UNIDAD II: COMUNICACIOIN ORGANIZACIONAL

Todas las empresas que conocemos actualmente necesitan de la

comunicacin, principalmente los gerentes para desempear sus
funciones primordiales, planeacin, organizacin, direccin y
control, ya que son ellos los que toman las decisiones que
encaminan a la empresa y adems de eso plantean estrategias
para su mejora constante, por ende deben estar comunicados todo
el tiempo con el resto de la organizacin para que todas estas
tareas se lleven a cabo.
Las organizaciones hoy en da necesitan mantenerse actualizadas,
cumpliendo tendencias e innovando en productos y servicios lo cual
permite su permanencia en el mercado con el dinamismo
correspondiente de las empresas altamente efectivas; y de esta
forma cumplir con las demandas de los mercados actuales. Para
eso es necesario comprometerse a nivel corporativo que permita
darle el valor que realmente se debe a los procesos vitales de
comunicacin de las empresas que le permiten alcanzar los
objetivos institucionales y ser competitivos en relacin a las dems
organizaciones.
Importancia dentro de la Empresa:
La comunicacin organizacional es una importante herramienta de
mucho aporte laboral en la actualidad que da lugar a la transmisin
de la informacin dentro de las organizaciones para identificar los
requerimientos y logros de la organizacin y los colaboradores de la
misma. La comunicacin organizacional llega a permitir el
conocimiento de los recursos humanos, su desarrollo en la
empresa, productividad en los departamentos de trabajo.

La principal finalidad de la comunicacin organizacional es

primordial para alcanzar los objetivos institucionales; elementos que
en conjunto dan pas al desarrollo organizacional y de los
colaboradores que se van preparando para alcanzar su mejor
desempeo en los mercados.
Funcionamiento:

La comunicacin organizacional se comprende como un conjunto

de tcnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo
de mensajes que se dan entre los miembros de la organizacin, o
entre la organizacin y su medio; o bien, a influir en las opiniones,
actitudes y conductas de los pblicos internos y externos de la
organizacin, todo ello con el fin de que esta ltima cumpla mejor y
ms rpidamente con sus objetivos. Estas tcnicas y actividades
deben partir idealmente de la investigacin, ya que a travs de ella
se conocern los problemas, necesidades y reas de oportunidad
en materia de comunicacin.

COMUNICACION INTERNA
La comunicacin interna, son todas las actividades realizadas por la
organizacin, para crear y mantener las relaciones entre sus
miembros, a travs del buen uso de los diferentes medios de
comunicacin existentes en la organizacin.
Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas
de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un
entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms rpido.
Objetivos:
Construir una identidad de la empresa en un clima de
confianza y motivacin.
Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad.
Romper departamentos estancados respecto a actividades
aparentemente independientes, pero que hacen que se
bloqueen entre s.
Informar individualmente a los empleados.
Hacer pblicos los logros conseguidos por la empresa.
Permitirle a cada uno expresarse ante la direccin general, y
esto cualquiera que sea su posicin en la escala jerrquica de
la organizacin.
Promover una comunicacin a todas las escalas.
Tipos de Comunicacin Interna:
1. Comunicacin Descendente

La comunicacin descendente se ocupa de comunicar el orden

establecido para el desarrollo de tareas, roles, entrenamiento,
capacitacin, directrices, polticas, etc.

Herramientas de la Comunicacin Descendente:

Tablones de anuncios.
Peridico interno.
Carta al personal.
Jornada de puertas abiertas.
Reuniones de informacin.
Entrevista individual.

2. Comunicacin Ascendente
La comunicacin ascendente es aquella que al contrario de la
descendente se da desde los niveles jerrquicos ms bajos de la
organizacin hacia los niveles ms altos, este flujo de comunicacin
permite que los colaboradores trabajen de manera pro activa en la
toma de decisiones y participen de manera constante en la creacin
e innovacin de la organizacin, hay quienes consideran que la
comunicacin ascendente es indispensable pues desde aqu se
habla de retroalimentacin constante y se fundamenta en el
conocimiento mutuo de pensamientos y acciones
Herramientas de la Comunicacin Ascendente:

Entrevista.
Programa de sugerencias.
Seccin en el peridico interno.
Por correo.
Buzn de sugerencias.
Intranet.

COMUNICACIN EXTERNA
La comunicacin externa es, como su nombre lo indica aquella que
la organizacin establece con los pblicos externos, es decir, se
trata de la interrelacin de los elementos constituyentes del entorno
interno, con los que existen en el entorno externo, de manera
particular, o de manera general, como la representacin de un todo.
Es un proceso fundamental para lograr vnculos con la sociedad,
mediante ella se ofrecen las bases para que se conozca la razn
fundamental de la empresa u organizacin superior de direccin y
los resultados de su gestin.
Hoy en da la comunicacin se ha convertido en una herramienta
estratgica dentro de toda institucin que quiera estar bien
posicionada en el mercado. Esto no quiere decir que la
comunicacin sea la clave del xito, pero s que forma parte de l, y
de hecho a travs de ella vamos a acercar al mercado la imagen
que queremos que se tenga de nuestra institucin, lo que nos va a
permitir posicionarnos de manera ms competitiva.

Tipos de Comunicacin Externa:

Comunicacin externa estratgica. Consiste en conocer los
datos de la competencia, las variables econmicas y su
evolucin as como los cambios en legislacin laboral y muchos
ms, con el fin de alcanzar una posicin competitiva en el
mercado.
Comunicacin externa operativa. Se utiliza para el desarrollo
diario de la actividad de la empresa, y es la ms importante a
nivel de conocer ya que es la que lleva todas las comunicaciones

pblicas externas de la empresa, tanto con proveedores,

clientes, competidores, administraciones, etc.
Comunicacin externa de notoriedad. Quiere dar a conocer a
la empresa, tanto en mejorar la imagen como dar a conocer los
productos. Es la que se encarga de la promocin, marketing,
publicidad, patrocinios y otras actividades que hacen conocida la
empresa de cara al exterior.

Todas estas formas de comunicacin externa buscan un mismo

objetivo y es velar por el bien comn de todo lo que compone la
empresa, dndola a conocer en todos los sentidos y dndola a
promocionar de manera que consiga una imagen externa que es la
que se quiere dar a entender. Generalmente se suelen dar todas las
acciones de comunicacin externa, aunque no todas en el mismo
momento. Es muy importante no dejar descuidado ningn mbito de
actuacin, pero sobre todo siempre comunicar.

Marketing:
El marketing es un sistema de actividades empresariales
encaminado a planificar, fijar precios, promover y distribuir
productos y servicios que satisfagan las necesidades de los
consumidores actuales o potenciales
Esta aproximacin permite identificar la existencia de tres niveles
distintos del concepto de marketing:
Primer nivel o tradicional: se considera al marketing como
una materia esencialmente empresarial
que
abarca a vendedores, compradores, productos y servicios
econmicos, con un foco en las transacciones de mercado. El
elemento bsico est constituido por la transaccin,
que consiste en la transferencia de la propiedad de un bien
o del uso de un servicio de carcter econmico, desde el
vendedor al comprador, a cambio de un pago. Las
condiciones
requeridas
para la transaccin
son: la existencia de
al
menos
dos
partes,
la
escasez de bienes, el concepto de propiedad privada y el
deseo, de una de las partes, del bien que la otra parte posee,

y
que sta est dispuesta a ceder a cambio
de cierta prestacin.
Segundo nivel: la caracterstica
principal
es
que se elimina la condicin necesaria de un pago. El campo
del marketing se extiende a todas aquellas organizaciones
que producen bienes o servicios destinados a un determinado
grupo
de consumidores,
con
independencia de que se requiera una contraprestacin.

Tercer nivel: en este caso el contenido del marketing incluye

tambin las relaciones que la organizacin mantiene con
otras organizaciones y personas de su entorno e incluso con
los miembros integrantes de la propia organizacin. As,
este nivel se corresponde con la aplicacin del marketing a
las relaciones que las organizaciones mantienen con todo tipo
de pblico, no slo con sus clientes.

Objetivos:
Asignar la responsabilidad de la comunicacin
Definir
la poltica de
comunicaciones
(mensajes
y
orientaciones, fundamentalmente) y crear una cultura
comunicativa en el seno de la organizacin como instrumento
de gestin empresarial.
Identificar y priorizar los destinatarios
Disear los canales y soportes de la comunicacin
Establecer y dotar a la unidad de comunicacin de los medios
que son necesarios para llevarlos a la prctica.
Fijar objetivos anuales y establecer
seguimiento, evaluacin y control.

mecanismos

COMUNICACIN EN SITUACIONES DE CRISIS

de

En situaciones de crisis es cuando ms se evidencia la

vulnerabilidad de la imagen institucional. "La imagen es un
instrumento potente pero a la vez frgil porque es vulnerable. Pero
ese riesgo no debe preocuparle si el Director de Comunicacin ha
diseado un Plan Estratgico que sepa prever qu hacer y qu
decir en situaciones de emergencia".
Los factores que intervienen en una situacin de crisis pueden ser
mltiples y diversos, la crisis institucional enfrenta a las
organizaciones con su entorno; afecta a las funciones, parcial o
totalmente. Resultan interpelados el sentido y las metas y, a veces,
los propios fundamentos institucionales. Puede hablarse, entonces,
de diversos tipos: crisis de funciones, de modelo, de proyecto. Cada
uno de ellos implica distintos grados de compromiso y efectos en el
funcionamiento institucional, la prospectiva y la propia supervivencia
de la organizacin.
El hecho ms caracterstico de las crisis consiste en la aparicin de
momentos de incertidumbre en el comportamiento de algunos
elementos constitutivos, en algn lugar del sistema o bien en ciertos
estados especficos.

De donde puede surgir una Crisis:

Las crisis se caracterizan por presentarse en forma sorpresiva.
Aunque existan circunstancias que pueden presagiarlas, el
detonador casi siempre se presenta en forma intempestiva. Por ello,
el primer problema que se enfrenta es la falta de informacin sobre
el acontecimiento. Pensemos en un accidente, como la explosin de
una planta.
Es lgico que luego de ocurrido el accidente, se carezca de
informacin sobre la magnitud, afectados, causas, daos, etc. Estos
sucesos generalmente alteran la cotidianidad de la empresa. A partir
de que ocurren, la empresa que las padece entra en una situacin
de prdida del control.
Una vez que la informacin trasciende, llama la atencin y la
empresa es sujeto de un examen minucioso por parte de todos
quienes le rodean, como clientes, vecinos, autoridades
gubernamentales, proveedores, accionistas, medios informativos,

etc. Esta situacin genera en la empresa una sensacin de ser

atacada, lo que en algunos casos es real (cuando se pierden vidas
humanas, por ejemplo). Esta sensacin genera pnico, lo cual
contribuye para que se tomen decisiones irreflexivas y de corto
plazo, slo para responder a la presin del momento.

Media Training:
Un Entrenamiento de Medios o Media Training es una capacitacin
enfocada al aprendizaje de tcnicas y habilidades para
poderse comunicar bien ante medios de comunicacin y audiencias
pblicas.
Toda persona que tenga exposicin pblica en nuestra sociedad, ya
sea presente o potencial, debe estar capacitada para poder
expresar bien sus conceptos e ideas ante audiencias externas.
Por ejemplo, directores y ejecutivos de empresas o de instituciones
privadas o pblicas, polticos y servidores pblicos, deportistas y
artistas, lderes religiosos o de la sociedad civil, empresarios,
maestros, acadmicos, conferencistas, etc. tienen necesidad de
estar bien capacitados para exponer ideas pblicamente.
El punto de un Entrenamiento de Medios es poder conocer bien
los formatos y hbitos usuales de los diferentes medios de
comunicacin para poder comunicarse bien dentro de
ellos, reduciendo el riesgo de que sean mal interpretados o que
los mensajes comunicados no sean los que uno tena intencin de
brindar.
Conflictos en las Organizaciones:
El conflicto puede definirse como diferencias incompatibles
percibidas que resultan en interferencia u oposicin mutua. En otras
palabras, es un proceso en el cual una parte percibe que sus
intereses estn en oposicin o se afectan adversamente por otra u
otras partes

Los conflictos que aquejan a las organizaciones son innumerables y

van desde los ms sencillos hasta los ms complicados, lo cierto es
que las situaciones ms usuales de dichas diferencias son las
originadas por:
Vivencias, hbitos, experiencias de los individuos que colaboran
para la organizacin.
Costumbres, personalidades, nivel socioeconmico.
Tipos de conflictos bsicos:
El conflicto cognoscitivo: Es aquel conflicto que surge de
diferencias de opinin relacionadas a problemas, incluye
desacuerdos relacionados a metas, asignacin de recursos,
distribucin de recompensas, polticas y procedimientos y
asignaciones de tareas.
El conflicto afectivo: Se refiere a las reacciones emocionales que
pueden ocurrir cuando los desacuerdos se vuelven personales.
Resulta de sentimientos de coraje, desconfianza, miedo, y
resentimiento; as como de choques de personalidad.
La fuente primordial de los conflictos o situaciones que incita a que
se presenten los conflictos es sin lugar a dudas los cambios, pues
no existe conflicto si nos encontramos en un ambiente de dominio y
control total.
Diferentes autores consideran que existen varias etapas
del conflicto:
1.- Primera etapa el pensamiento.- Se refiere cuando las diferencias
empiezan a crearse, pero el individuo opta por no tomarlo en serio,
decirse as mismo no pasa nada esta etapa puede ser comparada
con el autoengao, decirse as mismo que las cosas estn bien.
2.- Segunda Etapa, si no se desecha ese pensamiento de
diferencias y se le alimenta, se da paso al reconocimiento del

conflicto y por ende a iniciar un sentimiento con tal referente, es

decir, nos encontramos ante el sentimiento originado por el
pensamiento.
3.- Tercera Etapa, Accin, etapa la he denominado as porque, si el
pensamiento se hace fecundo da lugar al sentimiento, cuando el
sentimiento se ha manifestado en nuestro ser, origina una accin,
tal motivo, da como manifiesto al conflicto.
4.- Cuarta Etapa, Solucin, esta esta etapa considero la mejor de
todas porque se refiere al encausar el conflicto a situaciones
productivas y de efecto enriquecedor y cuando el conflicto es
inmanejable, en otras palabras no hay solucin viable se dar la
renuncia, abandonar el problema antes de envolverse en una
situacin desgastante que no tendr solucin.
Es necesario mencionar que no todo conflicto es sinnimo de
problema, pues existen los conflictos intrapersonales, que son
aquellos que se dan en de manera interna, tambin los
interpersonales, los que se dan entre los individuos y tambin
existen los conflictos laborales que se dan entre empleado y
empleador, as pues los conflictos pueden a travs de manejarlos
de manera eficiente convertirse en el pretexto idneo para avanzar
y cambiar.
Las fuentes para que se genere un conflicto son diversas por
mencionar algunas enumero las siguientes:
Fallas en la comunicacin,
Diferencias estructurales,
Ambigedad de roles,
Recursos escasos,

 Incompatibilidad de metas,
Sistemas de recompensa pobremente diseados,
Diferencias de poder y estatus,
Diferencias personales y conflictos anteriores que no se han
resuelto.
Existen diferentes estilos para manejar los conflictos, sin embargo
es importante mencionar que estar intrnsecamente ligado a la
personalidad del individuo, pues depender de sus vivencias,
experiencias, para acudir a la solucin.