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1.
PRESUPUESTO DE VENTAS:
Es la fase compleja del plan presupuestario, se deben tomar en consideracin todos los
factores positivos y negativos relacionados con las actividades de la empresa. Una vez
definidas las polticas de ventas de la empresa, puede entrarse a la preparacin del
pronstico de ventas, que consiste en una proyeccin global de la demanda potencial
de los consumidores durante un periodo especfico de tiempo.
Este pronstico de ventas se convierte en un plan o presupuesto de ventas, cuando la
Direccin le aplica juicio, estrategia planeada, asignaciones de recursos y el firme
propsito de dictar las medidas necesarias para alcanzar las metas de ventas. Existen
diversos mtodos para efectuar el pronstico de ventas; sin embargo estos pueden
agruparse as:
1.1.
Mtodos de criterio:
Se aplican generalmente en empresas pequeas, que por su reducido volumen de
ventas, hacen posible la utilizacin, bsicamente del criterio de sus ejecutivos o
vendedores, para determinar el pronstico de ventas. Son mtodos sencillos y
prcticos cuya principal desventaja es que no consideran en una forma tcnica, las
condiciones o fuerzas econmicas generales.
Como principales desventajas, estn que las estimaciones pueden ser muy
conservadoras si se tiene la idea de que las mismas puedan servir como medida de
calificacin o bien, que se sobreestimen, pensando en aumentos de sueldo, premios,
ascensos, etc.
1.2 Mtodos Estadsticos:
Entre los ms conocidos y usuales mtodos para pronosticar las ventas, estn los
siguientes:
AOS
VENTAS
(UNIDADES)
1994
1995
1996
1997
1998
1999
25,000
27,500
24,000
26,000
28,000
29,500
Solucin:
Comparacin ao base y ltimo ao.
1999
29,500
1994
25,000
INCREMENTO
4,500
Determinacin del factor de acumulacin.
4,500/5
=
900
Factor de acumulacin
Ventas esperadas para el ao 1995.
Ventas ao 1999
29,500 Unidades
Factor de acumulacin
900 Unidades
Ventas ao 2000
30,400 Unidades
Yc
25000
25900
26800
27700
28600
29500
30400
25,000
27,500
24,000
26,000
28,000
29,500
-1
0
1
2
3
4
-4
-3
-2
-1
0
1
Promedio
27,833
778
28,611
778
29,389
(ao 0)
(ao 1)
(ao 2) = Ventas ao 1995
76,500/3 = 25,500
83,500/3 = 27,833
2,333
a
b
c
=
=
=
cualquier promedio
factor de acumulacin
Ao a partir del origen de cualquier promedio
VENTAS
27,500
51,500/2
24,000
50,000/2
26,000
54,000/2
28,000
57,000/2
29,500
27,500
25,750
24,000
25,000
26,000
27,000
28,000
28,750
29,500
30,250
2
--------
1995
X1
-2
-1
0
1
2
3
4
5
6
X2
-7
-6
-5
-4
-3
-2
-1
0
1
128,250/5 =
25,650
143,500/5 =
28,700
7
8
3,
050
3,050/5 = 610
Factor de acumulacin
29,500
28,759
Incremento
Ultimo periodo 1994
Incremento
Ultimo periodo intermedio
750
29,500
750
30,250
I.
Los factores que integran los elementos a considerarse en la preparacin del pronstico
de ventas, son:
FACTORES ESPECIFICOS DE VENTA (F)
Son los factores o aspectos que
incidieron en las ventas pasadas, ya sea favorable o desfavorablemente los que
consecuentemente, afectaran las ventas que se estn pronosticando. Estos factores se
clasifican en:
prcticas y mtodos para hacerlas efectivas, o bien, si ocurrieran ciertos cambios en las
condiciones especficas del mercado. Estos factores pueden ser:
b.1
Factor de cambio en el producto: tales como:
Redise del producto
Empleo de nuevos materiales (costos menores)
Nuevos procesos de fabricacin (simplificacin del dise)
Nuevos equipos para producir (estandarizacin)
Adaptacin del producto a nuevos usos
b.2Factor de cambio en la produccin:
Con frecuencia los clientes hacen sus pedidos a otras empresas porque el
fabricante no puede garantizar la entrega del producto en la calidad y/o fecha requerida.
Esto puede superarse mediante:
Mejoramiento en las instalaciones de la fbrica, en los mtodos de
fabricacin, en la planeacin y calendarizacin de las operaciones y en el
control de inventarios, permitir a la empresa asegurar al cliente que los
productos se le entregaran en las fechas previstas.
Introduccin de controles de calidad, asegurara al cliente que la mercanca
que se le vende satisface sus exigencias.
b.3
Factor de cambio en el mercado:
El personal de ventas al estar en
contacto directo e indirecto con la corriente de opiniones que prevalece en el mercado y
poder apreciar el carcter nuevo o variable de los elementos del mismo, se halla en
condiciones de aconsejar sobre el efecto que puede tener este cambio de condiciones
en las posibilidades de ventas para el siguiente periodo presupuestario.
Entre los cambios de mercado que debieran considerarse al formular las
estimaciones de ventas del ao siguiente, estn:
Cambios en las modas y en los gustos y estilos
La poblacin es otro factor que cambia la estructura del mercado. Los
cambios pueden darse en trminos de lugar, numero, composicin y edad.
Cambios en la actividad econmica, especialmente de una regin en
particular puede tener importantes consecuencias en las ventas locales
(buenas o malas cosechas, desplazamiento de fbricas, cambios debidos a la
competencia).
b.4
Factor de cambio en los mtodos de venta:
La naturaleza del
mercado que surte la empresa y la posicin de la misma en ese mercado, cuando se
trata de negocios bien organizados y manejados en forma competente, son motivo de
constante estudio. La respuesta probable del mercado a los cambios que se
introduzcan en los procedimientos de venta, debe ser cuidadosamente meditada si es
que se quiere que los resultados de tales cambios en trminos de ventas y gastos se
traten inteligentemente desde el punto de vista del presupuesto. Los factores que
debieran considerarse, son:
Cambios en los precios
[ (Vp + - F) E ] A
Pv
[ (Vp + - a + - b + - c ) E ] A
En donde:
Pv
=
Vp
=
F
=
E
A
=
=
Pronostico de ventas
Ventas pasadas
Factores especficos de venta
a
= Factores de ajuste
b
= Factores de cambio
c
= Factores corrientes de crecimiento
Fuerzas econmicas generales
Influencia de la administracin
Ejemplo:
La empresa REGUGIO DE AMOR., que fabrica prendas de vestir, presenta la
informacin siguiente, con la cual usted deber preparar el pronstico de ventas de
dicha empresa, en unidades, para el ao 1995, aplicando para el efecto, el Mtodo de
Factores.
1) En los 5 aos anteriores, las ventas en promedio y en trminos relativos, presentaron el
comportamiento que se indica a continuacin:
Semestre de enero a junio
=
60%
40%
2) A partir de 1995, los productos se vendern con precios ms bajos, debido a que se
utilizaran telas con fibra sinttica y diseos ms atractivos, con lo que se espera
incrementar las ventas ajustadas de 1994, en un 15%.
3. El Asesor Economista de la empresa, estableci que el Tratado de Libre Comercio
(TLC), las polticas econmicas adoptadas por el Gobierno de Guatemala y el resto de
fuerzas econmicas generales, afectaran negativamente las ventas, estimndose un
decremento del 8%.
4. En los ltimos 6 meses de 1994, las ventas de la empresa Grupo Rescate Estudiantil,
S. A. ascendieron a 50,000 unidades.
5. Debido a un incremento en los precios del producto, originado por aumento en los
precios de la materia prima, se dej de vender en 1994, el 10% de las ventas del ltimo
semestre. Esta situacin fue solucionada con la nueva poltica de precios para 1995
(numeral numero 2)
6. Nuestro cliente, La Mexicana, S.A. de CV., por razones de baja en los aranceles de su
pas, Mxico, aumento, en un 10% sus pedidos a partir de julio de 1994. Las compras
de La Mexicana han sido, durante el ao 1994, de Q.600.000.00 anuales, distribuidos
uniformemente en todos los meses del ao.
7. El Gremial de Exportadores de Productos no Tradicional, Comisin del Vestuario, de la
cual es miembro la empresa Los Recurrentes, S.A., en la regin fronteriza con Mxico,
efectu una profunda campaa publicitaria. Debido al impacto positivo que causo para
los productores guatemaltecos, las ventas para 1995 se incrementaran en un 10% en
relacin con las ventas de 1994.
8. La administracin de la empresa Los Recurrentes, S.A., para atenuar la baja de las
ventas nacionales de 1994, adoptara una nueva poltica publicitaria. El efecto de esta
poltica se espera sea un incremento del 10.8%.
9. El distribuidor de la ciudad de Coatepeque, debido al bloqueo de la carretera de la
zona, en junio de 1994, no pudo satisfacer pedidos de clientes de Tapachula,
equivalentes al 10% de las ventas del semestre enero/junio de 1994.
10.
11.
12.
El precio de venta de nuestro producto para 1995, ser de Q.20.00 por unidad, precio
igual al de 1994.
Solucin:
Unidades
Ventas Pasadas
FACTORES ESPECIFICOS DE VENTA
Factores de ajuste
5) Debido a un incremento
6) Nuestro cliente La Mexicana
9) El Distribuidor de la ciudad
Tasas ajustadas
Factores de Cambio
2) A partir de 1995, los productos.
10) Para el ao 1995 entrar a
Factores corrientes de Crecimiento
7) La Gremial de Exportadores.
FUERZAS ECONMICAS GENERALES
3) El asesor economista
125,000
5,000
1,500
7,500
14,000
139,000
20,850
15,000
35,850
12,500
12,500
INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACION
8) La Administracin de la empresa
Ventas esperadas para 1995
Pv
Pv
Pv
Pv
Pv
Unidades
(14,988)
172,362
18,615
190,977
Como ya se indico, las ventas de las empresas no son uniformes para todos los meses,
trimestres, semestres, etc., sino responden a cierta tendencia estacional. Para aplicar
tal tendencia al presupuesto de ventas, se utiliza el INDICE DE VARIACION
ESTACIONAL, que consiste en determinar a travs del anlisis y procesamiento de la
informacin estadstica que se obtenga, un ndice de variacin que aplicado al promedio
de las ventas estimadas, nos de las ventas estacinales.
El procedimiento que se sigue es el siguiente:
1.
Se obtienen las ventas peridicas de la serie de aos de que se trate.
2.
Se establecen totales de las ventas peridicas (horizontal y vertical).
3.
Se obtienen promedios peridicos de ventas.
4.
Se establece el promedio de los promedios.
5.
Se obtienen el IVE dividiendo el promedio peridico (paso 3) entre el promedio
de los promedios (paso 4).
Trimestre
EN/MAR
AB/JN
JL/SP
OC/DC
125,000
160,000
175,000
80,500
105,000
120,000
78,500
95,000
110,000
132,000
170,000
201,000
416,000
530,000
606,000
Las ventas estimadas para el ao 1995, ascienden a 680,000 unidades. Aplicando el
ndice de Variacin Estacional (IVE) se distribuirn estas ventas en periodos
trimestrales.
Solucin
TRIMESTRE
1992
1993
ENE/MAR
AB/JN
JL/SP
OC/DIC
125,000
80,500
78,500
132,000
416,500
160,000
105,000
95,000
170,000
530,000
1994
TOTAL
175,000 460,000
120,000
305,500
110,000 283,500
201,000 503,000
606,000 1,552,000
IVE
153,333
101,833
94,500
167,667
517,333
X95
1.18
0.79
0.73
1.30
170,000
170,000
170,000
170,000
200,600
134,300
124,100
221,000
4.00
680,000
680,000
Clculos:
Promedio de Promedios
517,333 / 4 =
129,333
680,000 / 4
170,000
1.185567=
0.787371=
0.730670=
1.296392=
200,600
134,300
124,100
221,000
680,000
=
=
=
=
1995
1.18 (redondeado)
0.79 (redondeado)
0.73 (redondeado)
1.30 (redondeado)
4.00
3.
Regionalizacin de las ventas: Generalmente, adems de que las ventas de las
empresas se distribuyen estacionalmente, tambin se efectan por regiones o zonas,
por lo cual, para efectos del presupuesto de ventas, es necesario distribuir las ventas no
solo por estacin, sino por regin o zona, para lo cual puede seguirse un procedimiento
sencillo, as:
1.
Se obtiene informacin estadstica porcentual de las ventas por regin.
2.
Se establecen totales de los porcentajes peridicos.
3.
Se obtienen promedios peridicos de los porcentajes.
4.
El promedio obtenido se aplica al total de las ventas por cada periodo que
corresponda (mensual, trimestral, semestral).
Ejemplo:
Por regin, las ventas de la empresa Los Avispados, S.A. durante los aos citados, han
tenido el comportamiento siguiente:
Regin
Norte
Sur
Oriente
Occidente
% de ventas
1992 1993 1994
18
22
21
30
28
29
25
24
25
27
26
25
100 100 100
X
20.33
29.00
24.67
26.00
100
EN/MZ A/J
40,782 27,303
58,174 38,947
49,488 33,132
52,156 34,918
200,600134,300
J/SP
25,230
35,989
30,615
32,266
124,100
OC/D
44,929
64,090
54,521
57,460
221,000
TOTAL
138,244
197,200
167,756
176,800
180,600
4. PRESUPUESTO DE PRODUCCIN
El presupuesto de produccin se fundamenta en dos puntos bsicos:
Las Ventas estimadas
Los inventarios (reales) de productos terminados
El presupuesto de produccin puede clasificarse en:
a) Presupuesto de volumen de produccin; Se refiere a las cantidades que deber
producirse, tomando en consideracin el volumen o cantidad que se espera vender.
a) Informacin en unidades:
Ventas en unidades/Inventario X en unidades.
b) Informacin en valores:
Costo de ventas/ Inv. X en valores
Ejemplo:
Con los datos que a continuacin se incluyen, determinar la rotacin de inventarios con
base en informacin en valores y en unidades.
Unidades vendidas:120,000
Costo por unidad: Q. 4.50
Inventario inicial: 30,000 unidades
Inventario final:
50,000 unidades
Solucin:
1.
Se establecen inventarios promedio y costo de ventas
Inventario promedio en unidades:
(30,000 + 50,000)/2 =
40,000 unidades
Inventario promedio en valores:
40,000 unidades x Q.4.50 =
Q.180, .000
Costo de lo vendido:
120,000 unidades x Q.4.50=
540,000
2.
Se determinan ndices de rotacin
Con base en unidades:
120,000 / 40,000
=
3 {ndice de Rotacin}
Con base en valores:
Q.540,000 / Q.180,000
3 {ndice de Rotacin}
b.2 En valores
Costo de ventas estimado / ndice de rotacin
Ejemplo:
Asumiendo que para el ejercicio 1995 se presupuest vender 150,000
unidades, al mismo costo de Q.4.50 cada una:
Inventario final en unidades
150,000 / 3 =
50,000 unidades
Inventario final en valores
Q.675, 000 / 3
=
4.1
Presupuesto de volumen de produccin:
El presupuesto de volumen de produccin puede establecerse mediante diferentes
procedimientos; as, puede aplicarse una formula definida, una relacin lgica o
mediante diferencia de inventarios. A continuacin se establecer el presupuesto de
volumen de produccin de la empresa La Costeita, S.A., para 1995, cuya informacin
es la siguiente:
Empresa:
Ventas 1994
La Costeita, S.A.
60,000 unidades
3.
28,000 unidades
Unidades
Ventas presupuestadas 1994
70,000
Inventario final deseado
28,000
Necesidades totales
98,000
Inventario inicial
(26,000)
Necesidades totales de produccin 1995
72,000
b) Aplicacin de frmula:
Pp
Pp
Vp
If
Ii
=
=
=
=
=
Pp95 =
=
Vp + If - Ii
Presupuesto de produccin
Ventas presupuestadas
Inventario final
Inventario inicial
70,000 + 28,000 - 26,000
72,000 <Presupuesto produccin 1995>
Ejemplo:
Con base en la informacin de la distribucin de las ventas estimadas para 1995,
presentada por la empresa La Costeita, S.A., preparar programa de produccin
estacional aplicando los procedimientos indicados anteriormente.
1. Produccin estabilizada:
Ventas
Produccin Inventarios
Periodo
Unidades
Unidades
Inicial
EN/MZ
AB/JN
JL/SP
OC/DC
12,000
14,000
10,000
34,000
70,000
26,000
32,000
36,000
44,000
--------
32,000
36,000
44.000
28,000
---------
2. Produccin variable:
a) Rotacin de inventarios
Ventas
Produccin
Periodo
Unidades
Unidades
Inventarios
Inicial
Final
EN/MZ
AB/JN
JL/SP
OC/DC
26,000
14,000
10,000
34,000
14,000
10,000
34.000
28,000
12,000
14,000
10,000
34,000
18,000
18,000
18,000
18,000
72,000
Final
------10,000
34,000
28,000
b)
Periodo
EN/MZ
AB/JN
JL/SP
OC/DC
---------
Produccin
(%)prod.
12,000
14,000
10,000
34,000
70,000
17.14
20.00
14.29
48.57
100.00
Produccin
Unidades
12,341
14,400
10,289
34,970
72,000
Inventarios
Inicial Final
26,000
26,341
26,741
27,030
--------
26,341
26,741
27,030
28,000
---------
Ventas
Unid.
12,000
14,000
10,000
34,000
70,000
1.0285714
Produccin
Unidades
12,343
14,400
10,286
34,971
72,000
Inventarios
Inicial Final
26,000 26,343
26,343 26,743
26,743 27,029
27,029 28,000
-------- ---------
CONCLUSIONES
En la formulacin de un presupuesto de ventas, bajo cualquiera de los mtodos
expuestos en el desarrollo de este trabajo, deben observarse los siguientes
lineamientos.
En cada caso particular es indispensable seleccionar, por medio de estudios
previos a su establecimiento, cul es el mtodo adecuado para la entidad en vista
de las circunstancias, necesidades y los recursos humanos, tcnicos y materiales
de que se disponga.
Que el presupuesto de ventas forma parte de un sistema en general.
Que en los casos en que sea conveniente, se combinen los mtodos que
potencialmente puedan aplicarse.
Recolectar, seleccionar, ordenar y estudiar adecuadamente los datos fuente del
presupuesto.
Determinar los factores que influyen en el presupuesto y sus efectos en cada
grupo o lnea de productos, clientes, zona, distrito, etc.
Debe analizarse por lnea de producto, grupo homogneo de artculos, cliente,
perodo, zona y distrito de venta, segn el caso; posiblemente no ser necesario
aplicar (simultneamente) en todos los casos estas clasificaciones; sin embargo,
es deseable lograr este anlisis, bsicamente para facilitar la elaboracin del
presupuesto de produccin y la investigacin y justificacin de variaciones.
La base para la valuacin del presupuesto de ventas en unidades debe ser una
lista de precios revisada y autorizada; para el caso de que se haya formulado
globalmente, dicha lista auxiliara para obtener el detalle en unidades.