Ministerio de la Proteccin Social

Repblica de Colombia

INSTRUCTIVO PARA CREAR ARCHIVO PLANO DESDE MICROSOFT EXCEL

Fecha: Febrero 6 de 2007

Tema: Creacin de archivos planos en Excel
Fecha de Actualizacin: Febrero 8 de 2007.

Descripcin
Microsoft Excel permite convertir un archivo normal de Excel a archivo plano
editando el archivo y guardndolo como archivo CSV que significa 'Valores
Separados por Comas', a continuacin se presentan las definiciones,
configuracin y pasos para generar el archivo plano.

FORMATO .CSV
CSV significa 'Valores Separados por Comas' ('Comma-Separated-Values') y es
un formato comn para intercambiar texto.
El formato de archivo CSV (*.csv) guarda nicamente el texto y los valores
como aparezcan en las celdas de la hoja de clculo activa. Todas las filas y
todos los caracteres en cada celda se guardarn. Las columnas de datos se
separan mediante comas y cada fila termina en un retorno de carro. Si una
celda contiene una coma, el contenido de la celda se escribir entre comillas
dobles.
Si las celdas presentan frmulas en vez de valores, stas se convertirn como
texto. Todo el formato, grficos, objetos y cualquier otro contenido de la hoja de
clculo se perdern. El smbolo del euro se convertir en signo de interrogacin.

Configuracin
Previo a la creacin del archivo CSV en Microsoft Excel, se requiere definir
realizar la configuracin regional del sistema operativo en los siguientes
parmetros:

Separador de decimales: punto

Separador de miles: coma
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Separador de lista: coma

1. Ingresar a la opcin Configuracin Regional y de Idioma del Panel de
Control de Windows.
La apariencia de las ventanas para ingresar a esta opcin vara
dependiendo de la versin del sistema operativo y la configuracin de este.
En la figura 1, se muestra una manera de elegir esta opcin: seleccionar
Inicio, luego en el men que se despliega seleccionar la opcin
Configuracin y luego seleccionar Configuracin regional y de idioma.

Figura 1 Ingresar a Configuracin Regional del panel de control

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2. En el cuadro de dilogo Configuracin Regional y de Idioma, hacer clic en el

botn Personalizar.

Figura 2 Cuadro de dilogo Configuracin Regional y de idioma

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3. En la ficha Nmeros modificar la configuracin de la siguiente manera:

Separador de decimales: punto

Separador de miles: coma

Separador de lista: coma
En la figura 3, se muestra este procedimiento.

Figura 3 Personalizar la configuracin regional

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Procedimiento para crear un archivo CSV desde Microsoft

Excel
1. Abrir en Microsoft Excel el archivo a convertir.
2. En el men Archivo elegir Guardar Como
3. En la lista desplegable de Guardar como tipo, elegir CVS (delimitado por
comas) (*.cvs).

Figura 4 Guardar archivo de Excel en formato CVS

4. Seleccionar el botn Guardar.

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5. Excel informa que el archivo se generar para la hoja actual y que se

perdern caractersticas como cuadros y colores, darle Aceptar y Si:

Cambiar la extensin del nombre del archivo de cvs a txt

1. Entrar al explorador de Windows seleccionar el archivo.
2. Si no se despliega la extensin del archivo, entonces se debe seleccionar
opciones de carpeta en el men de Herramientas
3. En la ficha Ver, se debe deshabilitar la opcin ocultar las extensiones de
archivo. El la figura 5 se muestra este procedimiento.

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Figura 5 Configuracin de opciones de carpeta

4. Seleccionar el archivo, oprimir el botn derecho del Mouse y en el men que

se despliega seleccionar cambiar nombre para cambiar la extensin a txt.

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