Herramientas administrativas

DIAGRAMA DE AFINIDAD.

Objetivo:
El diagrama de afinidad ayuda agrupar aquellos elementos que estn relacionados de
forma natural. Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o concepto
clave. El uso de un diagrama de afinidad es un proceso creativo que produce conceso
por medio de la clasificacin que hace el equipo en vez de una discusin. El
procedimiento es enunciar el asunto en una oracin completa, usar ideas usando
frases cortas en notas auto adherente, pegarlas para que las vea el equipo, clasificar
las ideas en grupos lgicos y formar encabezados descriptivos concisos para cada
grupo.
Esta herramienta se debe de utilizar cuando el problema es complejo o difcil de
entender, parece estar desorganizado, si requiere de la participacin y soporte de todo
el equipo o grupo y si tiene gran nmero de ideas o temas.
Metodologa de la aplicacin:
Hay que llevar a cabo los siguientes pasos:
1. Constituir un equipo
2. Describir el objetivo
3. Generar ideas en las tarjetas
4. Pegar las tarjetas en la pared
5. Clasificar las tarjetas en grupos
6. Crear cabeceras para cada grupo
7. Dibujar el diagrama de afinidad
8. Discusin.
Ejemplo de diagrama de dispersin:

DIAGRAMA DE RELACIONES

Se representan mediante un rombo etiquetado en su interior con un verbo. Este rombo

se debe unir mediante lneas con las entidades (rectngulos) que relaciona, para as
saber cul es la relacin que lleva cada uno.
Objetivo:
El DIAGRAMA DE RELACIONES permite tener una visin de conjunto de la
complejidad de un problema. Este diagrama presenta, en visin de conjunto, que
causas estn en relacin con determinados efectos y cmo se relacionan entre s
diferentes conjuntos de causas y efectos. Este diagrama facilitara la identificacin de
las causas de un problema, clarifica la estructura del mismo con lo que permite
identificar mejor los medios ms adecuados para resolverlos.
Metodologa de la aplicacin:
1. Enunciar el problema por escrito.
2. Listar las causas probables del problema, encerrar cada causa en un crculo.
3. Identificar el resultado que corresponde a cada causa, cada resultado se escribe y
se encierran en un crculo.
4. Relacionar la causa con su resultado con una flecha.
5. Cuando un resultado es causa de otro resultado, se pone una flecha partiendo del
resultado-causa hacia el resultado correspondiente.

La figura muestra un ejemplo de central convergente, donde en la periferia

podemos encontrar a las causas raz del problema (lneas punteadas).
DIAGRAMA DE RBOL

El diagrama de rbol es una representacin grfica de los posibles resultados del

experimento, el cual consta una serie de pasos, donde cada uno de los pasos tiene un
nmero finito de maneras de ser llevado a cabo. Se utiliza en los problemas de conteo
y probabilidad.
Objetivo:
Es una herramienta que se utiliza para determinar todos los posibles resultados de un
experimento aleatorio. En el clculo de la probabilidad se requiere conocer el nmero
de elementos que forman parte del espacio muestral, estos se pueden determinar con
la construccin del diagrama de rbol. Se usa para reducir cualquier objetivo amplio a
niveles de detalle cada vez mayores para alcanzar el objetivo.
Metodologa de la aplicacin:
1. El procedimiento consiste en primero escoger un enunciado de objetivo orientado a
acciones partiendo del diagrama de interrelaciones, diagrama de afinidad, lluvia de
ideas, enunciado de la misin del equipo, etc.
2. En segundo lugar con lluvia de ideas, seleccionar los principales encabezados.
3. En tercer paso es generar el siguiente nivel, analizando los principales
encabezados. Se pregunta "Qu debe considerarse para alcanzar el objetivo?" se
repite esta pregunta en cada nivel. En el caso normal, tres niveles abajo del objetivo
son suficientes para completar el diagrama y establecer las asignaciones adecuadas.
Se debe realizar el diagrama para determinar si esas acciones producirn los
resultados previstos, o si hay algo que falte.

DIAGRAMA MATRICIAL

Objetivo:
Los DIAGRAMAS MATRICIALES facilitan la identificacin de la relacin que pueda
existir entre los factores de un problema, dado que son esquemas que permiten
relacionar, mediante un sistema de columnas e hileras, los diferentes elementos o
factores del problema que se analiza. El anlisis se realiza con el propsito de
identificar las acciones ms convenientes a tomar para solucionar el caso en estudio.
Les permite a los individuos o equipos que identifiquen, analicen y califiquen la
relacin entre dos o ms variables. Los datos se presentan en forma de tablas y
pueden ser objetivos o subjetivos y se les puede asignar smbolos con o sin valores
numricos.
Metodologa de aplicacin:
1. Identificar los dos factores o aspectos a relacionar entre s y escribirlos en el ngulo
superior izquierdo del diagrama, separados por una lnea diagonal.
2. Desarrollar por temas cada uno de dichos aspectos. Los ttulos de los temas
mediante los cuales se desarrolla el aspecto colocado debajo de la diagonal pasan a
ser los encabezados de la primera columna, los ttulos de los temas mediante los
cuales se desarrolla el aspecto colocado arriba de la diagonal pasan a ser los
encabezados de la primera hilera.
3. Se procede ahora a llenar cada uno de las celdas de la matriz con los datos
correspondientes.

Para hacer el diagrama matricial tomamos en cuenta la siguiente escala:

Conclusin: Las evaluaciones se basan en los datos de todas las compaas para la
mejora de servicio mvil, proporcionando informacin para que el cliente elija la
compaa que mejor se adecue a sus necesidades.
DIAGRAMA DE FLUJO
El diagrama de flujo es la representacin grfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en
disciplinas como la programacin, la economa, los procesos industriales y la
psicologa cognitiva. Estos diagramas utilizan smbolos con significados bien definidos
que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecucin mediante
flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.
Objetivo:
Se utiliza en disciplinas como la programacin, la economa, los procesos industriales
y la psicologa cognitiva. Estos diagramas utilizan smbolos con significados bien
definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecucin
mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.
Metodologa de aplicacin:
Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a
derecha.
Los smbolos se unen con lneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la
direccin que fluye la informacin procesos, se deben de utilizar solamente lneas de
flujo horizontal o verticales (nunca diagonales).
Se debe evitar el cruce de lneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del diagrama
a un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se debe tener en
cuenta que solo se van a utilizar conectores cuando sea estrictamente necesario.
No deben quedar lneas de flujo sin conectar
Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de
muchas palabras.
Todos los smbolos pueden tener ms de una lnea de entrada, a excepcin del
smbolo final.
Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener ms de una lnea de flujo de
salida.

TORMENTA DE IDEAS
La lluvia de ideas (en ingls brainstorming), tambin denominada tormenta de ideas,
es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre
un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una tcnica de grupo para
generar ideas originales en un ambiente relajado.
La "Lluvia de ideas" se usa para generar un gran nmero de ideas en un corto periodo
de tiempo.
Se puede aplicar en cualquier etapa de un proceso de solucin de problemas. Es
fundamental para la identificacin y seleccin de las preguntas que sern tratadas en
la generacin de posibles soluciones. Es muy til cuando se desea la participacin de
todo el grupo.
Objetivo:
Desarrollar y ejercitar la imaginacin creadora y la bsqueda de soluciones a
problemas.
Impulsar el comportamiento autnomo, original y libre.
Ensear a los participantes a no emitir juicios hasta que se haya generado un mximo
de ideas, y a escuchar positivamente las ideas de los dems, evitando los comentarios
negativos que pueden frustrar el proceso creativo.
Metodologa de aplicacin:
1. Preparacin y motivacin para el brainstorming por parte del formador:
- Se presenta el problema que se va a tratar. Los problemas tienen que ser reales
y conocidos previamente ya que el objetivo no es estudiar y analizar problemas
sino producir ideas para su solucin.

- Se presentan los objetivos y reglas de la tcnica al grupo: tienen que aportar

libremente, durante un tiempo determinado, todas las ideas y sugerencias que se
les ocurran sin analizar si son vlidas, correctas, posibles o adecuadas, y sin
miedo al ridculo.
2. Desarrollo (produccin de ideas)
- El grupo durante un periodo de tiempo entre 20 y 30 minutos genera ideas
libremente.
- El formador hace de coordinador y estimula la produccin de ideas, y el propio
formador o un ayudante toma nota de las ideas en una lista visible; esto sirve de
refuerzo y motivacin para la participacin de todos.
3. Evaluacin de las ideas
- Se redactan y clasifican las ideas surgidas. A continuacin, se fijan los criterios
para seleccionar las ideas mejores y se valora cada idea de acuerdo con los
criterios establecidos.
Se eliminan las ideas no vlidas y, a partir de una lista breve de ideas vlidas, el
grupo elige la mejor solucin.
4. Plan de accin
- El grupo fija los pasos necesarios para llevar a la prctica la solucin elegida.

PORQUE-PORQUE
Objetivo:
Usar la herramienta de POR QUE, POR QUE Es muy simple y efectiva. Puede ser una
clave para determinar la causa bsica de un problema, al enfocarse hacia el proceso
ms que hacia las personas.
Monografa de aplicacin:

El procedimiento es decir el problema en trminos especficos, para entonces

preguntar por qu. Se podra tener que preguntar "Por qu?" tres veces o ms, para
llegar a la causa bsica.
Seis preguntas universales: Qu, Quin, Dnde, Cundo, Cmo, Por qu
Qu

Forma
Color
Textura
Sabor
Olor
Sonido
Tamao
Componentes
Caractersticas

Quin

Lder
Patrocinador
Equipo de trabajo
Clientes
Responsables

Dnde

Desarrollo interno
Ventas

Cundo

Cronograma
Fecha lmite

Cmo

Metodologa
Modelo
Tecnologa
Proceso

Por qu

Ventajas
Desventajas
Beneficios
Justificacin
Usos
Aplicaciones
Necesidades
Requerimientos

Ejemplo: