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MDULO 1 INTRODUCCIN A LA
GESTIN DE LA INFORMACIN
Politcnico
Grancolombiano-Member
CONTENIDO:
LECCIN 1: Que es la gestin de la informacin?
LECCIN 2: Usuarios de la gestin de informacin
LECCIN 3: Porque es importante la gestin de informacin?
LECCIN 4: Proceso de la informacin en la organizacin
LECCIN 5: Ciclo de vida en la Informacin
LECCIN 6: Componentes de un sistema de informacin
LECCIN 7: Resumen
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OBJETIVOS DEL MDULO
Whitney
Despus de completar este mdulo, el estudiante estar en capacidad de:
International
Describir las etapas de la gestin de la informacin
Describir el ciclo de vida de la gestin de la informacin
Identificar los componentes principales de una base de datos
INTRODUCCIN
University
una base de datos en la cual se vern reflejados los reportes para la toma de decisiones.
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LECCIN 1: QUE ES LA GESTIN DE INFORMACIN
Las organizaciones cada da se enfrentan a un mundo
cambiante y globalizado, que obliga a la toma de
decisiones rpidas y efectivas. Para ello cuentan en
muchas ocasiones con sistemas de informacin que
permite mantener registros de las actividades en forma
unificada y organizada.
Los reportes de anlisis o de gestin, son uno de los resultados de la gestin de informacin,
para ello la unidad de negocio debe contar con registros de operacin de ventas, estos
registros son los que se evalan y analizan.
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OPERACIN: interesados en los sistemas transaccionales en las operaciones de la
organizacin, como la generacin de la facturacin. Son los encargados de registrar
el da a da de una empresa en los sistemas de informacin
Politcnico
LECCIN 3: POR QU ES IMPORTANTE LA GESTIN DE LA INFORMACIN?
Por qu es importante la Gestin de la Informacin?
Las organizaciones pueden agilizar sus procesos y tener control sobre la informacin,
predecir que ser lo conveniente y tener control sobre todos los procesos, lo que le
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permitira predecir comportamiento de la organizacin.
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adecuado de datos donde se registre lo relevante de las operaciones de una unidad
organizacional. Estas operaciones son las bases para la construccin y el anlisis de los
Whitney
datos que se vuelven grficos o reportes de datos
International
Proceso de Informacin en la organizacin
Extraccin
Consolidacin
Explotacin
Visualizacin University
ETAPA DE EXTRACCIN
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de los usuarios, pero que en general estn diseadas para producir los informes y
documentos que se requieren en el control y estado diario, semanal y mensual de las
operaciones regulares de la empresa.
En esta etapa tambin se obtienen los datos externos que afectan la operacin de la
organizacin. Estas fuentes externas pueden ser de muchos estilos y caractersticas y
tienen la dificultad de que la empresa no tiene control sobre esa informacin, por lo
cual su exactitud y la forma como se obtenga dependen de terceros. En la misma
forma los formatos en que estn contenidos son diferentes y en muchos casos
carecen de un diseo y una estructura adecuada, por lo cual es necesario realizar
procesos que mejoren esta informacin y la dejen factible de ser utilizada y
aprovechada.
Una vez se tiene la informacin producida por los sistemas transaccionales, se inicia la
inteligencia del negocio, la cual corresponde al proceso de ajuste para realizar los
anlisis sobre las fuentes de datos existentes en la organizacin.
ETAPA DE CONSOLIDACIN
Una metodologa muy usada es la creacin de data marts, los cuales corresponden a
tablas de hecho generadas segn las necesidades de un departamento en especial
y que posteriormente unidas a los otros data marts generados en la organizacin,
conforman la bodega de datos.
Las bodegas de datos son, estructuras de datos que seleccionan e integran los datos
recolectados por los diferentes sistemas transaccionales y otras fuentes de datos. Son
el instrumento para desarrollar la inteligencia del negocio y soportan la conversin de
los datos en informacin.
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ordenado con los usuarios claves, para obtener una bodega eficiente y eficaz que
sea la base para la aplicacin de las herramientas que facilitan el anlisis de los datos
ya depurados filtrados y almacenados.
Una vez tenemos una bodega de datos consolidada y con la informacin relevante
definida por los usuarios, entramos en la etapa de explotacin.
ETAPA DE EXPLOTACIN
Politcnico
En esta etapa se comienzan a aplicar las herramientas existentes para dejar listos los
datos de la bodega en manos de los usuarios, quienes deben estar en capacidad de
empezar a aprovechar y explotar la informacin ya depurada y filtrada que hay en la
bodega de datos.
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En esta etapa tenemos dos tecnologas que nos permiten realizar un proceso de
explotacin de los datos, con el fin de poder tomar mejores decisiones soportadas
con informacin real de nuestra organizacin. La primera son los cubos OLAP1, los
cuales se definen como una tecnologa de bases de datos que maneja ms de dos
dimensiones y que permite ver desde diferentes dimensiones los datos almacenados
en la bodega de datos. En los cubos OLAP, los datos se organizan jerrquicamente,
creando informacin ordenada y consistente que contribuye a realizar un anlisis
dinmico de ella, no de transacciones sino de consultas e informes.
ETAPA DE VISUALIZACIN
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adecuadas para este proceso, viene una etapa donde lo realizado en el paso
Whitney
anterior se puede mejorar al aplicar herramientas que permiten una mejor
visualizacin de los resultados, y que, de una manera grfica y capaz de aprovechar
los conceptos de color y diseo, ayudan a conocer lo que est sucediendo. En este
punto es fundamental, la identificacin de indicadores que faciliten el anlisis de los
datos y permitan crear los famosos tableros de control, Balance Scored Card.
International
En general en esta etapa contamos con modelos y herramientas para extraer
informacin estructurada e inteligente de las bodegas de datos, creando un conjunto
de reglas, indicadores, preguntas y analizadores que permiten convertir los datos en
informacin y realizar su observacin.
SISTEMA TRANSACCIONAL:
actualizando las bases de datos en tiempo real, los eventos y transacciones que ocurren en
las organizaciones, tales como: contabilidad, cartera, facturacin, nomina, aplicaciones
administrativas y en general todos los programas que permiten procesar y almacenar los
sucesos diarios que afectan el funcionamiento de la empresa.
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Algunas caractersticas de los sistemas transaccionales son:
Aplicaciones complejas
Se basan en procesos y procedimientos
Cambian peridicamente
Buscan responder a las necesidades operativas de las personas de la
organizacin
INTELIGENCIA DE NEGOCIOS:
Permite a la empresa saber que paso y gracias a esto pueda tomar decisiones
MINERA DE DATOS:
SIMULADORES:
Es software que permite a la organizacin analizar variables tanto internas como externas,
sobre las decisiones que se deben tomar a diario.
CAMPO
Permite referenciar un dato, el conjunto de estos corresponde a los datos a utilizar en la base
de datos, para estos se debe definir un nombre por cada campo a utilizar. Las columnas de
la tabla o lista corresponden a los campos de las bases de datos, dependiendo del
propsito o del objetivo de la tabla por manejar. Esta podr contener diferente cantidad de
campos y cada campo a su vez tener un nombre que lo identifique
REGISTROS
TABLAS
Relaciona entre si los registros de un solo tipo pertenecientes a una base de datos.
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Sistema Transaccional (Base de Datos):
TIPOS DE DATOS
Los tipos de campos que pueden ser utilizados para almacenar datos son:
Politcnico
TEXTO Almacena datos de tipo alfanumricos
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LGICO Almacena datos de dos formas verdadero o falso
Los campos de tipo texto almacena informacin de tipo alfanumrico y nmeros con los
cuales no pueden realizar procesos matemticos ejemplo: nit de una empresa, nombre de
una persona, documento de identidad, nombre de una ciudad entre otros.
Los campos de tipo fecha almacena datos de fecha y hora, con estos tipos de datos se
pueden realizar clculos matemticos para calcular datos como edad, antigedad de
cartera, antigedad de vencimiento de trminos etc.
Los campos de tipo numrico almacena datos con los cuales se van a realizar operaciones
matemticas ejemplo, cantidad, precio, nmero de das entre otros
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Para almacenar datos que solo pueden ser de dos tipos: Falsos y Verdaderos. Se debe utilizar
campos lgicos
LECCIN 7 RESUMEN
International
QUE ES LA GESTIN DE INFORMACIN
Para realizar este proceso el usuario debe extraer los datos de un sistema transaccional,
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consolidar y validar los datos, en algunas ocasiones almacenar en recipientes de datos.
Finalmente los usuarios finales deben ser capaces de visualizar dichos datos mediante
visualizadores.
Directores
Gerentes & Supervisores
Operadores
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PORQUE ES IMPORTANTE LA GESTIN DE INFORMACIN