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DEFINIR RECURSOS, ASIGNARLOS A LAS TAREAS DE UN PROYECTO

DETERMINANDO SUS COSTOS Y CANTIDADES


Con este taller debemos aprender a definir y asignar los recursos de trabajo, recursos materiales y
recursos de costo, con ello determinar el costo del proyecto, los costos de las tareas y las cantidades
de ellos.
Este taller consta de tres partes, en la primera creamos un proyecto donde solo trabajamos con
recursos de trabajo personalizados, en la segunda parte cada recurso de trabajos generales y en la
tercera con todos los tipos de recursos.

Utilizar las tablas de otro programa en Project.


Determinar la fecha de inicio.
Determinar el nuevo calendario de trabajo.
Determinar la duracin de las tareas.
CASO 1

PROYECTO DE ELABORACIN DE EXPEDIENTES TCNICOS


En esta primera parte del taller Elaboracin de expedientes tcnicos, el alumno deber programar
las tareas, ingresar recursos de trabajo y, finalmente, comparar con otra programacin donde
aumenta personal para disminuir costos.
El inicio del proyecto es el 1 de Junio de 2009.
Los datos del proceso son los siguientes:

Solicitud
Recepcin
Clasificacin y seleccin

Inspeccin
Visita tcnica zona A
Visita tcnica zona B
Visita tcnica zona C
Visita tcnica zona D

Seleccin
Seleccin de solicitudes con visita tcnica

Estudios del suelo


Estudios del suelo zona A
Estudios del suelo zona B
Estudios del suelo zona C
Estudios del suelo zona D

Dibujo y diseo
Diseo zona A

Dibujo zona A
Diseo zona B
Dibujo zona B
Diseo zona C
Dibujo zona C
Diseo zona D
Dibujo zona D

Elaboracin de presupuesto
Elaboracin zona A
Elaboracin zona B
Elaboracin zona C
Elaboracin zona D

Elaboracin del expediente


Elaboracin zona A
Elaboracin zona B
Elaboracin zona C
Elaboracin zona D

Las vinculaciones, los tiempos, el personal necesario, los determina el responsable de la elaboracin
de expedientes.
DESARROLLO
PRIMERA PARTE: Pasos bsicos e ingresar tareas
1. Ingresamos al programa MS PROJECT 2010

2. Antes de ingresar las tareas debemos


a. Primero, programar las tareas como automticas.

b. Segundo, determinar la fecha de inicio del proyecto.


Ingresamos a la ficha Proyecto.

En el siguiente cuadro ingresamos la fecha de comienzo: 7 de noviembre


de 2011.

Marcamos la fecha y presionamos el botn aceptar.


c. Ahora verificamos el calendario de trabajo, para ello usamos:
Nos ubicamos en la ficha Proyecto en la opcin Cambiar tiempo de trabajo.

En esta pantalla verificamos el horario de trabajo, en este caso vemos que


es de lunes a viernes y con horario de 9 a.m. a 7 p.m.

Trabajemos con este calendario que es el estndar.


SEGUNDA PARTE: Nivelacin y vinculaciones / primera tentativa.
TENTATIVAS DE PROGRAMACIN
3. Ingresamos las tareas.

4. Ingresamos una tarea resumen con el nombre de Proyecto, luego vinculamos las fases y
partimos usando 4 equipos de trabajo.

5. Insertamos la tarea Elaboracin de secuencia con una duracin de 5 das. Luego vinculamos
las fases en forma simple.

Si fuera as terminaramos el 10 de Febrero del 2012 y el proyecto tendra una duracin de


70 das. Esta programacin nos sirve para ver los tiempos mnimos promedios, interesa la
vinculacin de las fases. Obsrvese, por ejemplo, que no estamos vinculando las tarea
internas, como recepcin con clasificacin (en la fase de seleccin) y en las tareas diseo
con dibujo en cada zona de trabajo (en la fase Diseo y dibujo).
6. El jefe del proyecto determina una nueva programacin, vinculando las tareas de las fases,
maximizando los tiempos. Todava no interesa el tiempo, interesa ver la secuencia lgica de
la programacin.

Tiene una duracin de 205 das y finaliza el 17 de Agosto de 2012.


Las fechas las hemos sacado del rea de Informacin, ahora insertamos hitos con iconos y
fin del proyecto.

En esta programacin estamos usando un jefe del proyecto, dos asistentes y una secretaria
durante todo el proyecto.
Los costos slo de ellos sern:
En el jefe del proyecto estamos gastando:
Duracin=205 das Calendario das por mes 20 das
205/20 = 10.25 meses
Costo por mes = $2000
costo total 2000*10.25 = $20.500
Para la secretaria
Para los asistentes

300*10.25 = $3,075
2*300*10.25 = $ 6,150

Es decir, solo estos gastos son = 20500+3075+6150 = $ 29,725.


Necesitamos reducir el tiempo y costo.
PRIMERA ALTERNATIVA
Completamos el equipo de trabajo con dos ingenieros y un dibujante.
HOJA DE RECURSOS

DISTRIBUCIN DE RECURSOS DE TRABAJO


En la tarea resumen principal, agregamos el personal que estar disponible en todo el proyecto.

Designamos dos tareas por ingeniero: el ingeniero Solar se encargar del rea A y B y el ingeniero
Gmez del rea C y D.
La programacin cambia, debemos tener cuidado de las superposiciones y las vinculaciones.
Inspeccin

Como existen dos ingenieros, rompemos la vinculacin zona B y C.

Seleccin y estudios de suelos


Luego de la inspeccin, los ingenieros Solar y Gmez seleccionan las solicitudes con los criterios que
sacan de la visita tcnica. Seguidamente, se hacen los estudios de suelos.
Insertamos los recursos a las tareas y como existen dos ingenieros se paramos la vinculacin entre la
zona B y C.

El diagrama Gantt queda de la siguiente manera:

Diseo y dibujo
Estas fases tienen un solo dibujante, es por eso que las tareas de dibujo estn vinculadas una tras
otra. Los diseos son primero y estn encargados a los ingenieros.

Observemos que en el Diagrama de Gantt, solo est la vinculacin al diseo, no se encuentra la


vinculacin diseo dibujo. Pasamos a vincular.

Esta es una alternativa, observemos que existen tiempos muertos.


Elaboracin de presupuestos
Una vez que terminan de dibujar la zona A, el ingeniero Solar puede empezar la elaboracin de los
presupuestos y para empezar los presupuestos de la zona B debe terminar los presupuestos de la
zona A y los dibujos de la zona B.
La primera vinculacin quedar as:

Ahora vinculamos la elaboracin de expedientes. Por ejemplo la elaboracin del presupuesto de la


zona A, debe darse luego del dibujo del rea y del trmino del diseo de la zona B.

De la misma forma vinculamos las otras zonas y rompemos la vinculacin de las fases de Diseo y
dibujo y Elaboracin de presupuesto.

Ntese que hay un tiempo entre el diseo y la elaboracin de presupuesto, que los ingenieros
Gmez y Solar esperan que los dibujantes terminen los planos (estos costos no estn previstos en
el ejercicio).
Elaboracin de expedientes
Los expedientes son elaborados por los ingenieros y deben terminar primero los presupuestos.
Tambin debemos romper la vinculacin de las fases de Elaboracin de presupuestos y Expedientes
y dentro del segundo la zona B y C.

Ahora vinculamos de acuerdo al recurso, en este caso los ingenieros.

Al haber ingresado los recursos y vinculado las tareas ya tenemos duracin y costo del proyecto.
En la vista Diagrama de Gantt vemos que la duracin e s131 das, ahora ocultamos las tareas (usamos
el icono -), e insertamos la columna campo Costo.

Tambin podemos ver los costos de los recursos, si usamos la vista Hoja de recursos e ingresamos
a la Tabla costo (ficha vistas/ Tablas / Costo).

Anlisis
Observamos que el costo del jefe del proyecto es 13, 100
Duracin = 131 das
Calendario das por mes
131/20 = 6.55 meses
Costo por mes = $2000
costo total 2000*6.55= $ 13, 100
La duracin de 20 das por mes se determina en el calendario.

Si regresamos al cuadro de dialogo informacin de tareas del Proyecto / Recursos veremos los
recursos asignados y los costos, observemos que son los mismos costos totales de la tabla costo.

Si sumamos los costos =13,100 + 1965 + 3930 = $18,995


Esta es una cifra menor a los $29725 obtenido en el primer caso, es decir $10 730 menos.
Pero hemos adicionado un ingeniero para reducir el tiempo, que nos cuesta $ 5,700.
Considerando el ahorro de tiempo y dinero del primer ingeniero 205-131 das = 74 das = $4, 440.
Es decir que el ahorro real es = 10730-5700+4440= $ 9,470 y bajamos la duracin del tiempo.

SEGUNDA PROGRAMACION.
Hemos observado que al disminuir el tiempo total se disminuyen los costos generales de personal,
por ms que agreguemos personal para tareas especficas. Entonces, para esta programacin
estamos agregando dos ingenieros y tres dibujantes.
Agregamos dos ingenieros y tres dibujantes.

Agregamos a dos ingenieros y repartimos las zonas de trabajo en cuatro personas.


Inspeccin

Reasignamos las zonas de B y D.

La duracin de das se reduce en la mitad y los costos son los mismos.


Seleccin:
Para modificar la asignacin en esta tarea, debemos hacerlo en el formulario Tareas (men
contextual sobre el diagrama de Gantt, opcin Dividir, para que aparezca). Aqu agregamos a los dos
ingenieros pero mantenemos la dutraci0on. Los costos se duplican.

Estudios de suelos.
De la misma forma que en la inspeccin reasignamos los recursos y quitamos las vinculaciones. Los
costos son los mismos.

Diseo y Dibujo.

Reasignamos los recursos de los ingenieros, quitamos la vinculacin de diseo y de dibujo y


establecemos una vinculacin entre el diseo y el dibujo por zona.
Notaremos que en los 8 das de dibujo los ingenieros no laboran.
Elaboracin de presupuestos y de expediente.

De la misma forma que la fase de estudio de suelos, redefinimos los recursos y eliminamos las
vinculaciones.
ANALISIS DE COSTOS Y TIEMPOS
Nuevamente reducimos las fases y observamos los costos y duracin.

Tmenos una duracin de 78 das y un costo total de $24,270 dlares.


En el anterior programa tenamos.

En la nueva programacin tenemos.

Con la nueva programacin hemos pasado de 131 a 78 das, son 53 das menos. En los costos totales
de $ 31355 a $ 24.270 dlares, hemos ahorrado $7.085 dlares.
Hemos reducido el tiempo y el costo del proyecto.
En la vista Hoja recursos / Vista / Tabla / Costos.
En la tabla muestra que los ingenieros al aumentar el costo es de $12,00 antes era $11,400 (se debe
a los das no trabajados por los ingenieros); con el jefe del proyecto ocurre lo contario, el costo es
de $7,800 antes era $13,100 y en dibujante el costo es de igual a $960.