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TECNICAS DE
COMUNICACIO
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VALENCIA LIZBETH

perfil de la secretaria
Perfil de Secretaria Moderna

Cualidades Personales de la Secretaria Moderna

Formacin de la Secretaria
Cdigo Deontolgico de las Secretarias

Autora: Lic. Jackeline Becerra Reyes

El secretariado es una funcin esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los
negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de
una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metdico.
En la terminologa tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las
actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trmite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los
ltimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta
de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de ste con credibilidad.

. Sin embargo en trminos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente
perfil:
Personalidad equilibrada y proactiva.
Autoestima positiva.
Capacidad de adaptacin a los cambios.
Habilidades comunicativas y escucha activa.
Capacidad de crear, innovar e implementar.
Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
Disposicin para trabajar en equipo.
Capacidad de observacin, concentracin y amplitud de memoria.
Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
Espritu de superacin.
Flexibilidad
Sentido de humor.
Resistencia fsica y nerviosa.
Agudeza visual.
As mismo para poder alcanzar la mxima eficacia en su trabajo y desempear sus funciones de forma correcta, la
secretaria ha de dominar a la perfeccin una serie deconocimientos tcnicos apropiados para el cargo que
desarrollar, tales como son:
Tcnicas de archivo.
Tcnicas de oficina
Digitacin o mecanografa.
Uso apropiado del telfono
Manejo y organizacin de la agenda
Redaccin de correspondencia general, comercial y administrativa.
Manejo adecuado de documentos.
Conocimiento y dominio del idioma del pas.

El tpico de la ayudante del jefe, que le prepara el caf, hace fotocopias, mecanografa documentos y archiva
informes ha desaparecido radicalmente en la sociedad laboral de hoy en da. Ahora, la secretaria, la buena
secretaria, es la mano derecha del jefe y colabora para que el trabajo del mismo sea ms ligero, ms organizado,
ms puntual.
Formacin, formacin y formacin. Es imprescindible para ser una buena secretaria estar muy preparada y
adems seguir preparndose continuamente.
(Elisa de Pino. Presidenta del Consejo Superior del Secretariado (Magazine Plus))
De los requisitos profesionales de archivo y mecanografa, se ha pasado a exigir de una secretaria una formacin
completa, tanto referida a las funciones tcnicas concretas que requiera su puesto (informtica, contabilidad, etc.),
y dependiendo tambin stas del sector de la empresa, como dirigida a conocimientos de cultura general, idiomas,
protocolo y dems habilidades sociales, culturales y de trato humano.
Hoy se pide un perfil mucho ms completo que abarca una excelente preparacin tcnica, competencias
profesionales lo que en ISSA denominamos formacin humana o factor humano, un poso de cultura y valores
transmitido a travs de la educacin humanstica, que hace del ayudante de direccin una persona equilibrada,
capaz de pensar y de analizar las situaciones, duea de su propia vida, con buenas dotes comunicativas y con
amplitud de miras.
(Carmen Erviti. Directora de Estudios del Instituto Superior de Secretariado y Administracin, ISSA (Univ. de
Navarra) (ABC Nuevo Trabajo))
Es importante sealar la diferencia de nivel que puede exigrsele a una secretaria de administracin en
comparacin con una secretaria de direccin. Alcanzar un puesto en este ltimo grado, requiere un completsimo
perfil, tanto laboral como personal, dada la enorme y cada vez mayor competitividad, dentro de la empresa actual,
para este tipo de puestos.
Veamos ahora las competencias que debera realizar una buena secretaria, deduciendo de ellas su perfil laboral y,
de ste, el grafolgico:
Funciones principales de la Secretaria:
Colaborar con el director a fin de facilitar y agilizar su trabajo.
Preparar y archivar la documentacin y la correspondencia.
Buscar y sintetizar informacin, dentro o fuera de la empresa, sobre los objetivos a ella encomendados.
Preparar, redactar y mecanografiar informes a partir de tan slo unas pautas marcadas por su superior.
Organizar la agenda del director, concertar y gestionar citas, viajes y eventos.
Atender y organizar llamadas telefnicas y las visitas al director.
Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su transcurso, con el fin
de poder facilitar informaciones o redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera.
Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegacin de su superior.
Perfil profesional:
Formacin a nivel de COU o Formacin Profesional Administrativa, como mnimo.
Curso de Secretariado en Escuela de negocios.
Dominio imprescindible de uno o ms idiomas extranjeros, en sus formas hablada y escrita (Ingls, como
preferente, Francs, Alemn)
Mecanografa y taquigrafa.
Dominio de herramientas informticas, a nivel usuario (procesadores de texto, hojas de clculo, aplicaciones
especficas)
Perfil personal y su equivalente grafolgico
Persona equilibrada y segura de s misma: su escritura ser clara y legible, de tamao normal, preferentemente
curva an con presencia de ngulos, vertical o inclinada ligeramente a la derecha, firma sencilla, legible y con
rbrica simple o ausente.
Inteligencia y capacidad para tomar decisiones escritura gil, progresiva, con presencia de ligados altos,
espontnea y vibrante, presin firme y rasgos personalizados.
Capacidad para el orden y la organizacin: pgina bien ocupada, mrgenes ordenados, escritura clara, puntuacin
precisa y atenta, rbrica ejecutada antes que la firma.
Habilidades comunicativas: escritura ligeramente inclinada a la derecha, valos simples o ligeramente abiertos,

presencia de guirnaldas, escritura agrupada con enlaces curvos, margen derecho pequeo.
Discrecin y saber estar: escritura legible an sin exceso, con presencia de rasgos filiformes, y valos simples
cerrados o ligeramente abiertos hacia la izquierda, simplificada y extendida; firma semi-legible.
Gran capacidad de iniciativa y visin de futuro: escritura progresiva, presin firme, trazado gil, puntuacin
ligeramente avanzada y ligera inclinacin hacia la derecha.
Motivacin: renglones con direccin horizontal o ligeramente ascendentes, presin firme, escritura extendida y
dinmica; firma sencilla, situada a la derecha y ligeramente ascendente.