Captulo II

Identificacin y seleccin de proyectos

Jess David Lpez Snchez
Universidad Politcnica de Tlaxcala
Ing. Mecatrnica
david.lopez_20@hotmail.com

ABSTRACT

The projects are identified in several ways during

the strategic planning of an organization, as part
of its normal business operations, in response to
unexpected events or as a result of a group of
people who decide to organize a project to
address a particular need.
The selection of projects is the assessment of
potential projects and then which of them should
be implemented decide. The steps in the
selection process are: development of a set of
criteria with which to evaluate the project,
developing a list of assumptions about each
project, collecting data and information on each
project and evaluating each project according to
the criteria.

I.

INTRODUCCIN

En este captulo nos hablan de

la gestin de proyectos es
la disciplina de
organizar y administrar recursos de manera
tal que se pueda culminar todo el
trabajo requerido en el proyecto dentro del
alcance, el tiempo, y costo definidos.
La gestin de proyectos, muchas veces,
es responsabilidad de un solo individuo.
Este individuo raramente participa de
manera directa en las actividades que
producen el resultado final. En vez de eso se
esfuerza por mantener el progreso y
la interaccin mutua productiva de las
varias
partes
de
manera
que
el riesgo general de fracasar se disminuya.
La
gestin
de
proyectos
como objetivo principal

la planificacin

el seguimiento

tiene

II.

el control.

DESARROLLO

Identicacin de un proyecto
Es la fase de inicio del ciclo de vida del
proyecto comienza con el reconocimiento
de una necesidad, problema u oportunidad
para el que se identifican uno o varios
proyectos que harn frente a esa necesidad.
Los proyectos se identifican de varias
maneras: durante la planeacin estratgica
de una organizacin, como parte de sus
operaciones de negocios normales, como
consecuencia de sucesos inesperados o
como resultado de un grupo de personas que
deciden organizar un proyecto para encarar
una necesidad particular. Las estrategias de
negocios pueden estar impulsadas por las
oportunidades de mercado, la competencia o
la tecnologa. Por ejemplo, puede haber una
oportunidad en un mercado emergente para
el desarrollo de un proyecto de un nuevo
producto educativo para nios en edad
preescolar.
A veces las organizaciones identifican
muchas necesidades pero tienen fondos
limitados y pocas personas disponibles para
realizar los proyectos potenciales. En tales
casos, la empresa debe someterse a un
proceso de toma de decisiones para priorizar
y seleccionar los proyectos que produzcan
el mayor beneficio general.
Seleccin del proyecto
La seleccin del proyecto consiste en
evaluar proyectos potenciales y luego
decidir cul de ellos debe derivar en su
implementacin. Los beneficios y las
consecuencias, las ventajas y desventajas,
los pros y contras de cada proyecto deben
considerarse y evaluarse. Los proyectos

pueden ser cuantitativos y cualitativos,

tangibles e intangibles. Los beneficios
cuantitativos podran ser financieros, por
ejemplo, un aumento en las ventas o una
reduccin en los costos. Tambin puede
haber beneficios intangibles asociados a un
proyecto, como la mejora de la imagen
pblica de una empresa o el fortalecimiento
de la moral de los empleados.

entregarse a todas las personas responsables

de realizar la evaluacin.

Forma de evaluacin y seleccin de

proyectos

Los pasos en el proceso de seleccin:

1. Desarrollar un conjunto de criterios para
evaluar el proyecto. Estos criterios
probablemente incluirn factores tanto
cuantitativos como cualitativos.
Se podra evaluar cada proyecto potencial
bajo los criterios siguientes:

Alineacin con las metas de la

empresa
Volumen de ventas previsto
Incremento en la participacin de
mercado
Creacin de nuevos mercados
Inversin requerida
Estimacin
del
costo
de
manufactura por unidad
Desarrollo de la tecnologa usada
Reaccin del publico
Reaccin de los competidores
Marco de tiempo esperado
Aprobacin regulatoria
Riesgos
2. Elaborar una lista de los supuestos con
los que fundamentar cada proyecto. Por
ejemplo, si el proyecto es la construccin en
el centro de trabajo de una guardera o un
centro de cuidado diurno para los hijos y
familiares adultos mayores de los
empleados en el lugar de trabajo, un
supuesto sera que la empresa obtuviera un
prstamo bancario para construir.
3. Recabar datos e informacin de cada
proyecto que ayuden a tomar una decisin
inteligente respecto a la seleccin de un
proyecto
4. Evaluar cada proyecto segn los criterios.
Una vez que se han obtenido, analizado y
resumido todos los datos y la informacin
de cada proyecto potencial, stos deben

Cdula del proyecto

Tambin a veces llamado autorizacin del
proyecto o documento de inicio del
proyecto.
En
este
documento,
el
patrocinador o cliente otorga la aprobacin
para seguir adelante con el proyecto y
asigna los fondos. La cdula del proyecto
tambin resume las condiciones y los
parmetros clave para el proyecto y
establece el marco de trabajo para el
desarrollo de un plan inicial detallado para
realizarlo.
Incluye varios elementos que son de suma
importancia:
1.

El ttulo del proyecto debe ser

conciso y dar una imagen del
resultado final del proyecto, por
ejemplo: Implementacin de un
sistema de administracin de las
relaciones con el cliente.

2.

El propsito resume la necesidad y

justificacin del proyecto. Para
apoyar la justificacin de la
seleccin del proyecto se puede
hacer referencia a documentos
previos.

3.

La descripcin proporciona una

resea completa del proyecto.
Puede incluir una explicacin de
las
tareas
principales,
los
elementos de trabajo o fases del
proyecto e incluso una estructura
de divisin del trabajo.

4.

El objetivo es una declaracin de

lo que se espera lograr, es decir, el
producto final o entregable. Puede
indicar el monto de los fondos
autorizados para el proyecto y el
tiempo de terminacin previsto.

5.

Los criterios de xito o beneficios

esperados indican los resultados o
beneficios cuantitativos esperados
que
resultarn
de
la
implementacin del proyecto.
stos describen las expectativas de
los patrocinadores respecto a las
medidas que definen el xito del
proyecto.

6.

El financiamiento indica el monto

total de los fondos que el
patrocinador o cliente autoriza para
el proyecto.

7.

Los entregables ms importantes

son los productos finales o
artculos principales que se espera
se produzcan durante la ejecucin
del proyecto y al finalizar el
mismo.

8.

Los criterios de aceptacin

describen los criterios cuantitativos
que el patrocinador o cliente usar
para verificar que cada entregable
cumpla
con
ciertas
especificaciones de desempeo y
son la base para que acepte que el
entregable en efecto se hizo
correctamente y cumple con sus
expectativas.

9.

El cronograma de puntos de
revisin o milestones (tambin
conocidos como hitos) es una lista
de fechas o periodos lmite para la
realizacin de milestones en el
cronograma del proyecto. Para la
construccin de un nuevo edificio
de oficinas, los milestones y sus
fechas de terminacin lmite
podran ser:

Algunos proyectos se dividen en fases; por

ejemplo, un proyecto para desarrollar y
construir un sitio web tiene los siguientes
hitos como objetivos de revisin de
terminacin en cada fase:

10. Los supuestos clave incluyen

aquellos en que se basa el
fundamento o la justificacin del
proyecto, por ejemplo, de un nuevo
dispositivo mdico que recibir la
aprobacin
del
organismo
regulador.
11. Las restricciones podran incluir un
requerimiento para completar el
proyecto sin interrumpir el flujo de
trabajo actual, o la necesidad de
subcontratar un proyecto debido a
que la organizacin no tiene el
expertise adecuado o la capacidad
para llevar a cabo el proyecto con
su propio personal.

12. Los principales riesgos identifican

cualquier
riesgo
que
el
patrocinador considera con una alta
probabilidad de ocurrencia o un
alto grado de impacto potencial
que podra afectar el logro exitoso
del objetivo del proyecto.
13. El gerente de proyectos es una
persona de la organizacin que se
ha identificado como el lder a
cargo del proyecto. El trabajo
inicial de dicho gerente es
organizar un equipo bsico para
hacer la planeacin
La cdula del proyecto es un documento
importante. No slo autoriza a seguir
adelante con un proyecto, sino que
proporciona las condiciones y parmetros
clave que son el marco de trabajo para que
el gerente y el equipo del proyecto
desarrollen un plan inicial detallado para la
realizacin.
Preparacin
propuesta

de

una

solicitud

de

El propsito de la preparacin de una

solicitud de propuesta es establecer, de
manera completa y con detalle, lo que se
requiere, desde el punto de vista del
patrocinador/cliente, para hacer frente a la
necesidad identificada. Una buena solicitud
de propuesta permite a los contratistas
entender lo que el cliente espera para que
puedan preparar una propuesta meticulosa
que satisfaga los requerimientos del cliente
a un precio realista.
Principales lineamientos para la redaccin
de una solicitud de propuesta formal a los
contratistas externos:
1. La solicitud de propuesta debe indicar el
objetivo del proyecto o propsito,
incluyendo cualquier informacin de la
razn de ser del proyecto con el fin de que
pueda servir a los contratistas para preparar
propuestas meticulosas y receptivas.
2. Una solicitud de propuesta debe
proporcionar una descripcin del trabajo

(DDT). Una descripcin del trabajo se

refiere al alcance del proyecto. En ella se
explican de manera resumida las tareas o
elementos de trabajo principales que el
cliente quiere que el contratista o equipo de
proyecto realice.
3. La solicitud de propuesta debe incluir los
requerimientos del cliente, los cuales
definen las especificaciones y los atributos.
Los requerimientos se refieren a tamao,
cantidad, color, peso, velocidad y otros
parmetros fsicos u operativos.
4. La solicitud de propuesta debe establecer
los criterios de aceptacin que el cliente
usar para determinar si los entregables del
proyecto se completaron con base en sus
requerimientos.
5. La solicitud de propuesta debe establecer
el programa requerido (tambin conocido
como cronograma requerido) para la
finalizacin del proyecto y los milestones.
Se podra establecer sencillamente que la
casa debe concluirse dentro de seis meses, o
se podra incluir un programa o cronograma
ms detallado.
6. La solicitud de propuesta debe indicar la
fecha de entrega en que el cliente espera que
los posibles contratistas presenten sus
propuestas. Los clientes quieren recibir
todas las propuestas en una fecha
determinada para compararlas y evaluarlas
al mismo tiempo.
7. Una solicitud de propuesta puede incluir
los criterios de evaluacin. stos son los
criterios que el cliente usar para evaluar las
propuestas de los contratistas competidores
con el fin de elegir al que realizar el
proyecto.
8. Algunas solicitudes de propuesta
mencionan el tipo de contrato que el cliente
pretende usar. Podra ser un contrato de
precio fijo, en cuyo caso el cliente pagar al
contratista
un
monto
fijo,
independientemente de cunto le cueste al
contratista hacer en realidad el trabajo.
9. Una solicitud de propuesta podra
mencionar las condiciones de pago que el
cliente pretende establecer. Por ejemplo, el

cliente del folleto quiz tenga la intencin

de hacer un pago al final del proyecto.
10. La solicitud de propuesta debe
proporcionar instrucciones para el formato y
el contenido de las propuestas de los
contratistas. Si el cliente va a comparar y
evaluar propuestas de varios contratistas, es
importante que sean compatibles en formato
y contenido para que la evaluacin sea justa.
Las instrucciones podran requerir un
esquema o tabla de contenido, un nmero
mximo de pginas, detalles especficos
para proporcionar un desglose minucioso de
los costos e incluso el tamao de fuente y
los mrgenes de la propuesta.
11. La solicitud de propuesta debe indicar la
fecha de entrega en que el cliente espera que
los posibles contratistas presenten sus
propuestas. Los clientes quieren recibir
todas las propuestas en una fecha
determinada para compararlas y evaluarlas
al mismo tiempo.
12. Una solicitud de propuesta puede incluir
los criterios de evaluacin. stos son los
criterios que el cliente usar para evaluar las
propuestas de los contratistas competidores
con el fin de elegir al que realizar el
proyecto.
Los criterios de evaluacin pueden incluir lo
siguiente:
A) La experiencia del contratista con
proyectos parecidos.
B) El mtodo tcnico propuesto por el
contratista.
C) El programa o cronograma
D) Los costos. Si la estimacin se basa en el
tiempo y los materiales

para un equipo automatizado de pruebas,

podra enviarla a varias empresas de
renombre (contratistas) que se especializan
en la fabricacin de este equipo. Otro
mtodo para solicitar posibles contratistas es
que el cliente publique un anuncio en ciertos
sitios web y en peridicos de negocios
importantes informando que la solicitud de
propuesta est disponible y d instrucciones
sobre cmo los contratistas interesados
pueden obtener o descargar una copia.

III.

CONCLUSIN

En conclusin es que una vez que el

proyecto se selecciona, se autoriza
formalmente mediante un documento
conocido como cdula del proyecto, a veces
llamado autorizacin del proyecto o
documento de inicio del proyecto. En este
documento el patrocinador otorga la
aprobacin para seguir adelante con el
proyecto y se compromete a financiarlo. La
cdula del proyecto tambin resume las
condiciones y los parmetros clave del
proyecto y establece el marco de trabajo
para el desarrollo de un plan inicial
detallado para realizar el proyecto.
Las solicitudes de propuesta pueden incluir
el objetivo o propsito del proyecto, una
descripcin del trabajo, los requerimientos
del cliente sobre parmetros fsicos u
operativos (como tamao, cantidad, color,
peso y velocidad), los entregables que el
cliente espera que el contratista le
proporcione, los criterios de aceptacin de
los entregables, una lista de los elementos
suministrados por el cliente.

Solicitud de propuestas
IV.
Una vez que la solicitud de propuesta se ha
preparado, el cliente requiere propuestas al
notificar a los posibles contratistas que la
solicitud est disponible. Una manera de
hacerlo es mediante la identificacin de un
grupo selecto de contratistas con
anticipacin y el envo de una copia de la
solicitud de propuesta a cada uno. Por
ejemplo, un cliente que ha preparado una
solicitud de propuesta para el diseo y la
construccin de una pieza hecha a la medida

BIBLIOGRAFA

Administracin
exitosa
proyectos
Quinta edicin
JACK GIDO
Penn State University
JAMES P. CLEMENTS
Towson University

de