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INSTRUMENTOS NOTARIALES

Son los distintos instrumentos que extiende o autoriza el notario, en ejercicio de


sus funciones, por mandato expreso de una norma legal o a solicitud de parte interesada,
dichos instrumentos deben de revestir las formalidades de Ley y estar circunscritos al
mbito de competencia del notario que lo extiende.
La definicin legal de instrumento pblico extraprotocolar se halla contenida en el
texto del artculo 26 del Decreto Legislativo Nro. 1049, numeral que seala claramente
que son instrumentos pblicos extraprotocolares las actas y dems certificaciones
notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al
notario por razn de su funcin.
El presente artculo abordar los instrumentos extraprotocolares, los cuales se
encuentran en el Captulo III () del Ttulo II ("De los Instrumentos Pblicos Notariales") del
Decreto Legislativo Nro. 1049, conocer cul es su importancia, la actuacin de los
notarios y los efectos en el trafic patrimonial como garanta de seguridad jurdica para
los usuarios del servicio.

INSTRUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES

Son aquellos instrumentos que no cuentan por mandato legal con una matriz en el
archivo notarial, pueden ser actas y dems certificaciones los cuales estn referidos a
actos, hechos o circunstancias que el notario presencie o le conste por razn de su
funcin, con lo cual da fe de la realizacin de dicho acto, hecho o circunstancia de la
identidad da las personas u objetos o de la suscripcin de documentos: confirindole
fecha cierta.
Es el instrumento pblico autorizado por notario, en original, fuera del protocolo,
con las formalidades de ley, en ejercicio de sus funciones y dentro de los lmites de su
competencia; susceptible de este tipo de faccin por su contenido o prescripcin
legislativa, sin perjuicio de la entrega, guarda, coleccin o archivo de otros ejemplares
voluntariamente o por mandato legal y de las formas de anotacin o registracin as como
de reproduccin que pueden reglamentarse1.

Segn Gonzales Barrn, los instrumentos extraprotocolares (... son aquellos


documentos redactados y de autora de particulares (instrumentos prlvados), sobre los
que se atesta una certificacin notarial determinada cierto mbito de la fe pblica
1 PELOSI, 1980: pag. 249

(legitimacin de una fotocopia o de una firma, etc.). (...) Por su propia naturaleza de ser
autora de los mismos particulares, no se documentan en el protocolo del notario, ni ste
los custodia o conserva...))2

1.-ACTAS NOTARIALES

El notario puede intervenir extendiendo un acta notarial, en cualquier caso en los


cuales no exista regulada la participacin de funcionario o sujeto especfico. (Por ejemplo
no puede intervenir en el caso de levantamientos de cadveres .en los cuales por
mandato legal interviene el Fiscal)

El acta es la expresin instrumental de los actos, hechos o circunstancias que el


notario est presenciando. En la misma adems dejar constancia del Lugar, fecha y
hora; pudiendo ser suscrita por los interesados y necesariamente por quien formula
alguna observacin.

En las actas, normalmente, hay un mero hecho; el notario slo tiene la actividad de
ver y or, no entra al fondo del asunto, lo adapta al derecho solamente en cuanto a la
forma; narra el hecho y lo deja como es, no lo manipula ni lo altera; la firma de las partes,
si se producen, no es otorgamiento ni consentimiento, es simple conformidad con 1o
narrado y odo por el notario, que es narracin de lo sucedido...>3

2.- EXPEDICIN DE COPIAS CERTIFICADAS

El notario expedir copia certificada que contenga la transcripcin literal o parte


pertinente de actas y dems documentos, con indicacin, en su caso, de la legalizacin
del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran los mismos, nmero de
firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su
contenido.- Leer Art. 2028 segundo prrafo.

2 GONZALES BARRON, 2008: 622


3 GONZALES BARRON , 2008: 661

En la copia certificada el notario, a solicitud del interesado, da fe de un texto o


contenido, sea acta u otro documento, transcribindolo en forma ntegra o parcial. Para el
efecto, el notario debe consignar la fuente de donde se transcribe, sea libro u hojas
sueltas, con indicacin de su 'legalizacin' -autoridad que la efecta, fecha de la diligencia
y hojas de que consta-; folios en que obra el original y de su suscripcin con indicacin del
nmero de firmas que contiene el instrumento-, adems de otras circunstancias que -a
juicio del notario- sean necesarias o se requieran para dar una mayor idea de su
contenido. La copia certificada, en este caso, es igualmente vlida, sea transcrita en
forma directa o reproducida en fotocopia>4

Salazar Puente de la Vega dice de la expedicin de copias certificadas lo


siguiente:
El acto consiste fundamentalmente en la transcripcin del contenido del acta y
como tal el Notario no est facultado Para realizar, modificacin, adicin o supresin de
alguna parte del documento. Siendo una transcripcin, el Notario no se responsabiliza del
contenido. Sin embargo, toma en cuenta que el contenido no sea contrario a la ley ni a las
buenas costumbres.5

3.- CERTIFICACIN DE FIRMAS


Segn Tambini Avila, la legalizacin (o certificacin) de firmas (... consiste en que
el Notario da fe de que la firma que aparece en un documento es autntica y pertenece a
la persona que ha firmado en su Presencia. Para ello tiene que haber identificado
previamente a la Persona cuya firma aparece en el documento, dando fe de identidad y
de conocimiento>>6
En opinin de Barragn:
<La autenticacin de firmas consiste en que el notario da fe, por escrito y bajo su
firma y sello, de que la firma o las firmas puestas en determinado documento
corresponden a la firma o a las firmas de las personas que !a hayan registrado ante 1,

4 CORCUERA GARCIA, 1994: 179-180


5 SALAZAR PUENTE DE LA VEGA, 2007:443
6 TAMBINI AVILA, 2006: 823

coincidencia que se deduce de la confrontacin que debe hacerse entre las dos, o sea,
entre la firma autenticada y la firma registrada.7

4.- CERTIFICACIN DE APERTURA DE LIBROS

El notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de actas, de contabilidad y


otros que la ley seale. Leer como ejemplo Art. 83 del Cdigo Civil Art. 112. La
legalizacin consiste en una constancia puesta en la primera foja til del libro o primera
hoja suelta; con indicacin del nmero que el notario le asignar; del nombre, de la
denominacin o razn social de la entidad; el objeto del libro; nmeros de folios de que
consta y si sta es llevada en forma simple o doble; da y lugar en que se otorga; y, sello y
firma del notario. Todos los folios llevarn sello notarial.

Como bien nos instruye Gonzales Barrn, la certificacin (o Legalizacin) notarial


de apertura de libros cumple las siguientes finalidades bsicas:
- Vincular el libro con una determinada persona natural o jurdica, de tal suerte que
el contenido del libro prueba en contra de su titular (...); adems, la mera certificacin el
libro de actas puede fundar una inscripcin, sin necesidad de autenticacin de la
asamblea o de las firmas
- Dotar de fecha cierta la apertura del libro (...), 1o que tiene importancia para
efectos fiscales (...).
- Verificar que el libro se encuentra en blanco al momento de la Iegalizacin>8

5.-CERTIFICACION DE REPRODUCCIONES

En relacin a la certificacin (legalizacin) notarial de reproducciones o copias,


Gonzales Barrn refiere que.,... consiste en la certificacin del notario referida a que una
reproduccin guarda absoluta conformidad con el original (...).Se trata, sin dudas, de lo
que la doctrina notarial denomina 'testimonio por exhibicin', esto es, el notario da fe de la
7 BARRAGAN, 1979: 106-1'07
8 GONZALES BARRON, 2008: 665-669

existencia del documento sin que exista matriz al cual remitirse, Para 1o cual simplemente
se le ha exhibido el original. Este limitadsimo mbito de la fe pblica hace que la copia
legalizada (...) no vare la naturaleza del documento original, ni ia autenticidad de quien
certifique desde ninguna perspectiva. Simplemente se trata de una igualacin entre una
copia y el original...>9

CONCLUSIONES

Sealar que a travs de dichos instrumentos se reviste de seguridad jurdica a


quienes las utilizan y a la sociedad en general.
La fe pblica que da el notario, hace que sean instrumentos en los que no cabe
duda de la autenticidad de los hechos que se consignan en los mismos.
Tienen valor probatorio pleno. cierta. Tienen fecha Gozan de todos los efectos de
un Instrumento Publico Notarial.
Esta seguridad jurdica es una condicin sine qua non del desarrollo
econmico de un pas, ya que sin esta no se obtiene ni la confianza, ni el
crdito, ni las inversiones, ni tampoco el empleo y, en consecuencia, ningn
crecimiento, ni progreso social

9 GONZALES BARRON, 2008: 666

Bibliografa:

Rivera Bustamante, Ral E. (CLASES DE DERECHO NOTARIAL Y REGISTRAL - UIGV)

TAMBINI AVILA, MANUAL DE DERECHO NOTARIAL 2006:122

TAMBINI AVILA, MANUAL DE DERECHO NOTARIAL 2006: 327

BARRAGAN, 1979:107-108

PANTIGOSO QUINTANILLA, L995: 65-66

CORCUERA GARCIA, 1994: 190

GONZALEZ BARRON, Gunter. DERECHO REGISTRAL Y NOTARIAL