MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EMPRESA: COMERCIAL NUTRESA S.A.S

INTRODUCCION.4
OBJETIVOS..5
OBJETIVO GENERAL....5
OBJETIVOS ESPECIFICOS. 5
COMERCIAL NUTRESA S.A.S.6
HISTORIA
....7
MISIN..8
VISIN...8
FILOSOFA CORPORATIVA.9
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS.10
MANUAL DE FUNCIONES..11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.25
CONCLUSIONES..39
ANEXOS.40
ANEXO 1 (CARTA DE SOLICITUD)..41
ANEXO 2 (CARTA DE APROBACIN)....42
ANEXO 3 (FORMATO: ELEMENTO DE ESTUDIO)...43
ANEXO 4 (TABULACION DE RESULTADOS).44
1. 4. 4 INTRODUCCION Hoy en da las organizaciones buscan estandarizar sus
procesos por varias razones importantes. La estandarizacin puede facilitar las
comunicaciones sobre cmo opera el negocio, perimir traspasos suaves en las
fronteras de los procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeo.
Entre distintas empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el comercio
por las mismas razones: mejores comunicaciones, buen desempeo, dado que los
sistemas de informacin sustentan los procesos , la estandarizacin permite sistemas
uniformes dentro de las empresas e interfaces de sistemas entre diferentes firmas
como es el caso del Comercial Nutresa. El presente manual de funciones y
procedimientos tiene por finalidad regular y organizar la estructura interna de la
empresa Comercial Nutresa (Ccuta) gracias a cada una de las funciones generales
y especficas (procedimientos) asignadas a cada uno de los cargos del rea de ventas
y el rea operativa Es importante reconocer el manual de funciones y
procedimientos como herramienta tcnica y procedimental necesaria para la
administracin del talento humano vinculado a cada uno de los cargos, y se vuelve
necesario ya que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin sobre
aspectos organizacionales necesarios para la buena ejecucin del trabajo.
2. 5. 5 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Elaborar el Manual de Funciones y
Manual de Procedimientos de la empresa Comercial Nutresa (Sede Ccuta Norte de
Santander) con el fin de representar en formar ordenada los aspectos de la
organizacin necesarios para la buena ejecucin laboral. OBJETIVOS
ESPECIFICOS: Realizar el anlisis de 10 cargos existentes para establecer las
funciones desempeadas por cada uno de estos integrantes de la empresa, nivel de
responsabilidad y compromiso Entrevistar los trabajadores de los 10 cargos
distintitos para lograr obtener informacin precisa en la elaboracin de los manuales
de funciones y procedimientos Construir un modelo de manual de funciones y
procedimientos adecuado para cumplir con el entendimiento del objetivo general
Digitar y archivar las funciones y procedimientos necesarios en la construccin de
los Manuales correspondientes
3. 6. 6 COMERCIAL NUTRESA S.A.S La cuarta compaa de alimentos ms grande
de Amrica Latina en trminos de capitalizacin burstil la cual cuenta con 6
categoras de negocio: carnes fras, galletas, chocolates, caf, helados, y pasta y con
un portafolio de ms de 70 marcas, con liderazgo en Colombia y la regin en ms

de 15 de ellas Ccuta Norte de Santander es una de sus cedes de administracin y

distribucin y se encuentra ubicada en la Calle 17 Norte N 5-101 Zona Industrial.
4. 7. 7 HISTORIA El Grupo tiene su origen a principios del siglo XX cuando se da en
Colombia el desarrollo industrial con la fundacin de empresas que hoy son smbolo
de su economa. En este perodo histrico nace, en 1920, Compaa Nacional de
Chocolates Cruz Roja que aos ms tarde se convertira en Compaa Nacional de
Chocolates S.A. En 1916, por iniciativa de un grupo de empresarios locales, se
constituye en Medelln la Fbrica de Galletas y Confites que en 1925 pasara a
llamarse Fbrica de Galletas Noel y a partir del ao 1999, Compaa de Galletas
Noel S.A. En 1933, Compaa Nacional de Chocolates se convierte en accionista de
la empresa galletera; ste el primer paso de una relacin empresarial que sera ms
adelante base para la construccin del Grupo de Alimentos.
5. 8. 8 MISIN La misin de nuestra empresa es la creciente creacin de valor,
logrando un destacado retorno de las inversiones, superior al costo del capital
empleado. En nuestros negocios de alimentos buscamos siempre mejorar la
calidad de vida del consumidor y el progreso de nuestra gente Buscamos el
crecimiento rentable con marcas lderes, servicio superior y una excelente
distribucin nacional e internacional. Desarrollamos nuestras actividades con el
mejor talento humano, innovacin sobresaliente y un comportamiento corporativo
ejemplar. VISIN Juntos lograremos duplicar nuestro negocio de alimentos en el
2010*, y triplicarlo para el 2013*, proporcionando calidad de vida al consumidor
con productos que satisfagan sus aspiraciones de bienestar, nutricin y placer. *Base
2005.
6. 9. 9 FILOSOFA CORPORATIVA Actuacin tica Autonoma y coherencia
estratgica Buen gobierno corporativo Calidad integral Competitividad
Desarrollo sostenible Desarrollo de nuestra gente Excelencia en el servicio
Garanta de seguridad alimentara Gestin de la innovacin y el conocimiento
Participacin y espritu colaborativo Respeto Responsabilidad social empresarial
7. 10. 10 MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS MANUAL DE
FUNCIONES Identificacin de color segn rea de trabajo: rea operativa: Franja
azul rea de ventas: Franja verde 1 Jefe de ventas 2 Jefe de logstica 3 Auxiliar de
operaciones logsticas 4 Vendedor 5 Auxiliar logstico 6 Operario de logstica 7
Ayudante de ventas 8 Auxiliar de data maestra 9 Auxiliar de cartera 10
Desarrollador comercial
8. 11. 11 MANUAL DE FUNCIONES Identificacin del Cargo Nombre del cargo: 1.
JEFE DE VENTAS Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a (Nombre del
cargo): AREA DE VENTAS Uno (1) GERENTE Requisitos Mnimos Ttulo
administracin de empresas, Requisitos de Formacin administracin pblica o
ingeniera industrial. Dos (2) aos de experiencia profesional Requisitos de
Experiencia relacionada. Objetivo principal Es la persona encargada de Cumplir con
las metas de venta determinadas por la Gerencia comercial y Marketing para el rea
de ventas nacionales, internacionales e institucionales, a travs de la eficiente
administracin del departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y
controlando estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios,
planes de fidelizacin de clientes y un servicio de de venta y post venta de
excelencia. Funciones Esenciales Ejecuta y controla los planes comerciales de la
empresa Posiciona los productos de la comercializadora a nivel nacional
Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al mismo
Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes
9. 12. 12 MANUAL DE FUNCIONES Identificacin del Cargo Nombre del cargo: 2.
JEFE DE LOGISTICA Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a (Nombre del
cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) GERENTE Requisitos Mnimos Ingeniero
industrial, administrador de empresas, Requisitos de Formacin especialidad en
logstica Dos (2) aos de experiencia profesional Requisitos de Experiencia

relacionada. Objetivo principal Es el mximo responsable del correcto

funcionamiento, coordinacin y organizacin del rea logstica de la empresa, tanto
a nivel de producto como a nivel de gestin de personal, con el objetivo de distribuir
a los clientes los pedidos de mercanca en tiempo y forma. Funciones Esenciales
Coordinar las diferentes reas de almacn (entradas, reposicin, preparacin de
pedidos y transporte de los mismos). Optimizar la poltica de aprovisionamiento y
distribucin de la empresa. Optimizar, organizar y planificar la preparacin y
distribucin de pedidos. Optimizar procesos de trabajo. Gestionar y supervisar al
personal a su cargo.
10. 13. 13 MANUAL DE FUNCIONES Identificacin del Cargo Nombre del cargo: 3.
AUXILIAR DE LOGISTICAS AREA OPERATIVA Uno (1) JEFE DE
LOGISTICA Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a (Nombre del cargo):
OPERACIONES Requisitos Mnimos Bachiller con conocimiento de operaciones
Requisitos de Formacin logsticas Requisitos de Experiencia No necesita
experiencia Objetivo principal Es el Encargado de llevar control y registro de las
actividades de recepcin, almacenamiento, consolidacin y despachos. Funciones
Esenciales Controlar el cumplimiento de los procedimientos operativos en las
actividades de la bodega. Reportar al Jefe de Logstica los indicadores de gestin
de la bodega y posibles mejoras en los procesos. Dirigir al personal de bodega en
las labores planificadas. Controlar los gastos de transporte y aprobar los gastos de
los mismos en funcin de la carga transportada y el cumplimiento de la entrega.
11. 14. 14 Gestionar la relacin con los proveedores y clientes. Obtener
retroalimentacin del personal para obtener mejoras en los procesos. Empresa
12. 15. 15 MANUAL DE FUNCIONES Identificacin del Cargo Nombre del cargo: 4.
VENDEDOR Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a (Nombre del cargo):
AREA DE VENTAS Diecisis (16) JEFE DE VENTAS Requisitos Mnimos
Administrador, contador pblico, comerciante Requisitos de Formacin con buen
manejo de relaciones sociales. Requisitos de Experiencia Un (1) ao de experiencia
Objetivo principal Responder por toda la gestin de ventas y desarrollar una labor
Cobertura asistiendo los clientes asignados y visitando clientes potenciales.
Funciones Esenciales Tomar los pedidos en los clientes de acuerdo a las rutas
establecidas y nmero de clientes asignados, Tomar inventario de productos en los
clientes. Asesorar a los clientes en la venta. Informar sobre las actividades
promocionales a los clientes. Realizar merchandising en las neveras de los clientes
(revisar fechas y rotacin de productos). Responder por el desarrollo de la zona
asignada.
13. 16. 16 MANUAL DE FUNCIONES Identificacin del Cargo Nombre del cargo: 5.
AUXILIAR LOGISTICO Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a (Nombre del
cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) JEFE DE LOGISTICA Requisitos Mnimos
Requisitos de Formacin Bachiller con conocimiento en apoyo logstico Requisitos
de Experiencia No requiere experiencia Objetivo principal Comprender todos los
procesos de depsito, almacenamiento y distribucin de materias primas o
productos hasta que llegan a sus consumidores en los puntos de venta.
14. 17. 17 Funciones Esenciales Coordinar, ejecutar y controlar los procesos de
adquisiciones y contrataciones. Organizar y controlar todas las actividades
concernientes a los pedidos. Mantener actualizado el Archivo y Registro de
Proveedores en el Banco de Datos. Firmar las rdenes de Compra y Prestaciones
de Servicios. Evaluar el Programa de Adquisiciones y necesidades. Mantener
informado al personal de su rea sobre las disposiciones y actividades que se tengan
que ejecutar, en cumplimiento a los objetivos y metas por alcanzar. Brindar apoyo
en Bodega y asegurar as la disponibilidad de productos y mercaderas que se
encuentran en la tienda, con el fin de realizar una entrega oportuna al cliente.
Disear las rutas de acuerdo a las entregas a realizar. Preparar y entregar los
informes que le sean solicitados en funcin de las responsabilidades asignadas.

Llevar un archivo digital e impreso de los documentos y archivos que estn a su

cargo.
15. 18. 18 MANUAL DE FUNCIONES Identificacin del Cargo Nombre del cargo: 6.
OPERARIO DE LOGISTICA Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a (Nombre
del cargo): AREA OPERATIVA Seis (6) JEFE DE LOGISTICA Requisitos
Mnimos Bachiller , Tcnico en logstica Un ao (1) de experiencia Requisitos de
Formacin Requisitos de Experiencia Objetivo principal Planificar, implementar y
controlar eficazmente a travs de indicadores logsticos el flujo y almacenamiento
de productos y servicios de la cadena de distribucin. Funciones Esenciales
Almacenar y mover las mercancas. Distribuir los productos en cada terminal.
Ejecuta, gestiona, administra y controla el desarrollo de las operaciones. Procesar
los pedidos. Manejar los materiales. Revisin de mercadera. Ordenar y
mantener en buen estado la bodega.
16. 19. 19 Decidir que sistemas y formas de proteccin va a utilizar para los
productos. Decidir medios de transporte a utilizar y elaboracin de los planes de
ruta. Se encarga del control de lotes o nmeros de serie.
17. 20. 20 MANUAL DE FUNCIONES Identificacin del Cargo Nombre del cargo: 7.
AYUDANTE DE VENTAS Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a (Nombre
del cargo): AREA OPERATIVA Diecinueve (19) JEFE DE LOGISTICA Requisitos
Mnimos Bachiller con conocimiento en el rea de Requisitos de Formacin
distribucin mercantil. Requisitos de Experiencia Un (1) ao de experiencia
Objetivo principal Establecer una metodologa que garantice que las rdenes de
compras de los clientes, se realicen de acuerdo a las condiciones acordadas,
especialmente con una entrega eficaz y eficiente. Funciones Esenciales Atender y
ofrecer a los clientes informacin sobre los productos de la empresa Apertura y
seguimiento de nuevos clientes potenciales Elaboracin de estadsticas e informes
de ventas Canalizar las necesidades del cliente Acordar con el cliente las
condiciones de la venta (tiempo de entrega, condiciones de pago, validez de la
oferta etc.) Elaborar los calcular necesarios y presentar cotizaciones a los clientes
Asegurar la entrega del producto
18. 21. 21 MANUAL DE FUNCIONES Identificacin del Cargo Nombre del cargo: 8.
AUXILIAR DE DATA MAESTRA Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a
(Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) JEFE DE LOGISTICA
Requisitos Mnimos Bachiller de la carrera de contabilidad, tcnico en manejo
indispensable SAP y Excel a nivel Requisitos de Formacin intermedio , con
habilidad de sistemas operativos Requisitos de Experiencia Un (1) ao de
experiencia Objetivo principal Crear efectivamente una vista contextual de datos
completos, en entornos de datos distribuidos de medianos a grandes, conformado
por integracin de datos del cliente proporcionando un nivel de acceso simplificado
a las aplicaciones corporativas.
19. 22. 22 Funciones Esenciales Crear, modificar y validar el registro de proveedores
de materiales y servicios. Definir nuevos proveedores, servicios y materiales de
acuerdo a la optimizacin de la creacin de los mismos. Verificar y controlar la
creacin de los servicios y materiales con las reas involucradas. Registrar,
actualizar y monitorear los registros de Datos Maestros segn requerimientos de las
reas Comerciales y Logsticas. Administrar y activar el plan publi-promocional
en las herramientas actuales. Registrar condiciones de compra y venta en el
sistema. Alineacin de datos segn indicacin del Supervisor de Data Maestra.
Monitorear y controlar inconsistencias en las categoras de su responsabilidad
20. 23. 23 MANUAL DE FUNCIONES Identificacin del Cargo Nombre del cargo: 9.
AUXILIAR DE CARTERA Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a (Nombre
del cargo): AREA DE VENTAS Uno (1) JEFE DE VENTAS Requisitos Mnimos
Administrador, tcnico con especialidad en Requisitos de Formacin administracin
de cartera. Requisitos de Experiencia Un (1) ao de experiencia Objetivo principal

Analizar, implementar y promover estrategias que permitan un mejor recaudo de

cartera dentro de la empresa. Funciones Esenciales Elaborar diariamente la
conciliacin bancaria para detectar estado de consignaciones efectuadas por clientes
Generar los recibos de ingreso por pagos de los clientes Cumplir con las
polticas establecidas por el Coordinador de Cartera referentes al recaudo de cartera
Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestin Integral, para
detectar las deficiencias e implantacin de las acciones correctivas y preventivas
necesarias. Consultar con los clientes sobre dudas en las consignaciones
21. 24. 24 MANUAL DE FUNCIONES Identificacin del Cargo Nombre del cargo: 10.
DESARROLLADOR COMERCIAL Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a
(Nombre del cargo): AREA DE VENTAS Tres (3) JEFE DE VENTAS Requisitos
Mnimos Bachiller, tcnico en el rea comercial con Requisitos de Formacin
manejos de relaciones sociales Requisitos de Experiencia No requiere experiencia
Objetivo principal Cumplir con brindar una excelente atencin, un claro
entendimiento y un eficiente manejo de las necesidades de sus clientes para as
contribuir permanentemente a propiciar en ellos un alto nivel de satisfaccin que
asegure la recompra y/o el cierre exitoso de las diversas negociaciones en las que el
asesor participe como representante de la Empresa. Funciones Esenciales Cumplir
a cabalidad y a tiempo con todas las tareas e informes que le sean encomendados
Hacer un uso racional de los recursos y herramientas de la Empresa, mostrando
permanente buena disposicin hacia la labor y hacia los conductos regulares
establecidos. Anlisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestin diario o
reporte, atendiendo reclamaciones e incidencias. Realizar presentaciones, ofertas,
tratamiento de objeciones, y cierre de la venta.
22. 25. 25 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificacin del Cargo Nombre del
cargo: 1. JEFE DE VENTAS Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a (Nombre
del cargo): AREA DE VENTAS Uno (1) GERENTE N 1 PROCEDIMIENTOS
Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en
relacin a los pedidos y entregas de los productos 2 Analizar cada uno de los datos
de los clientes 3 Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto 4
Constar que el cliente est activo en el sistema comercial 5 Realizar el registro
contable, administrativo y archivar en la base de datos 6 Revisar y mantener
actualizados los registros contables utilizados para el control de ventas 7 Registrar y
monitorear las transacciones derivadas de las ventas 8 Informar al cliente de plazos,
formas de pago, formas de entrega de pedido y descuentos ofrecidos por pago a
tiempo 9 Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de rea de ventas 10
Autorizar por escrito las rdenes de compra
23. 26. 26 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificacin del Cargo Nombre del
cargo: 2. JEFE DE LOGISTICA Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a
(Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) GERENTE PROCEDIMIENTOS
N 1 Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de trabajo para
un mejor ambiente en la ejecucin de labores 2 Realizar la programacin de
asignacin de recursos para los programas y proyectos de rea operativa para su
desarrollo 3 Atender las solicitudes, quejas y peticiones del gerente logstico 4
Determinar las estrategias a aplicar para la mejor distribucin de los productos del
Comercial Nutresa 5 Realizar el informe de actividades diarias para los vendedores
y operarios de ventas, y dejar constancia atreves de una copia de los informes 6
Elaborar y digitar los informes finales diarios del rea operativa 7 Enviar al gerente
de logstica los informes constantes acerca de la distribucin de la mercanca para
establecer el control de la empresa 8 Estar atento e Informar sobre actos inseguros
dentro de la empresa con el fin de prevenir inconvenientes, teniendo en cuenta las
normas de seguridad
24. 27. 27 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificacin del Cargo Nombre del
cargo: 3. AUXILIAR DE OPERACIONES LOGISTICAS Dependencia: Nmero de
Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) JEFE DE
LOGISTICA N PROCEDIMIENTOS 1 Recepcionar la oficina de jefe de logstica
2 Desarrollar nota piking de pedido y el cual debe contener todas las referencias de

los productos que se van a transportar 3 Registrar y tramitar informe diario al jefe
de logstica 4 Organizar expedientes, archivando adecuadamente cada factura y
tramitarlo al jefe de logstica 5 Realizar copia de los contratos vigentes tramitado al
de jefe de logstica 6 Tramitar los comprobantes de pagos al auxiliar de ventas 7
Registrar los comprobantes de pago 8 Establecer el informe diario de la jornada
laboral y enviarlo al jefe de logstica
25. 28. 28 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificacin del Cargo Nombre del
cargo: 4. VENDEDOR Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a (Nombre del
cargo): AREA DE VENTAS Diecisis (16) JEFE DE VENTAS N
PROCEDIMIENTOS 1 Saludar amablemente, importante al cliente. 2 Prestar
atencin de las especificaciones que pidan los clientes y proporcionarles los
productos correctos que ellos ordenen, tomando respectiva nota por escrito o forma
electrnica. Cada vendedor debe ir a cada supermercado para retomar nuevamente
el pedido peridicamente. 3 Plasmar en la agenda lo que ha vendido por da,
llevando de ese modo el control de su trabajo, para luego entregar ese informe a su
superior y se pueda proceder con la entrega de dicho pedido. 4 Se debe acercar a
aquellos supermercados o tiendas que no son clientes del grupo, y se debe ofrecer el
catalogo con la variedad de productos, que en el respectivo negocio pueda tener,
pero a la vez algo nuevo que quiera incursionar, dejndoles el nmero de telfono
donde lo puedan comunicar si en llegado caso les interesa algn artculo. 5
mostrarle respeto y hacer sentir Dar a conocer las promociones que puedan interesar
al comprador, y los obsequios que la compaa le pueda regalar por
26. 29. 29 ser cliente del grupo. 6 7 8 9 Conocer entender y saber los beneficios,
nutrientes, componentes de lo que est vendiendo, para ello debe estudiar cada
producto, pero tambin conocer los precios, la disponibilidad de demanda que
pueda existir, y todo lo logra haciendo estudios detallados. Realizar hacer una
supervisin del sector donde se encuentra el supermercado o negocio donde el
grupo surte sus productos, tomando nota de qu clase de gente vive, que actividades
frecuentan; para de esa forma hacer un anlisis de que productos tendran mayor
demanda, y esos resultados se le muestran al cliente, dndole a entender que sera
ms beneficios para su negocio, pero lgicamente sacando ventaja tambin la
empresa. tomar cursos referentes a los productos, leer manuales o libros de ventas,
estar siempre activo e investigando la mejor manera de vender Ordenar de una
forma rpida los productos para que s vean ms visibles, ponindolos delante del
mostrador o vitrina donde los tenga almacenados; proporcionarle propaganda, como
afiches cada vez que se pueda y la empresa lo suministre.
27. 30. 30 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificacin del Cargo Nombre del
cargo: 5. AUXILIAR LOGISTICO Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a
(Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) JEFE DE LOGISTICA N 1
PROCEDIMIENTOS Se organiza y desarrolla actividades de formulacin y
tramitacin de las rdenes de Compra y rdenes de Servicio. 2 Registrar y archivar
la documentacin sustentadora y establecer estadsticas de requerimientos y
atenciones efectuadas por Oficinas y Direcciones. 3 Clasificar por el tipo de
producto o servicio que comercializan o proveen y emitir semestralmente el reporte
del Registro Interno de Proveedores. 4 Revisar que todo este correcto y se adjunta
toda la sustentacin (Pedido, Propuestas, Cuadros de evaluacin y calificacin, Acta
de Otorgamiento de Buena Pro y Contratos), y se pasan los documentos para la
firma del Director de la Oficina. 5 Integrar a la planificacin general el Plan de
Adquisiciones, formulando medidas para su ejecucin.
28. 31. 31 6 Hacer reuniones cada vez que sea necesario con sus empleados a cargo,
para manejar una retroalimentacin para las dos partes. 7 Tener un estricto control
de inventario y supervisin de productos en la bodega, anotando cada detalle de
entra y salida de mercanca. 8 Consultar mapas locales y de carreteras entre otros,
tambin verificar y calcular los tiempos estimados a realizar por los conductores de
los vehculos, tomando en consideracin las horas de trfico y los lugares de mayor
congestionamiento. 9 Adjuntar todos los documentos de suma ordenndolos de
mayor a menor relevancia. 10 Se registrando cada tarea que se realice, ya sea de

pedidos, inventarios, o de cualquier otro aspecto, relacionado con sus funciones.

importancia,
29. 32. 32 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificacin del Cargo Nombre del
cargo: 6. OPERARIO DE LOGISTICA Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a
(Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Seis (6) JEFE DE LOGISTICA N
PROCEDIMIENTOS 1 Transportar en carriles en forma ordenada los productos
para una mayor facilidad y menor esfuerzo fsico. 2 Cargar y descargar los
camiones o medios de trasporte, con los implementos de seguridad necesarios,
como cinturn de fuerza y guantes. 3 Emplear de manera eficiente y segura la
infraestructura fsica, la tecnologa, los sistemas de informacin y el mismo talento
humano. 4 Recoger, comprobar y transmitir las rdenes de compra, realizadas por
cada cliente y llevadas luego a su superior. 5 Hacer uso de los materiales y procesos
para mover los productos dentro de los almacenes y entre estos y los locales de
venta, para de esa forma evitar cualquier tipo de accidente con el personal o con la
misma mercanca. 6 Observar cada caja que llega, y que sale de bodega, y reportar
cualquier anomala a su superior, para que se encargue del problema.
30. 33. 33 7 Colocar los productos en los estantes o vitrinas, teniendo en cuenta la
fragilidad de los mismos, para no colocar elementos muy pesados sobre productos
que pueden ser muy dbiles. Adems de colocar con mayor ambientacin ciertos
productos que requieren cierto grado de temperatura. Y recoger los residuos que se
generan y obstaculizan el paso por los pasillos o corredores del cuarto de
almacenamiento. 8 Debe colocar el embalaje ms adecuado para la proteccin de
los productos. Empacando cada tipo de material en un contenedor adecuado con sus
debidas especificaciones, aquellos que necesitan ciertos tratados como, respiraderos,
o los que pueden quebrarse fcilmente. 9 Debe utilizar los vehculos de trasporte
adecuado para cargar los productos, de un lugar a otro, tomando como punto
especifico el tiempo de caducar y la facilidad de descomponerse o de derretirse de
los artculos. 10 Se mira el artculo y se clasifica por producto, marca, tamao,
sabor; colocando el cdigo de referencia que le tienen establecido a cada lote
especifico.
31. 34. 34 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificacin del Cargo Nombre del
cargo: 7. AYUDANTE DE VENTAS Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a
(Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Diecinueve (19) JEFE DE LOGISTICA
N 1 PROCEDIMIENTOS Revisar que el vehculo de transporte este en buen
estado mecnico e higinicamente para transportar los productos 2 Revisar Nota
Piking Documento elaborado por el auxiliar de operaciones logsticas 3 Verificar la
mercanca previamente separada por el operario logstico 4 Cargar la mercanca ya
revisada y en excelente estado 5 Identificar manifiesto de carga, factura, recibos de
cobros y planificacin de ruta 6 Establecer que las facturas y recibos de cobros estn
todos registrados en el manifiesto de carga 7 Ordenar adecuadamente la
planificacin de las rutas 8 Entregar el pedido al cliente con los trminos acordados
por el vendedor y jefe de ventas 9 Legalizar que la persona (cliente) que recibe el
pedido sea la que se encuentre registrada en la factura
32. 35. 35 10 Constar con el cliente que el pedido o mercanca se encuentre completo y
hacer firma la copia de la factura 11 Entregar al cliente recibo de cobro y recibir el
recaudo 12 Finalizar la jornada entregando el recaudo constndolo con las facturas
de cobro al auxiliar de cartera.
33. 36. 36 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificacin del Cargo Nombre del
cargo: 8. AUXILIAR DE DATA MAESTRA Dependencia: Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) JEFE DE LOGISTICA
N 1 PROCEDIMIENTOS Establecer la actividad diaria con el jefe de logstica
Verificar el estado del ordenador (PC) y bases de datos, que se 2 3 encuentre en el
sistema siempre actualizado Validar la informacin de clientes atreves de el
ordenador (PC) Organizar en orden numrico segn su respectivo cdigo los 4
diferentes datos suministrados por el auxiliar de cartera y jefe de logstica 5 Guardar
siempre cada informacin incluida en el sistema con clave de seguridad, para
cumplir con la confidencialidad de datos 6 Realizar por escrito el informe de datos

suministrados diariamente 7 Enviar el informe de datos a la cuenta correo del jefe

de logstica
34. 37. 37 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificacin del Cargo Nombre del
cargo: 9. AUXILIAR DE CARTERA Dependencia: Nmero de Cargos Reporta a
(Nombre del cargo): AREA DE VENTAS Uno (1) JEFE DE VENTAS N 1
PROCEDIMIENTOS Archivar en orden consecutivo los documentos de la gestin
de cartera 2 Analizar la situacin y comportamientos crediticios de los clientes para
alertar al jefe de ventas sobre las situaciones que sean necesarias 3 Elaborar y
digitar en el sistema los recibos de la caja por recaudo de cartera 4 Digitar y
elaborar notas de crditos solicitados con aprobacin del jefe de ventas 5 Verificar
las administracin de las diferentes correspondientes a las facturas de clientes 6
Archivar los soportes de todos los informes 7 Digitar y enviar el informe final al
jefe de ventas cuantas
35. 38. 38 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificacin del Cargo Nombre del
cargo: 10. DESARROLLADOR COMERCIAL Dependencia: Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo): AREA DE VENTAS Tres (3) JEFE DE VENTAS N
1 PROCEDIMIENTOS Realizar la organizacin y lanzamientos de los productos
del Comercial Nutresa 2 Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de
crear nuevos convenios comerciales y seguimiento permanente a los actuales 3
Cumplir con el cumplimiento presupuestal asignado 4 Elaborar y digitar informes
de seguimiento y evaluacin de actividades 5 Disear promociones con actividades
de marca 6 Impulsar el mercado y las fuerzas de ventas mensuales 7 Enviar el
informe de actividades propuestas y realizadas al jefe de ventas
36. 39. 39 CONCLUSIONES Con los anteriores manuales fe funciones y
procedimientos se logra tener un mejor rendimiento laboral interno de la empresa
Comercial Nutresa en Ccuta Norte de Santander Mayor facilidad en la toma de
de decisiones y en la ejecucin de las mismas Proporciona claridad y sencillez en
la informacin necesaria en cada puesto de trabajo Crea una adecuada disciplina
en el ambiente de trabajo que puede ser fcil mantener con el cumplimiento del
Manual de Funciones y Procedimientos.
37. 40. 40 ANEXOS
38. 41. 41
39. 42. 42
40. 43. 43 OBJETIVO: REALIZAR MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS EN COMERSIAL NUTRESA S.A.S ENTREVISTA
REALIZADA POR: ANGIE YULIET ZUIGA PLABO ANDRES GUZMAN
FELIPE ORTEGA NOMBRE:
____________________________________________ CARGO:
_______________________________ NUMERO DE PERSONAS EN EL
CARGO: ______ JEFE INMEDIATO: _______________________ SABE QUE
ES UNA MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?
SI___ NO___ HA RECIBIDO UN MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS? SI___NO___ CUANDO RECIBE EL MANUAL DE
FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS? -TIEMPO DESPS DEL INGRESO A LA
EMPRESA 2MESES___ 5MESES___1AO___OTRO___ -SE ENCUENTRAN
ACTUALIZADOS LOS MANUALES: SI___ NO ___ REQUISITOS DEL
CARGO ESTUDIOS:
___________________________________________________________________
____________
___________________________________________________________________
____________ __ EXPERIENCIA MINIMA PARA EL
CARGO_________________________________________________
FUNCIONESPRINCIPALESDELCARGO_________________________________
_____________
___________________________________________________________________

____________ ______ PROCEDIMIENTO O FUNCIONES ESPECFICAS PARA

CUMPLIR LAS FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO
___________________________________________________________________
_______
41. 44. 44 ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS: Resultados de la
encuesta realizada a 10 empleados de la empresa Comercial Nutresa: Pregunta N 1
SABE QUE ES UNA MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS? TABULACION: Alternativa Cantidad Porcentaje Si 7 70%
No 3 30% Total 10 100% Si No 30% 70% Anlisis e Interpretacin. Al analizar la
pregunta se pudo observar que el 70 por ciento de la poblacin entrevistada contest
que S; lo que quiere decir que empresa Comercial Nutresa entre sus caractersticas
como organizaciones est en que sus empleados conozcan de manera clara sus
funciones y parte organizativa.
42. 45. 45 Pregunta N 2 CUANDO RECIBE EL MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS? Alternativa Cantidad Porcentaje 2 meses 4 40% 3 meses 3
30% 5 meses 3 30% 1 ao - 0tros - total 10 2 meses 3 meses 100% 5 meses 1 ao
30% 40% 30% 0tros
43. 46. 46 Anlisis e Interpretacin. Al analizar la pregunta se puede observar que los
directivos de la Empresa Comercial Nutresa buscan que desde un principio cada
empleado tenga definidas sus tareas y funciones dentro de la organizacin. Pregunta
N 3 SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS LOS MANUALES? Alternativa
Cantidad Porcentaje Si 8 80% No 2 20% Total 10 100% Si No 20% 80% Anlisis e
Interpretacin. Segn los datos podemos darnos cuenta que para la Empresa
comercial Nutresa los manuales de funciones y procedimientos Son documentos
eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones peridicas, para
adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa, ya que un
manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte en
obsoleto, y
44. 47. 47 lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que dificulte el
desarrollo de la organizacin. Pregunta N 4 REQUISITOS DEL CARGO?
Alternativa Cantidad Porcentaje Bachiller 5 50% Estudios tcnicos - profesional 5
50% otros total 100& Bachiller Estudios tcnicos 50% profesional otros 50%
Anlisis e Interpretacin Al analizar los datos podemos darnos cuenta que esta
empresa es muy equitativa al seleccionar a sus empleados, lo que los caracteriza por
tener un personal muy entregado a la compaa donde prima primero el bienestar de
la empresa.