviadas'.Es una forma de asignar tareas a contactos dentro
de la aplicacin.
Compartir:utilizando el mismo procedimiento anterior, se

puedecompartir con un contactouna tarea seleccionada, dndole
permisos paraverla y editarla, ya que se convierte en unatarea
compartida. Se selecciona la tarea, se hace clic en la pestaa
desplegable 'Ms acciones' y se selecciona 'Compartir con'.

productividad
la productividad

PRESTA ATENCIN
Al igual que Wunderlist, la aplicacin de Remember The Milk
sirve para realizar una serie deaccionesprincipales en relacin
con lastareas,como son: lacreacin de listasde tareas,
lacreacin de tareas, lagestinde tareas y listas, as como
eluso compartidoy lacolaboracincon otros.
Antes de comenzar y descubrir cmo se realizan esas acciones
de manera efectiva, es importante hacer un repaso a
laspreferenciasde la aplicacin para que todo funcione al
gusto. Desde aqu, por ejemplo, se puedecambiar el idioma,
ya que por defecto aparece en ingls. Para poner la aplicacin
en
espaol,
se
hace
clic
en
la
opcin del
men'Preferencias',en la parte superior derecha de la
pantalla, y en la pestaa'General'se despliegan las opciones
deidiomay se seleccionaespaol.
LISTAS
En Remember The Milk se dan una serie de listas creadas por defecto.
Pueden utilizarse tal cual, editarse o eliminarse y, por supuesto, tambin se
pueden crear listas nuevas.
Para crear una lista nueva, hay que acudir a las preferencias (en el men,
en la parte superior derecha de la pantalla) y seleccionar la pestaa 'Listas'.
Se hace clic en el botn + Agregar Lista y se abre un cajn en el que hay

que indicar el nombre de la lista.
Se pulsa 'Intro' y se aadir la lista recin creada.

Desde este mismo sitio se pueden borrar listas que no se desean; para
ello, hay que seleccionar la lista que se quiere eliminar y desplegar la
pestaa 'Ms acciones' para elegir 'Borrar lista'.

Tambin se pueden editar las listas creadas para, por ejemplo, cambiar el
nombre. Se selecciona la lista que se desea modificar y en la columna
derecha aparece la ficha de esa lista. Al pasar el cursor por encima del
nombre, aparece el icono de 'renombrar'. Se pulsa y se cambia el nombre
de la lista.
Los cambios realizados pueden verse en la pantalla principal, haciendo clic

en la opcin del men 'Tareas' (parte superior izquierda de la pantalla).
TAREAS
El siguiente paso es el de anotar tareas en una lista. El proceso de
creacin de tareas en sencillo. Desde la pantalla principal se selecciona la
pestaa (lista) en la que se desea ubicar la tarea y se hace clic en el cajn
'Agregue una tarea nueva' para escribir la tarea que se quiere aadir. Tras
hacer 'Intro', se aadir la tarea a la lista.

Con las tareas creadas, se pueden realizar una serie de acciones sobre
ellas, como enviar, compartir, dar algn nivel de prioridado mover a otra
lista. Para ello, se selecciona la tarea sobre la que se quiere actuar y se
despliega la pestaa 'Ms acciones' para elegir la accin que se desee
ejecutar.
Es interesante aprender a aplicar prioridades a las tareas. En Remember
The Milk hay tres niveles de prioridad: nivel 1, nivel 2 y nivel 3. Es
sencillo aadir el nivel a una tarea a travs de los atajos de teclado. Solo
hay que seleccionar la tarea a la que se desea dar prioridad y pulsar en el
teclado 1, 2 o 3, dependiendo del nivel que se quiera. Las tareas con
prioridad se distinguen por colores.
A las tareas se les puede aadir distintos aspectos informativos para

concretar ms lo que hay que hacer. Seleccionando la tarea, en la ficha de
tarea situada en la columna derecha, se puede aadir una fecha de
vencimiento, indicar si es una tarea que se repite cada cierto tiempo, el
tiempo de duracin estimado para la tarea, aadir etiquetaso aadir una
ubicacin fsica (mapa). Haciendo clic en los iconos se puede editar cada
valor.
En la misma ficha (columna derecha), junto a la pestaa 'Tarea', aparece la
pestaa 'Notas'. Seleccionando esta pestaa se pueden aadir notas a la
tarea que se tenga seleccionada.
Para marcar tareas como completadas, hay que hacer clic en el recuadro
que aparece junto a ella. Y para borrar una tarea, se selecciona y se elige
la accin 'Borrar tareas', que aparece en la pestaa desplegable 'Ms
acciones'.

productividad
la productividad
5.4. WUNDERLIST VS. REMEMBER THE MILK
PRESTA ATENCIN
Como se ha mostrado, tantoWunderlistcomoRemember The
Milksirven paracrear y gestionar de forma eficaz las listas
de tareas. Pero, aunque su finalidad principal es la misma,
ofrecen algunasfunciones y caractersticas que las hacen
diferentesy que pueden ser determinantes a la hora de decidir
cul de las dos aplicaciones utilizar.
La tabla ofrece una comparativade ambas aplicaciones, tomando en

consideracin diversos aspectos bsicos que debe ofrecer las aplicaciones
en la nube que facilitan el trabajo productivo mediante la creacin de listas:
WUNDERLIST
Versin Gratuita
REMEMBER THE
MILK
Versin
Pro
(precio
pago
mensual/anual)
COSTE
Versin
para
Negocios (precio
mensual/desde
5 usuarios)
Versin Gratuita
Versin
Pro
(pago anual)
Listas
Listas
inteligentes
Listas
Listas
inteligentes
SISTEMA DE ORGANIZACIN
Tareas
Etiquetas
Ubicaciones
Prioridades
Tareas
Subtareas
TIPO DE INFORMACIN
Texto y archivos
adjuntos de
distinto tipo
Texto
PLATAFORMAS
Android, iOS,
Mac, Windows,
Web
Android, iOS,
Blackberry, Web
ESPAOL
COMPARTIR/COLABORAR
Una vez cada 24

horas
en
la
versin gratuita
SINCRONIZACIN
Automtica
Ilimitada en
versin Pro
la
INTEGRACIN CON OTROS

SERVICIOS
RECORDATORIOS/NOTIFICACIONES
MODO SIN CONEXIN
Desde la
extensin
Wunderlist for
Chrome
Desde la
Android
App

productividad
la productividad
AUTOEVALUACIN
Preguntas
Wunderlist sirve para
Crear listas de tareas, compartirlas y colaborar y acceder a
ellas desde cualquier lugar y dispositivo.
Crear notas, compartirlas y colaborar y acceder a ellas
desde cualquier lugar y dispositivo.
Crear listas de tareas, asignarlas a otros y guardar en
Evernote.

Wunderlist permite crear tareas a travs de voz.
Remember The Milk permite sincronizar automticamente
los dispositivos que tienen la aplicacin.
Remember The Milk permite adjuntar archivos a las tareas.

productividad
la productividad
6. TRELLO: ORGANIZAR Y COORDINAR

PROYECTOS
CONCEPTO
Trelloes una aplicacin colaborativa en la nube queorganiza
proyectos en tablones.Con un solo vistazo permite ver en qu
se est trabajando, qu est realizando el resto de miembros
del equipo y en qu parte del proceso se est.
Trello es una herramienta de utilidad

en el desarrollo de proyectos,se
basa en la metodologaKanban, una
metodologa desarrollada por Toyota
a principio de los aos 40,que ayuda
a determinar qu se va a producir en el momento.
En el vdeo se explica en qu consiste la metodologa Kanban; entender su
funcionamiento har ms fcil entender la organizacin de Trello:
RECUERDA
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
APPLE
1 Abre
la
plataforma
de
en
tu
dispositivo
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
Apple Store.
dentro
2 Una
vez
busca la aplicacin
busca
que necesites.
aplicacin
3 Instala
dispositivo.
en
tu
dentro
la
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad
6.1. ACCESO E INTERFAZ DE TRELLO
PRESTA ATENCIN
ParaaccederaTrello,hay queregistrarseen
la
webhttps://trello.com/. Se puedecrear la cuentacon nombre,
correo electrnico y contrasea, o a travs de la cuenta de
Google. En ste ltimo caso, habr que aceptar los permisos de
conexin de las cuentas.
Una vez hecho esto, ya se puede comenzar a usar. Trello tiene
una versingratuita, para usuarios individuales, y unaversin
Business Classpara empresas, y est disponible como
aplicacinweby
tambin
para
dispositivos
mvilesAndroidyiOS.
En este curso solo se trata la versin gratuita; no obstante, se
deja el enlace para lade pago.
La interfaz de Trello es muy sencilla y presenta las siguientes funciones:
1 Tableros.
2 Buscar.
3 Pgina de inicio de Trello.
4 Aadir: nuevo tablero o nueva organizacin.
5 Cuenta: acceso al perfil, la configuracin, la ayuda, etctera.
6 Notificaciones.

productividad
la productividad
6.2. USO PRODUCTIVO DE TRELLO
SABAS QUE...?
Trelloes untableroque est distribuido por columnas,
llamadaslistas. Cada lista se compone detarjetas, que
sontareasconcretasque necesiten ser procesadas de forma
independiente.
La dinmica del tablero esir avanzando las tarjetas a travs
de las listas(columnas) de progresin que se establezcan, por
ejemplo, 'Por hacer', 'Procesando' y 'Finalizado'.
TABLEROS
Un tablero es una coleccin de tarjetas ordenas en listas. Pueden
utilizarse para gestionar un proyecto u organizar algo. Para crear un
tablero, se hace clic en el botn +, en la parte superior de la pantalla, y se
selecciona 'New Board'. Se escribe el nombre del tablero y se hace clic en
'Create'.
Por defecto, aparecen tres columnas (listas) creadas que pueden

modificarse, cambiando el nombre, por ejemplo. Un tablero presenta los
siguientes elementos:
En la columna derecha, aparece el men del tablero con las distintas

acciones que se pueden realizar sobre el mismo.
Superpoderes: hacer una votacin, poner un calendario y dar efecto de
envejecimiento a las tarjetas que llevan mucho tiempo inactivas.

Sellos y emoticonos.
Filtro de tarjetas.
Elementos archivados.
Cambiar el color del
tablero.
fondo del
Generar un correo electrnico para

usar en el tablero.
Suscribirse al tablero.
Copiar tablero.
Compartir, imprimir y exportar.
Preferencias adicionales.
Cerrar tablero
Bajo el men de tablero, en la columna derecha, aparece una opcin para

agregar miembros al tablero. Los miembros se buscan por el nombre de
usuario que tienen en Trello o por correo electrnico.
Haciendo clic en la pestaa que aparece en una lista, se accede a las

opciones de lista con las distintas acciones que se pueden realizar: aadir
una tarjeta, copiar la lista, moverla, suscribirse a la lista (para mantenerse
informado del movimiento que hay en ella), mover todas las tarjetas a esta
lista, archivar todas las tarjetas en esta lista oarchivar lista..

Se pueden crear ms filas en el tablero, haciendo clic en el cajn 'Add a
list'.
TARJETAS
Para aadir una tarjeta en una lista, se hace clic dentro de la lista, en 'Add
a card', se escribe la tarea que es y se pueden indicar algunas opciones
como los miembros del equipo que estn en esa tarea, las etiquetas (por
colores), la posicin dentro de la lista o copiar tarjeta desde otra ya
existente. Se hace clic en 'Add'. Una vez creada la tarjeta, se puede editar
para aadir ms detalles, haciendo clic sobre ella.

Se puede aadir una descripcin de la tarea, escribir un comentario,
aadir miembros a la tarea, poner etiquetas, poner una lista de
verificacin de tareas (checklist), cambiar la fecha, aadir archivos
adjuntos, mover tarjeta, copiar, suscribirse a la tarjeta o archivarla.

productividad
la productividad
AUTOEVALUACIN
Preguntas
Trello sirve para
Elaborar fichas de informacin con los proyectos que se
desea desarrollar.
Organizar un proyecto a travs de carpetas compartidas
con los colaboradores.
Organizar proyectos en tablones que muestran en qu fase
se encuentra cada tarea.
El tablero de Trello se organiza por

Listas.
Colores.
Tarjetas.

productividad
la productividad
7. IFTTT: AUTOMATIZAR ACCIONES
CONCEPTO
IFTTTes una aplicacin que permiterealizar accionesen
determinados servicios en la nubede forma automtica.
El nombre procede de la expresin en ingls If This Then That, que se

traduce como si sucedeesto, entonces aquello. La expresin es una
estructura condicional usada habitualmente en programacin paraejecutar
una accin determinada(that)segn una condicin dada(this).
IFTTThace que programar acciones relativamente complejas sea algo muy
simple que puede hacerse sin conocimientos tcnicos de programacin.
Ejemplos de acciones que se pueden programar:
"Si maana llueve, avsame por correo electrnico".
"Si estoy en el trabajo, silencia mi telfono mvil".
"Si publico un artculo en mi blog, anncialo con un mensaje en
Facebook y Twitter".
"Si recibo un correo electrnico con archivos adjuntos, guarda esos
archivos en Dropbox".
A este tipo de acciones, "si sucede esto, haz esto otro", se les llama
'Recetas', y la creacin de estas recetas y su activacin es la finalidad
principal de la aplicacin.
RECUERDA
SISTEMA ANDROID
SI TU DISPOSITIVO
APPLE
1 Abre
la
plataforma
de
Google Play Store.

2 Una
vez
dentro
busca la aplicacin
en
tu
dispositivo
la
plataforma
de
Apple Store.
2 Una
busca
vez
dentro
la
que necesites.
3 Instala
dispositivo.
en
aplicacin
tu
que
necesites.
3 Instala
en
dispositivo.
tu

productividad
la productividad
7.1. ACCESO E INTERFAZ DE IFTTT
PRESTA ATENCIN
Por
el
momento,IFTTTsolo
dispone
de
versingratuita,aunque est previsto que ofrezcan pronto una
versin premium. Para poder acceder a la aplicacin, hay
queregistrarseen la webhttps://ifttt.com. En el registro se
indicar el nombre deusuario,elcorreo electrnicoy
lacontrasea.
Una vez hecho el registro, se puede comenzar a usar IFTTT.
Hay que tener presente que la aplicacin solo est
eningls,aunque es bastante fcil entender las opciones de la
pgina y para qu sirven las recetas, y tambin se pueden
encontrar recetas creadas por los usuarios que estn en
espaol, as como crear recetas en este idioma.
La interfaz de la aplicacin muestra las siguientes funciones:

1 Crear receta.
2 Explorar recetas creadas por los usuarios.
3 Canales: agrupan recetas por servicios que utilizan.
4 Cuenta.
5 Panel de informacin: es el espacio destinado a crear, explorar, y
suscribirse a recetas. Mostrar la informacin relativa a la opcin
del men que se seleccione.
Cuando se hace una suscripcin a una receta, la pantalla principal cambia y
se muestra el panel personal desde donde se pueden ver las recetas a las
que se est suscrito, las recetas creadas que se han compartido con la
comunidad IFTTT, y las recetas favoritas (1). Segn se seleccione una u otra
pestaa, el panel mostrar su informacin (2). Desde esta pantalla tambin
se pueden crear recetas (3).

productividad
la productividad
7.2. USO PRODUCTIVO DE IFTTT
PRESTA ATENCIN
Para sacar el mximo rendimiento deIFTTTes fundamental
familiarizarse con loselementosbsicosque se utilizan en la
aplicacin.
CANALES
La forma de agrupar recetas por los servicios que utilizan es a travs de los
canales. Un canal es como un archivo de recetas que tienen en comn el
contener acciones que se desarrollan en el mismo servicio.
En el momento actual, IFTTT tienen 109 canales diferentes, es decir, se
pueden programar acciones utilizando 109 servicios diferentes, aunque
esta cifra puede variar si, por ejemplo, un servicio desaparece, o si aparecen
aplicaciones nuevas que son de inters para la comunidad de IFTTT.
Algunos canales son: Facebook, Evernote, Gmail, etctera.
RECETAS
Las recetas son las combinaciones de condiciones y acciones: "si
sucede esto, haz esto otro". Un ejemplo, "si publico una foto en Instagram,
guarda la foto en Dropbox".
Las recetas estn compuestas por:
Disparadores o desencadenantes, son la primera parte de una receta,
la condicin que se tiene que dar: "si sucede esto".
Acciones,la segunda parte de la receta, lo que debe ocurrir si se da
la condicin: "entonces aquello".
Ingredientes,son las piezas o conjunto de datos de un disparador.
Por ejemplo, los ingredientes de un disparador de correo electrnico
pueden ser: asunto, fecha , remitente, etctera.
Antes de crear una receta es conveniente explorar si ya existe alguna igual
que haya creado otro usuario, para ello se puede buscar en 'Browse' o a
travs de los canales ('Channels').
Si se encuentra una receta que es de utilidad, tan solo hay que activar los
canales a los que pertenece la receta ysuscribirse a ella pulsando 'Use
Recipe'. La mayora de las recetas actualizan los datos en intervalos de 15
minutos o menos, eso quiere decir que la receta busca cada 15 minutos si
se cumple la condicin para poder llevar a cabo la accin.

Si no se encuentra una receta que realice lo que se necesita, se puede
crear. Para crear una receta hay que asegurarse que existen los canales
(servicios) a los que se refiere en IFTTT. Una vez comprobado, en la
pantalla principal se pulsa el botn 'create recipe'. La receta se crea por
partes, la primera parte es 'this', la condicin. Se hace clic en 'this'.
A continuacin se selecciona el canal que interviene en esta primera parte

de la receta y se activa.

La aplicacin solicitar permisos de conexin y se deben aceptar. Una vez
aceptados los permisos, se contina eligiendo el ingrediente. Despus de
haberlo elegido,se detalla el ingrediente; por ejemplo, si se elige como
ingrediente 'nuevo correo electrnico de...', hay que detallar la direccin de
correo electrnico de la que se espera recibir un correo.
Se contina la receta con 'that', la accin, procediendo del mismo modo. Se

selecciona el canal que interviene en esta segunda parte, se selecciona la
accin y se aaden losdetalles. Por ejemplo, si la receta que se quiere
crear es 'Si me escribe un correo electrnico 'X' persona, crea una tarea en
Evernote', en los detalles de la accin habra que seleccionar (pulsando +
)qu datos debe obtener Evernote para crear la tarea.
Una vez indicados los datos, se pulsa 'Create Action' y aparecer la receta.

Desde el panel personal se pueden desactivar recetas, solicitar que
actualicen los datos, borrarlas o editarlas. Tambin es posible hacerlas
pblicas para la comunidad de IFTTT, as otras personas podran utilizarla.
ACTIVIDAD
Inicia sesin en la web de IFTTT (antes debes haberte
registrado):https://ifttt.com.
Haz lo siguiente:
Busca 3 recetas IFTTT que te gusten y que utilicen alguno
de estos canales: Dropbox, Gmail, Calendario de Google,
Feedly, Evernote y compartelas con el resto de los
compaeros/as en el tema "Actividad 6: Uso productivo de
IFTTT" del foro de actividades del campus virtual.

productividad
la productividad
7.3. ALGUNAS RECETAS IFTTT PARA LA

PRODUCTIVIDAD
RECETAS IFTTT PRODUCTIVAS

Existen recetas en IFTTT que pueden facilitar el trabajo diario,
ayudando a la productividad personal. Se proponen algunos
ejemplos. Pulsando en estas recetas es posible suscribirse
para utilizarlas:
Si etiqueto un correo electrnico con #ToDo, crea una
tarea en Evernote:
Si marco un correo electrnico con una estrella, crea una
tarea en Evernote:
Cuando cree un evento nuevo en el Calendario de Google,

crea una nota en Evernote:
Cuando guarde en Feedly un artculo para leer ms tarde,

crea una nota en Evernote:
Cuando guarde en Feedly un artculo para leer ms tarde,

envamelo por correo electrnico:
Si marco en Twitter un tuit como favorito, crea una nota en

Evernote:
Si estoy en la oficina, quita el sonido de mi mvil y activa el

modo vibracin:
Si hago fotos con mi telfono Android, gurdalas en Google

Drive:

productividad
la productividad
AUTOEVALUACIN
Preguntas
IFTTT sirve para
Programar tareas automticamente en un calendario.
Programar acciones que deben suceder cuando se da una
condicin.
Registrar las actividades que ms repetimos en internet y
programarlas para que se hagan solas.

En IFTTT pueden programarse acciones que utilicen
cualquier servicio web o red social existente.
En IFTTT pueden programarse acciones que utilicen alguno
de sus tres ingredientes.
En IFTTT pueden programarse acciones que utilicen alguno

de los canales.

productividad
la productividad
8. BAZAR DE APLICACIONES
SABAS QUE...?
Para mantenerse al tanto de las novedades en el mundo de
las aplicaciones para productividad, es indispensable
explorar de vez en cuando las tiendas de aplicaciones. De
este modo, se podrn descubrir las novedades y localizar
aquellas aplicaciones que pueden resolver algn asunto de
nuestro da a da.
Las principales tiendas de aplicaciones son:
Chrome Store: la tienda de aplicaciones para el navegador
Chrome.
Google Play: la tienda de aplicaciones para Android.
iTunes: la tienda de aplicaciones para iOS
Mac App Store: la tienda de aplicaciones para Mac.
Amazon Appstore: la tienda de aplicaciones de Amazon.
Tiene aplicaciones para Android compatibles con Kindle.
Para descargar las aplicaciones, es necesario tener cuenta
en Amazon.
Firefox Marketplace: la tienda de aplicaciones para el

navegador Firefox.
Tienda Windows Phone: la tienda de aplicaciones para
Windows Phone.
Otra forma de descubrir aplicaciones nuevas sobre
productividad es utilizando Feedly, para encontrar blogs donde
hablen sobre estas aplicaciones. Basta con hacer una bsqueda
con las palabras 'aplicaciones', o 'apps' y 'productividad', para
encontrar diversas pginas con feeds sobre estos temas.
Algunos ejemplos:
En la nube TIC
Applicantes
Yoriento.com
Blogs sobre aplicaciones en la nube.

productividad
la productividad
AUTOEVALUACIN
Preguntas
Cmo se pueden encontrar aplicaciones de productividad
nuevas?
En la configuracin de Chrome.
En el peridico.
Explorando las tiendas de aplicaciones y suscribiendo feeds
de productividad y aplicaciones en Feedly.

iTunes es la tienda de aplicaciones Android.
Google Play es la tienda de aplicaciones Android.
Mac App Sore es la tienda de aplicaciones iOS.

productividad
la productividad
8.1. TABLA RESUMEN DE LAS

APLICACIONES EN LA NUBE PARA LA
PRODUCTIVIDAD
Esta tabla ofrece un resumende todas lasaplicacionesque se han visto en
este curso:
APLICACIN
GMAIL
DESCRIPCIN
Correo
electrnico
COSTE
Gratis
(para
usuarios
Google y
versin
Google
Apps para
la
educacin)
De pago
(*versin
de
pago
para
Google
Apps para
WEB
ESCRITORIO
empresas)
CALENDARIO
Calendario
Gratis
(para
usuarios
Google y
versin
Google
Apps para
la
educacin)
De pago
(*versin
de
pago
para
Google
Apps para
empresas)
DRIVE
Espacio de
almacenamiento,
organizacin de
archivos y
documentos y
uso compartido
Gratis
(para
usuarios
Google y
versin
Google
Apps para
la
educacin)
De pago
(*versin
de
pago
para
Google
Apps para
empresas)
Gratis
(para
usuarios
Google y
versin
Google
Apps para
la
educacin)
DOCUMENTOS,
HOJAS DE
CLCULO Y
PRESENTACIONES
DE GOOGLE
Edicin y uso
compartido de
documentos,
hojas de clculo
y presentaciones
DROPBOX
Disco duro
virtual y uso
compartido de
carpetas y
archivos
Versin
gratuita y
versin de
pago
FEEDLY
Lectura y
organizacin
deFeedsRSS
Versin
gratuita y
versin de
pago
EVERNOTE
Tomar notas y
organizarlas
Versin
gratuita y
versin de
pago
De pago
(*versin
de
pago
para
Google
Apps para
empresas)
SKITCH
Tomar notas
visuales y aadir
texto y
elementos
grficos
Versin
gratuita
GOOGLE KEEP
Tomar notas
Gratis
WUNDERLIST
Crear, organizar
y compartir listas
de tareas
Versin
gratuita y
versin de
pago
REMEMBER THE
MILK
Crear, organizar
y compartir listas
de tareas
Versin
gratuita y
versin de
pago
TRELLO
Organizar y
coordinar
proyectos
Versin
gratuita y
versin de
pago
IFTTT
Automatizar
acciones
Gratis

productividad
la productividad
8.2. WEBMIX DE APLICACIONES

Este panel contiene todas las aplicaciones que se han tratado en el
curso. Haciendo clic en cada bloque se abrir la direccin para conseguir la
aplicacin y utilizarla. Los bloques que tienen el fondo de color azul son las
aplicaciones web y de escritorio para el ordenador. Las que tienen el
fondo verde son las aplicaciones para Android, las que tienen el color
blanco son las aplicaciones para iOS, en fondo morado para Windows
Phone y en fondo negro para Blackberry.
Cuentas de
Google
Evernote
Calendario
Wunderlist Android
Google Drive Android
Gmail - Android
Remember
Milk - And
Skitch
Gmail
Wunderlist
Dropbox Android
Calendar Android
Feedly Android
Skitch - An
Google Keep
Evernote Android
Google Ke
Androi
Google Drive
Skitch -iOS
Remember
Milk - i
Dropbox
Feedly
Remember The
Milk
Dropbox - iOS
Evernote - iOS
Feedly - iOS
Gmail -
Trello
IFTT
IFTTT - iOS
Trello - iOS
Wunderlist
iOS
Google Dr
iOS
View on Symbaloo:
popup CloudProductivityA
ACTIVIDAD
Como has podido observar, en el webmix de aplicaciones
aparecan espacios vacos, sin ninguna aplicacin. Ayuda a
completar el panel sugiriendo nuevas aplicaciones para
productividad:
Busca en la Chrome Store al menos dos aplicaciones de
productividad que te gusten y que no hayamos tratado en
este curso.
Al menos, otras dos ms en Google Playo en iTunes.
Resalas del siguiente
aplicacin:
Nombre de la app.
modo,
indicando
de cada
Sistema operativo o plataforma donde se utiliza (iOS,

Android, Web).
Para qu sirve.
Enlace a la aplicacin.
Recuerda subir tus respuestas a la plataforma

productividad
la productividad
RESUMEN
La nube ofrece aplicaciones de
utilidad
paralacolaboracin,
eldesempeo de tareas, eluso
compartido, larecopilacin
y
procesamiento de informacin,
laorganizacin y revisin de
proyectos, y laautomatizacin de
acciones. Bien utilizadas, pueden
suponer la mejora de la productividad
personal.
Google ofrece un paquete de
aplicaciones de productividad en la
nube, las Google Apps, que
contienen buenas soluciones para la
comunicacin diaria a travs del correo electrnico (Gmail), la organizacin
y planificacin (Calendario), el almacenamiento de archivos y su
organizacin y uso compartido (Google Drive), y la edicin colaborativa de
documentos (Documentos, Hojas de clculo y Presentaciones).
Dropbox facilita el almacenamiento digital de archivos en la nube y el
poder compartirlos y acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.
Una de las tareas que ms tiempo consume en el da a da, junto con el
correo electrnico, es la lectura de informacin en la red. Feedly organiza

y recibe actualizaciones de los blogs y webs de inters para poder leerlas en
un mismo lugar.
En el proceso de recopilacin de informacin, hay una herramienta
fundamental: las anotaciones. Es posible aprovechar servicios en la nube
que ofrecen crear notas de distinto tipo, organizarlas y realizar distintas
acciones con ellas, como Evernote, Skitch y Google Keep.
Otro elemento importante en cualquier mtodo de productividad son las
listas de tareas. Poder utilizarlas en la nube significa que estn accesibles
para su consulta y revisin en cualquier momento y desde cualquier sitio.
Wunderlist y Remember The Milk son dos buenos ejemplos de este tipo de
aplicaciones.
Por otro lado, es habitual tener que desarrollar proyectos, ya sea a nivel
individual o en colaboracin con otras personas. Trello permite organizar
esos proyectos y coordinarlos de manera que todos los participantes puedan
ver en qu fase est cada tarea que conlleva el desarrollo del proyecto.
La tecnologa y los servicios en la nube pueden conectarse entre s para
actuar de manera automtica, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. IFTTT es un
servicio que automatiza acciones que deben suceder cuando se dan
ciertas condiciones.
Cada da salen al mercado miles de aplicaciones nuevas. Mantenerse al
da en el mundo de las aplicaciones, y en concreto en el de las
aplicaciones para la productividad, requiere mantener una actitud proactiva y
saber dnde hay que explorar. Visitar las diferentes tiendas de
aplicacionesy suscribirse a los feedsde blogs, noticias y pginas sobre
aplicaciones y productividad, son opciones esenciales para estar al tanto de
las novedades.
El dominio de las aplicaciones y la implementacin de un mtodo de
productividad a travs de ellas es una garanta de mejora de la
productividad.

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FIN
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