Curso Bsico de Archivos

Organizacin Documental

UNIDAD 2
Las Agrupaciones Documentales
2.1. El Expediente como Unidad Documental Compuesta
El expediente est formado por un conjunto de documentos relacionados
con el mismo tema, actividad o asunto, se forma con otros tipos
documentales que sirven de antecedente alrededor del cual gira toda la
actividad de una oficina o unidad orgnica, y obedecen a normas de
procedimiento elaborados. Se forman mediante la agregacin sucesiva
de documentos, pruebas, decretos, informes, memorndums, etc; que
los integran.
Para mejor entendimiento del expediente, damos la definicin siguiente
Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para
su uso corriente, bien durante el proceso de organizacin archivstica
porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es
generalmente la unidad bsica de la serie.
1

2.2 Formacin Cronolgica del Expediente y la Foliacin.

El expediente se forma mediante la agregacin sucesiva de los tipos
documentales, los mismos que debern ser ordenados en su interior
siguiendo la secuencia de su tramitacin, en primer lugar el documento
que le ha dado origen y posteriormente se irn aadiendo los
documentos
segn
el
orden
de
su
produccin,
es
decir
cronolgicamente, esto da lugar a una disposicin lgica para la consulta
gil, y ptima.
Debemos evitar retirar o disponer de los documentos que forman el
expediente, porque como unidad documental tienen una unidad de
informacin, el retiro de algn documento estara quebrando la unidad
de informacin que tiene. Se debe evitar ubicar los tipos documentales
de abajo hacia arriba en el orden contrario de su produccin, ya que esto
desvirta las caractersticas que tiene, si se utiliza por comodidad de la
informacin ese tipo de orden, conviene elaborar una relacin del
contenido a medida que esta se produce, describiendo cada una de los
documentos al momento de insertarlos, quedando esta descripcin en la
portada de la unidad de conservacin. Lo ms conveniente es ubicarlos
siguiendo la secuencia de la produccin de los tipos documentales que lo
forman.
Para foliar los expedientes estos deben estar ordenado de acuerdo a la
cronologa en el interior de la unidad de archivamiento, el primer
documento ser el ms antiguo seguido por los dems, la foliacin se
iniciar con el nmero 1 y en forma correlativa hasta el final del ltimo
documento que conforma el expediente.
1

Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD(G) 1999 p.17

En algunos casos los expedientes pueden ser separados en el interior de

la unidad de conservacin mediante pestaas o carpetas debido a las
diferentes actividades que dan origen a su formacin, as tenemos por
ejemplo, el legajo de personal debe tener la siguiente secuencia: filiacin
e identificacin personal, estudios y capacitacin, contratos y
nombramiento, renuncia y liquidacin, desplazamiento, descansos
mdicos, permisos licencias y vacaciones, ascensos, bonificaciones,
experiencia laboral, evaluaciones, mritos, demritos, produccin
intelectual, etc. En cada una de estas partes los tipos documentales
correspondientes. En este ejemplo la foliacin se realiza iniciando con el
folio nmero uno (N 01) en cada una de las partes. Cuando el personal
est activo se deja abierta cada una de las partes para incorporar
nuevos documentos que se archivan siguiendo el correlativo del ltimo
nmero.
2.3. Documentos anexos del expediente
Cuando se forma un expediente existen algunos tipos documentales que
sustentan la actividad administrativa, estos documentos son los
denominados anexos porque mediante ellos se sustentan aspectos
administrativos,
legales,
jurdicos,
contables,
etc.
que
son
imprescindibles y tienen que encontrarse formando parte del expediente
ya que a travs de ellos se resuelve el caso. Estos anexos deben ser
originales.
2.4. Documentos de Apoyo Informativo
El documento de apoyo informativo es recogido para informar sobre un
asunto concreto nos sirve de apoyo a la gestin, son copias de otros
documentos o documentos repetidos, su nico valor es informativo
inmediato. Estos documentos no son documentos de archivo, por lo que
pueden ser destruidos luego de ser utilizados.
Los originales mltiples que tienen la misma redaccin configuracin
fsica firmas y post firmas, que cumplen funciones diferentes, uno de
ellos es el original con el que se formar el expediente, los otros se
utilizarn como documentos de apoyo para actuar, concluida esta
funcin informativa no se debe incluir en el expediente principal ya que
en l se encontrar un original.
El dossier es formado por afinidad temtica sin que respondan a una
funcin administrativa, estos no deben ser confundidos con los
expedientes administrativos que son el resultado de una actuacin
determinada. Ejemplo, en una Oficina de Planificacin y Presupuesto, se
formula un Convenio de Apoyo Interinstitucional con la Universidad
Nacional Mayor de San Marcos, se solicita que las distintas oficinas
aporten fotocopias de documentos que permitan la informacin
necesaria sobre dicha entidad, modelos de convenios etc. lo que da lugar
a un conjunto de documentos cuya informacin permitir formular el
convenio, sin que este dossier forme parte del convenio. Similar funcin

cumplen las copias de textos legales, revistas, boletines, catlogos, etc,

que luego de su utilizacin deben ser desechadas.
2.5. Denominacin del Expediente Segn el Asunto que Trata o el
Tipo Documental
El expediente al estar conformado por diferentes tipos documentales, se
genera por una funcin administrativa, por tanto es un tipo documental
cuya denominacin asume la del tipo documental principal que tiene
relacin con la funcin y la actividad desarrollada, as tenemos el tipo
documental Comprobante de Pago, tiene como antecedentes la Orden de
Compra, Orden de Pago, los Documentos que sustentan los gastos, etc;
que demuestran el pago realizado, asumiendo el nombre del tipo
documental principal que es el de comprobante de pago. En el caso de
otros expedientes la denominacin del tipo documental est
determinada por el asunto que trata, por ejemplo los tipos documentales
como el oficio, el informe, el diagnstico y el oficio que se remite a la
institucin sobre la supervisin de un archivo da lugar al expediente de
supervisin, siendo este la denominacin del tipo documental.
2.6. El Principio de Procedencia
El ao 1841 el archivero e historiador francs Natalis de Wailly redact
un instructivo que enunciaba la nocin de fondo de archivo que consista
en reunir los documentos por fondos, es decir todos los que provienen de
un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, en el
que se debe respetar el orden determinado, de esta manera nace de
Principio de Procedencia o Respeto por los Fondos. Un primer
fundamento de la teora archivstica que consiste en respetar el origen
de los fondos, es decir en mantener ocupados sin mezclarlos con otros,
sean estas de una entidad pblica o privada, una persona, familia, etc.;
respetando la estructura o clasificacin propia de dicha entidad.
La Norma ISAD(G) lo define: Relacin existente entre los documentos y
las organizaciones o personas fsicas que lo han producido, acumulado,
conservado y utilizado en el desarrollo de su propia actividad 2
2.7. El Principio de Orden Original
La propuesta del principio de Procedencia result insuficiente porque se
propona la posibilidad de clasificar los documentos por asuntos o
materias dentro de cada fondo a partir de cierto nivel, es as que en
Prusia donde queda completado este principio H. von Seybel, director de
los Archivos del Estado, enunci un nuevo principio dispona que los
documentos de cada fondo deben mantenerse en el orden que le hubiera
dado la oficina de origen. As nace el principio de respeto al Orden
Original, completndose de esta manera la teora y prctica archivstica.

2 Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD(G) Madrid, 2000

p.17

Tanto el principio de Procedencia y Orden Original tienen actualmente

una serie de controversias cuyo debate an no se ha concluido, discusin
que dejamos abierta para que los archiveros a nivel nacional e
internacional los asuman en base a la experiencia de cada uno de los
pases, ya que aqu en el Per asumimos ambos principios.
2.8. Organizacin Documental: Importancia y Relacin con los
Dems Procesos Tcnicos Archivsticos.
Tal como ya mencionamos para el cumplimiento de las competencias de
una entidad, se determinan las funciones, en base al cual desarrollamos
actividades que dan lugar a los tipos documentales, la organizacin
documental, se inicia con la formacin del expediente, es la primera
agrupacin de documentos que por los diferentes contenidos y
estructuras de cada uno son tambin diversos los tipos documentales.
Segn las caractersticas de los tipos documentales los separamos
(clasificamos) para formar otra agrupacin al que denominamos serie
documental (segunda agrupacin), estas series a su vez corresponden a
una oficina al que denominamos seccin documental o asunto principal
(tercera agrupacin) que ser determinado de acuerdo al sistema
administrativo al que pertenece (por ejemplo Abastecimiento,
Presupuesto, Tesorera, Contabilidad, etc.) si la serie documental
corresponde a un rgano de lnea de la entidad, se indicar como asunto
principal el nombre de la unidad orgnica sin mencionar el ttulo
jerrquico. (Ejm. Para la Direccin General de Asuntos Hidrulicos, el
asunto principal ser Asuntos Hidrulicos.) 3 Debemos comentar que
esta manera de determinar el nombre de la seccin documental es
aplicable a otros rganos no necesariamente de lnea, as tenemos por
ejemplo la Oficina General de Administracin, es un rgano de apoyo, la
seccin documental ser Administracin, le retiro el ttulo jerrquico de
Oficina General. El conjunto de secciones corresponden a un fondo
documental, que es el resultado de la accin administrativa de un ente
que a lo largo de su historia desempea una serie de funciones mediante
una estructura administrativa.
El proceso archivstico tiene diferentes fases que no necesariamente son
secuenciales pudiendo darse en forma paralela, as tenemos que
organizados los documentos de un fondo documental es necesario
realizar un anlisis de los caracteres internos y externos, con la finalidad
de elaborar los instrumentos y auxiliares. descriptivos, que nos permitan
localizar, controlar y servir la informacin que tienen los documentos de
archivo, estamos tratando del Proceso Tcnico de Descripcin. Todos los
documentos es imposible conservarlos, se requiere valorarlos y
seleccionarlos para proponer la eliminacin de los que resulten
innecesarios de ser conservados y conservar aquellos que son de valor
permanente, estamos tratando del proceso tcnico de Seleccin
Documental. El fin de los archivos es brindar al usuario los documentos
que los solicitan con fines de informacin, estamos tratando del servicio
archivstico. Un proceso tcnico que se desarrolla desde el momento en
3

13 Archivo General de la Nacin- Legislacin Archivstica-Lima Per 1999 p.108

que se planifica
conservacin de
los documentos
tomadas cuando

el documento y durante todo su ciclo de vida, es la

documentos, las medidas de antes de la produccin de
estn relacionadas con la preservacin y las medidas
estn ya deteriorados es la restauracin.

2.9. Serie Documental: Conceptos.

Los documentos recibidos y generados en una oficina son tipos
documentales formados por unidades documentales simples o
compuestas. En el caso de ser simples son mayormente de
comunicacin sencilla sin mayor actividad administrativa acumulndose
por el tipo documental que da lugar a la serie documental de
correspondencia. En otras palabras la correspondencia como serie
documental nace de la actividad de informar y recibir informacin que
tienen las oficinas y generalmente son documentos simples, se reciben
solicitando informacin con cuya contestacin se concluye, dentro de
ello tenemos los oficios, cartas, memorndums, informes y otros tipos
documentales que no pertenecen a ningn expediente, suele ser lo ms
voluminoso que existe en los archivos.
El diccionario de terminologa archivstica lo define como: Conjunto de
documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una
misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de
procedimientos4
Debemos tener en cuenta entonces las competencias y funciones, las
que se desarrollan mediante las directivas de cada institucin a travs
de los rganos administrativos a los que vamos a denominar como
Unidades Funcionales en la que se divide el organismo.
2.10. Denominacin de las Series Documentales Formados por
Unidades Documentales Simples.
Tal como referimos anteriormente los tipos documentales simples
agrupados por tipos documentales dan lugar a la serie correspondencia,
sin embargo, hay tipos documentales que agrupados mantienen su
denominacin porque estos reflejan actividades propias, as tenemos por
ejemplo en la oficina de logstica la Orden de Compra, Orden de Pago, el
Pedido Comprobante de Salida, agrupados darn lugar a las series,
rdenes de compra, rdenes de pago, Pedidos Comprobantes de Salida;
de esta afirmacin podemos mencionar que la denominacin de las
series documentales formados por unidades documentales simples son
denominados por el plural del tipo documental.
2.11. Denominacin de las Series Documentales Formados por
Unidades documentales compuestas.
La primera agrupacin de documentos es el conjunto ordenado de varios
tipos documentales (memorando, carta, oficio, informe, memorando,
orden de pago, orden de compra, etc,) que forman un expediente como
4

Diccionario de Terminologa Archivstica (2 Edicin) Subdireccin General de los

Archivos Estatales Madrid, 1995 p.51

tipo documental, cuya denominacin est determinada en un primer

caso por el tipo documental que da lugar a la formacin del expediente,
(as tenemos el expediente de comprobante de pago, formado por la
orden de pago, la orden de compra, la factura, la boleta, etc,),
generalmente son tipos documentales que se generan de las funciones
de apoyo En el segundo caso el expediente como tipo documental es
denominado por el asunto que trata, as tenemos, licencia sin goce de
haber, legajo de personal, asesoramiento, supervisin, plan estratgico,
plan de trabajo, etc. Generalmente son generados por las funciones de
lnea. Agrupados los expedientes por la misma funcin administrativa, da
lugar a la serie documental, por tanto su denominacin es la
pluralizacin del tipo documental, as tenemos por ejemplo los tipos
documentales comprobante de pago, licencia sin goce de haber, legajo
de personal, asesoramiento, supervisin, plan estratgico, plan de
trabajo, darn ligar a las series documentales: Comprobantes de Pago,
licencias sin goce de haber, legajos de personal, asesoramientos,
supervisiones, planes estratgicos, planes de trabajo, etc.
El conjunto de las series documentales segn la estructura orgnica de
una entidad, conformar la sub seccin y seccin correspondiente, razn
por la que trataremos sobre el organigrama, funciones y actividades.
2.12. El Organigrama: Funciones y Actividades
La Organizacin Administrativa es un ordenamiento que establecen
grupos humanos para alcanzar algo de manera colectiva. Cada Entidad
es un ordenamiento que se establece para tratar de cumplir con su
misin, de esta manera, comprende las funciones que le corresponde y
la estructura orgnica.
El Organigrama son grficos de las organizaciones que representan la
estructura de una entidad, se encuentra en l lo ms importante de su
estructura precisando sus dependencias, las lneas de mando, sus
relaciones, los niveles de autoridad. A travs del organigrama se pueden
conocer los principales puestos, los canales de comunicacin, los niveles
jerrquicos y las nomenclaturas tcnicas.
2.13. Estructuracin de Funciones
La Divisin del trabajo en una entidad obliga a que se establezca una
estructura orgnica con reas de trabajo especializado, se definan las
funciones bsicas, se establezcan mecanismos de coordinacin y
comunicacin, y se utilicen mtodos y recursos tecnolgicosadministrativos adecuados.
Logrado las funciones bsicas se precisa la desagregacin y las
relaciones que se establecen entre las unidades conformadas. Entramos
en el campo de las funciones de cada una de estas partes de un todo.
2.14. Funciones

El documento de archivo es la Informacin contenida en cualquier

soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por
cualquier organizacin o persona en el ejercicio de sus competencias o
en el desarrollo de su actividad 5 por tanto su tratamiento tcnico
requiere el conocimiento de las competencias y actividades que
desarrolla una organizacin, tal como referimos dan lugar a los tipos
documentales. Las especificaciones se encuentran en el Reglamento de
Organizacin y funciones (ROF) y en el Manual de Organizacin y
Funciones (MOF) de cada entidad.
Funciones de Direccin.- funciones vinculadas a la autoridad que
tienen por objeto establecer polticas o pautas de accin, mediante las
cuales conduce y orienta las acciones generales de poltica o gobierno y
administrativa de una entidad.
Funciones de Lnea.- Sirven para producir bienes o servicios, estn
directamente vinculados con el objetivo econmico y/o propsito final a
que se dedica la entidad, estn ligadas a los rganos ejecutivos
encargados de ejecutar, realizar y materializar la razn por la cual existe
la organizacin. Los documentos que se generan en estas oficinas,
reflejan la misin de las unidades orgnicas y la razn de ser de la
institucin.
Funciones de Apoyo.- no tienen relacin directa con los objetivos, pero
contribuyen para su mejor aplicacin, tienen como misin apoyar y
completar la accin de las funciones de lnea. Dan soporte a la
institucin en recursos humanos y materiales, financieros y servicios.
Aqu se desarrollan las funciones administrativas de administracin,
comunicacin y relaciones pblicas, personal, contabilidad, logstica y
tesorera.
Funciones de Asesora.- Preserva el equilibrio institucional,
proporcionando informacin y asesoramiento para la toma de decisiones.
Brindan consejo y orientacin a la organizacin. Aqu se encuentran
generalmente los rganos que tienen que ver con las funciones de
planificacin y presupuesto, y asesora jurdica.
Funciones de Control.- Apoyar a la direccin en la evaluacin y control
de acciones, metas y objetivos. Aqu se encuentran las funciones de
control institucional
Funciones Consultivas.- Participar opinando sobre temas de
especialidad, segn las caractersticas de la entidad, dentro de ello el
tema de archivo mediante el Comit Evaluador de Documentos (CED).
Identificacin del elemento funcional
Es importante que las funciones y competencias estn bien identificadas
en el momento de confeccionar el cuadro de clasificacin, ya sea
orgnico, funcional o funcional, teniendo en cuenta que las funciones son
ms estables a lo largo del tiempo que la propia estructura.
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15 Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD(G) Madrid, 2000

p.16

Se deben diferenciar varios niveles en esta fase:

a. Conocimiento de las funciones de la administracin que producen
la estructuracin de la misma, en grandes organismos.
b. Conocimiento de las funciones que cada organismo tiene
encomendadas, que son su verdadera razn de ser y permanecen
en el tiempo.
c. Conocimiento de cada uno de los sujetos productores de un
organismo de la administracin.
El resultado final ser la identificacin de cada uno de los elementos que
determinan la existencia de un tipo documental.