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OFIMTICA
PROCESADORES DE TEXTO. BASES DE DATOS. HOJAS DE CLCULO.
INTRODUCCIN
En este tema nos dedicaremos a conocer los fundamentos bsicos de la ofimtica, a
travs de sus sistemas, los sistemas gestores de bases de datos, y los sistemas de
tratamiento, almacenamiento y archivo de documentos, as como las hojas de clculo.
Los objetivos a alcanzar en este tema sern los siguientes:
-
1. PROCESADORES DE TEXTO
1.1. Concepto
Software es, segn la definicin que hace una enciclopedia electrnica de muy
extendido uso por todo el mundo, un "programa de computadora..., serie de
instrucciones responsables de que el hardware, es decir, la mquina, realice su tarea". Y
un procesador de textos es, como su nombre lo sugiere, un software creado para
"procesar", es decir, para trabajar con textos: moldearlos, armarlos, darles un formato
especfico y enriquecerlos de mil maneras.
Podemos decir que las antiguas mquinas de escribir fueron las antecesoras directas de
los actuales procesadores de texto. Para corregir cualquier error no haba ms que echar
mano de los recursos tradicionales, como la goma, el papel de tinta blanca, etctera. Con
el agregado de que cada versin era una y slo una, aunque se hubiera usado papel
carboncillo para elaborar n copias. Realizar una nueva versin del texto significaba
escribirlo de nuevo.
Por tanto, cuando se utiliza un tipo de letra proporcional, no tiene sentido hablar de
columnas de texto, porque el nmero de letras que caben en una columna depende de lo
que se haya escrito. Para alinear el texto en columnas habr que recurrir a los
tabuladores o a las tablas.
Barra de ttulo. En ella aparece el ttulo del programa y del archivo en el que se
est trabajando.
Barra de mens. En ella aparecen las opciones del men principal, que dan
acceso a todas las funciones del programa.
Barra de herramientas. Est compuesta por iconos que dan acceso a las
funciones ms utilizadas del programa. En la mayor parte de los programas, el
usuario puede decidir cules son los iconos que se muestran e incluso disponer
de varias barras de herramientas alternativas para las diferentes fases del proceso
de edicin: edicin normal, elaboracin de grficos, correccin, etc. Algunos
programas permiten mostrar varias de ellas a la vez.
rea de edicin. Es donde se escriben los documentos.
Barra inferior. En ella aparece informacin diversa sobre el documento, la
tipografa que se est utilizando, el punto del documento en el que se encuentra
el cursor, etc.
Copiar. Pasa una copia del bloque marcado al portapapeles desde donde se
puede pegar en este o en otros documentos
Cortar. Copia el bloque marcado y lo retira de su situacin actual.
Asignar formato de texto al bloque, etc.
Dar formato a un texto significa, en trminos generales, fijar los parmetros que
definirn su aspecto, desde el tipo de letra a su alineacin en la pgina. Este apartado
hace referencia concretamente a la forma de modificar el aspecto de fragmentos de texto
que queremos diferenciar del resto del mismo.
Los textos a partir de un cierto volumen tienen una estructura interna. No todos los
prrafos tienen la misma importancia, sino que unos prrafos componen el cuerpo
principal del texto, mientras que otros actan como ttulos de captulo, de apartados o de
subapartados o como partes de una enumeracin. Para resaltar la funcin de cada uno de
los prrafos se recurre a cambiar el formato de texto (tipo de letra, cuerpo, realces negrita, cursiva,...-) o de prrafo (alineacin, interlineado respecto a los prrafos
previos, etc.). Esto puede llevarse a cabo repitiendo el proceso para cada uno de los
prrafos, pero este es un proceso muy lento y propenso a los errores.
Los modernos procesadores de texto facilitan este proceso mediante los estilos de
prrafo. Estos consisten en especificaciones del aspecto que debe tener un determinado
tipo de prrafo que se incluyen en el cdigo no visible del archivo. De esta forma puede
determinarse, por ejemplo, que los ttulos de apartado se harn con una Arial con cuerpo
14 y en negrita y que el texto estndar ser TimesNewRoman, con cuerpo 11 y sin
realces. Bastar con indicarle al programa qu prrafos son ttulos de apartado y cules
son texto estndar para que el programa les aplique automticamente el formato que se
ha definido previamente.
La utilidad de los estilos de prrafo van ms all del formateo de texto, ya que son la
base para algunas de las funciones avanzadas de los procesadores de texto como:
Finalmente, existe la posibilidad de guardar en el disco duro los estilos que se han
definido en un archivo de hoja de estilos de forma que se puedan aplicar a otros
documentos en el futuro.
Las plantillas de documento son unos archivos donde se almacena un formato de pgina
y algunos estilos de prrafo. Todos los documentos estn creados bajo las
especificaciones de una plantilla.
Por defecto, la plantilla que se carga al iniciar una sesin suele ser una pgina en blanco,
pero los procesadores de texto poseen muchas otras. Muchas de ellas contienen
Indicar por ltimo que todos los procesadores de texto incluyen la posibilidad de
combinar un documento modelo con el contenido de una base de datos. Se puede usar
esta fusin de archivos para combinar datos, como nombres o direcciones, con la
informacin contenida en un documento, como una carta o un informe. El tpico
ejemplo es la realizacin del mailing o redaccin de una carta que es enviada a distintos
destinatarios, personalizando para cada uno de ellos el nombre y la direccin. Con esta
funcin tambin se pueden imprimir etiquetas postales. La fusin con WordPerfect
permite imprimir tambin los sobres.
Para ello, los datos a insertar en el documento deben tener una estructura formada por
registros, cada uno de ellos con los mismos campos. Una tabla, una hoja de clculo o
una base de datos se adaptan a esta estructura y son vlidos como archivo de datos.
2. BASES DE DATOS
2.1.Concepto
Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena informacin en
campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada
como de forma conjunta. Se utiliza normalmente para recoger grandes cantidades de
informacin. (Por ejemplo el listado de nombres y apellidos de los alumnos de varios
cursos)
Normalmente el nmero de campos (columnas) que se pueden tener en una base vara
segn las necesidades en cuanto a gestin de datos, de forma que despus se pueda
explotar la informacin de forma ordenada y separada, aunque el resto de la
informacin sigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad aparte de los
datos que son almacenados en el archivo, tambin hay una serie de datos, en los que se
informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama
gestor de datos, que permite saber cada registro o fila, (un registro es una suma de
campos).
El programa que sirve para manejar toda esa informacin se denomina sistema gestor de
base de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft Access, Lotus Aproach,
parados, u Oracle.
2.2. Caractersticas
Son las siguientes:
Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa
y por tanto cualquier aplicacin puede hacer uso de los datos.
Reduccin de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de
duplicacin de los datos, al reducir sta al mximo conseguimos un mayor
aprovechamiento del espacio y adems evitamos que existan inconsistencias
entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos
contradictorios.
Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad
de los datos.
Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de clculo, en la que los
registros son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.
Numricos.
Alfanumricos.
2.3. Funcionalidades
Las funciones ms importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de
base de datos son las siguientes:
API (Application Programming Interface): permite a los usuarios avanzados
acceder a algunos recursos internos del programa, para configurarlo.
Soporte BD S Multiplataforma: indica la compatibilidad entre los distintos
Sistemas gestores de bases de datos.
Soporte SQL: sirve para establecer indicaciones a la hora de realizar bsquedas y
consultas en la base de datos.
Programacin visual: permite crear una especie de lenguaje de forma grfica, para
establecer parmetros personalizados.
3. HOJAS DE CLCULO
Ttulo de Fila: Est siempre a la izquierda y nombra a las Filas mediante nmeros,
que en el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65,536.
Ttulo de Columna: Est siempre arriba y nombra a las Columnas mediante letras,
que en el caso de Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la Columna Z viene la
AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y as sucesivamente.
Celda: Es la interseccin de una Fila y una Columna y en ella se introducen los
grficos, ya se trate de texto, nmeros, fecha u otros datos. Una Celda se nombra
mediante el nombre de la Columna, seguido del nombre de la Fila. Por ejemplo, la
Celda que es la interseccin de la Fila 29 con la Columna F, se denomina F29.
Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de Celdas de una Hoja de
clculos. Se definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la Celda de una
esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina
opuesta. Es decir Celda inicial y Celda final del rango, separadas por dos puntos. Por
ejemplo, al rango que comprende las Celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5,
E6 y E7 se lo denomina C4:E7.
Las funciones comunes de las hojas de clculo son las siguientes:
Formato de nmeros.
Seleccin de rangos.
Relleno de rangos.
Orientar el texto
Excel 97 es muy relacionable con Access 97, o sea, con las bases de datos creadas con
ste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las Hojas de clculos existen dos
conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de
un tipo de informacin por ejemplo, los nombres de todas los estados de la Repblica
Mexicana-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo -por ejemplo
nmeros de habitantes.
Generalmente un campo es una Columna y un registro, una Fila.
Para comenzar con el programa, una vez que se haya encendido y cargado Windows
correctamente, se debe ir al men Inicio, luego entrar al submen Programas y luego
hacer click en la opcin Microsoft Excel.
3.3.1. Barras de herramientas
Las barras de herramientas permiten organizar los comandos en Microsoft Excel del
modo que deseemos para que puedan buscarse y utilizarse con rapidez. Por ejemplo,
pueden agregarse o quitarse mens y botones, crearse barras de herramientas
personalizadas, ocultarlas, mostrarlas y borrarlas.
Para crear un nuevo libro, debemos entrar con un click al men Archivo y luego
clickear la opcin Nuevo. Aparecer un cuadro de dilogo, el que tiene dos fichas:
General y Soluciones hoja de clculos. Simplemente clickeamos en Aceptar y se crear
un libro nuevo.
Para abrir un libro de Excel 97 entramos al men Archivo y luego hacemos un click
sobre la opcin Abrir, o simplemente lo hacemos sobre el botn Abrir de la barra de
herramientas. Aparecer una caja de dilogo denominada Abrir que se divide en cinco
partes: La primera, Buscar en, descuelga una lista desplegable en la cual podemos
seleccionar la carpeta que contiene el archivo que queremos abrir. La segunda contiene
varios conos tiles, como ser Subir un nivel, Buscar en, Buscar en Favoritos, Agregar a
Favoritos, Lista, Detalles, Propiedades, Vista previa, Comandos y configuracin. Estos
conos se dividen en cuatro grupos.
El botn Subir un nivel es el nico que contiene en el primer grupo, y se utiliza para
subir un nivel de carpetas. El segundo grupo contiene los prximos tres conos y son
utilizados para buscar en la Web. Los prximos cuatro botones estn en el tercer grupo
y son utilizados para la visualizacin de los archivos que contiene la carpeta actual. El
ltimo icono, Comandos y configuracin, representa al cuarto grupo y despliega un
men con diversas opciones acerca del tema.
La parte central del cuadro de dilogo se utiliza para seleccionar el archivo a abrir, y
tambin para entrar a las carpetas. La cuarta parte de esta caja contiene tres botones, que
son Aceptar (abre el archivo), Cancelar (cierra la caja de dilogo y cancela la apertura
del archivo), y Avanzada, que se utiliza para la bsqueda avanzada de archivos. La parte
inferior de la caja de dilogo Abrir tambin se utiliza para la bsqueda de archivos. Para
ir a esta caja de dilogo tambin podemos presionar la combinacin de teclas Ctrl+A.
Para entrar a la caja de dilogo Imprimir tambin podemos hacer un click en el icono
Imprimir de la barra de herramientas Estndar: o presionar Ctrl+P.
Para enviar un libro por correo electrnico y otras opciones accedemos al men
Archivo, y desplegamos el submen Enviar a.
Para ver las propiedades del libro actual accedemos a la opcin Propiedades que se
encuentra en el men Archivo. Esta caja de dilogo que se abre se divide en 5 fichas:
General, Resumen, Estadsticas, Contenido y Personalizar.
Para trabajar con el tamao y posicin de la ventana de Excel 97 (obviamente
poseyendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el men de control.
Maximizar la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botn Maximizar
de la barra de ttulo del Excel o bien, en el men de control clickeamos la opcin
Maximizar.