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LINEAMIENTOS PREVENTIVOS

PARA LA TRANSFERENCIA DE
GESTIN DE LAS ENTIDADES DE
GOBIERNO NACIONAL
Directiva N 003-2016Resolucin deCG/GPROD
Contralora N 088-2016-CG

Objetivos
Regular el proceso de transferencia de gestin en las
entidades del gobierno nacional; sealando plazos,
formalidades, responsabilidades y obligaciones de las
autoridades, funcionarios y servidores pblicos de las
entidades.
Determinar la informacin y documentacin que debe ser
entregada por las Autoridades salientes o encargadas a
las Autoridades entrantes o la gestin del gobierno
proclamado respecto a los resultados de su gestin en el
cumplimiento de su misin y a los temas vinculados a los
Sistemas Administrativos previstos en la Ley N 29158

Las entidades del Poder Ejecutivo.


El Servicio Parlamentario del Poder
Legislativo.
La Gerencia General del Poder
Judicial.
La Gerencia General del Ministerio
Pblico.
Los organismos a los que la
Constitucin Poltica del Estado y las
leyes les confiere autonoma.
Las Empresas del Estado de Gobierno
Nacional, en lo que resulte aplicable

Marco Legal
Ley N 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos.
Decreto Supremo N 008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la
Ley N 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos, y sus
modificatorias.
Resolucin Jefatural N 073-85-AGN-J, que aprueba las normas
generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Pblico
Nacional.
Resolucin Jefatural N 173-85-AGN-J, que aprueba las siguientes
Directivas:
Directiva N 004/86-AGN-DGA Normas para la formulacin del
Programa de Control de Documentos en los archivos administrativos del
Sector Pblico Nacional.
Directiva N 005/86-AGN-DGAI Normas para la transferencia de
documentos en los archivos administrativos del Sector Pblico
Nacional.
Directiva N 006/86-AGN-DGAI Normas para la eliminacin de
documentos en los archivos administrativos del Sector Pblico
Nacional.
Directiva
N 007/86-AGN-DGAI
Normas
la conservacin
de
Decreto
Supremo
N 011-2006-ED,
quepara
aprueba
el Reglamento
de
documentos
en
los
archivos
administrativos
del
Sector
Pblico
la Ley N 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacin.
Nacional.

Transferencia de Gestin
Es la entrega y recepcin de la gestin poltica y
administrativa.
La transferencia de gestin de las entidades del Gobierno
Nacional es el proceso documentado que permite a la
Autoridad saliente o encargada informar a la Autoridad
entrante o gestin del gobierno proclamado sobre los
resultados alcanzados durante su gestin relativos a la
responsabilidad misional as como sobre la situacin de los
Sistemas Administrativos del Estado en la entidad.
Este proceso tiene por objeto garantizar una sucesin eficaz
de la gestin que asegure la continuidad en la prestacin del
servicio pblico y la transparencia de la gestin, lo cual es de
inters de la ciudadana.

La entidad ha implementado un
Sistema Institucional de Archivos
(SIA), que comprende el Archivo
Central, archivos de gestin por
unidad orgnica y archivos
perifricos de corresponder.

Requerimientos del Sistema Nacional de Archivos


Cuadro de
Clasificacin (gua)
Cronograma anual
de documentos a
eliminarse

Inventario de
transferencia de
documentos

Cronograma anual
de transferencia de
documentos de los
archivos de gestin

Inventario de
eliminacin de
documentos

Programa de
Control de
Documentos

Inventario general
de fondos
documentales

Comisin
Evaluadora de
Documentos

Registro de
documentos

Adems
Local apropiado para el Archivo
Central
Mobiliario y equipos necesarios para
la proteccin y conservacin de los
documentos
Atencin del servicio archivstico de
los documentos que conserva.

Clasificacin de La
Documentos Clasificacin
de los
Es el
procedimiento
de crear
categoras o
clases para
reunir a los
documentos
en
agrupaciones
documentales.

Esta labor es
propia del
encargado de
archivo,
funcionarios y
gestores
documentales
en la gestin
de los
documentos.

documentos
en los
archivos de
gestin ser
orgnico
funcional.
Dicho sistema
se organizar
teniendo
como base la
estructura
orgnica de
cada entidad.
Las funciones
y actividades
de cada
unidad
orgnica
darn origen a
las series

Serie Documental

Es el Conjunto de
documentos que tienen
caractersticas comunes; el
mismo tipo documental o el
mismo asunto y que, por
consiguiente, son
archivados, usados,
transferidos o eliminados
como unidad.
SNA 002 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
RJ N 073-85-AGN/J

El Cuadro de Clasificacin de
Documentos
Es un esquema de ordenamiento y
clasificacin de las distintas
agrupaciones documentales que
conserva un archivo o grupos de
archivos

Caracterstica del CCD

El cuadro de clasificacin se basa en los principios


tericos de la archivstica (procedencia y respeto al
orden original o estructura) y para ello se basa en las
siguientes mximas:
Delimitacin. Cada fondo debe estar asignado a una
nica entidad de procedencia, de manera que quede
claramente delimitada del resto de la documentacin
del archivo.
Unicidad. La edad de los documentos no debe
considerarse como criterio de clasificacin, los
documentos debern estructurarse
independientemente de la fecha de creacin.
Estabilidad. El cuadro de clasificacin debe tener una
estructura permanente y estable en el tiempo que
refleje las funciones de la entidad de procedencia y
que permita la suficiente flexibilidad como para
albergar futuras funciones o cambios que se
produzcan en la entidad.
Simplificacin. Par mantener una estructura flexible

Conclusiones
Es necesario establecer un plan
adecuado de entrega de funciones
Conocer las normas sancionadoras
del SNA
Aplicar mejora continua a los
procesos de gestin documental
Es importante documentar la
produccin en la entidad.