UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

Contabilidad Intermedia I
Dr. Ulises Fabin lvarez Portilla

Normas de Control Interno

Empresa FEDEC S.A
CA 3-3
Llumiquinga Granada Daniela Estefana
Pabn Vargas Erika Cristina
Pesantez Merchn Flor Adela
Yaselga Guzman Jeimy Elizabeth

Octubre 2014 Marzo 2015

NORMAS DE CONTROL INTERNO

EMPRESA COMERCIAL CIVENAX S.A
Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para
lo cual debern conocerlos procedimientos a fin de orientarlos. Todos los
integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento tico.
Los puestos de trabajo en la empresa son de carcter polifuncional; ningn
trabajador podr negarse a cumplir una actividad para la que est debidamente
capacitado.
Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y reclamos
considerando que el fin de la empresa es el servicio a la comunidad.
La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto ms importante y est
enfocada en la satisfaccin del cliente.
Reconocimiento al personal por ideas de mejora y/o ahorro de la empresa.
Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento tico.
Impulsar el desarrollo de la capacidad y personalidad de los recursos humanos
mediante acciones sistemticas de formacin.
Mantener una sesin mensual, a fin de mantenernos actualizados en nuestros
productos (para la satisfaccin del cliente) y considerar planes y programas, definir
prioridades plantear soluciones.
Usar materia prima de calidad para darle un producto de agrado al cliente.
Los empleados cuentan con un horario de almuerzo el cual tiene que ser
respetado.
Programa informtico para llevar la contabilidad.
Facturas Numeradas.
Asignacin de funciones y responsabilidades especificas al personal involucrado.
Inventario de productos controlados y con un responsable que plasme en control
las entradas y salidas.
Inventario de activos de la empresa.

Asesora por un profesional del rea.

Auditoria peridica de las operaciones.

Formularios y formas contables numeradas.

Llevar los libros al da.

Cuadre obligatorio de operaciones contables a diario

NORMAS GENERALES

Control Interno
El control interno ser aplicado por Junta General de Accionistas, la Gerencia
General, Subgerencia, Gerentes departamentales; y dems personal de
CIVENAX S.A asegurando el logro de los objetivos organizacionales.
El control interno est compuesto por:
El ambiente de control
La evaluacin de riesgos
Las actividades de control
Los sistemas de informacin y comunicacin
El seguimiento.

Objetivos del Control Interno

Promover la efectividad de las operaciones bajo principios y valores

ticos.

Proporcionar informacin confiable, permitiendo as la veracidad de la

misma.

Brindar productos de calidad; en base al cumplimiento de las

disposiciones legales y a la normativa interna.

Mantener la estabilidad econmica y financiera de CIVENAX S.A

Responsables del Control Interno

El diseo, ejecucin, control, y modificacin del control interno es
responsabilidad de la Junta General de Accionistas, Gerencia, Subgerencia
y Gerentes departamentales.
La ejecucin se realizar mediante de la difusin y explicacin de las
normas internas, a todos los integrantes de CIVENAX S.A; permitiendo de
esta manera la correcta interpretacin de las mismas
El Control al cumplimiento de la normativa interna ser continuo y oportuno;
evitando posibles confusiones o malas interpretaciones.
La modificacin de las normas que regulan el control interno de CIVENAX
S.A se realizar en base a los criterios que se plantee en la Junta General
de Accionistas, los cuales deben estar direccionados al bienestar
organizacional y al cumplimiento de los objetivos.

AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control define el establecimiento de un entorno

organizacional favorable al ejercicio de prcticas, valores, conductas y
reglas apropiadas, para producir una cultura de control interno en los
miembros de CIVENAX S.A
La armona que se genere en el interior de la empresa permitir la
efectividad en el procedo de control, impulsa las actividades de sus
integrantes con respecto al control de las mismas. Para este proceso,
CIVENAX S.A mantendr a sus miembros como eje principal de sus
funciones.

Integridad y Valores ticos

La integridad y los valores ticos constituyen
ambiente de control.

elementos esenciales del

Las mximas autoridades divulgarn oportunamente las normas propias del

cdigo de tica profesional.

Los responsables del control interno promovern integridad y los valores

ticos, con el fin de contribuir el desarrollo de las actividades organizacionales,
conjuntamente definirn mecanismos para fomentar la integracin de sus
miembros a los valores establecidos. El reclutamiento y seleccin de personal
se basarn en las ideas enunciadas anteriormente.

Administracin Estratgica
Las mximas autoridades de CIVENAX S.A definirn acciones metodolgicas,
coherentes y sucesivas que tendrn el objeto de desarrollar acciones
estratgicas para el logro de los objetivos organizacionales.
El sistema de administracin estratgica estar constituido por dos macro
procesos: Planificacin Estratgica y la Implementacin Estratgica; cada uno
de estos contar con procesos continuos.
Planificacin Estratgica: Diagnostico Estratgico, Direccionamiento
Estratgica y Formulacin Estratgica.
Implementacin Estratgica: Ejecucin Estratgica y Control Estratgico.
Se ejecutarn anualmente planes operativos y tcticos que permitan a
CIVENAX S.A desenvolverse efectivamente.

Polticas y prcticas del talento humano

CIVENAX S.A garantizar el mejoramiento profesional de sus miembros;

mismos que debern demostrar valores ticos, transparencia, eficacia y
vocacin por el servicio.
Los trabajadores constituyen el principal elemento de la empresa; y por tal
motivo deben ser tratados de forma cordial; para que de esta manera se
obtenga la satisfaccin de sus miembros y as lograr su ms elevado
rendimiento.
El ambiente de control requiere de una eficaz administracin del talento
humano que fomente un entorno tico; desarrollando profesionalismo y
fortaleciendo la transparencia en las labores diarias.

Estructura Organizativa

La estructura organizativa ayudar al control apropiado de las actividades de

CIVENAX S.A A la vez la mxima autoridad establecer las responsabilidades
que debern tener cada uno de los directivos escogidos para el desarrollo de
las estrategias; tambin se detallarn la experiencia y conocimientos
requeridos en funcin de sus cargos.

Delegacin de autoridad
La delegacin de autoridad asistir a los miembros de CIVENAX S.A para le
ejecucin de sus actividades de manera efectiva.
Las delegaciones sern consideradas dictadas por la Junta General de
Accionistas. Los delegados a ocupar los diferentes departamentos gerenciales
de la empresa sern responsables de las decisiones que ellos adopten para el
cumplimento de sus funciones.

Unidad de Auditora Interna

La auditora interna es una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y asesora, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organizacin; evala el sistema de control interno, los
procesos administrativos, tcnicos, ambientales, financieros, legales,
operativos, estratgicos y gestin de riesgos.
La unidad de auditora interna estar integrada por personal multidisciplinario.
Mediante tcnicas y procedimientos de auditora, evaluar la eficiencia del
sistema de control interno, la administracin de riesgos organizacionales, la
efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables que permitan el logro de los objetivos organizacionales.

Competencia Profesional
El conocimiento y habilidades de los trabajadores de CIVENAX S.A sern
piezas fundamentales para ratificar las acciones manifestadas, como tambin
a comprender cada una de las responsabilidades del control interno.

Todos los miembros conservarn un grado de competencia de excelencia;

ayudando as a desarrollo colectivo que facultarn el logro de los objetivos
organizacionales, de la misin y a la vez de su visin.

Coordinacin de acciones organizacionales

Los trabajadores de la empresa cooperaran con el mejoramiento de las reglas
implementadas; a la vez proyectarn controles eficaces para los diferentes
departamentos que componen CIVENAX S.A; de acuerdo con sus
competencias y responsabilidades.
El control interno debe contemplar mecanismos que ayuden a los miembros
de CIVENAX S.A la realizacin de los procesos, actividades y tareas de la
empresa, desarrollando sus acciones de manera coordinada y coherente, con
miras a la implantacin efectiva de la estrategia organizacional para el logro de
los objetivos.

Adhesin de Polticas
Los miembros de CIVENAX S.A definirn polticas generales y especificas
aplicables a cada departamento de la empresa; mismas que sern divulgadas
oportunamente por las mximas autoridades; quienes a la vez determinarn
mecanismos que permitan impulsar las actividades planeadas.
Los niveles de gerencia confirmarn de la adhesin a las polticas
organizacionales, mediante el establecimiento de controles y factores
motivadores apropiados.

EVALUACIN DEL RIESGO

El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra

perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La mxima
autoridad, el nivel directivo y todo los miembros de la empresa estarn
encargados de actuar en el proceso de administracin de riesgos, en la cual
est inmersa la metodologa, estrategias, tcnicas y procedimientos, a travs
de los cuales los diversos departamentos en que se divide CIVENAX S.A
identificarn, analizarn y tratarn los hechos que pudieran perjudicar la
consecucin de los objetivos planteados.

Identificacin de Riesgo

Los componentes que abarca el ambiente externos son econmicos, polticos,

legales, socio-culturales, tecnolgicos y ambientales. El ambiente interno, por
su parte contiene miembros comunicacin, procesos e infraestructura.
Detectar los riesgos a los cuales se enfrenta la empresa constituye un proceso
fundamental. La identificacin de los riesgos es un proceso interactivo y
generalmente integrado a la estrategia y planificacin. En este proceso se
realizar un mapa del riesgo con los factores internos y externos y con la
especificacin de los puntos claves de la empresa, las interacciones con
terceros, la identificacin de objetivos generales y particulares y las amenazas
que se puedan afrontar.
Para la evaluacin de riesgos es importante la existencia de un proceso
permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales,
econmicas, industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones
que sean necesarias.

Plan de Mitigacin de Riesgos

En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una estrategia de gestin,

que incluya su proceso e implementacin. Se definirn objetivos y metas,
asignando responsabilidades para los diferentes departamentos de CIVENAX
S.A identificando conocimientos tcnicos, describiendo el proceso de
evaluacin de riesgos y las reas a considerar, detallando indicadores de
riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo,
estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes,
documentos y las comunicaciones necesarias.

Respuesta al Riesgo
La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una
respuesta son parte integral de la administracin de los riesgos. Los modelos
de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar.
Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reduccin
incluye los mtodos y tcnicas especficas para tratar con ellos,
identificndolos y proveyendo acciones para la reduccin de su probabilidad e
impacto.
El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u
otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptacin no realiza accin
alguna para afectar la probabilidad o el impacto.

Valoracin de Riesgos
La valoracin de riesgos estar direccionada a conseguir informacin oportuna
acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia,
este anlisis le permitir a los miembros de CIVENAX S.A, reflexionar sobre
cmo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un
estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido
evaluar.
Se debe valorar los riesgos en base a las perspectivas de probabilidad o
impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el
impacto representa el efecto frente a su ocurrencia.

ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control se dan en toda la organizacin, en todos los niveles

y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de
deteccin y prevencin; como lo son: separacin de funciones incompatibles,
procedimientos de aprobacin y autorizacin, verificaciones, controles sobre el
acceso a recursos y archivos, revisin del desempeo de operaciones,
segregacin de responsabilidades de autorizacin, ejecucin, registro y
comprobacin de transacciones, revisin de procesos y acciones correctivas
cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.

Supervisin
Determinarn mtodos de control de procesos para garantizar la ejecucin
eficaz de los objetivos organizacionales
El control de las operaciones se ejecutar continuamente para promover el
desarrollo de polticas y procedimientos de acuerdo con las normativas
establecidas; determinando el aseguramiento de la calidad de los productos
brindados a la colectividad y el cumplimiento de los objetivos organizacionales

Separacin de funciones

Cada departamento Gerencial se dividir en posteriores subgerencias para

obtener un mayor control en las funciones atribuidas a cada una de estas y as
reducir el riesgo.
La estructura organizacional ser la base para definir la separacin de
funciones; determinando los cargos a ocuparse.

Autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones

Las autorizaciones atribuidas a los miembros de FEDEC S.A Obligarn a los
mismos al cumplimento transparente y eficaz de sus actividades, asumiendo
sus tareas con responsabilidades y comprometidos con el bienestar de la
empresa.

5. NORMAS GERENCIALES

La divisin en departamentos de CIVENAX S.A se lo har con previa

planificacin; teniendo en cuenta, general al mximo la potencialidad de la
empresa.
Las funciones y responsabilidades inherentes a cada departamento sern
designadas y comunicadas oportunamente.
CIVENAX S.A est dividido en cuatro departamentos:
Talento Humano
Comercializacin
Financieros
Sistema de Gestin de Calidad

Gerencia de Talento Humano

La Gerencia de Talento Humano se encargar de la gestin, planificacin y
administracin del activo principal de CIVENAX S.A, sus miembros.
La Junta General de Accionistas, Gerencia General y Subgerencia definirn
la persona responsable del desarrollo de las actividades atribuidas a esta

gerencia; a la vez determinarn sus responsabilidades, mismas que se

centrarn en las siguientes tareas:

Seleccin de Reclutamiento
Capacitacin
Bienestar social
Evaluacin

La Junta General de Accionistas conjuntamente con el Gerente de Talento

Humano realizar y asignarn actividades a cada departamento con su
respectivo responsable.
Las Sub-gerencias de Talento Humano se crearn con el fin de generar
mayor nivel de organizacin y a la vez la ejecucin de operaciones
efectivas.
Los responsables de las Sub-gerencias y los trabajadores que las
conformarn sern altamente capacitados para el logro eficiente de sus
labores.
La Gerencia y Sub-gerencias de Talento Humano, debern presentar
informacin transparente, veraz e integra a las autoridades competentes,
para su posterior anlisis y toma de decisiones.

Gerencia de Comercializacin
Definirn la persona responsable del desarrollo de las actividades
atribuidas a este departamento; a la vez determinarn sus
responsabilidades, mismas que se centrarn en las siguientes tareas:

Ventas
Cartera y Cobranzas
Importaciones
Fijacin de Precios
Atencin al Cliente

Las sub-gerencias de Comercializacin se crearn con el fin de generar

mayor nivel de organizacin y a la vez la ejecucin de operaciones
efectivas.
La Gerencia y Sub-gerencias del Departamento de Comercializacin,
debern presentar informacin transparente, veraz e integra a las
autoridades competentes, para su posterior anlisis y toma de decisiones.

Gerencia Financiera
La Junta General de Accionistas, Gerencia General y Subgerencia definirn
la persona responsable del desarrollo de las actividades atribuidas a esta
gerencia; a la vez determinarn sus responsabilidades, mismas que se
centrarn en las siguientes tareas:

Contabilidad
Tesorera
Presupuesto
Control de Bienes
Guarda Almacn

La Junta General de Accionistas conjuntamente con el Gerente Financiero

las actividades imputadas a cada sub-gerencia sus responsables y
obligaciones, las mismas que sern publicadas para las partes interesadas.
Las sub-gerencias del Financiero se crearn con el fin de generar mayor
nivel de organizacin y a la vez la ejecucin de operaciones efectivas.
La Gerencia y Sub-gerencias del Departamento Financiero, debern
presentar informacin transparente, veraz e integra a las autoridades
competentes, para su posterior anlisis y toma de decisiones.

Sistema de Gestin de Calidad

El departamento de sistema de gestin de calidad permitir a CIVENAX S.A
planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias; a travs de la
ejecucin de operaciones con altos estndares de calidad, los cuales son
medidos mediante indicadores de satisfaccin de nuestros clientes.

La persona responsable del desarrollo de las actividades atribuidas a este departamento;

a la vez determinarn sus responsabilidades, mismas que se centrarn en las siguientes
tareas:

Estndares de Calidad
Aseguramiento de la calidad total
Mejoramiento Continuo

El Gerente de Sistema de Gestin de Calidad cumplir sus funciones en

concordancia a principios ticos, los cuales estarn direccionados al
beneficio al mejoramiento continuo de CIVENAX S.A

Las actividades y responsables sern claramente definiendo en base a las

obligaciones que estos deben cumplir.
Las sub-gerencias de Sistema de Gestin de Calidad se implementarn
para obtener mayor organizacin y control de calidad para cada actividad
ejecutado dentro de CIVENAX S.A
La Gerencia y Sub-gerencias de Sistema de Gestin de Calidad, debern
dar a conocer los estndares de calidad evidenciados en el proceso
operativo, financiero y administrativo de CIVENAX S.A; mismos que
asegurarn la Calidad Total de la empresa, as como servirn de base para
el mejoramiento continuo de la organizacin; la cual cabe resaltar, es la
caracterstica principal de CIVENAX S.A

TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

Organizacin informtica
La unidad de tecnologa de informacin, estar posicionada dentro de la
estructura organizacional de la empresa en un nivel que le permita efectuar
las actividades de asesora y apoyo a la alta direccin y unidades usuarias;
as como participar en la toma de decisiones de la organizacin y generar
cambios de mejora tecnolgica. Adems garantizar su independencia
respecto de las reas usuarias y asegurar la cobertura de servicios a todas
los departamentos de la empresa.
CIVENAX S.A establecer una estructura organizacional de tecnologa de
informacin y este reflejar las necesidades organizacionales, la cual debe
ser revisada de forma peridica para ajustar las estrategias internas que
permitan satisfacer los objetivos planteados y soporten los avances
tecnolgicos. Bajo este esquema la empresa dispone de reas que cubren
proyectos tecnolgicos, infraestructura tecnolgica y soporte interno.

Segregacin de funciones
Las funciones y responsabilidades del personal de tecnologa de
informacin y de los usuarios de los sistemas, sern claramente definidas y
formalmente comunicadas para permitir que los roles y responsabilidades
asignados se ejerzan con suficiente autoridad y respaldo.
La supervisin de roles y funciones del personal se debe realizar dentro del
departamento de tecnologa de informacin, dentro de cada una de las
reas, para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las posibilidades
de reubicacin e incorporacin de nuevo personal. La descripcin
documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman el
departamento de tecnologa de informacin, contemplar los deberes y

responsabilidades, as como las habilidades y experiencia necesarias en

cada posicin, a base de las cuales se realizar la evaluacin del
desempeo.

Plan informtico estratgico de tecnologa

El departamento de tecnologa de la informacin elaborar e implementar
un plan informtico estratgico para administrar y dirigir todos los recursos
tecnolgicos. El plan informtico estratgico tendr un nivel de detalle
suficiente para permitir la definicin de planes operativos de tecnologa de
Informacin y especificar como sta contribuir a los objetivos
estratgicos de la organizacin; incluir un anlisis de la situacin actual y
las propuestas de mejora con la participacin de todos los departamentos
de la organizacin, se considerar la estructura interna, procesos,
infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, as
como la definicin de estrategias, riesgos, cronogramas, presupuesto de la
inversin y operativo, fuentes de financiamiento y los requerimientos
legales y regulatorios de ser necesario.
Dichos planes asegurarn que se asignen los recursos apropiados de la
funcin de servicios de tecnologa de informacin a base de lo establecido
en su plan estratgico. El plan estratgico y los planes operativos de
tecnologa de informacin, as como el presupuesto asociado a stos sern
analizados y aprobados por la Junta General de Accionistas e incorporados
al presupuesto anual de la organizacin; se actualizarn de manera
permanente, adems de ser monitoreados y evaluados en forma trimestral
para determinar su grado de ejecucin y tomar las medidas necesarias en
caso de desviaciones.

Polticas y procedimientos
La Junta General de Accionistas de CIVENAX S.A aprobar las polticas y
procedimientos que permitan organizar apropiadamente el rea de
tecnologa de informacin. El departamento de tecnologa de informacin
definir, documentar y difundir las polticas, estndares y procedimientos
que regulen las actividades relacionadas con tecnologa de informacin y
comunicaciones
en
la
organizacin,
estos
se
actualizarn
permanentemente e incluirn las tareas, los responsables de su ejecucin,
los procesos de excepcin, el enfoque de cumplimiento y el control de los
procesos que estn normando, as como, las sanciones administrativas a
que hubiere lugar si no se cumplieran.
Ser necesario establecer procedimientos de comunicacin, difusin y
coordinacin entre las funciones de tecnologa de informacin y las
funciones propias de la organizacin. Se incorporarn controles, sistemas
de aseguramiento de la calidad y de gestin de riesgos, al igual que
directrices y estndares tecnolgicos. Se implantarn procedimientos de
supervisin de las funciones de tecnologa de informacin, ayudados de la

revisin de indicadores de desempeo y se medir el cumplimiento de las

regulaciones y estndares definidos. La unidad de tecnologa de
informacin deber promover y establecer convenios con otras
organizaciones a fin de promover el intercambio de informacin
interorganizacional, as como de programas de aplicacin desarrollados al
interior de las organizaciones o prestacin de servicios relacionados con la
tecnologa de informacin.

Modelo de informacin organizacional

El departamento de tecnologa de informacin definir el modelo de
informacin de la organizacin a fin de que se facilite la creacin, uso y
comparticin de la misma; y se garantice su disponibilidad, integridad,
exactitud y seguridad sobre la base de la definicin e implantacin de los
procesos y procedimientos correspondientes.
El diseo del modelo de informacin que se defina deber constar en un
diccionario de datos corporativo que ser actualizado y documentado de
forma permanente, incluir las reglas de validacin y los controles de
integridad y consistencia, con la identificacin de los sistemas o mdulos
que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratgicos a los que
apoyan a fin de facilitar la incorporacin de las aplicaciones y procesos
organizacionales de manera transparente. Se deber generar un proceso
de clasificacin de los datos para especificar y aplicar niveles de seguridad
y propiedad.

Desarrollo y adquisicin de software aplicativo

El departamento de tecnologa de informacin regular los procesos de
desarrollo y adquisicin de software aplicativo con lineamientos,
metodologas y procedimientos. Los aspectos a considerar son:

La adquisicin de software o soluciones tecnolgicas se realizarn

sobre la base del portafolio de proyectos y servicios priorizados en
los planes estratgico y operativo.

Identificacin, priorizacin, especificacin y acuerdos de los

requerimientos funcionales y tcnicos organizacionales con la
participacin y aprobacin formal de los departamentos usuarios.
Esto incluye, tipos de usuarios, requerimientos de: entrada, definicin
de interfaces, archivo, procesamiento, salida, control, seguridad, plan
de pruebas y trazabilidad o pistas de auditora de las transacciones
en donde aplique.

Especificacin de criterios de aceptacin de los requerimientos que

cubrirn la definicin de las necesidades, su factibilidad tecnolgica y

econmica, el anlisis de riesgo y de costo-beneficio, la estrategia de

desarrollo o compra del software de aplicacin, as como el
tratamiento que se dar a aquellos procesos de emergencia que
pudieran presentarse.

En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisicin de

software aplicativo se considerarn: estndares de desarrollo, de
documentacin y de calidad, el diseo lgico y fsico de las
aplicaciones, la inclusin apropiada de controles de aplicacin
diseados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades
de procesamiento, de modo que ste, sea exacto, completo,
oportuno, aprobado y auditable. Se considerarn mecanismos de
autorizacin, integridad de la informacin, control de acceso,
respaldos, diseo e implementacin de pistas de auditora y
requerimientos de seguridad. La especificacin del diseo
considerar las arquitecturas tecnolgicas y de informacin definidas
dentro de CIVENAX S.A

En caso de adquisicin paquetes de software se prevern tanto en el

proceso de compra como en los contratos respectivos, mecanismos
que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de
la empresa. Los contratos tendrn el suficiente nivel de detalle en los
aspectos tcnicos relacionados, garantizar la obtencin de las
licencias de uso y/o servicios, definir los procedimientos para la
recepcin de productos y documentacin en general, adems de
puntualizar la garanta formal de soporte, mantenimiento y
actualizacin ofrecida por el proveedor.

La implementacin de software aplicativo adquirido incluir los

procedimientos
de
configuracin,
aceptacin
y
prueba
personalizados e implantados. Los aspectos a considerar incluyen la
validacin contra los trminos contractuales, la arquitectura de
informacin de la organizacin, las aplicaciones existentes, la
interoperabilidad con las aplicaciones existentes y los sistemas de
bases de datos, la eficiencia en el desempeo del sistema, la
documentacin y los manuales de usuario, integracin y planes de
prueba del sistema.

Los derechos de autor del software desarrollado a la medida

pertenecern a la empresa y sern registrados en el organismo
competente. Para el caso de software adquirido se obtendr las
respectivas licencias de uso.

Formalizacin con actas de aceptacin por parte de los usuarios, del

paso de los sistemas probados y aprobados desde el ambiente de

desarrollo/prueba al de produccin y su revisin en la postimplantacin.

Elaboracin de manuales tcnicos, de instalacin y configuracin;

as como de usuario, los cuales sern difundidos, publicados y
actualizados de forma permanente.

Adquisiciones de infraestructura tecnolgica

El departamento de tecnologa de informacin definir, justificar,
implantar y actualizar la infraestructura tecnolgica de la organizacin
para lo cual se considerarn los siguientes aspectos:

La unidad de tecnologa de informacin planificar el incremento de

capacidades, evaluar los riesgos tecnolgicos, los costos y la vida
til de la inversin para futuras actualizaciones, considerando los
requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento,
contingencias y ciclos de vida de los recursos tecnolgicos.

En la adquisicin de hardware, los contratos respectivos, tendrn el

detalle suficiente que permita establecer las caractersticas tcnicas
de los principales componentes tales como: marca, modelo, nmero
de serie, capacidades, unidades de entrada/salida, entre otros, y las
garantas ofrecidas por el proveedor, a fin de determinar la
correspondencia entre los equipos adquiridos y las especificaciones
tcnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y
contractual, lo que ser confirmado en las respectivas actas de
entrega/recepcin. Los contratos con proveedores de servicio
incluirn las especificaciones formales sobre acuerdos de nivel de
servicio, puntualizando explcitamente los aspectos relacionados con
la seguridad y confidencialidad de la informacin, adems de los
requisitos legales que sean aplicables. Se aclarar expresamente
que la propiedad de los datos corresponde a la organizacin
contratante.

Mantenimiento y control de la infraestructura tecnolgica

El departamento de tecnologa de informacin de cada organizacin
definir y regular los procedimientos que garanticen el
mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura tecnolgica de
las entidades.

Concepto de los procedimientos para mantenimiento y

liberacin de software de aplicacin por planeacin, por
cambios a las disposiciones legales y normativas, por

correccin y mejoramiento de
requerimientos de los usuarios.

los

mismos

por

Control y registro de las versiones del software que ingresa

al rea de produccin.

Actualizacin de los manuales tcnicos y de usuario por

cada cambio o mantenimiento que se realice en la empresa
CIVENAX S.A los mismos que estarn en constante difusin
y publicacin.

Se realizar ambientes de desarrollo/pruebas y de

produccin independientes; se implementarn medidas y
mecanismos lgicos y fsicos de seguridad para proteger los
recursos y garantizar su integridad y disponibilidad a fin de
proporcionar una infraestructura eficiente y eficaz.
Se realizar un plan de mantenimiento preventivo y/o
correctivo de la infraestructura tecnolgica sustentado en
revisiones peridicas y monitoreo en funcin de las
necesidades de las organizaciones, usando estrategias de
actualizacin de hardware y software, riesgos, evaluacin de
vulnerabilidades y requerimientos de seguridad para
cualquier mbito.

El mantenimiento de los bienes que se encuentren en

garanta ser proporcionado por el proveedor, sin costo
adicional para FEDEC S.A

Seguridad de tecnologa de informacin

El departamento de tecnologa de informacin de FEDEC S.A
establecer estrategias y mecanismos que protejan y as evitar las
prdidas y fugas de la informacin que se procesa mediante sistemas
informticos.

Ubicacin adecuada y control de acceso fsico del

departamento de tecnologa de informacin y en
especial a las reas de: trabajadores, desarrollo y
bibliotecas;

En los casos de haber actualizacin de tecnologas de

soporte se tendr que pasar la informacin a los medios

fsicos adecuados y con estndares abiertos para

garantizar la perpetuidad de los datos y su recuperacin

Almacenamiento de respaldos con informacin crtica

y/o sensible en lugares externos a la organizacin

Implementacin y administracin de seguridades a nivel

de software y hardware, que se realizar con monitoreo
de seguridad, pruebas peridicas y acciones correctivas
sobre las vulnerabilidades o incidentes de seguridad
identificados.

Instalaciones fsicas adecuadas para la empresa que

incluyan
mecanismos,
dispositivos
y
equipo
especializado para monitorear y controlar fuego,
mantener ambiente con temperatura y humedad relativa
del aire contralado, disponer de energa acondicionada.

Definicin de procedimientos de seguridad a observarse

por parte de los trabajadores que trabaja en turnos por la
noche o en fin de semana.

Plan de contingencias
Corresponde al departamento de tecnologa de informacin el
concepto, aprobacin e implementacin de un plan de contingencias y
estrategias de CIVENAX S.A que describa las acciones a tomar en
caso de una emergencia o suspensin en el procesamiento de la
informacin por problemas en los equipos, programas o de los
trabajadores.

Plan estratgico de respuesta a los riesgos que incluir

el concepto y asignacin de roles crticos para
administrar los riesgos de tecnologa de informacin,
escenarios de contingencias, la responsabilidad
especfica de la seguridad de la informacin, la
seguridad fsica y su cumplimiento.

Plan de continuidad debe estar siempre actualizado para

que refleje de manera permanente los requerimientos
actuales de la organizacin de las operaciones que
contemplar la puesta en marcha de un centro de
cmputo.

Plan de recuperacin de desastres que comprender:

Actividades previas al desastre (bitcora
operaciones)
Actividades durante el
desastre (plan
emergencias, entrenamiento)
Actividades despus del desastre.

de
de

El plan de contingencias ser un documento de carcter

confidencial de CIVENAX S.A que describa los
procedimientos a seguir en caso de una emergencia o
fallo computacional que interrumpa la operatividad de los
sistemas de informacin.

El plan de contingencias aprobado, ser difundido entre

los trabajadores responsables de su ejecucin y deber
ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones
peridicas. Administracin de soporte de tecnologa de
informacin El departamento de tecnologa de
informacin conceptualizara, aprobar y difundir
procedimientos de operacin que faciliten una adecuada
administracin tecnolgica y garanticen la seguridad,
integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos
y datos, tanto como la oportunidad de los servicios
tecnolgicos que se ofrecen.

Revisiones peridicas para determinar si la capacidad y

desempeo actual y futura de los recursos tecnolgicos
son suficientes para cubrir los niveles de servicio
acordados con los usuarios.

Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una

identificacin nica a todos los usuarios internos,
externos y temporales que interacten con los sistemas
y servicios de tecnologa de informacin de la entidad.

Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y

los privilegios asociados a cargo de los dueos de los
procesos y administradores de los sistemas de
tecnologa de informacin.

Medidas de prevencin, deteccin y correccin que

protejan a los sistemas de informacin y a la tecnologa
de la organizacin de software malicioso y virus
informticos.

Alineacin de los servicios claves de tecnologa de

informacin con los requerimientos y las prioridades de
la organizacin sustentados en la revisin, monitoreo y
notificacin de la efectividad y cumplimiento de dichos
acuerdos.

Administracin
de
los
incidentes
reportados,
requerimientos de servicio y solicitudes de informacin y
de cambios que demandan los usuarios, a travs de
mecanismos efectivos y oportunos como mesas de
ayuda o de servicios, entre otros.

Administracin adecuada de la informacin, libreras de

software, respaldos y recuperacin de datos.

Incorporacin de mecanismos de seguridad aplicables a

la recepcin, procesamiento, almacenamiento fsico y
entrega de informacin y de mensajes sensitivos, as
como la proteccin y conservacin de informacin
utilizada para encriptacin y autenticacin

Sitio web, servicios de internet e intranet

Es responsabilidad del departamento de tecnologa de informacin
elaborar las normas, procedimientos e instructivos de instalacin,
configuracin y utilizacin de los servicios de intranet, correo
electrnico y sitio WEB de CIVENAX S.A a base de las disposiciones
legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e
internos de la misma.
El departamento de tecnologa de informacin de CIVENAX S.A
considerar el desarrollo de aplicaciones web y/o mviles que
automaticen los procesos o trmites orientados al uso de
instituciones.
Capacitacin informtica
Las capacitaciones sern identificadas tanto para los trabajadores
que pertenezcan al departamento de tecnologa de informacin
como para los usuarios que utilizan los servicios de informacin, las
cuales constarn en un plan estratgico de capacitacin informtico,
formulado conjuntamente con la gestin de talento humano.
Comit informtico

Para la creacin de un comit informtico institucional, se

considerarn los siguientes aspectos:

El tamao y complejidad de la empresa y su interrelacin

con entidades adscritas.

La conceptualizacin clara de los objetivos que persigue la

creacin de un comit de informtica, como un rgano de
decisin, consultivo y de gestin que tiene como propsito
fundamental conceptualizar, conducir y evaluar las polticas
internas de la empresa para el crecimiento ordenado y
progresivo de la tecnologa de la informacin y la calidad de
los servicios informticos, as como apoyar en esta materia a
los departamentos administrativos que conforman la
empresa.

La conformacin y funciones del comit, su reglamentacin,

la creacin de grupos de trabajo, la definicin de las
atribuciones y responsabilidades de los miembros del
comit. Firmas electrnicas CIVENAX S.A debe ajustar sus
procedimientos y operaciones e incorporar los medios
tcnicos necesarios, para permitir el uso de la firma
electrnica de conformidad con la Ley de Comercio
Electrnico, Firmas y Mensajes de Datos y su Reglamento.

Verificacin de autenticidad de la firma electrnica

Es responsabilidad de los trabajadores de las entidades o
dependencias del sector privado, verificar mediante procesos
automatizados de validacin, que el certificado de la firma
electrnica recibida sea emitido por una entidad de
certificacin de informacin acreditada y que el mismo se
encuentre vigente.

CIVENAX S.A adoptar y aplicar los estndares

tecnolgicos para firmas electrnicas que las entidades
oficiales promulguen, conforme a sus competencias y
mbitos de accin.

Conservacin de archivos electrnicos

Los archivos electrnicos o mensajes de datos firmados
electrnicamente se conservarn en su estado original en
medios electrnicos seguros, bajo la responsabilidad del
usuario y de la entidad que los gener. Para ello se

establecern polticas internas de manejo y archivo de

informacin digital.

Actualizacin de datos de los certificados de firmas

electrnicas
Los trabajadores de CIVENAX S.A titulares de un certificado
notificarn a la entidad de certificacin de Informacin sobre
cualquier cambio, modificacin o variacin de los datos que
constan en la informacin proporcionada para la emisin del
certificado.

Seguridad de los certificados y dispositivos portables

seguros
Los titulares de certificados de firma electrnica y
dispositivos portables seguros sern responsables de su
buen uso y proteccin. Las respectivas claves de acceso no
sern divulgadas ni compartidas en ningn momento.

Renovacin del certificado de firma electrnica

El usuario solicitar la renovacin del certificado de firma
electrnica con la debida anticipacin, para asegurar la
vigencia y validez del certificado y de las actuaciones
relacionadas con su uso.

Capacitacin en el uso de las firmas electrnicas

La entidad de certificacin capacitar, advertir e informar
a los solicitantes y usuarios de los servicios de certificacin
de informacin y servicios relacionados con la firma
electrnica, respecto de las medidas de seguridad,
condiciones, alcances, limitaciones y responsabilidades que
deben observar en el uso de los servicios contratados. Esta
capacitacin facilitar la comprensin y utilizacin de las
firmas electrnicas, en los trminos que establecen las
disposiciones legales vigentes.

NORMAS DE LA GERENCIA DE TALENTO HUMANO

Seleccin de Reclutamiento

Plan de talento humano

La planificacin estratgica se elaborar sobre la base de un

diagnstico de los trabajadores, efectuado con la informacin
estadstica que mantendr la gestin de talento humano;
considerando adems, la normativa vigente relacionada con el
talento humano, el plan estratgico institucional, los planes
operativos anuales, programas y proyectos.
El plan, la estrategia de la gestin de talento humano formar parte
de la documentacin del sistema de planificacin anual.

Incorporacin de personal
La gestin de talento humano de la empresa CIVENAX S.A
escoger a los trabajadores, tomando en cuenta los requisitos
exigidos en el manual de clasificacin de puestos y considerando
los impedimentos legales y ticos para su desempeo.
El ingreso de trabajadores de la empresa CIVENAX S.A se
efectuar previa la convocatoria, evaluacin y seleccin que
permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia
garantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores
posibilidades para la gestin institucional.
El proceso tcnico realizado por la gestin de talento humano
seleccionar al aspirante que por su conocimiento, experiencia,
destrezas y habilidades sea el ms idneo y cumpla con los
requisitos establecidos para el desempeo de un puesto, a travs
de concurso de mritos y oposicin.

Manual de clasificacin de puestos

La gestin de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento
jurdico vigente y las necesidades de la institucin, formularn y
revisarn peridicamente la clasificacin de puestos, definiendo los
requisitos para su desempeo y los niveles de remuneracin.
La empresa CIVENAX S.A contar con un manual que contenga la
descripcin de las tareas, responsabilidades, el anlisis de las
competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y
organizativa.
La definicin y ordenamiento de los puestos se establecer
tomando en consideracin la misin, visin, objetivos y servicios
que presta la empresa y la funcionalidad operativa de las unidades y
procesos organizacionales.

Capacitacin y entrenamiento continuo

Los accionistas de la empresa CIVENAX S.A promovern en forma
constante y progresiva la capacitacin, entrenamiento y desarrollo
profesional de los trabajadores en todos los niveles de la empresa, a fin de
actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la
calidad de su trabajo.
Los accionistas de la empresa CIVENAX S.A en coordinacin con la
gestin de talento humano y el rea encargada de la capacitacin,
determinarn de manera tcnica y objetiva las necesidades de capacitacin
de los trabajadores, las que estarn relacionadas directamente con el
puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y
habilidades de los trabajadores, as como al desarrollo de la empresa.

Rotacin de personal
La gestin de talento humano y los directivos de la empresa, establecern
acciones orientadas a la rotacin de los trabajadores, para ampliar sus
conocimientos y experiencias, fortalecer la gestin institucional, disminuir
errores y evitar la existencia de trabajadores indispensables.
La rotacin de personal debe ser racionalizada dentro de perodos
preestablecidos, en base a criterios tcnicos y en reas similares para no
afectar la operatividad interna de la empresa.
Los cambios peridicos de tareas a los trabajadores con funciones
similares de administracin, custodia y registro de recursos materiales o
financieros, les permite estar capacitados para cumplir diferentes funciones
en forma eficiente y elimina trabajadores indispensables.

Actuacin y honestidad de los trabajadores

La Junta General de Accionistas de CIVENAX S.A Gerencia General,
Subgerencia y dems Gerencias Departamentales, cumplirn y harn
cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales,
observando los cdigos de tica, normas y procedimientos relacionados
con su profesin y puesto de trabajo.
La Junta General de Accionistas de CIVENAX S.A Gerencia General,
Subgerencia y dems Gerencias Departamentales no slo cautelarn y
motivarn el cumplimiento de estos principios y del ordenamiento jurdico
vigente en el trabajo que ejecutan los trabajadores, sino que estn en la

obligacin de dar muestras de la observancia de stos en el desempeo de

sus funciones.
No podrn recibir ningn beneficio directo o indirecto y se excusarn de
intervenir en asuntos en los que tengan conflictos de inters personal o de
su cnyuge o conviviente, hijos y parientes hasta el segundo grado de
afinidad o cuarto de consanguinidad.

Asistencia y permanencia del personal

La administracin de personal de la empresa establecer procedimientos y
mecanismos apropiados que permitan controlar la asistencia y
permanencia de sus trabajadores en el lugar de trabajo.
El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estar en
funcin de las necesidades y naturaleza de la empresa, teniendo presente
que el costo de la implementacin de los mismos, no debe exceder los
beneficios que se obtengan.
El control de permanencia en sus puestos de trabajo estar a cargo de los
jefes inmediatos, quienes deben cautelar la presencia fsica del personal de
su unidad, durante la jornada laboral y el cumplimiento de las funciones del
puesto asignado.

Informacin actualizada del personal

La Gerencia de Talento Humano de la empresa CIVENAX S.A ser
responsable del control de los expedientes de los trabajadores, de su
clasificacin y actualizacin.
Solo el personal encargado de la Gerencia de Talento Humano de los
trabajadores que por la naturaleza de sus funciones obtengan autorizacin
expresa, tendrn acceso a los expedientes de los trabajadores, los cuales
sern protegidos apropiadamente.

Evaluacin del desempeo

La Junta General de Accionistas de CIVENAX S.A en coordinacin con la
Gerencia de Talento Humano, emitirn y difundirn las polticas y
procedimientos para la evaluacin del desempeo de los trabajadores, en
funcin de los cuales se evaluar peridicamente.

Las polticas, procedimientos, as como la periodicidad del proceso de

evaluacin de desempeo de los trabajadores, se formularn tomando en
consideracin la normativa emitida por la Junta General de Accionistas.
El trabajo de los miembros de CIVENAX S.A ser evaluado
permanentemente, su rendimiento y productividad sern iguales o mayores
a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada funcin,
actividad o tarea.
Los resultados de la evaluacin de desempeo servirn de base para la
identificacin de las necesidades de capacitacin o entrenamiento de los
trabajadores o de promocin y reubicacin, para mejorar su rendimiento y
productividad.

Promociones y ascensos
El ascenso del trabajador en la carrera administrativa se produce mediante
promocin al nivel inmediato superior de su respectivo grupo ocupacional.
El ascenso tiene por objeto promover a los trabajadores para que ocupen
puestos vacantes o de reciente creacin, considerando la experiencia, el
grado acadmico, la eficiencia y el rendimiento en su desempeo,
observando lo previsto en la reglamentacin interna y externa vigente.

Bienestar Social
CIVENAX S.A en el ejercicio de sus funciones, producto de un ambiente
laboral agradable y del reconocimiento de su trabajo, lo cual repercute en
un bienestar familiar y social.
La calidad de vida laboral es solo uno de los aspectos del conjunto de
efectos positivos que el trabajo bien diseado refleja tanto en la
organizacin como en cada uno de los funcionarios que estn a su servicio.

Debe reflejar los valores y principios de la empresa.

El programa debe partir de las necesidades reales de los trabajadores

y no de lo que crean conveniente determinado nmero de personas, y
para ello es necesario hacer un diagnstico, esto no quiere decir que
todo lo deseado sea procurado, CIVENAX S.A decide cmo y cundo
de acuerdo a los recursos tanto econmicos, de infraestructura como
humanos.

Todo programa requiere de una inversin en dinero, una vez se

obtienen los resultados del diagnstico se evalan los posibles costos,
el reconocimiento informal, no requiere de mayor inversin, slo del
compromiso de los directivos con personal a cargo.

NORMAS DE LA GERENCIA COMERCIAL

VENTAS

Estrategias de Marketing
La correcta implementacin de estrategias, las estrategias de
marketing son un conjunto de lineamientos y acciones que tiene
como finalidad el logro de los objetivos organizacionales, as como
tambin el cumplimiento de la misin para el posterior alcance de la
visin establecida determinar el nivel de posicionamiento de
CIVENAX S.A en el mercado; para ello la subgerencia de Ventas
controlar la ejecucin de estrategias planteadas, a travs de un
estudio de mercado.

Responsables
La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente
de Ventas sern los responsables de la implementacin, ejecucin
y control; as como la modificacin de estrategias de marketing. A la
vez, estos determinarn el proceso de ventas de acuerdo a las
necesidades de CIVENAX S.A y conforme el cumplimiento de las
disposiciones y normativas vigentes.
Las estrategias de marketing estarn directamente ligadas como la
visin, misin y objetivos organizacionales; permitiendo as el
cumplimiento de la hiptesis de negocio en marcha.
El desarrollo de estrategias contendr cuatro puntos esenciales:
Actividades, Recursos, Responsables, Tiempo

Lnea de Productos
La Subgerencia de Ventas establecer estudios anuales sobre la
aceptabilidad y confiabilidad recibida por parte de los clientes de
CIVENAX S.A; esta accin tiene como finalidad evidenciar la
objetividad de la lnea de productos con la cual se maneja la
empresa; en base a las necesidades presentadas.
CIVENAX S.A. es una empresa que ofrece Sabanas polares de
excelente calidad, las cuales estn garantizadas. La variedad de la

lnea de productos ser establecida por la Junta General de

Accionistas, Gerencia General, Subgerencia y Gerencias
Departamentales; en concordancia con la misin, visin y objetivos
organizacionales.

Zona de Ventas
Los productos de CIVENAX S.A son distribuidos dentro de la ciudad
de Quito, implantando puntos estratgicos de venta, con el fin de
cubrir la demanda producida.

Los puntos estratgicos de ventas debern permitir al cliente,

encontrarse en un ambiente agradable, el cual se cubra sus
necesidades, tanto en la adquisicin de los productos como en la
satisfaccin de la atencin recibida.

Proceso de Ventas
La subgerencia de ventas trabajar conjuntamente con la Gerencia
Financiera, a la cual deber brindar informacin oportuna y
apropiada de las transacciones realizadas, para el posterior registro
y evidencia contable.

Documentacin de Respaldo
La Junta General de Accionistas, Gerencia General,
Subgerencia y Subgerente de Ventas; debern implementar las
polticas referentes a la documentacin que debe generarse
dentro del proceso de ventas.
Los documentos a presentarse son:
Cotizaciones, Orden de Compra, Factura
La informacin de los documentos de respaldo ser integra,
transparente y veraz; tal que permita evidenciar el hecho
econmico, producto de la realizacin de transacciones.

CARTERA Y COBRANZAS

Responsables

La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente

de Cartera y Cobranzas sern los responsables del diseo de
polticas referentes al proceso de cobranzas y de crditos
otorgados. Estas polticas permitirn la uniformidad de criterios para
la ejecucin de dicho proceso.
La implementacin, ejecucin y control; as como la modificacin de
las polticas de cobranza y crditos, estar a cargo de las
autoridades antes mencionadas. Debern basarse en el principio de
confiabilidad, mismo que abarca: integridad, neutralidad, prudencia

Clasificacin del Riesgo

La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerencia
de Cartera y Cobranzas calificar el riesgo de los crditos de
acuerdo a las siguientes categoras:
Categora A- Riesgo Normal
Crditos con capacidad considerable de pago
Categora B - Riesgo Aceptable
Crditos aceptablemente atendidos y protegidos, pero que
mantienen debilidades que pueden afectar la capacidad de
pago
Categora C - Riesgo Apreciable
Crditos que mantienen deficiencias en la capacidad de pago

Categora D - Riesgo significativo

Crditos que se caracterizan por mantener un alto riesgo de

cobranza
Categora E o - Riesgo de Incobrabilidad
Crditos con probabilidad mnima de cobranza

Evaluacin de Crditos
La Junta General de Accionistas, Gerencia General, Subgerencia, y
Subgerente de Cartera y cobranzas evaluarn anualmente la
cartera de crditos

Anlisis de Capacidad de Pago

Se analizar las condiciones que mantengan los deudores frente al
crdito otorgado. La capacidad de pago se evidenciar a travs del

cumplimento de las cuotas en el tiempo y monto establecido, asa

como en el nivel de endeudamiento.

Proceso de Cobranza

Determinacin de plazos de crditos

Los plazos establecidos servirn de base, se podr adoptar el
tiempo que se crea conveniente para la generacin de un
crdito; siempre y cuando se encuentren dentro del rango
permitido.

Fijacin de tasas de inters por crditos otorgados

En base a los objetivos organizacionales, normas, disposiciones
internas y externas; as como principio ticos; definirn las tasas
de inters aplicables los crditos otorgados a los clientes en el
desarrollo de las operaciones comerciales.

Mecanismos de Cobranza
CIVENAX S.A. se caracteriza por ofrecer a sus clientes
facilidades de pago, mismas que sern detalladas conforme a
las polticas establecidas por las mximas autoridades de la
empresa.
Las tasas de inters se decretarn de acuerdo al plazo de
crdito otorgado.

Documentacin de Respaldo
La Junta General de Accionistas, Gerencia General,
Subgerencia, Subgerente de Ventas; debern implementar las
polticas referentes a la documentacin que debe generarse
dentro del proceso de cartera y cobranza.
La Subgerencia de Cartera y cobranzas mantendr a disposicin
de las autoridades competentes los documentos que respalden
sus operaciones.
Los documentos que sern manejados por la Subgerencia de
Cartera y cobranza sern instrumentos financieros.

Provisin de Cartera

El otorgamiento de crdito como forma de comercializacin de

mercadera corre el riesgo de que un porcentaje de los clientes
no paguen sus deudas, constituyndose para CIVENAX S.A.
una prdida, puesto que no le ser posible recuperar la totalidad
de lo vendido a crdito.
La Junta General de Accionistas y el Subgerente de Cartera y
cobranzas determinarn el mtodo de provisin conveniente
para CIVENAX S.A.; mismo que debe dar cumplimiento a las
normativas legales vigentes.

Acuerdos de Pago
CIVENAX S.A. brindar a los deudores la facilidad de llegar a un
acuerdo de pago del crdito vencido; esto se lo har con la
finalidad de recuperar la cartera de crdito. En este acuerdo se
deber convenir la fecha, cuota y plazo de pago.

IMPORTACIONES

Definicin de la mercadera importada

La Junta General de Accionistas, Gerencia General, Subgerencias y
dems Gerentes departamentales definirn los productos a
importarse para el adecuado desarrollo de actividades de CIVENAX
S.A
El Subgerente de Guarda Almacn as como el de Ventas deber
informar a las mximas autoridades la necesidad de adquirir
mercadera.
Las mximas autoridades revisarn la solicitud encomendada, y
posterior al anlisis de la misma informarn a la Subgerencia de
importaciones iniciar con tal proceso.

Responsables

La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente

de Importaciones sern los responsables del control de las
actividades inherentes a este proceso.
Se disearn polticas que definan la eficiencia de las importaciones
as como el manejo oportuno y adecuado de las tareas que sean
requeridas.

Determinacin de las empresas con las cuales se mantendr una

relacin comercial
Para esto se analizara las facilidades que dichas empresas estn
dispuestas a brindar, esto engloba primordialmente a descuentos. A
la vez es importante mencionar la calidad de la mercadera; la
empresa vendedora deber implementar una garanta a los
productos adquiridos, de esta manera se generar confiabilidad en
la adquisicin.
Se realizar la eleccin de dichas empresas en base a un estudio
de las oportunidades y/o amenazas que estas produzcan al
ambiente organizacional de CIVENAX S.A

Determinacin de los costos inherentes a la importacin

La
Subgerencia de Importaciones deber presentar a las
autoridades competentes de control interno y externo, los costos a
las mercaderas provenientes de la importacin, entre los cuales se
destacan:

Valor FOB
Se refiere al valor de venta de los productos en su lugar de
origen; ms el costo de los fletes, seguros y otros gastos
necesarios para que la mercadera llegue a la aduana de
salida.

Valor CIF
Valor que el vendedor aporta, cubriendo los costos que
produce el transporte de la mercanca, por va martima al
puerto de destino.

Fondo de desarrollo para la Infancia (FODINFA)

Impuesto que administra el INFA. 0,5% se aplica sobre la
base imponible de la importacin

Ad- Valorem
Arancel cobrado a las mercancas. Impuesto administrado
por las Aduanas del Ecuador. Porcentaje variable segn el
tipo de mercanca y se aplica sobre la suma del Costo CIF

CORPEI
Valor que por ley cada exportado e importador debe
cancelar:
Exportador: 1,5 por mil sobre el valor FOB
Importador: 0,25 por mil sobre el valor FOB

Proceso de Importacin
El proceso de importacin requerir de una serie de actividades
ejecutadas tanto fuera como dentro del pas. Para ello se requerir
de la determinacin de un responsable del manejo de dicho
proceso; quien deber informar del avance del mismo.
La mercadera importada debe tener altos estndares de calidad
que permitan satisfacer las necesidades colectivas.

Manual de Procedimientos
CIVENAX S.A. contar con un manual que contenga la
descripcin de los procedimientos inherentes a las importaciones
de mercadera; en el cual se har constar las actividades,
costos, y tiempo de dichos procesos; as como tambin la
informacin y documentacin que debern revelar las
transacciones desarrolladas.

Documentacin de Respaldo
La Subgerencia de Importacin dispondr de evidencia
documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La
documentacin sustentatoria de transacciones, estar disponible
para acciones de verificacin y auditoria, as como tambin para
el desarrollo de actividades de los dems departamentos.

El Subgerente de Importaciones deber presentar como

documentos de respaldo de las operaciones realizadas los
siguientes:

Certificado de inspeccin previa que emite la verificadora

o declaracin jurada del valor de aduanas.

Certificado de origen de la mercanca, original.
Certificados de autorizaciones previas.
Declaracin jurada.
Documento de gastos portuarios original.
Documento de trasporte.
Factura comercial
Facturas de gastos de transporte de mercancas copia.
Lista de embarque original o copia.
Otros documentos imprescindibles de acuerdo al rgimen

aduanero que se solicita.

Parte de recepcin original.
Pliza de seguro copia.

Aceptacin de la declaracin de mercaderas

La declaracin de mercaderas de importacin ser entender como
aceptada al momento que la Subgerencia de Importacin asigne un
nmero de trmite; a la vez aqu se produce el hecho generador
para el pago respectivo de los tributos aduaneros.

Autorizacin de levante de mercaderas

La mercadera ser retirada de la aduana, una vez que se otorgue
una autorizacin, misma dar cuando se haya cumplido con las
normativas aduaneras.
Una vez que la mercadera haya pasado por todos los
requerimientos necesarios del proceso de importacin se proceder
al almacenamiento de la misma, funcin que estar a cargo del
Departamento Financiero, conjuntamente con su Subgerencia de
Guarda-Almacn

FIJACIN DE PRECIOS

Objetivo

CIVENAX S.A para el desarrollo de su actividad econmica

necesitar la fijacin de precios de la mercadera disponible para la
venta; basndose en criterios de equidad y transparencia.
Se deber determinar el precio apropiado y oportuno a los
productos, ya que de esta manera se direccionar el logro de los
objetivos organizacionales, mismos que se fundamentan en la
obtencin de utilidades; es decir, el precio fijado definir el grado de
aceptacin de los clientes hacia CIVENAX S.A., a la vez es
importante resaltar que dicho objetivo tambin tiene gran relacin
con la calidad brindada por la empresa.

Responsables
La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente
de Fijacin de Precios sern los responsables del control de las
actividades inherentes a este proceso.
Se disearn polticas de precios, mismas que servirn de guas
para la fijacin de los precios de los productos disponibles para la
venta.
El adecuado planteamiento de estas polticas permitir la
uniformidad de criterios a determinarse en el proceso de
determinacin de precios.

Determinacin de porcentaje de utilidad

La Junta General de Accionistas, Gerencia General, Sugerencia y
dems gerencias departamentales determinarn el porcentaje de
utilidad planteado a la venta de mercaderas; el cual ser flexible, en
vista de los cambios suscitados en el mercado.

Implementacin de estrategias de precios

El sub-gerente de fijacin de precios disear estrategias para la
ejecucin eficaz de sus labores; permitiendo el desarrollo de una
referencia de precios fundamentada tanto el objetivo de obtener
utilidades como en la satisfaccin de cliente.
Las estrategias implementadas delimitarn a los responsables de
sus ejecucin, actividades a realizarse y tiempo de alcance.
El control interno al proceso de fijacin de precios se lo har
mensualmente debido al cambio frecuente de precios existentes en
el mercado.

Determinacin de precios competitivos

La determinacin de precios competitivos se cimentar sobre el

liderazgo en costos; permitiendo a los clientes satisfacer sus
necesidades mediante precios cmodos y obtencin de productos
de calidad.

Definicin de precios adicionales a la mercadera

Los precios adicionales sern de eleccin de los clientes; es decir
que CIVENAX S.A no podr implementarlos de forma unilateral.

Trabajo coordinado con el Departamento Financiero

La sinergia de estos departamentos contribuir al adecuado proceso
de determinacin de precios puesto que se establecern en funcin
de las debilidades y/o fortalezas econmicas y financieras as como
tambin a las oportunidades y/o amenazas con las cuales se
desenvuelve CIVENAX S.A.

ATENCIN AL CLIENTE

Responsables
La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente
de Atencin al Cliente sern los responsables del control de las
actividades inherentes a este proceso.
Se disearn polticas de atencin al cliente, as como tambin,
polticas que permitan la solucin a los reclamos y solicitudes
presentadas.
El adecuado planteamiento de estas polticas permitir
uniformidad de criterios a determinarse en dicho proceso.

la

Planteamiento de estrategias de atencin al cliente

El sub-gerente de atencin al cliente disear estrategias y polticas
que permitan la viabilidad de sus actividades en el proceso de la
actividad econmica realizada por CIVENAX S.A. a travs de los
responsables de presentar sus productos a la colectividad.

Las estrategias y polticas implantadas se fundamentarn tanto en

la parte de presentacin (buena presencia), como en los valores y
principios brindados al cliente.
Se definirn las caractersticas que deben demostrar los
vendedores y dems personal que conforma CIVENAX S.A. con el
fin de manejar un ambiente de cordialidad y armona entre ambas
partes.
La creacin de estrategias se direccionar al servicio de la
colectividad comprometindose con la excelencia; cultivando el
liderazgo.

Reclamos y solicitudes de clientes

CIVENAX S.A. a travs de la subgerencia de atencin al cliente;
contar con mecanismos que permitan a sus clientes expresar sus
reclamos en cuanto a la calidad del producto o a la atencin recibida
por parte de sus trabajadores.
Los mecanismos antes enunciados sern seleccionados de acuerdo
a los objetivos organizacionales y a contribuir la satisfaccin total del
cliente.
El Subgerente de Atencin al Cliente determinar a quin debern
dirigirse los reclamos segn el nivel de importancia de los mismos,
a la vez implementar el proceso idneo con el cual deber operar.
Los reclamos representan las insatisfacciones del cliente, a las
cuales la Subgerencia de Atencin al Cliente clasificar en tres
niveles, en base a grado de alcance. Con ello se podr establecer
las acciones especficas a efectuarse para su solucin efectiva.
Se dispondrn de formularios de reclamacin; del formato de estos
estar encargada la Subgerencia de Atencin al Cliente, as como
tambin sern responsables de divulgar su forma manejo y anlisis.

NORMAS DE LA GERENCIAFINANCIERA

CONTABILIDAD

El Departamento de Contabilidad de CIVENAX S.A se encarga de instrumentar y

operar las polticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar
la exactitud y seguridad en la captacin y registro de las operaciones financieras,
presupuestales y de consecucin de metas de la entidad, a efecto de suministrar
informacin que coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y
eficacia del control de gestin, a la evaluacin de las actividades y facilite la
fiscalizacin de sus operaciones, cuidando que dicha contabilizacin se realice con
documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida
observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables.

Organizacin del sistema de Contabilidad

La empresa es responsables de establecer y mantener su sistema
de contabilidad dentro de los parmetros sealados por las
disposiciones legales pertinentes, el cual debe disearse para
satisfacer las necesidades de informacin financiera de los distintos
niveles de administracin, as como proporcionar en forma oportuna,
los reportes y estados financieros que se requieran para tomar
decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.
La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de
control interno, orientado a que:

Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin

establecida en la empresa.
Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las
cuentas apropiadas y en el perodo correspondiente. .
Se conserve en forma actualizada el inventario de
existencias.
La informacin financiera se prepare de acuerdo con las
polticas y prcticas contables determinadas por la profesin.
Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos
por las regulaciones legales y por las necesidades
gerenciales.

Aplicacin de los principios y normas tcnicas de Contabilidad

La contabilidad de CIVENAX S.A se basar en principios y normas
tcnicas como son las NIC, NIIF, para el registro de las operaciones,

la preparacin y presentacin de informacin financiera, para la

toma de decisiones.
La contabilidad
registra todos los hechos econmicos que
representen derechos a percibir recursos monetarios o que
constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir
informacin financiera sistematizada y confiable mediante estados
financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios
tcnicos soportados en principios y normas que son obligatorias
para los profesionales contables.

Integracin contable de las operaciones financieras

La contabilidad
constituir una base de datos financieros
actualizada y confiable para los mltiples usuarios. La funcin de la
contabilidad es proporcionar informacin financiera vlida, confiable
y oportuna, para la toma de decisiones.
La contabilidad es el elemento central del proceso financiero,
porque integra y coordina las acciones que deben cumplir las
unidades que integran el Sistema de Administracin Financiera, ya
que reciben las entradas de las transacciones de los subsistemas
de presupuesto, contabilidad, tesorera los clasifica, sistematiza y
ordena, conforme a los principios y normas tcnicas que posibilitan
el registro y control de los recursos, permitiendo la produccin de
informacin financiera actualizada y confiable, para uso interno y
externo. En cada departamento de contabilidad se reflejar la
integracin contable y presupuestaria de sus operaciones respecto
del movimiento de fondos, bienes y otros.

Oportunidad en el registro de los hechos econmicos y presentacin

de informacin financiera
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren,
a fin de que la informacin contine siendo relevante y til para la
entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma
de decisiones.
El registro oportuno de la informacin en los libros de entrada
original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial
para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin. Por
ningn motivo se anticiparn o postergarn los registros de los
hechos econmicos, ni se contabilizarn en cuentas diferentes a las
establecidas en el catlogo general.

La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para

garantizar que la gerencia disponga de informacin confiable. Una
clasificacin apropiada implica organizar y procesar la informacin, a
partir de la cual ser elaborada la informacin financiera de la
entidad. CIVENAX S.A presentar oportunamente la informacin
financiera, de conformidad con las disposiciones establecidas en la
normativa vigente de las NIC Y NIIF.

Documentacin de respaldo y su archivo

La documentacin sustentadora de transacciones financieras,
operaciones administrativas o decisiones organizacionales, estar
disponible, para acciones de verificacin o auditora, as como para
informacin de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus
derechos. Todas las operaciones financieras estarn respaldadas
con la documentacin de soporte suficiente y pertinente que
sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitir la
identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar su verificacin,
comprobacin y anlisis. La documentacin sobre operaciones,
contratos y otros actos de gestin importantes debe ser ntegra,
confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin,
antes, durante o despus de su realizacin.
Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de
conformidad al sistema de archivo adoptado por la empresa, el que
debe responder a la realidad y a las necesidades organizacionales.
Es necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de los
documentos de uso permanente y eventual, el calificado como
histrico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener
incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole.
La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella
que no se la utiliza se har de conformidad a las disposiciones
legales, con la intervencin de una comisin que se encargue de
analizar, calificar y evaluar toda la informacin existente y
determinar los procedimientos a seguir, los perodos de
conservacin de la documentacin, los datos relacionados con el
contenido, perodo, nmero de carpetas o de hojas y notas
explicativas del documento.

Conciliacin de los saldos de las cuentas

Las conciliaciones son procedimientos para verificar la conformidad
de una situacin reflejada en los registros contables. Constituyen

pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o

de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la
informacin financiera registrada.
Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o
regularizaciones cuando sean necesarias.Los saldos de los
auxiliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la
respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la
existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes.
Los trabajadores encargados de realizar las conciliaciones, sern
independientes del registro, autorizacin y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas,
dejarn constancia por escrito de los resultados y en el caso de
determinar diferencias, se notificar por escrito a fin de tomar las
acciones correctivas por parte de la Junta General de Accionistas.

Formularios y documentos
CIVENAX S.A emitirn procedimientos que aseguren que las
operaciones y actos administrativos cuenten con la documentacin
sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su
verificacin posterior. En el diseo se definir el contenido y
utilizacin de cada formulario, se limitar el nmero de ejemplares
(original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn las
firmas de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para su
procesamiento.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o
financieros y los que respalden otras operaciones importantes de
carcter tcnico o administrativo sern pre-impresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos
automatizados, esta numeracin podr generarse automticamente
a travs del computador, siempre que el sistema impida la utilizacin
del mismo nmero en ms de un formulario.
Los documentos pre-numerados sern utilizados en orden
correlativo y cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control. La
Gerencia Financiera designar una persona para la revisin
peridica de la secuencia numrica, el uso correcto de los
formularios numerados y la investigacin de los documentos
faltantes. En el caso de errores en la emisin de los documentos,
stos se salvarn emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado,
es errneo, ser anulado y archivado el original y las copias
respetando su secuencia numrica.

TESORERA
CIVENAX S.A. debe centralizar el manejo de los recursos y as
lograr mayor eficiencia y eficacia en la aplicacin de los recursos en
el proceso de toma de decisiones.

Verificacin de los ingresos

La Empresa CIVENAX S.A., posee cajas recaudadoras las cuales
efectuarn una verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que
los depsitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los
valores.
La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de
efectuar las recaudaciones y su registro contable.
El trabajador encargado de la administracin de los recursos,
evaluar permanentemente la efectividad de las recaudaciones y
depsitos y adoptar las medidas que correspondan.

Medidas de proteccin de las recaudaciones

La Junta General de Accionistas de CIVENAX S.A y el trabajador
encargado de la administracin de los recursos, adoptarn las
medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente,
mientras permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para
depsito en los bancos corresponsales.
El personal encargado del manejo o custodia de fondos o valores
estar respaldado por una garanta razonable y suficiente de
acuerdo a su grado de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una
caucin suficiente al recaudador, la contratacin de plizas de
seguro, la utilizacin de equipos con mecanismos de control
automtico de los cobros o de la secuencia y cantidad de
comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la asignacin
de personal de seguridad, la contratacin de empresas de
transporte de valores o depsitos en bancos que ofrezcan este
servicio.

Conciliaciones bancarias

Es un proceso que se ocupa de asegurar que el saldo segn los

registros contables como el saldo segn el banco sean los
correctos. Se la realiza en forma regular y peridicamente por lo
menos una vez al mes.
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los
movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y
saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para
verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de
registro en uno u otro lado. La conciliacin de los saldos contables y
bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la
unidad administrativa de tesorera han sido oportunas y
adecuadamente registradas en la contabilidad.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste
ser efectuado por uno o varios trabajadores no vinculados con la
recepcin, depsito o transferencia de fondos y/o registro contable
de las operaciones relacionadas.

Control previo al pago

Las trabajadoras y trabajadores de CIVENAX S.A. designados para
ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques,
devengar y solicitar pagos va electrnica, entre otros, previamente
observarn las siguientes disposiciones:

Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de

la programacin de caja autorizada.

Los pagos estarn debidamente justificados y

comprobados con los documentos autnticos respectivos.

Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos

pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de
las obligaciones a pagar.

Todo pago corresponder a un compromiso devengado,

legalmente exigible, con excepcin de los anticipos
previstos en los ordenamientos legales y contratos
debidamente suscritos.

Que la transaccin no haya variado respecto a la

propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto.

Para estos efectos, se entender por documentos justificativos, los

que determinan un compromiso presupuestario y por documentos
comprobatorios, los que demuestren entrega de la mercadera.

Cumplimiento de obligaciones
Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en el
compromiso, aspecto que ser controlado mediante conciliaciones,
registros detallados y adecuados que permitan su clasificacin, sean
stas a corto o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o
multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con
retraso, ser de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o
quienes los hayan ocasionado, por accin u omisin.

Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera

CIVENAX S.A, para la correcta utilizacin de los recursos
financieros, elaborar la Programacin de Caja, en la que se
establecer la previsin calendarizada de las disponibilidades
efectivas de fondos y su adecuada utilizacin, permitiendo
compatibilizar la ejecucin presupuestaria anual en funcin de las
disponibilidades.
La programacin comprende un conjunto de acciones relacionadas
con la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de
entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el
movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar
los requerimientos programticos del presupuesto, con la
disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin.
Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que
refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e
identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, as como
los posibles excedentes de caja.
El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar
al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser anual,
cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades de
la empresa.

Transferencia de fondos por medios electrnicos

Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, deber estar
sustentada por documentos que aseguren su validez y confiabilidad.
Si bien los mecanismos electrnicos dinamizan la administracin de
las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no
generan documentacin que sustente la validez, propiedad y
correccin de cada operacin; aspectos que limitan la aplicacin de
controles internos convencionales.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de
operar, destacando los mecanismos de seguridad en el uso de
claves, cuyo acceso ser restringido y permitido solamente a las
personas autorizadas.
Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones
efectuadas mediante el sistema de transferencia electrnica de
fondos debern ser verificadas y validadas por el signatario de las
claves respectivas.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se
obtengan reportes automticos diarios, que constituirn uno de los
elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre
los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los
recursos.
El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin
tecnolgica es otro medio que permite contar de inmediato con
documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las
operaciones, cuyo respaldo formal estar sujeto a la obtencin de
los documentos originales. Por efectos de seguridad de CIVENAX
S.A mantendrn archivos electrnicos y/o fsicos.

Inversiones financieras, control y verificacin fsica

CIVENAX S.A mantendr
registros adecuados que permitan
identificar a cada tipo de inversin corriente y establecer los montos
de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada
una de ellas, el sistema de registro contable proporcionar el control
que asegure que han sido registradas debidamente y que los
rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera
oportuna.
Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente
establecer un mayor auxiliar para cada una, con lo cual se

mantendr un alto grado de confiabilidad en la informacin, estos

registros sern constantemente actualizados a fin de que los
directivos cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones.
Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares,
personas
independientes de la custodia y registro de las
operaciones realizarn constataciones fsicas de los valores
fiduciarios existentes. Esta accin ser efectuada por la unidad de
auditora interna y/o por una comisin nombrada para el efecto, la
misma que actuar bajo la responsabilidad del gerente pudiendo
realizar dicho control en forma trimestral o semestral.

PRESUPUESTO
La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, se basa
en seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno
de los proyectos y actividades que sern ejecutados en el perodo
inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles de la
empresa.
Se encarga de guiar, normar, coordinar y orientar el proceso
presupuestario de la institucin; as como, supervisar y efectuar el
seguimiento de la gestin presupuestara de las reas
administrativas en concordancia al Plan Estratgico de la empresa.

Control previo al compromiso

CIVENAX S.A, antes de tomar decisiones, para precautelar la
correcta administracin del talento humano, financiero y material. En
el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, los
trabajadores designados verificarn previamente que:

La operacin financiera rena los requisitos legales

pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan
restricciones legales sobre la misma.

Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad

suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar
desviaciones financieras y presupuestarias.

La operacin financiera est directamente relacionada con la

misin, visin, objetivos y con los programas, proyectos y

actividades aprobados en los planes operativos anuales y

presupuestos.

Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto por

resultados
La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del
comportamiento de los ingresos y gastos, as como la identificacin
del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base del
presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional.
La evaluacin, tambin permite determinar la ejecucin y el
comportamiento de los agregados financieros de ingresos, gastos y
financiamiento con respecto a la programacin inicial, con el fin de
comprobar el grado de cumplimiento de las metas esperadas en
trminos de ahorro, resultado financiero y estructura del
financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecucin
acumulada con relacin al presupuesto codificado vigente.
El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar
informacin a los niveles responsables del financiamiento,
autorizacin y ejecucin de los programas, proyectos y actividades,
sobre su rendimiento en comparacin con lo planificado, adems,
debe identificar y precisar las variaciones en el presupuesto, para su
correccin oportuna.
Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria,
comprobarn que el avance de las actividades ejecutadas
concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas
de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y
dentro de los plazos convenidos contractualmente. Mantendrn
procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del ciclo
presupuestario, tales como:

Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura,

liquidacin y seguimiento.

Controles sobre la programacin vinculada al Plan

Operativo Institucional, formulacin y aprobacin.

Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos

efectivos.

Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso

y la obligacin o devengado.

ADMINISTRACIN O CONTROL DE BIENES

Los bienes que adquiera la empresa ingresaran fsicamente a travs de
almacn o bodega, antes de ser utilizados, aun cuando la naturaleza fsica de
los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo
solicita, lo cual ayudar a mantener un control eficiente de los bienes
adquiridos.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o
bodegas, estarn adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones
seguras, y tendrn el espacio fsico necesario.
Los bienes muebles materiales y suministros debern registrarse por el costo
total de adquisicin, produccin, construccin o intercambio.
Se entiende por Recepcin de Bienes Muebles, Materiales, Suministros la
actividad que realiza la Unidad Consumidora al recibir de parte del proveedor
lo requerido en la orden de compra o de servicio, segn sea el caso.
Las entregas de Bienes Muebles, Materiales, Suministros sern realizadas
por el proveedor en las fechas y lugar previamente establecidos.
Si al momento de recibir la mercadera, se considera que no se ajusta a los
requerimientos, la unidad receptora notificar de inmediato por escrito al
proveedor, quien deber retirarlo del sitio dentro de tres (3) das hbiles
siguientes a la fecha de entrega.
La Unidad Consumidora tiene la responsabilidad de verificar en el momento
de recibir la mercadera o el bien que stos coincidan con la Orden de
Compra.
Los gerentes establecern un sistema apropiado para la conservacin,
seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.
Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro
permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por
grupos de bienes de iguales caractersticas. Slo las personas que laboran
en el almacn o bodega tendrn acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser
almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los
encargados de su utilizacin. En estos casos, el encargado de almacn
efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la documentacin
correspondiente.

GUARDA ALMACN O BODEGUERO

Tiene la responsabilidad de acreditar una Orden de Compra. As mismo
deber la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con
los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos
y especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la institucin,
as como de los bienes que egresan.

10. NORMAS DE LA GERNCIA DE SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

La Gestin de calidad se define con una condicin necesaria para establecer una
estrategia dirigida hacia el xito competitivo de CIVENAX S.A.
La Junta General de Accionistas conjuntamente con el la Gerencia de Sistema de
Gestin de Calidad establecer lineamientos estratgicos que se direccionen al
cumplimiento de los objetivos organizacionales y a la vez, fomentar la efectiva
cultura organizacional

ESTNDARES E INDICADORES

Estndares de Calidad
Un estndar representa un nivel de desempeo adecuado, que es
deseado y factible de alcanzar.
Cada uno de los estndares cuentan con una semejanza en comn,
el Proceso de Mejoramiento Continuo, mismo que se inicia desde la
planeacin, pasando por las labores de monitorizacin,
identificacin de prioridades y propuesta de evaluacin de
resultados y su posterior comunicacin de los mismos; formar
parte fundamental del camino que enmarca el Sistema de Gestin
de Calidad; lo que significa que CIVENAX S.A. no solo demuestre
que cuenta con un proceso plasmado en soportes tcnicos, sino que
a partir de este planteamiento inicial se desarrollen mecanismos de
evidencia y soporte que permitan a todos los miembros constatar su
compromiso con el desarrollo organizacional.
El contenido de los estndares, se centra en las condiciones bsicas
prioritarias, pero de acuerdo a los criterios que la Junta General de

Accionistas mantengan para sus posteriores cambios, luego de la

evaluacin de su cumplimento y verificacin, y siempre y cuando los
nuevos estndares cumplan con los lineamientos definidos.

Estructura de los estndares de calidad

Para mejorar la facilidad y homogeneidad en la aplicacin de los

estndares, estos tendrn la siguiente estructura:
Descripcin del estndar: Determina el estndar de
cumplimiento obligatorio.
Propsito: Logro que desea alcanzar con el cumplimiento
del estndar.
mbito: Alcance de los diferentes procesos que realiza
CIVENAX S.A.
Pro actividad: Grado en que el estndar es prevenido e
impulsa a CIVENAX S.A. a realizar actividades para la
mejora continua.
Ciclo de evaluacin y mejoramiento: Forma en que se
evala y mejora el indicador de un estndar.
Impacto: Grado de influencia en la implementacin y en los
resultados.
Despliegue en la organizacin: Grado en que se ha
implementado el estndar y es consistente en los distintos
departamentos de CIVENAX S.A

Indicadores de Calidad
Los indicadores son el conjunto de variables susceptibles de ser
medidas, que permiten identificar y comparar el nivel de un aspecto
o rea determinada.
Son la base objetiva para Son la base objetiva para realizar la
evaluacin de las actividades desarrolladas en CIVENAX S.A;
detectar desviaciones de lo esperado y tomar decisiones sobre el
tipo de medidas dirigidas al mejoramiento continuo de la calidad de
la atencin.
En la evaluacin del sistema se mide no solo la produccin y los
resultados, sino principalmente los procesos que se dan en cada
departamento, a travs de indicadores adecuados.

Estructura de los indicadores de calidad

Para mejorar la facilidad y homogeneidad en la aplicacin de los

indicadores, estos tendrn la siguiente estructura:
Nombre: Descripcin puntual que mejor identifica al
indicador.
Categora del indicador: Define el mbito al que aplica el
indicador desde la perspectiva sistmica (estructura, proceso
o resultado).
Justificacin: Antecedentes, hechos y datos que sustentan
la importancia de medir el aspecto, departamento o
componente al que est enfocado el indicador.
Objetivo del indicador: Aspecto que se busca medir con el
indicador.
Tipo de medida: Describe la unidad de medicin a
emplearse
Numerador: Describe la unidad exacta de la situacin o
caso enevaluacin que se desea comparar considerando las
unidades detiempo y espacio en las que se establece la
medicin.
Denominador: Describe la unidad exacta del patrn global
de referencia o totalidad de casos con el que se compara el
numerador en funcin del tiempo y del espacio.
Umbral: Denota el nivel deseado de calidad al que se quiere
llegar.
Fuente de datos: Describe la fuente de donde los datos del
numerador y denominador por separado debern ser
obtenidos.
Tcnica: Describe la metodologa de recoleccin de los
datos
Muestra: Conjunto de unidades representativas del universo
que se desea evaluar.
Periodicidad del indicador: Establece la frecuencia o
perodos en que se medir el indicador.

Unidad responsable: Indica la unidad que se responsabiliza

de alimentar con la informacin para el monitoreo del
indicador.

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD TOTAL

Las estrategias aplicadas al logro del aseguramiento de la Calidad
Total pondrn nfasis en los productos, desde su presentacin hasta
el envi al cliente; concentrar sus esfuerzos en la definicin de
procesos y actividades.
Las caractersticas bsicas que debern identificar las mximas
autoridades de CIVENAX S.A. sern:

Prevencin de errores
Control total de la calidad
Uniformidad y conformidad de productos y procesos
Compromiso de sus miembros

Para el Proceso de Aseguramiento de la Calidad Total se requerir que el Gerente

del Sistema de Gestin de Calidad determine las actividades, responsables,
recursos y tiempo de alcance. Se debe tener como referencia un enfoque proactivo
y sistemtico de la gestin de calidad

MEJORA CONTINUA
FEDEC S.A. tiene como funcin principal y a la vez objetico organizacional la
Mejora Continua, la cual se centrarn en estrategias que conllevan al xito
organizacional; teniendo como herramienta principal al Ciclo de Deming, mismo
que se centra en cuatro procesos fundamentales:

Planear: Establecer objetivos y procesos; conjuntamente con

metas, mtodos, y responsabilidades

Hacer: Ejecutar los procesos planeados. En este proceso deber

fundamental la capacitacin efectiva de los miembros de CIVENAX
S.A

Verificar: Medicin y evaluacin de los procesos, a travs de

sistemas de medicin eficaces

Actuar: Acciones de mejoramiento continuo

El Mejoramiento Continuo es u proceso que describe la esencia de la calidad y

refleja lo que CIVENAX S.A. necesita hacer para lograr un nivel alto de
competitividad. Con su aplicacin se contribuir a mejorar las debilidades y afianzar
las fortalezas de la organizacin en forma constante y sostenida.
La importancia del Mejoramiento Continuo dentro de CIVENAX S.A. radica que a
travs de esta Gerencia.