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Permite combinar datos tales como nmeros, texto, valores lgicos, y formulas;
obteniendo una hoja contable computarizada.
Se pueden generar grficos y tablas para mostrar las relaciones entre los datos.
A travs de las relaciones mediante frmulas entre datos se crea un ambiente
dinmico lo cual implica que al modificar algunos datos; tambin se modifican los
que tienen relacin de dependencia entre ellos.
2 QU ES MICROSOFT EXCEL?
Es un sistema para la creacin de hojas de clculo, cuyas posibilidades de trabajo, clculo y
presentacin son amplias. Permite la creacin de grficos que se modificarn
automticamente al modificar los datos en su hoja de clculo.
Inicio
Programas
Microsoft Office
M. Office Excel
Por medio de un acceso directo.
Al abrir cualquier archivo de Excel
Usando la opcin Ejecutar del men de Inicio y teclee el nombre Excel
Columna
Celda
fila
Barra de
Frmulas
2
1
4.4 Botones de presentacin:
En la esquina inferior derecha se presentan las diferentes vistas que puedo tener del documento: 1.
Normal, 2. Diseo de pgina, 3. Vista Previa de Salto de Pgina.
4.5 Zoom
Si desee ver los detalles ms de cerca en la Hoja o alejar la vista del documento debe usar esta
opcin. Mire en la esquina inferior derecha. Arrastre el control deslizante hacia la derecha para
acercarse y hacia la izquierda para alejarse.
9 INTRODUCCIN DE DATOS
La forma ms sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se
convierta en celda activa, y a continuacin introducir en ella los datos -texto, nmeros, frmulas,...mediante el teclado o haciendo Pegar de una seleccin previamente almacenada. Los datos
introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Frmulas. Estos datos pueden
ser editados -borrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.- de la forma habitual en todas las
aplicaciones de Windows. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratn o las
10 INSERCIN DE COMENTARIOS.
En Microsoft Office Excel le permite agregar una nota a
una celda insertando un comentario. Los comentarios
permanecen ocultos (si as lo desea) y presentan una pequea esquina de color rojo en la parte
superior derecha de la celda, cuando el cursor se posiciona sobre la celda el comentario aparece y
desaparece al retirar el puntero de la celda. Puede modificar el texto de los comentarios y eliminar
los comentarios que ya no necesite. Utilice las opciones Nuevo, Modificar, Eliminar, Mostrar
todos los comentarios del grupo Comentarios de la ficha Revisin.
Para agregar un comentario haga lo siguiente:
1. Haga clic en la celda a la que desea agregar el comentario.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo comentario.
13 FORMATO DE DATOS
Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los nmeros y el texto contenido en las celdas de
datos, as como el tamao de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de
verdadera calidad. A continuacin se describen algunas de estas posibilidades.
Las siguientes opciones las encuentra en la ficha Inicio en la Cinta de Opciones.
Grupo Fuente
Bsicamente las opciones ms populares de formato se encuentran en esta ficha, el grupo Fuente,
alineacin, nmero y estilos le proporciona estas opciones: (Para saber para qu sirve cada botn,
basta colocar el cursor sobre l y esperar un par de segundos)
Los principales botones de esta ficha son:
-Fuente y Tamao:
Le permite cambiar el tipo y el tamao de la fuente.
- Formato de Nmero:
Permiten controlar formatos de uso habitual, tales como los smbolos para unidades monetarias, el
formato de porcentaje (%), o el aumento o disminucin de cifras decimales.
- Combinar y centrar:
Une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamao y centra el contenido en la nueva celda.
Generalmente se utiliza para crear etiquetas que abarcan varias columnas.
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Recuerde que tiene que hacer clic en la pequea flecha diagonal que se encuentra en la esquina
inferior derecha del grupo, el iniciador de cuadros de dilogo, si no ve opciones que est
acostumbrado a utilizar en Excel. Por ejemplo dentro del grupo Nmero puede determinar varias
caractersticas a la vez. : Nmero, alineacin, fuente, tramas y bordes (figura abajo).
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BORRADO DE CELDAS
Una forma de borrado muy particular la encontramos en la
ficha Inicio en el grupo Modificar la opcin Borrar, al
desplegar la opcin encontramos cuatro subopciones,
Seleccione la zona a borrar y luego elija la opcin.
15 ORDENANDO DATOS
Excel puede ordenar segn distintos criterios y con gran facilidad los datos de una lista, base de
datos o columnas de una hoja de clculo. Al ordenar estos elementos, los datos se pueden organizan
de forma ascendente o descendente, siguiendo un orden numrico o alfabtico.
Para ordenar los datos debe seleccionar el grupo de datos, luego de clic sobre el comando Ordenar
de la ficha Datos en el grupo Filtrar y Ordenar, Excel muestra el cuadro de dilogo
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Establezca las columnas por las cuales sern ordenados, el tipo y el criterio de ordenacin. Excel
puede usar diferentes campos como criterios para la ordenacin de la lista. Cada uno de ellos se
especifica en las diferentes opciones para criterios que aparecen en los cuadros desplegables.
Puede usar directamente los botones de ordenar de la Z-A o la A-Z para establecerlo de forma
Ascendente y Descendente determinan en qu sentido se va a realizar la ordenacin: ascendente (de
la A a la Z) o descendente (de la Z a la A). Las celdas en blanco siempre son las ltimas,
independientemente del orden que se haya seleccionado.
La opcin de Filtrar y Ordenar tambin puede encontrarlo en la ficha Inicio.
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REFERENCIAS Y NOMBRES
Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de
celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de
una hoja de clculo para realizar determinados clculos. Una celda se referencia siempre
por su identificador de columna -una letra o conjunto de 3 letras- y de fila -un nmero-. Por
ejemplo, la celda A21 es la que se encuentra en la interseccin
de la fila 21 con la columna A.
Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), que separa la
referencia a la primera celda del rango de la de la ltima celda
Las referencias mltiples consisten en referencias sencillas separadas por el carcter
coma (,). Por ejemplo: (B2:D3,C5:D6).
Se pueden introducir tambin referencias a celdas de otra hoja de clculo, introduciendo
el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, y separndolos por el signo de
admiracin (!), por ejemplo: (Hoja1!B5:C6).
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FRMULAS Y FUNCIONES
Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo y por tanto de Excel.
Mediante frmulas, se llevan a cabo todos los clculos que se necesitan en una hoja de
clculo. Las frmulas se pueden utilizar para mltiples usos: desde realizar operaciones
sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos clculos financieros, estadsticos y
cientficos.
Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de
clculo, en comparacin con la tarea de escribir una frmula. Por ejemplo, se puede crear la
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18.1.1
Operadores aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin,
combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores
aritmticos.
Operador aritmtico
Significado (Ejemplo)
+ (signo ms)
Suma (3+3)
- (signo menos)
Resta (3-1)
Negacin (-1)
* (asterisco)
Multiplicacin (3*3)
/ (barra oblicua)
Divisin (3/3)
18.1.2
Exponenciacin (3^2)
Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos
valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o
FALSO.
Operador de comparacin Significado (Ejemplo)
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Igual a (A1=B1)
18.1.3
Distinto de (A1<>B1)
Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de
generar un solo elemento de texto.
Operador
texto
&
comercial)
de
Significado (Ejemplo)
("y" Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto
continuo ("Viento"&"norte")
18.1.4
Operadores de referencia
Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores.
Operador
referencia
: (dos puntos)
de
Significado (Ejemplo)
Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre
dos referencias, stas incluidas (B5:B15)
; (punto y coma) o , Operador de unin que combina varias referencias en una sola
(coma)
(SUMA(B5:B15;D5:D15))
(espacio)
Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre
comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres
siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a
calcular (los operandos), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de
izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.
Ing. Meyvelin Romero
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Descripcin
: (dos puntos)
Operadores de referencia
Porcentaje
Exponenciacin
*y/
Multiplicacin y divisin
+y-
Suma y resta
&
Comparacin
18.3Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se
calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque
Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a
continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a
continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a
Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores
de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
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La introduccin de una frmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de fmulas como
en la propia celda. La frmula debe empezar con un signo igual (=). A continuacin, la
frmula se ir construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas,
funciones y nombres.
Para introducir una frmula en una celda o en la barra de frmulas, se pueden seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar con el ratn la celda donde desea que aparezca el resultado del clculo.
2. Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va
a introducir en la celda activa es una frmula.
3. Teclear valores numricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos
separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).
4. Terminar la introduccin de la frmula pulsando Enter.
19.1ASISTENTE DE FUNCIONES
La mayora de las funciones pueden necesitar uno o ms argumentos. Si la funcin
contiene ms de un argumento, stos han de ir separados por el carcter punto y coma (;).
Al escribir una funcin no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que dichos
espacios vayan entre comillas. Para facilitar la comprensin del significado de palabras
separadas, se puede incluir un guin o subrayado, como por ejemplo en num_caract.
A primera vista el uso de funciones puede parecer difcil, especialmente por las diversas
posibles formas disponibles de argumentos. El Asistente de Funciones facilita este trabajo
y sirve de gua a travs de todo el proceso de introduccin de una funcin y proporciona
una breve explicacin tanto de la funcin como de cada uno de sus argumentos. Para
insertar una funcin con sus argumentos en una hoja de clculo se puede seguir el siguiente
proceso:
1. Seleccionar la celda en la que desee introducir la funcin (celda activa).
2. Hacer clic sobre el botn Asistente de Funciones
(puede ser el botn de la
barra de Frmulas o el botn de la ficha Frmulas) para mostrar un cuadro de
dilogo. En este cuadro de dilogo se debe elegir la funcin que se desea utilizar
seleccionando de las distintas categoras de funciones disponibles en Excel. Estas
categoras clasifican el gran nmero de funciones disponibles en grupos ms
reducidos. Excel muestra tambin una lista de las funciones utilizadas
recientemente. Si la funcin deseada no aparece entre las recientemente utilizadas y
no se est seguro de la categora a la que pertenece, se selecciona la categora Todas
y se busca en el conjunto de todas las funciones que estn disponibles. En la parte
inferior del cuadro de dilogo aparece una breve descripcin de la funcin
seleccionada, as como de sus argumentos. Si se desea ms informacin sobre esa
funcin se puede hacer clic en el botn Ayuda obtenindose una breve descripcin
de la misma como de los argumentos que la definen.
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19.2BIBLIOTECA DE FUNCIONES
Se ha creado en esta versin de Excel 2007 un pequeo grupo llamado
Biblioteca para Funciones que se accede desde la ficha Frmulas. Este
grupo contiene comandos rpidos de varias funciones que se encuentran
dentro de las categoras ms populares, adems contiene el asistente para
funciones. Es otra alternativa para hacer uso de las funciones.
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En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura toda una hoja de clculo o al
menos ciertas celdas de ella, de forma que sea imposible el borrar o cambiar
accidentalmente la informacin de dichas celdas. En otras ocasiones puede interesar
ocultar las frmulas con las que se han calculado los valores mostrados en algunas celdas.
Excel dispone de varias formas de proteger la informacin contenida en un libro de
trabajo.
Una primera forma de proteger un documento es declararlo como Solo lectura. Un
documento Solo lectura puede leerse pero no modificarse. Si voluntaria o accidentalmente
se ejecuta el comando Guardar, el ordenador pide un nombre diferente para almacenar el
archivo, pues el archivo original no puede ser modificado. El carcter Solo lectura de un
documento se establece a nivel del sistema operativo.
De forma interna Excel dispone de dos niveles de proteccin: a nivel de hoja de clculo y
a nivel de celda. Para que la proteccin surta efecto, ambos niveles de proteccin tienen
que estar activados. Por defecto, todas las celdas estn protegidas, pero no las hojas de
clculo o el libro de trabajo.
Las celdas de una hoja de clculo pueden tener dos tipos de proteccin:
bloqueada: No se puede modificar el contenido de la celda
ocultar la barra de frmulas se ve el valor, pero no la frmula que hay en la celda
Ing. Meyvelin Romero
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Excel puede crear grficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de
clculo. El usuario puede incrustar un grfico en una hoja de clculo, o crear el grfico en
una hoja especial para grficos. En cada caso el grfico queda vinculado a los datos a partir
de los cuales fue creado, por lo que si en algn momento los datos cambian, el grfico se
actualizar de forma automtica.
Los grficos de Excel contienen muchos objetos -ttulos, etiquetas en los ejes...- que
pueden ser seleccionados y modificados individualmente segn las necesidades del usuario.
Para crear un grfico con el Asistente para Grficos, deben seguirse los siguientes pasos:
1.
Para comenzar deben seleccionarse sobre la hoja los datos que se desea representar.
Puede seleccionar incluso el nombre de las columnas.
2. Active la ficha Insertar, y visualice el grupo Grfico deber elegir el tipo de
grfico a utilizar y luego desplegar la lista para elegir el modelo.
3. Automticamente el grfico ser insertado.
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Ficha Diseo
En esta ficha tiene la opcin de cambiar el tipo de grfico, cambiar los datos origen,
cambiar el diseo del grfico, elegir un estilo de grfico e inclusive cambiar la ubicacin de
este.
Ficha Presentacin
Con esta ficha usted podr cambiar el formato del rea del grfico, del los ejes, leyenda y
serie. Tambin podr establecer las etiquetas de los rtulos, ttulos y tabla; controlar los ejes
y lneas de la cuadricula
Ficha Formato
Encontrar la forma de utilizar algunos de los estilos de forma y para texto preestablecidos
para cada tipo de grfico.
Tambin puede hacer uso de las opciones que encuentra en el men contextual cuando de
clic derecho sobre el grfico.
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