PROTOCOLO DE COMUNICACIN

PARA EL ENVIO DE FLORES A

RUSIA Y A EUROPA

Los Operadores de Transporte Areo, Agencias de Carga

y la Asociacin Colombiana de Exportadores de Flores Asocolflores, suscriben el presente Protocolo de
Comunicacin para el proceso de reserva de cupo para
el envi de flores a los mercados de Rusia y Europa por
el muelle de carga internacional del aeropuerto
internacional ElDorado de la ciudad de Bogot.
Objetivos:
Mejorar el proceso de Comunicacin entre las
Empresas Exportadoras de Flores (usuarios finales),
las Agencias de Carga y los Operadores de
Transporte Areo, en el momento de la reserva de
cupo para realizar envos de flor a los mercados de
Rusia y Europa, de forma que este sea ms efectivo y
no afecte la seguridad y calidad del producto, y
permita la optimizacin de los pallets y el
cumplimiento de los tiempos establecidos para los
vuelos.
Propender por la optimizacin logstica de los
empaques utilizados por las Empresas Exportadoras
de Flores para realizar envos a los mercados de
Rusia y Europa.
Procurar que el pallet en cada Operador de
Transporte Areo internacional que lleva flor a los
mercados de Rusia y Europa sea el ms eficiente
posible.
Macroproceso:
Inicia con la recepcin de informacin del envo (unidades y/o
volumen) por medio verbal, fsico o electrnico por parte de
las Empresas Exportadoras de Flores a las Agencias de Carga ,
contina con la reserva de cupo por parte de las Agencias de

Carga por medio verbal, fsico o electrnico a los Operadores

de Transporte Areo quienes asignarn el respectivo espacio
en el avin y finalmente procedern a realizar la
retroalimentacin a los exportadores sus representantes en
este caso las Agencias de Carga. Mensualmente habr una
retroalimentacin general para Asocolflores.

Principios:
Coordinacin y Facilitacin: Los Operadores de Transporte
Areo, las Agencias de Carga y las Empresas Exportadoras de
Flores velaran para que el proceso de reserva de cupos para
el envo de flor a los mercados de Rusia y Europa se realice
de forma gil y eficiente de forma que el producto salga a
tiempo y en ptimas condiciones de calidad.
Efectividad: El proceso de reserva de cupos para el envo de
flor a los mercados de Rusia y Europa ser llevado a efecto.
Compromiso: Los Operadores de Transporte Areo, las
Agencias de Carga y las Empresas Exportadoras de Flores
debern cumplir con los acuerdos y deberes a que hace
referencia el presente Protocolo de Comunicacin.
Responsabilidad: Los Operadores de Transporte Areo, las
Agencias de Carga y las Empresas Exportadoras de Flores
(usuarios finales del servicio) sern responsables de llevar a
cabo eficientemente los compromisos adquiridos en el
presente Protocolo de Comunicacin.
Conocimiento de la Informacin: Los Operadores de
Transporte Areo, las Agencias de Carga y las Empresas
Exportadoras de Flores debern tener un nico dato claro y
concertado de las medidas de las cajas a despachar (unidades
y/o volumen).
Glosario:
Actores: se refiere a los Operadores de Transporte Areo,
Agencias de Carga y Asocolflores, quienes firman el presente
Protocolo de Comunicaciones.
Protocolo: Regla de comunicacin que permite el flujo
efectivo de informacin entre los participantes de un
proceso.
Estndar: Norma regularizada, de uso recomendado.
Comunicacin: Es el acto que realizan dos o ms personas
donde existe un emisor y un receptor, necesariamente tienen
que haber una respuesta.
Empaque: Es el recipiente o envoltura que sirve para agrupar
y transportar productos, tiene como fin proteger y conservar
la mercanca desde el punto de origen hasta su destino final.
En el caso de las flores son cajas.
Mercados: Para el presente Protocolo de Comunicacin hace
referencia a los mercados de Rusia y Europa.
Documentos de Referencia: Protocolo de llenado de
empaques. Autor: Asocolflores.

PROTOCOLO DE COMUNICACIN
PARA EL ENVIO DE FLORES A RUSIA Y
A EUROPA
Con el objeto de lograr los objetivos mencionados
anteriormente, los actores que firman el siguiente
Protocolo de Comunicacin debern cumplir lo
siguiente:
1. Tras el anlisis de la informacin enviada por los
Operadores de Transporte Areo y un estudio
de campo realizado en el muelle de carga
internacional del aeropuerto ElDorado por
Asocolflores, y en consenso con las Empresas
Exportadoras de Flores a estos mercados y los
Operadores de Transporte Areo, se
recomienda a las Empresas Exportadoras de
Flores que para el envo de flor a los mercados
de Rusia y Europa utilicen, de acuerdo a sus
necesidades, empaques que se encuentren
dentro de las siguientes dimensiones:
Medidas Externas: LARGO X ANCHO X ALTO
CAJA FULL
CAJA TABACO
105 x 52 x 26
105 x 26 x 26
105 x 52 x 30
105 x 26 x 30
120 x 52 x 30
120 x 26 x 30
Las modulares de estas medidas de cajas (cuarto y
octavo) son aceptadas.
Se exceptan de las anteriores:
La altura mxima permitida por aerolneas
que operan aviones combi ser de 26
centmetros.
Los empaques para gypsophila y flores
tropicales.
2. Las Empresas Exportadoras de Flores que
utilicen empaques con las recomendaciones, en
cuanto a dimensiones, establecidos en el punto
1 del presente Protocolo de Comunicacin,
debern proporcionar oportunamente a las
Agencias de Carga, utilizando medios verbales,
escritos o electrnicos, la informacin del
nmero de unidades de cada envi.
3. Las Empresas Exportadoras de Flores que
utilicen empaques con dimensiones superiores

o inferiores a las recomendadas en el punto 1

del presente Protocolo de Comunicacin
debern informar a las Agencias de Carga,
adicionalmente a lo establecido en el punto 2
del presente Protocolo de Comunicacin, el
volumen correspondiente al envo.
4. Las Agencias de Carga tienen el deber de recibir
la informacin de la reserva por parte de las
Empresas Exportadoras de Flores, bajo las
especificaciones dadas en el punto 2 del
presente Protocolo de Comunicacin y cuando
aplique, a lo establecido en el punto 3 del
presente Protocolo de Comunicacin.
5. Las Agencias de Carga, utilizando medios
verbales, escritos o electrnicos, debern
solicitar oportunamente a los Operadores de
Transporte Areo los cupos para los envos de
flor a los mercados de Rusia y Europa. La
informacin debe ser proporcionada segn lo
establecido en el punto 2 del presente
Protocolo de Comunicacin y cuando aplique, a
lo establecido el punto 3 del presente Protocolo
de Comunicacin.
6. Las Agencias de Carga utilizando medios
verbales, escritos o electrnicos, debern
informar a las Empresas Exportadoras de Flores
que realizan envos de flor a los mercados de
Rusia y Europa, que si hacen caso omiso a las
recomendaciones, en cuanto a las dimensiones
de empaque establecidas en el punto 1 del
presente Protocolo de Comunicacin, corrern
el riesgo de no conseguir cupo con los
Operadores de Transporte Areo.
7. Las Agencias de Carga, utilizando medios
verbales, escritos o electrnicos, debern
informar mensualmente a Asocolflores, los
datos de las Empresas Exportadoras de Flores
que realicen reservas utilizando empaques que
no estn dentro de las dimensiones externas
recomendadas en el punto 1 del presente
Protocolo de Comunicacin. En caso de
presentarse una situacin extraordinaria la
retroalimentacin deber realizarse de forma
inmediata.

8. El Protocolo de Llenado de Cajas es un

documento realizado por Asocolflores que
establece diferentes recomendaciones y
consideraciones que deben tener en cuenta las
Empresas Exportadoras de Flores al momento
de realizar el llenado de los empaques y los
Operadores de Transporte Terrestre y Areo en
la manipulacin de los mismos. El Protocolo de
Llenado de Cajas es un documento pblico y
hace parte integral del presente Protocolo de
Comunicacin.
9. Asocolflores deber divulgar a sus Empresas
Exportadoras de Flores afiliadas, Agencias de
Carga y Operadores de Transporte Areo, el
Protocolo de Llenado de Cajas del que se hace
referencia en el punto 8 del presente Protocolo
de Comunicacin y que les servir como gua
para el correcto uso del empaque.
10. Las Agencias de Carga debern divulgar a todos
sus clientes el Protocolo de Llenado de Cajas del
que se hace referencia en el punto 8 del
presente Protocolo de Comunicacin que les
servir como gua para el correcto uso del
empaque.
11. Los Operadores de Transporte Areo recibirn
la informacin de la reserva por parte de las
Agencias de Carga bajo las especificaciones
dadas en el punto 2 del presente Protocolo de
Comunicacin
y
cuando
aplique,
las
establecidas en el punto 3 del presente
Protocolo de Comunicacin.
12. Los Operadores de Transporte Areo, utilizando
medios verbales, escritos o electrnicos,
debern informar los datos y entregar pruebas
mensualmente a las Agencias de Carga y
Asocolflores, de las Empresas Exportadoras de
Flores que al llegar a la zona primaria del muelle
de carga internacional del aeropuerto
internacional ElDorado a realizar el descargue,
lleguen con empaques en mal estado o que no
estn siguiendo las recomendaciones del
Protocolo de Llenado de cajas del que se hace
referencia en el punto 8 del presente Protocolo
de Comunicacin.

13. Los Operadores de Transporte Areo, utilizando

medios verbales, escritos o electrnicos,
debern informar a la mayor brevedad y con
acuso de recibido a los exportadores o a sus
representantes, en el caso que su carga este
corriendo el riesgo de no volar, de acuerdo lo
establecido en el punto 11 del presente
Protocolo de Comunicacin.
14. Las actualizaciones que en adelante se realicen
al presente Protocolo de Comunicacin sern
fruto de un consenso entre Asocolflores, como
representante de sus Empresas Exportadoras de
Flores afiliadas, las Agencias de Carga y los
Operadores de Transporte Areo que aceptan el
Presente Protocolo de Comunicacin.
15. Es deber de las Empresas Exportadoras de
Flores a los mercados de Rusia y Europa,
Agencias de Carga, Operadores de Transporte
Areo y Asocolflores velar por el cumplimiento
de los compromisos adquiridos en el presente
Protocolo de Comunicacin.
16. El presente Protocolo de Comunicacin es un
acuerdo mutuo de compromisos adquiridos por
cada una de los actores y su NO cumplimiento
no acarrear ningn tipo de sancin legal.
17. El presente Protocolo de Comunicacin es de
carcter pblico y deber ser divulgado a todos
los interesados a travs de los medios fsicos y
electrnicos al alcance de cada uno de los
actores participantes en el presente Protocolo
de Comunicacin.
18. En constancia de lo anterior y bajo el
consentimiento de todos los participantes, el
presente Protocolo de Comunicacin se hace
pblico en la ciudad de Bogot, D.C., a los
veinticuatro (24) das del mes de julio del 2008.