Asistente Direc 04

Manual Terico-Prctico del
Mdulo Autocontenido
Especfico
Control de la Documentacin
PARA LA CARRERA DE
PROFESIONAL TCNICO-BACHILLER EN
a:
55667312
ASISTENTE DIRECTIVO
ecbcc
Capacitado por
Conalep
PARTICIPANTES
Director General
Jos Efrn Castillo Sarabia
Secretario Acadmico
Marco Antonio Norzagaray Gmez
Director de Diseo Curricular de la Formacin Ocupacional
Gustavo Flores Fernndez
Autores: Consultores FORMO Internacional, S.C.
Revisor tcnico: Hugo Labastida Herrera
Revisor pedaggico: Patricia Toledo Mrquez
Revisores de Contextualizacin: Armando Guillermo Prieto Becerril
Agustn Valerio
Comercio y Administracin
Manual del curso mdulo Autocontenido Especfico Control de
Documentacin
Asistente Directivo.
D.R. 2006 CONALEP.
Prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra, incluida la
portada, por cualquier medio sin autorizacin por escrito del
CONALEP. Lo contrario representa un acto de piratera intelectual
perseguido por la Ley Penal.
E-CBCC
Av. Conalep N 5, Col. Lzaro Crdenas, C.P. 52140 Metepec, Estado de Mxico.
HECHO EN MXICO
ISBN: EN TRMITE
Control de Documentacin
NDICE
Participantes
I.
Mensaje al alumno.
II.
Cmo utilizar este manual.
III.
Propsito del Modulo.
IV.
Especificaciones de evaluacin.
V.
Mapa curricular del curso mdulo integrador.
8
9
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13
14
Captulo 1 Manejo de documentacin

Mapa curricular de la unidad de aprendizaje.
1.1.1 Conceptos.
Documento.
Documentacin.
Administracin de documentos.
Comunicacin.
Informacin.
Correspondencia.
1.1.2 Importancia.
Legal.
Econmica.
Social.
Administrativa.
1.1.3 Clasificacin.
Interna.
Externa.
Mixta.
Legal.
Contratos.
Ttulos de crdito.
Mercantil.
Facturas.
Recibos.
1.2.1 Procedimientos de recepcin o entrada de documentacin.
Verificar.
Sellar.
Registrar.
Acuse de recibo.
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22
22
Clasificar.
Turnar y distribuir copias.
Seguimiento.
Archivar.
1.2.2 Procedimiento de turno de documentacin.
Registro de datos.
Destinatario.
rea funcional.
Fecha de turno.
Instrucciones de atencin.
Fecha lmite de atencin.
Seguimiento de atencin.
Fecha de descargo.
Finiquito de asuntos
1.2.3 Procedimiento de despacho o salida de documentacin.
Registro.
Sntesis del asunto.
Destinatario.
Archivar.
Seguimiento.
1.3.1 Codificacin.
Definicin.
Objetivos.
Uso.
Ventajas.
Desventajas.
1.3.2 Sistemas de codificacin.
Manuales.
Definicin.
Objetivos.
Caractersticas.
Automatizados.
Definicin.
Objetivos.
1.3.3 Tipos de codificacin.
Alfabeto.
Unidad de archivo.
Unidad clave.
Unidad de identificacin.
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29
29
29
29
Campo de caracteres o de texto.

Campo numrico.
Campo decimal.
Campo de fechas.
Campo lgico.
Campo memo.
1.3.4 Reglas para codificar.
Personas.
Firmas comerciales.
Instituciones.
Agencias gubernamentales.
Prcticas y Listas de Cotejo.
Resumen.
Autoevaluacin de conocimientos.
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30
30
30
31
31
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Captulo 2 Control de documentacin.

Mapa curricular de la unidad de aprendizaje.
2.1.1 Tipos de documentacin y sus caractersticas.
Legal.
Contratos.
Ttulos de crdito.
Mercantil.
Facturas.
Recibos.
Contrarecibos.
Nota de remisin.
Contable-financiera.
Estados financieros.
Presupuestos.
Organizacional.
Manual de organizacin
Manual de procedimientos.
Administrativa.
Informes.
Cartas.
Memoranda.
Cotizaciones
Solicitudes.
Vales.
2.2.1 Equipos de control.
Archivadores de correspondencia.
Gabinetes especiales para archivo.
Archivador de disquetes.
Tubos para mapas.
Mapoteca horizontal.
2.2.2 Materiales de control.
Marbetes.
Guas.
Carpetas para archivo.
Tarjeteros.
Cdulas de catalogacin.
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61
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2.3.1
2.3.2
2.4.1
2.4.2
2.4.3
2.4.4
Tipos de correspondencia.
Ordinaria.
Urgente.
Confidencial.
Control de correspondencia.
Procedimiento de recepcin.
Procedimiento de despacho.
Medios de conservacin.
Papel.
Cintas magnticas.
Microformas.
Videocintas.
Audiocintas.
Discos flexibles.
Discos duros.
Discos pticos compactos.
Unidades administrativas responsables del control de la documentacin.
Mesas.
Secciones.
Oficinas.
Oficialas de partes
Sistemas de cargo.
Componentes.
Formulario o tarjeta de requisicin.
Formulario de salida.
Sistema de seguimiento.
Procedimientos para localizacin de expedientes.
Control de archivos electrnicos.
Proteccin de la informacin.
Guas para la conservacin de la informacin.
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2.4.5
Proteccin de documentos.
Medidas y sistemas para el control de acceso.
Regulado por personas.
Mecnicos.
Electrnicos.
Medidas de proteccin para archivos electrnicos.
Copias de resguardo.
Programas (antivirus).
Proteccin de carga elctrica o interruptor de electricidad.
Sistema de batera de resguardo.
Tecnologa de la caja negra.
Prcticas y Listas de Cotejo.
Resumen.
Autoevaluacin de conocimientos.
Glosario de Trminos de E-CBNC.
Glosario de Trminos Tcnicos.
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Referencias Documentales.
104
I.- MENSAJE AL ALUMNO

CONALEP TE DA LA BIENVENIDA AL
CURSO-MDULO
AUTOCONTENIDO
ESPECFICO
CONTROL
DE
DOCUMENTACIN!
EL CONALEP, a partir de la Reforma
Acadmica 2003, disea y actualiza sus
carreras, innovando sus perfiles, planes y
programas
de
estudio,
manuales
terico-prcticos, con los avances
educativos, cientficos, tecnolgicos y
humansticos predominantes en el
mundo globalizado, acordes a las
necesidades del pas para conferir una
mayor competitividad a sus egresados,
por lo que se crea la modalidad de
Educacin y Capacitacin Basada en
Competencias Contextualizadas, que
considera las tendencias internacionales
y
nacionales
de
la
educacin
tecnolgica, lo que implica un reto
permanente en la conjugacin de
esfuerzos.
Este manual terico prctico que apoya
al mdulo autocontenido, ha sido
diseado bajo la Modalidad Educativa
Basada en Competencias
Contextualizadas, con el fin de ofrecerte

una alternativa efectiva para el
desarrollo de conocimientos, habilidades
y actitudes que contribuyan a elevar tu
potencial productivo y, a la vez que
satisfagan las demandas actuales del
sector laboral, te formen de manera
integral con la oportunidad de realizar
estudios a nivel superior.
Esta modalidad requiere tu participacin
y que te involucres de manera activa en
ejercicios y prcticas con simuladores,
vivencias y casos reales para promover
un aprendizaje integral y significativo, a
travs de experiencias. Durante este
proceso debers mostrar evidencias que
permitirn evaluar tu aprendizaje y el
desarrollo de competencias laborales y
complementarias requeridas.
El conocimiento y la experiencia
adquirida se vern reflejados a corto
plazo en el mejoramiento de tu
desempeo laboral y social, lo cual te
permitir llegar tan lejos como quieras
en el mbito profesional y laboral.
II.- COMO UTILIZAR ESTE MANUAL

Las instrucciones generales que a
continuacin se te pide que realices,
tienen la intencin de conducirte a que
vincules las competencias requeridas
por el mundo de trabajo con tu
formacin de profesional tcnico
bachiller.
Redacta cuales seran tus objetivos
personales al estudiar este mdulo
integrador.
Analiza el Propsito del mdulo
integrador que se indica al principio del
manual y contesta la pregunta Me
queda claro hacia dnde me dirijo y
qu es lo que voy a aprender a hacer al
estudiar el contenido del manual? si no
lo tienes claro, pdele al docente que te
lo explique.
Revisa el apartado, especificaciones de
evaluacin, son parte de los requisitos
que debes cumplir para aprobar el
curso - mdulo. En l se indican las
evidencias que debes mostrar durante
el estudio del mdulo integrador para
considerar que has alcanzado los
resultados de aprendizaje de cada
unidad.
Es fundamental que antes de empezar a
abordar los contenidos del manual
tengas muy claros los conceptos que a
continuacin
se
mencionan:
competencia
laboral,
unidad
de
competencia
(bsica,
genrica
especfica), elementos de competencia,
criterio de desempeo, campo de
aplicacin, evidencias de desempeo,
evidencias de conocimiento, evidencias
por producto, norma tcnica de

institucin
educativa,
formacin
ocupacional,
mdulo
ocupacional,
unidad de aprendizaje, y resultado de
aprendizaje. Si desconoces el significado
de los componentes de la norma, te
recomendamos
que
consultes
el
apartado glosario de trminos, que
encontrars al final del manual.
Analiza el apartado Normas Tcnicas
de competencia laboral Norma tcnica
de institucin educativa.
Revisa el Mapa curricular del mdulo
integrador.
Est
diseado
para
mostrarte
esquemticamente
las
unidades y los resultados de aprendizaje
que te permitirn llegar a desarrollar
paulatinamente
las
competencias
laborales que requiere la ocupacin
para la cual te ests formando.
Realiza la lectura del contenido de cada
captulo y las actividades de aprendizaje
que se te recomiendan. Recuerda que
en la educacin basada en normas de
competencia
laborales
la
responsabilidad del aprendizaje es tuya,
ya que eres el que desarrolla y orienta
sus conocimientos y habilidades hacia el
logro de algunas competencias en
particular.
En el desarrollo del contenido de cada
captulo, encontrars ayudas visuales
como las siguientes, haz lo que ellas te
sugieren efectuar. Si no haces no
aprendes, no desarrollas habilidades, y
te ser difcil realizar los ejercicios de
evidencias de conocimientos y los de
desempeo.
9
III.- IMGENES DE REFERENCIA
10
Estudio individual
Investigacin documental
Consulta con el docente
Redaccin de trabajo
Comparacin de resultados con

otros compaeros
Repeticin del ejercicio
Trabajo en equipo
Sugerencias o notas
Realizacin del ejercicio
Resumen
Observacin
Consideraciones sobre
seguridad e higiene
Investigacin de campo
Portafolios de evidencias
IV.-PROPSITO DEL MDULO AUTOCONTENIDO
Al trmino del mdulo, el alumno manejar la informacin documental que se

utiliza en una unidad organizacional, mediante la aplicacin de tcnicas
establecidas en diversos sistemas manuales o automatizados, para la
optimizacin de la gestin administrativa de la empresa.
11
V.-ESPECIFICACIONES DE EVALUACIN
Durante el desarrollo de las prcticas de

ejercicio tambin se estar evaluando el
desempeo. El docente mediante la
observacin directa y con auxilio de una
lista de cotejo confrontar el cumplimiento
de los requisitos en la ejecucin de las
actividades y el tiempo real en que se
realiz. En stas quedarn registradas las
evidencias de desempeo.
Las autoevaluaciones de conocimientos
correspondientes a cada captulo adems
de ser un medio para reafirmar los
conocimientos sobre los contenidos
tratados, son tambin una forma de
evaluar
y
recopilar
evidencias
de
conocimiento.
Al trmino del mdulo autocontenido

especifico debers presentar un Portafolios
de Evidencias11, el cual estar integrado
por las listas de cotejo correspondientes a
las
prcticas
de
ejercicio,
las
autoevaluaciones de conocimientos que se
encuentran al final de cada captulo del
manual y muestras de los trabajos
realizados durante el desarrollo del
mdulo integrador, con esto se facilitar la
evaluacin del aprendizaje para determinar
que se ha obtenido la competencia laboral.
Debers asentar datos bsicos, tales
como: nombre del alumno, fecha de
evaluacin, nombre y firma del evaluador y
plan de evaluacin.
El portafolios de evidencias es una compilacin de

documentos que le permiten al evaluador, valorar los
conocimientos, las habilidades y las destrezas con que cuenta el
alumno, y a ste le permite organizar la documentacin que
integra los registros y productos de sus competencias previas y
otros materiales que demuestran su dominio en una funcin
especfica (CONALEP. Metodologa para el diseo e
instrumentacin de la educacin y capacitacin basada en
competencias, Pg. 180).
12
VI.- MAPA CURRICULAR DEL MDULO AUTOCONTENIDO
CONTROL DE
DOCUMENTACIN
Mdulo
72 HRS.
Unidad de
Aprendizaje
1.
Manejo de
documentacin.
43 Hrs.
Resultados
De
Aprendizaje
2. Control de
documentacin.
29 hrs.
1.1
Obtener la informacin necesaria para el cliente, de acuerdo con el

procedimiento establecido.
14 hrs.
1.2
Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las

particularidades que stos presentan.
14 hrs.
1.3
Utilizar los sistemas de codificacin para el registro de los documentos,

segn especificaciones.
Verificar el control de calidad de los documentos, por medio del uso de
sus reglas de elaboracin.
Emplear el equipo de oficina necesario, para manejar la informacin
requerida por la empresa.
Realizar el control de la correspondencia, por medio de los
procedimientos que se utilicen en la empresa.
15 hrs.
Mantener el control de los documentos por medio de la actualizacin

de los archivos.
8 Hrs.
2.1
2.2
2.3
2.4
7 Hrs.
6 hrs.
8 hrs.
13
MANEJO DE DOCUMENTACIN
Al finalizar la unidad, el alumno manejar la documentacin de una oficina
mediante la identificacin de los tipos de informacin que se genera, de
acuerdo con los procedimientos establecidos para su ptimo
funcionamiento administrativo.
14
Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje
CONTROL DE
DOCUMENTACIN
Mdulo
72 HRS.
Unidad de
Aprendizaje
1.
Manejo de
documentacin.
43 Hrs.
Resultados
De
Aprendizaje
2. Control de
documentacin.
29 hrs.
1.1
Obtener la informacin necesaria para el cliente, de acuerdo con el

14 hrs.
1.2
Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las

particularidades que stos presentan.
14 hrs.
1.3
Utilizar los sistemas de codificacin para el registro de los documentos,

15 hrs.
15
CONTROL DE DOCUMENTACIN
SUMARIO
Conceptos
Importancia
Clasificacin
Procedimientos de recepcin o entrada
de documentacin
Procedimiento
de
turno
de
documentacin
Procedimiento de despacho o salida de
documentacin
Codificacin
Sistemas de codificacin
Tipos de codificacin
Reglas para codificar
RESULTADO DE APRENDIZAJE
1.1.
Obtener informacin necesaria para

el cliente de acuerdo con el
1.1.1 Conceptos.
Evidentemente el mundo moderno
requiere de mayor precisin, con el
manejo de archivos en computadora o
archivos fsicos, es vital mantener el orden,
por ello es necesario conocer el orden de
importancia de los diversos documentos
que se manejan dentro de una oficina y
aprender a archivarlos adecuadamente, a
continuacin se presentan algunos
conceptos.
Documento
Es cualquier clase de dato o informacin
contenida en diferentes medios y que
puede estar en forma oral, escrita o visual.
La
informacin
contenida
en
un
16
documento puede ser producida por

personas o mquinas. Los documentos
pueden ser de diferentes categoras y estar
en diferentes medios.
Para contextualizar:
Competencia de informacin
Consultar
informacin
bibliogrfica y en pginas Web de
Internet.
El Alumno
Realizar una investigacin en Internet
para determinar los siguiente:
Antecedentes histricos del uso de la

documentacin.
Antecedentes en Mxico.
Documentacin
Es la recoleccin de documentos para su
uso y toma de decisiones posteriores.
Administracin de Documentos
Es el proceso de planificar, organizar,
dirigir y controlar todas aquellas
actividades relacionadas con la creacin
de diferentes documentos, as como su
mantenimiento,
conservacin
contempornea, localizacin, proteccin,
control, uso y disposicin o conservacin
permanente.
Las
responsabilidades
relativas de la administracin de
documentos y bases de datos no
corresponden a una sola persona dentro

de la empresa o negocio. Estas
responsabilidades competen a todos los
que manejan de alguna forma los
documentos comerciales.
Comunicacin
Es el proceso esencial en las relaciones
interpersonales y comerciales. Sin la
comunicacin no existira la familia ni
ninguna institucin social, econmica,
poltica o religiosa. La comunicacin sirve
a las instituciones para poder lograr sus
propsitos. El proceso de la comunicacin
permite a los individuos intercambiar
mensajes, actitudes, sentimientos. Los
mensajes que se intercambian contienen
ideas.
Informacin
Es un recurso vital para las empresas. Est
compuesta
de
datos
numricos,
alfabticos o de smbolos organizados de
cierta forma. Se dice que es la materia
prima que se procesa en las oficinas y es
esencial para que un negocio o institucin
pueda funcionar. Es vital para que la
gerencia pueda llevar acabo funciones
bsicas como planificar, dirigir, organizar
y controlar. Para realizar estas funciones
es necesario poder contar con informacin
veraz del pasado, presente y futuro.
Correspondencia
Es cualquier documentacin escrita que
no est destinada a ser colocada en una
tarjeta o formato para archivo, y se refiere
al
conjunto
de
cartas,
informes,
solicitudes, memordums y mensajes que
se reciben o se envan por medios
electrnicos o papel.
1.1.2. Importancia
Todo documento que se maneja en la

oficina es importante, sin embargo
algunos de estos documentos tienen
importancia legal o judicial, algunos
documentos obligan y otros conceden
derechos, por tal razn deben mantenerse
bajo un resguardo especial, segn dicha
importancia.
Legal
Los documentos tambin sirven como
evidencia y proteccin en procesos legales
ante los tribunales o en la reclamacin de
ciertos derechos.
Econmica
Para cualquier persona la prdida de
ciertos documentos puede significar
contratiempos y molestias. Sin embargo,
la prdida de datos en los negocios
significa dinero y se afecta la plusvala o la
imagen de la empresa.
Social
Es importante que la informacin est a la
vista y completa, para que se pueda
aprovechar al menor costo posible y a
tiempo para las personas que necesitan
tomar decisiones.
Administrativa
Muchas
instituciones
privadas
y
gubernamentales han tenido problemas al
preparar una cronologa o trayectoria,
pues no conservan documentos histricos,
sin embargo otras empresas, concientes
de la importancia de documentos, los
conservan celosamente.
17
7. Facturas
Trabajo en equipo
Competencia analtica
Utilizar razonamientos deductivo e
inductivo en el anlisis de
problemas.
El Alumno
Realizar
en
equipo
un
cuadro
comparativo entre los diferentes tipos de
informacin en las que destaca:
Legal
Econmica.
Social.
Administrativa
Esta informacin tambin se maneja como

correspondencia interna porque se realiza
u origina en la propia empresa y circula
entre dichas reas organizacionales y
tambin externamente. Incluye aquella
correspondencia entre departamentos de
la misma empresa; como memorndum,
informes, circulares, oficios, etc.
Externa
Correspondencia recibida, es la llegada de
documentos de empresas externas, como
oficios, telegramas, solicitudes, etc.
La correspondencia o documentacin
externa, es la que se genera en otras
empresas.
1.1.3. Clasificacin
Ya se ha mencionado que los documentos
conceden derechos u obligaciones y que
es importante mantenerlos en lugares
seguros, es importante mencionar que
tambin existen documentos que se
manejan interna y externamente y desde
luego cada uno tiene un tratamiento
especial
como
se
menciona
a
continuacin.
Mixta
El sistema de clasificacin mixto,
comprende la documentacin tanto
interna como externa, la cual ya se explic
en los puntos que anteceden.
En este sistema se controlan documentos
bsicamente como van recibindose y/o
remitindose; por lo que la variable
importante es la fecha de entrada o de
salida de dicha documentacin.
Interna
La documentacin interna se genera en la
propia empresa y fluye por toda la
organizacin.
Como
ejemplos
de
documentacin interna tenemos:
Legal
Es necesario conservar los documentos
para cumplir con requisitos jurdicos que
den
testimonio
de
prueba
o
comprobacin.
1. Oficios
2. Cartas
3. Memorndum
4. Circulares
5. Plizas
6. Cheques
Contratos
Son las obligaciones que tiene una
persona con otra; siempre que exista un
contrato o simplemente la palabra, para
que un contrato se considere legal debe
cumplir con los requisitos que marca la
18
Ley general de ttulos y operaciones de

crdito o en su caso el cdigo civil de cada
entidad federativa.
Ttulos de crdito
Documentos de crdito. A quien se le va a
garantizar el crdito, por qu cantidad y
por cunto tiempo, tambin se consideran
ttulos de crdito a las acciones emitidas
por una sociedad, estas acciones
conceden derechos y obligaciones para
con la sociedad emisora.
Mercantil
La documentacin mercantil, es aquella
que se genera por las actividades u
operaciones
comerciales
entre
las
empresas, bsicamente por la compraventa de insumos, para la fabricacin,
operacin o comercializacin de una
empresa.
A continuacin se describe algunos
documentos de carcter mercantil.
Facturas
Documento mercantil que ampara
compra de un producto. Garantiza
propiedad, contablemente justifica
pago realizado, fiscalmente concede
oportunidad de depreciar un artculo
deducir algunos importes.
la
la
el
la
o
Recibos
Documento que se expide cuando se
recibe algo, avala una operacin realizada.
Competencia tecnolgica
Identificar
las
innovaciones
tecnolgicas que ayudan al
mejoramiento de los procesos
dentro de un rea determinada.
El Alumno
Realizar una investigacin en la cual

determinar
las
herramientas
tecnolgicas que durante el paso del
tiempo han ayudado a la elaboracin de
la documentacin.
Entregar un informe acerca de esta

actividad.
RESULTADO DE APRENDIZAJE:
1.2.
Utilizar formas de registro de

documentos de acuerdo con las
particularidades
que
stas
presenten.
1.2.1. Procedimientos de recepcin

o entrada de documentacin
Todo documento que se recibe o se
expide, debe ser registrado debidamente,
ello permitir darle un seguimiento o una
respuesta, como a continuacin se detalla.
Verificar
Consiste en corroborar si en la entrega de
los documentos coincide con lo que se
asienta en el acuse de recibo.
Sellar
Colocar la fecha y hora de recibo para el
propsito de control interno.
Registrar
El procedimiento de recepcin o entrada
de documentacin inicia con su registro.
19
Dicho registro puede denominarse control

de recepcin de documentos, el cual
contiene los siguientes elementos, entre
otros: fecha de recepcin, nmero de
documento, nmero de clasificacin
interna, remitente y asunto.
Acuse de recibo
Es el documento que respalda o
comprueba
la
recepcin
de
la
correspondencia. Indica que el documento
es recibido por el destinatario.
Implica registrar la informacin que la

empresa
recibe,
posteriormente
el
documento se ubica en un expediente o
lugar previamente establecido.
Turnar y distribuir copias
Se distribuyen copias slo al personal y
reas que lo indique el documento.
El proceso de turnar y distribuir copias,
puede utilizar el siguiente formato:
El acuse de recibo puede ser otro

documento que contiene la siguiente
informacin, entre otras:
1. Acuse de recibo.
2. Fecha y hora de recepcin.
3. Nmero de documento recibido.
4. Destinatario.
5. Asunto.
6. rea que recibe el documento.
7. Firma de quien recibe el documento y
sello.
nicamente, basta colocar el sello en la
copia del destinatario del rea que recibe,
el sello indica:
1. rea que recibe.
2. Fecha y hora.
3. Leyenda de recibo
Clasificar
La clasificacin se har de acuerdo al
sistema que tenga establecido la empresa,
y puede ser:
1. Alfabtico.
2. Numrico.
3. Alfa-numrico.
20
Distribucin de Copias
Seguimiento
El seguimiento del procedimiento de
entrada o recepcin de documentacin,
consiste en verificar el estado que guarda
un documento, es decir, saber cul es la
situacin o momento en que se encuentra
un asunto determinado. Normalmente las
situaciones o estado que guarda un
documento de acuerdo al seguimiento
pueden ser entre otros los siguientes:
a) Turnado.
b) Contestado.
c) Pendiente.
d) En proceso de...
e) Finiquitado.
f) Archivado.
Archivar
Procedimiento por el cual se clasifican,
ordenan y almacenan los documentos, de
tal manera que puedan ser localizados

fcilmente cuando se necesiten.
Es la verificacin de quin o de quines se

reciben o se enva la documentacin, con
la finalidad de llevar un orden o un
registro de cada documento.
Observacin
Competencia lgica
Inferir
posibles
resultados
esperados en una serie de eventos.
El Alumno
Visitar alguna empresa de su localidad
para constatar como se lleva acabo el
proceso de recepcin y turno de
documentacin.
Entregar un reporte escrito acerca

de la actividad.
1.2.2.
Procedimiento de turno de
documentacin.
Es un registro de documentacin que

permite informar, encomendar o dar
respuesta
o
seguimiento
a
la
correspondencia o documentacin que
llega o se recibe. Este procedimiento se
realiza en forma interna para el control de
la oficina o empresa.
Registro de datos
Consiste en anotar en un formato o libreta
de correspondencia los datos ms
sobresalientes del documento que se
recibi.
Destinatario
Persona a la que se le dirige un
documento, ya sea un expediente, carta e
informe entre otros.
rea funcional
rea de la empresa que manda el
documento.
Fecha de turno
Fecha del envo del documento.
Instrucciones de atencin
Es la orden que se enva al departamento
para que sea cumplida una instruccin al
departamento, dependencia, rea, seccin
o persona a quien se dirige el documento,
archivo, carta, expediente e informe, entre
otros
- Fecha lmite de atencin
Es el plazo final, en que debe darse una
respuesta a determinados documentos.
Seguimiento de atencin
Es la verificacin, certificacin o respuesta
que deber drsele a un documento.
21
Fecha de descargo
Es el registro de la fecha en que fue
entregado o recibido un documento.
Finiquito de asuntos
Fecha en que se concluye un asunto y que
puede archivarse slo para dar algunas
referencias, es decir el caso se da por
cerrado.
Trabajo en equipo
Competencia cientfico-terica
Aplicar correctamente la lengua
espaola para la solucin de
problemas
o
entablar
una
conversacin
que
ayude
a
visualizar
mejor
situaciones
especificas.
El Alumno
Dramatizarn en equipo el tema
Procedimiento
de
turno
de
documentacin aplicando cada una de
las actividades de sta.
1.2.3. Procedimiento de despacho o
salida de documentacin
Este consiste en registrar fechas de salida
de documentos oficiales que tienen que
ver con el giro, o personas relacionadas
con la empresa, para ello es necesario:
Registro
El registro de la documentacin de
despacho o salida, tiene por objeto anotar
en el control de documentacin que lleve
la oficina, todos los elementos necesarios
22
para la identificacin y control de dicha

documentacin.
Los datos principales que se registran son
entre otros, los siguientes: fecha del
documento o del tipo de correspondencia
que se trate, nmero del documento, rea
a donde se turna, a quin se turna, sntesis
del asunto, direccin, etc.
Sntesis del asunto
Es una breve explicacin del asunto o los
asuntos que motivaron al envo de
documento o documentos.
La sntesis del contenido del asunto se
registra o anota normalmente al margen
superior derecho del documento; y consta
de breves lneas que refleja el contenido
de dicho documento.
Destinatario
Persona a quien va dirigido y recibe el
documento.
Archivar
Se archivar de acuerdo al sistema
establecido por la empresa y puede ser:
a) Alfabtico.
b) Numrico.
c) Geogrfico.
d) Cronolgico.
e) Por asunto.
Se pueden utilizar carpetas especiales, en
colores, bandejas de salida u otros medios
para colocar el material que est listo para
los archivos, el personal a cargo de
recoger los documentos a archivar, pasa
una o dos veces al da y recoge todo lo
que est en carpetas o bandejas rotuladas,
archivo para llevarlo al archivo central.
Repeticin del ejercicio
Competencia emprendedora
Incorporar tcnicas nuevas para el
control
administrativo
de
documentos.
El Alumno
Repetirn el ejercicio anterior anexndole
lo siguiente:
El procedimiento de despacho o
salida de documentacin
Seguimiento
El seguimiento de la documentacin tiene
por objeto llevar el control de los asuntos
recibidos o turnados por alguna rea
organizacional, para que en un momento
dado el asistente directivo tenga
conocimiento de los siguientes puntos al
respecto:
1. Asuntos terminados.
2. Asuntos en pendiente o en proceso.
3. Asuntos archivados.
Para el seguimiento de la documentacin
se puede utilizar el siguiente formato:
1.3.
1.3.1
Utilizar los sistemas de codificacin

para el registro de los documentos
Codificacin
Consiste en dar nmeros, letras o ambos,

a los distintos documentos o archivos que
existen, esto permite un manejo rpido y
adecuado de ellos.
Definicin
Es el proceso de dar el orden lgico en el
que se deben colocar las palabras,
nmeros o smbolos que forman parte del
nombre de un individuo, firma comercial,
organizacin, institucin o agencias
gubernamentales.
Objetivos
El objetivo de la codificacin, es asignar la
forma de registrar o codificar nombres de
individuos,
nombres
de
firmas
comerciales, nombres de organizaciones e
instituciones y nombres de agencias
gubernamentales,
para
su
rpida
localizacin y control.
Uso
Existen dos formas de uso:
23
Internet.
El Alumno
Manual: es utilizado en forma mecanizada

logrando identificar su uso.
Sistematizado: se puede llevar en forma

electrnica, logrando una eficiencia en
cuanto a rapidez.
Investigar los antecedentes que tienen

los cdices en las diferentes culturas del
mundo.
Ventajas
Las ventajas de la codificacin de la
documentacin entre otras son las
siguientes:
Se
identifica
rpidamente
la
documentacin de acuerdo al sistema de
archivo que lleva la empresa.
Se organiza con
documentacin.
Se facilita la
documentacin.
mayor
precisin
localizacin
de
la
la
Desventajas
Se requiere personal con conocimientos
tcnicos sobre la materia.
Existe poco
respecto.
personal
capacitado
al
En ocasiones resulta costoso para la

empresa, cuando no tiene un sistema de
archivo establecido.
Consultar
informacin
24
Realizar un reporte escrito acerca

del tema codificacin.
1.3.2.
Sistemas de codificacin.
Procedimientos que permiten ordenar,

identificar y seleccionar con mayor
facilidad documentos o archivos de una
empresa, lo cual permite unificar el
registro, originando un control en toda la
empresa u oficina, dicha codificacin es
conocida por las personas involucradas en
esa rea, facilita el manejo y permite que
las personas clasifiquen y encuentren todo
documento, archivo o expediente, sin
mayor problema.
Diferenciar entre
automatizado.
sistema
manual
Manuales
Los sistemas de codificacin manuales,
son
aquellos
que
asignan
claves
alfabticas, numricas o alfanumricas en
forma manual a los documentos enviados
o recibidos.
Definicin
Es un procedimiento para facilitar y
unificar la identificacin y localizacin de
documentos.
Objetivo
El objetivo principal es ordenar la
informacin de la empresa o del rea en la
cual se van a difundir.
Caractersticas
Se utiliza principalmente para codificar
nombres
de
personas,
empresas,
instituciones, etc.
Las principales caractersticas de la
codificacin, son, entre otras, las
siguientes:
a)
Permite la organizacin de la
documentacin.
b) Facilita la localizacin.
c) Flexibilidad al insertar o agregar nuevos
documentos.
Automatizados
La tecnologa, facilita la codificacin, y
permite llevar un orden cronolgico de la
informacin, dando como resultado
ahorro de tiempo y precisin en la
informacin, siempre y cuando el factor
humano se encuentre debidamente
capacitado para el uso de la misma.
Definicin.
En
los
sistemas
de
codificacin
automatizada la asignacin de claves
alfanumricas se realiza electrnicamente.
Buscar
fuentes
directas
de
informacin.
El Alumno
Realizar un listado acerca de los
diferentes sistemas de codificacin y
cuales son los ms usados dentro de las
empresas mexicanas.
1.3.3. Tipos de codificacin
Existen
diversas
formas
para
la
codificacin de la informacin, entre las
cuales se encuentran:
Alfabeto
Se refiere al proceso de ordenar los
documentos en estricto orden alfabtico,
segn se codifican.
Unidad de archivo
Es cada parte del nombre del individuo
firma o institucin que se usa para su
codificacin. Al archivar cada palabra,
cada inicial, cada abreviatura, cada letra
separada, constituye una unidad distinta
de archivo.
Objetivos.
Actualizar, reorganizar y localizar datos en
diferente orden.
Tambin pueden ser consideradas en los
sistemas manuales, la diferencia es que la
informacin se identifica y localiza muy
rpidamente.
Trabajo en equipo
Unidad clave
Es la primera unidad que se considera al
codificar el nombre de un individuo, firma
o institucin.
Por ejemplo:
25
01. A1 (Oficios del departamento de 1a.

2a. Personal)
Claves:
01 = Oficios
A1 = Departamento de Compras
Unidad de identificacin
Es el lugar donde se registran los nombres
de individuos o empresas, instituciones,
etc.
Campo memo
Se utiliza para anotar informacin
descriptiva o narrativa particular a cada
rcord. Este campo tiene capacidad para
contener un gran nmero de caracteres.
Trabajo en equipo
Campos de caracteres o de texto

Se utiliza para informacin de caracteres,
tales como letras, smbolos, espacios en
blanco y nmeros.
control
administrativo
de
documentos.
El Alumno
Campo numrico
Se utiliza para escribir nmeros enteros
con los cuales se tiene en mente hacer
algn clculo.
Realizarn en equipo un catlogo con las

diferentes
tipos
de
codificacin
utilizando los siguientes campos:
Campo decimal
Se utiliza para escribir nmeros decimales
con los cuales se tiene en mente hacer
algn clculo.
Campo de fechas
Se
utiliza
para
escribir
fechas,
generalmente en el siguiente orden: mes,
da y ao, con dos dgitos para cada uno.
Campo lgico
Este tipo de campo es de una sola letra. Se
utiliza para contestar s o no.
Alfabeto
Unidad de archivo
Unidad clave
Unidad de identificacin
Campos de caracteres o de texto
Campo numrico
Campo decimal
Campo de fechas
Campo lgico
Campo memo
1.3.4. Reglas para codificar

Las reglas para codificar, las determina
cada empresa o institucin, depende
mucho del tamao de stas y del tipo de
control que deseen llevar dentro de las
mismas.
Personas
Esta regla es una gua general respecto a
cmo se deben codificar y ordenar los
26
nombres de los individuos. Estas reglas se

deben publicar en el manual de
procedimientos para el sistema de
administracin de documentos de la
empresa.
Para
clasificar
bien
los
documentos es necesario conocer y aplicar
correctamente
las
reglas
para
la
codificacin y conocer bien el abecedario.
Al codificar los nombres de los individuos
es necesario invertirlos. Al invertir los
nombres, se escribe en primer lugar el
apellido o apellidos seguido del nombre,
segundo nombre o inicial.
Firmas comerciales
Los nombres de las firmas comerciales, las
instituciones y las sociedades se codifican
segn aparecen escritos. Para determinar
el nombre oficial completo se puede usar
como referencia el membrete o nombre
que aparece impreso en diferentes
documentos.
Ejemplo: Secretara de Educacin Pblica.
(SEP).
Instituciones
Al igual que los ttulos personales tales
como Sr., Sra. y ttulos profesionales o
acadmicos, se consideran unidad de
archivo cuando se incluyen en el nombre
de una institucin o firma comercial y se

considera tal como aparecen escritos.
Agencias gubernamentales
Al codificar y alfabetizar los nombres de
las agencias gubernamentales es necesario
tener conocimiento de la estructura del
gobierno y poder distinguir entre la
estructura del gobierno nacional, la del
gobierno estatal y las estructuras
municipales.
Consultar
informacin
Internet.
El Alumno
Realizar una investigacin en Internet
acerca de las reglas para codificar:
Personas
Firmas comerciales
Instituciones
Agencias gubernamentales
27
PRCTICAS Y LISTAS DE COTEJO

Unidad de aprendizaje
Prctica nmero:
Nombre de la prctica:
Clasificacin de documentos.
Propsito de la prctica Al finalizar la prctica, el alumno clasificar la documentacin

que se utiliza en una unidad organizacional, de acuerdo con su
tipo y finalidad, para el control de documentos.
Escenario
Aula
Duracin
10 hrs.
28
Materiales
Fotocopias
de
formatos:
Aviso de apertura
de
un
establecimiento
comercial.
Aviso de apertura
al Instituto de
Estadstica,
Geografa
e
Informtica
(INEGI).
Carta poder.
Maquinaria y Equipo
Mquina de escribir.
Computadora.
Impresora.
Herramienta
Materiales
Contrarrecibo.
Factura.
Portada de fax.
Giro postal
Giro telegrfico.
Letra de cambio.
Nota
de
remisin.
Pagar.
Telegrama.
Vale.
Fotocopias
de
documentos
requisitados:
Anuncio
de
calidad
mercantil.
Aviso
de
inscripcin
al
Seguro Social.
Balance general.
Carta comercial.
Circular.
Contrato
de
arrendamiento.
Contrato
individual
de
trabajo.
Cheque.
Hojas Blancas.
Maquinaria y Equipo
Herramienta
29
30
Materiales
Colores.
Documentacin
diversa.
Declaracin
anual
de
impuestos
al
ingreso de las
personas fsicas.
Declaracin
anual
de
impuesto
al
ingreso de las
personas
morales.
Giro bancario.
Memorndum.
Orden
de
compra.
Pedido
de
material,
mercanca.
Solicitud
de
licencia sanitaria.
Nacional
de
Comercio.
Solicitud
de
(AFORE).
Maquinaria y Equipo
Herramienta
Procedimiento
Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
Evitar la duplicidad de documentos.
Evitar la duplicidad de informacin.
1 Concentrar en el cuadro Concentracin de Documentos que se presenta en el anexo
1, la informacin que se solicita de cada documento en el apartado correspondiente,
como se muestra en la figura 1.
2 Requisitar una carta poder.
3 Requisitar un contrarrecibo.
4 Requisitar un cheque.
5 Requisitar una portada de fax.
6 Registrar un giro postal.
7 Requisitar un giro telegrfico.
8 Requisitar una letra de cambio.
9 Requisitar una nota de remisin.
10 Requisitar un pagar.
11 Requisitar un telegrama.
12 Requisitar un vale.
13 Elaborar un reporte de la prctica que incluya:
Descripcin de la importancia de los documentos.
Documentos requisitados.
Observaciones.
Conclusiones.
4 Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la
reutilizacin de cartuchos de tonner.

Colocar desechos biolgicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o
lugares especficos para cada caso.
31
Lista de cotejo de la prctica Clasificacin de documentos

nmero 1:
A continuacin se presentan los criterios que van a ser
verificados en el desempeo del alumno mediante la
observacin del mismo.
Nombre del alumno:
De la siguiente lista marque con una

aquellas
observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno
durante su desempeo.
Instrucciones:
Desarrollo
Si
No
No
aplica
Aplicar las medidas de seguridad e higiene
1. Concentr en el anexo 1, la informacin solicitada en

cada documento, de acuerdo con la figura 1 del
2. Requisit una carta poder.
3. Requisit un contrarrecibo.
4. Requisit un cheque.
5. Requisit una portada de fax.
6. Registr un giro postal.
7. Requisit un giro telegrfico.
8. Requisit una letra de cambio.
9. Requisit una nota de remisin.
10. Requisit un pagar.
11. Requisit un telegrama.
32
12. Requisit un vale.

13. Elabor un reporte de la prctica que consider:
Descripcin de la importancia de los documentos.
Documentos requisitados
Observaciones.
Conclusiones
4 Separ
los residuos recuperables realizando el acopio

de hojas para reciclaje y la reutilizacin de cartuchos de
tonner.
Coloc desechos biolgicos contaminados y materiales
utilizados en recipientes o lugares especficos para
cada caso.
Observaciones:
PSP:
Hora
inicio:
de
Hora de
trmino:
Evaluacin:
33
Prctica nmero:
Recepcin, turno y despacho de documentos
Propsito de la prctica Al finalizar la prctica, el alumno manejar la correspondencia

que se emplea en la unidad organizacional, mediante el
registro de documentos para su control y distribucin, de
acuerdo con sus caractersticas e instrucciones del directivo.
Escenario
Aula.
Duracin
10 hrs.
34
Materiales
Correspondencia
diversa (20 a 25
documentos).
Hojas tabulares.
Hojas
blancas
tamao carta.
Sellos.
Charolas.
Gavetas.
Maquinaria y Equipo
Fotocopiadora
Herramienta
Procedimiento
Aplicar las medidas de seguridad e higiene
1 Recepcin de correspondencia.
Recibir correspondencia.
Sellar copia de constancia de recibo.
Firmar.
Anotar fecha y hora.
2 Registro de correspondencia (anexo 2).
Disear un formato de registro, como el ejemplo de la figura 2, que incluya:
Nmero progresivo de entrada en el registro.
Nmero del documento.
Sntesis del asunto.
Remitente.
Procedencia.
Anexos.
Observaciones.
Llenar el registro de la informacin proporcionada.
3 Atencin de correspondencia interna.
Acordar con el superior inmediato.
Anotar acuerdos.
Acatar instrucciones.
Elaborar oficio o carta de respuesta.
Recabar firma del superior inmediato en el documento original.
Rubricar copias.
Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atencin
del superior inmediato.
Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trmite
para su despacho.
Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).
Archivar copia en la gaveta correspondiente.
35
Procedimiento
4 Distribucin interna (anexo 3).
Disear un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia,
como se muestra en la figura tres que incluya:
Nmero progresivo de registro.
Nmero de la carta u oficio.
Sntesis del asunto.
Destinatario.
Domicilio del destinatario.
Anexos.
Observaciones.
Llenar el formato con la documentacin proporcionada.
Turnar correspondencia.
Recabar firma y sello de recibido por la oficina a donde se turn la
correspondencia.
Archivar copia de recibido.
5 Distribucin externa.
Enviar control de registro de salida de correspondencia y todos los documentos a
la oficina de Oficiala de Partes, en original y copia.
Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia.
Archivar copia del registro de salida de correspondencia.
6 Seguimiento (anexo 4).
Disear el control de salida de correspondencia interna y externa, como el que se
muestra en la figura 4, incluyendo la siguiente informacin:
Nmero de oficio.
Fecha de turno del asunto.
Unidad organizacional que recibe el oficio.
Instrucciones del inmediato superior.
Identificar los asuntos pendientes de respuesta.
Elaborar informe de asuntos pendientes.
36
Procedimiento
Informar a su inmediato superior.
Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atencin
Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trmite
para su despacho.
Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).
Archivar copia en la gaveta correspondiente.
7 Distribucin interna (anexo 3).
Disear un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia,
como se muestra en la figura tres que incluya:
Sntesis del asunto.
Destinatario.
Anexos.
8 Elaborar un reporte de la prctica que considere:
Descripcin de los procedimientos de recepcin, turno y despacho de
correspondencia.
Registros de control de correspondencia.
Observaciones.
Conclusiones.
37
Lista de cotejo de la prctica Recepcin, turno y despacho de documentos.

nmero 2:
Nombre del alumno:
aquellas
durante su desempeo
Instrucciones:
Desarrollo
Si
No
No
aplica
Aplic las medidas de seguridad e higiene
1. Recibi la correspondencia, de acuerdo con el

procedimiento indicado.
2. Sell la copia del documento como constancia de
recibido.
3. Firm el original y la copia del documento.
4. Anot la fecha y hora de recepcin del documento.
5. Registr la correspondencia de acuerdo con el anexo 2.
Dise un formato de registro como el ejemplo del
anexo 2, considerando:
Nmero progresivo de entrada en el registro
Nmero del documento

Sntesis del asunto
Remitente
Procedencia
38
Desarrollo
Si
No
No
aplica
Anexos
Observaciones
Llen el registro con la informacin proporcionada.
6. Atendi la correspondencia interna.
Acord con el superior inmediato cada documento

para recibir indicaciones de atencin.
Anot los acuerdos e instrucciones del directivo.
Acat las instrucciones del directivo en tiempo y

forma.
Elabor el oficio o carta de respuesta, de acuerdo
con las instrucciones del directivo.
Recab la firma del superior inmediato en el
documento original elaborado.
7. Distribuy la informacin interna (anexo 3)
Dise un formato para el registro de salida o

despacho de correspondencia, de acuerdo con lo
indicado en el anexo 3, considerando:
Sntesis del asunto.
Destinatario.
Anexos.
Observaciones
Llen el formato con

proporcionada.
Turn la correspondencia.
la
documentacin
39
Desarrollo
Si
No
No
aplica
Recab la firma y sello de recibido de la oficina a la

que se turn la correspondencia.
Archiv el acuse de recibido.
4 Separ

tonner.
cada caso.
Observaciones:
PSP:
Hora
inicio:
40
de
Hora de
trmino:
Evaluacin:
Prctica nmero:
Codificacin de documentos
Propsito de la Prctica Al trmino de la prctica, el alumno codificar la

documentacin que se emplea en la unidad organizacional,
mediante la aplicacin de las reglas establecidas para el
control, localizacin y prstamo de documentos.
Escenario
Aula.
Duracin
10 hrs.
Materiales
Listado en desorden
con las reglas de
codificacin:
Nombres
de
personas.
Firmas
comerciales.
Instituciones y
agencias
gubernamental
es.
Hojas blancas.
Tarjetas blancas de
3 x 5 pulgadas.
Maquinaria y Equipo
Mquina de escribir.
Computadora.
Impresora.
Tarjetero.
Herramienta
Juego Geomtrico
41
Procedimiento
1. Registrar nombres en la primera columna del anexo 5.
2. Codificar nombres de acuerdo con las siguientes reglas:
Orden alfabtico por unidades.

Apellidos y nombres compuestos.
Ttulos de identificacin familiar, profesionales, religiosos y nobiliarios.
Nombre legal de la mujer casada.
Individuos con nombres idnticos (homnimos).
Ordenacin de las unidades de archivo en nombres de firmas comerciales e
instituciones.
Nmeros en nombres de organizaciones o firmas comerciales.
Smbolos y signos de puntuacin.
Letras aisladas, abreviaturas, siglas, annimos, palabras acuadas y palabras
compuestas.
3. Anotar la codificacin en el documento.
4. Registrar la codificacin de cada nombre en las columnas 2, 3 y 4, del anexo 5.
5. Registrar las unidades de identidad, en los nombres que lo requieran en las columnas
5 y 6, del anexo 5.
6. Registrar direccin en los casos que se requieran en la columna 7, del anexo 5.
7. Codificar los nombres en tarjetas, con base en la informacin concentrada en el
cuadro de la figura 5.
8. Ordenar las tarjetas alfabticamente.
42
Procedimiento
9. Archivar tarjetas en el tarjetero correspondiente de acuerdo con:
Manejo de las reglas de codificacin.
Codificacin de documentos.
Elaboracin de tarjetas con la codificacin.
Organizacin del tarjetero.
10. Elaboracin individual de reporte de la prctica que incluya:
Importancia de la codificacin.
Cuadro de nombres codificados.
Conclusiones

43
Lista de cotejo de la prctica Codificacin de documentos.

nmero 3:
Nombre del alumno:
Instrucciones:

aquellas
durante su desempeo
Desarrollo
Si
No
No
aplica
Aplic las medidas de seguridad e higiene

1. Registr los nombres en la primera columna del anexo
5.
2. Codific los nombres de acuerdo con las siguientes
reglas:
Orden alfabtico por unidades.
Apellidos y nombres compuestos.
Ttulos de identificacin familiar, profesionales,

religiosos y nobiliarios.
Nombre legal de la mujer casada.
Individuos con nombres idnticos (homnimos).
Ordenacin de las unidades de archivo en nombres

de firmas comerciales e instituciones.
Nmeros en nombres de organizaciones o firmas
comerciales.
44
Desarrollo
Smbolos y signos de puntuacin.
Letras aisladas, abreviaturas, siglas, annimos,

palabras acuadas y palabras compuestas.
Si
No
No
aplica
3. Anot la codificacin en el documento.

4. Registr la codificacin de cada nombre en las
columnas 2, 3 y 4, del anexo 5.
5. Registr las unidades de identidad, en los nombres que
lo requieran, en las columnas 5 y 6, del anexo 5.
6. Registr la direccin en los casos que se requieran en la
columna 7, del anexo 5.
7. Codific los nombres en tarjetas, con base en la
informacin concentrada en el anexo 5.
8. Orden las tarjetas alfabticamente.
9. Archiv las tarjetas en el tarjetero correspondiente de
acuerdo con:
Manejo de las reglas de codificacin.
Codificacin de documentos.
Elaboracin de tarjetas con la codificacin.
Organizacin del tarjetero.
10. Elabor el reporte de la prctica considerando:
Importancia de la codificacin.
Cuadro de nombres codificados.
4 Separ

tonner.
cada caso.
45
Observaciones:
PSP:
Hora
inicio:
46
de
Hora de
trmino:
Evaluacin:
RESUMEN
El control Administrativo dentro de
cualquier empresa o institucin es bsico,
considerando que es el medio por el cual
la informacin circula. Dicha informacin
es vital en cualquier nivel, ya que de ella
dependen muchas decisiones importantes
para la empresa, el manejo de la
documentacin la debe realizar el
profesional o la profesional, que de
antemano sepa la importancia de los
documentos, pero que, adems, sepa
clasificar, enviar, recibir, codificar y
archivar, entre otras cosas, dicha
documentacin, tambin es necesario que
existan
manuales
dentro
de
la
organizacin, ya que ello permite que
todos los empleados conozcan las
polticas, normas y objetivos que tiene la
empresa para la cual se labora, lo anterior
permite unificar criterio y controlar la
informacin tanto interna como externa
dentro de la entidad.
Cabe sealar que todo documento que se
encuentra en la empresa otorga derechos
y tambin genera obligaciones, ya sea en
forma interna o externa.
Entre los diversos documentos que se

generan dentro de una institucin,
dependencia o empresa se encuentran:
recibos,
expedientes,
memorndums,
oficios, contratos y ttulos de crdito.
Algunos documentos deben cumplir con
ciertas formalidades para que sean
vlidos, otros en cambio solo generan
informes.
Todo documento recibido debe seguir un
trmite, ya sea par informar y archivar
directamente, o bien debe darse una
respuesta o esperar una respuesta para
poder tomar una decisin.
Para facilitar el manejo de dichos
documentos es necesario codificarlos y
clasificarlos, esto permite una localizacin
rpida y eficiente.
Para dicha codificacin existen mtodos
manuales y automatizados y existen
diferentes tipos de codificacin, entre los
que
se
encuentran
por
alfabeto,
numricos o mixtos, el tipo de codificacin
lo determina cada empresa y habr que
adaptarse a las necesidades de la misma.
47
AUTOEVALUACIN DE CONOCIMIENTOS
1.
Explique qu es un documento.
2.
Explique en qu consiste la administracin de documentos.
3.
Explique qu es o en qu consiste la comunicacin.
4.
Explique en qu consiste la informacin.
5.
Cmo se define el concepto de correspondencia?
6.
Por su importancia, cmo se clasifican los documentos?
7.
De acuerdo con su informacin, los documentos pueden ser?
8.
Cul es el procedimiento de recepcin o entrada de documentacin?
9.
Qu procedimiento debe seguir para turnar la documentacin?
10.
Mencione el procedimiento de despacho o salida de documentacin.
11.
Cul es la caracterstica principal de los sistemas de codificacin manual y

los sistemas de codificacin automatizados?
12.
48
Cules son las diversas formas para codificar?
CONTROL DE DOCUMENTACIN
Al finalizar la unidad, el alumno controlar la documentacin, mediante la
aplicacin de tcnicas establecidas y el uso de diversos sistemas de
control, para hacer ms eficiente la gestin administrativa de la oficina.
49
MAPA CURRICULAR DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
CONTROL DE
DOCUMENTACIN
Mdulo
72 HRS.
Unidad de
Aprendizaje
1.
Manejo de
documentacin.
43 Hrs.
2.1
Resultados
De
Aprendizaje
2.2
2.3
2.4
50
2. Control de
documentacin.
29 hrs.
Verificar el control de calidad de los documentos, por medio del uso de

Emplear el equipo de oficina necesario, para manejar la informacin
requerida por la empresa.
Realizar el control de la correspondencia, por medio de los
procedimientos que se utilicen en la empresa.
7 Hrs.
Mantener el control de los documentos por medio de la actualizacin

de los archivos.
8 Hrs.
6 hrs.
8 hrs.
SUMARIO
Tipos de documentacin y sus
caractersticas
Equipos y materiales de control
Tipos de correspondencia
Control de correspondencia
Medios de conservacin
Unidades administrativas responsables
del control de la documentacin
Sistemas de cargo
Control de archivos electrnicos
Proteccin de documentos
2.1.
Verificar el control de calidad de los

documentos por medio del uso de
2.1.1.
Tipos de documentacin
y sus caractersticas
Legal
La documentacin legal es aquella que
contiene informacin normativa emanada
por dependencias gubernamentales u
otras instancias, de acuerdo a las leyes,
reglamentos, circulares vigentes, etc., de
acuerdo a los diferentes sectores. Es
necesario conservar los documentos para
cumplir con requisitos de diferentes leyes
o reglamentos. Existe documentacin o
diferentes
documentos
que
tienen
contenido eminentemente de carcter
legal: entre otros son los siguientes:
Contratos, ttulos de crdito, facturas,
recibos, contrarecibos, etc. A continuacin
se describe brevemente cada uno de estos
documentos.
Contratos
Son los documentos de carcter legal
donde
se
estipulan
derechos
y
obligaciones contractuales entre las partes
que lo celebran. A travs de un contrato
se estipulan las obligaciones que tiene una
persona fsica o moral para con otra.
Consultar
informacin
Internet.
El Alumno
Realizar una investigacin acerca de los
tipos de documentacin que existen y de
sus caractersticas.
Realizar un informe acerca del tema.
Un contrato tambin contiene clusulas
sobre las cuales se regir el contrato.
Como ejemplos de contrato, se tienen los
siguientes:
Contrato de arrendamiento.
Contrato de compra venta.
Contrato hipotecario.
- Ttulos de crdito
Los ttulos de crdito son documentos que
tambin
tienen
caractersticas
eminentemente legales, y estn regidos
por la Ley General de Ttulos de Crdito.
Entre los ttulos de crdito ms usuales
tenemos los siguientes:
51
Cheques.
Pagars.
Letras de cambio.
Los documentos mencionados se utilizan
para la realizacin de las operaciones o
transacciones comerciales que realiza la
empresa, a crdito y al contado.
Mercantil
La documentacin mercantil es aquella

que se utiliza para documentar las
operaciones comerciales, a crdito y al
contado, por la compra o venta de
productos y/o servicios de la empresa.
Dentro de la documentacin mercantil
ms usual, entre otras, son las siguientes:
Facturas, recibos, contrarecibos, etc. A
continuacin se describe de manera
general cada una de esta documentacin.
Un recibo es tambin un documento de

carcter mercantil que se utiliza en las
transacciones comerciales de la empresa.
Puede amparar la recepcin de una
cantidad de dinero, o de algn otro
concepto. En ocasiones, funciona de
manera provisional y que posteriormente
se formaliza con el documento mercantil
definitivo, como puede ser una factura.
Los elementos o informacin que contiene
un recibo, entre otros los siguientes:
Fecha
Cantidad que ampara el recibo en
nmero y letra.
Descripcin o concepto
Firma de quin recibe
Sello
Otros
requisitos
legales
y
administrativos
Facturas
La factura es un documento mercantil que

ampara y garantiza la propiedad que se
especifica en ella. Los elementos o
informacin que contiene una factura, son
los siguientes, entre otros:
Nombre del proveedor
Registro federal de causantes.
Fecha.
Nmero de factura.
Descripcin del artculo o producto.
Monto o importe.
Direccin.
Sello.
Otros
requisitos
legales
y
administrativos.
52
Recibos
- Contra recibos
Es el documento mercantil que ampara

provisionalmente la documentacin o el
valor de otro documento, como puede ser
el pago de una factura que se ha recibido
para su trmite de pago. Contiene los
siguientes datos o informacin:
Fecha de expedicin
Concepto
Descripcin
Fecha de pago
Sello
Otros
requisitos
administrativos
legales
Nota de remisin
Es un comprobante mercantil para el
comprador o consumidor que ampara la
compra venta de un producto o servicio y
que puede ser provisional, a reserva de
expedirse la factura correspondiente.
Contiene la informacin siguiente, entre
otra:
Fecha
Nmero de remisin
Descripcin
Monto o cantidad
Sello
Otros
requisitos
administrativos
legales
La situacin Contable financiera, de una

empresa o institucin, es fundamental, ya
que de sta se toman decisiones de
carcter financiero o econmico que
afectan a la empresa o dependencia en su
conjunto.
Estados financieros
Los estados financieros son documentos

contables que reflejan la situacin
econmica de la empresa en un periodo
de tiempo determinado.
Presupuestos
Dentro de la iniciativa privada son

cantidades estimadas que dicha empresa
debe gastar en un determinado tiempo o
periodo, permitindole planear los gastos
para medir lo realizado contra lo
presupuestado y tener un anlisis
comparativo
para
dar
soluciones
Dentro de la empresa pblica, los

presupuestos,
no
son
flexibles
y
generalmente son conocidos como
presupuesto por programas, es decir, cada
programa ya est etiquetado con una
determinada cantidad y se miden con el
nmero de personas beneficiadas por
dicho programa.
En ambos casos se debe dar seguimiento,
para gastar slo en lo que se presupueste
y no realizar gastos innecesarios.
Contable financiera
oportunas, por lo general este tipo de

presupuestos son flexibles.
Organizacional
Cualquier
empresa
debe
iniciar
operaciones con una administracin
previamente establecida, para ello se
cuenta con:
Manual de organizacin
El manual de organizacin es el
documento tcnico de la empresa que
refleja la estructura orgnica de la misma
y su funcionamiento.
La informacin que contiene un manual es
la siguiente:
a) Mencin
de
ser
manual
de
organizacin.
b) Introduccin.
c) Marco legal.
d) Antecedentes de la empresa.
e) Misin de la empresa.
f) Objetivos generales.
g) Organigrama general.
h) Organigramas
de
cada
rea
organizacional.
i) Funciones y actitudes de cada rea
organizacional.
53
Manual de procedimiento
El manual de procedimientos es el
documento tcnico donde se describe el
cmo se llevan a cabo las funciones,
actividades, tareas y operaciones de todas
las reas funcionales de la empresa;
mismas que se representan grficamente.
Este manual contiene
elementos, entre otros:
los
siguientes
a) Mencin
de
ser
manual
de
procedimientos.
b) Introduccin.
c) Descripcin textual detallada de cada
procedimiento.
d) Descripcin
grfica
de
cada
procedimiento.
e) Recomendaciones para su manejo.
f) Observaciones.
Administrativa
La administracin no abarca nicamente
los aspectos financieros, tambin debe
incluirse la administrativa, considerando
que de ella dependen muchos objetivos
que se deban cumplir en tiempo y forma
de acuerdo con lo establecido.
Memorndums
Comunicacin escrita que se utiliza para

recordar uno o ms asuntos, su uso es
interno.
Cotizaciones
Medio por el cual se da a conocer por

escrito el precio de algn objeto o
servicios que la empresa u organizacin
ofrezca.
Solicitudes
Escrito por el cual una persona pide a otra

realizar alguna actividad y lo hace por
medio de una solicitud para hacerlo de
una manera ms formal.
Vales
Comprobante interno provisional de algo

que se entreg, y se elabora para
garantizar la accin de entrega que debe
devolverse en una fecha determinada.
Informes
Describen de forma detallada y ordenada

los avances y resultados de los diferentes
departamentos de la empresa u oficina.
Cartas
Documento por medio del cual se manda

informacin, ya sea confidencial o pblica,
para cualquier departamento.
54
Trabajo en equipo
Competencia cientfico-terica
Aplicar los principios del proceso
administrativo dentro de un rea
especfica en la empresa.
El Alumno
Realizar en equipo un catlogo acerca
de
los
diferentes
tipos
de
documentacin.
Archivador de disquetes
Son cajas pequeas que sirven para

proteger los discos y tenerlos de una
forma ordenada.
Tubos para mapas
Son tubos para proteger mapas, y planos,

y es la forma ms fcil de transportarlos.
Mapoteca horizontal
Regularmente son de plstico en los

extremos y se utiliza para proteger los
mapas.
2.2.
Emplear el equipo de oficina

necesario
para
manejar
la
informacin requerida por la
empresa.
2.2.1. Equipos
control
materiales
de
Archivadores de correspondencia.
Son las gavetas que se utilizan para

resguardar los documentos que utilizan en
la oficina.
Gabinetes especiales para archivo
Se consiguen gabinetes de archivos para

guardar cheques, documentos legales,
catlogos, tarjetas perforadas, cintas,
planos, plumas, lpiz, y otros materiales
de oficina.
2.2.2
Materiales de control.
Marbetes
Se utiliza para cuando la secretaria se ve

en la necesidad de enviar un paquete por
medio de un mensajero. Es una tarjeta
donde se colocan los datos del
destinatario. Estos marbetes pueden ser
tambin para el control de inventario de
mercancas o del mobiliario y equipo de
oficina existentes.
Guas
Son la clave para un archivo vertical

eficiente, sin ellas, los documentos no
55
tendrn la forma adecuada en la gaveta,

tambin sirven como postes de seales
para agilizar la bsqueda de un archivo.
Realizar
el
control
de
la
correspondencia por medio de los
procedimientos que para ello se
usen en la empresa.
2.3.
2.3.1.
Carpetas para archivo
Tipos de correspondencia
Ordinaria
Hojas de cartulina o de fibra que sirven

para guardar correspondencia en los
archiveros.
Es aquella correspondencia que llega

cotidianamente.
Son caractersticas de la correspondencia

ordinaria:
Tarjeteros
Es un conjunto de tarjetas de registro

debidamente ordenada.
Cdulas de catalogacin
Son muy parecidos a los tarjeteros y

tienen la misma funcin.
Consultar
informacin
Internet.
El Alumno
Buscar en Internet catlogos de equipos
y materiales de control, y compararn
con sus compaeros la informacin
obtenida.
56
a)
b)
c)
d)
Informacin general.
Informacin de conocimiento y archivo.
Informacin no urgente.
Informacin
que
no
genera
necesariamente respuesta.
e) Informacin que no tiene seguimiento.
Urgente
Es correspondencia que debe llegar de

forma inmediata a su destinatario por
varias razones.
Caractersticas
a) Se
enva
por
un
medio
de
comunicacin rpido: fax, correo
electrnico y telfono.
b) Con frecuencia se enva con un propio
(personalmente).
Confidencial
Es aquella correspondencia que slo la

debe leer el destinatario y nadie ms.
Caractersticas
a) Se entrega personalmente (un propio).

b) Se entrega en un sobre sellado.
Estudio individual
Consultar
informacin
Internet.
El Alumno
Investigar los tipos de correspondencia
ms usados en Mxico.
2.3.2. Control de correspondencia
Procedimiento de recepcin
Se recibe toda la correspondencia y se

separa
por
reas
o
unidades
administrativas, de acuerdo a la fecha.
Normalmente se registra en el control de
recepcin de correspondencia, que
contiene la siguiente informacin, entre
otra:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Fecha de recepcin.
Fecha del documento recibido.
Nmero.
Asunto.
Trmite.
Nmero de control de recepcin.
Procedimiento de despacho
Cada determinado da se rene toda la

correspondencia de la oficina para ser
enviada a la unidad administrativa
indicada, la cual se registrar en el control
que lleve cada empresa.
En forma general el procedimiento es el
siguiente: organizar la correspondencia,
clasificarla, registrarla en el control
correspondiente, distribuirla a las reas
correspondientes y recabar acuse de
recibo.
Realizacin del ejercicio
control
administrativo
de
documentos.
El Alumno
Dramatizar
el
procedimiento
de
recepcin de documentacin en el saln
de clases.
2.4.
2.4.1.
Mantener el control de los

documentos por medio de la
actualizacin de los archivos.
Medios de conservacin
Los documentos que se generan dentro de

la empresa o que son recibidos deben
mantenerse
bajo
resguardo
y
conservacin, para lo cual es necesario
57
que se coloquen en flders y estos sean

resguardados en archiveros u otros
medios como a continuacin se detalla:
Papel
La informacin generada y recibida debe

conservarse en un lugar seco y de
preferencia en los archiveros, logrando
con ello salvaguardarlos.
Microformas
Se debe de custodiar en cajas, ya que

contienen una imagen microfilmada de un
documento y deben resguardarse en
lugares seguros.
Videocintas
Se requiere que para su conservacin, se

utilicen lugares oscuros y cajas selladas,
evitando su deterioro.
Discos flexibles.
Son datos o archivos que son generados

en los archiveros de discos, para guardarse
informacin
generada
y
debern
guardarse en un espacio especial para su
mejor conservacin.
Cintas magnticas
Estas deben conservarse en sus respectivas

cajas para evitar la prdida o dao de las
cintas que cuenta la informacin.
Son datos que contienen informacin de

cintas, mismas que debe conservarse en
lugares secos y de mxima seguridad, ya
que son confidenciales.
Audiocintas.
58
Discos duros
Es el dispositivo de almacenamiento
secundario de datos de mayor importancia
en una computadora.
La capacidad de los discos duros vara de
acuerdo
al
tipo
y
modelo
de
computadora, existiendo en la actualidad
discos duros con una capacidad de hasta
100 GB, que son los comerciales.
Los de ms capacidad, ya son para
servidores o programas muy especficos.
Discos pticos compactos
Es similar al disco compacto que se utiliza

para grabar msica. La vida de un disco es
de 100 aos, mismos que debern
permanecer en sus cajas plsticas,

logrando con ello su conservacin.
Es la unidad de mando que le sigue a las

mesas, tiene ms personas a su cargo y un
mayor nivel de decisin.
Consideraciones
seguridad e higiene
sobre
Competencia de sustentabilidad
Fomentar
actitudes,
que
promuevan
el
desarrollo
sustentable en la operacin de la
empresa.
El Alumno
Visitar una empresa de la localidad en la
cual investigar acerca de los medios de
conservacin de la informacin haciendo
un informe sobre la visita.
Oficinas
Es la unidad de mando con mayor

jerarqua, por lo mismo, la que tiene
mayor nmero de personas que dependen
de ella, y su nivel de decisin es muy
elevado.
Oficialas de partes
Es el lugar encargado de todo lo

relacionado a la mensajera de la empresa,
desde su envo, recepcin, colocacin de
sello, colocacin de timbre, etc.
2.4.3
2.4.2
Unidades
administrativas
responsables del control de
la documentacin.
Las unidades responsables del control de

esta documentacin se llaman archivos, y
en la recepcin de documentos algunas
dependencias las denominan oficiala de
partes, en las industrias se encuentran la
recepcin y son las responsables de recibir
todo tipo de documentacin que llegue.
Mesas
Es la unidad mnima de mando de una

entidad, puede contar con algunas
personas a su cargo y su nivel de decisin
es mnimo.
Secciones
Sistemas de cargo
Es aquel que se establece para controlar el

acceso y retiro de los documentos de los
archivos y para poder responder por todos
los documentos que estn en los archivos
o han sido prestados.
Componentes
Los
componentes
pueden
variar
dependiendo de cada empresa o
institucin, sin embargo los ms comunes
son:
Formulario
requisicin
tarjeta
de
Los documentos se pueden solicitar por

telfono, por correo interno, por
mensajero o persona. La persona que
solicita el rcord a un empleado de los
archivos debe llenar una tarjeta o
formulario de solicitud, este formulario
59
debe proveer espacio para anotar el

nombre de la persona que lo solicita y su
firma, el departamento o la divisin,
asunto o fecha del documento, fecha de
entrega y fecha de devolucin.
Formulario de salida
En un sistema manual, el procedimiento a

seguir para tratar de localizar los
documentos extraviados incluye:
Buscar en las bandejas del escritorio
Los
formularios
substitutos
o
de
reemplazo se colocan en el lugar de los
documentos prestados, su utilidad es la
siguiente:
- Indican que los documentos estn en uso

o prestados y que no estn perdidos o
mal archivados.
- Ayudan al encargado de los archivos a

rastrear los documentos prestados para
asegurarse que los devuelvan a los
archivos.
- Sirven como marcadores para facilitar el

volver a archivar los documentos
devueltos en el sitio correspondiente.
Sistema de seguimiento
Verificar si el documento est fuera de

orden de su carpeta.
Buscar en la carpeta anterior y
posterior a la carpeta en que debera
de estar el documento.
Buscar entre la carta anterior y
posterior y debajo de las carpetas.
Buscar en las carpetas rotuladas con un
nombre parecido.
Buscar bajo las otras unidades de
archivo si el sistema es alfabtico.
Buscar bajo otros nombres o asuntos
relacionados de alguna forma con el
documento extraviado.
Buscar
bajo
otras
posibles
combinaciones de nmero si el sistema
es numrico. Al leer se pudo cometer
un error de transposicin.
Verificar en el Zafacn.
Verificar con aquellas personas a
quienes en fecha reciente se les prest
el documento o el expediente.
Buscar en escritorios del personal.
Buscar en escritorios de directivos.
Verificar si se transfiri a otra rea o a
los archivos inactivos y mantener la
calma.
Tan pronto como se presta un documento

se procede a colocar la tarjeta de solicitud
en un tarjetero de seguimiento, conocido
como
archivo
cronolgico,
archivo
recordatorio o archivo de anotaciones.
Es necesario establecer un sistema para

seguir el curso de los documentos
prestados y as poder mantener su control.
2.4.4.
Procedimientos para localizacin

de expedientes.
60
Control
de
electrnicos
archivos
Proteccin de la informacin
Muchas veces es imperativo el tener que

prestar material conservado en un disco o
permitir el acceso por medio de una red a
material archivado electrnicamente. En

estos casos se deben tomar las siguientes
precauciones:
Asegurarse de que el usuario sabe

como operar el sistema. Si el usuario es
inexperto, es muy probable que se
pueda perder informacin.
Copiar en un disco flexible los

documentos que solicitan y que estn
archivados en el disco duro o en un
disco flexible. Esto asegura que no se
le hagan cambios a los documentos en
los discos.
Consideraciones
seguridad e higiene
Los sistemas electrnicos, por ser

invisibles, facilitan el archivo innecesario
de documentos. Esto limita el espacio
disponible para documentos importantes
y vitales.
Establecer un procedimiento para

determinar los documentos que tienen
un valor a corto plazo y cules
requieren que se conserven por ms
tiempo.
Eliminar de forma rutinaria aquellos
documentos que no tienen una
aplicacin o un uso prolongado.
Mantener un ndice de todos los
documentos conservados en medios
electrnicos. Tambin se pueden
mantener los ndices en carpetas
separadas.
sobre
Competencia de sustentabilidad
Fomentar
actitudes,
que
promuevan
el
desarrollo
sustentable en la operacin de la
empresa.
El Alumno
Guas para la conservacin de la

informacin.
Algunas guas relativas al almacenaje en

archivos electrnicos son las siguientes:
Realizar copias de resguardos de

documentos
importantes,
peridicamente es necesario hacer
copias adicionales en otros discos de
los documentos conservados en un
disco duro o en sistemas de unidades
centrales
de
procesamiento
de
palabras.
Verificar cules son los mejores medios

para la conservacin de la informacin en
archivos electrnicos.
2.4.5
Proteccin de documentos.
Medidas y sistemas de control de

acceso.
- Regulado por personas.

a) Slo el personal autorizado puede
tener acceso al material archivado.
b) El visitante se identifica y anota su
nombre en un registro, se le entrega
una tarjeta de identificacin.
61
c) Los visitantes no pueden circular por la

empresa sin estar acompaados de un
empleado autorizado.
- Mecnicos.
a) Se instalan cerraduras de combinacin
y llaves en los gabinetes o anaqueles
de archivos o en la entrada de las
oficinas de los centros de almacenajes
de documentos.
b) Slo el personal autorizado tiene llaves
o conoce la combinacin para tener
acceso a las oficinas.
- Electrnicos
a) Se utilizan sistemas computarizados
para controlar y hacer la monitora del
acceso de las reas.
b) En unos sistemas las personas
autorizadas tienen que tener una
tarjeta electrnica con tirilla magntica
o llaves electrnicas para tener acceso
a las reas. El sistema registra el
nombre de la persona, fecha y hora del
acceso al rea.
c) Hay otros sistemas de acceso activado
por la voz o por las huellas digitales del
personal autorizado. El personal
autorizado debe registrar su voz o sus
huellas digitales, segn sea el sistema.
Estos sistemas tambin se usan para
tener acceso a la informacin
computarizada.
62
Medidas de proteccin
para
- Copias de resguardo
a) Es la medida ms importante para la
proteccin de la informacin de
b) La preparacin de copias de resguardo
debe ser un procedimiento rutinario.
c) La capacidad de realizar copias de
resguardo debe ser una prioridad en
los componentes del sistema operativo
de la computadora.
d) Se debe tener copias de resguardo del
contenido del disco duro y del archivo
de los discos flexibles. Esto incluye
copiar todos los archivos en el disco
duro y los medios magnticos.
- Sistema de batera de resguardo.

a) Provee energa alterna tempornea al
sistema computarizado en caso de
bajas en la corriente elctrica.
- Tecnologa de la caja negra
- Programas (antivirus).
a) Son esenciales para la proteccin de los
b) Protege la informacin que se conserva
en el disco duro o en medios
magnticos de modo que no se pueda
alterar o destruir.
c) Detecta diferentes virus que pueda
tener un disco que se inserte en la
computadora e indica en su pantalla
las instrucciones a seguir para limpiar o
eliminar el virus del sistema. Hay que
mantenerse al da en la compra e
instalacin de programas antivirus,
pues cada da aparecen nuevos virus.
- Proteccin de carga
interruptor de electricidad.
elctrica
a) Protege los archivos electrnicos de su

destruccin por cambios sbitos en la
corriente elctrica, se coloca entre la
toma de corriente o enchufe y el cable
de energa de la computadora.
a) El sistema computarizado tiene un

depsito de seguridad con informacin
de los usuarios autorizados a tener
acceso a la red.
b) Al entrar al cdigo de acceso se genera
automticamente
una
llamada
telefnica al usuario de red para
verificar si realmente es l quien est
solicitando el acceso a la red.
Competencia emprendedora.
control
administrativo
de
documentos.
El Alumno
Incorporar tcnicas diferentes en la
proteccin de documentos.
63
PRCTICAS Y LISTAS DE COTEJO

Prctica nmero:
Recepcin y despacho de documentos.
Propsito de la Prctica
Al finalizar la prctica, el alumno manejar la

correspondencia que se emplea en la unidad organizacional,
mediante el registro de documentos para su control y
distribucin, de acuerdo con sus caractersticas e
instrucciones del directivo.
Escenario
Aula.
Duracin
10 hrs.
Materiales
Correspondencia
diversa (20 )
Hojas tabulares.
Hojas blancas
tamao carta.
64
Maquinaria y Equipo
Sellos.
Herramienta
Charolas.
Gavetas.
Fotocopiadora.
Procedimiento
1. Recibir correspondencia.
2. Sellar copia de constancia de recibo.
3. Firmar.
4. Anotar fecha y hora.
Registro de correspondencia (anexo 2).
5. Disear un formato de registro, como el ejemplo de la figura 2, que incluya:
Nmero progresivo de entrada en el registro.
Nmero del documento.
Sntesis del asunto.
Remitente.
Procedencia.
Anexos.
Observaciones.
6. Llenar el registro de la informacin proporcionada.
7. Atencin de correspondencia interna.
8. Acordar con el superior inmediato.
9. Anotar acuerdos.
10. Acatar instrucciones.
11. Elaborar oficio o carta de respuesta.
12. Recabar firma del superior inmediato en el documento original.
13. Rubricar copias utilizando el facsmil.
14. Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atencin
15. Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trmite
para su despacho.
16. Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).
65
Procedimiento
17. Archivar copia en la gaveta correspondiente.
Distribucin interna (anexo 3).
18. Disear un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia, como se
muestra en la figura 3 que incluya:
Sntesis del asunto.
Destinatario.
Anexos.
Observaciones.
19. Llenar el formato con la documentacin proporcionada.
20. Turnar correspondencia.
21. Recabar firma y sello de recibido por la oficina a donde se turn la correspondencia.
22. Archivar copia de recibido.
Distribucin externa.
23. Enviar control de registro de salida de correspondencia y todos los documentos a la
oficina de Oficiala de Partes, en original y copia.
24. Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia.
25. Archivar copia del registro de salida de correspondencia.
Seguimiento (anexo 4).
26. Disear el control de salida de correspondencia interna y externa, como el que se
muestra en la figura 4, incluyendo la siguiente informacin:
Nmero de oficio.
Fecha de turno del asunto
66
Procedimiento
27. Identificar los asuntos pendientes de respuesta.
28. Elaborar informe de asuntos pendientes.
29. Informar a su inmediato superior.
30. Elaborar un reporte de la prctica que considere:
Descripcin de los procedimientos de recepcin, turno y despacho de
correspondencia.
Registros de control de correspondencia.
Observaciones. Conclusiones.

67
Lista de cotejo de la prctica Recepcin y despacho de correspondencia.

nmero 4:
Nombre del alumno:
Instrucciones:

aquellas
durante su desempeo
Desarrollo
Recepcin de correspondencia
1. Recibi la correspondencia, de acuerdo con el
procedimiento indicado.
2. Sell la copia del documento como constancia de
recibido.
3. Firm el original y la copia del documento.
4. Anot la fecha y hora de recepcin del documento.
Registr la correspondencia de acuerdo con el anexo
2.
5. Dise un formato de registro como el ejemplo del
anexo 2.
6. Llen el registro con la informacin proporcionada.
Atencin de correspondencia interna.
68
Si
No
No aplica
Desarrollo
7. Acord con el superior inmediato cada documento
para recibir indicaciones de atencin.
8. Anot los acuerdos e instrucciones del directivo.
9. Acat las instrucciones del directivo en tiempo y
forma.
10. Elabor el oficio o carta de respuesta, de acuerdo
con las instrucciones del directivo.
11. Recab la firma del superior inmediato en el
documento original elaborado.
12. Rubric copias utilizando el facsmil.
13. Elabor respuesta utilizando los modelos respectivos,
de no requerirse la atencin del superior inmediato.
14. Acomod de arriba hacia abajo la correspondencia
urgente, normal y de trmite para su despacho.
15. Despach la correspondencia (turn y distribuy
copias).
16. Archiv copia en la gaveta correspondiente.
Distribucin interna (anexo 3)
17. Dise un formato para el registro de salida o
despacho de correspondencia, de acuerdo con lo
indicado en el anexo 3, considerando:
1. Nmero de la carta u oficio.
2. Sntesis del asunto.
3. Destinatario.
4. Domicilio del destinatario.
5. Anexos.
6. Observaciones
Si
No
No aplica
69
Desarrollo
18. Llen
el
formato
con
la
documentacin
proporcionada.
19. Turn la correspondencia.
20. Recab la firma y sello de recibido de la oficina a la
que se turn la correspondencia.
21. Archiv el acuse de recibido.
Distribucin externa.
22. Envi el control de registro de salida de
correspondencia a la oficina de Oficiala de Partes, en
original y copia, de acuerdo con el procedimiento
establecido.
23. Recab la firma de recibido en la copia del registro
de salida de correspondencia.
24. Archiv la copia del registro de salida de
correspondencia.
Seguimiento (anexo 4).
25. Dise el control de salida de correspondencia
interna y externa, como se indica en el anexo 4,
considerando la siguiente informacin:
Nmero de oficio.
Fecha de turno del asunto.
26. Identific los asuntos pendientes de respuesta.
Desarrollo
27. Elabor informe de asuntos pendientes.
28. Inform a su inmediato superior.
29. Elabor un reporte de la prctica que considere:
70
Si
No
No aplica
Desarrollo
Descripcin de los procedimientos de recepcin,
turno y despacho de correspondencia.
Registros de control de correspondencia
Si
No
No aplica
4 Separ los residuos recuperables realizando el acopio

de hojas para reciclaje y la reutilizacin de cartuchos
de tonner.
Coloc desechos biolgicos contaminados y
materiales utilizados en recipientes o lugares
especficos para cada caso.
Observaciones:
PSP:
Hora
inicio:
de
Hora de
trmino:
Evaluacin:
71
Prctica nmero:
Manejo de controles de entrada y salida de documentos.
Propsito de la prctica Al finalizar la prctica, el alumno manejar la correspondencia

mediante la aplicacin de tcnicas para el prstamo,
localizacin y seguimiento de asuntos tcnico-administrativos
que se utilizan en la empresa para la gestin administrativa.
Escenario
Aula.
Duracin
10 hrs.
72
Materiales
Correspondencia
diversa.
Tarjetas
blancas
media carta.
Guas principales y
auxiliares.
Carpetas.
Hojas cuadriculadas.
Hojas
blancas
tamao carta.
Hoja de seguimiento
de correspondencia
requisitada.
Maquinaria y Equipo
Tarjetero.
Gavetas.
Mquina de escribir
Herramienta
Procedimiento
Solicitud de documentos.
1. Disear tarjeta o formato de solicitud incluyendo los siguientes datos:
Nombre y firma de la persona solicitante.
Nombre de la unidad organizacional.
Asunto y fecha del documento.
Fecha de entrega y fecha de devolucin.
2. Llenar cinco tarjetas o formularios como se muestra en el anexo 6, con la informacin
proporcionada.
Salida de documentos.
3. Llenar hoja o formulario de salida, como se muestra en el anexo 7.
4. Colocar en lugar del documento prestado la hoja de salida.
5. Retirar hoja de salida a la devolucin del documento prestado.
Seguimiento.
6. Organizar tarjetero con doce guas principales rotuladas con los meses del ao y 31
guas secundarias rotuladas con los das del mes como se muestra en el anexo 8.
7. Colocar gua del mes en curso al frente.
8. Colocar cronolgicamente detrs de la gua del mes en curso, las guas que
corresponden a los das del mes.
9. Colocar tarjeta de salida detrs de la gua que corresponda a la fecha de devolucin
del registro.
10. Retirar la tarjeta de solicitud del tarjetero a la devolucin de los documentos.
11. Destruir tarjeta de solicitud.
Localizacin de expedientes extraviados.
12. Consultar hoja de seguimiento de correspondencia.
73
Procedimiento
13. Buscar el documento en las bandejas del escritorio.
14. Verificar si el documento est fuera de orden en su carpeta.
15. Buscar en la carpeta anterior y posterior a la carpeta en que debera estar el
documento.
16. Buscar entre la carpeta anterior y posterior y debajo de las carpetas.
17. Buscar en las carpetas rotuladas con un nombre parecido.
18. Buscar bajo las otras unidades de archivo, si el sistema es alfabtico.
19. Buscar bajo otros nombres o asuntos relacionados de alguna forma con el
documento extraviado.
20. Buscar bajo otras posibles combinaciones del nmero, si el sistema es numrico.
21. Verificar en el zafacn (cesto de basura).
22. Verificar con aquellas personas a quienes en fecha reciente se les prest el
documento o el expediente.
23. Cotejar en los escritorios del personal gerencial.
24. Verificar si se transfiri a otra rea o a los archivos inactivos.
25. Elaborar individualmente el reporte de la prctica que incluya:
Importancia del control de la correspondencia.
Tarjetas o formularios de solicitud y salida de documentos.
Requisitacin correcta de los formatos de entrada y salida de correspondencia.
Seguimiento de la correspondencia prestada.
Procedimiento de localizacin de expedientes extraviados.
Observaciones.
Conclusiones.

74
Lista de cotejo de la prctica Manejo de controles de entrada y salida de documentos.

nmero 5:
Nombre del alumno:
Instrucciones:

aquellas
durante su desempeo
Desarrollo
Si
No
No
aplica

1. Dise la tarjeta o formato de solicitud incluyendo los
siguientes datos:
Nombre y firma de la persona solicitante.
Nombre de la unidad organizacional.
Asunto y fecha del documento.
Fecha de entrega y fecha de devolucin.
2. Llen cinco tarjetas o formularios de acuerdo con el
anexo 6.
Salida de documentos.
3. Llen la hoja o formulario de salida, de acuerdo con en
el anexo 7.
4. Coloc la hoja de salida, en lugar del documento
prestado.
75
Desarrollo
Si
No
No
aplica
5. Retir la hoja de salida a la devolucin del documento

prestado.
Seguimiento.
6. Organiz tarjetero con doce guas principales rotuladas
con los meses del ao, y 31 guas secundarias rotuladas
con los das del mes, como se muestra en el anexo 8.
7. Coloc la gua del mes en curso al frente.
8. Coloc cronolgicamente detrs de la gua del mes en
curso, las guas que correspondan a los das del mes.
9. Coloc la tarjeta de salida detrs de la gua que
correspondiera a la fecha de devolucin del registro.
10. Retir la tarjeta de solicitud del tarjetero a la
devolucin de los documentos.
11. Destruy la tarjeta de solicitud.
Localizacin de expedientes extraviados.
12. Consult la hoja de seguimiento de correspondencia.
13. Busc el documento en las bandejas del escritorio.
14. Verific si el documento estaba fuera de orden en su
carpeta.
15. Busc en la carpeta anterior y posterior a la carpeta
en que debera estar el documento.
16. Busc entre la carpeta anterior y posterior y debajo
de las carpetas.
76
Desarrollo
Si
No
No
aplica
17. Busc en las carpetas rotuladas con un nombre

parecido.
18. Busc bajo las otras unidades de archivo si el sistema
es alfabtico.
19. Busc bajo otros nombres o asuntos relacionados de
alguna forma con el documento extraviado.
20. Busc bajo otras posibles combinaciones del nmero,
si el sistema es numrico.
21. Verific en el zafacn (cesto de basura).
22. Verific con aquellas personas a quienes en fecha
reciente se les haba prestado el documento o el
expediente.
23. Cotej en los escritorios del personal gerencial.
24. Verific si se transfiri a otra rea o a los archivos
inactivos.
25. Elabor el reporte de la prctica considerando:
Importancia del control de la correspondencia.
Tarjetas o formularios de solicitud y salida de
documentos.
Requisitacin correcta de los formatos de entrada y
salida de correspondencia.
Seguimiento de la correspondencia prestada.
Procedimiento de localizacin de expedientes
extraviados.
4 Separ

tonner.
cada caso.
77
Desarrollo
Si
No
No
aplica
Observaciones:
PSP:
Hora
inicio:
78
de
Hora de
trmino:
Evaluacin:
Anexo 1
N de
documento
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
Ttulo o nombre del

documento
Tipo segn su
clasificacin
Uso o
finalidad
Requisitos o elementos que lo

caracterizan
79
Anexo 2
Recepcin de Correspondencia
Mxico D.F.,__________ de ________ de 19___
Correspondencia que con esta fecha recibe el Departamento de ________________
No.
No. del
Progresivo Documento
Asunto
Remitent Procedencia
e
1215
R-815
Solicita precio de 10
refrigeradores IEM
Modelo Z-18
Carlos
Martnez
Puebla, Pue.
1216
S/nm.
Enva pedido por 10

ventiladores, 10 radios
General Electric y otros
artculos
Rodrguez
Hnos.
Durango, Dgo.
Anexo
Obs.
Pedido y Ch/B11230 por

$1,000.00
Recib
80
Anexo 3
Salida de correspondencia
Mxico, D.F., ______ de _____ de 19__

Registro nm._____ Hoja _______
Correspondencia que con esta fecha se enva a: __________________
Nm. del
Oficio
ASUNTO
DESTINATARIO
ANEXOS
OBSERVACIONES
Director de la Esc. Sec.

Tc. No. 2; Ciudad
C-12547
Se ponen a disposicin de esa

Escuela, tres plazas de Profesor
C. de Enseanza Especial, con
seis horas.
C-12848
Se remiten copias de constancias Director de la Esc. Sec.

Tc. No. 48, Teloloapan,
de pago del personal de esa
Gro.
Escuela
Constancia de
Pagos
Recib
81
Anexo 4
Control de Asuntos Pendientes
No.
Progresivo
de Registro
82
No. de
Oficio
Fecha de
Turnado
Sntesis del Asunto
Turnado a:
Instrucciones
Anexo 5
No.
Nombre
Unidad 1
Unidad 2
Unidad 3
Unidad de
Identidad
Unidad de
Identidad
Direccin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
83
Anexo 6
Nombre:
Tiendas Jazmn
Asunto:
Factura No. 121516
Prestado a:
Mariel Romn
Fecha del prstamo:
16/11/-SC-JS
Fecha de devolucin:
23/11/-Fecha de documento:
18/10/-Departamento:
Ventas
Firma de quien recibe:
Mariel Romn
Nombre:
Fecha de devolucin:
Asunto:
Fecha de documento:
Prestado a:
Departamento:
Fecha del prstamo:
Firma de quien recibe:
84
Anexo 7
NOMBRE
HERNNDEZ
ZAVALA
ASUNTO
FACTURA No.
121516
PRESTADO A
MARIBEL
ROMN
FECHA DE
PRSTAMO
16/3/--
FECHA DE
DEVOLUCIN
23/3/-FECHA DEL
DOCUMENTO
18/10/-DEPARTAMENTO
VENTAS
FIRMA
MARIBEL ROMN
DICIEMBRE
NOVIEMBRE
OCTUBRE
SEPTIEMBRE
AGOSTO
JULIO
JUNIO
MAYO
ABRIL
7
6
1
8
3
10
9
4
MARZO
85
RESUMEN
Dentro
de
la
informacin
y
documentacin que se genera en una
empresa se encuentra la informacin
contable financiera, sta es de vital
importancia en la toma de decisiones de la
misma, por lo que es una de las
informaciones que no puede ni debe
faltar, asimismo los presupuestos le
permiten a toda organizacin controlar
sus gastos y medir el avance fijado, para
corregir las desviaciones que pudieran
presentarse en un lapso determinado de
tiempo.
Los manuales tanto de organizacin como
de procedimiento permiten conocer la
estructura organizacional de la empresa,
tanto para la gente que labora, como para
las
personas
que
se
encuentran
espordicamente o de visita.
Para el logro de una buena organizacin
administrativa es necesario contar con
material y equipo de oficina adecuado,
ello permitir resguardar la informacin
ordenadamente y todas las personas
relacionadas con dicha informacin puede
tener la seguridad de contar con la
documentacin necesaria en el momento
que sea requerida, no importando el
tiempo que haya transcurrido. Entre los
materiales requeridos por toda institucin
y dependiendo del giro o actividades que
se realice es necesario contar con los
siguientes materiales: archivadores de
correspondencia, gabinetes especiales
para archivo, archivador para disquetes,
tubos para mapas, mapoteca horizontal,
marbetes, guas, carpetas para archivo,
86
tarjeteros, carpetas para archivo y cdulas

de catalogacin.
Toda correspondencia enviada o recibida
puede
ser:
ordinaria,
urgente
o
confidencial, es necesario identificar lo
anterior antes de realizar cualquier
actividad con ella, es necesario que la
informacin se maneje con discrecin y
confiabilidad an cuando sta no tenga la
leyenda confidencial.
Para conservar todo tipo de informacin
se debe considerar con algunos de los
siguientes
materiales:
papel,
cintas
magnticas, microformas, videocintas,
audiocintas, discos flexibles, discos duros y
discos pticos compactos.
Las unidades administrativas responsables
del control de documentacin son: mesas,
secciones, oficinas y oficiala de partes. Los
procedimientos para localizar y proteger
expedientes son:
a) Electrnicos.
b) Mecnicos.
En el sistema manual es: buscar en las
bandejas del escritorio, cotejar en el
escritorio del personal y verificar si se
transfiri a otra rea o a los archivos y
mantener la calma. En el sistema
electrnico
se
sigue
el
siguiente
procedimiento:
Copias de resguardo, programas antivirus,
proteccin de carga elctrica o interruptor
de electricidad, sistemas de batera de
resguardo y en caso de ser necesario
contar con tecnologa de la caja negra.
AUTOEVALUACIN DE CONOCIMIENTOS
1.
Por qu es importante la informacin contable financiera dentro de cualquier

institucin o empresa?
2.
Qu diferencia existe entre el manual de organizacin y el de procedimiento?
3.
Qu tipo de equipo y materiales de control se deben tener dentro de una oficina?
4.
Cul es el sistema de archivo que se considera como base de los dems?
5.
Menciona las guas que se utilizan en la integracin de carpetas mediante la

clasificacin alfabtica.
6.
Menciona el elemento que se requiere en un sistema de archivo numrico.
7.
Menciona el orden lgico para archivos de correspondencia en el sistema numrico.
8.
Menciona tres sistemas de archivo por asunto.
9.
Menciona los procedimientos para archivar correspondencia en el sistema de archivo

por asunto.
10.
Menciona las formas ms usuales de codificar, marcar y clasificar en el sistema de

archivo geogrfico.
87
GLOSARIO DE TRMINOS DE E-CBNC

de Parte constitutiva de una Norma Tcnica de Competencia Laboral que
describe el conjunto de circunstancias laborales posibles en las que una
persona debe ser capaz de demostrar dominio sobre el elemento de
competencia. Es decir, el campo de aplicacin describe el ambiente laboral
donde el individuo aplica el elemento de competencia y ofrece indicadores
para juzgar que las demostraciones del desempeo son suficientes para
validarlo
Aptitud de un individuo para desempear una misma funcin productiva
Competencia
en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad
laboral
esperados por el sector productivo. Esta aptitud se logra con la adquisicin
y desarrollo de conocimientos, habilidades y capacidades que son
expresados en el saber, el hacer y el saber-hacer.
Criterio
de Parte constitutiva de una Norma Tcnica de Competencia Laboral que se
refiere al conjunto de atributos que debern presentar tanto los resultados
desempeo
obtenidos, como el desempeo mismo de un elemento de competencia; es
decir, el cmo y el qu se espera del desempeo. Los criterios de
desempeo se asocian a los elementos de competencia. Son una
descripcin de los requisitos de calidad para el resultado obtenido en el
desempeo laboral; permiten establecer si se alcanza o no el resultado
descrito en el elemento de competencia.
Elemento
de Es la descripcin de la realizacin que debe ser lograda por una persona en
Competencia. al mbito de su ocupacin. Se refiere a una accin, un comportamiento o
un resultado que se debe demostrar, por lo tanto es una funcin realizada
por un individuo. La desagregacin de funciones realizada a lo largo del
proceso de anlisis funcional usualmente no sobrepasa de cuatro a cinco
niveles. Estas diferentes funciones, cuando ya pueden ser ejecutadas por
personas y describen acciones que se pueden lograr y resumir, reciben el
nombre de elementos de competencia.
Evidencia
de Parte constitutiva de una Norma Tcnica de Competencia Laboral que hace
conocimiento. referencia al conocimiento y comprensin necesarios para lograr el
desempeo competente.
Puede referirse a los conocimientos tericos y de principios de base
cientfica que el alumno y el trabajador deben dominar, as como a sus
habilidades cognitivas en relacin con el elemento de competencia al que
pertenecen.
Evidencia por Hacen referencia a los objetos que pueden usarse como prueba de que la
persona realiz lo establecido en la Norma Tcnica de Competencia
producto
Laboral. Las evidencias por producto son pruebas reales, observables y
tangibles de las consecuencias del desempeo
Campo
aplicacin
88
Evidencia de Parte constitutiva de una Norma Tcnica de Competencia Laboral, que hace
referencia a una serie de resultados y/o productos, requeridos por el
Desempeo.
criterio de desempeo y delimitados por el campo de aplicacin, que
permite probar y evaluar la competencia del trabajador. Cabe hacer notar
que en este apartado se incluirn las manifestaciones que correspondan a
las denominadas habilidades sociales del trabajador. Son descripciones
sobre variables o condiciones cuyo estado permite inferir que el
desempeo fue efectivamente logrado. Las evidencias directas tienen que
ver con la tcnica utilizada en el ejercicio de una competencia y se verifican
mediante la observacin. La evidencia por desempeo se refiere a las
situaciones que pueden usarse como pruebas de que el individuo cumple
con los requerimientos de la Norma Tcnicas de Competencia Laboral.
Evidencia de Las Normas Tcnicas de Competencia Laboral incluyen tambin la
referencia a las actitudes subyacentes en el desempeo evaluado
actitud
Proceso por medio del cual se construye un desarrollo individual referido a
Formacin
un grupo comn de competencias para el desempeo relevante de diversas
ocupacional
ocupaciones en el medio laboral.
Unidad autnoma integrada por unidades de aprendizaje con la finalidad
Mdulo
de combinar diversos propsitos y experiencias de aprendizaje en una
ocupacional
secuencia integral de manera que cada una de ellas se complementa hasta
lograr el dominio y desarrollo de una funcin productiva.
Norma Tcnica Documento en el que se registran las especificaciones con base en las
cuales se espera sea desempeada una funcin productiva. Cada Norma
de
Competencia Tcnica de Competencia Laboral est constituida por unidades y elementos
de competencia, criterios de desempeo, campo de aplicacin y evidencias
Laboral
de desempeo y conocimiento.
89
GLOSARIO DE TRMINOS TCNICOS

Administracin es la ciencia, tcnica o arte que por medio de los
recursos humanos, materiales y tcnicos, pretende el logro
ptimo de los objetivos mediante el menor esfuerzo para obtener
una mayor utilidad.
Aplicacin de la Se emplea para verificar el comportamiento de cada uno de los
auditoria interna de factores involucrados en la creacin de productos y servicios de
calidad, como es el caso de la materia prima, los mtodos de
calidad
trabajo, la maquinaria, la materia prima y el medio ambiente de la
empresa; para determinar las acciones que deben emprenderse
con la finalidad de alcanzar los niveles de calidad establecidos por
la propia empresa.
Auditoria
de Una revisin independiente del comportamiento de la calidad
calidad.
Es el estado en el cual un individuo posee: 1. Los medios para
Auto-control
saber cul es el comportamiento real; 2. Los medios para saber
cul es el comportamiento buscado y 3. Los medios para cambiar
el comportamiento en el caso de que el comportamiento real no
sea conforme con el comportamiento buscado.
1. Comportamiento del producto que produce satisfaccin en el
Calidad
cliente; 2. Ausencia de deficiencias en el producto, que evita la
insatisfaccin del cliente. Una expresin abreviada que combina
ambos significados es la de adecuacin al uso.
Una
evaluacin normalizada de la capacidad intrnseca de un
Calidad de Proceso
proceso para funcionar bajo las condiciones operativas; el
comportamiento de un proceso despus que se han eliminado las
causas significativas de variacin; en la fabricacin, la capacidad
del proceso generalmente se equipar a seis desviaciones
estndar de la variabilidad.
Es el proceso a travs del cual se transmite y se recibe informacin
Comunicacin
en un grupo social.
Es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo
Control
que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir,
de los contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o
correcciones necesarios.
Es la sincronizacin de los recursos y de los esfuerzos de un grupo
Coordinacin
social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y
rapidez, en el desarrollo y la consecucin de los objetivos.
Control durante el El tipo de control del proceso que tiene lugar peridicamente
durante la operacin del proceso. El objetivo consiste en tomar la
funcionamiento
decisin de funcionar o parar.
Administracin
90
Departamentalizacin
Desarrollo
del
persona
Direccin
Divisin del trabajo
Estrategias
Diagrama de flujo
Entrada
Equipo procesador
Estndar de calidad
Integracin
Jerarquizacin
Investigacin
mercado
Liderazgo
del
Mando
Misin o propsito
Mejora de la calidad
Norma de la calidad
Motivacin
Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en

unidades especficas, con base en su similitud.
Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene,
para obtener su mxima realizacin posible.
Esta etapa del proceso administrativo, llamada tambin ejecucin,
comando o liderazgo.
Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de
realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo
de esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento
en el trabajo.
Son cursos de acciones generales o alternativas, que muestran la
direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos para
lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas.
Un mtodo grfico para visualizar las etapas de un proceso.
Todos los medios que utiliza un proceso para producir su
producto.
Cualquier unidad de la organizacin (de una o ms personas) que
ejecuta un proceso determinado.
Un modelo de calidad que se ordena seguir.
Es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la
organizacin y la planeacin sealan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de un organismo social.
Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden
de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el
grado de autoridad y responsabilidad que posean,
independientemente de la funcin que realicen.
Investigacin para descubrir las necesidades de calidad de los
clientes.
Es el arte o proceso de influir en las personas para que se
esfuercen, con buena disposicin y entusiasmo hacia la
consecucin de las metas grupales.
Es el ejercicio de la autoridad.
Identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o agencia.
La creacin organizada de un cambio ventajoso; la mejora del
comportamiento crnico a un nivel sin precedentes.
Es un conjunto de reglas y estndares que indican el nivel de
eficiencia que debe alcanzarse como resultado de un desempeo,
determinando de esa manera el nivel de calidad que debe
alcanzar un producto o servicio, o bien una persona, una empresa
o una de sus reas.
Son todos aquellos factores capaces de provocar y dirigir la
conducta hacia un objetivo.
91
Objetivos o metas
Organigrama
Objetivo
Objetivo de calidad
Objeto de control
Organizacin
formal
Organizacin
informal
Planificacin
conjunto
Poltica
Precisin
Planeacin
Planeacin
operativa
Planeacin tctica
Planes
92
Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan
no slo el objetivo final de la planeacin sino tambin el fin hacia
el que se encaminan la organizacin.
Tambin conocidos como Cartas o Grficas de organizacin, son
representaciones grficas de la estructura formal de una
organizacin, que muestran la interrelaciones, las funciones, los
niveles, las jerarquas, las obligaciones y la autoridad existentes
dentro de ella.
Un blanco hacia el que se apunta; un logro hacia el cual se dirigen
los esfuerzos.
Un blanco de calidad hacia el que se apunta.
Cosas especficas que se han de controlar; una mezcla de las
caractersticas del producto, caractersticas del proceso y
caractersticas secundarias.
Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en
la diferenciacin e integracin de los participantes de acuerdo con
algn criterio establecido por aquellos que manejan el proceso
decisorio.
Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre
las personas que ocupan posiciones en la organizacin formal y a
partir de las relaciones que establecen entre s como ocupantes de
cargos.
Planificacin llevada a cabo a travs de los lmites de la
organizacin para reducir los efectos adversos de la suboptimizacin; es tambin una forma de optimizar internamente
por medio de la utilizacin de los equipos de planificacin
Interdepartamentales.
Una gua de las acciones gerenciales.
Medida de la capacidad de un censor para reproducir sus propios
resultado al repetir un ensayo.
Seleccin de misiones y objetivos, y estrategias, polticas,
programas y procedimientos para lograrlos; toma de decisiones:
seleccin de un curso de accin entre varias opciones.
Se refiere bsicamente a la asignacin previa de las tareas
especficas que deben realizar las personas en cada una de sus
unidades de operaciones.
Se refiere a un rea especfica de actividad de las que consta la
empresa.
Son el resultado del proceso de planeacin y pueden definirse
como diseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse
en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.
Tambin son planes en el sentido de que constituyen

declaraciones o interpretaciones generales que guan o encauzan
el pensamiento para la toma de decisiones.
Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades;
Presupuestos
implican una estimacin de capital, de los costos, de los ingresos,
y de las unidades o productos requeridos para lograr los
objetivos.
Son planes que establecen un mtodo obligatorio para realizar las
Procedimientos
actividades futuras. Son series cronolgicas de acciones
requeridas. Son pautas de accin ms que de pensamiento que
detallan la forma exacta en que se deben realizar determinadas
actividades.
Son un esquema en donde se establece la secuencia de
Programas
actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los
objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus
partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.
Describen con claridad las acciones especficas requeridas o las
Reglas
que no se deben llevar a cabo, sin permitir libertad de accin. Por
lo general constituye el tipo ms sencillo de plan.
Tiene por objeto hacer de las personas ajenas a la empresa,
Reclutamiento
candidatos a ocupar un puesto de ella.
Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos
Seleccin
que para cada puesto concreto sean los ms aptos.
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
Supervisin
actividades se realicen adecuadamente.
Supervisin
del Consiste en dar seguimiento permanente al desempeo de cada
sistema de calidad uno de los factores involucrados en el logro de la calidad para
tener elementos de comparacin entre los RESULTADOS logrados
y los planeados, con el propsito de derivar acciones susceptibles
de resolver la problemtica que se haya presentado.
Polticas
93
REFERENCIAS DOCUMENTALES.
Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la Administracin General, Mxico, Mc. Graw-Hill /

Interamericana, 1993.
Fernndez Ros, Manuel. Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo: Teora, Mtodos y

Ejercicios, Espaa, Daz de Santos.
Gmez Ceja, Guillermo. Sistemas Administrativos: Anlisis y Diseo, Mxico, McGrawHill, 1997.
Koontz, Harold y Weihrich. Heinz. Administracin, una Perspectiva Global, Dcima

Edicin, Mxico, McGraw-Hill, 1994.
Rodrguez Valencia, J. Cmo elaborar y usar los manuales administrativos, Segunda

edicin, Mxico, ECASA, 1993.
Correa, Carmen M. y Abigail Daz-Coln. Administracin de documentos, Mxico, Mc

Graw Hill, 1997.
Domnguez Corona, Tala. Archivonoma, Mxico, Mc Graw Hill, 1997.
Llabrs de Charneco, A. Tcnicas y Prcticas de Oficina, Mxico Mc Graw Hill, 1989.
94

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Formatos disponibles

Manual Terico-Prctico del

Captulo 1 Manejo de documentacin

Campo de caracteres o de texto.

Captulo 2 Control de documentacin.

I.- MENSAJE AL ALUMNO

Contextualizadas, con el fin de ofrecerte

II.- COMO UTILIZAR ESTE MANUAL

por producto, norma tcnica de

III.- IMGENES DE REFERENCIA

Consulta con el docente

Comparacin de resultados con

Repeticin del ejercicio

Realizacin del ejercicio

IV.-PROPSITO DEL MDULO AUTOCONTENIDO

Al trmino del mdulo, el alumno manejar la informacin documental que se

Durante el desarrollo de las prcticas de

Al trmino del mdulo autocontenido

El portafolios de evidencias es una compilacin de

VI.- MAPA CURRICULAR DEL MDULO AUTOCONTENIDO

Obtener la informacin necesaria para el cliente, de acuerdo con el

Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las

Utilizar los sistemas de codificacin para el registro de los documentos,

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