Proceso de Gestin de Proveedores (SAM)

SAM - Supplier Agreement Management - CMMI v1.2

Cubika Development Process (CDP)
2007
Historia de cambios
Fecha
Versin Descripcin
Autor
19/07/2006 1.0
Versin inicial del documento Marcelo Schenone
Tabla de Contenidos

Proceso de Gestin de Proveedores (SAM)

o Historia de cambios
o Tabla de Contenidos
Introduccin
o Propsito de este documento
o Audiencia sugerida
o Fuentes consultadas
o Referencia
o Contexto y antecedentes
o Alcance
Roles definidos y responsabilidades
Controles
Workflow Bsico
Actividades para el Manejo de Subcontratacin
1.1.
Iniciar Adquisicin
1.2. Planificar y Elaborar Adquisicin
o
1.3. Seleccionar Proveedor
1.4. Contratar Proveedor
1.5. Realizar Control y Seguimiento
1.6. Aceptar Producto Adquirido

Introduccin
Propsito de este documento
El presente documento ilustra el proceso a ser seguido con el objeto de desarrollar y sostener las
capacidades de la organizacin para seleccionar proveedores calificados y manejarlos en forma
eficiente, de manera tal de cumplir con los objetivos planteados en el proyecto.
Audiencia sugerida
Todos los PMs de Cubika
Fuentes consultadas
IBM-RUP 2005 v2003.06
SEI-CMMi v1.1, PMI.

Referencia
Glosario Organizacional
Poltica de Manejo de Subcontratacin (CMMi L2)
Contexto y antecedentes
El contexto de este procedimiento est establecido en
Alcance
Este procedimiento se aplica en todos los proyectos de desarrollo de software "manejados" de
Cubika.
Roles definidos y responsabilidades
Project Manager [Gerente de proyecto-PM]
Es el responsable de desarrollar y asegurar el cumplimiento de los planes correspondientes al
proyecto y de asegurar el cumplimiento de este procedimiento.
Controles
Los controles sern llevados a cabo por los procedimientos definidos dentro de la disciplina PPQA.
Workflow Bsico

Actividades para el Manejo de Subcontratacin

1.1.

Iniciar Adquisicin

*Objetivos:*Validar la factibilidad de la contratacin o adquisicin

Entradas: SRS, Pedido de Trabajo
Salidas: Criterio de evaluacin del producto | Actividad | Descripcin | Responsable |
Analizar tercerizacin El PM analiza el proyecto y la oportunidad de tercerizacin /
adquisicin considerando:

En el caso de proyectos de desarrollo, qu desarrollos

son necesarios (sea nuevo o de mantenimiento).

PM

Elaborar Criterio de
Evaluacin

La disponibilidad de recursos y habilidades.

El costo de la contratacin versus el costo de realizarlo
internamente.
Y en todos los casos:
La disponibilidad de productos y proveedores.
La funcionalidad y calidad de los productos del mercado.
La habilidad y capacidad de los potenciales
proveedores.
Licencias, garantas, limitaciones de distribucin y uso.

Las alianzas estratgicas del negocio.

El PM decide la alternativa ms conveniente. A partir de esta,
establece y documenta el criterio de evaluacin del producto a
adquirir.

PM

1.2. Planificar y Elaborar Adquisicin

*Objetivos:*Establecer los requerimientos, supuestos y restricciones en el marco dado por el caso
de negocio de la adquisicin. Elaborar el pedido de tercerizacin, estableciendo los criterios de
evaluacin de los productos, servicios y proveedores postulados
Entradas: SRS, Criterio de evaluacin del producto, Template de Pedido de Cotizacin, Template
de Matriz de Evaluacin
Salidas: Pedido de Cotizacin, Matriz de Evaluacin | Actividad | Descripcin | Responsable |
El PM, a partir de los requerimientos especificados en el SRS, elabora
el Pedido de Cotizacin, especificando:

Productos a entregar y servicios a prestar por el

proveedor.

Requerimientos funcionales y tcnicos del

producto o servicio a contratar.

Criterios de Aceptacin de los productos y

servicios.

Obligaciones a cumplir por ambas partes.

Mecanismos de control y seguimiento del

proveedor.
Elaborar Pedido de

Accin a tomar por incumplimientos en la calidad PM

Cotizacin
de los productos y los plazos establecidos (multas,
cancelaciones).

Condiciones de confidencialidad de informacin.

Propiedad intelectual de los productos o en su

defecto, la correspondiente autorizacin para poder
comercializar los mismos.

Cuestiones formales de presentacin (lugar, fecha

lmite, formato, etc.).
Requerimientos no tcnicos (trminos
contractuales, costos, tiempos, etc.).
El PM obtiene la documentacin complementaria necesaria para
adjuntar al Pedido de Cotizacin. Esta depende del motivo de la
contratacin, pero puede contener entre otras: * SRS
Normas y Estndares de Diseo y Programacin.

Adjuntar
Documentacin
Complementaria

Templates de documentacin a ser presentada.

Completar Matriz de El PM completa la Matriz de Evaluacin, especificando los criterios (o

PM

PM

Evaluacin

factores) sobre los cuales se basar la evaluacin de las propuestas,

ponderando los mismos segn su importancia en el proyecto. Los
factores que siempre se evaluarn en una propuesta son: Precio y
Servicio Post-Venta o Mantenimiento, garanta y fechas de entrega.

1.3. Seleccionar Proveedor

*Objetivos:*Refinar la evaluacin de los proveedores y productos candidatos. Elegir la solucin y el
proveedor definitivo (definir requerimientos de personalizacin, si corresponde).
Entradas: Propuestas del Proveedores, Matriz de Evaluacin
Salidas: SDP [Anexo de Proveedores] | Actividad | Descripcin | Responsable |
Cuando se termina la fecha de presentacin de las propuestas y han sido
recibidas todas, se procede a hacer la evaluacin.
El PM analiza cada Propuesta de Proveedor a la que se envi el Pedido
Seleccionar al
de Cotizacin, y refina la evaluacin sobre los proveedores y/o productos PM
Proveedor
candidatos.
Posteriormente, el PM refiere a la Matriz de Evaluacin para tomar la
decisin de a quin contratar.
El PM completa el Anexo Proveedores del Plan de Proyecto, donde se
Completar SDP con
especifican los mecanismos de control, los criterios de aceptacin
Informacin de
PM
condiciones y supuestos que enmarcarn la relacin con el proveedor
Proveedor
durante todo le ciclo de vida del proyecto.
El PM negocia con el Proveedor elegido, si es necesario, cuestiones
Acordar detalles
tcnicas y no tcnicas pendientes de resolucin antes de la firma del
PM
con Proveedor
contrato (por ejemplo, complementar informacin pendiente, ajustar
compromisos de fechas, costo del proyecto, cronograma de pagos).
1.4. Contratar Proveedor
*Objetivos:*Redactar y firmar el contrato entre ambas partes.
Entradas: Template de Contrato, Propuesta del Proveedor, SDP, Cronograma, Lista de Riesgos
Salidas: SDP [Actualizado], Contrato [Firmado], Cronograma [Actualizado], Lista de Riesgos
[Actualizada] | Actividad | Descripcin | Responsable |
El PM, si considera necesario, ajusta la propuesta del proveedor
Armar el Contrato
PM
plasmndolo en un contrato o documento que sirva a tal efecto.
El PM revisa con la Gerencia y el rea Comercial dicho documento antes
Revisar y Aprobar de su aprobacin. Pueden intervenir, cuando se lo considere necesario, el
PM
el Contrato
Gerente General o algn otro responsable de la contratacin.
El Proveedor y Cubika aprueban el documento.
El PM ajusta el SDP (Roles y Responsabilidades del Proveedor,
Ajustar Artefactos Cronograma) y el Anexo Proveedores, si fuera necesario.
PM
de Planificacin
El PM actualiza la Lista de Riesgos identificando aquellos relacionados
con la tercerizacin acordada.
1.5. Realizar Control y Seguimiento
*Objetivos:*Realizar el control del progreso, los resultados y el desempeo del proveedor. Controlar
el cumplimiento de los compromisos acordados en el Contrato, tomando las acciones preventivas y
correctivas necesarias para cumplir con los objetivos de Cubika.
Entradas: SDP, Cronograma, Lista de Riesgos
Salidas: Cronograma [Actualizado], Lista de Riesgos [Actualizada] | Actividad | Descripcin |
Responsable |
Organizar y Controlar
El PM organiza las actividades en conjunto a realizar por el
PM
Actividades del
Proveedor y su equipo de proyecto.

Proveedor

El PM realiza peridicamente el control de las actividades del

proveedor, a travs de las siguientes actividades: * Control del
cumplimiento de las fechas e hitos definidos en el cronograma del
proyecto.
Control del cumplimiento del contrato.
Control del cumplimiento de las condiciones de aceptacin
de los productos entregados o servicios brindados.

Control de pedidos de modificaciones solicitadas y

pendientes de realizacin por el proveedor.
El PM informa a la Gerencia correspondiente los incumplimientos
Reportar Incumplimientos incurridos por el proveedor, y le solicita que tome las acciones
pertinentes.
El PM administra los riesgos relacionados con el proveedor,
Identificar y Mitigar
detectando la aparicin de nuevos riesgos, evaluando los ya
Riesgos
considerados y tomando las acciones preventivas y correctivas
pertinentes.

PM

PM

1.6. Aceptar Producto Adquirido

*Objetivos:*Dar conformidad de los productos/servicios entregados y de la participacin del
proveedor en el proyecto.
Entradas: Criterios de Aceptacin
Salidas: Minuta de Aceptacin del Cliente | Actividad | Descripcin | Responsable |
Ante la entrega de un producto o subproducto por parte del
Proveedor, se realizan las siguientes pruebas:
a)
El Analista Funcional realiza las revisiones de los artefactos
Verificar
PM / Analista
asociados al producto entregado.
Entrega del
Funcional /
b)
El Tester realiza el testing del producto entregado.
Proveedor
Tester
c)
El PM realiza un testing de aceptacin, verificando que el
producto cumpla con los requerimientos solicitados y con las
condiciones de aceptacin definidas.
En aquellos casos en que Cubika no agregara valor al producto
Aprobacin del final a entregar al Cliente mediante la modificacin, agregado de
PM
Cliente
software, o integracin del software provisto con otro, el PM
obtiene la conformidad del producto recibido por parte del Cliente.