PDVSA

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Ingeniera & Proyectos

GGPIC
(Guas de Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital)

(Best Practices)

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Guas de Gerencia para Proyectos de

Inversin de Capital (Best Practices)
PORQUE EL GGPIC ?

Benchmarking de proyectos proporcion posicionamiento cuantitativo: sabiamos cualitativamente que nuestro proceso de ejecucin de proyectos sufre de problemas que
afectan efectividad
CAMBIOS REQUERIDOS
PORQUE ?
Fallas de sistema de ejecucin
Un.Neg., Ingen. y Opcns. no de proyectos vienen de atrs y
persisten hoy da: Un.Negocios,
trabajan en sinergia:
- Poca credibilidad de esti- Ingen.y Opcns. son parte integral
QUE ?
del problema sistmico y como
mados y programaciones.
debern ser parte de la
Sistema de ejecucin - Objetivos y prioridades no tales
solucin.
bien definidos.
de proyectos:
- Algunos proyectos son Nuevos esfuerzos/iniciativas pa-FEL pobre a mediocre aprobados con estimados ra mejorar proceso de ejecucin
clase V.
proyectos por s solos no
- Participantes claves de de
-Poco predecible
suficientes para generar
proyectos no involucrados sern
resultados positivos:
en
FEL.
-Baja eficiencia
Proyectos requieren mu-Impacta operabilidad
chos cambios de diseo.
Cultura corporativa debe enfatiProyectos mal concebidos zar eficiencia de proyectos, soportada en unas mejores
ejecutados en fast-track.
prcticas.

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Guas de Gerencia para Proyectos de

Inversin de Capital (Best Practices)

LA FILOSOFIA DETRAS DE UNA COMPAIA DE

CLASE MUNDIAL

z Posee una estrategia de negocios bien definida que incluye

e integra el desarrollo armnico de proyectos.

zEmplea un proceso de trabajo normalizado para ejecutar

proyectos (basado en unas mejores prcticas).

zMide continuamente contra competidores la calidad de su

proceso de ejecucin de proyectos, para identificar reas
de mejora.

zEl proceso de trabajo es capaz de permitir la cancelacin

temprana de proyectos que no soportan adecuadamente
los objetivos del negocio.

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PROCESO DE EJECUCION DE PROYECTOS

DEFINICION Y DESARROLLO (F.E.L.)
VISION

IDENTIFICACION
DE PROYECTO

ESTIMADO
CLASE:

CONCEPTUALIZACION

DEFINICION

SELECCION MEJOR(ES)
OPCION(ES) MAYOR
PRECISION ESTIMADOS

DEFINICION
ALCANCE
P.E.P.
DETALLADO

IV

III

IMPLANTACION

OPERACION

CONTRATACION
Y EJECUCION

OPERACION Y
EVALUACION CONTINUA

PROC.CONTRATACION
MATERIALIZACION
P.E.P. HASTA
COMPLETACION
MECANICA

II

I
APROBACION
PROYECTO

Contratista

Unidad Negocios / Dueo

PUESTA EN OPERACION
ANALISIS CUMPLIMIENTO
EXPECTATIVAS DEL
NEGOCIO

Ingeniera y
Proyectos
Operaciones

COMPLETACION
MECANICA

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CURVA DE OPORTUNIDADES DE REDUCCION

DE COSTO/PROGRAMACION EN UN PROYECTO

+
O
P
O
R
T
U
N
I
D
A
D

Aprobacin
Proyecto
Otorgamiento
Buena-pro

Identificacin Seleccin Definicin comContrat.

Proyecto,
mejor(es) pleta alcance
Alineacin
opcion(es) y PEP clase
con plan
mayor pre- presupuestario
de negocio
cisin de
estimados

DEFINICION Y DESARROLLO
(Front End Loading)

CON
CON
TRATA
TRATA
CION
CION

Materializac.PEP hasta
completacin mecnica

EJECUCION
EJECUCION

Operacin,
anlisis
cumplimiento
expectativas
de negocio

OPERACION
OPERACION

D
E
S
E
M
B
O
L
S
O
S

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DESARROLLO
PROYECTOS

DESARROLLO
PLAN NEGOCIOS

EL CICLO PRESUPUESTARIO IDEAL

Aprobacin
Presupuesto

PLANES DE
NEGOCIO DE
DIVISIONES

BASE DE
RECURSOS

PLAN DE
NEGOCIOS
CORPORATIVO

REVISIONES Y
APROBACIONES
PSPTO.PROXIMO AO

REVISIONES
CONTINUAS
DE PSPTO:

FORMULACIONES DE PSPTOS.
DIVISIONES Y CORPORATIVO

Formulacin
presupuesto
PROPUESTAS
PROYECTOS

VISUALIZAR
Clase V

FEB.

CONCEPTUALIZ.
Clase III
III // IV
IV
Clase

DEFINIR
Clase II

IMPLANTAR
Clase I

OPERAR

31-12

z Es imperativo modificar el ciclo de aprobacin presupuestaria.

z Proyectos deben poder solicitar fondos aun fuera de la ventana de formulacin presupuestaria, permitiendo definicin/desarrollo adecuados.
z Ciclo de planificacin/presupuestario debe incorporar mecanismos
que anticipen necesidad de fondos para proyectos en definicin.

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LOS FUNDAMENTOS BASICOS DEL GGPIC

z Uso de procesos de vanguardia y de mejora continua

z Evalua adecuadamente el riesgo y mide resultados
z Los equipos interfuncionales operan efectivamente
z Es un proceso que contempla todo el ciclo del negocio
z Establece responsabilidades para cada fase del proyecto
z Emplea una estrategia de contratacin adecuada
z Comparte lecciones aprendidas
z Es de uso obligatorio

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CUAL ES LA ESENCIA DEL GGPIC ?

Conjunto de guas, reglas y prcticas que nos permiten navegar

ordenadamente a travs de todas las fases de un proyecto,
desde su visualizacin/ concepcin hasta su entrega a los
grupos de operaciones, asegurando que se agoten todas las
instancias establecidas antes de pasar a la siguiente fase y
acometer gastos adicionales.

D1

VISUALIZAR

D2

CONCEPTUALIZAR

D3

DEFINIR

D4

IMPLANTAR

OPERAR

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LA MECANICA DEL GGPIC

CONCEPTUALIZAR

VISUALIZAR
DSD

D1

DSD

DEFINIR

D2

DSD

IMPLANTAR
D3

DSD

OPERAR
OPERAR

D4

Indice FEL

z Los proyectos estan divididos en fases, a cada una de las

cuales le corresponde un punto de decisin clave (DECISION),
donde un AUTORIZADOR y el equipo de proyecto tomarn la
decisin de pasar o no a la prxima fase.
z Los elementos de juicio que soportan la toma de decisin estn
contenidos en unos Documentos de Soporte de Decisiones, los
cuales consisten de una recopilacin de los documentos ms
importantantes desarrollados en cada fase.
z Se deber evaluar el grado de definicin del proyecto (Front
End Loading Index) antes de pasar a la fase de IMPLANTAR.
z La implantacin exitosa requiere conductas que favorezcan el
desempeo eficiente de equipos interfuncionales.

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EL PROCESO DE LA TOMA DE DECISION

CONCEPTUALIZAR

VISUALIZAR

Dx

DEFINIR

D2

IMPLANTAR
D3

OPERAR

D4

El AUTORIZADOR es responsable por la

Revisar DSD
o congelar

PROCESO
FASE
ANTERIOR

Implantar la
siguiente fase

Decisin

PRODUCTOS

DSD
INSUMOS

FASE ACTUAL

ancelar

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DOCUMENTO DE SOPORTE PARA LA TOMA DE DECISION (DSD)

Propsito y metas del proyecto

Objetivos de la fase
Estrategias consideradas
Recomendaciones
Resumen Anlisis
ejecutivo de riesgos
Anlisis
comercial

Identificacin de riesgos
Cuantificacin del riesgo
Anlisis probabilstico
Sensibilidades
Consideraciones:
ambientales/salud/seguridad
Acciones para gerenciar el riesgo

Plan
Evaluacin del proyecto :
- Consideraciones de mercado
- Costos de operacin
Presupuesto/cronograma/recursos:
- Flujo de caja
- prxima fase
Verificacin del alineamiento del
- proyecto
Productos de la prxima fase
proyecto con el Plan de Negocios
Decisiones para prxima fase
Desviaciones respecto al plan original
Recursos y acuerdos requeridos
Conclusiones sobre la factibilidad comercial

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2 Identifica
1 Revisa
Grado de definicin
Anlisis comercial
Riesgos
Recursos requeridos
Alineacin con plan de
negocios
Premisas/metodologa

Incertidumbres / situaciones
no consideradas
Recursos no considerados
Acciones complementarias
3 Suministra

Roles del
autorizador

Lineamientos para
actualizar y complementar el DSD

5 Decide
Proseguir a la prxima fase
El comienzo de los procesos
para solicitar:
- fondos
- otros recursos
Cancelar/ revisar DSD/
congelar proyecto.

4 Facilita
La consulta con niveles superiores
El trabajo de anlisis
del equipo

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ESTRUCTURA DE LAS GGPIC

FASES
FASES DEL
DEL
PROYECTO
PROYECTO

VISUALIZAR

DSD

CONCEPTUALIZAR

D1

DSD

OBJETIVOS
OBJETIVOS
DE
DE LA
LA FASE
FASE

DEFINIR
DEFINIR

D2

DSD

IMPLANTAR

D3

DSD

OPERAR

D4

ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
POR
POR OBJETIVO
OBJETIVO

TIPS

Desarrollar Planes
detallados de Ejecucin

DESCRIPCION
DESCRIPCION
DETALLADA
DETALLADA DE
DE
LA
ACTIVIDAD
LA ACTIVIDAD

VISUALIZAR

----------------------------------------------------------------------------------CONCEPTUALIZAR

DEFINIR

IMPLANTAR

OPERAR

Desarrollar Planes detallados de Ejecucin

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------..............................

VISUALIZAR

D1

CONCEPTUALIZAR D2

DEFINIR

D3

IMPLANTAR

D4

OPERAR

GUIAS DE GERENCIA
PARA PROYECTOS DE
INVERSION DE CAPITAL
G
G
P
I
C

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LAS METAS DE CADA FASE DEL PROCESO DE EJECUCION DE PROYECTOS

Operacin
inicial
Establecer los
objetivos y propsitos
del proyecto
Verificar alineacin
del proyecto con
estrategias corp.

Organizarse para la
fase de planificacin
del proyecto
Seleccin de la(s)
opcin(es)preferida(s)/
Solicitud fondos para
estim.clase II

Desarrollo preliminar
del proyecto

VISUALIZAR

Desarrollar el paquete de definicin

del proyecto
Establecer proceso Aprobacin
de contratacin
proyecto
(DSO)
Preparar el paquete
para la autorizacin
del proyecto

DSD

CONCEPTUALIZAR

D1

DSD

C
- Concepto
validado
Identificacin del
Proyecto para el
plan de negocios
y asegurar su
alineamiento con
los objetivos del
negocio

DEFINIR

D2

DSD

Seleccin de mejor(es)
opcion(es) y mejora en
la precisin de los
estimados

Ejecucin

DSD

OPERAR

D4

C
- Opcin(es)
seleccionada(s)

Contratacin

IMPLANTAR

D3

Pruebas de
garanta
Aceptacin de
instalaciones
Elaboracin de
informes finales
Evaluacin
continua

- Paquete de
definicin

Definicin completa del

alcance de opcion(es)
seleccionada(s) y desarrollo de un plan de
ejecucin detallado que
le permita a la corporacin comprometer los
fondos u obtener el financiamiento requeridos

-Facilidades
construidas

Contratacin y materializacin del plan

de ejecucin del
proyecto hasta la
completacin mecnica

Puesta en operacin del

proyecto y anlisis del
cumplimiento de las expectativas del negocio

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LOS PASOS CLAVE DEL GGPIC

CONCEPTUALIZAR

VISUALIZAR

D1

D2

DEFINIR

IMPLANTAR

D3

OPERAR

D4

Indice FEL

z Uso de las cinco fases del

proceso, incluyendo DSD
y los puntos de decisin.
z Evaluacin del grado de definicin del FEL al finalizar la
fase DEFINIR.

z Conformacin y uso de equipos integrados interdisciplinarios durante toda la vida

del proyecto.

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Guas de Gerencia para Proyectos de

Inversin de Capital (Best Practices)

LOS COMPROMISOS REQUERIDOS

z Trabajo en equipo desde etapas tempranas

z Definicin clara de objetivos
Congelacin del proyecto
z Uso de GGPIC y nfasis en FEL Index
z Plan detallado de ejecucin de proyecto

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LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DE ......

CONCEPTUALIZAR

DEFINIR

IMPLANTAR

OPERAR

VISUALIZAR
Elaborar Alcance
del proyecto
Elaborar estimado
de costos clase V
Preparar plan de
ejecucin clase V
Evaluar Factibilidad
del proyecto

Avala
tarea
Ejecuta
tarea

Establecer los
objetivos y propsitos
del proyecto

Verificar alineacin
del proyecto con
estrategias corp.

Desarrollo preliminar
del proyecto

DUEO

PLAN.
CORP.

DUEO

PLAN. CORP.

DUEO
PROYECTOS

PLAN. CORP.

DUEO

DUEO
PROYE
CTOS

N
FINA

Z.

D1

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LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DE ......

VISUALIZAR

DEFINIR

CONCEPTUALIZAR

IMPLANTAR

OPERAR

Evaluar la
Tecnologa
Evaluar el sitio

Avala
tarea
Ejecuta
tarea

Conformar equipo
de trabajo

Preparar alcance(s)
Concept. y Estimados de
costos Clase IV

Formalizar Objetivo , Roles

y Responsabilidades

Evaluar Rentabilidad
de Opciones

Preparar plan para

conceptualizar / definir

Preparar solicitud fondos para

alcanzar estimados clase II

Organizarse para la
fase de planificacin
del proyecto

Seleccin de la(s) opcin(es)

preferida(s) / Solicitud fondos
para estim. clase II

PROYEC

DUEO

DUEO

DUEO CO
Z.
NT
N
A
RA
N
I
T.
F
PROYEC
.
OPE
M
CIA
RCN
S. FINAN

PROYEC
OPERACIONES

D2

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LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DE ......

VISUALIZAR

CONCEPTUALIZAR

Desarrollar el paquete de
definicin del proyecto

Elaborar / Validar estrategia

de Ejecucin / Contratacin
Desarrollar documento
de solicitud de ofertas
(DSO)
Establecer proceso de
contratacin / DSO

Revisar Evaluacin para

solicitar Fondos:
propios / financiamiento
Preparar documentacin
para Aprobacin

Preparar el paquete para la

autorizacin del proyecto

Avala
tarea

PROYEC

PROYEC

PROYEC

Ejecuta
tarea

DUEO

DUEO

DUEO

PROYEC
.
R AT
O P ER
T
N
AC.
CO

OPERAR

DEFINIR

Analizar los Riesgos

Elaborar el alcance
Diseo Bsico, Est.Costo
Clase III, Eq.L.T.E.
(Pspto.Firme + Tentativo)
Desarrollar Planes
detallados de Ejecucin
Preparar Estimado
de Costo Clase II
(Pspto. Firme)
Evaluar Grado
de definicin Proy.
Establecer guias para
control de proyecto
Desarrollar plan de Aseguramiento Tecnolgico

IMPLANTAR

PROYEC

RRHH

LEGAL FINANZAS

PROYEC
FINANZAS

D3

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LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DE ......

CONCEPTUALIZAR

VISUALIZAR

DEFINIR

OPERAR

IMPLANTAR
Ingeniera

Aprobacin estrategia
lista de empresas
Proceso de seleccin
del contratista

Procura de
Materiales y Equipos

Revisin y Firma
del Contrato

Materializacin Plan de
Aseguramiento Tecnol.

Administracin del
contrato

Construccin

Contratacin

Ejecucin

PROYEC

PROYEC

Avala
tarea
Ejecuta
tarea

OP

ER

.
AC

DUEO
PROYEC
FINANZAS

LE
G

AL

DUEO
C.
RRH
H
P
O
PROYEC
MAT
.
RAT
E RL
T
N
S.
CO
A
ER

D4

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LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DE ......

VISUALIZAR

CONCEPTUALIZAR

DEFINIR

IMPLANTAR

OPERAR

Preparacin/Pruebas
para el Arranque
(Commissioning)

Avala
tarea

Cierre del proyecto

Prueba de
Capacidad

Arranque

Primer periodo de
operacin
(Liberacin fianzas)

Entrega
Instalaciones

Primer informe
tcnico econmico
(post- mortem) y
divulgacin

Operacin
Inicial

Pruebas de
Garanta

Aceptacin de
Instalaciones

Elaboracin de
Informes finales

Evaluacin
Continua

OPERAC.

PROYEC

UNID.NEG.

OPERACIONES

OPERACIONES

OPERAC.

Ejecuta
tarea

PROYECTOS
O

E
OPERAC.
DU
CONTRATISTA

OPERAC.
PROYECTOS
O

E
OPERAC.
DU
CONTRATISTA

OPERAC.
PROYECTOS
DUEO

PROYEC
D UE
O
FINANZAS

UNID.NEGOC.
FINANZAS