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CAPACIDADES EN ESTA SESIN
El participante al final de esta sesin:
Formato de tabla
Rango de celdas
Cambiar tamao
Filtro de datos
Orden de datos
DEFINICIN DE TABLA
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera
fila contiene los encabezados o cabeceras de las columnas (nombres de los campos), y las dems
filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se
denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos
componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
En versiones ms antiguas de Excel, las tablas se denominaban Listas de datos. Incluso es posible
que en algunos cuadros de dilogo, se refiera a las tablas como listas.
En este tema profundizaremos sobre este tipo de tablas.
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora.
Columna1
!
3
Columna2
Columna3
Columna4
Columna5
IMPORTANTE:
FELICITACIONES! Ya creaste una tabla, ahora debemos escoger el estilo de tabla ms
adecuado para presentar nuestros datos, as tambin, personalizaremos las diversas opciones
de estilo de dicha tabla, como encabezados, filas, columnas, bandas, etc.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las
columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la
primera o ltima columna.
Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.
Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional,
etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.
Nombre
Direccion
Telefono
C.P.
En est tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y ltima columna.
Pero si de eso no se trata, entonces podremos imaginarnos que sedeamos ampliar ms de dos
columnas o filas. Entonces para ello utilizaremos la opcin Cambiar tamao de la tabla que se
encuentra en la pestaa de Diseo cuando tenemos seleccionada parte de nuestra tabla.
Nota: Al estar los datos tan bien delimitados, la ordenacin siempre se realizar sobre la propia
tabla y no sobre columnas completas.
Otra forma es utilizando las opciones de la propia tabla, para ello nos fijamos en los encabezados
de la propia tabla, vemos que contienen una pequea flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos
se despliega un men que nos proporciona las opciones rpidas de ordenacin, as como la
posibilidad de ordenar por colores.
En la ventana Ordenar
elegiremos primero la Columna.
Si los datos tienen un
encabezado, Excel mostrar el
nombre del encabezado. Si no,
mostrar los nombres de
columna (columna A, B, C).
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como
se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de
que dos o ms registros tengan el mismo nombre, por apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo
, aumentamos
o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por
el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la
ordenacin.
Utilizar el Filtro.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos
(podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos, marcando o desmarcando el botn
Filtro).
Seccin del
men para
realizar filtros en
nuestra tabla
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Nombre, nos aparece un men desplegable
como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro, como se muestra en la
figura anterior.
Por ejemplo, si slo marcamos Angel Ricardo, Excel filtrar todos los registros que tengan Angel
Ricardo en el Nombre y las dems filas 'desaparecern' o mejor dicho se ocultaran en la tabla.
Otra opcin, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo men, donde se despliegan
una serie de opciones:
En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de
texto, y exigir que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la condicin elegida con el
texto que escribamos, y si se cumple, mostrar la fila.
Usaremos el carcter ? para determinar que en esa posicin habr un carcter, sea cual sea, y el
asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo Nombre tenga una o en el
segundo carcter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo),
reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro pulsando en Borrar
filtro
en la pestaa Datos.
AUTOEVALUCIN:
Ahora demuestra lo aprendido respondiendo V (Verdadero) o F (Falso).
a) Una tabla puede cambiar automticamente de Tamao.
b) Ordenar una columna de porcentajes es imposible.
c) No se puede filtrar las celdas vacas.
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