Sistema de Control Interno en Hospitales y en general para Entidades de Salud

LUIS CARLOS BELTRN PARDO

Profesor Titular y Especial Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad Nacional de
Colombia.
RESUMEN
Una herramienta fundamental para el desarrollo de las instituciones de salud IPS Y EPS, es el
contar con un tcnico, serio, permanente y autoevaluado Sistema de Control Interno, cuyos
componentes y procesos se presentan, haciendo nfasis en su necesidad, utilidad y viabilidad.
Palabras Claves: Control interno, Auditoras, organizacin, calidad total, futuro de xito para las
organizaciones de la salud
La administracin de las entidades de salud , tanto pblicas como privadas en Colombia han sido
diagnosticadas suficientemente, identificando los principales problemas y planteando sus
soluciones. De estas ltimas se destaca, desde el punto de vista terico y prctico, un elemento de
carcter constitucional, tcnico, originado en la empresa privada, Historia de la Auditoria), al que
se asign el nombre de "Sistema de Control Interno y de Gestin".
Este sistema es una gran herramienta de orden administrativo, preventivo, organizador y de
control, que fue establecido muy acertadamente de carcter inevitable para el sector pblico, por
la Constitucin Poltica de Colombia (Arts. 209 y 269) y desarrollado por la Ley 87 de 1993,
obligatorio para las entidades pblicas, pero recomendado para las instituciones privadas, cuyo
objetivo bsico es modernizar las instituciones y obtener los mejores resultados al menor costo y
con la mayor economa, en el menor tiempo posible, de la mayor calidad, para lograr la
subsistencia, desarrollo, crecimiento y perfeccionamiento de las mismas.
Se ha demostrado que aquellos gerentes o directores de Hospitales y entidades de salud, que han
aplicado tcnicamente y en forma completa este importante sistema de Control Interno en sus
clnicas, han logrado una gestin administrativa con unos resultados ptimos por su eficiencia,
eficacia y economa, apoyados por los objetivos, elementos y caractersticas del sistema en forma
integral.
Estas labores se inicia utilizando la Planeacin y sus diferentes etapas; definiendo en forma
proyectada su Misin, Visin, Objetivos, Estrategias, Polticas, Programas, Presupuestos,
Procedimientos, Metas y dems elementos que integran las teoras de la Calidad Total,
cuantificadas y recopiladas los datos en un Plan de Desarrollo con su dimensin a corto, mediano
o largo plazo.
A continuacin se elabora una adecuada y tcnica estructura organizacional de la empresa, con un
organigrama en el que se describirn las funciones y responsabilidades, tanto de los empleados
como de las distintas unidades o secciones, para continuar el proceso administrativo, con una
direccin o ejecucin que cumplan su gestin conforme lo proyectado, para posteriormente
efectuar el control o evaluacin., iniciando por tcnicas de auto control desde cada funcionario de
las organizaciones, sus jefes y el grupo de trabajo y as subiendo la escala grupal, hasta la
gerencia general, su junta directiva y y su asambleas generales, incluyendo evaluaciones de sus
afiliados, pacientes o clientes.

USO ACADEMICO

Es de aclarar conceptualmente que este tipo de control es muy diferente al control posterior
correctivo o mediante esquemas de orden policivo, sancionatorio o investigativo, que se ha venido
utilizando en nuestro medio en muchas entidades, especialmente del Estado. Por lo tanto, es
necesario que en las entidades de salud las autoridades diseen tcnicamente, implementen y se
le este realizando una evaluacin permanente al Sistema de Control Interno y sus elementos, para
garantizar el adecuado desempeo y el cumplimiento de la razn de ser, o sea que se cumpla la
misin institucional.
De esta forma se garantizar la correcta utilizacin de los recursos financieros y humanos, tanto
del personal administrativo, operativo y de servicios, inclusive de sus propios ciudadanos
comprometidos todos con un resultado que espera la comunidad, participante ya sea la regin, el
Departamento o el pas en general con un criterio ms humanista, con programas serios de
responsabilidad social, que primen al inters netamente econmico, y productor de grandes
utilidades., con unos buenos servicios de calidad en el campo de la salud, para beneficio de los
habitantes y pacientes en general.
Otro parmetro esencial del sistema es mostrar resultados reales, confiables, y verifi-cables
soportados en una vlida, informacin, que demuestre que los servicios y beneficios se lograron
por que se fue eficiente, eficaces, econmicos y efectivos, en todos los campos de la entidad de
salud, especialmente en su administracin y organizacin.
No hay que confundir el Sistema de Control Interno con una dependencia o con una oficina o con
un manual, o con funcionario, porque como todo sistema involucra a varios y, diferentes pero
integrales elementos que se requieren y trabajan en equipo para lograr objetivos en forma
completa.
Por tal razn, para el cumplimiento de los objetivos del sistema de Control Interno y Gestin ,
adems para cumplir el mandato constitucional y legal y como una recomendacin a la solucin de
los problemas diagnosticados se hace necesario que se cumplan integral y totalmente entre otras
las siguientes actividades o labores en cabeza dl Gerente General, que es la primera autoridad de
la entidad de salud:
1. Redisear la estructura organizacional, con un organigrama flexible y simple, que aplique
tcnicas de administracin modernas, con definicin clara de funciones, responsabilidades,
autoridad, segrega-cin de funciones, comunicaciones, objetivos y compromisos indivi-duales y de
grupos a todos los niveles de la entidad de Salud.
2. Elaborar, renovar, mejorar y evaluar permanentemente los Manuales de Procedimientos,
protocolos, guias de atencin, de todas las dependencias y actividades de la entidad de salud, en
todas los ciclos administrativos, tcnicos, operativos y cientficos.
3. Elaborar, actualizar, mejorar y evaluar permanentemente los manuales de funciones de todos y
cada uno de las personas que laboran en la entidad de salud en diferentes niveles, as como de
sus distintas unidades.
4. Disear y organizar un sistema integral de informacin electrnica en la entidad de salud con
disponibilidad y acceso de cualquier persona interesada en los datos a nivel interno y externo,
utilizando una red de computacin.
5. Administrar tcnica y adecuadamente el Talento Humano de la entidad de salud, mediante el
establecimiento de polticas previas de seleccin, orientacin, induccin, capacitacin,
actualizacin, promocin y remuneracin salarial apropiadas y ajustadas con caractersticas
tcnicas, as como sus prestaciones sociales, reconocimiento de mritos y de apoyo o motivacin,
condiciones y suministro de elementos de trabajo esenciales, suficientes y adecuados, con unos
re-glamentos justos y conciliados, adems de una obligatoria disciplina y con el sealamiento de
sanciones por su incumplimiento.
6. Organizar tcnicamente un Sistema de Control de Gestin, para evaluar la calidad, eficiencia,
eficacia, la economa y efectividad de la entidad de salud, mediante el manejo de indicadores e
ndices tcnicos de todas las actividades, tanto proyectadas como reales, determinando sus
variaciones con sus correspondientes anlisis y toma de decisiones correctivas.

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7. Aplicar en la entidad de salud, con toda su exigencia e integridad la Ley 87 de 1993, en

desarrollo de la Constitucin Poltica y las directrices generales de orden tcnico y poltico,
reglamentario, pero especialmente tus aspectos terico-practicos..
8. Utilizar y aplicar en forma integral, en todas las actividades y unidades, la Planeacin.
9. Reestructurar y/o crear la Oficina Evaluadora del Sistema de Control Interno en la entidad de
salud, que cumpla las labores de apoyo y consultora que le impuso la ley, con la asesora
necesaria a la direccin y a los funcionarios para la aplicacin y mejoramiento del sistema de
Control Interno y de gestin en la empresa.
10. Organizar en la entidad de salud el Comit Coordinador y Evaluador del Sistema de Control
Interno, integrado por los funciona-rios del ms alto nivel jerrquico, en cabeza de su gerente o
director, y reglamentando sus funciones y reuniones, de carcter legal y obligato-rio.
11. Disear y establecer medidas de proteccin y seguridad de orden preventivo en la entidad de
salud, para que cada uno de los procedimientos y actividades de la empresa estn protegidos
contra riesgos, por perdidas y errores, incluyendo y recubriendo las posibilidades de fraude.
12. Organizar tcnicamente en la entidad de salud, un Sistema Contable y Financiero, utilizando la
sistematizacin, que incluya un manejo segregado y analtico de costos y gastos por centros de
servicios o por conceptos, respaldados con un verdadero estudio y anlisis financiero, tanto vertical
como horizontal, comparativo, histrico, actualizando los valores, apoyado con informacin de tipo
econmica y estadstica, para una adecuada toma de decisiones y su respectiva proyeccin haca
el futuro de la empresa, pero especialmente para el manejo de unas verdaderas y tcnicas tarifas
de los deiferentes servicios.
13. Elaborar Planes de Trabajo o Programas de Auto Evaluacin o de Auditora en toda la
entidad de salud para realizar las valoraciones, monitoreo y respectivas auditoras, y determinar los
correctivos, respaldados con cronogramas, pruebas y papeles de trabajo.
14. Disear y propiciar en las entidades de salud la aplicacin de un adecuado control de gestin a
realizarse por parte de los usuarios y sus propios funcionarios y que continuamente se evalen a
sus autoridades y sus resultados, propiciando el mejoramiento continuo y el control ciudadano.
15. Fomentar, apoyar y patrocinar permanentemente en la entidad de salud una nueva cultura
hacia el Control y la Modernizacin, tanto a escala interna como externa, propiciando la
autoevaluacin o el autocontrol para lograr el mejoramiento continuo y lograr la calidad total,
mediante una habitual capacitacin.
Si adicionalmente se deben cumplen los principios constitucionales y de teoras administrativas,
de igualdad, moralidad, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, como parte de
este mismo Sistema de Control Interno, se podr asegurar y ratificar que estos elementos seran
contundentes armas para acabar con el desorden, la irresponsabilidad de sus personal,
especialmente de sus directivos e incluso con la corrupcin y la inmoralidad, ya que entre los
objetivos del sistema est salvaguardar o proteger los bienes, recursos, dineros o elementos, de la
entidad de prdidas, desperdicios, malas utilizaciones y otras malas actividades que afecten sus
recursos y sus finanzas , bajo controles de sus presupuestos.
Es por estas razones tcnicas, que se requiere capacitar a TODO el personal de todas las
entidades del la salud, sobre este tema vital que es el sistema de control interno y el cual es y
debe ser de primer orden en cualquier entidad, al interior de sus unidades, de todos sus
funcionarios, como un bsico instrumento de direccin, que garantizar la permaneca y el futuro
de la misma y de sus entidades asociadas; por lo tanto es una necesidad urgente y un compromiso
de todos y para todos, lograr tan anhelada conquista organizacional, para beneficio y xito de las
instituciones y por ente del pas en general.

Con este Sistema de Control interno y sus Auditorias o evaluaciones se establecern los
mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad, para seguir la huella de sus
actividades financieras y controlar tomando las medidas de control o de seguridad previa y
oportunamente, para lograr su proteccin y resumirlas de forma til para quienes toman las
primordiales y acertadas decisiones de las entidades.

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El control interno esta directamente relacionado con la contabilidad, pues los jefes necesitan estar
seguros de que la informacin contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se logra a travs
del sistema de control interno de la entidad.

Estas medidas,, sealadas, que deben tomar oportunamente las organizaciones de la salud,
tendrn entre otros los siguientes fines:

Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.

Asegurar la exactitud y la confiabilidad de todo el sistema de informacin, tanto financiero,
operativo, estadstico , especialmente sustentados y demostrados por la datos de la
contabilidad y de las operaciones financieras.
Asegurar el cumplimiento de las polticas, procedimientos, responsabilidades y en especial
las normativas que afectan los aspectos econmicos de la entidad.
Evaluar permanentemente la gestin de la entidad,
su gestin, resultados y el el
desempeo de todas las areas, divisiones operativas, administrativas y de servicios, as
como de sus funcionarios de la entidad, pero haciendo y tomando correctivos, mediante
planes de mejoramiento donde se establezcan responsables de su ejecucin, en fechas
determinadas para posteriormente hacer sus comprobaciones para determinar el
cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades.

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Clasificacin de los controles o Auditorias internas y Medidas para lograr un buen control
interno.
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1. Controles o Auditorias administrativos.- Son las medidas diseadas para mejorar la

eficiencia operacional y que no tienen relacin directa con la confiabilidad de los registros
contables. Ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores
deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo, o la
definicin de quienes pueden pasar a determinadas reas de la empresa.
2. Controles o Auditorias contables.- Son las medidas que se relacionan directamente con la
proteccin de los recursos, tanto materiales, como financieros, autorizan las operaciones y
aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la informacin contable.
Ejemplo: la normativa de efectuar un conteo fsico parcial, mensual y sorpresivo de los
bienes y recursos almacenados.
3. El objetivo bsico de un sistema de contabilidad es, proveer la informacin financiera til.
El objetivo del control interno es, mantener a la entidad operando de acuerdo con los
planes y polticas trazadas. De hecho, cada sistema depende directamente del otro.
4. La necesidad de un adecuado control interno, explica la naturaleza y la existencia misma
de muchos registros, informes, documentos y procedimientos contables, financieros
operativos y de servicios
5. En el pas, con la finalidad de evitar actos mercantiles ilegales, malversaciones y otras
prcticas delictivas, se han aprobado normas que exigen a las entidades un adecuado
control interno y contienen prohibiciones especificas contra prcticas delictivas, como las
de efectuar trueques de productos o servicios y exigen mantener registros contables con
un detalle y exactitud razonables.
6. Establecer lneas claras de autoridad y responsabilidad

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7. Establecer procedimientos de control, para procesar cada tipo de actividades, transaccin,

cada una debe independizarse, pasar por etapas y funcionarios separados,
debiendo ser: autorizada, aprobada, ejecutada y registrada. Por diferente personas.
8. Subdivisin de funciones: este es, quizs, el elemento mas importante para el logro de un
adecuado control interno.
La separacin de las tareas limita las posibilidades de fraude y mejora tambin, la exactitud
de los registros contables. Este componente crucial, pero con frecuencia descuidado, del
sistema de control interno, se puede subdividir en cuatro partes:

Separacin de las operaciones de la contabilidad. La funcin contable debe estar

totalmente separada de los departamentos operativos, con el fin de poder mantener
registros objetivos.
Separacin de la custodia de los activos, de los registros de estos en la contabilidad.
Separacin de la autorizacin de las operaciones, de la custodia de los activos
correspondientes. Siempre que sea posible.
Las responsabilidades deben asignarse, de forma tal que, ninguna persona o
departamento maneje una transaccin completa, de principio a fin.
, hasta donde sea
posible organzacionalmente

9. Realizar y solicitar rendicin de cuentas y auditoras o comprobaciones internas

No es econmicamente factible para los auditores, examinar todas las operaciones de un
periodo, por lo que hasta un cierto grado tienen que confiar en que el sistema de control
interno y su contabilidad produzca registros contables exactos. Para medir la confiabilidad
de la entidad, los auditores evalan su sistema de controles internos, determinan tambin
los puntos dbiles del sistema y recomiendan las correcciones, brindando as objetividad
en sus informes.
Las auditorias son internas o externas. Los auditores internos deben presentar los
informes, directamente al director general, durante el ao y auditar diversos segmentos de
la organizacin, mientras que los auditores externos son completamente independientes de
la entidad, siendo empleados de una firma de contadores pblicos o de un rgano superior
administrativo o estatal que audita las empresas en conjunto. Los auditores externos deben
estar legalmente autorizados.
10. Diseo adecuado de documentos y registros
Existe una amplia variedad en los documentos y los registros, desde documentos
primarios, como es el caso de las facturas de venta de servicios por atencin de pacientes
y las ordenes de servicio, hasta la confeccin de registros especiales y submayores. Los
registros y documentos comerciales (ordenes de compra o de entrega, facturas, informes
de recepcin), deben ser cuidadosamente diseados.
Los documentos deben de contar con medidas de seguridad, estar pre numerados, una
falla en el orden consecutivo atrae la atencin hacia el documento faltante.

11. EL hardware (equipos) y software (programas), elementos tcnicos y electrnicos, son

esenciales recursos de control, como las computadoras, las cuales tienen efectos tanto
positivos sobre el control interno. Especialmente por su rapidez de operacin y alta
confiabilidad, aumentan la eficiencia del registro; pero depender de la estructura de
seguridad y confiabilidad, Las computadoras pueden recibir informacin, en solo un
formato programado, mientras que los seres humanos, pueden procesar la informacin
aunque sea apenas legible.

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12. El control interno efectivo es tan importante en los sistemas de computacin como lo es en
los sistemas manuales, por lo que no se debe permitir a los programadores, operar
fsicamente las computadoras, sin las respectivas medidas de seguridad.
13. Ninguna persona debe tener un control completo sobre el diseo del sistema, la
programacin y la operacin de las maquinas.

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