06-07-Manual de Procedimientos para La Adquisición de Bienes PDF

Municipalidad de Quetzaltenango
Direccin de Administracin Financiera Integrada Municipal
Manual de procedimientos
para la Adquisicin de Bienes,
Suministros, Obras,
Contratacin de Servicios y
Pago de Facturas
Agradecimiento por la elaboracin y por el apoyo recibido a:

1. Licda. Amalia Lpez de Pereira
2. Licda. Mara Estela Meja Sac
3. Licda. Isabel Maldonado de Robles
4. Licda. Patricia Barrios
5. Sra. Isabel Girn de Galn
6. Lic. Marlon Morales
7. Lic. Mario Mench
8. Lic. Arturo Rodrguez
9. Arq. Jorge Franco
10.
Msc. Sergio Anbal Sum Garca
Quetzaltenango, Agosto 2,008
Manual de Procedimientos para la Adquisicin de Bienes,
Suministros, Obras, Contratacin de Servicios y
Pago de Facturas.
NDICE
Pgina
Captulo I
Procedimientos Administrativos Financieros para el Pago de bienes, Suministros, Obras,
Contratacin de Servicios y Facturas, de acuerdos a los rangos siguientes
Unidades que Intervienen en el Proceso
COMPRA DIRECTA
a)
Q.
0.01
Q. 1,000.00
b)
Q. 1,000.01
Q. 5,000.00
c)
Q. 5,000.01
Q. 30,000.00
REGIMEN DE COTIZACION
d)
Q. 30,000.01 a
Q. 100,000.00
e)
Q. 100,000.01
FREGIMEN DE LICITACION
f)
Q. 900,000.01 en adelante
Q.900,000.00
Captulo II
Requisitos a Cumplir y Soporte Legal que se debe
Adjuntar para el Trmite de Pago
a) Requisitos
b) Montos
1. de Q.
0.01 a
Q.
1,000.00
10
2. de Q. 1,000.01 a
Q.
5,000.00
10
3. de Q. 5,000.01 a
Q. 30,000.00
10
4. de Q. 30,000.01 a
Q. 100,000.00
10
4.1 Pago de un Anticipo

4.2 Cuanto se Trate del Pago de una Estimacin
11
4.3 Cuanto se Trate del ltimo Pago
12
5. De Q. 100,000.01
Q.900,000.00
12
5.2 Cuando se trate del pago de una Estimacin
13
5.3 Cuando se trate del ltimo Pago
13
6. de Q. 900,000.01 en adelante
14
6.2 Cuando se trate del pago de una estimacin
15
6.3 Cuando se trate del ltimo Pago
16
7. Presentaciones, Ayuda Econmicas y Otros
16
8. Cuando se trate de Premios
16
Captulo III
Otras Disposicin que debe Observarse para la
Adquisicin de Bienes, Suministros, Obras,
Contratacin de Servicios y Pago de Facturas.
17
Captulo IV
Disposiciones Finales
18
Anexo A
Recomendaciones para la correcta Ejecucin del
Presupuesto de Ingresos y Egresos
19
Manual de Procedimientos para la adquisicin de Bienes, Suministros,
Obras, Contratacin de Servicios y Pago de Facturas
CAPITULO I
Procedimientos Administrativos Financieros para la Adquisicin de Bienes, Suministros, Obras,
Contratacin de Servicios y Pago de Facturas
Con el afn de normar, estandarizar y mejorar el procedimiento para la adquisicin de bienes, suministros,
obras, contratacin de servicios y pago de facturas, en la Municipalidad, Empresa Elctrica Municipal y Empresa
Municipal Aguas de Xelaj, se establecen los siguientes procedimientos:
Unidades que Intervienen en el Proceso:
Unidad Solicitante
Unidad de Compras y Suministros
Unidad de Auditora Interna
Unidad de contabilidad
Unidad de Presupuesto
Alcalda Municipal
Consejo Municipal
Junta de cotizacin
Junta de Licitacin
Unidad de Asesora Jurdica Municipal
Unidad de Tesorera.
NOTA IMPORTANTE: Todas las Unidades y/o Dependencias Administrativas, Operativas y
Financieras Municipales, debern presentar a la Unidad de presupuesto de cada Unidad Ejecutora
(Municipalidad, Empresa Elctrica Municipal o Empresa Municipal Aguas de Xelaj) su programacin
financiera cuatrimestral; la cual deber presentarse a mas tardar una semana despus de la aprobacin
del presupuesto de ingresos y egresos del prximo ao (Fechas de presentacin: 22 de diciembre, 15 abril
y 15 de agosto) esta programacin servir de base para la solicitud de compra de bienes y/o contratacin
de servicios; por lo que previo a llenar el formulario DC-1, (pedidos al departamento de Compras) deber
ser verificada por la unidad Solicitante
a) Compra Directa (Q.01 a Q.1,000.00)
1. La unidad solicitante deber verificar la disponibilidad en su presupuesto, previo a elaborar su pedido (forma
DC-1) de conformidad con lo que establece el Artculo 15 del Reglamento de la ley de contrataciones; luego lo
traslada a la Unidad de Compras de la Unidad Ejecutora que corresponda.
2. La unidad de Compras verifica si cuenta con existencia en Proveedura para el despacho inmediato; si no
cuenta con existencia, realiza la compra con el Fondo Rotativo que maneja; o en su defecto, lo traslada a la
Unidad de contabilidad (Tiempo: 2 horas)
3. la unidad de Contabilidad recibe y verifica que exista partida presupuestaria con saldo disponible, si no existe
partida presupuestaria con saldo disponible, devuelve el pedido a la Unidad Solicitante, quien podr solicitar la
modificacin o transferencia presupuestaria respectiva, a la Unidad de presupuesto Municipal, siempre y cuando
lo que se pretenda ejecutar sea de prioridad y que dentro del presupuesto exista la posibilidad de un rubro que
se pueda transferir para cubrir el gasto solicitado y que el control legal lo permita. Si existe partida presupuestos
con saldo disponible emite el CUR de compromiso (Tiempo: 2 Horas) luego traslada el expediente a la unidad
de compras. El CUR de Compromiso; procede si la compra se realiza con el trmite normal.
4. la Unidad de compras, traslada el expediente a la Unidad de Auditoria, para la revisin correspondiente
(Tiempo: 2 Horas), luego lo traslada a la Unidad de compras. Procede si la compra se realiza con el trmite
normal.
5. la unidad de Compras realiza la adquisicin, con cargo al Fondo Rotativo Interno que maneja esta unidad,
luego traslada los bienes adquiridos a la unidad solicitante y requiere razonamiento de factura, para que
posteriormente incluya la factura para la reposicin del fondo rotativo. (Tiempo: 2 horas)
Si la unidad de Compras no contara con la disponibilidad de fondos, para poder efectuar la compra o
contratacin de servicios, solicitar, elaborar y firmar Formulario FR-02 en original y copia con el detalle de la
relacin de compromiso de servicios, solicitar, y firmar Formulario FR-02 el original y copia con el detalle de
la relacin de comprobantes de gastos realizados debidamente tramitados, y lo trasladara a la Unidad de
Contabilidad. (Tiempo: 2 horas).
6. La unidad de Contabilidad recibe el formulario, lo revisa y elabora el CUR para solicitud de reposicin del
fondo rotativo, y lo traslada a la Unidad de Tesorera.
7. La Unidad de Tesorera emite cheque o transfiere los fondos al responsable del fondo rotativo de conformidad
con los datos del formulario FR-02 (Tiempo: 2 horas)
Tiempo total de trmite 12 horas hbiles.
b) Compra Directa de Q.1, 000.01 a Q.5, 000.00
1. La unidad solicitante deber verificar la disponibilidad en su prepuesto, previo a elaborar su pedido (forma
DC-1) de conformidad con lo que establece el Artculo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones; luego lo
traslada a la Unidad de Compras de la Unidad Ejecutora que corresponda.
2.La Unidad de Compras verifica si cuenta con existencia en Proveedura para el despacho inmediato; si no
cuenta con existencia, realiza la compra con el fondo Rotativo que maneja, debiendo tomar en cuenta lo que se
establece el numeral siguiente en relacin al acuerdo municipal; en su defecto, lo traslada a la Unidad de
Contabilidad (Tiempo: 2 horas)
3.La Unidad de Contabilidad recibe y verifica que exista partida presupuestaria con saldo disponible, si no existe
partida presupuestaria con saldo disponible, devuelve el pedido a la Unidad de Compras para que se lo devuelva
a la Unidad Solicitante, quien podr solicitar la modificacin o transferencia presupuestaria respectiva a la
Unidad de Presupuesto Municipal, siempre y cuando lo que se pretenda ejecutar sea de prioridad y que dentro
del presupuesto exista la posibilidad de un rubro que se pueda transferir para cubrir el gasto o inversin
solicitado; para que a travs de esta unidad, se plantee ante el Honorable Consejo Municipal la solicitud de
transferencia. Si existe partida presupuestaria con saldo disponible emite el CUR de compromiso (Tiempo: 2
Horas); procede si la compra se realiza con el trmite normal. Luego devuelve el expediente a la Unidad de
compra, quien proceder a hacer entrega del expediente a la unidad solicitante para solicitar a la Alcalda
Municipal, la autorizacin de la compra o contratacin, segn sea el caso; debiendo ingresar el expediente a
travs de la Unidad de Secretara Municipal. (Tiempo: 1 hora)
4. la alcalda Municipal revisa el expediente, y procede a autorizar o denegar lo solicitado, mediante la emisin
del Acuerdo respectivo, devuelve el expediente a la unidad solicitante para que prosiga el trmite
correspondiente. (Tiempo: 3 horas)
5. La Unidad solicitante, inmediatamente traslada el expediente a la unidad de compras.
6. La unidad de Compras traslada el expediente a la Unidad de Auditoria para la revisin correspondiente (Tipo:
2 horas), y esta lo devuelve a la unidad de compras.
7. La Unidad de Compras realiza la adquisicin, con cargo al Fondo Rotativo Interno que manejas esta unidad,
segn el caso solicitante y requiere razonamiento de factura, para que posteriormente incluya la factura para la
reposicin del fondo, para poder efectuar la compra o contratacin de servicios, solicitante y requiere
razonamientos de factura, para que posteriormente incluya la factura para la reposicin del fondo rotativo.
(Tiempo: 2 horas)
8. La Unidad de Contabilidad recibe el formulario, lo revisa y elabora el CUR para solicitud de reposicin del
fondo rotativo, y emite solicitud de reposicin del fondo rotativo a travs del Sicoin Web a Tesorera.
9. La Unidad de Tesorera emite cheque o trasfiere los fondos al responsable del fondo rotativo de conformidad
con los datos del formulario FR-02 (Tiempo: 2 horas).
c) Compra Directa de Q.5, 000.01 a Q.30, 000.00
1. La Unidad solicitante deber verificar la disponibilidad en su presupuesto, previo a elaborar su pedido (forma
DC-1) de conformidad con lo que establece el artculo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,
Luego lo traslada a la unidad de compras de la Unidad Ejecutora que corresponda.
2. La Unidad de compras, opcionalmente puede obtener tres cotizaciones, previo a trasladar el expediente a la
unidad de contabilidad para verificar la disponibilidad presupuestaria. (Tiempo: 2 horas)
3. La unidad de contabilidad recibe y verifica que exista partida presupuestaria con saldo disponible, si no existe
partida presupuestaria con saldo disponible, devuelve el pedido a la Unidad de Compras para que se lo devuelva
a la Unidad Solicitante, quien podr solicitar la modificacin o transferencia presupuestaria respectiva a la
Unidad de Presupuesto Municipal, siempre y cuando lo que se pretenda ejecutar sea de prioridad y que dentro
del presupuesto exista la posibilidad de un rubro que se pueda transferir para cubrir el gasto o inversin
solicitado; para que a travs de esta unidad, se plantee ant4e el Honorable Consejo Municipal la solicitud de
transferencia necesaria; la unidad solicitante, quedar a la espera de la autorizacin de la transferencia.
Si existe partida presupuestaria con saldo disponible emite el CUR de compromiso (Tiempo: 2 horas).
Luego devuelve el expediente a la unidad de compras, quien proceder a hacer entrega del expediente a la
unidad solicitante para solicitar a la Alcalda Municipal, la autorizacin de la compra o contratacin, segn sea el
caso; debiendo ingresar el expediente a travs de la Unidad de Secretaria Municipal.
(Tiempo: 1 hora)
4. La Alcalda Municipal revisa el expediente, y procede a autorizar lo solicitado, mediante la emisin del Acuerdo
respectivo, devuelve el expediente a la unidad solicitante para que prosiga el trmite correspondiente.
(Tiempo: 4 horas)
5. La unidad solicitante, inmediatamente traslada el expediente a la unidad de compras.
6. La unidad de compras, traslada el expediente a la Unidad de auditora, para la revisin correspondiente
(Tiempo: 2 horas), luego lo traslada a la Unidad de compras.
7. La Unidad de Compras, procede a solicitar a la empresa proveedora que cotizo mejor precio y/o calidad del
producto, servicio o tiempo de entrega, la factura respectiva, indicndole que ya fue autorizada la compra o
contratacin y que ser para el trmite del pago correspondiente, segn el caso solicita el ingreso al Almacn
General Municipal o a la Proveedura..
Seguidamente requerir razonamiento de la factura a la Unidad Solicitante, para poder requerir el CUR de
Devengado a la Unidad de Contabilidad y adjuntar al expediente las tres cotizaciones, que realiz al inicio del
proceso, como parte del control interno, luego traslada el expediente a la Unidad de Secretaria Municipal, para
requerir la firma del PGUESE al Seor Alcalde Municipal ( Tiempo: 2 horas) luego la unidad de secretaria
devuelve el expediente a la Unidad de Compras, para que esta, lo traslade a la Unidad de Contabilidad.
8. La Unidad de Contabilidad, recibe el expediente, califica la documentacin de respaldo; si no est conforme, lo
devuelve a la Unidad de Compra para su correccin.
Si el expediente califica satisfactoriamente, procede a la elaboracin del CUR de registro presupuestario en
instancia de Devengado, aprueba, imprime y firma CUR, Genera instruccin electrnica de pago a Tesorera,
archiva el expediente. (Tiempo: 1 hora)
9. La Unidad de Tesorera recibe instruccin de pago, genera y autoriza pago, emite y entrega cheque u ordena
transferencia bancaria al proveedor. (Tiempo: 1 hora)
Seguidamente enva voucher del cheque emitido, a la Unidad de Contabilidad para que se adjunte al expediente
correspondiente.
10. La Unidad de Compras realiza la adquisicin o contratacin, y hace entrega de lo solicitado a la unidad
correspondiente.
Observacin: Todos los expedientes de pago debern contar con los documentos de respaldo necesarios para
justificar el mismo. (Art. 39 numeral 16 Ley Orgnica de la CGC Decreto 31-2002)
d) Compras de Q.30,000.01 a Q.100,000.00 (Rgimen de Cotizacin)

1. La unidad solicitante deber verificar la disponibilidad en su presupuesto, previo a elaborar su pedido (forma
DC-1) de conformidad con lo que establece el artculo 15 del Reglamento de la Ley de contrataciones y lo
traslada a la unidad de compras y unidad ejecutora.
2. La Unidad de compras recibe el expediente y lo traslada a contabilidad.
La Unidad de Contabilidad recibe y verifica que exista partida presupuestaria con saldo disponible, si no existe
partida presupuestaria con saldo disponible, devuelve el pedido a la Unidad de Compras, para que se lo devuelva
a la Unidad solicitante, quien podr solicitar la modificacin o transferencia presupuestaria respectiva a la
Unidad de presupuesto; para que a travs de esta unidad, siempre y cuando lo que se pretenda ejecutar sea de
prioridad y que dentro del presupuesto exista la posibilidad de un rubro que se pueda transferir para cubrir el
gasto o inversin solicitado, se plantee ante el Honorable Consejo Municipal la solicitud de transferencia
necesaria; la Unidad solicitante quedar a la espera de la autorizacin de la transferencia.
3. Si existe partida presupuestaria con saldo disponible emite el CUR de compromiso (Tiempo: 1 hora).
Luego devuelve el expediente a la Unidad de compras, quien proceder a hacer del expediente a la unidad
solicitante para requerir a la Alcalda y/o Consejo Municipal, la autorizacin de la compra o contratacin, segn
sea el caso, debiendo ingresar el expediente a travs de la Unidad de Secretaria Municipal. (Tiempo: 1 hora)
4. La Alcalda y/o Consejo Municipal procede a revisar el expediente y a autorizar lo solicitado, mediante la
emisin del Acuerdo respectivo, devuelve el expediente a travs de la Unidad de Secretaria Municipal. (Tiempo:
4 horas)
5. La unidad solicitante, traslada el expediente a la unidad de Compras.
6. La Unidad de Compras recibe el expediente debiendo contener adems del presupuesto, las bases,
especificaciones generales, tcnicas, disposiciones especiales y planos segn procedan, pudiendo requerir la
informacin en Diskette o en CD si as se necesitara, para preceder de conformidad con la ley de contrataciones
del estado y su reglamento (Articulo 38 inciso a y 39 de La Ley y arto. 16 del reglamento.
Previo a la publicacin en Guate-compras, trasladar el expediente a la Unidad de Compras de conformidad con
el artculo 16 de la Ley de Contrataciones del Estado y enva el expediente a la Alcalda Municipal. (Tiempo: 2 a
5 das)
8. La Alcalda procede a revisar el expediente, si lo considera pertinente, si lo considera pertinente lo har del
conocimiento al Honorable Consejo Municipal para que si procede se dictamine la aprobacin o improbacion o
improbacion de la adjudicacin (Art. 36 de la Ley) en este ltimo caso; devuelve el expediente a la Junta de
Cotizacin con el razonamiento respectivo; ordenado su revisin con base a las observaciones que se formulen.
Si se ordenare la revisin, dentro del plazo de dos das el expediente volver a la junta, la que revidara la
evaluacin y har la adjudicacin dentro del plazo de 5 das de recibido el expediente. Tanto la aprobacin como
la improbacion, la har la autoridad administrativa dentro de cinco das de recibido el expediente, luego
traslada el expediente a la Unidad de compras.
9. Unidad de Compras recibe, revisa y traslada el expediente la Unidad de Asesora Jurdica para la suscripcin
del contrato o acta administrativa, debiendo anotar todos los pormenores de la negociacin, agregando
constancias del caso, al expediente respectivo; (Art. 50 de la Ley) (Tiempo: 3 das) y trasladar el expediente a
la Unidad de Secretaria Municipal.
10.La Unidad de Secretaria Municipal, recibe el expediente, lo revisa y lo traslada a Alcalda Municipal, para la
firma del contrato o acta administrativa, seguidamente lo traslada al Honorable Consejo Municipal para la
aprobacin de contrato (artculos 48 de la Ley y 26 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
(Tiempo: 5 das). Luego lo traslada a la Unidad de Compras.
11. La Unidad de Compras, solicita a la empresa a quien se le adjudic, si se trata de una obra, el pala de inversin
del anticipo aprobado por la dependencia interesada, la Fianza de Anticipo y Fianza de cumplimiento, para el
trmite del porcentaje legal de anticipo; si no fuera el caso, solicita los bienes o la contratacin de servicios, la
Fianza de Anticipo para el trmite del porcentaje legal de anticipo. (Artculo 58 de la Ley y 34 del
Reglamento), luego verifica si el expediente cuenta con todos los documentos de soporte legal respectivo, y lo
traslada a la Unidad d Auditora Interna para la revisin correspondiente (Tiempo: 1 da), luego traslada el
expediente a la Unidad de Secretaria.
12.La Unidad de Secretaria Municipal, se encarga de requerir las firmas de la Comisin de Finanzas y la firma del
PAGUESE al seor Alcalde Municipal (Tiempo: 4 horas), luego devolver el expediente a la Unidad de Compras.
13. La Unidad de Compras, recibe el expediente, verifica nuevamente si estn completos todos los documentos de
soporte legal correspondientes y lo traslada a la Unidad de Contabilidad.
14.La Unidad de Contabilidad, recibe el expediente, califica la documentacin de respaldo; si no est conforme, lo
devuelve a la Unidad de Compras para su correccin, si el expediente califica satisfactoriamente, procede a la
elaboracin del CUR de registro presupuestario en instancia de Devengado, aprueba, imprime y firma el CUR,
Genera instruccin electrnica de pago a Tesorera, y archiva el expediente.
15.La Unidad de Tesoreria recibe instruccin de pago, genera y autoriza el pago, emite y entrega cheque u
ordena transferencia bancaria al proveedor. (Tiempo: 2 horas). Seguidamente enva voucher del cheque
emitido, a la Unidad de Contabilidad para que adjunte al expediente correspondiente.
e) Compras de Q.100,000.01 a Q.900,000.00 (Rgimen de Cotizacin)
1. La Unidad solicitante deber verificar la disponibilidad en su presupuesto, previo a elaborar du pedido (forma
DC-1) de conformidad con lo que establece el Artculo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y lo
traslada a la Unidad de Compras que corresponda.
2. La Unidad de Contabilidad recibe y verifica que exista y lo traslada a contabilidad.
3. La Unidad de Contabilidad recibe y verifica que exista partida presupuestaria con saldo disponible, si no existe
partida presupuestaria con saldo disponible, devuelve el pedido a la Unidad de Compras quien se lo devolver a
la Unidad Solicitante, quien podr solicitar la modificacin o transferencia presupuestaria respectiva a la Unidad
de Presupuesto, siempre y cuando lo que se pretenda ejecutar sea de prioridad y que dentro del presupuesto
exista la posibilidad de un rubro que se pueda transferir para cubrir el gasto o inversin solicitado; y que el
control legal lo permita, para que a travs e la unidad de Presupuesto se plantee ante Honorable Consejo
Municipal la solicitud de transferencia necesaria; la Unidad solicitante quedar a la espera de la autorizacin de
la transferencia presupuestaria respectiva a la Unidad de Presupuesto exista la posibilidad de un rubro que se
pueda transferir para cubrir el gasto o inversin solicitado; y que el control legal lo permita, para que a travs de
la unidad de Presupuesto se plantee ante Honorable Consejo Municipal la Solicitud de transferencia necesaria; la
Unidad solicitante quedar a la espera de la autorizacin de la transferencia.
Si existe partida presupuestaria con saldo disponible emite el CUR de compromiso (Tiempo: 1 Hora)
Luego devuelve el expediente a la unidad de compras, quien proceder a hacer entrega del expediente a la
unidad solicitante para requerir a la Alcalda y/o Consejo Municipal, la autorizacin de la compra, contratacin o
aprobacin del proyecto, segn sea el caso, debiendo ingresar el expediente a travs de la Unidad de Secretaria
Municipal. (Tiempo: 1 hora)
4. La Alcalda y/o Consejo Municipal, revisa el expediente, y si lo considera procedente autoriza lo solicitado,
mediante la emisin del Acuerdo respectivo, devuelve el expediente a la unidad solicitante para que prosiga el
trmite correspondiente. (Tiempo: 1 da) La unidad solicitante, trasladara el expediente a la unidad de
compras.
5.La Unidad de Compras recibe el expediente debiendo contener las bases, especificaciones generales, tcnicas,
disposiciones especiales y planos segn procedan, pudiendo requerir la informacin en Diskette o en CD si as se
necesitara, para proceder de conformidad con la ley de contrataciones del estado y su reglamento (Articulo 38
inciso a y 39 e la ley y arto. 16 del reglamento).
Previo a la publicacin en Guate-compras, trasladar el expediente a la Unidad de Asesora Jurdica, para que
proceda a la revisin de la bases (Tiempo: 1 da); debiendo trasladar el expediente a la Alcalda para la
aprobacin de los documentos de cotizacin (art. 18, 21, 40 y 42 de la Ley de Contrataciones del Estado)
debiendo devolver el expediente a la unidad de Compras, para que complete el expediente e inicie el proceso de
Cotizacin de conformidad como lo establece el Artculo 23 de la Ley de Contrataciones y Articulo 8 de su
reglamento. Seguidamente traslada el expediente a la Junta de Cotizacin.
6. La junta de Cotizacin, recibe las ofertas, califica y adjudica la compra de conformidad con el artculo 16 de la
Ley de Contrataciones del Estado y enva el expediente a la Junta de Cotizacin.
7. La Alcalda procede a revisar el expediente, si lo considera pertinente lo har del conocimiento al Honorable
Consejo Municipal para que dictamine sobre la aprobacin o improbacion de la adjudicacin (Art. 36 de la Ley);
si fuera improbada la adjudicacin, devuelve el expediente a la Junta de Cotizacin con el razonamiento
respectivo; ordenado su revisin con base a las observaciones que formule. Si se ordenare la revisin, dentro del
plazo de dos das el expediente volver a la junta, la que revisar la evaluacin y har la adjudicacin dentro del
plazo de 5 das de recibido el expediente. Tanto la aprobacin como la improbacion, la har la autoridad
superior dentro de cinco das de recibido el expediente, luego trasladar el expediente al departamento de
compras.
8. La Unidad de Compras recibe y traslada el expediente a la Unidad de Asesora Jurdica.
9. La Unidad de Asesora Jurdica recibe el expediente, lo revisa y procede a la elaboracin de la minuta o el
contrato, el cual debe estar publicado en el portal de Guate compras, de acuerdo a los trminos de referencia y a
la Ley de Contrataciones del estado (Articulo 47. De la Ley. (Tiempo: Dentro del Plazo de 10 das)
Trasladar el expediente a la Unidad de Secretaria Municipal.
10. Unidad de Secretaria Municipal, recibe el expediente, lo revisa y lo traslada a Alcalda Municipal, para la firma
del contrato, seguidamente lo traslada al Honorable Consejo Municipal para la aprobacin de contrato (artculos
48 de la Ley y 26 de Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. (Tiempo: 5 das). Luego lo traslada a
la Unidad de Compras.
11.La Unidad de Compras, revisa el contrato y solicita la empresa quien se le adjudic, si se trata de una obra, el
plan de inversin del anticipo, Fianza de Anticipo y Cumplimiento. (Artculo 58 de la ley y 34 del Reglamento),
seguidamente traslada el expediente a la Unidad de Auditora Interna para la revisin correspondiente (Tiempo:
1 da); luego los traslada a la Unidad de Secretaria Municipal si se trata de adquisicin de bienes o contratacin
de servicios.
12.La Unidad de Secretaria Municipal, se encargar de requerir las firmas de la Comisin de Fianzas la firma del
PAGUESE del seor Alcalde Municipal, Si se trata del pago de la compra de bienes o contratacin de servicios,
(Tiempo 4 horas), luego traslada el expediente a la Unidad de Compras.
13.La unidad de Contabilidad, recibe el expediente , califica la documentacin de respaldo; si no est conforme, lo
devuelve a compras para su correccin, si el expediente califica satisfactoriamente, procede a la elaboracin del
CUR de registro presupuestario en instancia de Devengado, aprueba, imprime y afirma el CUR, genera
instruccin electrnica e pago a Tesorera, y archiva el expediente.
14.La unidad de Contabilidad de Tesoreria recibe instruccin de pago, genera y autoriza el pago, emie y etrega
cheque u ordena transferencia bancaria al proveedor. (Tiempo: 2 horas), Seguidamente enva voucher de
cheque emitido, a la unidad de Contabilidad para que adjunte al expediente correspondiente.
f) Compras de Q. 900,000.01 en adelante
(Rgimen de Licitacin)
1. La unidad solicitante deber verificar la disponibilidad en su presupuesto, previo a elaborar su pedido (Forma
DC-1) de conformidad con lo que establece el Artculo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y lo
traslada a la Unidad de Compras que corresponda.
2. La Unidad de Compras recibe el expediente y lo traslada a contabilidad.
3.La Unidad de Contabilidad recibe y verifica que exista partida presupuestaria con saldo disponible, si no existe
partida presupuestaria con saldo disponible, devuelve el pedido a ola Unidad de Compras quien se lo devolver a
la Unidad Solicitante, quien podr solicitar la modificacin o transferencia presupuestaria respectiva a la Unidad
de Presupuesto, siempre y cuando lo que se pretenda ejecutar sea de prioridad y que dentro del presupuesto
exista la posibilidad de un rubro que se pueda transferir para cubrir el gasto o inversin solicitada, y que el
control legal lo permita; para que a travs de la unidad de Presupuesto se plantee ante Honorable Consejo
Municipal la solicitud de transferencia necesaria; la Unidad solicitante quedar a la espera de la autorizacin de
la transferencia.
Si existe partida presupuestaria con saldo disponible emite el CUR de compromiso (Tiempo: 1 hora)
Luego devuelve el expediente a la Unidad de compras, quien proceder a hacer entrega del expediente a la
unidad solicitante para requerir a la Alcalda y/o Consejo Municipal, la autorizacin de la compra, contratacin o
aprobacin del proyecto, segn sea el caso, debiendo ingresar el expediente a travs de la Unidad de Secretaria
Municipal. (Tiempo: 1 hora)
4. Consejo Municipal quien autoriza lo solicitado, mediante la emisin del Acuerdo respectivo, devuelve el
expediente a la unidad solicitante para que prosiga el trmite correspondiente. (Tiempo: 4 horas). La unidad
solicitante, trasladar el expediente a la unidad de compras.
5.La Unidad de Compras recibe el expediente debiendo contener las bases, especificaciones generales, tcnicas,
disposiciones especiales y planos segn procedan, pudiendo requerir la informacin en Diskette o en CD si as se
necesitara, para proceder de conformidad con la ley de contrataciones del estado y su reglamento. (Artculos 17,
18 de la Ley de Contrataciones del Estado)
Previo a la publicacin en Guate-compras, trasladar el expediente a la Unidad de Asesora Jurdica, para que
proceda a la revisin de las bases (Tiempo: 1 da); debiendo trasladar el expediente a la Alcalda Municipal
para la aprobacin de los documentos de licitacin (art. 21 de la Ley de Contrataciones del Estado)
debiendo devolver el expediente a la unidad de Compras, para que complete el expediente e inicie el proceso de
Licitacin de conformidad como lo establece el Artculo 23 de la Ley de contrataciones y Artculo 8 de su
reglamento.
Seguidamente traslada el expediente a la junta de Licitacin.
6. La junta de Licitacin, recibe las ofertas, califica y adjudica la compra de conformidad con el artculo 16 de la
Ley de Contrataciones del Estado y enva el expediente al Honorable Consejo Municipal.
(Tiempo: 2 a 5 das)
7. El Honorable Consejo municipal, procede a revisar el expediente, y dictamina sobre la aprobacin o
improbacion de la adjudicacin (Art. 36 de la Ley); si fuera improbada la adjudicacin, devuelve el expediente a
la Junta de Licitacin con el razonamiento respectivo; ordenando su revisin con base a las observaciones que
formule. Si se ordenare la revisin, dentro del plazo de dos das el expediente volver a la junta, la que revisar
la evaluacin y har la adjudicacin dentro del plazo de 5 das de recibi el expediente. Tanto la aprobacin
como la improbacion, la har la autoridad superior dentro de cinco das de recibido el expediente, lo trasladar
al departamento de compras (Tiempo: 2 das)
8. Unidad de Compras recibe y traslada el expediente a la Asesora Jurdica.
9. La Unidad de Asesora Jurdica recibe el expediente, lo revisa y procede a la elaboracin de la minuta o el
contrato de acuerdo a los trminos de referencia y a la Ley de Contrataciones del Estado (Artculo 47, de la Ley.
(Tiempo: dentro del plazo de 10 das) Traslada el expediente a la Unidad de Secretaria Municipal.
10. Unidad de Secretaria Municipal, recibe el expediente, lo revisa y lo traslada a la Alcalda Municipal, para la
firma del contrato, seguidamente lo traslada al Honorable Consejo para la aprobacin del contrato (artculos 48
de la Ley y 26 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. (Tiempo: 5 das). Luego lo traslada a la
Unidad de Compras.
11. La Unidad de Compras, revisa el contrato y solicita a la empresa a quien se le adjudic, si se trata de una obra,
el plan de inversin del anticipo, Fianza de Anticip y cumplimiento. (Artculo 58 de la Ley y 34 del
Reglamento), seguidamente traslada el expediente a la Unidad de Auditora Interna para la revisin
correspondiente (Tiempo: 2 das); luego los traslada a la Unidad de secretaria Municipal, si se trata de
adquisicin de bienes o contratacin de servicios.
12. La unidad se Secretaria Municipal, se encargar de requerir las firmas de la Comisin de Fianzas y la firma
del PAGUESE del Seor Alcalde Municipal, si se trata del pago de la compra de bienes o contrataciones de
servicios, (Tiempo 4 horas). Luego traslada el expediente a la Unidad de Compras.
13. La Unidad de Compras recibe el expediente, verifica nuevamente si estn incluidos todos los documentos de
soporte legal que corresponde y lo traslada a la Unidad de Contabilidad (Tiempo: 1 hora)
14. La unidad de Contabilidad, recibe el expediente, califica la documentacin de respaldo; si no est conforme,
lo devuelve a compras para su correccin, si el expediente califica satisfactoriamente, procede a la elaboracin
del CUR, de registro presupuestario en instancia de Devengado, aprueba, imprime y firma CUR, genera
instruccin electrnica de pago a Tesorera, y archiva el expediente. (Tiempo: 3 horas).
15. La unidad de Tesorera recibe instruccin de pago, genera y autoriza el pago, emite y entrega cheque y
ordena transferencia bancaria al proveedor. (Tiempo: 2 horas), seguidamente enva voucher del cheque
emitido, a la Unidad de Contabilidad para que adjunte al expediente correspondiente.
CAPITULO II
Requisitos a cumplir y soporte Legal que se debe adjuntar para el trmite de Pago
A continuacin se detallaran los requisitos y soporte legal que se debe adjuntar para el trmite de cualquier
pago, de acuerdo al concepto y monto del mismo.
a) Requisitos
1. Cada gasto que se solicite ejecutar, en primera instancia, se debe consultar si cuenta con partida
presupuestaria con saldo disponible en el presupuesto del Ingreso y Gastos del ejercicio fiscal vigente.
2.
El gasto que se pretende ejecutar deber estar contemplado en la programacin financiera

cuatrimestral vigente de la unidad solicitante.
3.
La Unidad solicitante, debe iniciar el proceso con llenar el formulario de pedidos Forma DC-1 (Pedidos al
Departamento de Compras), y no hacer el gasto, antes de llenar este requisito.
4.
Las Facturas, recibos y cualquier documento que implique un egreso, independientemente del valor,
deben estar a nombre de: MUNICIPALIDAD DE QUETZALTENANGO Si el gasto lo realiza la
Municipalidad; MUNICIPALIDAD DE QUETZALTENANGO/EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL si el
gasto lo realiza la Empresa Elctrica Municipal; y MUNICIPALIDAD DE QUETZALTENANGO/EMPRESA
MUNICIPAL AGUAS DE XELAJ si el gasto lo realiza la EMAX.
5.
En las Facturas, se debe consignar el Numero de Identificacin Tributaria (NIT) de la Municipalidad que
es l: 588364-4
6.
Consignar correctamente la fecha.
7.
Consignar con claridad el concepto, ya sea por adquisicin de un buen, suministro, obra o contratacin
de un servicio.
8.
Que facturas y/o recibos no presenten ninguna alteracin, por ejemplo que se observe que se utilizo
borrador o corrector u otro tipo de alteracin.
Cumplimos los requisitos anteriores, se inicia el trmite de la factura, de la manera siguiente:

B) MONTOS
1) DE Q.0.01 A Q.1,000.00
Se saca fotocopia de la factura, recibo u otro documento de egreso, se razona y afirma el jefe o encargado de la
Unidad en el reverso de la misma, para dar fe que ya obtuvo el bien o el servicio contratado, seguidamente lo
traslada a la Unidad de compras que corresponda, quien deber solicitar al Almacn General Municipal, el
documento que ampare el ingreso y salida del inventario de proveedura de compras, previo a proseguir el
trmite.
2) DE Q.1, 000.01 A Q.5, 000.00
1. Se saca fotocopia de la factura, recibo u otro documento de egresos, se razona y firma el Jefe o Encargado
de la Unidad en el reverso de la misma, para dar fe que ya obtuvo el bien o el Servicio contratado,
seguidamente la traslada a la unidad de Compras que corresponda, para lo que all proceda.
2. Adjuntar a la factura fotocopia del Acuerdo de Alcalda Municipal, en el que se autoriz realizar la
compra o contratacin de servicios.
3. Cuando se trate de compra de material y7o mano de obra para la ejecucin de un proyecto, se debe
adjuntar certificacin del acta de material o certificacin de acta de inicio y finalizacin de los trabajos
realizados, de conformidad con lo solicitado. Las actas en mencin, si se trata de un proyecto, las
suscribir la Coordinacin de Servicios Pblicos Municipales.
Seguidamente la trasladar a la Unidad de Compras, quien deber solicitar al Almacn General el
documento del ingreso al Almacn. Para la emisin de este documento, el encargado del Almacn, si se
trata de compra de materiales, deber verificar que la adquisicin sea entregada en su totalidad, y
adjuntarlo al expediente, previo a proseguir el trmite.
Observacin: Todos los expedientes de pago debern contar con los documentos de respaldo necesarios para
justificar el mismo. (Art. 39 numeral 16 Ley Orgnica de la CGC Decreto 31-2002)
4) DE Q.30, 000.01 A Q. 100,000.00
4.1) PAGO DE UN ANTICIPO
1. Tomar en cuenta los numerales e incisos anteriores
2. Todos los documentos deben estar foliados
3. Nmero de Orden de Guate-Compras
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Expediente original y dos copias (Contabilidad y unidad ejecutora)

Si se trata del pago del anticipo, deber adjuntar: Fianza de Sostenimiento de Oferta, Fianza de anticipo,
Fianza de cumplimiento y plan de inversin del anticipo.
Constancia de estar inscrito en el registro de precalificado y de proveedores, Artculos 72, 73, 76, 78 de
la Ley y 49 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Constancia de Precalificado Especifico para el proyecto (artculo 71 de la Ley de Contrataciones del
Estado).
Documentos de la empresa: fotocopia de la cedulas del propietario o de su representante legal, NIT,
Constancia del Registro Tributario Unificado, Patente de Comercio, Constancia de estar inscrito en el
IGSS.
Declaracin jurada de no estar comprendido en los casos que establece el Articulo 19 inciso 10). 26 y 28
de la ley de contrataciones del estado.
Tres cotizaciones (mnimo).
Acta de recepcin de ofertas
Actas de adjudicacin,
Acta de Aprobacin de la adjudicacin
Contrato o acta administrativa aprobado por la Alcalda Municipal y/o Consejo Municipal
Acta de inicio de los trabajos o acta de recepcin de los materiales si se trata de una obra.
Fotocopia de la bitcora, si se trata de un proyecto, que debe estar Autorizada, antes del inicio del
tiempo contractual.
4.2) CUANDO SE TRATE DEL PAGO DE UNA ESTIMACION

Tomando en cuenta que para el pago del anticipo, ya se adjunt lo especificado en los incisos anteriores y
existiendo un juego de los mismos en la Coordinacin de Servicios pblicos y en la Unidad de Contabilidad
General municipal que es la encargada de la custodia de los documentos, para poder realizar este pago,
nicamente se deber adjuntar a la factura para el pago lo siguiente:
1. Cuando se trate del pago de la primera estimacin, se debe adjuntar el Acta de inicio de obra, cuadro
general por reglones, cuadro de avance fsico financiero, y cuadro de estimacin actual.
2. Informa detallado de la Supervisor de la obra, como responsable de la verificacin fsica, si este fuera el
caso, para verificar si el avance fsico y financiero est de acuerdo a los planos o especificaciones y de
acuerdo al plan de inversin presentado.
3. Informe detallado de la estimacin de trabajo presentada por el contratista.
4. Informe detallado de la Estimacin que corresponda, debidamente firmados por los responsables,
Supervisor y jefe de la Unidad.
5. Acta de aceptacin de la estimacin que corresponda.
6. Fotografa de la bitcora del proyecto.
4.3) CUANDO SE TRATE DEL ULTIMO PAGO
Tomando en cuenta que para el pago del anticipo y pago de las estimaciones anteriores, ya se adjunt lo
especificado en los incisos anteriores y existiendo un juego de los mismos en la Unidad de Contabilidad General
Municipal que es la encargada de los documentos, para poder realizar este pago, nicamente se deber adjuntar
a la factura para el pago lo siguiente:
1.
2.
Todos los documentos deben estar foliados observar la correlatividad del expediente inicial.
Informe pormenorizado de parte del supervisor de la obra que se est finalizando conforme a los planos,
el mismo con especificaciones tcnicas y planos finales.
3. Acta de finalizacin de la obra conforme a planos y especificaciones.
4. Acta de recepcin de la otra
5. Acta de liquidacin
6. Punto de Acta del honorable Consejo Municipal aprobando la Recepcin y Liquidacin de la obra.
7. Fianza de conservacin de la obra, calidad o de funcionamiento.
8. Fianza de saldos deudores
9. Fotocopias de toda la bitcora autorizada.
10. Si existiera ordenes de cambio, ordenes de trabajo suplementario acuerdo de trabajo extra, deber
adjuntarse los documentos modificatorios.
5) DE Q.100, 000.01 A Q.900, 000.00
2. Todos los documentos deben estar foliados, debiendo observar la correlatividad del expediente inicial.
3. Nmero de Orden de Guate compras
4. Expediente original y dos copias (Contabilidad y unidad ejecutora)
5. Deber adjuntar: Fianza de Sostenimiento
6. Constancia de estar inscrito en el registro de precalificado y de proveedores, Artculos 72, 73, 76, 78 de
la Ley y 49 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
7. Constancia de precalificado Especifico par el proyecto (Articulo 71 de la Ley de Contrataciones del
Estado).
Documentos de la empresa: fotocopia de la cedula del propietario o de representante legal, Nit, Constancia del
Registro Tributario Unificado, Patente de Comercio, Constancia de estar inscrito en el Igss
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Declaracin jurada de no estar comprendido en los casos que establece el Articulo 19 inciso 26 y 80 de
la Ley de Contrataciones del Estado.
Tres cotizaciones (mnimo)
Acta de recepcin de ofertas
Acta de Adjudicacin
Acta de Aprobacin de la adjudicacin
Contrato o acta administrativa aprobada por la Alcalda Municipal y/o Consejo Municipal.
Acta de inicio de los trabajos o acta de recepcin de los materiales si se trata de una obra.
Fotocopia de la bitcora, si se trata de un proyecto, que debe estar Autorizada, antes del inicio del
tiempo contractual.

Tomando en cuenta que para el pago del anticipo,. Ya se adjunt lo especificado en los incisos anteriores y
existiendo un juego de los mismos en la Coordinacin de Servicios Pblicos y en la unidad Contabilidad
Municipal que es la encargada de la custodia de los documentos, para poder realizar este pago, nicamente se
deber adjuntar a la factura para el pago lo siguiente:
1.
2.
3.
Cuando se trate del pago de la primera estimacin, se debe adjuntar el Acta de inicio de obras cuadro
general por reglones, cuadro de avance fsico financiero , y cuadro de estimacin actual
Informe detallado del supervisor de la obra, como responsable de la verificacin fsica, si esta fuera de
aso, para verificar si el avance fsico y financiero est de acuerdo a los planes especificaciones y de
Informe detallado de la estimacin de trabajo presentad por el contratista.
4.
5.
6.
Informe detallado de la estimacin que corresponda, debidamente firmados por los responsables
Supervisores y jefe de la Unidad.
Acta de aceptacin de la estimacin que corresponda.
Fotocopia de la bitcora del proyecto,
5.3) CUANDO SE TRATE DEL ULTIMO PAGO.

Tomando en cuenta que para el pago del anticipo y pago de las estimaciones anteriores, ya se adjunt
Municipal que es la encargada de la custodia de los documentos, para poder realizar este pago nicamente se
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Todos los documentos deben estar foliados, debiendo observar la correlatividad del expediente inicial.
Informe pormenorizado de parte del supervisor de la obra que se est finalizando conforme a la obra
que se est finalizando conforme a los planos, el mismo con especificaciones tcnicas y planos finales.
Acta de finalizacin de la obra conforme a planos y especificaciones.
Acta de recepcin de la obra.
Acta de liquidacin
Punto de Acta del Honorable concejo municipal aprobado la Recepcin y Liquidacin de la obra.
Fianza de conservacin de la obra, calidad o de funcionamiento.
Fianza de saldos deudores
Fotocopia de toda la bitcora autorizada
Si existir ordenes de cambio, ordenes de trabajo suplementario o acuerdo de trabajo extra, deber
adjuntarse los documentos modificados.
6) DE Q.900, 000.01 EN ADELANTE (Licitacin Pblica)

2. Todos los documentos deben estar foliados
3. Nmero de Orden de Guate compras.
4. Expediente original y dos copias (contabilidad y unidad ejecutora)
5. Se deber adjuntar: Fianza de Sostenimiento de Oferta, Fianza de anticipo, Fianza de cumplimiento y plan de
inversin del anticipo.
6. Constancia de estar inscrito en el registro de precalificado y de proveedores, Artculos 72, 73, 76, 78 de la
Ley y 49 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
7. Constancia de Precalificado Especifico para el proyecto (artculo 71 de la Ley de Contrataciones del Estado)
8. Documentos de la empresa: fotocopia de la cedula del propietario o de su representante legal, documento de
acreditacin de la representacin legal, Nit, Constancia de Registro Tributario Unificado, Patente de
Comercio, Constancia de estar inscrito en el Igss.
9. Declaracin jurada de no estar comprendido en los casos que establece el Articulo 19 inciso 10), 26 y 80 de
ley de Contrataciones del Estado.
10. Cinco cotizaciones (mnimo)
11. Acta de recepcin de ofertas
12. Acta de adjudicacin
13. Acta de aprobacin de la adjudicacin
14. Contrato aprobado por el consejo Municipal
15. Acta de inicio de los trabajos o acta de recepcin de los materiales si se trata de una obra.
16. Fotocopia de la bitcora, si se trata de un proyecto, que debe estar Autorizada, antes del inicio del tiempo
contractual.
Tomando en cuenta que para el pago del anticipo, ya se adjunto lo especificado en los incisos anteriores y
existiendo un juego de los mismos en la coordinacin de servicios pblicos y en la unidad de contabilidad
General Municipal que es la encargada de la custodia de los documentos, para poder realizar este pago,
nicamente se deber adjuntar a la factura para el pago lo siguiente:
1. Cuando se trate del pago de la primera estimacin, se debe adjuntar el Acta de inicio de obra, cuadro
general por renglones, cuadro de avance fsico financiero est de acuerdo a los planos o especificaciones
y de acuerdo al plan de inversin presentado.
2. Informe detallado del supervisor de la obra, como responsable de la verificacin fsica, si este fuera el
caso, para verificar si el avance fsico y financiero est de acuerdo a los planos o especificaciones y de
3. Informe detallado de la estimacin de trabajo presentada por el contratista
4. Informe detallado de la estimacin que corresponda, debidamente firmados por los responsables,
supervisor y jefe de la Unidad.
5. Acta de aceptacin de la estimacin que corresponda
6. Fotocopia de la bitcora del proyecto
6.3) CUANDO SE TRATE DEL ULTIMO PAGO
Tomando en cuenta que par el pago del anticipo y pago de las estimaciones anteriores, ya se adjunt lo
municipal que es la encargada de la custodia de los documentos, para poder realizar este pago, nicamente se
1.
2.
Todos los documentos deben estar foliados, debiendo observar la correlatividad del expediente inicial.
Informe pormenorizado de parte del supervisor de la obra que se est Acta de finalizacin de la
finalizando conforme a los planos, el mismo con especificaciones tcnicas y planos finales.
3. Acta de finalizacin de la obra conforme a planos y especificaciones
4. Acta de recepcin de la obra
5. Aprobacin del acta de recepcin de la obra por parte del honorable Consejo Municipal
6. Acta de liquidacin
7. Aprobacin del acta de liquidacin de la obra por parte del honorable concejo municipal
8. Fianza de conservacin de la obra, claridad o de funcionamiento,
9. Fianza de saldos deudores.
10. Fotocopia de toda la bitcora autorizada
11. Si existiera ordenes de cambio, ordenes de trabajo suplementario o acuerdo de Trabajo extra, deber
adjuntarse los documentos modificatorios.
12. Planos finales con especificaciones tcnicas.
7) PRESENTACIONES, AYUDAS ECONOMICAS Y OTROS:
Para el pago de estos conceptos y otros se deber adjuntar lo siguiente:
1.
2.
Acuerdo de autorizacin de pago (Alcalde Municipal o Honorable Concejo Municipal)

Si son presentaciones laborales:
a. Recibos simples
b. Firma y numero de NIT del Beneficiario
c. Visto Bueno del Director de la Oficina de Recursos y Servicios Administrativos.
d. Original y dos copias
e. Se debe consignar la Unidad Municipal donde labor
3.
Si son ayudas econmicas a persona jurdicas:

a. A recibos debidamente autorizadas por la Contralora General de Cuentas
b. Entes exentos por la Superintendencia de Administracin Tributaria son recibos impresos
consignados su nmero de exencin.
c. Firma y numero de NIT del Beneficiario
d. Original y dos copias.
8) CUANDO SE TRATE DE PREMIOS:
Se deber adjuntar lo siguiente:
1.
Acuerdo de autorizacin emitido por la Alcalda Municipal por el Honorable concejo Municipal en
donde se establece la clase de precio a otorgar.
2. Acuerdo de autorizacin de entrega de premio
3. Firma y Numero de NIT del beneficiario.
4. Visto bueno del Presidente de la comisin
5. Fotocopia de las bases correspondientes
6. Fotocopia de la cdula de vecindad si es mayor de edad.
7. Fotocopia de la partida de nacimiento si es menor de edad
8. Constancia de adjudicacin del premio
9. Original y dos copias
10. En caso de Premios a Extranjeros:
a. Los incisos anteriores en lo que sea aplicable
b. Fotocopia del pasaporte
c. Razn en donde conste que la persona es extranjera y por lo tanto no cuenta con los documentos
necesarios para poderle efectuar el pago y la firma del presidente la comisin; debiendo consignar el
NIT del presidente, que es la persona que est recibiendo el premio y luego est la traslada al
ganador.
Captulo III
Otras Disposiciones que deben Observarse para la Adquisicin de Bienes,
Suministros, Obras, Contratacin de Servicios y Pago de Facturas.
1.
2.
Cada unidad solicitante deber tomar en cuenta que para la adquisicin de bienes o contratacin de
servicios, debe iniciar el proceso con la elaboracin de la solicitud en la forma DC-1 (Pedidos al
Departamento de Compras), para la verificacin de la existencia de la partida presupuestaria con saldo
disponible y que este contemplada dentro de la programacin financiera cuatrimestral vigente que se
haya presentado en su momento; de lo contrario cualquier compra o contrataciones que se haga sin
tomar en cuenta la anterior observacin, la persona del departamento respectivo que as lo hiciere,
tendr que asumir el costo de tal adquisicin.
Para adquisicin de bienes, suministros y contratacin de servicios bajo el rgimen de cotizacin o
licitacin, debern sujetarse a lo que establece el SISTEMA DE INFORMACION SOBRE
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO GATECOMPRAS como lo manda la Direccin
Normativa de Adquisicin del estado, resoluciones No. 572-2003 y 100-2004.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
En lo que se refiere al trmite de facturas, se deben observar los tiempo establecidos en el presente
normativo, para que la institucin recupere el crdito fiscal correspondiente (IVA PAGADO); Caso
contrario, previo a iniciar el trmite de la factura la persona que por cualquier razn negligencia no
efectuara el trmite en su oportunidad, deber ingresar a la Tesorera Municipal la cantidad; mismo que
se adjuntar a la factura para el trmite correspondiente.
En cuanto a la adquisicin de medicamentos para el Dispensario Municipal, los visitadores mdicos
deben ser atendidos por el encargado de la farmacia, ya que para realizar los pedidos es el conocedor
de las caractersticas y especificaciones de los productos farmacuticos, as mismo debe ser el
responsable de la recepcin del producto, observando los pasos establecidos en la Ley.
La unidad solicitante, ser responsable de darle el seguimiento respectivo al proceso de Adquisicin de
Bienes, Suministros, Contratacin de Servicios y Pago de Facturas.
Los tiempos establecidos para cada proceso, pueden minimizarse por cada uno de los responsables de
las unidades involucradas para que conjuntamente se vaya logrando mayor eficiencia en el mencionado
proceso.
Cada una de las unidades involucradas no deber sobrepasar el tiempo establecido para cada proceso; si
esto, sucedera, deber presentar las justificaciones que correspondan por escrito, de lo contrario se le
aplicar la medida disciplinaria que corresponda.
Se recomienda que sea la Unidad de Auditora Interna Municipal, la que se encargue de darle el
seguimiento correspondiente, al procedimiento que se plantea, haciendo las revisiones pertinentes.
Cualquier cuestin los casos no previstos se consideraran en base al Decreto 57-92 Ley de
contrataciones del Estados y su Reglamento.
CAPITULO IV
DISPOSICIONES FINALES
1.
2.
Los casos no previstos en el presente manual se consideraran en base al Decreto 57-92 Ley de
contrataciones del Estado y su Reglamento.
En los procesos en donde se consigna el nombre de la Unidad de Auditora Interna Municipal, sta
participar temporalmente mientras se designa en forma definitiva de los procedimientos Internos.
RECONOMIDACIONES PARA LA CORRECTA EJECUCION DEL
PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS
Recomendaciones que se consideran importantes, para lograr la correcta

ejecucin del presupuesto de Ingresos y Egresos de cada ejercicio fiscal; stas, se
derivan por la ejecucin del presupuesto de gastos de cada ao que se realizan
un tanto desordenado, generado sobregiro en varios reglones presupuestarios,
obligando de esta manera que se soliciten modificaciones y/o transferencias
para cubrir tales sobregiros por lo que se presentan las siguientes
recomendaciones:
1. Que se notifique a la Direccin de Administracin Financiera Municipal
todas las resoluciones que acuerde la Alcalda Municipal o el Consejo
Municipal, cuando stas se refieren a autorizacin de cualquier gasto,
independientemente del valor, pero que de todas maneras provoca una
afectacin presupuestaria, eso conllevara a poder realizar algunas por
ejemplo: Aprobar un gasto que no est contemplado en el presupuesto de
Ingresos y Egresos vigente y velar porque las fuentes de financiamiento
sean bien aplicadas.
2. Previo a la autorizacin y/o aprobacin de cualquier gasto, se debe
solicitar el dictamen de la Unidad de Presupuesto Municipal, para verificar
si existe partida presupuestaria correspondiente y con saldo suficiente al
momento de la operacin, pero se deber tomar en cuenta la opinin que
el respecto, se emita en dicho dictamen.
3. Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, establecen En
relacin a la ejecucin presupuestaria lo siguiente:
3.1 CONTROL DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA: los entes rectores y la
autoridad competente de cada ente pblico, deben emitir las polticas y
procedimientos para ejercer un control oportuno y eficiente sobre la
ejecucin del presupuesto, estableciendo los procedimientos tcnicos
que les permita controlar oportunamente el avance de la ejecucin
presupuestaria, fsica y financiera as como el comportamiento de los
ingresos y fuentes de financiamiento, con base en lo cual se debe hacer
el seguimiento y evaluacin correspondiente.
3.2
3.3
CONTROL DE LA EJECUCION INSTITUCIONAL: La mxima autoridad de

cada ente pblico debe emitir las polticas y procedimientos de control,
que permitan a la institucin alcanzar sus objetivos y metas
establecidos en el Plan Operativo Anual. Se debe velar por el adecuado
cumplimiento de las polticas y procedimientos emitidos por la mxima
autoridad, para que los responsables de las unidades ejecutoras, de
programas y proyectos, cumplan con sus respectivos objetivos y metas
por medio de utilizacin adecuada de los recursos asignados,
aplicados con criterios de probidad, eficacia, eficiencia,
transparencia, economa y equidad.
UN AMBIENTE Y ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO SLIDO Y
EFECTIVO, debe incluir criterios especficos que se relacionan con:
3.3.1 Control de la Legalidad, a travs de los cuales solo se autoricen
e inicien operaciones legtimas y apropiadas.
3.3.2 Control de la Oportunidad. A travs de los cuales las
transacciones autorizadas se ejecuten y registren oportunamente como
fueron autorizadas.
3.3.3 Controles Preventivos, Por medio de los cuales se evite la
colusin para cometer delitos contra la Administracin Pblica.
3.1.1 Controles Gerenciales, Por medio de los cuales se evale y mida
la eficiencia, efectividad y economa de los indicadores de gestin en los
distintos niveles operacionales, as como el costo frente al beneficio de
los controles.
3.1.2 Controles Detectivos: por medio de los cuales se detecten a
tiempo los riesgos de errores o irregularidades en la ejecucin o
registro de las operaciones, y sirvan como base de acciones correctivas
para minimizar el efecto de esos riesgos.
3.1.3 Controles Prcticos, Que las medidas que se tomen no debiliten
o compliquen los procesos ya existentes, sino mas bien, sean
complementarios y giles.
3.1.4 Controles Funcionales, que las medidas que se tomen no
debiliten o compliquen los procesos ya existentes, sino que ms bien
sean complementarios y agiles.
3.1.5 Controles Generales, Por medio de los cuales se estandaricen
controles que cubran todos los departamentos, funciones y personas
que se quieran controlar de acuerdo a las necesidades.
3.1.6 Controles Especficos, Son aquellos diseados en el detalle
necesario, para cubrir los ngulos de la operacin que se quiere
controlar.
4. En cada institucin, la aplicacin de las normas generales de control interno,
debe promover el anlisis de los controles actuales, de tal manera que se
alcance la simplificacin administrativa y lesione la calidad del servicio.
5. En cuanto a la inversin en obras pblicas se deber tomar en cuenta lo
establecido en el Artculo 130 del cdigo Municipal, que al tenor dice: Las
Inversiones se harn preferentemente en la creacin, mantenimiento y mejora
de los Servicios pblicos Municipales y en la realizacin de obras sanitarias y de
urbanizacin.
6. No puede asignarse ni disponerse de cantidad alguna para objetivos ajenos a
los fines del municipio. Adems se deber observar lo que establece el artculo
No. 134 de este mismo cdigo que al anterior dice:
RESPONSABILIDADES: El uso indebido, ilegal y sin autorizacin de recursos,
gastos y desembolsos, hacen responsables administrativa o penalmente en
forma solidaria al empleado y funcionario que los realizaron y autorizaron, se
har efectiva la responsabilidad de quienes concurran a calificar favorablemente
un fianza en resguardo de los intereses municipales si al tiempo de admitirla, el
fiador resultare notoriamente incapaz o insolvente, comprobado
fehacientemente.
Recomendaciones legales con respecto a los ingresos y el destino de los mismos:
PRINCIPIO DE LEGALIDAD: la Obtencin y captacin de recursos para el
fortalecimiento econmico y desarrollo del municipio y para realizar las obras y
prestar los servicios que se necesitan deben ajustarse al principio de legalidad
que fundamentalmente descansa en la e equidad y justicia tributaria.
CONTRIBUCION POR MEJORAS: Los vecinos beneficiarios de obras de
urbanizacin que mejoren las reas o lugares en que situados sus inmuebles,
pagarn las contribuciones que establezca el Consejo Municipal, las cuales no
podrn exceder del costo de las mejoras. El reglamento que emita el Consejo
Municipal establecer el sistema de cuotas y los procedimientos de cobro.
DESTINO DE LOS IMPUESTOS: A los impuestos con destino especifico
que el Congreso de la Repblica decrete en beneficio del municipio, no podr
drseles otro destino. En caso de aquellos impuestos cuya recaudacin le sea
confiada a las Municipales por el Ministerio de Finanzas Publicas, para efectuar
su cobro, requerirn de la capacitacin y certificacin de dicho ministerio.
6. Ingresos por concepto de la aplicacin de IMPUESTO UNICO SOBRE
INMUEBLES IUSI- a que se refiere el Decreto No. 15-98 Ley del Impuesto
nico sobre Inmuebles, en el captulo I articulo 2 inciso b) prrafo segundo
establece lo siguiente:
Los recursos provenientes de la aplicacin del impuesto a que se refiere la
presente ley, nicamente podr destinarse por las Municipalidades como
mnimo un setenta por ciento (70%) para inversin en servicios bsicos y obra
de infraestructura de inters y uso colectivo; y hasta un mximo del treinta por
ciento (30%) para gastos administrativos de funcionamiento.
Observaciones que no deben ser tomadas como un entorpecimiento a
cualquier actividad; sino, como una alerta para no incurrir en alguna
inconsciencia, y ante todo se debe observar lo que establece la Constitucin
Poltica de la Repblica de Guatemala, en el artculo 154: Funcin pblica
sujecin a la Ley, Los funcionarios son depositarlos de la autoridad,
responsables legalmente por su conducta oficial, sujetos a ley y jams
superiores a ella.
Los funcionarios y empleados pblicos estn al servicio del Estado y no de
partido poltico alguno.
La funcin pblica no es delegable, excepto en los casos sealados por la
ley, y no podr ejercerse sin presentar previamente juramento de la
fidelidad a la constitucin.
As mismo se debe observar con detenimiento lo que establece el artculo 155 de
la Constitucin, que al tenor dice: Cuando un dignatario, funcionario o
trabajador del estado, en el ejercicio de su cargo infrinja la Ley en perjuicio
de particulares, el Estado o la institucin estatal a quien sirva, ser
solidariamente responsable por los daos y perjuicios que se causaron.
La responsabilidad civil de los funcionarios y empleados pblicos podr
deducirse mientras no se hubiere consumado la presentacin, cuyo
trmino ser de 20 aos.
Artculo 5: Libertad de Accin:; Toda persona tiene derecho a hacer lo que la ley
no prohbe; no est obligada acatar rdenes que no estn basada en lay y
emitida conforme a ella. Tampoco podr ser perseguida y molestada por sus
opiniones o por actos que no impliquen infraccin a la misma.
Artculo 156: No obligatoriedad de rdenes ilegales. Ningn funcionario o
empleado pblico civil o militar, est obligado a cumplir rdenes
manifiestamente ilegales o que impliquen la comisin de un delito.
Punto Cuarto Acta 176-2008 del 18 agosto 2,008

HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL, por unanimidad ACUERDA: I)
Aprobar el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIN DE
BIENES, SUMINISTROS, OBRAS, CONTRATACION DE SERVICIOS Y
PAGO DE FACTURAS DE LA MUNICIPALIDAD DE QUETZALTENANGO;
II)Coordinar con la Direccin de la Administracin Financiera
Integrada Municipal, quien es la organizadora a efecto de que se
proporcione un copia del ejemplar a cada una de las Dependencias,
as como talleres de capacitacin en relacin al manual; III)
Agradecer a la Coordinacin de Finanzas, y al Concejal Municipal
Primero, Ingeniero CARLOS HUMBERTO PRADO BRAVO, por su
valiosa gestin, como a la COORDINACION FINANCIERA, AUDITORIA
INTERNA MUNICIPAL, ASESORIA JURIDICA MUNICIAPAL y al ASESOR
FINANCIERO MUNICIPAL (fs.) LIC JORGE ROLANDO BARRIENTOS
PELLECER, ALCALDE MUNICIPAL.
Otras Disposiciones que debe Observarse para

La Adquisicin de Bienes, Suministros, Obras,
Contratacin de Servicios y Pago de Facturas
17

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Municipalidad de Quetzaltenango

Direccin de Administracin Financiera Integrada Municipal

Agradecimiento por la elaboracin y por el apoyo recibido a:

Quetzaltenango, Agosto 2,008

4.1 Pago de un Anticipo

4.3 Cuanto se Trate del ltimo Pago

5.1 Pago de un Anticipo

5.2 Cuando se trate del pago de una Estimacin

5.3 Cuando se trate del ltimo Pago

6.2 Cuando se trate del pago de una estimacin

6.3 Cuando se trate del ltimo Pago

7. Presentaciones, Ayuda Econmicas y Otros

8. Cuando se trate de Premios

d) Compras de Q.30,000.01 a Q.100,000.00 (Rgimen de Cotizacin)

El gasto que se pretende ejecutar deber estar contemplado en la programacin financiera

Consignar correctamente la fecha.

Cumplimos los requisitos anteriores, se inicia el trmite de la factura, de la manera siguiente:

Expediente original y dos copias (Contabilidad y unidad ejecutora)

4.2) CUANDO SE TRATE DEL PAGO DE UNA ESTIMACION

5.2) CUANDO SE TRATE DEL PAGO DE UNA ESTIMACION

5.3) CUANDO SE TRATE DEL ULTIMO PAGO.

6) DE Q.900, 000.01 EN ADELANTE (Licitacin Pblica)

Acuerdo de autorizacin de pago (Alcalde Municipal o Honorable Concejo Municipal)

Si son ayudas econmicas a persona jurdicas:

Recomendaciones que se consideran importantes, para lograr la correcta

CONTROL DE LA EJECUCION INSTITUCIONAL: La mxima autoridad de

Punto Cuarto Acta 176-2008 del 18 agosto 2,008

Otras Disposiciones que debe Observarse para

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