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UNIDAD 3

Clasificacin y Ordenamiento de los Archivos


La secuencia seguida hasta el momento tiene relacin con las
competencias que tiene una entidad, una oficina o unidad orgnica, que
al cumplir las funciones se realizan actividades dando origen a un tipo
documental, si es solo de comunicacin da lugar a una unidad
documental simple, en caso de continuar con otras acciones dan lugar a
una unidad documental compuesta, cuyo tipo documental asume el
nombre del asunto que trata o del tipo documental principal del
expediente, este expediente es la primera agrupacin, que acumulados
por la misma funcin y actividades realizadas dan lugar a la serie
documental, que es nuestra segunda agrupacin, estas segundas
agrupaciones debemos separarlas en relacin a la funcin y actividades
que le dio origen, estamos tratando entonces de la clasificacin, tema
que desarrollamos a continuacin.
3.1. Clasificacin conceptos.
Tal como venimos desarrollando los conceptos podemos observar que las
agrupaciones documentales, desde el expediente hasta la serie
documental, se inicia desde la creacin de los documentos en las
oficinas, que realizan el trmite en cumplimiento de sus funciones, en
este sentido los documentos ya nacen clasificados y se pierde por
negligencia o desconocimiento de los que tienen a su cargo la
administracin de los documentos en sus inicios, con resultados
negativos que dan lugar a la acumulacin de documentos ubicados en
depsitos que pierden su organicidad quedando en un cumulo de
papeles abandonados, que no podemos llamar archivos.
Antonia Heredia menciona: clasificar es dividir o separar un conjunto de
elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que
dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un
todo. Cada grupo o clase es nico y distinto a los dems, con sus
caractersticas propias que lo diferencian de los otros, pero insisto,
formando parte de una estructura general; cada grupo a su vez es
susceptible de subdivisiones 1 Debemos asociar el concepto de clasificar
con separar y cada una de estas separaciones estn vinculados a una
estructura. El solo el hecho de separar no es clasificar, se tiene que
establecer una relacin entre si u otro nivel jerrquico o elemento, por
ejemplo si separo las regiones del Per en Regin Macro Norte, Macro
Centro y Macro Sur, estoy clasificndolo en relacin al Per y otras
caractersticas propias que puedan tener cada una de estas macro
regiones.
Continuando con la secuencia lgica de esta asignatura y utilizando los
conceptos dados, se ha llegado hasta la agrupacin de los documentos
por series documentales, estos en forma natural corresponden a
determinada rea (oficina o unidad orgnica) surge de esta manera una
nueva agrupacin que es el conjunto de las series documentales, al que
1

Antonia Heredia Herrera Archivstica General Teora y Prctica Sevilla,1989 P.186

denominamos seccin, definida en el Diccionario de Terminologa


Archivstica como seccin de fondo La subdivisin orgnico/funcional del
fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a
subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los
originaron. Cuando el organismo productor posee una estructura
jerrquica compleja, cada sub-grupo puede tener tantos sub-grupos
como sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgnica
hasta la unidad administrativa subordinada ms pequea 2 de manera
que segn la estructura orgnica de la entidad se puede tener sub
secciones, as tenemos por ejemplo si dentro de la estructura orgnica
se tiene Administracin y tiene como dependencias a Tesorera,
Contabilidad, Logstica, tenemos la Seccin Administracin, Sub seccin
Tesorera, Sub seccin Contabilidad y Sub seccin Logstica. Estamos
tratando de una clasificacin orgnica.
Se puede observar que para mencionar la seccin de fondo, se ha
retirado el ttulo jerrquico de la oficina o dependencia, as tenemos por
ejemplo (Oficina General de) Administracin, (Oficina de) Tesorera,
(Oficina de) Contabilidad, (Oficina de) Logstica, queda nicamente la
funcin principal, por el que le denominamos Seccin o Asunto Principal.
Se precisar el asunto principal que ser determinado de acuerdo al
sistema administrativo al que pertenece (por ejemplo. Abastecimiento,
presupuesto, tesorera, contabilidad, etc.) 3 En sentido estricto de la
Archivstica es la reunin de series documentales segn su procedencia
orgnica e institucional comn. La palabra seccin abarca a veces a un
archivo: por ejemplo la seccin contratacin del Archivo General de
Indias es nada ms y nada menos que el archivo de la Casa de
Contratacin.4
3.2. Clasificacin Orgnica Funcional.
Algunos autores tratan de la clasificacin orgnica, debemos considerar
que como tal estaramos separando el aspecto funcional que es la base
de la formulacin de los documentos de archivo, por lo que trataremos
de la Clasificacin orgnica funcional. Se utiliza varios criterios, partiendo
de la estructura orgnica, la correspondencia de las funciones. Formada
las series documentales podemos agruparlas de acuerdo a las diferentes
divisiones administrativas, segn la estructura orgnica de la entidad,
reproduciendo sus dependencias, se realiza desde las unidades
administrativas bsicas hasta las divisiones ms generales, respetando
los principios de procedencia y el respeto al orden original. Este sistema
clasifica los fondos reproduciendo las estructuras administrativas, la
divisin orgnica de la institucin, sus servicios, secciones, divisiones
administrativas, etc. As por ejemplo, en un municipio organizado a base
de reas delegadas, la clasificacin emplear cada una de ellas como

17Diccionario de Terminologa Archivstica (2 Edicin) Subdireccin General de


los Archivos Estatales Madrid, 1995 p.50
3
Archivo General de la Nacin, Per- Legislacin Archivstica-Lima Per 1999 p.108
4
Archivstica y Archivos, soportes edificio i organizacin-Manuel Romero Tallafigo,
Carmona 1994 p.358-359

punto de partida: rea de hacienda, rea de urbanismo, de cultura,


deportes y juventud, etc.5
La inconveniencia de este tipo de clasificacin, es el permanente cambio
estructural que tienen muchas de las instituciones, en estos casos es
conveniente utilizar la clasificacin funcional por ser la funcin el
elemento ms estable.
Clasificacin Funcional.
El criterio es el de las funciones que desarrollan las entidades sera el
predominante para el que es importante identificar las disposiciones que
regulan sus competencias y las normas de procedimiento que
condicionan la aplicacin de esas competencias Es importante que
tengamos bien identificadas las funciones ya que a la hora de elaborar el
cuadro de clasificacin, ante la dificultad de hacerlo de manera orgnica,
tenemos que realizar cuadros de clasificacin funcionales, teniendo en
cuenta que las funciones son ms estables que la estructura orgnica a
lo largo del tiempo.
Cuando hablamos de funciones debemos diferenciar varios niveles, las
grandes funciones de administracin que producen la estructuracin que
se encuentra en el Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) que
son la razn de ser de los organismos que son las ms permanentes y
aquellas funciones que corresponden a cada uno de los cargos que
ocupan las personas que se encuentran en el Manual de Organizacin y
Funciones (MOF). Algunos autores consideran que este tipo de
clasificacin sera el ms adecuado, por mayor estabilidad y objetividad
para los documentos administrativos actuales donde hay frecuentes
cambios en los organigramas, lo que implica un estudio ms profundo de
la institucin.
Segn este criterio todas las series documentales deben ser reunidas
bajo clases ms amplias que recojan todas las actividades emparentadas
por ser fruto de una misma funcin, as tenemos por ejemplo, los legajos
de personal, nminas, contratos, etc, se encuentran dentro de la funcin
de recursos humanos, las que conjuntamente con otras como la de
asesora jurdica, logstica, etc. pertenecen a la accin administrativa.
Se emplea para organismos de larga duracin en el tiempo, con
funciones muy estables y que hayan variado a menudo su estructura.
Ejemplo:
23 Gestin de Recursos Humanos
23.1 Plantilla de personal
23.1.1 Dirigentes
23.1.1.1 Nombramientos del personal dirigente
23.1.1.2 Expedientes de cuadros
23. 1. 2 Persona l administrativo y de servicios
23.1.2.1 Expedientes del personal administrativo
23.1.2.2 Expedientes del personal de servicios
5

Jos Ramn Cruz Mundet, Archivos Municipales de Euskadi, Manual de


Organizacin p. 81

23.1. 3 Personal tcnico


23.1.3.1 Expedientes de tcnicos de nivel universitario
23.1.3.2 Expedientes de tcnicos de nivel medio6
3.5. El Cuadro de Clasificacin Orgnico Funcional.
Lo definimos como un instrumento de gestin archivstica porque facilita
el desarrollo de los procesos tcnicos archivsticos de una entidad en las
diferentes fases del archivo desde el archivo de gestin, al archivo
perifrico, al archivo intermedio hasta el archivo histrico. El cuadro de
clasificacin Supone una estructura jerrquica y lgica de los fondos, los
divide en grupos evidenciados por ser reflejo de una accin, funcin o
actividad. Cada grupo posee identidad propia y se relaciona
jerrquicamente con los dems, sin dar lugar a la ambigedad 7 Las
series documentales establecidas corresponden segn las funciones a
las diferentes unidades orgnicas al que hemos denominado seccin
documental, tenemos entonces una relacin de fondo, de seccin, de
serie y de ser necesario de sub serie. Su elaboracin debe ser objetiva,
partiendo del conocimiento, la historia, la organizacin y los
procedimientos administrativos de la entidad, no puede darse sin el
anlisis de toda la documentacin del fondo y en forma
apriorsticamente, su presentacin es de lo general a lo particular.
El cuadro de clasificacin es la estructura jerrquica, orgnica que refleja
la clasificacin de un fondo documental, slo debe reflejar la
documentacin que la entidad genere quedando fuera la documentacin
de otra procedencia aunque se comparta los mismos depsitos o
administracin. Considerando las modificaciones de las funciones o
unidades orgnicas de la entidad, un cuadro de clasificacin debe ser
simple con divisiones precisas.
El cuadro se realiza para un fondo concreto, de manera que si en un
archivo tenemos diversos fondos, elaboramos un cuadro para cada uno
de ellos, segn el principio de procedencia. Tiene como niveles bsicos:
SECCIN: primera divisin del fondo, segn lnea de accin.
SUBSECCIN: divisin de la anterior, segn funcin o funciones
desarrolladas.
SERIE: resultado de una misma actividad.
Tiene como caractersticas:
1. DELIMITACIN: Cada fondo tiene su cuadro de clasificacin.
2. UNICIDAD: Se encuentra toda la documentacin independiente a la
cronologa
3. ESTABILIDAD: La funcin permite una clasificacin ms segura y
estable.
4. SIMPLIFICACIN: Divisiones necesarias, sin sub divisiones
excesivas.
6

Martha Marina Ferriol Marchena y otros, Manual de Procedimientos para el


Tratamiento Documental, la Habana 2008, p.25
7
Jos Ramn Cruz Mundet, Manual de Archivstica, Madrid 2001, p.243

Podemos resumir que el Cuadro de Clasificacin es un esquema que


resulta de sistematizar, la relacin de las clases (series y secciones)
entre s y su ubicacin dentro del contexto general (fondo).
La Comisin de Archivos Municipales del ao 2013 ha trabajado durante
estos tres ltimos aos el Manual de Procedimientos Archivsticos para
Municipalidades el mismo que es difundido en la pgina WEB del Archivo
General de la Nacin dentro de este manual se encuentra el cual Cuadro
de Clasificacin para Municipalidades, como una gua para que las
municipalidades puedan formular su propio cuadro con las
particularidades propias, adjunto dicho cuadro como modelo de la
presente asignatura, algunas partes modificadas obedece a la forma
plural con el que debe expresarse la serie documental :
ANEXO N 01
CUADRO DE CLASIFICACION DEL FONDO
MUNICIPALIDADES

DOCUMENTAL

CODIGO
ALTA
1
2
3
4
5

DIRECCION (ALCALDIA-SECRETARIA)
COMISIONES DE REGIDORES
CONVENIOS COOPERACION TECNICA
MEMORIAS ANUALES
LEGAJOS DE REGIDORES
CORRESPONDENCIA

ABASTECIMIENTO
1
PLANES ANUALES DE ADQUISICIONES
2
SEGUROS
3
INVENTARIOS DE BIENES
4
BAJAS Y TRANSF. DE BIENES
5
CONTRATOS DE LOCACIONES Y CONDUCCIN
6
ORDENES DE SERVICIOS
7
ORDENES DE COMPRA
8
CONTRATOS (ALQUILERES)
9
CUADROS DE NECESIDADES
10
PECOSAS
11
FICHAS DE CONTROL (KARDEX)
12
CORRESPONDENCIA
ADMINISRACION TRIBUTARIA
1
DECLARACIONES JURADAS IMP. AL VALOR PATRIM. PREDIAL
2
REGISTROS DE CONTRIBUYENTE
3
PLANES DE TRIBUTACION MUNICIPAL
4
CTA. CORRIENTE DE CONTRIB.
5
DECLARACIONES JURADAS ESPECT. PUBLIC. NO DEPORTIVO
6
NORMAS TRIBUTARIAS
7
CORRESPONDENCIA
ADMINISTRACION
1
RESOLUCIONES GERENCIALES

DE

2
3
4

NORMAS Y REGLAMENTOS
LICITACIONES
CORRESPONDENCIA

AGROPECUARIA
1
MEJORAMIENTO GENETICO EN ANIMALES
2
INSTALACION Y FORTALECIMIENTO DE PASTOS CULTIVADOS
3
PRODUCCION Y DE PASTOS CULTIVADOS
4
MEJORAMIENTO DE LA PRODUCCIN LECHERA
5
PANIFICACION
6
TALLERES
7
CORRESPONDENCIA
ARCHIVO CENTRAL
1
TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS
2
ELIMINACIONES DE DOCUMENTOS
3
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS (inventarios)
4
PROYECTOS ARCHIVISTICOS
5
SUPERVISIONES Y ASESORAMIENTOS RECIBIDOS
6
DIRECTIVAS
7
EVENTOS DE CAPACITACIN
8
SERVICIOS DE CONSULTA
9
SERVICIOS DE BUSQUEDA
10
SERVICIOS DE PRESTAMO
11
SERIVICIOS DE REPROGRAFIA
12
CORRESPONDENCIA
ASESORIA JURIDICA
1
ASESORIA
2
DEFENSA MUNICIPAL
3
DEFENSA MUNICIPAL
4
DEFENSA MUNICIPAL
5
DEFENSA MUNICIPAL
6
DEFENSA MUNICIPAL
7
CORRESPONDENCIA

CIVIL
PENAL
ADMINISTRATIVA
TRIBUTARIA
LABORAL

CATASTRO
1
CATASTROS MUNICIPALES
2
LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO
3
CERTIFICADOS NUMERACIN
4
CERTIFICADOS ALINEAMIENTO
5
NOMENCLATURAS URBANAS
6
NOMENCLATURAS ASENTAMIENTOS HUMANOS
7
DECLARACINES DE FBRICA
8
VISACINES DE PLANOS
9
VALORIZACINES DE INMUEBLE
10
CONSTANCIAS CATASTRALES
11
CERTIFICADOS DE JURISDICCIN
12
CORRESPONDENCIA
CENTRO DEL ADULTO MAYOR
1
REGISTROS DE PADRONES

2
3
4

PLANES DE TRABAJO
CAMPAAS
CORRESPONDENCIA

CENTROS MEDICOS
1
HISTORIAS CLINICAS ACTIVA DEL NIVEL 1 AL5
2
HISTORIAS CLINICAS DE FALLECIDOS
3
HISTORIA CLINICA PASIVA DEL NIVEL 3 AL 5
4
HISTORIAS CLINICAS DE EMERGENCIAS
5
DIAGNOSTICOS POR IMAGEN
6
HISTORIA CLINICA PASIVA DEL NIVEL 1 AL 2
7
HISTORIAS CLINICAS DE URGENCIAS
8
CERTIFICADOS MEDICOS
9
CORRESPONDENCIA
COMEDOR MUNICIPAL
1
PADRONES DE BENEFICIARIOS
2
SUPERVISINES Y CONTROL
3
ESTADISTICAS
4
ENTREGAS Y DISTRIBUCIN DE PRODUCTOS
5
GUIAS DE ENTREGA
6
PLANILLAS DE ENTREGA
7
DIRECTIVAS
8
ACTAS DE CONFORMIDAD
9
CONTROLES DE INGRESOS
10
CORRESPONDENCIA
COMERCIALIZACION Y MERCADOS
1
LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO
2
MERCADOS DE ABASTOS
3
TERMINAL PESQUERO
4
FERIAS
5
USO DE LA VIA PBLICA
6
ANUNCIOS
7
COMPATIBILIDAD DE USO
8
REGIST. COMERC. INFORMALES
9
LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO CON CESE
10
CORRESPONDENCIA
CONTABILIDAD
1
BALANCES GENERALES
2
LIBROS DIARIO
3
LIBROS MAYOR
4
INVENTARIOS Y BALANCES
5
ANLISIS DE CUENTAS
6
LIBROS AUXILIARES
7
CORRESPONDENCIAS
CONTROL INTERNO
1
INFORMES FINALES
2
PLANES DE ACCION DE CONTROL
3
AUDITORIAS INTERNA

4
5
6
7

AUDITORIAS EXTERNA
EXAMENES ESPECIALES
NORMAS DE CONTROL
CORRESPONDENCIA

CONTROL Y RECAUDACION
1
RESOLUCIONES GERENCIALES
2
RECLAMOS ADMINISTRATIVOS Y/O TRIBUTARIOS
3
CORRESPONDENCIA
CULTURA
1
MUSEOS
2
BIBLIOTECAS
3
GALERIAS DE ARTE
4
PINACOTECAS
5
EXPOSICIONES
6
ESPECTACULOS
7
CORRESPONDENCIA
DEFENSA CIVIL
1
RESOLUCIONES
2
CERTIFICADOS
3
ACTAS DE VISITA
4
INFORMES TECNICOS
5
INSPECCIONES TECNICAS PARA EVENTOS
6
CORRESPONDENCIA
DEMUNA
1
DEFENSA DEL NIO Y ADOLESCENTE (Proceso de Defensa)
2
ACTAS DE CONCILIACION
3
PLANES DE ACTIVIDADES - CAMPAA
4
CORRESPONDENCIA
DESARROLLO - PLANEAMIENTO URBANO
1
DECLARATORIAS DE FABRICA
2
PLANES DE DESARROLLO URBANO
3
ZONAS DE EXPANSION URBANA
4
ZONIFICACIONES
5
CORRESPONDENCIA
DESARROLLO ECONOMICO EMPRESARIAL
1
RESOLUCIONES GERENCIALES
2
PLANES OPERATIVO
3
INFORMES TECNICOS
4
PROMOCIONES EMPRESARIAL
5
CAPACITACIONES
6
CORRESPONDENCIA
EDUCACION
1
RESOLUCIONES
2
NOMINAS DE MATRICULA
3
ACTAS FINALES
4
ACTAS DE RECUPERACIN

5
6
7
8
9
10
11
12
13

ACTAS DE SUBSANACIN
ACTAS DE CONVALIDACIN
ACTAS DE REVALIDACIN
ACTAS DE PRUEBAS DE UBICACIN
ACTAS DE POSTERGACIN DE EVALUACIN
PLANES DE ACTIVIDADES
FICHAS UNICA DE MATRICULA
CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
CORRESPONDENCIA

FISCALIZACIN (FISC.)
1
RESOLUCIONES DE FISCALIZACION
2
EXPEDIENTES COACTIVO PENDIENTE DE CANCELAR
3
MULTAS Y SANCIONES
4
PROGRAMAS DE FISC. TRIBUTARIO
5
EXPEDIENTSE COACTIVO CANCELADOS
6
LIQUIDACIONES Y NOTIFICACIONES
7
CORRESPONDENCIA
GERENCIA MUNICIPAL
1
RESOLUCINS GERENCIALES
2
EVALUACIONES DE GESTION MUNICIPAL
3
CORRESPONDENCIA
GESTION AMBIENTAL
1
PROGRAMAS DE EDUCACIN
2
CORRESPONDENCIAS
IMAGEN INSTITUCIONAL
1
AUDIOVISUAESL DE EVENTOS
2
PUBLICACIONES
3
CEREMONIAS OFICIALES Y PROTOCO
4
CORRESPONDENCIA
INFORMATICA
1
AUDITORIAS INFORMATICAS
2
PLANOS DE REDES
3
MANUALES - INSTRUCTIVOS
4
INVENTARIO DE HARDWARE
5
PLANES DE SISTEMAS (de la municipalidad)
6
ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD
7
LICENCIAS INFORMATICAS
8
BACKUP
9
CORRESPONDENCIA
OBRAS
1
PLANES DE OBRAS
2
EXPEDIENTES TECNICOS DE OBRAS PUBLICAS
3
LICENCIAS CONSTRUCCIN DE OBRAS PRIVADAS
4
LICENCIAS REMODELACIN
5
LICENCIAS DE AMPLIACIN
6
LICENCIAS DE DEMOLICION
7
CONFORMIDAD DE OBRA

8
DEMOLICIONES
9
RESOLUCIONES
10
CERTIFICADOS DE PARAMETROS
11
AUTORIZACIONES PARA INSTALACIONI DE AGUA Y DESAGUE
12
APROBACIONES DE INFRAESTRUCTURA DE CENTROS DE
OPERACIN FINAL
13
APROBACIONES DE INFRAESTRUCTURA DE CENTROS DE RESIDUOS
SOLIDOS
14
USO DE VIA POR OBRAS
15
AUTORIZACIONES DE OBRAS EN LA VIA PUBLICA
16
CERTIFICADOS HABITABILIDAD
17
ANTEPROYECTOS
18
CORRESPONDENCIA
OFICINA MUNICIPAL DE ATENCIN A PERSONAS CON DISCAPACIDAD OMAPED
1
REGISTROS DE PERSONAS DE DISCAPACIDAD
2
PLANES DE ACTIVIDADES - CAMPAAS Y TALLERES
3
CAPACITACIONES EVENTOS
4
CORRESPONDENCIA
PARQUES Y JARDINES
1
REGISTROS DE PARQUES Y JARDINES
2
CORRESPONDENCIA
PERSONAL
1
RESOLUCIONES
2
CUADROS DE ASIGNACION DE PERSONAL
3
PRESUPUESTOS ANALITICOS DE PERSONAL
4
LEGAJOS DE PERSONAL
5
PLANILLAS UNICA
6
LICENCIAS
7
CONTROLES ANUAL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD
9
TARJETAS DE SALIDA
10
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
11
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
12
CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DE SERVICIO
13
SEGURO SOCIAL
14
RETENCIONES JUDICIALES Y FISCALES
15
FONAVI
16
A.F.P.
17
SINDICATO
18
CAFAE
19
PRESTAMOS ADMINISTRATIVOS Y ESPECIALES
10
LEGAJOS Y ESCALAFON DE PROFESORES
21
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PERSONAL
22
BIENESTAR SOCIAL Y ASISTENCIA
23
CAPACITACION DE PERSONAL
24
CORRESPONDENCIA
PLANIFICACION Y PRESUPUESTO
1
PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

COOPERACIONES TECNICAS
PRESUPUESTOS ANUALES
REGLAMENTOS DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MANUALES DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS - TUPA
TARIFARIOS DE SERVICIOS
TEXTOS NICOS DE PROCEDIMIENTOS
PLANES ANUALES
EVALUACIONES / EJECUCIN PRESUPUESTAL
CALENDARIOS DE COMPROMISOS
AMPLIACIONES DE CALENDARIOS
ESTADISTICAS PRESUPUESTALES
AUXILIARES DE COMPROMISOS
EVALUACIONES ANUALES DE INGRESOS
EVALUACIONES ANUALES DE EGRESOS
CORRESPONDENCIA

RECREACION Y DEPORTES
1
CAMPOS DEPORTIVOS
2
COMITES DE DEPORTES
3
LIGAS DEPORTIVAS
4
CORRESPONDENCIA
REGISTROS CIVILES
1
ACTAS REGISTRALES NACIMIENTOS
2
ACTAS REGISTRALES MATRIMONIOS
3
ACTAS REGISTRALES DEFUNCIONES
4
EXPEDIENTES MATRIMONIALES
5
ESTADISTICAS VITALES
6
INSCRIPCIONES EXTRAORDINARIAS DE NACIMIENTO
7
EXP. MATRIMONIALES NO REALIZADOS
8
CERTIFICADOS DE SOLTERIA Y VIUDEZ
9
CORRESPONDENCIAS
RENTAS
1
RESOLUCIONES DE TERMINACION
2
DECLARACIONES JURADAS
3
CONVENIOS DE FRACCIONAMIENTO
4
LIQUIDACIONES DE PARQUEO
5
ORDENES DE PAGO
6
CONCILIACIONES TRIBUTARIAS
7
CONSTANCIAS DE NO ADEUDO
8
CONSTANCIAS DE POSESIN
9
RECLAMOS ADMINISTRATIVOS Y TRIBUTARIOS
10
PRESCRIPCINES DE DEUDA
11
TICKETS PARQUEO
12
COBRANZAS COACTIVAS
13
NOTIFICACIONES
14
CORRESPONDENCIA
SANIDAD

1
2
3
4
5
6

SALUBRIDAD E HIGIENE DE ESTABLECIMIENTO


ANLISIS MICROBIOLOGICOS
ALIMENTOS
CERTIFICADOS DE SALUD
CARNET DE SANIDAD
CORRESPONDENCIA

SECRETARIA GENERAL
1
ACTAS DE SESION DE CONCEJOS
2
RESOLUCIONES DE ALCALDIA
3
DECRETOS MUNICIPALES
4
CONVENIOS DE COOP. TECNICA
5
RESOLUCIONES DE CONCEJO
6
ACUERDOS DE CONCEJO
7
ORDENANZAS MUNICIPALES
8
EXP. DE SEPARACION CONVENCIONAL Y/O DIVORCIO
9
ACTAS DE COMISIONES DE REGIDORES
10
EDICTOS
11
TRANSFERENCIA DE GESTION
12
REGISTRO DE ASIT. DE REGIDORES
13
LIBRO DE RECLAMACIONES
14
CORRESPONDENCIAS
SEGURIDAD CIUDADANA
1
PARTES DIARIO
2
ROL DE SERVICIO
3
CERTIFICADO DOMICILIARIO
4
CORRESPONDENCIA
SERVICIOS COMUNALES
1
PLAN DE ACTIVIDADES
2
SERVICIO DE LIMPIEZA PUBLICA
3
BAOS MUNICIPALES
4
PLAYAS Y RIBERA DE RIO
5
CORRESPONDENCIAS
SERVICIOS SOCIALES
1
REGISTRO FUNERARIO
2
CEMENTERIOS MUNICIPALES
3
CUNAS Y GUARDERIAS MUNICIPALES
4
SERVICIOS FUNERARIOS
5
ACTIVIDADES DE SERVICIO SOCIAL
6
PLAN DE SERVICIOS
7
SERVICIOS FUNERARIOS - CONTABLES
8
CORRESPONDENCIA
TESORERIA
1
LIBRO DE CAJA
2
LIBRO BANCOS
3
CTA. CTE. DE PERSONAL
4
COMPROBANTES DE PAGO
5
CAJA CHICA

6
7
8
9
10
11
12
13
14

PARTE DIARIO DE FONDOS


ARQUEOS
RELACION DE GIROS
RELACION DE RETENCIONES
CONCILIACION BANCARIA
RECIBOS DE CAJA
TALON DE CHEQUES
NOTAS DE ABONO
CORRESPONDENCIA

TRAMITE DOCUMENTARIO
1
REGISTROS DE INGRESOS
2
REGISTRO DE FEDATARIOS
3
CARGOS
4
NORMAS INTERNAS
5
REGISTRO GENERAL DE INGRESOS
6
REPORTE
7
CARGOS
8
DOCUMENTOS OBSERVADOS (Ley 27444 art. 125 inc.1 y 2)
9
REGISTRO DE MENSAJERIA
10
CORRESPONDENCIA
TRANSPORTES Y CIRCULACION
1
LICENCIAS DE CIRCULACION
2
FISCALIZ. DE CIRCULAC. DE TRANSITO
3
SANCIONES DE SERVICIO PUBLICO
4
TERMINAL TERRESTRE
5
INFORMES TECNICOS
6
CORRESPONDENCIA
TURISMO
1
PLANES DE TRABAJO
2
INFORMES TECNICOS
3
DIFUSION Y EVENTOS TURISTICOS
4
CORRESPONDENCIA
VASO
1
2
3
4
5
6
7
8

DE LECHE
COMITS DE VASO DE LECHE
REGISTRO DE PADRON DE BENEFICIARIOS
DIRECTIVAS
ESTADISTICA
RECIBOS Y GUIAS
ACCION DE CONTROL - SUPERVISIN
RECLAMOS
DISTRIBUCION DE PRODUCTOS