APTITUD

Capacitacin

Mdulo N 01
ORGANIZACIN DOCUMENTAL
TEORA Y PRCTICA

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I.

QUE ES UN ARCHIVO

Segn COOK M. MILLAR L. ROPER M (2009:16) Ninguna entidad

gubernamental u organizacin empresarial podra sobrevivir sin llevar
registro de sus actividades. Ninguna oficina podra funcionar bien si
tuviera que depender solamente de la memoria para recordar cada
transaccin efectuada. Sin documentos, cualquier administracin
organizada dejara de funcionar rpidamente. Los documentos, y ms
especficamente la informacin que contienen, son uno de los
recursos cruciales que una organizacin necesita para realizar sus
operaciones eficazmente. As como una organizacin podra continuar
sin financiamiento, personal y suministros materiales, no podra
funcionar si no mantuviera documentos y el acceso a los mismos.1
Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica del Consejo
Internacional de Archivos, la gestin documental es un rea de la
administracin general que se encarga de garantizar la economa y
eficiencia en la creacin, mantenimiento, uso y disposicin de los
documentos Administrativos durante todo su ciclo de vida
I.1 Imgenes

Preste atencin durante un minuto en las siguientes imgenes y

seale si los siguientes ejemplos corresponden a uno de los casos
que les toca a vivir en el da a da.
II.

ORGANIZACIN DOCUMENTAL. CONCEPTOS Y ALCANCES

La organizacin es una funcin de los archivos y gestin documental

que consiste en brindar clases, orden y signos que permitan la
localizacin y control de los documentos de archivo. Los productos
de la organizacin son los instrumentos de gestin de archivos, as:
1

COOK M. MILLAR L. ROPER M. (2009) Organizacin y control de archivos de

trmite. Programa de capacitacin de la Administracin del Sector Pblico. AGN
Mxico.

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a. El Cuadro de Clasificacin de Documentos.

b. La Gua de Organizacin de Documentos.
III. LA IDENTIFICACIN:
Uno de los objetivos principales de la identificacin es asegurar,
mediante su resultado, la clasificacin y valoracin de las series
documentales. De hecho, podemos decir que la identificacin es
inseparable de la evaluacin documental: identificacin y evaluacin
documental constituyen necesariamente un paso previo ineludible
para proceder de manera coherente a la clasificacin, descripcin y
recuperacin de los documentos y de la informacin. Dicho de otro
modo, la identificacin es el primer paso de un proceso secuencial,
puesto que proporciona una caracterizacin de la estructura del fondo
documental imprescindible para la evaluacin y organizacin de
documentos.2
En todo proceso de organizacin de un archivo se deben respetar dos
principios bsicos de clasificacin (entindase como organizacin) del
archivo, estos son:
1. El principio de procedencia o respeto de fondos: Este es el
principio fundamental de la prctica archivstica moderna.
Bsicamente significa que los archivos de quien creo los
documentos no deben ser mezclados con los creados por
otros. Defendido como la conservacin de los documentos
dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.
Este principio se constituye en fundamento de la funcin
archivstica, su entendimiento y aplicacin en el proceso de
elaboracin de tablas valoracin documental y soluciona el
tradicional obstculo que se opone a la fcil consulta y acceso
de los archivos.
2. El principio de estructura o de orden original: Tal como fue
formulado en Alemania, sostiene que los documentos deben
ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que
recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia
que los manejo. Definido por el AGN como: conservacin de los
documentos dentro del fondo documental manteniendo la
estructura que tuvo durante su servicio activo, para efectos de
elaboracin de TVD debe ser entendido como el principio que
hace referencia a la secuencia lgica, en la que se producen los
documentos, en la ejecucin de los trmites para la resolucin
de los diferentes asuntos

GAVILAN, C (2009) Gestin de Fondos Documentales: Identificacin, descripcin,

valoracin y seleccin. Temas de Biblioteconoma. Mxico

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Estimado participante a partir de estos dos principios entendemos

bsicamente como clasificamos nuestros archivos, por ello la
clasificacin consiste en el anlisis de las caractersticas de la entidad
o institucin que determinan la estructura donde se debe colocar los
documentos. Antes de ordenar un archivo debemos crear esa
estructura conociendo la estructura de este, en tal sentido los
documentos deben estar plenamente identificados y conocer su
procedencia y orden de acuerdo a la forma en que fueron generados
(funciones, actividades, procedimientos, procesos, trmites, etc).
El objetivo fundamental de la identificacin es conocer a la entidad
productora de documentos, en el ejercicio de sus competencias, su
evolucin organizativa a lo largo del tiempo, los procedimientos
administrativos sobre los que se ha venido rigiendo, y todas las
disposiciones o regulaciones que afectan a los trmites que
desarrolla. Con este conocimiento se pueden establecer series
documentales, que son componentes bsicos e imprescindibles para
la gestin documental de archivos en una organizacin. El resultado
obtenido gracias a la identificacin documental ser la organizacin
integral del fondo documental por series documentales, lo cual
quedar reflejado en varios instrumentos documentales especficos.
Adems, el hecho de disponer de un fondo documental organizado
ntegramente permite ofrecer como valor aadido principal la
posibilidad de establecer un Cuadro de Clasificacin eficaz,
permitiendo adems asentar sobre todo ello posteriormente las bases
de otra serie de procesos como son la valoracin, la descripcin, el
acceso, etc. (RTA 2014:5) 3
La clasificacin de documentos nos permite acelerar la ubicacin o
bsqueda de documentos e informacin, la clasificacin nos permite
identificar agrupaciones documentales y brindarles una denominacin
unvoca.
III.1 AGRUPACIONES DOCUMENTALES
III.1.1

El Documento de Archivo:

Los documentos de archivo como unidad de toda gestin se pueden

agrupar y trabajar en conjunto nos permite tratarlos como unidad en
distintas acciones de naturaleza archivstica y administrativa. Su
definicin nos permite asociar el tratamiento que le corresponde y
diferenciar de otros tipos de documentos que no ameritan un
tratamiento archivstico y por ende no conllevan una responsabilidad
archivstica administrativa.
Entendemos al documento de archivo a aquel que ha sido producido
(emitido y recibido) por un productor (oficinista, secretaria, director,
servidor) en el ejercicio de una o mas funciones o actividades) bajo un
3

RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN RTA. (2014)

Modelo de Gestin de Documentos y Administracin de Archivos (MGD) Directrices Identificacin y Clasificacin. Euro social. Madrid

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sistema de produccin (trmite, procedimientos, asuntos) y que son

testimonio o prueba administrativa, legal, fiscal, jurdica de uno o ms
actos o procedimientos. Todo documento de archivo tiene estructura
(tipo documental), contenido (accin y tema). 4
III.1.1.1 Caractersticas de los Documentos de Archivo:
Los documentos de archivo tienen caractersticas que le son propias y
les ayuda a diferenciarse de otros tipos de documentos como los
documentos
hemerogrficos,
bibliotecolgicos,
referencia,
bibliogrficos, etc. Sin embargo en materia de gestin de documentos
tenemos que diferenciar los documentos de archivo en soporte
tradicional (papel, pergamino, etc) del documento electrnico, a los
primeros le corresponden como caractersticas:
a. La integridad: Todo documento de
integridad o relacin de parte con un
documentos de archivo fsicamente
referencia con su totalidad para
documentos de archivo.

archivo debe conservar su

todo, es decir podemos tener
separados pero debe existir
poder interpretarlos como

b. La Inalterabilidad: Los documentos de archivo deben conservar su

carcter de inalterabilidad y as poder dar fe del contenido que
representan, en tal sentido los archivos no conservan documentos
alterados o adulterados que puedan sustentar fraudes o delitos.
c. El carcter original: De esta forma son resultado de un acto
natural propio de una funcin (se producen), los documentos no
son creaciones intelectuales a las que le son propias el derecho de
autor.
d. No generan derecho de autor: as de acuerdo al prrafo anterior
los documentos no pueden ser retirados de un centro documental
o un archivo.
e. Tienen distintos caracteres segn su utilizacin, pueden ser
testimoniales, dispositivos y/o informativos, cada uno de ellos no
menoscaba al otro pero si determina el valor de cada pieza.
f. Se valoran de acuerdo a la funcin o actividad que les da origen.
III.1.1.2 Los documentos de oficina:
En nuestras oficinas los documentos nacen para cumplir una tarea o
funcin administrativa, nacen vigentes, su conservacin definitiva se
debe a procesos de evaluacin posterior. Cada entidad debe
4

HEREDIA HERRERA, A (2011) Lenguaje y vocabulario archivstico. Algo ms que

un diccionario. Ed. Junta de Andaluca. Sevilla

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conservar una poltica de gobierno o procedimientos propios para

garantizar su racionalizacin y conservacin. En la actualidad
conocemos a la administracin como gestin, de esta forma los
documentos que nacen de esta funcin son conocidos como
documentos de gestin, generados en un trmite especfico. Existen
muchos errores en su identificacin, algunos de ellos son estos:
1. Los documentos se agrupan segn su tipo documental lo que
incluso les da nombre: Por ejemplo Informes, Memos, Cartas,
Oficios,
2. Los documentos de archivo se pueden clasificar por materias,
temas, asuntos particulares, orden cronolgico, etc.
3. Podemos conservar documentos de apoyo informativo como
fuentes de informacin y por lo tanto son documentos de
archivo,
4. Las normas legales al ser material de consulta de la oficina son
parte de nuestros archivos.
5. Mis oficios remitidos a entidades pblicas son el testimonio
concreto de lo que remit a cada entidad.
6. Todo documento que no corresponde al ejercicio de nuestras
funciones pero es recibido en la entidad es correspondencia.
7. Los documentos de archivo pueden clasificarse de acuerdo a su
importancia en documentos ms importantes, documentos
menos importantes.
8. Podemos organizar los documentos de archivo de una parte
(muestra) del total de documentos que disponemos en nuestras
oficinas.
9. Para organizar los documentos de archivo debemos primero
reconocer aquellos documentos que existen en las oficinas.
10.
Los documentos de archivo pueden ser clasificados segn
su tipo documental.
III.1.2

Las Series Documentales:

Toda clasificacin busca agrupar documentos de acuerdo a una

funcin administrativa, legislativa, especfica, etc. Las agrupaciones
nos permiten orientar el tratamiento de los documentos y ubicarlos
correctamente, es decir nos permiten ubicar los documentos para su
control y movimiento, si es cierto los documentos de archivo son
orgnicos y como tal son el producto de una funcin especfica.
La serie documental es la agrupacin de documentos que tienen
ciertas caractersticas comunes, siendo la primera de las
agrupaciones por funciones, los documentos tratados como serie
documental son transferidos, evaluados, eliminados como unidad. 5

SNA 002 Organizacin de documentos, aprobado mediante Resolucin Jefatural N

073-85-AGN/J

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Existe confusin entre la conformacin o denominacin de una serie

documental y los expedientes, dossiers y material informativo. Un
expediente es una sucesin de documentos relacionados a un
procedimiento o proceso concreto. En ese sentido es un conjunto
documental o documento compuesto por distintos tipos
documentales, el expediente se elabora en virtud de una secuencia
de actos administrativos o procedimentales en tiempos especficos y
estn relacionados a un asunto particular o trmite especfico. La
serie documental sin embargo engloba distintos asuntos particulares,
incluso expedientes, y ellos son el reflejo de un procedimiento o
asunto principal. Como el conjunto de expedientes entrelazados de
una misma funcin o la integracin de documentos agrupados de una
forma especfica que resuelven una actividad o trmite.6
III.1.2.1 Caractersticas de las series documentales:
1.

Las series documentales son nicas. Testimonian

actividades que son realizadas por una unidad
responsable, segn el principio administrativo de que una
misma funcin no puede ser realizada por dos diferentes
unidades administrativas. A lo ms, pueden ser
compartidas, y en este caso, se tendrn que definir las
responsabilidades de cada unidad administrativa en el
mismo proceso o actividad y, esto, tendr que quedar
delimitado en la integracin de los expedientes.

2.

Las series documentales pueden estar presentes de

manera transversal en una entidad. stas se originan
comnmente en los organismos cuya estructura es
descentralizada y de grandes dimensiones. Algunas series
documentales pueden ser compartidas por reas
administrativas de la misma funcin que se encuentran
repartidas a lo largo de las zonas regionales donde se
encuentre asentada una organizacin.

3.

Las series documentales estn repartidas a lo largo de

todo el ciclo documental. Su ciclo comienza con los
expedientes integrados y gestionados en su fase activa o
de trmite, luego continan cuando son transferidos a la
fase intermedia, y posteriormente, se mantienen cuando
aquellos documentos o expedientes son seleccionados
para una conservacin definitiva por su valor histrico.

III.1.2.2 Identificacin de las Series documentales:

Son distintas las formas de identificar las series documentales.

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1.

2.

3.

4.
5.
6.
7.
8.

III.1.3

Reconocer el procedimiento, por ejemplo: procesos

judiciales de tipo mercantil, laboral, penal, civil;
documentos que sustentan una relacin laboral o un
proceso de compra como es el caso de las licitaciones
pblicas, etc.
Reconocer la actividad por ejemplo: el registro contable a
travs de los libros mayores; la supervisin de una obra
por
medio
de
las
bitcoras;
el
registro
del
comportamiento de una planta por conducto de los libros
relatorios o de relatora, etc.
Establecer una forma o tipologa documental, por
ejemplo: las actas de un consejo de administracin, los
libros del registro civil: nacimiento, matrimonios,
defunciones, etc.
Establecer la relacin derivada de su creacin, recepcin
o utilizacin, por ejemplo: los documentos compilados de
las intervenciones realizadas en un reactor nuclear, etc.
Analizar las funciones y actividades de la organizacin.
Identificar funciones y actividades.
Estudiar los orgenes y los documentos continuos, y toda
aquella informacin que sea relevante para entender este
proceso.
Estructurar de lo ms general que corresponden a las
competencias y a las funciones del organismo hasta las
actividades ms precisas con las cuales, se identifican los
documentos y expedientes.7
Las Secciones Documentales:

Si distinguimos un fondo documental como un todo producido por una

entidad, una seccin documental es una divisin o parte de ese todo,
asignado a los rganos, dependencias, unidades orgnicas, etc. Las
secciones documentales nos reflejan al productor especfico de las
series documentales. Existe mucha confusin sobre las secciones
documentales, una seccin documental no es una unidad orgnica
propiamente sino los documentos producidos por cada unidad
orgnica. A una unidad orgnica le puede corresponder una o ms de
una seccin documental. Por ejemplo en el rea de logstica, podemos
separar al rea en tres secciones documentales de acuerdo a la
naturaleza de las funciones, as:
Unidad Orgnica
Secciones Documentales (I)

Logstica
Mantenimiento
Adquisiciones
Control Patrimonial

AGUILERA MURGUIA R (2011) La identificacin de las Series Documentales.

Administracin de documentos y Archivos. Textos Fundamentales. Coordinadora de
Asociaciones de Archiveros. Madrid

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(1)Corresponde tambin
documentales
III.1.4

la

Almacn
Secretara de Logstica
denominacin de sub-secciones

Fondo Documental:

El fondo corresponde a la totalidad de los documentos producidos en

una entidad en el ejercicio de sus funciones. Sin embargo en una
acepcin ms general podemos identificar como fondo a una familia,
una empresa, una persona (archivo personal), entidad pblica o
privada.
IV.

LA CLASIFICACION

Es una operacin intelectual que consiste en el establecimiento de las

categoras y grupos que reflejan la estructura orgnica y/o funcional
del fondo documental con la finalidad de describirlos, controlarlos y
establecer vnculos.
Ventajas:
a. Acelerar, la recuperacin de la informacin y por lo tanto el
trmite administrativo de la institucin.
b. Ahorrar, espacio en el almacenamiento fsico.
c. Archivar, los documentos con unos criterios uniformes, aspecto
fundamental para el personal que trabaja en las oficinas.
La clasificacin responde a las necesidades administrativas por las
que un organismo se estructura en unidades, estableciendo
relaciones jerrquicas entre las mismas. De acuerdo al principio de
procedencia de los fondos, los documentos se agrupan sobre una
clase organizadora u orgnica por medio de su divisin en series.
Este mtodo produce las clasificaciones orgnicas, los denominados
cuadros de clasificacin orgnico-funcionales, en dos niveles no
homogneos analticamente: los rganos o sujetos productores como
estructura analtica y las series documentales como categoras
documentales de clasificacin. 8Existen distintas formas y mtodos de
clasificacin de documentos, pero en archivos existen bsicamente
tres sistemas:
A. Sistema de Clasificacin Funcional
B. Sistema de Clasificacin Orgnica
C. Sistema de Clasificacin Funcional Orgnica
De los tres sistemas de clasificacin el tercero es el que se aplica en
el Per, de esta forma los documentos deben ser divididos de acuerdo
a su procedencia especfica (seccin documental) y teniendo en
cuenta su funcin o actividad (serie documental).
8

MONTEJO A (1997) La Clasificacin de Fondos Archivsticos Administrativos.

Revista Mtodos de Informacin Vo.4N 17-18. Mayo. Madrid. Pg. 52

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Por ejemplo si disponemos una carta que remite el gerente de un

banco sobre operaciones financieras a un cliente, el cargo
corresponde a la gerencia que procede esta misiva, si es de
operaciones ser la SECCIN OPERACIONES y la serie ser la funcin
que cumple esa carta, as por ejemplo NOTIFICACIONES DE DEUDA.

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Tabla N 1
En particular recomendamos emplear toda la estructura de un archivo
para denotar la produccin de una determinada rea o procedimiento.
Entidad

Museo de la Nacin del Per

Sector

Cultura

Dependencia

Ministerio de Cultura

Funcin

Administrar los bienes de la entidad

Actividad
Productor
General
Productor
Especfico
Nombre del
Instrumento
Fecha de
Produccin
Fecha de
Acumulacin
Data Crnica

Controlar el ingreso y salida de almacn

Tipo documental
Trmite o
Procedimiento

Registro

Entidad

Museo de la Nacin del Per

Sector

Cultura

Dependencia

Ministerio de Cultura

Funcin

Administrar los bienes de la entidad

Actividad
Productor
General
Productor
Especfico
Nombre del
Instrumento
Fecha de
Produccin
Fecha de
Acumulacin
Data Crnica

Controlar el ingreso y salida de almacn

Tipo documental

Registro

Oficina de Almacn
Operador Logstico de Almacn
Registro de Ingresos y Salidas
21-05-1945
21-05-1975
1975 2015
1. Requerimiento

Oficina de Almacn
Operador Logstico de Almacn
Registro de Ingresos y Salidas
21-05-1945
21-05-1975
1975 2015

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Trmite o
Procedimiento

1. Requerimiento

Entidad

Museo de la Nacin del Per

Sector

Cultura

Dependencia

Ministerio de Cultura

Funcin

Administrar los bienes de la entidad

Actividad
Productor
General
Productor
Especfico
Nombre del
Instrumento
Fecha de
Produccin
Fecha de
Acumulacin
Data Crnica

Controlar el ingreso y salida de almacn

Tipo documental
Trmite o
Procedimiento

Registro

Entidad

Museo de la Nacin del Per

Sector

Cultura

Dependencia

Ministerio de Cultura

Funcin

Administrar los bienes de la entidad

Actividad
Productor
General
Productor
Especfico
Nombre del
Instrumento
Fecha de
Produccin
Fecha de
Acumulacin
Data Crnica

Controlar el ingreso y salida de almacn

Tipo documental
Trmite o
Procedimiento

Registro

Entidad

Museo de la Nacin del Per

Oficina de Almacn
Operador Logstico de Almacn
Registro de Ingresos y Salidas
21-05-1945
21-05-1975
1975 2015
1. Requerimiento

Oficina de Almacn
Operador Logstico de Almacn
Registro de Ingresos y Salidas
21-05-1945
21-05-1975
1975 2015
1. Requerimiento

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Sector

Cultura

Dependencia

Ministerio de Cultura

Funcin

Administrar los bienes de la entidad

Actividad
Productor
General
Productor
Especfico
Nombre del
Instrumento
Fecha de
Produccin
Fecha de
Acumulacin
Data Crnica

Controlar el ingreso y salida de almacn

Tipo documental
Trmite o
Procedimiento

Registro

Oficina de Almacn
Operador Logstico de Almacn
Registro de Ingresos y Salidas
21-05-1945
21-05-1975
1975 2015
1. Requerimiento

El Cuadro de Clasificacin de Documentos:

Bsicamente existen dos tipos de cuadros de clasificacion

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