1SISTEMA INFORMTICO PARA EL MANEJO INTEGRAL DE LA CONTABILIDAD

DE ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES CONEC

ELABORADO POR:
JOHN JHERZON SIABATO RIAO
JOHN JAIRO PALMA GARCA
MIGUEL NGEL ARVALO CONTRERAS
OSWALDO GUILLERMO SAUMETT SUAREZ.

PRESENTADO A:
ING. LIESEL GISELA CLAVIJO VARGAS

TECNOLOGA EN ANLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIN

SERVICIO NACIONAL DE PARENDIZAJE SENA
AGOSTO 30 DE 2015

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Contenido

1.

Resumen..............................................................................................................................3

2.

Objetivo General:.................................................................................................................4

3.

Objetivos especficos:..........................................................................................................4

4.

Stakeholders:........................................................................................................................4

5.

Seleccin de instrumentos:..................................................................................................5

6.

Aplicacin de los Instrumentos:..........................................................................................5

6.1.

Observacin directa:............................................................................................................5

6.2.

Entrevista.............................................................................................................................7

7.

Conclusiones........................................................................................................................9

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1. Resumen
Para la realizacin de cualquier proyecto tenemos que tener en cuenta que uno de los principales
factores que pueden determinar si este es exitoso o no, es la recoleccin de la informacin; ya
que de hacer una buena recoleccin de los requerimientos y necesidades de nuestros clientes
depende que nuestro producto cumpla con las expectativas de l.
Por eso tratamos de presentar a continuacin de forma clara y concreta los instrumentos para la
recoleccin de informacin para el desarrollo del Sistema informtico para el manejo
integral de la contabilidad de establecimientos comerciales-CONEC

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2. Objetivo General:

Identificar los procesos, stakeholders y manejo de las funciones realizadas en las tiendas
de barrio y/o mini mercados (compra, venta, inventario, consignaciones y transacciones).

3. Objetivos especficos:

Identificar los stakeholders involucrados en cada proceso.

Seleccionar las herramientas que para estn caso nos resulten ms efectivas a la hora de

obtener la informacin.
Obtener la mayor cantidad de informacin posible de cada uno de los procesos teniendo

en cuenta los stakeholders involucrados en ellos.

Ordenar y clasificar la informacin de acuerdo al rea de donde se obtenga, y establecer
su posible relacin con las otras reas.
4. Stakeholders:

Stakeholders Internos:
Propietarios
Empleados
Stakeholders externos:
Proveedores
Clientes
Acreedores
5.

Observacin directa
Entrevista no estructurada
Cuestionario

Seleccin de instrumentos:

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6. Aplicacin de los Instrumentos:
Una vez seleccionados los instrumentos que se enumeran en el punto anterior se procede a la
aplicacin y por ende al registro de la informacin obtenida en el proceso.

6.1. Observacin directa:

Tomamos a la tienda Mi barrio la cual funciona de 6:00am a 9:00pm horario continuo. Est
localizada en la Cr 4 # 18-70 Barrio alto del rosario (Girardot-Cund.). Est ubicada en una zona
donde atiende cliente desde nivel socioeconmico 1 hasta nivel 3. El portafolio de productos es
muy completo vende vveres, granos, abarrotes, frutas, verduras, carnes en general, productos de
aseo y productos bsicos de papelera. Es atendida por su propietario y dos empleados. Durante
esta observacin se pueden identificar los siguientes procesos:

Venta: Es desempeada por uno de los empleados, al cual se dirige el cliente y este le
pide la mercanca que va a llevar. Cuando son varios productos van tomando nota de los
precios en una hoja de papel peridico para luego hacer la cuenta total. El cliente entrega
su dinero y la persona encargada de recepcionar el pago es el propietario entregando al
cliente su respetivo cambio (si es pertinente). No se lleva un registro de cada venta que se

hace. No se dan crditos a los clientes. Solo se recibe efectivo.

Caja : Todos los das inician sus labores con una base en una caja metlica de $200.000
los cuales estn divididos as: $100.000 en monedas de todas la denominaciones, $50.000
en billetes de $1.000 y $2.000, y $50.000 en billetes de $10.000. All van depositando los
dineros de las ventas que se realizan en el da y si sale algn gasto, sea por pago de una
factura por pago a un empleado o por otro motivo, sale el dinero de esta caja registrando

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en un cuaderno la informacin de este gasto (Fecha, Concepto, Numero de factura y
Valor). Al finalizar la jornada se realiza el arqueo de la siguiente manera:
1. Se deja en la caja el valor correspondiente a la base $200.000
2. Se suman los gastos reportados en el cuaderno de gastos
3. El resto de dinero se cuenta, y a este valor se le suma el valor de los
gastos, este total se asume como el valor de la venta del da, este valor se
apunta en otro cuaderno Cuaderno de Ventas Diarias (Fecha, Valor de la

venta, efectivo, gastos

Compras: El proceso de compra empieza con la visita de los proveedores de las
diferentes empresas que les despachan, estos llevan un portafolio de todos sus productos,
el propietario que es el encargado de este proceso hace los pedidos sin ningn apunte o
algn dato que le ayude a saber que tanto rota un determinado producto. El proveedor le
informa la posible fecha de entrega del pedido y el valor de la factura, algunos productos
como las leches diarias, panes, arepas se entregan en el instante. Las carnes se piden la
noche anterior, llamando al proveedor e indicndole a este que referencias y que tanta
mercanca necesitan. Para las frutas y verduras el proceso cambia un poco debido a que el
propietario se dirige a la central de acopio (lugar donde llegan los camiones con todos los
productos de frutas y verduras para distribuir a la ciudad, un Corabastos ac en Girardot)
a eso de las 3:00 am llevando consigo una lista de la mercanca que necesita, para
adquirir sus productos. Toda la mercanca que se compra es de contado lo que indica que
apenas el proveedor entregue el pedido se debe cancelar la factura, registrndola en el
cuaderno de los gastos. La liquidacin de la mercanca que es el proceso de saber a como
se compr y a como se va a vender est a cargo del propietario quien renta sus productos

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con una utilidad del 17%. Los encargados de recibir la mercanca y surtirla son los

empleados, quienes tienen que estar pendientes que no salgan averas.

Inventario: El manejo de inventario no se lleva, solo se tiene en cuenta las averas que

hay para que el proveedor haga su respetivo cambio.

Contabilidad: Al llevar los registros en los cuadernos hace ms tediosa la tarea al final
de mes ya que deben totalizar los ingresos como los egresos. Cambiaria completamente al
llevar los registros en un software ya que solo sera imprimir un reporte.
6.2. Entrevista

Propietario: Fue una entrevista de aproximadamente 15 minutos, donde se pudieron

sacar las siguientes conclusiones:
o No cuenta en la actualidad con computador, hay toda la intencin de adquirir un
equipo para montar un punto POS (Computador, impresora, lector de cdigos de

barra, Datafono)
o Conoce el manejo de un computador
o Ante todo le interesa tener un control sobre la mercanca y sobre el dinero.
o Llevar los datos de compras y ventas.
o Poder hacer comparativos de ventas y compras por das, meses, aos
o Determinar si la utilidad con la que est rentando la mercanca es la adecuada.
o Llevar un inventario con cifras exactas que le ayuden al momento de la compra
o Crear una base de datos de sus clientes para futuras tomas de decisiones
o Determinar fcilmente como esta su estados financiero
o Base de datos de los clientes para promociones del establecimiento.
Empleados: Se reunieron a los dos empleados para realizar la entrevista y se concluy:
o En ocasiones hay dificultades para vender productos de baja rotacin porque no
hay un registro para determinar fcilmente el precio de venta.
o Cuando hay clientes que van a hacer un cambio de mercanca no hay un soporte
para establecer si efectivamente la mercanca se le vendi a este cliente o no (Una
factura).

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o Muchas veces hay agotados de mercanca y no se dan cuenta sino hasta cuando

llega un cliente pidiendo el producto, lo que ocasiona que se pierda la venta.

o Cuentan con conocimientos para el manejo de un computador
Clientes: Se entrevistaron varios clientes al azar de los que obtuvimos las siguientes
conclusiones:
o Cuando llevan varios productos salen con dudas si les cobraron lo correcto o no
ya que no tienen un soporte como una factura, y ms cuando los que hacen los
mandados son los nios.
o Ocurre que un da le cobran un producto a un precio, y al otro da se lo cobran a

otro precio.
o Se encuentran con productos agotados.
Proveedores: Al indagar a 4 proveedores ellos coincidan en que lo ms importante es
que tuvieran un registro de los agotados, debido a no contar con un inventario que sirva
para determinar que productos esta agotados y si la cantidad que se pide cubre el periodo
de post venta.
7. Conclusiones

Teniendo en cuenta la informacin recolectada en este documento tenemos las bases para poder
elaborar un Software que cumpla con las necesidades de la tienda Mi Barrio, y llevando
siempre la idea que tenemos es de cumplir con los requerimientos que tenga nuestro cliente.
Teniendo la ventaja que las personas involucradas en el futuro manejo del software cuentan con
conocimientos mnimos en el manejo de un computador lo que se convierte en una ventaja a la
hora de capacitacin.