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I

Qu es el SECOP II?

Es una plataforma para realizar todo el Proceso de Contratacin en lnea. Desde su cuenta la Entidad
Estatal puede crear y adjudicar Procesos de Contratacin, registrar y hacer seguimiento a la
ejecucin contractual. Los Proveedores tambin tienen su cuenta, desde la cual envan
observaciones y ofertas. Se trata de un sistema transaccional, cero papel.
Mediante el SECOP II es posible realizar todas las modalidades de contratacin. Para comprar al
amparo de Acuerdos Marco de Precios y otros instrumentos de agregacin de demanda existe la
Tienda Virtual del Estado Colombiano, plataforma que funciona con un usuario y contrasea
diferentes a los del SECOP II. El SECOP II es para todas las dems contrataciones.
El SECOP II no es un repositorio de documentos digitalizados. El SECOP II es una plataforma
transaccional que genera documentos y expedientes electrnicos a partir de formularios que
diligencia la Entidad Estatal y que son los Documentos del Proceso.

II

Un paseo general por el SECOP II

Entidad Estatal
con perfil de
Proveedor

Un paseo general por


el SECOP II

Soporte

Buscar procesos
de otras Entidades
Estatales

Administracin de
procesos

Herramientas
de trabajo

Pginas
inteligentes

Registro

Configuracin
de usuario

Configuracin
de la cuenta de
la Entidad
Estatal

Gestin de
Proveedores

Gestin
contractual

Creacin y
adjudicacin de
procesos

Haga clic en los recuadros


donde indica la mano y regrese
al inicio del captulo al hacer
clic en el ttulo de la seccin
donde se encuentra

A.

Cmo me registro en el SECOP II?

El registro es el primer paso que debe realizar un usuario para comenzar a utilizar el SECOP II. Es
clave que revise:

Cmo organizo a
mi Entidad Estatal en
el SECOP II?

B.

Cmo me registro
en el SECOP II?

Cmo configuro mi usuario en el SECOP II?

La configuracin de usuarios permite configurar la cuenta de los usuarios asociados a su Entidad


Estatal. Esta funcionalidad sirve para ver y modificar los datos del usuario, realizar solicitudes de
asociacin a la cuenta de una Entidad Estatal y verificar su estado, ver los accesos realizados al
SECOP II y cambiar la contrasea de ingreso. Esta seccin tambin permite consultar los Trminos
y Condiciones de Uso del SECOP II.
Cmo configuro
mi usuario en el
SECOP II?

C.

Cmo configuro la cuenta de mi Entidad Estatal?

La configuracin de la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II es responsabilidad del usuario


administrador y abarca tres grandes tareas:

Administrador
tarea del usuario

Definir la estructura
de la Entidad Estatal
en el SECOP II

D.

Cmo configuro la cuenta


de mi Entidad Estatal?

Organizar la ejecucin
de los procesos de la
Entidad Estatal

Configurar biblioteca de
documentos, notificaciones y
modelos de evaluacin

Cmo busco procesos ejecutados por otras Entidades Estatales?

Las Entidades Estatales pueden hacer una bsqueda de todos los procesos que hayan creado otras
Entidades Estatales en SECOP II:

Buscar procesos de
otras Entidades
Estatales

E.

Procesos SECOP

Muestra:
1. Entidad
2. Fase del proceso
3. Fecha de presentacin de ofertas
4. Ficha detallada del proceso

Cmo creo y adjudico procesos en la plataforma?

El SECOP II permite a las Entidades Estatales crear y gestionar todos los tipos de procesos
contemplados en la ley1 desde la elaboracin de los borradores de documentos del proceso hasta la
firma y gestin del contrato.
En el SECOP II, las Entidades Estatales ingresan mediante formularios en lnea la informacin
general de los procesos (informacin como el nmero y nombre del proceso, bienes y servicios a
adquirir, duracin, precio estimado, entre otros); as como el cronograma de los mismos, su
informacin presupuestal (cdigo SIIF, origen de los recursos, destinacin del gasto, entre otros) y
el modelo de evaluacin de las ofertas. Los formularios del SECOP II estn adaptados segn el tipo
de proceso que la Entidad Estatal quiera crear. Junto con estos formularios en lnea, las Entidades

Licitacin pblica, concurso de mritos con precalificacin, concurso de mritos abierto, seleccin abreviada de menor
cuanta, seleccin abreviada subasta inversa, enajenacin de bienes con sobre cerrado, mnima cuanta, publicacin
rgimen especial, publicacin de contratos de rgimen especial, solicitud de informacin a Proveedores y contratacin
directa.

Estatales tambin pueden adjuntar los Documentos del Proceso (como estudios previos, pliegos de
condiciones, aviso de convocatoria, entre otros).
Aunque los pasos para la configuracin y creacin de configuracin de procesos en el SECOP II
siguen la misma estructura general, existen diferencias por tipo de proceso. En los manuales por
modalidad que Colombia Compra Eficiente pone a disposicin de las Entidades Estatales encontrar
toda la informacin detallada para cada tipo de proceso.
Para iniciar con la creacin de los procesos en el SECOP II el primer paso es pedir la informacin
que los Proveedores deben incluir en sus ofertas. En el SECOP II esta informacin es solicitada por
la Entidad Estatal a los potenciales oferentes mediante un cuestionario elaborado en lnea con todas
las preguntas de requisitos habilitantes, ofertas tcnicas, econmicas y dems requisitos. que la
Entidad desee hacer. As, cuando el Proveedor vaya a elaborar su oferta, deber contestar un
cuestionario tipo y adjuntar los documentos solicitados por la Entidad Estatal. Esto agiliza la
elaboracin de ofertas por parte de los Proveedores y minimiza los errores o diferencias de formatos
en dicho proceso. Cada Entidad puede editar el cuestionario como considere conveniente. No hay
formatos pre-establecidos.
Una vez que un proceso es creado en el SECOP II, la plataforma habilita un rea de trabajo para
cada proceso que permite hacer toda la gestin del mismo en lnea. Dicha gestin abarca el envo y
respuesta de mensajes a Proveedores, el recibo y respuesta de observaciones a los documentos de
proceso, la apertura y evaluacin de ofertas, la elaboracin y publicacin de informes de seleccin y
adjudicacin, las modificaciones o adendas a los procesos, la administracin del equipo del proceso
y el control de las tareas asignadas a los miembros del equipo.
Para los tipos de Procesos de Seleccin abreviada con subasta inversa y Enajenacin de bienes con
subasta, el SECOP II incluye la funcionalidad de ejecucin de subastas en lnea. Este mdulo est
completamente integrado con las dems fases de los Procesos, lo que simplifica la gestin y uso el
mismo.
F.

Gestin contractual

En relacin con la gestin contractual, el SECOP II permite (i) elaborar los contratos, importando
directamente los datos almacenados en la creacin del Proceso (por ejemplo, los bienes y servicios
a contratar, las condiciones de la oferta adjudicada, entre otros); (ii) enviar el contrato al adjudicatario
para la firma electrnica del mismo; (iii) hacer modificaciones al contrato (como adiciones, prrrogas,
suspensiones y terminaciones); (iv) hacer seguimiento al avance del contrato; y (v) ingresar la
informacin de facturacin y asignar cdigos a las facturas correspondientes en caso de ser
necesario.
El SECOP II no incluye funcionalidades de facturacin electrnica, por lo que los contratos y facturas
tambin deben entregarse fsicamente.

G.

Administracin de procesos

El SECOP II ofrece a las Entidades Estatales diferentes secciones para hacer seguimiento a los
procesos que han creado y administrar toda la informacin relevante sobre los mismos. Los usuarios
pueden consultar y administrar los informes de seleccin y evaluacin, y los contratos de los
procesos que han adjudicado.

Administracin de
procesos

Procesos de la
Entidad Estatal

Informes de
Seleccin

Es un gestor de procesos
que muestra todos los
procesos de la Entidad:
1. Los clasifica segn su
estado
2. Muestra una ficha
resumen
3. Permite acceder al rea
de trabajo de cada uno

Permite ver y editar toda la


informacin relacionada con
la evaluacin y adjudicacin
de sus procesos:
1. Informes de evaluacin
2. Observaciones
recibidas
3. Respuesta a las
observaciones
4. Informe de seleccin

Contratos

Permite ver una lista de


todos los contratos de la
Entidad Estatal:
1. Los clasifica segn su
estado
2. Permite acceder al
detalle de cada uno

1. Herramientas de trabajo
Para la gestin de sus procesos, el SECOP II ofrece las Entidades Estatales varias herramientas
complementarias. Entre ellas se encuentran:
Plantillas para
comunicaciones e
informes

Gestor de
constancias
electrnicas
Herramientas de trabajo

Gestor de mensajes

Gestor de tareas
(flujos de aprobacin
y otras tareas)

Alertas y
notificaciones

2. Pginas inteligentes
En esta seccin las Entidades Estatales pueden consultar informacin sobre los bienes y
servicios ms comprados, los montos vendidos, as como los Proveedores ms contratados a
travs de SECOP II y la Tienda Virtual del Estado Colombiano
H.

Gestin de Proveedores

Para gestionar su relacin con los Proveedores, el SECOP II ofrece a las Entidades Estatales cuatro
funcionalidades: (i) el Directorio SECOP, mediante el cual el usuario puede buscar a los Proveedores
de acuerdo con los bienes y servicios que ofrecen codificados segn el Clasificador de Bienes y
Servicios de las Naciones Unidas; (ii) sanciones a Proveedores, funcionalidad que le permite a la
Entidad Estatal aplicar sanciones al Proveedor que haya incumplido sus obligaciones, segn lo
establecido en la normatividad o en el contrato; y (iii) gestin de evaluaciones realizadas, en donde
el usuario puede consultar las evaluaciones a Proveedores realizadas por la Entidad Estatal.
I.

Soporte en lnea

El SECOP II tiene un Agente Virtual que es S2 y una Mesa de Servicio para proporcionar soporte a
sus usuarios. S2 ofrece al usuario informacin sobre el desarrollo de su actividad en SECOP II y
mensajes de alerta. La Mesa de Servicio ofrece informacin, soluciona incidencias, y responde
preguntas sobre el uso de SECOP II. Los canales de atencin de la Mesa de Servicio son los
siguientes:

Lnea en Bogot: 7456788.


Lnea nacional gratuita: 018000-520808
Correo electrnico: soporte@secop.gov.co

Chat y trmite de PQRS desde la pgina web www.colombiacompra.gov.co

III

Cmo organizo a mi Entidad Estatal en el SECOP II?

Para realizar la contratacin de su Entidad Estatal en lnea utilizando el SECOP II es necesario configurar el funcionamiento en materia de
contratacin en la plataforma. Primero, es importante que conozca y entienda los siguientes conceptos:
Usuarios del
SECOP II

Administrador

Perfil del usuario

Comprador

define
configura

Flujos de aprobacin

Equipos del
proceso

Grupos de usuarios

Dependencia

Unidad de contratacin

A.

Qu es un usuario?

Un usuario es la persona que utiliza el SECOP II para ejecutar tareas en un Proceso de Contratacin
de la Entidad Estatal. Cada usuario debe registrarse en el SECOP II con un nombre de usuario y una
contrasea. El usuario debe solicitar acceso a la cuenta de la Entidad Estatal a la que pertenece
para poder realizar procesos en el SECOP II.
B.

Qu tipos de usuarios existen?

Existen dos tipos de usuario en el SECOP II, el usuario administrador y el usuario comprador.
C.

Qu es un usuario administrador?

Es el funcionario o contratista que (i) autoriza el acceso por parte de los usuarios compradores a la
cuenta de la Entidad Estatal; (ii) define los roles y permisos que tienen estos usuarios para participar
en los diferentes Procesos de Contratacin que se realicen a travs del SECOP II; y (iii) administra
la biblioteca virtual de documentos. El usuario administrador es el primer usuario de la Entidad Estatal
que debe registrarse en el SECOP II. Cada Entidad Estatal debe tener por lo menos un usuario
administrador.
D.

Qu es un usuario comprador?

Es el funcionario o contratista que participa en los Procesos de Contratacin usando la cuenta de la


Entidad Estatal en el SECOP II. Puede participar en cualquiera de las fases del Proceso (por ejemplo,
la creacin de los proyectos de pliegos, la elaboracin de los pliegos definitivos, apertura y
evaluacin de ofertas, creacin de contratos). Su rol es ms amplio y puede incluir pero no se limita
en ningn caso a la digitalizacin de documentos.
E.

Cmo se define el usuario administrador?

El usuario administrador debe ser designado por el ordenador del gasto de la Entidad Estatal. Debe
ser una persona que conozca el funcionamiento del grupo de contratacin de la Entidad y que tenga
las facultades para crear y administrar los perfiles y permisos de los usuarios de la Entidad.
Recomendacin. El SECOP II designa por defecto al primer usuario registrado por parte de una
Entidad Estatal como usuario administrador. Es clave que el primer usuario que se registre sea
efectivamente el usuario administrador, pues es quien crea y configura la cuenta de la Entidad
Estatal.

F.

Qu es el perfil del usuario?

Es el conjunto de permisos de acceso a las funcionalidades del SECOP II que tiene cada usuario.
Estos permisos pueden ser distintos para cada usuario. El usuario administrador es responsable de
definir estos perfiles.
Recomendacin. Para facilitar las tareas de configuracin del usuario administrador, el SECOP II
permite crear plantillas de perfiles tipo que pueden ser asignadas a un usuario o a todos los usuarios
de una dependencia creada previamente.
G.

En qu forma puedo agruparlos y asociarlos para interactuar en la plataforma?

En el SECOP II las unidades de contratacin operan como reas de compras que pueden ejecutar
procesos de contratacin de manera independiente. Por ejemplo, una Entidad Estatal puede crear
una unidad de contratacin para algn fondo a travs del cual hace sus Procesos de Contratacin.
Para cada unidad de contratacin el usuario administrador debe indicar el nombre, los usuarios que
la integran y los tipos de proceso que puede ejecutar (como licitacin pblica, concurso de mritos
abierto, o contratacin directa, entre otros.). Para que una Entidad Estatal pueda crear Procesos de
Contratacin es obligatorio que el usuario administrador cree por lo menos una unidad de
contratacin y determine qu usuarios de la Entidad hacen parte de la misma.
Recomendacin: Recuerde que cada usuario de la unidad de contratacin puede ver todos los
procesos creados por los dems usuarios de la unidad. Para facilitar a los usuarios el manejo de la
informacin, es recomendable que las unidades de contratacin no sean demasiado grandes.
Las dependencias son conjuntos de usuarios que hacen parte de una unidad de contratacin. El
objetivo de crear dependencias es organizar las tareas de creacin y gestin de los Procesos en el
SECOP II. Cada Entidad Estatal puede reflejar en el SECOP II su estructura organizacional creando
diferentes dependencias y asociando a las mismas los correspondientes usuarios de la Entidad
Estatal. La creacin de dependencias es opcional. Por ejemplo, una Entidad Estatal puede crear una
dependencia para su subgerencia de planeacin y otra para su subgerencia jurdica. Despus, al
crear Procesos de Contratacin en SECOP II, puede asignar siempre a la dependencia de
planeacin la responsabilidad de elaborar los estudios previos y a la dependencia jurdica la
responsabilidad de revisar los Documentos del Proceso antes de su publicacin. Al hacer esto, se
ahorra el trabajo de asignar uno a uno los usuarios que deben realizar esta tarea en el Proceso.
Los grupos de usuarios son conjuntos de usuarios conformados por personas de una o varias
dependencias, a las que de manera recurrente se les asignan ciertas tareas en el Proceso de
Contratacin (como por ejemplo, la elaboracin de los estudios previos, la redaccin de respuestas
a observaciones sobre los Documentos del Proceso, y la evaluacin de ofertas, entre otros).
Cualquier accin realizada sobre el grupo se aplica a todos los usuarios que lo conforman. Por
ejemplo, al crear una Unidad de Contratacin, se puede incorporar a la misma todo el grupo de
usuarios, en vez de tener que ingresarlos uno a uno a la unidad. Tambin, cuando se le asigna una
tarea al grupo de usuarios, automticamente se asigna a todos los miembros del mismo. La creacin
de grupos de usuarios es opcional.
Un equipo del proceso es un conjunto de usuarios asociados a la ejecucin un tipo de proceso
especfico (como licitacin pblica, concurso de mritos abierto, o contratacin directa, entre otros).

Su creacin es opcional y debe hacerla el usuario administrador. Si la Entidad opta por esta
alternativa, debe tener claro que antes de crear un proceso es necesario definir el equipo de la
modalidad correspondiente. Cuando el usuario administrador crea los equipos, el SECOP II le
permite asignar las principales tareas de la modalidad respectiva a un usuario, a una dependencia o
a un grupo de usuarios.
H.

Cmo me aseguro que los procesos sean aprobados siguiendo la lnea de mando de mi
Entidad Estatal?

El SECOP II cuenta con flujos de aprobacin. Se trata de secuencias para la aprobacin de algunas
tareas asignadas a los miembros del equipo del proceso, que por su relevancia requieren ser
autorizadas por uno o varios usuarios de la Entidad Estatal (por ejemplo, la publicacin de pliegos
definitivos, la publicacin del informe de evaluacin, la publicacin de adendas, entre otros). El
usuario administrador puede configurar plantillas tipo con secuencias de aprobacin que use de
manera frecuente (por ejemplo: primero aprueba el secretario general y luego el director general).
La responsabilidad de aprobar puede ser asignada tanto a un usuario como a una dependencia o
grupo de usuarios.

IV

Cmo me registro en el SECOP II?

Cmo me registro
en el SECOP II?

Registro del usuario


administrador

Solicitud de activacin
de la cuenta de la
Entidad Estatal

Registro de usuarios
compradores

Solicitud de acceso a la
Entidad Estatal

Autorizacin de
usuarios por parte de la
Entidad Estatal

El registro de las Entidades Estatales y sus usuarios en SECOP II tiene cuatro pasos:

1. Registro del usuario administrador. El primer usuario que ingrese a SECOP II en nombre
de una Entidad Estatal, es tomado automticamente como usuario administrador.
2. Creacin de la cuenta de la Entidad Estatal por parte del usuario administrador.
3. Solicitud a la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente de la activacin de la
cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II. Para solicitar esta activacin por favor
contacte a la Mesa de Servicio de CCE, de lunes a viernes de 7:00 a.m. - 7:00 p.m. y los
sbados 8:00 a.m. - 12:00 p.m. a la lnea Nacional 018000-52-0808 o en Bogot al 7456788;
o escriba a soporte@secop.gov.co. Hasta que Colombia Compra Eficiente no haga esta
activacin, la Entidad Estatal no puede usar el SECOP II para hacer contratacin en lnea.
4. Registro de los usuarios compradores en SECOP II y solicitud de acceso a la cuenta
de la Entidad Estatal.
5. Autorizacin por parte del usuario administrador- de las solicitudes de acceso a la cuenta
de la Entidad Estatal hechas por los usuarios compradores.
Recomendacin. Es clave que en efecto sea el usuario administrador el primero en registrarse en el
SECOP II.

A.

Registro del usuario administrador

El proceso para registrar los usuarios -tanto administradores como compradores- de una Entidad
Estatal es similar.
Para
crear
un
usuario
el
interesado
debe
buscar
en
su
navegador
https://community.secop.gov.co/sts/cce/login.aspx hacer clic en Registro que aparece bajo el
formulario de acceso o en la barra superior de la pantalla.

Esta accin lo lleva al formulario de registro, en el cual debe diligenciar los campos indicados.

Recomendacin. El usuario debe indicar su correo electrnico institucional. La contrasea debe tener
por lo menos 8 caracteres e incluir letras y nmeros.

El SECOP II informa al usuario que el registro fue efectuado con la aparicin en la pantalla de la
siguiente ventana.

A continuacin, el usuario recibe el siguiente correo electrnico para activar su cuenta en el SECOP
II. Es necesario abrir su correo electrnico y terminar el proceso de activacin del usuario creado
haciendo clic en el hipervnculo.

Al hacer clic en el hipervnculo enviado en el correo electrnico, el SECOP II lleva al usuario a la


pgina de inicio y le pide entrar con su nombre de usuario y contrasea.

Una vez el usuario est registrado, debe entrar al SECOP II con su nombre y contrasea para crear
la cuenta de la Entidad Estatal.
Al acceder al SECOP II encuentra la siguiente pantalla del proceso de registro. Para verificar que la
Entidad Estatal no haya sido registrada previamente, el usuario debe diligenciar: nombre de la
Entidad y/o NIT (con digito de verificacin sin espacios, guiones o caracteres especiales) y hacer clic
en Validar.

Si la Entidad Estatal ya tiene una cuenta creada en SECOP II, el formulario mostrar el nombre de
la Entidad Estatal y en este caso, el usuario debe asociarse a la cuenta existente de la Entidad. Para
ello debe hacer clic en Solicitud de acceso. La solicitud queda entonces pendiente de aprobacin
por el usuario administrador de la Entidad Estatal (Ver seccin Registro y solicitud de acceso a la
cuenta de una Entidad Estatal existente).

Si la Entidad Estatal no tiene una cuenta creada, el SECOP II indica que no ha sido encontrada
ninguna Entidad Estatal. El usuario administrador debe crear la Entidad Estatal en el SECOP II
haciendo clic en Registrar Entidad.

A continuacin, el usuario administrador ve un formulario en el que debe indicar el pas al que


pertenece (Colombia), el tipo (Entidad Estatal), indicar si est registrada en el SIIF e ingresar su
respectivo PCI, el rea de negocio (Corresponde al rea de negocio de la Entidad Estatal, Pblico o
Pblico y Privado) y el Tipo de organizacin (Entidad Estatal u otras Entidades pblicas). Cuando
termine de ingresar esta informacin, el usuario administrador debe hacer clic en Generar
formulario.

Aparecer entonces un formulario similar al que se presenta a continuacin. Slo los campos con un
asterisco rojo al lado derecho son obligatorios para la creacin de la Entidad Estatal en el SECOP II.

En el campo Nombre de la Entidad Estatal, el usuario administrador debe escribir el nombre


con el que la Entidad Estatal est legalmente constituida. En Nombre Abreviado puede escribir
el nombre corto que desee.
Al Correo electrnico para notificaciones SECOP llegarn todos los mensajes o alertas que el
SECOP II enva a la cuenta de la Entidad Estatal.
En la seccin Anexar documentos, el usuario administrador debe adjuntar los siguientes
documentos obligatorios. Si el usuario no adjunta estos documentos, no podr finalizar la
creacin de la cuenta de la Entidad Estatal:

ltimo acto de estructura y organizacin de la Entidad Estatal. Este puede ser Ley, Decreto,
Ordenanza, Acuerdo o documento equivalente que permita conocer la naturaleza jurdica,
funciones, rganos de direccin, rgimen jurdico de contratacin de la Entidad Estatal.
Acta de posesin del Ordenador del Gasto, en caso de delegacin se debe adjuntar el acto
de delegacin emitido por el representante legal y el acto de posesin del delegado.
Documento de autorizacin de usuario administrador de la Entidad Estatal o de la entidad
privada que contrata con cargo a recursos pblicos en SECOP II.
El formato puede descargarse de los enlaces de inters que se encuentra en:
http://colombiacompra.gov.co/sites/default/files/capacitacion/formatoautorizacionusuarioad
ministrador_v10.pdf
Registro nico tributario (RUT)
Para entidades privadas que contratan con cargo a recursos pblicos, certificado de
existencia y representacin legal no anterior a 90 das (Obligatorio para entidades privadas).

Cuando el usuario administrador termine de diligenciar el formulario, debe hacer clic en Finalizar.
Inmediatamente, debe contactar a la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente con el fin de
que el administrador del SECOP II valide la informacin ingresada y active las funcionalidades de
contratacin en lnea para la Entidad Estatal. Si el usuario administrador no se contacta con la Mesa
de Servicio despus de terminar el proceso de registro, no podr acceder a ninguna de las
funcionalidades del SECOP II para hacer contratacin en lnea (slo tendr activa la funcionalidad
de visualizacin de los procesos creados por otras Entidades Estatales). Para ponerse en contacto
con la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente llame a la lnea Nacional 018000-52-0808 o
en Bogot al 7456788, de lunes a viernes de 7:00 a.m. - 7:00 p.m. y los sbados 8:00 a.m. - 12:00
p.m. Tambin puede escribir a soporte@secop.gov.co.
Despus de hacer clic en finalizar, el SECOP II muestra una confirmacin de registro.

Cuando el usuario administrador hace clic en Haga clic aqu para continuar, ingresa a la cuenta de
la Entidad Estatal, pero nicamente tiene activas las funcionalidades de bsqueda de procesos.
nicamente despus de que el usuario administrador se comunica con la Mesa de Servicio para
verificar la informacin ingresada, se activarn las funciones de contratacin en lnea.

B.

Registro y solicitud de acceso a la cuenta de una Entidad Estatal existente

Los siguientes pasos son necesarios para asociar un usuario comprador a la cuenta de una Entidad
Estatal.
1.

Crear el usuario en el SECOP II

La Entidad Estatal debe definir los usuarios que pueden adelantar procesos en su nombre (usuario
compradores) y solicitar a estos que se registren en SECOP II. El proceso de registro de los usuarios
compradores es igual al del usuario administrador explicado en la seccin anterior.
A continuacin los usuarios registrados acceden al SECOP II con su nombre y contrasea.

2.

Autorizacin de la solicitud del usuario

El usuario administrador de la Entidad Estatal debe aceptar o rechazar la solicitud de asociacin a


la cuenta de la Entidad. Las solicitudes son comunicadas de dos formas:
i.

A travs de un correo electrnico enviado por el SECOP II al usuario administrador.

ii.

Mediante una alerta en el Escritorio del usuario administrador.

El usuario administrador de la Entidad Estatal debe entrar al SECOP II con su usuario y contrasea,
luego ir a la opcin Configuracin Entidad Estatal / Proveedor en el men ubicado a la derecha de
la identificacin del usuario:

A continuacin el usuario administrador de la Entidad Estatal debe seguir los pasos descritos en la
seccin anterior de autorizacin de la solicitud del usuario.
3.

Solicitar el registro como usuario asociado a ms de una Entidad Estatal

Es posible que el usuario pueda actuar en nombre de ms de una Entidad Estatal. En ese caso debe
estar asociado a todas ellas. Cada vez que un usuario quiera asociarse a una nueva Entidad Estatal
debe entrar al SECOP II con su usuario y contrasea, luego hacer clic en la foto del usuario -ubicada
en la esquina superior derecha de la pantalla de acceso- y seleccionar la opcin Configuracin del
usuario.

En Configuracin del usuario el usuario debe seleccionar la opcin Mis registros.

A continuacin el usuario debe seguir el procedimiento descrito en la seccin anterior para la solicitud
de acceso a la cuenta de una Entidad Estatal.

Cmo entro a la plataforma?

Cmo entro
al SECOP II?

A.

Ingreso a la
plataforma

Recuperacin de
contrasea

Ingreso a la plataforma: entrar y salir del SECOP II

Los usuarios entran en el SECOP II indicando su nombre de usuario y contrasea y haciendo clic en
el botn Entrar.

El usuario registrado en el SECOP II y asociado a una Entidad Estatal entra directamente a la


Pantalla de acceso.

Para cerrar la sesin el usuario debe seleccionar la opcin Salir situada en el men que el
SECOP II despliega en la parte superior derecha de la pantalla.
B.

Recuperacin de contrasea

Si el usuario olvida su contrasea debe hacer clic en Recuperacin de contrasea en el formulario


para entrar al SECOP II.

El enlace lleva al usuario a Recuperar la contrasea utilizando su correo electrnico y pregunta de


seguridad en donde debe diligenciar un formulario y hacer clic en Enviar correo.

Verifique que el nombre del usuario sea correcto. Si el nombre indicado por el usuario no ha sido
previamente registrado en SECOP II, aparece un mensaje que indica que el usuario no existe.

Si el nombre del usuario es correcto y fue registrado en el SECOP II con anterioridad, el usuario
recibe un correo electrnico para recuperar la contrasea y muestra el siguiente mensaje.

El correo electrnico que recibe el usuario tiene un hipervnculo que lo lleva a un formulario para
responder sus preguntas de seguridad y escribir la nueva contrasea.

El usuario debe entrar en la pgina y diligenciar los datos solicitados. Si la informacin es correcta,
puede establecer una nueva contrasea, que debe tener por lo menos 8 caracteres e incluir letras y
nmeros y no puede haber sido utilizada anteriormente por el usuario.

Una vez confirmado el cambio de contrasea el usuario puede entrar a SECOP II con su nueva
contrasea.

VI

Cmo configuro la estructura de mi Entidad Estatal en el SECOP II?

Cmo configuro la estructura de mi


Entidad Estatal en el SECOP II?

Definir perfiles
de usuarios

Administrar
usuarios

Crear
dependencias

Herramientas

Crear unidades
de contratacin

Crear equipos
de proceso

Crear grupos
de usuarios

Biblioteca de
documentos

Notificaciones

Modelos de
evaluacin

A.

Configuracin de usuarios

La funcionalidad de Configuraciones del usuario est en la parte superior derecha de la pantalla


del SECOP II y sirve para configurar la cuenta de los usuarios asociados a la Entidad Estatal. Tiene
las siguientes opciones:

B.

Mis datos de usuario: Incluir los datos de usuario.


Noticias SECOP: Consultar las noticias publicadas en el SECOP II.
Mis registros: Consultar las Entidades Estatales a las que est asociado el usuario (SECOP
II permite que un usuario est asociado a ms de una Entidad Estatal, por ejemplo a dos
regionales de una misma Entidad como el SENA), realizar nuevas solicitudes de asociacin,
y consultar el estado de las solicitudes de asociacin que ha enviado.
Accesos del usuario: Consultar los accesos realizados al SECOP II y realizar el cambio de
su contrasea.
Trminos y condiciones de uso: Permite consultar un listado con los trminos y
condiciones de uso del SECOP II, para ingresar al detalle debe dar clic en Ver el sistema
desplegara la informacin en la parte inferior de la pantalla.

Configuracin de la cuenta de la Entidad Estatal

La configuracin de la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II es responsabilidad del usuario


administrador y abarca tres grandes tareas:
i.
Definir la estructura de la Entidad en el SECOP II, lo cual significa organizar sus usuarios
en unidades de contratacin, dependencias y grupos de usuarios
ii.
Organizar la ejecucin de los procesos de la Entidad Estatal definiendo equipos de
proceso para cada modalidad de contratacin y flujos de aprobacin para las tareas que
ejecutan los miembros de estos equipos
iii.
Administrar las herramientas de trabajo que el SECOP II pone a su disposicin:
a. Organizar la biblioteca de documentos de la Entidad y las notificaciones que recibe
la misma por parte del SECOP II.
b. Configurar las notificaciones del SECOP II que sern enviadas a la Entidad Estatal.
c. Formular los modelos de evaluacin que utilizar la Entidad Estatal para la
evaluacin de ofertas.
Las funcionalidades para llevar a cabo estas tareas de configuracin se encuentran repartidas en
dos mens del SECOP II: Configuracin Entidad Estatal/Proveedor y Procesos.
i.
En el men Configuracin de la Entidad Estatal/Proveedor es posible acceder a las
siguientes funcionalidades: Datos de la Entidad Estatal, Configuracin de la Entidad
Estatal, administracin de usuarios, perfiles de usuarios, dependencias,
recomendaciones, biblioteca de documentos, suscripcin a notificaciones, flujos de
aprobacin y grupos de usuarios.
ii.
En el men de Procesos es posible acceder a las funcionalidades: unidades de
contratacin y tipos de procesos. Al ingresar a esta ltima opcin es posible configurar
los equipos de procesos.

El orden en el que la Entidad Estatal debe hacer la configuracin de la Entidad Estatal es el


siguiente:
1.
2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.
9.
10.
C.

Ingresar los datos bsicos de la Entidad y sus configuraciones generales previas.


Definir perfiles de usuarios. Esto es, establecer perfiles tipo indicando a qu
funcionalidades pueden acceder los distintos usuarios compradores de la Entidad
Estatal.
Administrar los usuarios. Tiene tres actividades principales: (i) la aceptacin o
rechazo de las solicitudes de acceso a la Entidad Estatal; (ii) la asignacin de un perfil
a los usuarios aceptados; y (iii) la creacin de los usuarios que no hayan hecho el
proceso de registro por cuenta propia.
Crear dependencias. Sirven para reflejar la estructura organizacional de la Entidad
Estatal en el SECOP II. Su creacin es opcional. (Ver seccin Cmo organizo a mi
Entidad Estatal en el SECOP II?).
Crear grupos de usuarios. Sirven para agrupar usuarios segn tareas que la Entidad
Estatal les asigna de manera frecuente en los procesos de contratacin. Su creacin es
opcional. (Ver seccin Cmo organizo a mi Entidad Estatal en el SECOP II?).
Crear equipos de proceso. Sirven para agrupar usuarios segn los tipos de procesos
que ejecuten. En el SECOP II la creacin de equipos tiene dos partes: i) definir qu
usuarios, grupos de usuarios o dependencias pueden ejecutar cada modalidad y definir
en qu partes del proceso puede intervenir cada uno (en el lenguaje del SECOP II esta
ltima definicin se llama configuracin de los accesos de los miembros del equipo del
proceso); y ii) crear flujos de aprobacin para definir qu usuarios, grupos de usuarios
o dependencias deben aprobar las acciones realizadas por los miembros del equipo del
proceso. (Ver seccin Cmo organizo a mi Entidad Estatal en el SECOP II?).
Crear unidades de contratacin. Esta labor implica definir los datos bsicos de
identificacin de cada unidad de contratacin y establecer qu usuarios, grupos de
usuarios o dependencias la conforman. La creacin de unidades de contratacin en el
SECOP II es obligatoria (Ver seccin Cmo organizo a mi Entidad Estatal en el
SECOP II?)
Administrar la biblioteca de documentos de la Entidad Estatal.
Configurar las notificaciones de la Entidad Estatal.
Configurar los modelos de evaluacin de la Entidad Estatal.

Entidad Estatal con perfil de Proveedor

El SECOP II permite que, desde una nica cuenta, una Entidad Estatal pueda actuar tambin como
Proveedor. La Entidad debe ser creada primero como Entidad Estatal en el SECOP II. Para adquirir
el perfil de Proveedor, el usuario administrador debe comunicarse con la Mesa de Servicio de
Colombia Compra Eficiente y solicitar la activacin de un doble perfil.
El uso de estas funcionalidades est explicado en el Manual de Proveedores para el uso de SECOP
II, que se puede descargar desde el siguiente hipervnculo:
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/capacitacion/manual_proveedores_para_el_u
so_de_secop_ii.pdf