Mdulo VI

Valoracin Documental

Al finalizar el mdulo, usted habr alcanzado las siguientes

competencias:

Define los conceptos de seleccin documental, valoracin, expurgo y

eliminacin, luego establece y analiza el rol de los archiveros en el
desarrollo del trabajo archivstico.
Reconoce los distintos valores que el documento de archivo posee
durante su ciclo vital
Identifica, los componentes del proceso de seleccin documental, los
procedimientos de transferencia y eliminacin y establece la
importancia del Programa de Control de Documentos, como
documento de gestin archivstica.

Presentacin
El Archivo y los documentos Para qu se archiva?
Unidad 1 Consideraciones Generales
1.1 Utilidad de los archivos
1.2 Importancia de la valoracin documental
1.3 Relacin entre valoracin documental y patrimonio documental de la
nacin.
1.4 Problemas bsicos de los sistemas de archivo
1.5 Factores que aceleran la produccin documental
1.6 Principios archivsticos
1.7 Conceptos bsicos.
Introduccin a la unidad 2 Para qu se valoran los documentos de
archivo?
Unidad 2 La Valoracin en el Proceso Archivstico
2.1 La valoracin documental. Concepto
2.2 Momentos de la Seleccin Documental
2.3 Propsito de la Seleccin Documental
2.4 La valoracin documental y su ubicacin en el trabajo archivstico
2.5 Ventajas de la seleccin documental
2.6 Base Legal de la valoracin Documental
2.7 Ciclo Vital de los Documentos
Introduccin a la unidad 3
Cmo asignar a las series documentales, qu criterios debemos
usar, cunto tiempo debern conservarse, hasta cundo sern
tiles?
Unidad 3 Valores de los Documentos
3.1 Valor Temporal
3.2 Valor Permanente
3.3 Metodologa para la valoracin de fondos.
3.4 Programa de Control de Documentos.
Bibliografa

PRESENTACIN
El incesante crecimiento de las actividades y funciones del ser humano
sumado al uso de las nuevas tecnologas ha ocasionado que la archivstica
enfrente en los ltimos aos, un nuevo reto, la agresiva produccin
documental en las organizaciones tanto pblicas como privadas, que
ocasiona diversos problemas ante los cuales los archiveros debemos ofrecer
soluciones tcnicas.
La acumulacin indiscriminada de documentos de archivo puede causar el
caos administrativo en una organizacin, por ello el control desde los
momentos iniciales de la vida de los documentos, es una de las soluciones
ms eficaces ante este problema.
Una colaboracin estrecha y coordinada entre las oficinas y los archivos ser
entonces condicin indispensable para poder mantener la debida
organizacin que permita una correcta gestin documental donde la
principal preocupacin racionalizar procesos para conseguir producir el
mnimo necesario de documentos.
De esta manera, el control de los documentos, desde su generacin en las
oficinas, es la condicin indispensable para poder recuperarlos tanto en su
calidad de testimonio jurdico-administrativo, como de elemento integrante
del Patrimonio Documental.
En este sentido conceptos como valoracin y seleccin documental,
Programa de Control de Documentos, plazos de vigencia y precaucin, tabla
de retencin documenta, normatividad para la transferencia y eliminacin
de documentos, son aspectos que todo archivero debe tomar en cuenta
para un trabajo de valoracin documental.
El propsito principal de este Mdulo Valoracin Documental es lograr que
los participantes manejen los conceptos principales que les permitan
realizar un buen trabajo de valoracin y seleccin documental para ello,
utilizarn las herramientas que son parte del contenido de la asignatura: las
lecciones que se indican en el silabo, prcticas que puedan efectuar en base
a su realidad, lecturas, guas de autoevaluacin, hojas de consultas, y
cuestionarios.

El presente mdulo desarrolla los elementos tericos y prcticos que

debern ser aplicados de acuerdo a la realidad de los diferentes archivos.
Para un mejor estudio hemos divido este mdulo en tres unidades.
La unidad 1; se desarrollan temas archivsticos relacionados con la
valoracin documental.
La unidad 2; desarrolla el tema de Importancia de la valoracin documental.
La unidad 3 explica el procedimiento de transferencia y el desarrollo del
Programa de Control de Documentos.
Esperamos que este mdulo aporte al conocimiento de los temas
archivsticos y los incentive a seguir investigando sobre los temas
archivsticos.

El Archivo y los documentos

Los documentos forman parte de nuestra vida desde el primer momento
de ella, cuando nacemos y hasta el momento que dejamos de existir. As
tenemos desde un acta de nacimiento, un documento nacional de
identidad o un acta de defuncin, documentos que forman parte de
nuestro archivo personal y que son generados naturalmente como
prueba de nuestra existencia como ciudadanos de un pas y de nuestra
convivencia en sociedad.

Para qu se archiva?

Desde el momento en que comienza el trabajo en una oficina se empieza a

generar documentos, que no surgen por la voluntad del hombre, sino a
partir del deseo de satisfacer una necesidad, cumplir con una determinada
funcin, pero cuando el nmero de esta documentacin comienza a
incrementarse, nos enfrentamos ante la interrogante de cmo guardarlos,
bajo qu principios, y sobre todo, cmo encontrarlos de una manera rpida
y eficiente a la hora de la bsqueda. En este momento podemos contestar
que se archiva para mantener todos los documentos de manera ordenada.
1.1 Utilidad de los archivos: Los archivos sirven a favor de:
La administracin pblica, para lograr una mayor eficiencia y una
transparencia de la gestin y como un antecedente y testimonio de sus
funciones.
La ciudadana, para la defensa de sus derechos, la fiscalizacin de los
actos pblicos y como garanta de la transparencia administrativa que debe
existir en todo Estado de Derecho.
La investigacin y la difusin cultural, como un repositorio de la
memoria de la Nacin.
Todos los documentos producidos por las instituciones que se vinculan con
los ciudadanos forman parte del Patrimonio Documental de la Nacin, que
se encuentra protegido por la legislacin archivstica vigente.
1.2 La importancia de la valoracin documental
Este tema est muy ligado a la problemtica sobre porqu conservamos
los documentos, podemos mencionar:
Los documentos preservan la historia de la humanidad. Si el hombre no
hubiera inventado la escritura, o comenzado a llevar registros formales de
batallas, leyes, tratados y dems, habra que obtener la historia de los
relatos orales.
Si alguno de nosotros ha participado alguna vez en el juego que consiste en
susurrar al odo de su vecino alguna cosa para que ste a su vez la susurre
al odo de un tercero, y as sucesivamente por todo el saln, sabr que la
historia oral cambia de persona a persona, aun en el intervalo de unos
pocos minutos. Si el proceso continuara durante siglos, al cabo de ese
tiempo la gente no tendra la menor idea de lo que se dijo realmente. Con la
historia ocurre lo mismo que con los acuerdos contractuales: todo el mundo

sabe que hay que ponerlos por escrito, en la actualidad lo escrito puede
estar hecho sobre un soporte de papel o digital.
En este sentido la valoracin documental es importante porque permite al
archivero:
Garantizar la preservacin de aquellos documentos realmente
importantes as como la eliminacin de documentos innecesarios de
manera peridica, permite programar las transferencias de
documentos de acuerdo a su ciclo vital y por ende el archivero podr
aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacios,
equipo y personal en el archivo.
1.3 Relacin entre valoracin documental y Patrimonio Documental
de la Nacin
El Estado est en la obligacin de defender y conservar la documentacin
que se produce en sus instituciones. Por tanto es tarea del Estado y de
Archiveros, terminar con eliminaciones indiscriminadas.
El patrimonio documental est integrado por toda la documentacin
valiosa que se produce en el pas, tanto la proveniente del sector
pblico, como la de entidades privadas. La primera es la que
directamente integra el patrimonio documental sin necesidad de
declaracin, mientras que la segunda debe ser declarada como tal de
forma expresa.

Para proteger el patrimonio tenemos una serie de normativas que

deben ser cumplidas por todos los peruanos; La Constitucin Poltica
del Per, artculo 21, el decreto Ley N 19414, Ley de Defensa,
Conservacin e Incremento del patrimonio Documental de la nacin y
su reglamento. DS N 75- ED (16-05-1972).

Ley 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento DS

N 008-92-JUS del 11 junio de 1991.

Para proteger el patrimonio documental existe normatividad

complementaria a la generada desde el AGN, tenemos en el Cdigo
Penal sobre delitos contra el patrimonio cultural, el decreto legislativo
276 para los servidores pblicos (que consigna como falta la
destruccin de los documentos pblicos), etc.

Los documentos que constituyen patrimonio documental en su

conjunto pertenecen al Estado, son evidencia de su desarrollo, de su
acontecer y son fuente de primera mano para hacer la historia de
nuestro pas, porque trasmiten la informacin sobre hechos
fidedignos, contribuyendo as a la formacin de identidad nacional.
Los documentos son importantes, y algunos lo son ms que otros no
slo porque preservan el pasado sino porque lo moldearon en su
momento. Los documentos establecen entonces pautas de comprensin
de la identidad social y principios acerca de lo bueno y lo malo. Por ello,
debemos conservar de manera definitiva aquellos que sern
imprescindibles para la formacin de la identidad y la cultura, as como
para el ejercicio de nuestros derechos

1.4 Problemas bsicos de los sistemas de archivo

Las teoras, estrategias y mtodos de valoracin archivstica deben

hacer frente a tres problemas de carcter general:

Debemos conservar el patrimonio documental de la Humanidad, pero

no podemos conservar todos los documentos que la Humanidad
genera actualmente. Ningn gobierno, ninguna sociedad, puede
asumir los costes de esa tarea. Por otra parte, la conservacin de
todos los documentos sin excepcin es, adems, una tarea intil, que
provoca una grave saturacin informativa innecesaria, una
"infoxicacin". Necesitamos seleccionar, por su importancia, slo
aquellos documentos que merecen formar parte del patrimonio
documental.
Debemos garantizar la eficacia y rentabilidad de los sistemas de
gestin documental de las entidades en las que trabajamos. Pero los
sistemas documentales slo pueden asumir los costes de
conservacin y tratamiento de los documentos que realmente
necesitan. Cuando los documentos ya no se necesitan deben
eliminarse lo antes posible o transferirse a otros sistemas.
Necesitamos establecer pautas de valoracin durante el diseo de los
sistemas documentales e implementarlas desde el momento mismo
de creacin de los documentos. Esta cuestin tiene especial
importancia en relacin con los documentos electrnicos.

En todo el mundo existe una enorme cantidad de documentos

acumulados en los archivos centrales o generales de las instituciones
pblicas. El grado de organizacin y de descripcin de esos
documentos es, con frecuencia, muy bajo. Necesitamos una teora y
una estrategia que permita llevar a cabo la valoracin de grandes
masas documentales en constante crecimiento y, al mismo tiempo,
que permita justificar y explicar nuestras decisiones de conservacin
o eliminacin ante la sociedad. No es posible valorar documento a
documento.

1.5 Factores que aceleran la produccin documental.

La produccin documental es toda aquella que se genera en ejercicio de las
funciones en las diferentes entidades sean pblicas o privadas. Diversos
autores sealan que esta produccin ha crecido en forma vertiginosa; sobre
todo por la presencia del Estado, el crecimiento de la poblacin, ampliacin
de derechos ciudadanos, la burocracia, las tecnologas de la informacin,
etc. Como consecuencia tenemos los problemas siguientes:
a. Dificultad para la organizacin de grandes volmenes documentales y
que imposibilitan su recuperacin.
b. Falta de espacio en los locales de archivo.
c. Gastos para la adquisicin y mantenimiento de locales que a veces
son insuficientes por la enorme masa documental.

d. Planteamiento de Soluciones
e. Racionalizar la produccin de documentos
f. Producir la documentacin estrictamente necesaria, simplificar
procedimientos, disear flujo gramas prcticos y funcionales.
Reglamentar la produccin de copias o ejemplares.
g. Establecer sistemas apropiados de archivos
h. Crear un sistema institucional de archivos de tal manera que todas
las Unidades uniformicen criterios de tratamiento archivstico,
iniciando desde los archivos de gestin.
i. Contar locales y equipos adecuados.
j. Propender a conseguir locales apropiados, con espacios suficientes, y
equipos indispensables.
k. Concientizar a las autoridades, a fin de obtener presupuestos
adecuados.

REALIZACIN DE ELIMINACIONES PERIDICAS DE DOCUMENTOS.

Las eliminaciones deben ser programadas, planificadas, estudiadas,
tomando en cuenta las normas, para que se destruya documentacin
innecesaria y se conserve la documentacin valiosa.

1.6 Principios Archivsticos.

PROCEDENCIA.- se encuentra en dos niveles o grados de aplicacin:
1 nivel: principio de respeto a la procedencia u origen de los fondos. Este
se circunscribe a la institucin u organismo que constituye el fondo de
archivo y que lo hace diferente de los dems. El principio de procedencia
establece que los fondos deben conservarse en su organizacin original, no
debiendo mezclarse los fondos procedentes de un organismo con los de
otro.
2 nivel: el principio de respeto al orden original o estructura interna de los
fondos. Viene implcito en el anterior, los fondos de archivo deben conservar
o recibir la clasificacin correspondiente a las estructuras administrativas
internas del organismo que lo ha creado, o a las actividades desarrolladas
por las entidades o personas. Las secciones no deben mezclarse entre s
tampoco las series. Dentro de cada serie debe respetarse el orden que la
documentacin tuvo en origen, esto es, su ordenacin.
La valoracin documental dentro del trabajo archivstico cumple un rol
importante, pues mediante ella se garantiza la conservacin de los
documentos de valor permanente, la eliminacin peridica de
documentacin de valor temporal, permite programar la transferencia de
documentos de acuerdo a su ciclo vital y mediante ella se logra
descongestionar los archivos, para una mayor disposicin de equipos,
material y personal. Para comprender la ubicacin de la valoracin y su
propsito, primeramente tenemos que definir que entendemos por ello.

Para qu valoramos los documentos de archivo?

En la actualidad el problema principal en las organizaciones pblicas y
privadas es el gran volumen documental que es generado en el
cumplimiento de sus funciones. Por ello se busca la solucin para
racionalizar esta produccin, y dar mayor fluidez al trmite de los
documentos.
En ese sentido, la adecuada aplicacin de los procesos archivsticos
permitir a las organizaciones eliminar documentos innecesarios de manera
peridica, mediante el uso de tablas de retencin de documentos, de
acuerdo a su ciclo vital, evitando as prdidas y congestionamientos. As el
principal objetivo de la valoracin es garantizar la preservacin de los
documentos de valor permanente.

BASE LEGAL RELACIONADA A LA VALORACIN DOCUMENTAL

1. Resolucin Jefatural N 073-85/AGN-J, Normas Generales del
Sistema Nacional de Archivos para el Sector Pblico Nacional. Norma
SNA 4, encontramos el concepto, sus objetivos principales.
2. Decreto Ley N19414, Ley de Defensa, Conservacin e
Incremento del Patrimonio Documental de la Nacin. El artculo
10, indica: Los documentos administrativos de las reparticiones y
organismos del sector pblico nacional, cuya conservacin sea
innecesaria, podrn ser eliminados o incinerados, previo inventario,
evaluacin y autorizacin del AGN, con opinin favorable del Consejo
Tcnico de Archivos.
Como se aprecia esta Ley, contempla que la documentacin que no
tenga mayor valor, tanto para la entidad a la que pertenece y para la
investigacin, es factible su eliminacin, pero con el visto bueno del
AGN.
3. Art. 5 inc. b. de la Ley N 25323 Ley del Sistema Nacional de
Archivos Normar y racionalizar la produccin administrativa y
eliminacin de documentos en la administracin Pblica a nivel
nacional.
4. El Art. 24 del D.S. 022-75 Reglamento del Decreto Ley N
19414, establece que para la eliminacin de deber seguir un
procedimiento.
5. El Decreto Supremo N 007-82-JUS. Reglamento de Organizacin y
Funciones del Archivo General de la Nacin. Captulo I: De la
Naturaleza y Finalidad: b) Normar y racionalizar la produccin
documental y autorizar la eliminacin de documentos innecesarios
del Sector Pblico Nacional. Captulo IV. De la Alta Direccin,
sobre funciones y atribuciones del Jefe, que es el Art. 7, inc.
f: Autorizar la eliminacin de documentos innecesarios del sector
pblico nacional y de las entidades del sector privado en las que el
Estado tenga capital accionario, as como de aquellas entidades
privadas que suscriban convenios de adhesin con el AGN.

2.7 Ciclo Vital de los Documentos

Este comprende las siguientes etapas:
a) Etapa Pre Archivstica (Primera etapa o edad)
Se inicia en la oficina donde se originan el procedimiento, hasta la solucin
del trmite por autoridad competente. Estos documentos se conservan en
los archivos de gestin, para cualquier consulta de las partes interesadas.
En esta etapa, es donde generalmente se inician los problemas de
acumulacin de documentos, ser tarea de quienes participando desde el
inicio, logren darle el tratamiento tcnico adecuado.
b) Etapa Archivstica (Segunda etapa o edad)
Concluido el trmite el documento o expediente, ha de seguir siendo
guardado, es consultado con menos frecuencia, va decreciendo el valor

primario, desarrollndole el valor secundario. Los documentos permanecen

en el Archivo Central o perifrico, segn sea el caso.

c) Etapa Archivstica (Tercera etapa o Edad) Histrica

Los documentos adquieren valor permanente por el contenido de su
informacin. Se conservan preferentemente en el Archivo General, donde
sern puestos al servicio de la investigacin y la historia.

Cmo asignar valores a las series documentales,

qu criterios debemos usar, cunto tiempo debern
conservarse, hasta cundo sern tiles?
La respuesta a stas interrogantes no permitir establecer los valores y los
perodos de retencin en cada nivel de archivo, y de esta manera
determinar cundo y qu series deben ser eliminadas o de lo contrario
conservadas permanentemente. En estos casos estamos refirindonos a
los siguientes valores:

Valor Temporal
Los documentos de valor temporal son aquellos que por su contenido dejan
de ser imprescindibles y se convierten en documentos sin trascendencia
una vez cumplido los fines que los origin. Mendoza Navarro, A (1997)
seala que el valor temporal es el que presenta un documento mientras
responda al asunto, a la necesidad para que fuera creado o mientras pueda
servir para iniciar o sustentar una accin administrativa, judicial, motivada
por un reclamo o usarse como antecedente directo de otro documento .
El valor temporal presenta aspectos o facetas a tomar en cuenta y que son:
ADMINISTRATIVO, es el que se da a los documentos cuando importa tanto
a la entidad productora o al administrador, interesado o la persona que
inicia un trmite.
LEGAL, referido a los documentos de contenido jurdico, con formalidades
de ley: Normas Legales, Contratos, Convenios. Tiene un valor legal, cuando
sustenta un derecho con toda la fuerza de prueba y testimonio para obligar
a su reconocimiento.
CONTABLE, documentos que contienen informacin de actividades
financieras: ingresos o egresos, movimientos de fondos, control de sus

presupuestos como son los libros contables, balances, etc., y que muchos
de estos son utilizados para cuando se realizan auditorias.
TCNICO, hay oficinas que tienen funciones especficas y complejas, por la
cual genera determinados documentos que merecen una calificacin y
tratamiento tcnico especial. Ej. Historias Clnicas, proyectos.

Valor Permanente
Lo adquieren aquellos documentos, producidos por una administracin, que
por sus caractersticas y luego de ser analizados y evaluados se determina
conservarlos permanentemente en un archivo nacional o histrico, al ser su
informacin, valiosa para la investigacin. Este valor existe paralelo al
temporal, es decir algunos documentos nacen siendo de valor permanente,
por ejemplo todos aquellos que estn relacionados a nuestra identificacin;
Documento nacional de identidad, Actas de nacimiento, de defuncin, entre
otros.
Para una mejor comprensin, tendrn valor permanente los documentos:
Relacionados con asuntos:
Administrativo, Los que resulten indispensables para la entidad de origen.
Ejemplo: Ley de Creacin de un organismo.
Legales, elaborados en base a normas jurdicas. (Escrituras pblicas de
venta de una casa, de arrendamiento, etc.).
Financieros, los que muestran el ingreso y egreso de una institucin.
Ejemplo: Balance General, etc.
Otros, los documentos:
a. Relacionados a materia tributaria,
b. Relacionados a asuntos de evolucin de las instituciones,

c. Relacionados a derechos de las personas,

d. Relacionados a aspectos cientficos, tecnolgicos,
Conclusin sobre el Valor Permanente
a. Interesan a la investigacin y a la historia
b. Se juzgan para su conservacin definitiva, esto significa que sobre
ellos no existe ninguna posibilidad de eliminacin.
c. Se transfieren a un Archivo Nacional, despus del perodo de
retencin de ley, de los archivos de gestin o centrales, para que
sean conservados definitivamente en los archivos histricos para ser
puestos a disposicin de la investigacin.
d. Para establecer los valores de un documento, se requiere de un
trabajo multidisciplinario en el que deben participar funcionarios,
tcnicos, y profesionales de cada rea generadora de documentos,
que permita tener un conocimiento completo e integral de la
produccin documental y la necesidad de su conservacin tanto para
la institucin como para la sociedad. Precisar los perodos de
retencin de cada serie que servir para elaborar el Programa de
Control de Documentos, tema que abordamos a continuacin .

3.3 Metodologa para la Valoracin de los Fondos

En la fase de valoracin se tienen que tener en cuenta una serie de criterios
que unidos al anlisis de los valores de los documentos nos darn las pautas
para determinar los plazos de transferencia entre los diferentes niveles de
archivo y los plazos de seleccin o eliminacin.
Podemos establecer los siguientes pasos:
1. Identificacin del organismo productor.
2. Identificacin de las series
3. Elaboracin de los cuadros de clasificacin
4. Confeccin del Inventario General de Series
5. Anlisis de cada serie, determinando los valores primario y
secundario; estudio del trmite y procedimiento que generan los
expedientes y documentos bsicos que componen cada tipo
documental
6. Estudio comparativo de las series complementarias y paralelas de los
distintos organismos.
7. Valoracin de cada serie y plazos de transferencia, conservacin y/o
eliminacin y acceso.
La informacin extrada de los puntos 1,2, 3 y 4 nos vendr dada por la fase
de identificacin. La informacin obtenida de los puntos 5, 6 y 7 nos llevar
a la confeccin de los cuadros de valoracin y seleccin, donde se indicar
el plazo de transferencia, y el de conservacin, y la fecha a partir de la cual
se puede acometer la eliminacin, por haber caducado los valores primarios
y no haberse desarrollado los secundarios.
En el caso de que se aconseje eliminacin parcial se indicar la tcnica de
seleccin a seguir. Todos los datos obtenidos en esta fase se pueden
plasmar en una ficha de valoracin, que una vez finalizada la deberemos
unir al repertorio de series documentales. Los campos imprescindibles que
debe contener dicha ficha son: tipo documental, organismo productor,
funcin, legislacin, documentos que componen el expediente, ordenacin
de la serie, plazos de transferencia, acceso, propuesta de conservacin, etc.
3.4 Programa de Control de Documentos

Es un documento de gestin archivstica que establece las series

documentales que produce o recibe una entidad pblica como
resultado de sus actividades precisando el nmero de aos que
debe conservarse y los perodos de retencin en cada nivel de
archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nacin.
El objetivo principal del PCD es:
a. Establecer los plazos de retencin de las series
documentales que se generan en toda institucin
b. Fijar los trminos en los cuales sern eliminados o
transferidos a nivel de archivo inmediato superior
c. Saber que series sern eliminadas o conservadas en un
archivo nacional o histrico.

NORMA REGULADORA: Directiva N 004-86-AGN-DGAI: Norma que

regula la Formulacin del Programa de Control de Documentos. De
obligatorio cumplimiento para las instituciones del sector pblico.
Es aprobado
1. Por cada institucin va Resolucin.
2. Por el Archivo General de la Nacin

El Comit Evaluador de Documentos est integrado por:

a) Un representante de la alta direccin de la entidad quien lo presidir.
b) El jefe de la Oficina de Asesora Jurdica o su representante.
c) El jefe de la Unidad orgnica cuya documentacin ser evaluado.
d) El jefe del rgano de Administracin de Archivos, quien actuara como
secretario tcnico.
Es, pues un equipo de expertos, administradores, contadores, abogados,
que junto con el archivero, debern concretizar este PCD
Inventario de las Series Documentales
Como se indic el inventario de las series documentales ser utilizado para
describir aquellas que conserva una unidad orgnica, anotando su nombre,
el contenido sustancial del conjunto de documentos, el valor de la serie, los
aos de retencin en cada uno de los niveles de archivo.
Tabla General de Retencin de Documentos
Es el listado de series documental, generada por cada unidad orgnica,
empezando por el nivel jerrquico alto, hasta los niveles inferiores, esto es
el Cuadro de Clasificacin de Series Documentales a las que se le agrega la
valoracin y el plazo de retencin en cada nivel de archivo.
FRMULA: VIGENCIA + PLAZO PRECAUCIONAL = PLAZO DE RETENCIN

ndice Alfabtico del Programa de Control de Documentos

Este es utilizado para anotar en orden alfabtico los nombres de las series
documentales, el asunto principal y el cdigo respectivo. Este se formular
con la totalidad de las series que se archivan en la entidad.
Para elaborar este PCD, se solicita el apoyo y compromiso de las principales
autoridades, se sugiere programar talleres para este fin, o encuestas bien
elaboradas que permita recoger informacin amplia, necesaria con datos
que interesen para lograr un trabajo serio, se requiere de la participacin a
todas la oficinas.
CASO PRCTICO
Ejemplo: Vamos a tomar dos series documentales de una Oficina de
Logstica de valor temporal y 2 series de la oficina de Personal de valor
permanente
Oficina de Logstica
Serie:
rdenes de Compra: sabemos que es una serie de valor temporal,
podemos establecer su perodo de retencin, para ello debemos conocer
que esta serie tiene connotaciones de documentacin contable y el plazo de
conservacin establecido legalmente es de l0 aos, en previsin de
algn control posterior, le damos un plazo precaucional de 1 ao. En total
tendremos 11 aos (En el Archivo de Gestin 3 y en el Archivo Central 8
aos). Otro caso similar al expuesto es el de la serie denominada PECOSAS.
Oficina de Personal

Documentos que integran el PCD son:

a. Inventario de Series Documentales.
b. Tabla General de Retencin de Documentos.
Serie:
Planillas y Legajos, para
Valor de la serie
PERIODOS DE
el caso de las series de
RETENCIN pPerodo de
valor permanente no
requieren plazo
precaucional, toda vez que
se conservaran
indefinidamente. Titulo de
la Serie
Archivo de
A. Perifrico
Archivo Central
Total Perodo de
Gestin
(caso de existir)
Retencin
rdenes de
Compra
Recibo de
Ingreso
Planillas
Legajos

Temporal

03 aos

08 ao

11 aos

Temporal

03 aos

08 aos

11 aos

Permanente
Permanente

05 aos
05 aos

25 aos
25 aos

30 aos
30 aos